E.S.E.

XXXXXXXXXXXXXXX

PROYECTO DE ACUERDO N (--------) Noviembre ____ de 2010

POR MEDIO DEL CUAL SE APRUEBA Y ADOPTA EL PLAN DE GESTION PARA XXXXXXXXXXXXXXX La Junta Directiva de la ESE Xxxxxxxxxxxxxxx, en uso de sus atribuciones legales, estatutarias, en especial las conferidas en el decreto 1876, acuerdo xxxx, y en especial las facultades legales conferidas en la ley 1151 de 2007, y dems normas concordantes, y CONSIDERANDO: 1. Que el decreto 357 de febrero 8 de 2008, reglamenta la evaluacin y reeleccin de Gerentes o Directores de las Empresas Sociales del Estado del orden territorial. 2. Que por medio de la resolucin 0473 de febrero 13 de 2008, definen la metodologa para el diseo, elaboracin y evaluacin del Plan de Gestin de los Gerentes o Directores de las Empresas Sociales del Estado del nivel territorial y se adopta para ello un instrumento de medicin y evaluacin. 3. Que la ley 1151 de 2007, seala que las Juntas Directivas de las Instituciones publicas prestadoras de Servicios de Salud deben definir y evaluar el Plan de Gestin para ser ejecutado por el Director o Gerente durante el perodo para el cual fue designado. 4. Que el decreto 357 de febrero 8 de 2008 establece que el Plan de Gestin, debe contener las metas de gestin y resultados relacionados con la viabilidad financiera, la calidad y eficiencia en la prestacin de los servicios de salud y las metas y compromisos incluidos en convenios suscritos con la Nacin o la Entidad territorial si los hubiere. 5. Que es deber de la Entidad dar cumplimiento a lo establecido en la normatividad vigente, por ende debe presentar ante la presidencia de la Junta Directiva e integrantes de la misma el proyecto de acuerdo de gestin acuerdo parta su aprobacin y adopcin por parte de la Entidad. ACUERDA: ARTCULO PRIMERO. Aprobar y adoptar el proyecto de acuerdo N------ por medio del cual se establece el PLAN DE GESTION presentado por la Gerente de La Empresa Social del Estado Hospital Integrado Xxxxxxxxxxxxxxx, a la Junta Directiva de la ESE Hospital Integrado Xxxxxxxxxxxxxxx, de acuerdo a lo establecido en los captulos que hacen parte del mismo, as:

CAPTULO PRIMERO ASPECTOS GENERALES

PLAN DE GESTIN 2010-2011

ESE HOSPITAL INTEGRADO .

El plan de gestin contiene las lneas estratgicas que orientarn el desarrollo de la institucin, as como la medicin de los indicadores que servirn de base para el anlisis de la gestin de la direccin.

1. Introduccin De acuerdo con las disposiciones establecidas por el Ministerio de Proteccin Social, mediante el Decreto 357 de 2008, la Resolucin 473 de 2008 y sus anexos tcnicos, la Gerente de la Empresa Social del Estado Xxxxxxxxxxxxxxx, ha diseado su plan de gestin para el perodo 2010-2011 el cual se encuentra alineado con los objetivos e iniciativas estratgicas del Plan de Desarrollo Institucional. La formulacin del Plan de Gestin, permiti establecer la carta de navegacin de la entidad, mediante la identificacin de aquellas prioridades vitales para el desarrollo institucional, las cuales tienen un impacto directo sobre el usuario, los procesos, el personal, la infraestructura y las principales variables econmicas y financieras. Los beneficios que trajo consigo el diseo del plan de gestin, le permitieron a la Empresa Social del Estado Xxxxxxxxxxxxxxx: 1. Reconocer los principales retos y oportunidades del entorno; as como alinear la organizacin con los cambios externos. 2. Identificar las fortalezas y debilidades en los mbitos de gestin Directiva y Estratgica; mbito de prestacin de servicios de salud y actividades de gestin administrativa. 3. Seleccionar los retos estratgicos sobre los cuales orientar los esfuerzos institucionales 4. Movilizar a la institucin en el diseo de planes operacionales, definicin de responsables y asignacin de recursos y estimacin de tiempos para su efectivo cumplimiento. 5. Crear mecanismos de carcter administrativo y organizacional de buena gestin y manejo de los recursos humanos, tcnicos, fsicos y financieros de la Entidad, proyectado para que la institucin logre sostenibilidad, crecimiento y orientacin social. 6. Gestionar ante los Entes

2. Metodologa

La metodologa adoptada por La ESE Xxxxxxxxxxxxxxx, comprendi un proceso de recopilacin de datos financieros, de utilizacin de los servicios, procesos y desarrollo organizacional que permiti definir los objetivos estratgicos de la institucin, las metas anuales y formular la plataforma estratgica que permitir alcanzar el logro de la Visin institucional, por medio del cumplimiento de su misin bsica. En el proceso de formulacin del plan de gestin la institucin tom como base metodologas modernas de gestin tales como el Cuadro de Mando Integral y la Administracin por Polticas. Por un lado, el Cuadro de Mando Integral traduce la estrategia y misin de la entidad en un conjunto de medidas de actuacin, que proporcionan la estructura necesaria para un adecuado sistema de gestin y medicin estratgica a la luz de cuatro perspectivas: financiera, de clientes y mercado, de procesos y desarrollo organizacional.

Cuadro 1 CUADRO DE MANDO INTEGRAL

Finanzas y Presupuesto Qu deberamos lograr para tener xito financiero?

Usuarios y Mercado Cmo deberamos aparecer ante nuestros clientes para alcanzar nuestra Visin?
Misin y Estrategia

Procesos internos En qu procesos debemos ser excelentes para satisfacer a nuestros usuarios y otros clientes?

Desarrollo Organizacional Cmo mantendremos y sustentaremos nuestra capacidad de cambiar y mejorar, para conseguir alcanzar nuestra visin?

Norton y Kaplan, 1996 12

Por otro lado, la Administracin por Polticas apoya a la Alta Direccin en la identificacin de las pocas estrategias vitales y en la especificacin de los sistemas claves que requieren ser mejorados para lograr los objetivos estratgicos. Cuadro 2 ADMINISTRACION POR POLITICAS
Variables Externas

Variables Estratgicas Variables Internas

Objetivos Estratgicos

En el cuadro 3, se presenta la metodologa desarrollada para el diseo del plan de gestin. Cuadro 3 METODOLOGIA PARA EL DISEO DEL PLAN DE GESTION EN LA E.S.E. HOSPITAL INTEGRADO SAN ROQUE

Anlisis Externo Anlisis Interno

Plan de Desarrollo / Planeacin a largo plazo

Objetivos Estratgicos
(4 aos)

Iniciativas Estratgicas

Plan de Gestin / Planeacin Tctica y Operacional

Metas Anuales
Revisin Anual

Acciones por reas

Alineamiento con la Resolucin 473 de 2008 La Gerente de la ESE Xxxxxxxxxxxxxxx atendiendo lo previsto en la Resolucin 473 de 2008 aline los resultados obtenidos con los mbitos de gestin establecidos, a saber: 1. Gestin directiva y estratgica. Son las derivadas de la funcin diferenciadora de la direccin y gerencia, se caracterizan porque a travs de ellas se operacionaliza y se ejecuta directamente la misin institucional. Se materializan con el seguimiento al desarrollo estratgico de la entidad, el anlisis financiero, operacional y presupuestal de la misma y con el seguimiento al comportamiento en el mercado de la prestacin de servicios de salud, la aplicacin del Sistema de Control Interno y la garanta de una adecuada unidad de intereses de la entidad. La gestin directiva y estratgica se encuentra alineada con las perspectivas Financiera, de Usuarios y Mercado y de Desarrollo. 2. Prestacin de Servicios de Salud. Son las relacionadas con el conjunto de procesos orientados a la prestacin de servicios de salud a los usuarios, en concordancia con su nivel de complejidad, portafolio de servicios y capacidad resolutiva de cada entidad. Se materializan con el seguimiento a la implementacin del Sistema Obligatorio de Garanta de Calidad de la Atencin en Salud con enfoque en seguridad al paciente y con el desarrollo, en lo pertinente, de la Poltica Nacional de Prestacin de Servicios de Salud. La Prestacin de los servicios de salud se encuentra alineada con la perspectiva de procesos.

3. Gestin Administrativa. Son las relacionadas con el conjunto de procesos orientados a la administracin de los recursos requeridos para la adecuada prestacin de los servicios de salud. La Gestin Administrativa se encuentra alineada con la perspectiva de desarrollo.

