Documenti di Didattica
Documenti di Professioni
Documenti di Cultura
MANUALUL DE PROCEDURI
AL
SISTEMULUI PENITENCIAR
MINISTERUL JUSTIŢIEI
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
Manual de Proceduri
Bucureşti 2008
DECIZIE
Nr. 452 din 04.07.2008
În baza art. 4 din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern şi controlul financiar
preventiv, republicată,
Având în vedere prevederile art. 2 alin. (1) şi art. 3 din Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 946/2005
pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile
publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, cu modificările şi completările ulterioare;
În temeiul art. 7 alin (4) din Hotărârea Guvernului nr. 1849/2007 privind organizarea şi funcţionarea şi
atribuţiile Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, cu modificările şi completările ulteriore
Emite următoarea
DECIZIE
Art.1. Prin prezenta decizie se aprobă "Manualul de proceduri al sistemului penitenciar" prevăzut în
anexă. Manualul a fost conceput în baza prevederilor legale in vigoare specifice fiecărui compartiment de
activitate şi urmăreşte aplicarea unitară.
Art.2. „Manualul de proceduri al sistemului penitenciar” se tipăreşte şi se multiplică prin grija Serviciului
Cabinet din Administraţia Naţională a Penitenciarelor. Serviciul Cabinet va lua măsuri pentru tipărire
(multiplicare) şi informare a unităţilor subordonate despre conţinutul prezentei decizii.
Art.3 Administraţia Naţională a Penitenciarelor si unităţile penitenciare vor dispune toate măsurile
necesare punerii in aplicare a prevederilor prezentei privind activitatea proprie a "Manualului de proceduri".
Avizat Avizat
Comisar şef Manuela PIELEANU Subcomisar Marius CORĂŢU
Şef Serviciu Juridic Şef B.E.E.A.N.A.
Cuprins
Capitolul I
Prezentare generală a Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor….………..………………………… 1
De ce un Manual de proceduri ……………………………………….………..…………….…………….. 3
Abrevieri………………………………………………………………….……..……………….……………. 4
Definiţii ………………………………………………………………………..………………….…………… 5
Capitolul II
Responsabili cu elaborarea procedurilor……………..…………………………………………………… 11
Capitolul III
A001 Cooperare Internaţională şi Programe………………………………………………………….. 14
A00101 Cooperare Internaţională…………………………………………………………………… 14
A00101001 Realizarea traducerilor………………………..……………………………………….. 14
A00101002 Elaborarea diferitelor rapoarte privind situaţia sistemului penitenciar…………..... 15
A00101003 Încheierea Protocoalelor de colaborare………………………..……………………. 15
A00101004 Elaborarea documentaţiei necesare deplasării specialiştilor români în
străinătate, în interes de serviciu………………..…………………………………… 17
A00101005 Efectuarea demersurilor privind confecţionarea/eliberarea paşapoartelor de
serviciu ………………………………………………………………………………….. 20
A00101006 Derularea activităţilor de protocol şi organizarea vizitelor oficiale ………………. 21
A00101007 Organizarea unor evenimente cu participare internaţională: seminarii,
conferinţe, simpozioane, mese rotunde, întruniri etc. ……………………………… 24
I
Manual de proceduri
II
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
III
Manual de proceduri
IV
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
V
Manual de proceduri
VI
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
VII
Manual de proceduri
A00801003 Amenajarea unui spaţiu pentru afişarea informaţiilor de interes public care se
comunică din oficiu …………………………………………………………………… 421
A00801004 Organizarea şi amenajarea unui punct de informare-documentare pentru
consultarea informaţiilor de interes public care se comunică din oficiu (art.8
alin.1 din H.G. nr.123/2002)…………................................................................... 422
A00801005 Stabilirea unui program de lucru pentru persoana responsabilă cu difuzarea
informaţiilor de interes public, care să cuprindă o zi pe săptămână dupa
programul de funcţionare (art.8 alin.3 din Legea nr. 544/2001)........................... 423
A00801006 Instituirea unui registru pentru înregistrarea solicitărilor de informaţii de interes
public şi a reclamaţiilor administrative şi modul în care se face inregistrarea
adreselor............................................................................................................... 424
A00801007 Procedura în cazul solicitării informaţiilor de interes public .................................. 425
A00801008 Procedura în cazul activităţii comisiei de analiză privind încălcarea dreptului de
acces la informaţiile de interes public …………………………………………... 428
A00802002 Crearea unor fişe speciale privind principalii colaboratori din presă……………… 431
A00802003 Solicitările din partea mass-media……………………………………………………. 433
A00802004 Procedura de acces a presei în penitenciare ...................................................... 436
A00802005 Relaţiile cu presa în afara locului de deţinere………………………………........... 438
A00802007 Realizarea ştirilor de presă……………………………………………………………. 439
A00802008 Organizarea conferinţelor de presă…………………………………………………...
