SLIDES ECM - GED Slide 1 ECM/GED com Certificao Digital Diretor: Pedro Carlos Carmona Gallego Analista: Edson

Becker Sistema FIEP - DTGI Slide 2 ECM / GED com Certificao Digital O QUE PRETENDEMOS: Nosso objetivo melhorar a gesto da informao no-estruturada, com gradativa migrao dos documentos em papel para o meio eletrnico, garantindo a acessibilidade e a eficcia probatria desses documentos Slide 3 ECM / GED com Certificao Digital POR QUE MELHORAR: Pontos crticos da situao atual Lentido no processo de localizao e acesso aos documentos; Elevado nmero de cpias/impresso de informaes que j nascem eletrnicas; Falta de controle do fluxo da informao e do ciclo de vida deste documento; Documentos de importncia vital sem um plano anti-sinistro, sem polticas de reteno e polticas de descarte; Armazenamento de toneladas de informao em reas nobres e em depsitos pagos; Slide 4 ECM / GED com Certificao Digital ALGUMAS IMAGENS DA SITUAO ATUAL ALGUNS NMEROS DA SITUAO ATUAL Sede Papel A4 reciclado e no-reciclado por ms = 260 resmas = 130.000 folhas Fotocpias por ms = 60.000 cpias Slide 5 ECM / GED com Certificao Digital O QUE NECESSRIO: Gesto documental eficiente, baseada em polticas pr-definidas; Armazenar os documentos eletrnicos, com segurana, para evitar extravios e perdas; Garantir a autenticidade, integridade e o no -repdio das informaes eletrnicas do Sistema FIEP Aumentar a velocidade e a preciso na localizao de documentos; Reduzir a quantidade de documentos em papel; Slide 6 ECM / GED com Certificao Digital QUAL A SOLUO: Gerenciar as informaes noestruturadas da empresa, onde quer que tais informaes se encontrem e de onde desejarmos acessar; Com ilimitadas possibilidades para indexao de documentos, o que facilitar e agilizar o acesso informao; Permitindo assinar digitalmente os documentos, para que tenham eficcia probatria; Dever manter a integridade dos documentos durante todo o seu ciclo de vida (5 anos, 10 anos, 20 anos ou para sempre), atravs de polticas internas; Slide 7 ECM / GED com Certificao Digital Com uma gesto eficiente, a tendncia de gerarmos documentos em papel diminuir e portanto haver a otimizao do uso dos espaos fsicos usados como depsitos; Resumindo, a soluo criarmos e gerenciarmos uma estrutura com um conjunto de tecnologias que possam promover a organizao da informao no estruturada (+ - 80% da informao existente); ECM / GED 1 - Captao 2 - Armazenamento 3 Gerenciamento 4 - Distribuio 5 - Preservao Slide 8 ECM / GED com Certificao Digital ONDE E QUEM EXECUTAR O PROJETO A DTGI assume a gesto do projeto e um consultor externo far as recomendaes e os treinamentos necessrios; Um comit (DAC/Contabilidade/Jurdico e DTGI) foi formado para ser a equipe de trabalho e acompanhamento; Ser definido um ambiente prprio para a captao das informaes. Os recursos humanos necessrios (5 pessoas) podero ser pessoas com necessidades especiais que sero devidamente capacitadas. Sero adquiridos software e hardware necessrios para o projeto; Disseminao do conhecimento e conscientizao dos envolvidos ser feita pelo gestor do projeto (vdeo e tele conferncia) Slide 9 ECM / GED com Certificao Digital COMO FAREMOS: Etapas do projeto Sensibilizao, Pesquisas e Definies 1.A - Internalizao de conhecimentos 1.B - Definies para incio do

projeto Gesto, Organizao e Classificao dos documentos 2.A Gesto Documental 2.B Segurana Jurdica 2.C Infra-estrutura Primeira implantao 3.A Digitalizao, Controle de qualidade e indexao Avaliao e ajustes da soluo 4.A Correes da primeira implantao Expanso gradativa para demais setores Slide 10 ECM / GED com Certificao Digital O QUE J ACONTECEU... E PRXIMOS PASSOS Nov/2007 Palestra sobre o assunto Dez/2007 - Projeto aprovado pela REDIR Fev/2008 - Diretoria autoriza o incio do projeto Fec/2008 Definida as etapas do projeto Mar/2008 - Definido Sponsor Dpto. Piloto Equipe de trabalho e autorizado a contratao de um consultor Mar/2008 Gestor do projeto - capacitao sobre ECM/GED Abr/2008 - Apresentao do projeto para equipe de trabalho Ago/2008 - Processo de contratao do consultor impugnado Set/2008 Gestor do projeto - capacitao sobre ECM/GED Set/2008 - Processo de contratao do consultor realizado Out/2008 - Nova apresentao para REDIR Prximo passo: Incio efetivo do projeto