Cuadro 4 ALINEAMIENTO CON LA RESOLUCION 0473 de 2008

Res. 473 / 08 Cuadro de Mando
Equilibrio Operacional % en el Mercado Sistemas de Informacin Control Interno Procesos de defensa judicial Habilitacin PAMEC Acreditacin Sistema de Informacin Indicadores de Obligatorio Cumplimiento

Financiera Usuarios Desarrollo

Gestin Gerencial y Estratgica Gestin de Prestacin de los Servicios de Salud Gestin Administrativa

Procesos Internos

Obligaciones laborales Riesgos profesionales

Desarrollo

3. Diagnstico de Gestin / Componente Directivo y Estratgico

3.1 Perspectiva Financiera

El anlisis de los indicadores financieros es valioso para resumir las consecuencias econmicas de la institucin, se caracterizan por ser fcilmente medibles y proporcionan informacin valiosa sobre el desempeo de la estrategia en el pasado inmediato. A diciembre 31 de 2009, la ESE Xxxxxxxxxxxxxxx, presenta las siguientes fortalezas y debilidades:

Tabla 1 DESCRIPCION DE LA SITUACION FINANCIERA Fortalezas Se dispone de un software adecuado, que permite tener la informacin contable y financiera de forma oportuna, confiable y vers, para presentar a los diferentes entes de control. Habindose disminuido de manera notoria los ingresos para la institucin, aun existe un equilibrio que permite el cumplimiento de las obligaciones. Se esta aplicando en la Empresa un sistema de costos, supervisado por el gobierno departamental Se tiene un sistema de facturacin adecuado para la entidad, las facturas se elaboran y se radican dentro de los trminos establecidos por la ley de acuerdo a lo establecido por la normatividad vigente y se capacita al personal Hay continuidad con el personal que labora en el rea administrativa y este a su vez es muy comprometido con la Institucin lo que favorece el desarrollo de los procesos contables y financieros. De forma peridica se hace Socializacin de los proceso de contratacin con el recurso humano. El estado de actividad econmica, financiera y social ha diciembre 31 de 2009 arroja excedentes, sin embargo si se da aplicabilidad a los indicadores establecidos por el Debilidades Ao tras ao el Estado Colombiano est disminuyendo los recursos para la atencin de la poblacin pobre y vulnerable denominados vinculados, lo que conlleva a que se presente desequilibrio financiero en la Entidad, son menos los recursos recaudados y los gastos se mantienen en algunos rubros-, mientras existen otros rubros de gastos que da a da se estn incrementando. El hecho de tener que asumir el pago de las pensiones del personal que por su condicin de ser trabajador oficial lo cobija las convenciones colectivas de trabajo y se pensionan con edades inferiores a las de ley, hace que las Instituciones de Salud da a da se vean mas afectadas en su esfera financiera. La falta de apoyo por parte del Estado en relacin con las EPS`S, hace que no haya flujo de recursos oportuno, trayendo como consecuencia sobre costos a la Entidad, ya que se pierden los descuentos de proveedores por pronto pago. La Institucin tiene demandas laborales por pensiones causadas de forma ilegal, generando gastos financieros a la Entidad no presupuestados. Con la aplicacin de los nuevos decretos de emergencia social, se vieron afectadas las poblaciones

Gobierno Nacional para la evaluacin de Gerentes arroja prdida, ya que estos se basan nicamente en recaudos de la vigencia y no permiten tener en cuenta los saldos de vigencias anteriores.

contratadas con cada eps.s para la prestacin de los servicios contratados. El flujo de recursos tiene un alto grado de tramitologa, lo que hace demorado el acceso a los mismos. La entrada en vigencia de la ley 1122 de 2007, gener perdidas a la Entidad debido al NO PAGO de copagos de los usuarios del rgimen subsidiado del nivel 1 que ascienden a ms de veinte millones de pesos ($20.000.000.oo) Del total de cartera a diciembre 31 de 2009 un gran porcentaje corresponde a cartera mayor de 360 das. A diciembre 31 de 2009, La Entidad presenta endeudamiento correspondiente a una acumulacin de pagos, debido al descuido administrativo en el cobro de cartera por falta de polticas Gerenciales. El flujo de recursos mensuales a 31 de diciembre de 2009, no alcanz para cubrir costos y gastos lo cual dej como resultado del ejercicio saldo alto de reserva de caja para la vigencia 2010.

3.2 Perspectiva de Usuarios y Mercado

Identifica las caractersticas de la poblacin atendida por la institucin y su nivel de satisfaccin frente a los servicios prestados. De igual forma, analiza las diferentes variables que son importantes para el usuario tales como la calidad, la oportunidad, el acceso, la pertinencia, la imagen institucional, las relaciones y el trato proporcionado por los funcionarios de la E.S.E. Xxxxxxxxxxxxxxx. Los principales resultados obtenidos como fruto del diagnstico se resumen a continuacin:

Tabla 2 DESCRIPCION SITUACION DE USUARIOS Y MERCADEO Fortalezas La Entidad dispone de recurso humano idneo, con vocacin, valores humanos, ticos y con sentido de pertenencia, lo que ha permitido, que la prestacin del servicio al usuario se haga con calidad y oportunidad, motivando permanentemente dentro del personal el sentido de pertenencia hacia la institucin. No se tienen barreras que obstaculicen el uso eficaz de los servicios de atencin en salud, para ello se dispone de un horario acorde a las necesidades de la Comunidad. Se tiene establecido un cronograma de brigadas a realizar durante el ao en las diferentes veredas que conforman el rea del Bajo Xxxxxxxxxxxxxxx, por ser una zona de difcil acceso geogrfico, coordinado con la Secretara de Salud Municipal, como lo exige la ley. Gracias al trato que se da a los pacientes y la calidad en la atencin que se presta, la Institucin est volviendo a tener el reconocimiento aceptable en la prestacin de los servicios que se haba debilitado. El personal que labora en la institucin se caracteriza por dar trato amable, respetuoso, brindando acciones eficientes y prestando el servicio de forma oportuna y con calidez. Debilidades Debido a la situacin geogrfica que presenta el municipio limita la prestacin de los servicios de salud en las zonas de difcil acceso, especialmente el rea del Bajo Xxxxxxxxxxxxxxx. El estado de las vas dificulta el traslado del personal de salud que tiene que desplazarse a cumplir con las brigadas de salud programadas en el rea del Bajo Xxxxxxxxxxxxxxx. La falta de transporte en el rea del Bajo Xxxxxxxxxxxxxxx, se puede determinar como una barrera de acceso para la poblacin que all habita, ya que no tienen como desplazarse para recibir los servicios mdicos que se prestan. La falta de presencia del Estado en esta regin, restringe la prestacin de servicios de salud. La falta de vas adecuadas en la zona limita el mercado de salud en la regin y se convierte en una barrera de acceso para toda la comunidad. Desconocimiento por parte de los usuarios sobre la pertinencia para recibir los servicios que requiere. La baja en el nmero de habitantes en el Municipio segn reporte del DANE por ltimo censo realizado, hace que el Gobierno Nacional baje los ingresos a la Entidad

causando dao a la Empresa. Se Garantizan parmetros de calidad en la atencin en salud, como punto de partida en el proceso de mejoramiento continuo de los servicios de salud. Es la nica Institucin de Salud presente en el Municipio lo cual permite tener el cien por ciento (100%) de cobertura de la poblacin del Rgimen subsidiado del Municipio. El portafolio esta diseado de una forma clara y sencilla, lo que facilita al lector entender su contenido, adems esta inmerso en el la totalidad se servicios que se prestan en la Entidad as como el horario de a atencin se prestan todas las actividades de baja complejidad y algunas de mediana complejidad aunque muy limitadas. Por ser la nica Institucin prestadora de servicios de salud en el Municipio, tiene absorbido el 100% del mercado en salud, lo que favorece la parte financiera de la Entidad. Se dispone del recurso humano suficiente y calificado lo cual permite tener atencin las 24 horas, garantizando as la continuidad en la prestacin de los servicios y programas que se tienen en la Entidad.. Se dispone de un sistema Encuestas aplicadas a un 20% de los usuarios diariamente, para evaluar la atencin prestada en la entidad, donde los usuarios expresan el nivel de satisfaccin ante el servicio recibido, rea por rea. Segn reporte del ministerio de la proteccin Social toda la poblacin esta incluido en el sistema General de seguridad social, y la realidad es otra, para nuestro municipio segn Secretaria de Salud Departamental. Hay aproximadamente usuarios denominados vinculados, sin embargo no asignaron recursos para la atencin de esta poblacin. Vindose reflejada una prdida de en los ingresos por este concepto. Con la Entrada en vigencia de la ley 1122 de enero de 2007, se bajaron los recursos por venta de servicios del rgimen subsidiado debido al no pago de los copagos de los usuarios del rgimen subsidiado del nivel uno (1). Baja contratacin del Rgimen Contributivo debido que los usuarios se zonifican en el Municipio del Socorro, esto debido a falta de sentido de pertenencia de los potenciales usuarios del rgimen contributivo con la E.S.E. y de igual manera muchos usuarios del rgimen subsidiado acuden a urgencias en otras IPS, lo que genera unos descuentos en los pagos por Glosas. Para el cumplimiento de las metas establecidas en Promocin y Prevencin se trabaja con la poblacin proyectada por el DANE de 1993, sin lograr el cumplimiento del 100%, debido a que la cifra real de la poblacin es muy inferior a la establecida por el DANE. Cada ao a disminuido los recursos para la atencin de la poblacin