441
A00802009 Organizarea de interviuri cu reprezentanţi din conducerea ANP sau alţi 445
specialişti din sistemul penitenciar……………………………………………………
A00802010 Organizarea de interviuri cu persoane private de libertate........................……… 448
A00802011 Desfăşurarea interviurilor acordate de persoanele private de libertate ………. 452
A00802012 Întocmirea analizei zilnice de presă gen „Revista Presei" – monitorizarea presei 453
VIII
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
IX
Manual de proceduri
X
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
A01001003 Realizarea controlului şi accesului persoanelor din afara unităţii care au acces
în unităţile de penitenciare. …………………………………………………………… 602
XI
Manual de proceduri
XII
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
XIII
Manual de proceduri
XIV
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
Capitolul I
Prezentare generală a Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor
1
Manual de proceduri
2
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
De ce un Manual de proceduri ?
Bucureşti 2008
3
Manual de proceduri
Abrevieri
4
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
Definiţii
Termen Definiţie
Acreditare (pentru jurnalişti) prezenţa unui jurnalist, ca reprezentant al unei publicaţii, în
sediul sau la activităţile unei organizaţii/ instituţii, la care accesul
mass-media este permis.
Acurateţe 1. grijă deosebită, atenţie mare, exactitate în executarea unui
lucru. 2. corectitudinea informaţiei în text, atât în ce priveşte
conţinutul, cât şi forma. Corectitudinea gramaticală, nume,
instituţii, cifre corecte, relaţii corect stabilite între persoane,
instituţii, fenomene, soluţionarea corectă a datelor de context,
raţionament condus corect, ierarhizarea corectă a informaţiei,
neamestecul în acelaşi text a informării cu opinia.
Asistenţa psihologică consilierea psihologică a personalului în situaţiile în care, în viaţa
personală sau profesională a acestora, au avut loc evenimente
negative care se pot asocia cu un accentuat disconfort
psihologic.
Afiş document publicitar sau de informare, format de obicei dintr-un
element iconografic însoţit de un text scurt. Mesajul conţinut
poate fi: politic, social, cultural, medical, comercial. Poate fi
adresat direct publicului prin expunere în locuri intens circulate
sau răspândit sub formă de foi volante cu suprafeţe relativ mari
Asistenţa medicală spitalicească Furnizarea de servicii medicale preventive, curative, de
recuperare şi/sau paleative în unităţi sanitare cu paturi
Articol termen generic pentru orice text în mass-media tipărită.
Relatarea, reportajul, ancheta, editorialul, cronica, recenzia etc.
sunt articole.
Asistenţă medicală Aplicarea tuturor măsurilor profilactice, curative şi recuperatorii
pentru asigurarea stării de sănătate
Asistenţă medicală primară Furnizarea îngrijirilor de sănătate cuprinzătoare, de prim contact,
indiferent de natura problemei de sănătate, în contextul unei
relaţii continue, în prezenţa bolii sau în absenţa acesteia
Asistenţa medicală de urgenţă Totalitatea serviciilor medicale acordate în condiţii critice care
pun în pericol viaţa pacientului
Asistenţa medicală de specialitate Furnizarea de servicii medicale clinice şi paraclinice în regim
ambulatoriu
Broşură publicaţie sub 50 de pagini care conţine: rapoarte, comunicări şi
conferinţe publice, extrase, texte de mici dimensiuni.
Briefing de presă tehnică de comunicare, asemănătoare cu o conferinţă de presă,
în care se supune atenţiei un singur subiect.
Caiet de evidenţă a pregătirii Caietul şi documentaţia întocmite de către funcţionarul public
profesionale a funcţionarului debutant în perioada de stagiu, prin care se consemnează şi se
public debutant certifică activităţile zilnice desfăşurate de acesta.
Campanie de presă acţiune constantă a unei instituţii de presă/a mass-media, care
constă în accentuarea pentru o vreme a unei atitudini/opinii în
legătură cu un fapt/ cu o serie de fapte/ cu bunul mers al unei
instituţii etc. Se obţine, astfel, un curent de opinie.
5
Manual de proceduri
6
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
7
Manual de proceduri
8
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
9
Manual de proceduri
Raportul de evaluare psihologică documentul care cuprinde într-o formă sintetică toate informaţiile
din fişele de observaţie completate individual de fiecare psiholog
cu ocazia susţinerii interviului psihologic cu o persoană.
Răspunsul simptomatic răspunsul prin care persoana admite prezenţa unor
comportamente, trăiri, manifestări potenţial dezadaptative.
Selecţia psihologică a activitatea prin care se urmăreşte admiterea în concurs a
personalului candidaţilor ale căror capacităţi intelectuale, abilităţi psihice
generale, structură de personalitate permit îndeplinirea în condiţii
lipsite de risc a sarcinilor profesionale.
Solicitarea de informaţii de acţiunea verbală sau scrisă (pe suport de hârtie sau electronic),
interes public prin care o persoană (fizică sau juridică, română sau străină)
poate cere informaţii considerate ca fiind de interes public.
Sondaj (de opinie ) tehnică de observare statistică, prin investigarea unui eşantion
reprezentativ al unei populaţii.
Stagiul de practică Program de formare derulat la locul de muncă al funcţionarului
public debutant, destinat dezvoltării de competenţe şi aptitudini
specifice, necesare în exercitarea atribuţiilor.
Supravegherea medicală Activitatea de colectare sistematică şi continuă, analiza,
interpretarea şi diseminarea datelor privind starea de sănătate a
populaţiei, bolile transmisibile şi netransmisibile, pe baza cărora
sunt identificate priorităţile de sănătate publică şi sunt instituite
măsurile de prevenire şi control;
Şef profesional Şeful direct, care coordonează şi îndrumă activitatea
funcţionarului, având în acelaşi timp şi atribuţii de control.
Ştire text succint de agenţie, de ziar, de radio, de televiziune, care
reprezintă o primă avizare a unui fapt socialmente semnificativ.
Testul de atenţie proba care măsoară fie capacitatea de concentrare a subiectului
pe o singură sarcină pe care o are de rezolvat (focalizarea
atenţiei), fie capacitatea de comutare rapidă de la un aspect la
altul al sarcinii (distributivitatea atenţiei).
Testul de nivel intelectual proba care măsoară capacitatea individului de a surprinde logica
diferitelor situaţii, în vederea acţionării adecvate.
Vaccinarea Metodă de imunizare activă profilactică împotriva unor boli, prin
inocularea unui vaccin.
Vaccinurile Preparate biologice dotate cu proprietăţi antigenice, care
declanşează apariţia răspunsului imun la organismele supuse
vaccinării
10
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
Capitolul II
Responsabili cu elaborarea procedurilor
11
Manual de proceduri
• Direcţia Medicală
12
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
• Serviciul Juridic
• Serviciul Cabinet
13
Manual de proceduri
Capitolul III
14
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
Scop: Întocmirea unor rapoarte la solicitarea diferitelor organisme şi in stituţii naţionale şi internaţionale din
domeniu.
Premise: Întocmirea de diverse rapoarte privind situaţia sistemului penitenciar românesc, la solicitarea
diferitelor organisme şi instituţii internaţionale, în special în ceea ce priveşte monitorizarea şi respectarea
drepturilor omului, precum şi respectarea angajamentelor luate de ţara noastră în domeniul judiciar.
Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor.
Responsabili Acţiuni
Secretariatul SCP 1. Primeşte şi înregistrează lucrarea.