Se dispone de tres IPS en el municipio lo cual le permite al usuario tener fcil acceso a la prestacin del servicio, a pesar de la situacin geogrfica que presenta el Municipio. Cobertura del 100% de la poblacin del rgimen subsidiado. Es la nica IPS presente en el Municipio lo cual garantiza que se de atencin al 100% de los regimenes subsidiado, el 100% de los Usuarios del rgimen Contributivo que estn zonificados en Xxxxxxxxxxxxxxx, usuarios de regimenes Especiales y usuarios que hacen parte de la poblacin vinculada. El hecho de tener un Centro de Salud ubicado sobre la va Panamericana hace que se Aumenten los ingresos de la entidad por servicios prestados por atenciones de accidentes de transito SOAT. Se ha mejorado da a da el nivel de satisfaccin de los usuarios, sin embargo se debe seguir trabajando en ello para obtener un porcentaje de satisfaccin ptimo: mnimo del 95%. Se tiene contratado con el municipio de Xxxxxxxxxxxxxxx el 100% del Plan de Intervenciones Colectivas, lo cual genera unos ingresos adicionales y se reflejan las actividades de promocin de la salud y prevencin de la enfermedad.

pobre y vulnerable denominados Vinculados, que esta a cargo del ente territorial, lo que implica tener menos recursos para contratar para con la ESE; dichos recursos provienen del SGP para prestacin de servicios, es as como desde la vigencia de 2008, no se recibe ni un solo peso por este concepto, ya que los dineros que gira el estado corresponden nicamente para el pago de aportes patronales lo cual esta a cargo del Estado y la Entidad no recibe ningn recursos para atender los vinculados. Falta educar a la comunidad en lo referente a la racionalizacin en el uso del servicio.

3.3 Sistemas de informacin, control y gestin El diseo de sistemas de informacin, control y gestin se orienta al fortalecimiento y mejoramiento de procesos, procedimientos, entre otros elementos de apoyo; siendo un importante apoyo la toma de decisiones gerenciales.

Nuestros resultados en esta rea se exhiben en la tabla 3.

Tabla 3 DESCRIPCION DE LA SITUACION DE SISTEMAS DE INFORMACION, CONTROL DE GESTION. Fortalezas Se desarrollo todo el proceso del Manual Estndar de Control Interno, presentando ante el DAFP los informes necesarios en cumplimiento de la norma y recibiendo los debidos certificados por parte de esta entidad del gobierno central. Todos los informes que se deben reportar a los diferentes Entes de control se elaboran de acuerdo a la normatividad vigente para cada caso y se envan dentro de los trminos sealados. Cuenta con equipos de cmputo actualizados y Se dispone de un software bastante apropiado. Se tienen conformados y estn funcionando todos los comits que exige la norma para las E.S.E. de Debilidades Se trabajando en el desarrollo del MECI, pero an falta socializacin y aplicacin del mismo, debido a la cantidad de actividades que se realizan. Falta de capacitacin en sistemas. Falta de inters del personal por el tema. Falta involucrar a todo el personal. Falta socializar los indicadores con todo el personal. No se cuenta con revisor fiscal. No hay un sistema de auditoria interna La Vigencia de la convencin colectiva de trabajo, para los

primer nivel de complejidad. La entidad da respuesta a todos los procesos de tipo judicial, as como a los requerimientos de las diferentes entidades dentro de los trminos legales establecidos. Cuenta con servicio de Internet banda ancha en el 90 % de los puestos de trabajo, lo que facilita la elaboracin y entrega oportuno de los informes a los entes de control. De forma peridica se concerta con los lderes de la Comunidad el cronograma de actividades a desarrollar y las actividades a cumplir. Se tienen establecidos los indicadores de gestin por proceso. Se est desarrollando un plan de capacitaciones internas en la E.S.E, a cargo del personal que coordina cada rea. Se asignan recursos a un asesor jurdico en la empresa, vinculado a travs de OPS. Modelo que se revisara en la vigencia 2011. Se cuenta con un software contable presupuestal y financiero, el cual permite en tiempo real obtener la informacin, lo cual facilita la entrega oportuna de informes a los entes de control. De acuerdo a la recepcin procesos judiciales la entidad respuesta a todos los procesos, como a los requerimientos de diferentes entidades dentro de trminos legales. Se dispone de un de da as las los

trabajadores oficiales, debilita las finanzas de la Entidad, ya que a la fecha est pendiente por pensionar a cargo de la entidad una funcionaria con el 100% de la asignacin mensual. El reconocimiento de pensiones a funcionarios pblicos con derechos convencionales, ha generado perdidas para la institucin. La extensin del Municipio y su divisin geogrfica dificulta y limita tener a tiempo cierta informacin, as como el proceso de socializacin de los procesos con todo el personal que labora en la Entidad. El estado de las vas de acceso en el rea del Bajo Xxxxxxxxxxxxxxx y la situacin de orden pblico, as como e perfil epidemiolgico que se maneja en el rea genera cierta desconfianza para el personal que all labora. En El rea del Bajo Xxxxxxxxxxxxxxx no se dispone de Internet que funcione bien, as como de una lnea telefnica fija, que facilite tener acceso a la informacin de forma oportuna, menos aun poder estar en red parta de esta manera hacer mejor control a los procesos que all se manejan. El desplazamiento de funcionarios del Hospital a la zona del Bajo Xxxxxxxxxxxxxxx genera cierta incertidumbre y malestar en los Empleados, ya que por ser el mismo municipio no se generan viticos, tornndose una situacin difcil para el manejo de este personal.

Software de

facturacin en el alto y bajo simcaota, facilitando de esta manera la digitacin y entrega oportuna de los soportes de los contratos de venta de servicios. A travs de la implementacin de los diferentes procesos se ha logrado facilitar el manejo y flujo de informacin en la Entidad.

El mantener los profesionales y tcnicos en el rea dl bajo Xxxxxxxxxxxxxxx genera un gasto muy significativo para la institucin.

3. Diagnstico de Gestin / Componente Prestacin de Servicios de Salud

3.4 Perspectiva de procesos asistenciales Cada uno de los sectores econmicos cuenta con un conjunto nico de procesos para generar valor frente a sus clientes o usuarios, los cuales se relacionan de manera indirecta con los resultados financieros. En las instituciones de salud, la creacin de valor agregado se da mediante la prestacin bsica de servicios de salud de acuerdo a su nivel de complejidad. Es as como en la E.S.E. xxxxxxxxxxxxxxx, se han identificado puntos fuertes y oportunidades de mejora en cada uno de los servicios.

Tabla 4 DESCRICPCION DE LA SITUCION DE LA CALIDAD EN SERVICIOS Servicios Asistenciales Fortalezas Debilidades

Se dispone de suficiente recurso humano el cual es idneo, para la prestacin de los servicios. La infraestructura que se tiene es adecuada para la prestacin de los servicios en el Alto Xxxxxxxxxxxxxxx y bajo Xxxxxxxxxxxxxxx. Se dispone de medios audiovisuales en la sala de espera lo que facilita que el usuario que acude a recibir atencin reciba orientacin en diferentes temas de inters en salud. Se realizan talleres de capacitacin a los usuarios, mientras dan tiempo a que le presten la atencin. Cumplimiento de los programas de promocin y prevencin de acuerdo a lo establecido en la normatividad vigente. Se tiene diseado un software que permite entregar al usuario las formulas mdicas, remisiones, ordenes de paraclinicos, etc., impresas de computador, lo que le facilitara al Usuario su lectura y entendimiento de la misma, se encuentra en procesos de adaptacin y asignacin de recursos para compra de equipos e impresoras.