Şeful SCP 2. Repartizează lucrarea.
Membrii SCP 3. Redactează o Notă prin care solicită informaţii relevante pentru
redactarea materialului.
3.1. Nota cuprinde, după caz:
- tipul de informaţii solicitate;
- perioada de referinţă,
- termenul de primire a informaţiilor.
Şeful SCP 4. Avizează Nota de mai sus.
Secretariatul SCP 5. Transmite Nota Direcţiilor / Serviciilor / Unităţilor penitenciare cu
competenţe în domeniu.
6. Primeşte Notele cu răspunsurile Direcţiilor / Serviciilor / Unităţilor
penitenciare cu competenţe în domeniu.
Membrii SCP 7. Centralizează şi sintetizează informaţiile primite.
8. Redactează un Raport.
Şeful SCP 9. Avizează Raportul.
Secretariatul SCP 10. Înaintează Raportul conducerii ANP, spre aprobare.
11. După aprobare, transmite Raportul către solicitanţi.
12. Clasează exemplarul 2 al lucrării la SCP, împreună cu documentaţia
anexă.
Scop: Asigurarea unui schimb reciproc de informaţii relevante, exemple de bună practică, precum şi a
continuităţii relaţiilor cu partenerii străini prin semnarea unor Acorduri / Protocoale de colaborare.
15
Manual de proceduri
Premise: Colaborarea cu instituţii străine similare, din domeniul penitenciar, îmbunătăţeşte activitatea
desfăşurată în cadrul sistemul penitenciar din ţara noastră, prin realizarea unui schimb reciproc de
experienţă.
Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor.
Responsabili Acţiuni
Secretariatul SCP 1. Primeşte şi înregistrează lucrarea.
Şeful SCP 2. Repartizează lucrarea.
Membrii SCP 3. Redactează şi negociază cu partenerii străini un Proiect de Protocol de
colaborare. Poartă corespondenţă cu partenerii străini în vederea stabilirii
unei forme, agreate de comun acord. Colaborează cu reprezentanţii
Ministerului Justiţiei şi ai altor ministere.
Şeful SCP 4. Definitivează şi propune conducerii ANP avizarea formei finale a
Proiectului de Protocol de colaborare.
Secretariatul SCP 5. Înaintează conducerii ANP, spre avizare, Proiectul de Protocol de
colaborare.
Membrii SCP 6. Redactează un Proiect de Memorandum prin care se propune
aprobarea negocierii şi semnării Protocolului de colaborare.
Memorandumul se adresează primului ministru, se semnează de ministrul
justiţiei şi se avizează de ministrul afacerilor externe.
7. Redactează o Notă prin care înaintează Proiectul de Protocol de
colaborare şi Memorandumul, spre analiză şi aprobare, reprezentanţilor
Direcţiei Drept Internaţional şi Tratate, din cadrul Ministerului Justiţiei.
Şeful SCP 8. Propune conducerii ANP avizarea Notei de mai sus.
Secretariatul SCP 9. Înaintează conducerii ANP, spre avizare, Nota de înaintare a
Proiectului de Protocol de colaborare şi a Memorandumului către
Ministerul Justiţiei.
Membrii SCP 10. Redactează un Proiect de Scrisoare către Ministerul Afacerilor
Externe, prin care se solicită avizarea Memorandumului. Scrisoarea se
semnează de ministrul justiţiei şi se trimite la Ministerul Afacerilor Externe,
de către reprezentanţii Ministerului Justiţiei.
11. Redactează un Proiect de Adresă către Secretariatul General al
Guvernului, prin care se solicită avizarea Memorandumului. Adresa se
semnează de către ministrul justiţiei şi se trimite de către reprezentanţii
Ministerului Justiţiei, la Secretariatul General al Guvernului.
Secretariatul SCP 12. Transmite către Ministerul Justiţiei următoarele documente:
- Nota de înaintare a Proiectului de colaborare şi a
Memorandumului;
- Proiect de Protocol de colaborare;
- Memorandum;
- Proiect de Scrisoare către Ministerul Afacerilor Externe, prin care
se solicită avizarea Memorandumului;
- Proiect de Adresă către Secretariatul General al Guvernului, prin
care se solicită avizarea Memorandumului.