CONSULTA EXTERNA

Falta organizar un sistema que permita al Usuario cuando llegue a recibir la atencin no permanecer tanto tiempo all esperando para ser atendido. No se ha Implementado el software que se tiene diseado para todas las reas de consulta externa, que le permita al usuario tener las formulas de fcil lectura. No se estn realizando visitas de control de seguimiento para los pacientes crnicos, de inters en salud pblica que habitan en las zonas de difcil acceso. Alto nmero de consultas por parte de los usuarios, no permiten que los mdicos destine parte de su tiempo a actividades de coordinacin y manejo de programas como tal. Se debe actualizar y socializar con todo el personal que labora en la Entidad los Manuales de procesos, procedimientos, normas y guas. Falta adecuar el rea de externa, consulta especialmente en el rea del Bajo Xxxxxxxxxxxxxxx. No se cuenta con algunos equipos que son bsicos para mejorar la atencin

de los usuarios. Se dispone en los consultorios mdicos las guas de atencin impresas y en computador. Se tienen carteleras informativas con todos los programas que se manejan y horario de atencin. Se involucra al total de la poblacin que asiste a la institucin, en las actividades que se incluyen en el plan de intervenciones colectivas.

Se dispone del Recurso humano calificado, brindando atencin al Usuario de forma permanente, con calidez y se tiene disponibilidad las 24 horas. Infraestructura y equipos biomdicos adecuados para el nivel de complejidad, lo que garantiza prestar los servicios al usuario de forma oportuna, eficiente y con calidad, brindando continuidad en el servicio. Se dispone de los materiales, reactivos e insumos necesarios para prestar el servicio de forma oportuna y eficiente. De acuerdo a la complejidad que presentan

No se dispone de medios de cultivo, para exmenes complementarios. Que a su vez resulta alto el costo beneficio. La situacin geogrfica que tiene el municipio y el psimo estado de las vas limita la prestacin del servicio de laboratorio clnico a toda la comunidad que habita en el rea del bajo Xxxxxxxxxxxxxxx. No se dispone de los recursos econmicos que permitan adquirir equipos nuevos que faciliten tomar laboratorios de mediana complejidad.

LABORATORIO CLINICO

ciertos pacientes desplaza personal salud a tomar muestras a la casa paciente.

se de las del

Se realiza Mantenimiento preventivo y correctivo de forma peridica a todos los equipos. Se envan informes y se recibe asesora en directrices por parte de la Secretaria de Salud municipal y departamental.

Servicios Asistenciales

FARMACIA

Fortalezas Se dispone de los insumos y medicamentos necesarios que permiten satisfacer las necesidades de los Usuarios y los requerimientos propios de una Institucin de baja complejidad lo que favorece la prestacin de los servicios. los proveedores de los diferentes Insumos, medicamentos y dems, brindan seguridad en el procedimiento utilizado para el almacenamiento, transporte y dispensacin de los mismos

Debilidades Actualmente no se dispone del recurso humano profesional: Regente de farmacia para el manejo de esta rea, sin embargo el personal que all labora es muy comprometida y esta estudiando actualmente la carrera de Regencia. Falta Actualizar y socializar los Manuales de procesos y procedimientos. Falta adecuar el rea de farmacia segn cumplimiento de la norma, especialmente en el rea del bajo xxxxxxxxxxxxxxx. Falta adquirir muebles y equipos para la adecuada conservacin, manejo

Se garantiza oportunidad en atencin y suministro de medicamentos, dentro de los rangos permitidos. Se dispone de todos los insumos requeridos de forma permanente. Se Cumple con los estndares mnimos exigidos para la habilitacin del servicio de farmacia. Se cuenta con software lo cual facilita verificar de forma oportuna la existencia de medicamentos.

y dispensacin de los medicamentos. Falta Actualizar e sistema de inventarios de medicamentos de forma peridica. Falta revisin y asignacin en los contratos de mantenimiento preventivo y correctivo de equipos, que nos brinden mejor confiabilidad en el rendimiento de los mismos.

Se tiene Personal idneo y comprometido. Se dispone de los manuales de procesos y procedimientos, as como las guas de atencin de las primeras 10 causas de morbilidad por Urgencias.

Algunos equipos ya cumplieron su vida til y no se cuenta con los recursos necesarios para adquirir nuevos equipos biomdicos que permitan prestar ms y mejores servicios. Falta socializar con el recurso humano que trabaja en esta rea las guas de atencin de las primeras 10 causas de morbilidad por urgencias. No se dispone de la infraestructura y equipos necesarios para la prestacin de

URGENCIAS

los servicios con mayor calidad.

Se dispone del recurso humano calificado, comprometido y con sentido de pertenencia por la Institucin, lo que favorece la prestacin de servicios con calidad, oportunidad y eficiencia.

Falta de recursos econmicos para adquirir nuevos equipos odontolgicos, que permita mejorar la prestacin del servicio en este campo. No se dispone de los recursos necesarios para cumplir con todos los estndares de habilitacin del servicio de odontologa en los puestos y centros de Salud que conforman el Municipio del municipio de Xxxxxxxxxxxxxxx.

ODONTOLOGIA

Se requiere adquirir instrumental, equipos biomdicos nuevos, debido que los actuales ya cumplieron su vida til y no se dispone de los recursos para ello. Se inicio el proceso de tecnovigilancia coordinado por la Secretaria de Salud de Santander y se asignaron funciones mediante acto administrativo a una funcionaria de la institucin.

El personal que se tiene en la Entidad es idneo y comprometido. Se dispone de los manuales de procesos y procedimientos.

Se requiere hacer Depuracin a las bases de datos que reportan las EPS, ya que estas estn desactualizadas. Las matrices de programacin reportadas por las EPSS para los diferentes programas son muy elevados y no corresponden a la poblacin real del municipio. Falta de cultura de los usuarios en el tema. El municipio tiene un rea geogrfica muy grande lo cual limita la prestacin de los servicios a toda la poblacin. Las EPSS demoran la entrega de las matrices de programacin. La comunidad no valora la importancia a estos programas con el objeto de disminuir eventos catastrficos para los usuarios y para la entidad. Las vas de acceso geogrfico en el rea del bajo Xxxxxxxxxxxxxxx son muy deficientes. Se requiere Actualizar

Se da aplicacin a las guas de atencin establecidas por el Gobierno Nacional. El personal de salud tiene pleno conocimiento de los programas de Promocin y Prevencin que se deben llevar a cabo. Se realiza mantenimiento preventivo y correctivo de forma permanente a los diferentes equipos. Se realizan brigadas a los sitios de difcil acceso geogrfico, a fin de facilitar al usuario la prestacin del servicio.

PROMOCION Y PREVENCIN

y socializar los Manuales de procesos y procedimientos. Falta revisar los diferentes programas para sacar las estadsticas que permitan establecer la efectividad de los programas, por cada una de las EPSS. No se cumplen con las metas establecidas

Se cuenta con manual de referencia y contrarreferencia ajustado de acuerdo a la norma y se socializo con el personal que labora en el Alto Xxxxxxxxxxxxxxx. Se garantiza la disponibilidad del servicio las 24 horas. El personal responsable de este servicio cumple con las exigencias establecidas en la normatividad vigente. Se tienen habilitadas las tres ambulancias que se tienen al servicio de la Institucin. Se tiene disponibilidad de ambulancias, insumos, elementos

Carencia de algunos equipos indispensables para el manejo de pacientes sometidos a la referencia o contrarreferencia. Las Vas de acceso en el rea del Bajo estn en psimas condiciones, lo que genera deterioro en los vehculos destinados para la referencia y contrarreferencia. Las repetidoras que tiene instalada la Secretaria de Salud de Santander, no tiene alcance suficiente en el rea del Bajo Xxxxxxxxxxxxxxx, limitando de esta manera la comunicacin a travs del radiotelfono. Falta socializar el manual de referencia y

REFERENCIA Y CONTRARREFERENCIA

bsicos para prestacin servicio.

la del

contrarreferencia con el personal que labora en el Bajo Xxxxxxxxxxxxxxx. Por las caractersticas de la zona, el personal que all labora renuncia con gran facilidad. Alto costo en el mantenimiento de equipos especialmente del parque automotor. (ambulancias)

Se dispone de equipos de comunicacin en buenas condiciones. . Se realiza un mantenimiento preventivo y correctivo a los vehculos de forma permanente.