Secretariatul SCP 13. Clasează exemplarul 2 al documentelor de mai sus la SCP.
Membrii SCP 14. După semnarea documentelor de mai sus de către toţi factorii
interesaţi, colaborează cu partenerii străini în vederea stabilirii unei
întâlniri ce va avea ca scop semnarea Protocolului de colaborare.
14.1. În cazul în care întâlnirea se organizează în ţara noastră, se
aplică procedura nr. A00101006.
14.2. În cazul în care întâlnirea se organizează în ţara parteneră, se
aplică procedura nr. A00101004.
Conducerea ANP 15. Semnează Protocolul de colaborare cu partenerii străini.
Membrii SCP 16. Iniţiază şi derulează activităţile prevăzute în cadrul Protocolului de
colaborare.
16
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
17
Manual de proceduri
Membrii SCP 16. Efectuează demersurile necesare în vederea desfăşurării în bune condiţii
a deplasării:
- rezervă bilete transport;
- rezervă camere hotel;
- înregistrează participanţii la eveniment;
- poartă corespondenţă cu organizatorii;
- efectuează demersurile necesare obţinerii de vize;
- demarează procedura de solicitare a paşapoartelor de serviciu
A00101005.
17. Redactează un Raport de necesitate (sau mai multe, după caz) în
vederea avansării sumelor necesare achiziţionării de bilete de transport,
asigurări medicale, vize, paşapoarte de serviciu, plata taxelor de înscriere la
anumite evenimente etc.
Şeful SCP 18. Propune spre avizare Raportul de necesitate.
Secretariatul SCP 19. Înaintează Raportul de necesitate la DEA pentru efectuarea Controlului
Financiar Preventiv şi avizare.
20. Înaintează Raportul de necesitate conducerii ANP, spre aprobare.
Membrii SCP 21. Ridică avansul de la casierie.
22. Achiziţionează cele necesare, conform Raportului de necesitate.
23. Redactează un Raport de decont (sau mai multe, după caz) pentru
sumele avansate, la care anexează documentele justificative (chitanţe,
facturi, bilete, asigurări medicale etc, originale sau copii).
18
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
Menţiuni:
• 1) În cazul în care invitaţia nu este nominală, participanţii vor fi selectaţi pe bază de concurs sau
prin numirea, de către conducerea ANP, a unor specialişti care pot reprezenta corespunzător
interesele instituţiei. În cazul în care în invitaţie nu sunt menţionate cheltuielile suportate de
partenerii străini, se va lua legătura cu aceştia pentru a se clarifica aceste aspecte; în acest sens,
se va purta corespondenţă internaţională cu partenerii străini, în vederea retransmiterii invitaţiei;
Dacă invitaţia este completă, se trece la punctul următor.
• 2) În cazul în care, după semnarea actelor conform procedurii de mai sus, din motive obiective,
una sau mai multe persoane nu mai pot efectua deplasarea în interes de serviciu, vor fi selectaţi
alţi participanţi pe bază de concurs sau prin numirea, de către conducerea ANP, a unor
specialişti care pot reprezenta corespunzător interesele instituţiei.
• 3) În această situaţie, se impune reluarea procedurii cu noua componenţă a delegaţiei, cu
excepţia punctelor 1-3, iar documentul menţionat la punctul 9, Proiect de Ordin al ministrului
justiţiei se va numi Proiect de Ordin al ministrului justiţiei prin care se modifică un alt Ordin. Noua
denumire a documentului se va păstra şi la punctele următoare.
• 4) Specialiştii care efectuează deplasări în străinătate trebuie să transmită documentaţia
necesară la Serviciul Cooperare şi Programe din cadrul Administraţiei Naţionale a
Penitenciarelor, cu cel puţin zece zile lucrătoare înainte de efectuarea deplasării, pentru ca
membrii acestui serviciu să poată întocmi documentaţia necesară.