3. Diagnstico de Gestin / Componente Administrativo

3.5 Gestin del talento humano El contar con un equipo humano competente, satisfecho, motivado y que logre satisfacer sus necesidades econmicas por medio del trabajo es un componente que influye directamente sobre la calidad de los servicios prestados, aumentando la productividad y contando con un adecuado trato y orientacin al cliente. En la institucin la situacin actual frente al talento humano se exhibe en la tabla N 5 Tabla 5 GESTION TALENTO HUMANO Fortalezas El personal que labora en la institucin se caracteriza por brindar buen servicio, dar trato amable, respetuoso, brindando acciones eficientes y prestando el servicio de forma oportuna. Se Garantizan parmetros de calidad de la atencin en salud, como punto de partida en el Debilidades El personal no muestra inters por capacitarse, de no ser sufragndoles todo los gastos. Personal de planta muestra menos sentido de pertenencia por la Institucin, que el personal de contrato. La falta de recursos para contratar

proceso de mejoramiento continuo de los servicios de salud. Con todo el equipo de trabajo se esta promoviendo el desarrollo de una cultura de calidad entre las personas y entidades que conforman el sistema General de Seguridad Social en Salud. Se tienen Creadas condiciones propicias para el fortalecimiento de la participacin de los usuarios en el mejoramiento de los servicios de salud. El personal que labora en la Entidad que no hace parte de la nomina de planta se le garantiza la parte prestacional y sus salarios son cancelados el mismo da que los de planta. Falta capacitar el personal que labora en la Entidad en las diferentes reas. Prestar servicios de salud al paciente buscando obtener los mayores beneficios para su salud con la asignacin de mnimos recursos. El personal de salud de la Institucin cumple con las labores encomendadas. Se tiene el Manual de funciones ajustado de acuerdo a la norma. Se ha Fomentado el buzn de sugerencias en la Comunidad.

ms recurso humano, hace que algunos funcionarios del rea administrativa tengan exceso de funciones. No de dispone de recursos para incentivar el personal. Falta socializar con todo el personal el manual de funciones, lo cual permitira despejar muchas inquietudes. Difcil seguimiento y control de pacientes que residen en zonas de difcil acceso. Falta compromiso de parte del personal. Falta fortalecer ms las capacitaciones al Recurso Humano (motivacin). Falta de personal de apoyo. Falta implementar el proceso de seleccin objetiva del personal a contratar, muchas veces no se consigue y se hace necesario no desaprovechar a quien llega. Las obligaciones laborales no se tienen al da con el personal que all labora, sea de planta o de contrato, lo que desestimula al empleado a trabajar con dedicacin.

3.6 Perspectiva de procesos de apoyo Para contar con un adecuado funcionamiento de los servicios asistenciales para as satisfacer a los clientes, se deben gestionar procesos orientados al adecuado soporte sobre la infraestructura, planta y equipos; as como desarrollar de manera efectiva la gestin logstica relacionada con compras y mantenimiento. Tabla 6 PERSPECTIVA DE PROCESOS DE APOYO Fortalezas Se cuenta con proveedores que cumplen con los requisitos de ley y ofrecen productos de excelente calidad y a bajos precios. Se dispone de oficinas amplias y confortables. El ambiente laboral que se vive es agradable y se presta al cambio. Se tiene conformado el comit de compras. Los informes se presentan a los entes de control de forma oportuna. El tamao de la institucin no es muy grande, lo que facilita el manejo y flujo de informacin a todos los funcionaros. Las reas de apoyo operativo y administrativo son cmodas. Existencia de software financiero y de facturacin, lo cual es de gran apoyo para la Entidad. De acuerdo a la necesidad que se presente Se realiza mantenimiento a las diferentes reas, teniendo en cuenta para ello la disponibilidad de recursos que se tengan. Debilidades Falta que haya participacin del comit de compras. El rea de hospitalizacin no tiene una infraestructura fsica adecuada, la cubierta de esta zona se encuentra en psimas condiciones y no hay recursos suficientes para sufragar los gastos que genera el cambio de la misma. biomdicos en reas de urgencias, sala de partos, hospitalizacin y vacunacin principalmente y no se dispone de los recursos para la adquisicin de los mismos. Se deben actualizar equipos biomdicos y completar la dotacin en algunas reas. Falta Actualizar inventarios. el sistema de

Falta Implementar asesora del sistema de costos para la toma de decisiones de forma oportuna y permanente. Se requiere hacer mantenimiento general a toda la institucin, especialmente lo que tiene que ver con cambio de red hidrosanitaria, red elctrica y cambio de cubiertas del Hospital y no se dispone de los

recursos necesarios para ello. No se realiza mantenimiento preventivo y correctivo a los equipos biomdicos y de oficina, de forma oportuna y permanente, por lo cual se hace necesaria la revisin del contrato adjudicado en la administracin pasada.

E.S.E. XXXXXXXXXXXXXXX

4. LINEAS ESTRATEGICAS DEL PLAN DE GESTION 2010 2011 Objetivo Estratgico Metas Anuales 2010 2011 Mejorar la calidad de la atencin en salud. Generando eficiencia en la prestacin de servicios de salud y logrando la sostenibilidad financiera de la IPS. 70% 80% Iniciativas Estratgicas Atencin prioritaria por grado de dificultad de acceso a los servicios segn la procedencia. Establecer mejores metas con los proveedor Entrega completa de los medicamentos. Prioridad de la atencin segn estado clnico. Disminucin del tiempo entre el ingreso y la atencin Reforzar el conocimiento de las normas de bioseguridad en el personal Entrega completa de los medicamentos Organizacin cronolgica del orden de asignacin de citas Crear un sistema de priorizacin de pacientes y promocionar su utilizacin Disminucin del tiempo de resolucin de las quejas de los usuarios Promocin del buzn de sugerencias como herramienta para la cultura de calidad, con manejo y entrega de resultados. Trato con cortesa y atencin inmediata Garantizar la continuidad de los indicadores de vigilancia de eventos adversos y establecer estndares de procedimientos con respuesta a estos. x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x Planeacin Tctica 2010 2011

5. Plan Operacional 2010 Objetivo FORTALECIMIENTO ESTRATEGICO Estratgico Perodo de Planeacin Inicio 06 Finalizacin 12 Responsable GERENTE Meta Anual Estimacin Presupuestal 50%

01

2010

31

2011 Fecha de Finalizacin Junio 1 de 2011

Iniciativa Estratgica Conformacin del Comit de Historias Clnicas Culminacin de la elaboracin de las guas de atencin. Mejorar la comunicacin con los familiares para Disminuir la ansiedad innecesaria.

Indicador de Logro 60%

GERENTE PERSONAL AUX. DE ENF. Junio 1 de 2011 60%

Aplicacin de las guas de atencin (en elaboracin). Fortalecimiento del Comit de Farmacia. Establecer mejores metas con los proveedores. GERENTE. Optimizar monitoreo peridico del estado clnico de los COORD. MED pacientes durante el proceso de remisin. Junio 1 de 2011 60%

E.S.E. XXXXXXXXXXXXXXX

6. LEVANTAMIENTO DE LA LINEA BASE

En cumplimiento a lo dispuesto por la resolucin 473 de 2008, la Gerente de la ESE Xxxxxxxxxxxxxxx efectu la recopilacin de datos y procesamiento de la informacin para el clculo de los indicadores mnimos que sern tenidos en cuenta para la medicin de la gestin de la actual administracin. El levantamiento de la lnea de base, corresponde a diciembre 31 de 2009, mediante la correspondiente medicin de las variables descritas en el Anexo tcnico de la resolucin previamente mencionada. La informacin aqu presentada corresponde al referente de comparacin sobre la cual se analizar la gestin del Gerente y sobre las cuales se emprendern las acciones estratgicas para lograr la sostenibilidad, el crecimiento y el mejoramiento continuo de la institucin. En cada una de las fichas tcnicas presentadas se hace referencia a los resultados obtenidos y a las fuentes de informacin sobre las cuales se tomaron los datos.

4. Lneas Estratgicas del Plan de Gestin 2008 2011 Institucin Fecha de Anlisis E.S.E. XXXXXXXXXXXXXXX SANTANDER. OCTUBRE DE 2.010 Metas Anuales 2010 2011 Definir las metas anuales y el marco temporal para el cual se implementar cada una de las iniciativas estratgicas que apoyan la consecucin de los objetivos de largo plazo. Planeacin Tctica 2010 X X X X 2011 X X X X

Objetivo

Objetivo Estratgico (Viene del formato F 010) Aumentar las coberturas en los diversos programas de P y P (segn matriz entregada por la EPS-s) e ir en armona con el plan local, departamental y nacional de salud pblica.

Iniciativas Estratgicas (Vienen del formato F 011) Campaas publicitarias dirigidas a la comunidad. Reuniones de socializacin y concertacin con los entes territoriales Movilizacin de un grupo extramural para veredas de difcil acceso geogrfico. Retroalimentacin de la informacin con todo el personal. Canalizacin de la poblacin conjuntamente con los lderes comunales e instituciones educativas y Lderes institucionales. Mejoramiento de la infraestructura fsica en aquellas reas donde hay falencias (consulta externa) Cumplir con la normatividad en cuanto a manuales y comits exigidos Asignacin de citas a travs de lneas telefnicas Equipo extramural para garantizar mayor

20%

20%

Conseguir que la Institucin est totalmente habilitada e iniciando el proceso de acreditacin.

X X X

accesibilidad de los usuarios.

Objetivo Estratgico

Meta a DOS (2) aos 2010 2011

Iniciativas Estratgicas Cambio de la red hidrulica, sanitaria y pisos de todo el Hospital. Mantenimiento de la red elctrica y modernizacin de la red de transmisin de datos. Compra de mobiliario de oficina con destino a consulta externa, rea administrativa y operativa. Mantenimiento de la infraestructura fsica del rea de hospitalizacin. Contratacin de un funcionario de Control Interno permanente Implementacin y adopcin del MECI en la Institucin Manual de auditoria interna Equipo de Auditoria Interna Implementacin de planes de seguimiento y mejora de los procesos Gestin para la compra de equipos faltantes con destino a reas crticas (Urgencias, sala de partos, consulta externa, laboratorio) ante las entidades pertinentes. Plan de mantenimiento para equipos biomdicos en mal estado GESTION para conseguir ambulancia nueva, completamente dotada

Planeacin Tctica 2010 2011

Modernizar infraestructura fsica, redes y dotacin de equipo biomdico y de oficina

10%

60%

X X X X X X X X

Cumplir con la legislacin aplicable para el control y gestin de calidad.

NA

NA

Dotar a la entidad con tecnologa de punta para prestar servicios con calidad y eficiencia

10%

80%

X X

Gestin para consecucin de equipos mviles de comunicacin (radiotelfonos) Compra de conmutador

Institucin Fecha de Anlisis

E.S.E .HOSPITAL INTEGRADO SAN DE XXXXXXXXXXXXXXX. Objetivo OCTUBRE DE 2010 Metas Anuales 2010 2011 10% 80%

Definir las metas anuales y el marco temporal para el cual se implementar cada una de las iniciativas estratgicas que apoyan la consecucin de los objetivos de largo plazo. Planeacin Tctica 2010 2011 X X X X

Objetivo Estratgico Mejorar la calidad de la atencin en salud. Generando eficiencia en la prestacin de servicios de salud y

Iniciativas Estratgicas Atencin prioritaria por grado de dificultad de acceso a los servicios segn la procedencia. Establecer mejores metas con los proveedor

logrando la sostenibilidad financiera de la IPS.

Entrega completa de los medicamentos. Prioridad de la atencin segn estado clnico. Disminucin del tiempo entre el ingreso y la atencin Reforzar el conocimiento de las normas de bioseguridad en el personal Entrega completa de los medicamentos Organizacin cronolgica del orden de asignacin de citas Crear un sistema de priorizacion de pacientes y promocionar su utilizacin Disminucin del tiempo de resolucin de las quejas de los usuarios Promocin del buzn de sugerencias como herramienta para la cultura de calidad Trato con cortesa y atencin inmediata Garantizar la continuidad de los indicadores de vigilancia de eventos adversos y establecer estndares de procedimientos con respuesta a estos.

X X X X X X X X X X

X X X X X X X X X X

Mejorar la calidad de la atencin en salud. Generando eficiencia en la prestacin de servicios de salud y logrando la sostenibilidad financiera de la IPS.

Institucin Fecha de Anlisis

E.S.E. HOSPITAL INTEGRADO SAN XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX. Objetivo OCTUBRE DE 2010 Metas Anuales 2010 2011

Definir las metas anuales y el marco temporal para el cual se implementar cada una de las iniciativas estratgicas que apoyan la consecucin de los objetivos de largo plazo. Planeacin Tctica 2010 2011

Objetivo Estratgico Todos los usuarios identifiquen el servicio que van a utilizar a travs de la asesora que se preste por medio del SIAU.

Iniciativas Estratgicas Capacitacin a los usuarios sobre los procedimientos a seguir segn el servicio que vaya a ser utilizado. A travs de medios de comunicacin: Emisoras de ms sintona en el Municipio, transmitir programas radiales que permitan al oyente entender con facilidad la forma de utilizar los servicios.

70% 90%

Las historias clnicas en dos aos estarn debidamente archivadas y sistematizadas segn los protocolos y la normatividad vigente.

20%

100%

Contratacin de personal capacitado en el archivo de las Historias Clnicas (tablas de retencin documental), a fin de tener un archivo depurado segn lo establecido en la normatividad vigente, lo cual permite hacer un mejoramiento contino. Disear un proyecto para la sistematizacin de las historias clnicas y evaluacin del sistema.

Crear bases de datos de los pacientes que asisten a promocin y prevencin y establecer contacto

50% 90%

Delegar a un funcionario de la parte operativa que se responsabilice de elaborar la base de datos de los pacientes

telefnico o por escrito para hacerle seguimiento al tratamiento ordenado.

que asisten a los programas de promocin y prevencin, para hacerle seguimiento por parte de la entidad y determinar la frecuencia de uso, evaluar la efectividad de los programas y los resultados arrojados segn los hallazgos encontrados.

Todos los usuarios utilicen adecuadamente el servicio de urgencias.

50% 90%

Capacitar al personal de la Entidad de las diferentes reas

Capacitar a los usuarios a travs de medios radiales, folletos, charlas, carteles, audiovisuales sobre los derechos y la forma adecuada de la utilizacin de estos servicios. Orientar a la Comunidad a travs de talleres realizados con ellos, donde se tenga una participacin activa de la poblacin que habita en el municipio del municipio de Xxxxxxxxxxxxxxx, para que conozcan cuando deben utilizar el servicio de urgencias.

enfocando la atencin al mejoramiento continuo.

50%

100%

Capacitar al personal de la entidad en cuanto a la atencin del servicio al cliente, motivacin, atencin de emergencias y desastres, manejo de residuos slidos y del medio ambiente, y cuando emitan nueva reglamentacin mantenerlos actualizados.

Lograr que todos los Usuarios estn concientizados de las polticas que establece la E.S.E. en sus planes de mejoramiento hacia la bsqueda de la excelencia.

50%

80%

Capacitar a los usuarios a travs de medios radiales, folletos, charlas, audiovisuales sobre los derechos y la forma adecuada de la utilizacin de estos servicios.

Que el archivo administrativo

50%

100%

Contratacin de personal capacitado en el archivo (tablas

est completamente adecuado a las normas vigentes y establecer un mecanismo continuo de actualizacin y depuracin.

de retencin documental) y que este totalmente depurado segn la normatividad y mejoramiento continuo.

Historias Clnicas de Odontologa impresas y firmadas por el odontlogo tratante.

Elaboracin de las Historias clnicas odontolgicas fsicas y establecer el procedimiento de diligenciamiento por parte del profesional competente. Adquirir un software o programa que le permita al profesional acceder a la Historia clnica odontolgica digital, a fin de facilitarle tener un informe estadstico de forma rpida y gil.

50% 100%

40%

100%

El archivo de las Historias Clnicas estar completamente adecuado a las normas vigentes.

Contratacin de personal capacitado en el archivo de Historias Clnicas (tablas de retencin documental) y que este totalmente depurado segn la normatividad y mejoramiento continuo.

Obtener el Funcionamiento de un Software de inventarios. 50%

Contratar personal capacitado en el manejo de un sistema operativo, para que este a su vez capacite el personal de salud de a Entidad que tiene esta responsabilidad.

Tener todas las reas con sus equipos de cmputo actualizado y en red.

50%

100%

Contratar la adquisicin de equipos de cmputo e impresoras, para garantizar que todos los servicios estn en red y facilitar de esta manera el desarrollo de los procesos que se llevan en cada uno. .

El servicio de odontologa

80%

100% Contratar la adquisicin de

tenga equipo nuevo para mejorar la imagen, presentacin y prestacin del servicio, as como personal idneo que realice las actividades de PRO y PRE para mejorar indicadores,

equipos nuevos. Contratar personal idneo, y garantizar materiales de excelente calidad, para la prestacin del servicio..

El rea de farmacia cumpla con lo establecido en la normatividad en vigente: materia de temperatura, almacenamient o, conservacin, organizacin, y dispensacin de los

80%

100%

Contratar la adquisicin de mdulos para la organizacin de los medicamentos, aire condicionado para mantener la temperatura adecuada y no causar deterioro de los mismos, especialmente en el rea del Bajo Xxxxxxxxxxxxxxx. Capacitar al personal responsable de la farmacia sobre atencin del servicio al cliente, motivacin, ente otros.

medicamentos.

Objetivo Estratgico El sistema de costos que existe genere informacin que permita evaluar las reas de la entidad , sirviendo de manera oportuna en la toma de decisiones Hacer la revisin, Actualizacin, Aprobacin e implementacin

Meta a dos (2) aos 2010 2011

Iniciativas Estratgicas

Planeacin Tctica 2010 2011

Capacitar al personal en la interpretacin de la informacin que genera el sistema de costos.

20%

100% Presentar los ajustes del Manual de Contratacin ante la Junta Directiva para su respectiva aprobacin. X

del Manual de Contratacin, y ponerlo en funcionamiento para que sirva como herramienta de apoyo para la gestin y administracin del Hospital

Una vez revisado, ajustado a la norma y aprobado por Junta Directiva Implementarlo en la Institucin. Mejorar el recaudo de cartera que se tiene a actualmente. Dar cumplimiento a lo establecido en la normatividad vigente en materia de contratacin.

Que la efectividad de los procedimientos determinados en el Manual de Cartera se vea reflejado en el recaudo.

Asignar personal responsable del procedimiento del recaudo de cartera segn lo determinado en el Manual. Seguimiento sobre la efectividad de los procedimientos en el recaudo de cartera. X X Tomar los correctivos necesarios a fin de lograr que las EPSS cancelen dentro de los trminos establecidos por la ley. Las EPSS que no den cumplimiento al pago de acuerdo a lo establecido en la ley, y, a los contratos vigentes, se les iniciara procesos de cobro de intereses moratorios y cobros

80% 100%

coactivos.

Que el personal que labora en la Entidad tenga un compromiso y sentido de pertenencia del 100%.. 80% 100%

Capacitar al personal de la entidad en cuanto a la atencin del servicio al cliente, motivacin, atencin de emergencias y desastres, manejo de residuos slidos y del medio ambiente, y cuando emitan nueva reglamentacin mantenerlos actualizados.

5. Plan Operacional 2010

Institucin Fecha de Anlisis

E.S.E. XXXXXXXXXXXXXXX. OCTUBRE DE 2010 Objetivo

Definir actividades anuales, responsables, marco temporal, recursos y mediciones que permitirn monitorear y controlar el plan para la consecucin de las metas anuales.

Variable Estratgico

Calidad de la prestacin de los servicios.

Perodo de Planeacin

Inicio 01 06 2010 31

Finalizacin 12 2011

Meta Anual (Viene de F 012) Estimacin Presupuestal (Si se requieren inversiones, a cunto pueden ascender estas?)

Iniciativa Estratgica (Viene de F 012)

Responsable (Quin ser responsable por hacer cumplir la iniciativa estratgica?)

Fecha de Finalizacin (Cundo se estima que est finalizada la iniciativa estratgica?)

Indicador de Logro (Cmo sabr si logr cumplir con los resultados propuestos?)

Todos los usuarios identifiquen el servicio que van a utilizar a travs de la informacin suministrada a los COMUNIDAD integrantes del comit de Usuarios y lideres de la Comunidad. Capacitar el Comit de Usuarios y lderes de la Comunidad a travs del SIAU, sobre los servicios que la entidad ofrece para la atencin a los usuarios. Documentar el procedimiento sobre orientacin de los integrantes del Comit y lderes de la Comunidad, sobre los Gerente del Hospital Jefe de Enfermera. Personal mdico, Enfermera

2011

---

2011

$500.000.oo

Firmas que soportan la actividad Firmas de la capacitacin y la socializacin

2011

$500.000.oo

servicios ofertados a los usuarios. Las historias clnicas en dos aos estarn debidamente archivadas y sistematizadas segn los protocolos y la normatividad vigente. 1. Asignar recursos al presupuesto para el proyecto de historia clnicas.

Profesional,

Junta DirectivaGerente Responsable EstadsticaGerente Hospital Junta Directiva

2011

$5.000.000.oo

N Historias Archivadas y sistematizadas correctamente -

2. Disear un proyecto para la sistematizacin de las historias clnicas.

2011

N historias sistematizadas

3. Contratar personal capacitado en el archivo de las Historias Clnicas (tablas de retencin documental) y que este totalmente depurado segn la normatividad y mejoramiento contino. 4. Evaluar los resultados implementado. del sistema

Gerente Hospital Junta Directiva Contratista

2011

Resultados esperados

Crear bases de datos de los pacientes que asisten a promocin y prevencin estableciendo contacto telefnico o por escrito para hacerle seguimiento al tratamiento ordenado.

Responsable estadstica Personal de Enfermera Personal

2011

Bases de datos creadas Resultados reportados durante cada ao N Pacientes con

Elaborar y documentar el procedimiento del seguimiento a los tratamientos de promocin y prevencin.

mdico Auxiliares de Enfermera Enfermera Responsable estadstica Personal de Enfermera Personal mdico Auxiliares de Enfermera Enfermera Profesional.

seguimiento.

2011

N de Seguimientos realizados Procedimientos efectuados

Institucin Fecha de Anlisis Objetivo Estratgico

ESE XXXXXXXXXXXXXXX SANTANDER. MARZO 11 DE 2.008

Objetivo

Definir actividades anuales, responsables, marco temporal, recursos y mediciones que permitirn monitorear y controlar el plan para la consecucin de las metas anuales.

Conseguir que la Institucin est totalmente habilitada e iniciar el proceso de acreditacin.

Perodo de Planeacin

Inicio 31 03 2.008 31

Finalizacin 12 2.008

Meta Anual (Viene de F 012) Estimacin Presupuestal (Si se requieren inversiones, a cunto pueden ascender estas?) $10.000.000

Cumplimiento del 100% del objetivo.

Iniciativa Estratgica (Viene de F 012)

Responsable (Quin ser responsable por hacer cumplir la iniciativa estratgica?)

Fecha de Finalizacin (Cundo se estima que est finalizada la iniciativa estratgica?) diciembre 2.008

Indicador de Logro (Cmo sabr si logr cumplir con los resultados propuestos?)

Mejoramiento de la infraestructura fsica en aquellas reas donde hay mayor riesgo (crecimiento y desarrollo, farmacia, estadstica, vacunacin, )

Gerencia GerenciaControl interno. Enfermera profesional, coordinador mdico. Auxiliar facturacin, Auxiliar de Enfermera. Coordinador mdico-

Remodelacin reas descritas.

Cumplir con la normatividad vigente en cuanto a manuales, guas de atencin y comits exigidos.

Diciembre de 2.008

Recursos propios

Manuales aprobados y comits de obligatorio cumplimiento funcionando, actas de cada comitPuesta en funcionamiento del sistema de asignacin de citas va telefnica. Conformacin de equipo extramural.

Asignacin de citas a travs de lneas telefnicas Equipo extramural para garantizar mayor accesibilidad del usuario a los diferentes

Diciembre de 2.008 Julio de 2.008

Recursos propios Recursos propios

programas.

Socializacin del PAMEC

Implementacin y funcionamiento total del MECI

Enfermera Profesional. Gerente Enfermera Profesional Coordinador mdico, Control Interno. Gerente Coordinador de control interno Empleados

Septiembre de 2008

Recursos propios

N reuniones realizadas_ soportes de asistencia.

Noviembre de 2008

Recursos propios,

Certificacin de los Informes reportados a los Entes de control.

Institucin Fecha de Anlisis Objetivo Estratgico (Viene de F 010) Perodo de Planeacin

ESE XXXXXXXXXXXXXXX SANTANDER MARZO 11 DE 2.008

Objetivo

Definir actividades anuales, responsables, marco temporal, recursos y mediciones que permitirn monitorear y controlar el plan para la consecucin de las metas anuales.

Modernizar infraestructura fsica, cableado estructurado y dotacin equipos biomdicos, de computo.

Inicio

Finalizacin

Meta Anual (Viene de F 012) Estimacin Presupuestal (Si se requieren inversiones, a cunto pueden ascender Indicador de Logro (Cmo sabr si logr cumplir con los resultados propuestos?)

Iniciativa Estratgica (Viene de F 012)

Responsable Fecha de (Quin ser Finalizacin responsable (Cundo se por hacer estima que cumplir la est iniciativa finalizada la

estratgica?) Gerencia Junta Directiva

iniciativa estratgica?)

estas?)

Cambio de la red hidrulica, sanitaria y pisos de todas las reas que conforman el Hospital.

Mantenimiento de la red elctrica y modernizacin de la red de transmisin de datos. Compra de equipos biomdicos, instrumental odontolgico, silla odontolgica, equipo de computo, equipos de oficina, carteleras, con destino a consulta externa, promocin y prevencin y rea administrativa. Mantenimiento de la infraestructura fsica: Cambio de cubiertas del 70% del Hospital. Y pintura en general del Hospital de acuerdo a las normas vigentes.

Gerencia Junta Directiva

Gerencia

Gerencia

Cambio tuberas 31 de acueducto y diciembre de $450.000.000.00 alcantarillado de todas 2011 las reas que conforman el Hospital Cambio de las redes 31 de marzo elctricas que no $60.000.000.00 de 2.011 renen los requisitos de la norma. diciembre de 2008 $5.000.000.00 noviembre Equipos comprados. $20.000.000.00 de 2.009 $20.000.000.00 diciembre 2011 Octubre 2.009 Cambio de cubiertas Diciembre reas deterioradas, 380.000.000.00 2010 pintura e general del Diciembre Hospital. 2011 Diciembre 2010 Construccin sala de partos Construccin sala de urgencias, promocin y prevencin y

Construccin sala de partos puesto de salud del Guamo y adecuacin de urgencias, vacunacin, promocin y prevencin Construccin sala de Urgencias para el Centro de Salud de Puerto Nuevo y adecuacin de sala de promocin y prevencin, consultorio

Gerencia Junta Directiva G. Santander. Gerencia Junta Directiva

300.000.000.00

Diciembre 2010

300.000.000.00

mdico.

Gobernacin de Santander.

consultorio mdico.

Institucin Fecha de Anlisis Objetivo Estratgico (Viene de F 010) Perodo de Planeacin

ESE XXXXXXXXXXXXXXX SANTANDER, MARZO 11 DE 2.008

Objetivo

Definir actividades anuales, responsables, marco temporal, recursos y mediciones que permitirn monitorear y controlar el plan para la consecucin de las metas anuales.

Dar Cumplimiento a la legislacin aplicable para el control y gestin de calidad.

Inicio 31 03 2008 31

Finalizacin 12 2008

Meta Anual (Viene de F 012) Estimacin Presupuestal (Si se requieren inversiones, a cunto pueden ascender estas?) 36.500.000.00 $5000.000 (presupuesto

Cumplimiento del 100% del objetivo.

Iniciativa Estratgica (Viene de F 012)

Responsable (Quin ser responsable por hacer cumplir la iniciativa estratgica?)

Fecha de Finalizacin (Cundo se estima que est finalizada la iniciativa estratgica?) diciembre de 2.011 Diciembre de 2.008

Indicador de Logro (Cmo sabr si logr cumplir con los resultados propuestos?)

Garantizar la estada de un funcionario que se encargue de ejecutar el proceso de Control Interno de forma permanente Implementacin y adopcin del MECI en la Institucin

Gerente-Junta Directiva EmpleadosGerente

Contratacin funcionario de acuerdo a la legislacin vigente. Presentacin MECI ante rganos de

de vigencia 2.008) Manual de auditoria interna GerenteControl interno Gerente Coordinador de control interno Equipo auditor Equipo auditoria Intern Enfermera profesional Coord. mdico Control Interno Gerente Gerencia Junta Directiva Gobernacin de Santander. octubre de 2.008 Octubre de 2.008 Diciembre de 2.008 Recursos propios. Recursos propios. Recursos propios.

control. Manual de auditoria aprobado. Acto administrativo conformacin del Equipo . Planes de mejora formulados a procesos

Equipo de Auditoria Interna Implementacin de planes de seguimiento y mejora de los procesos

Actualizacin y ejecucin del PAMEC

Diciembre de 2.008

Recursos propios.

Mejoramiento de procesos en reas crticas detectadas.

Construccin sala de Urgencias para el Centro de Salud de Puerto Nuevo y adecuacin de sala de promocin y prevencin, consultorio mdico.

300.000.000.00

Construccin sala de urgencias, promocin y prevencin y consultorio mdico.

Institucin Fecha de Anlisis

ESE XXXXXXXXXXXXXXX SANTANDER MARZO 11 DE 2.008

Objetivo

Definir actividades anuales, responsables, marco temporal, recursos y mediciones que permitirn monitorear y controlar el plan para la consecucin de las metas anuales.

Objetivo Estratgico (Viene de F 010) Perodo de Planeacin Inicio 03 Finalizacin 12 2011 Meta Anual (

31

2008

31

Iniciativa Estratgica (Viene de F 012)

Fecha de Estimacin Responsable Finalizacin Presupuestal (Quin ser (Cundo se (Si se responsable estima que requieren por hacer est inversiones, a cumplir la finalizada la cunto pueden iniciativa iniciativa ascender estratgica?) estratgica?) estas?)

Indicador de Logro (Cmo sabr si logr cumplir con los resultados propuestos?)

No. de quejas recibidas (mes)

2.5

Satisfaccin del Usuario

Porcentaje de satisfaccin global

85%

95%

Proporcin de quejas resueltas antes de 15 das Promedio de tiempo de espera para la atencin.

0%

30%

2.3 horas

1 hora

Consulta Externa

Oportunidad en la asignacin de cita en la consulta medica general Porcentaje de consulta recurrente. Tasa de reingreso de pacientes

1 3.5% 2.9% 5.8%

1 2% 2% 3% 100%

Hospitalizacin

hospitalizados Tasa de infeccin hospitalaria. Proporcin de vigilancia eventos adversos.

de

O%

Tasa de complicaciones durante el proceso de remisin. Sistema Referencia Tiempo promedio de espera en la remisin de de urgencias entrega y de de Tiempo promedio de espera en la remisin en la consulta externa.

4.3%

2%

22 das

13 das

4 horas

3 horas.

hospitalizacin. Oportunidad Farmacia medicamentos POS. 5.8% 3%

Tabla # 4. Descripcin general del Plan de Mejoramiento.

Proceso prioritario

Mejoras contempladas en el plan

1.1

Calidad Proceso prioritario Indicador de Gestin Frmula de Clculo Observada (Desempeo actual) numero total de quejas recibidas durante el mes Numerador: Tasa de satisfaccin SATISFACCIN DEL USUARIO global pacientes Numero que se total de

Calidad deseada (META)

No.

de

quejas

2.5

recibidas (mes)

encuentran 85% 95%

satisfechos con el servicio recibido. Denominador: numero total de

pacientes encuestados. Numerador: Nmero de quejas en las cuales se adoptan los Proporcin de quejas Correctivos requeridos antes de 15 resueltas antes de 15 das. Denominador: Nmero total de das quejas recibidas.

1%

30%

Numerador: espera atencin. para

tiempo

total

que 2.3 horas 1.5 horas

Promedio de tiempo de dedican los pacientes encuestados la durante la espera. Denominador: cantidad total de pacientes encuestados. Numerador: Sumatoria total de los das calendario transcurridos entre CONSULTA la fecha en la cual el paciente solicita cita para ser EXTERNA Oportunidad en la asignacin de cita atendido en la consulta mdica en la consulta medica general general y la fecha para la cual es asignada la cita. Denominador: Nmero total de consultas mdicas generales asignadas en la Institucin. Numerador: numero de pacientes que consulta ms de 1 vez al mes. Denominador: numero total de recurrente. consulta. Numerador: Nmero total de medicamentos POS ordenados por el mdico que son entregados por la Oportunidad de farmacia desde la primera vez que el afiliado o su representante entrega de presenta la frmula. Denominador: Nmero total de medicamentos POS. medicamentos POS solicitados a la farmacia por el afiliado o su representante durante el Porcentaje de consulta

3.5%

2%

5.8%

3%

FARMACIA

Perodo.

Numerador: Nmero total de pacientes que reingresan al servicio Tasa de reingreso de de hospitalizacin, en la misma pacientes institucin, antes de 20 das por la misma hospitalizados Denominador: Nmero total de egresos vivos en el perodo Numerador: Nmero de pacientes con infeccin nosocomial Denominador: Nmero total de pacientes hospitalizados

2.9%

2%

HOSPITALIZACIN

Tasa de infeccin hospitalaria.

5.8%

3%

Numerador: Nmero total de eventos adversos detectados y Proporcin de gestionados vigilancia de eventos Denominador: Nmero total de adversos. eventos adversos detectados.

0%

100%

SISTEMA DE REFERENCIA

Numerador: numero de pacientes que presentaron complicaciones Tasa de durante el proceso de remisin. Denominador: numero total de complicaciones remisiones realizadas. durante el proceso de X 100. remisin. Tiempo promedio de espera en la remisin de la consulta externa. Numerador: tiempo total que

4.3%

2%

SISTEMA DE REFERENCIA

dedican los pacientes encuestados durante la espera. Denominador: cantidad total de pacientes remitidos. 22 das 13 das

Tiempo promedio de espera en la remisin de urgencias y hospitalizacin.

Numerador:

tiempo

total

que

dedican los pacientes encuestados durante la espera. Denominador: cantidad total de pacientes remitidos. 4 horas 3 horas.