19
Manual de proceduri
20
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
21
Manual de proceduri
22
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
23
Manual de proceduri
24
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
25
Manual de proceduri
26
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
A00102 PROGRAMARE
Aplicabilitate
Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate
Scop: Stabilirea priorităţilor pe termen scurt şi mediu, pe baza cărora va fi elaborată fişa de proiect
Premise: Strategiile la nivel naţional şi instituţional
Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor, unităţile subordonate
Responsabili Acţiuni
Membrii SCP 1. Solicită de la direcţiile / serviciile din Administraţia Naţională a Penitenciarelor
– programare informări privitoare la necesităţile din domeniul propriu de activitate şi analiza situaţiei
existente în unităţile subordonate
2. Primesc şi centralizează rezultatele analizei de la direcţiile / serviciile din
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
27
Manual de proceduri
Responsabili Acţiuni
Membrii SCP – 1. Se documentează cu privire la liniile de finanţare active sau care urmează a fi
programare lansate
2. Participă la reuniunile de lucru inter - instituţionale legate de iniţierea programelor
de finanţare, la evenimentele şi reuniunile naţionale şi internaţionale care au ca scop
lansarea de programe de finanţare etc.
3. Centralizează oportunităţile
4. Coroborează oportunităţile cu necesităţile existente în sistem şi stabilesc
obiectivele exerciţiului de programare
5. Pe baza priorităţilor identificate şi a oportunităţilor de finanţare fac propuneri de
proiecte pe care le supun avizării conducătorului SCP
Conducătorul 6. Avizează propunerile de proiecte şi le înaintează spre aprobare conducerii
SCP Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor
28
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
Scop: Furnizarea informaţii esenţiale şi detalii suficiente privind acţiunile planificate şi obţinerea avizului
favorabil pentru derularea programului
Premise: Definirea responsabilităţilor instituţionale pentru implementarea programului şi soluţionarea
necesităţilor de cooperare interministerială.
Contribuţia Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor la realizarea programelor.
Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor, unităţi subordonate
Responsabili Acţiuni
Membrii SCP – 1. Completează fişa de proiect în conformitate cu priorităţile stabilite în lista
programare obiectivelor pe termen mediu şi regulile specifice liniei de finanţare (Program
Operaţional Sectorial, Ghidul Aplicantului etc.)
2. Înaintează spre aprobare Fişa de proiect conducătorului SCP
Conducătorul 3. Avizează / recomandă modificări şi aprobă înaintarea acesteia către direcţiile /
SCP serviciile / unităţile beneficiare
Membrii SCP – 4. Înaintează Fişa de proiect către direcţiile, serviciile / unităţile beneficiare
programare 5. Urmăresc şi primesc observaţiile de la direcţiile / serviciile / unităţile implicate,
centralizează şi analizează observaţiile primite
6. Definitivează Fişa de proiect
Conducătorul SCP 7. Avizează Fişa de proiect şi o înaintează spre aprobare conducerii Administraţiei
Naţionale a Penitenciarelor
Membrii SCP – 8. Înaintează spre aprobare Fişa de proiect către SPO/DSPO
programare
Documente folosite în cadrul acestei activităţi (A001020013)
Nr. crt. Denumire document
1. Fişa de proiect propusă
4. Notă înaintare Fişă de proiect către direcţiile / serviciile / unităţile beneficiare
5. Note observaţii şi propuneri
6. Fişa de proiect
7. Fişa de proiect aprobată
8. Notă înaintare Fişă de proiect către SPO/DSPO
29
Manual de proceduri
30
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
Scopul: Asigură că documentele sunt pregătite în mod adecvat, în conformitate cu cerinţele stabilite în
Manualul PRAG.
Premise: Documentele elaborate în faza de pregătire a contractării proiectelor de asistenţă tehnică sunt
verificate din punct de vedere al formei şi al conţinutului, pentru ca acestea să conţină informaţii relevante
Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor
Responsabili Acţiuni
Membrii SCP – 1. Solicită direcţiilor beneficiare informaţii relevante în vederea completării
programare modelelor standard de Termeni de referinţă şi Anunţ de licitaţie
Membrii SCP – 2. Se consultă cu direcţiile beneficiare cu privire la aspectele de formă şi conţinut,
programare în cazul în care există solicitări de modificare şi efectuează modificările necesare
3. Completează Termenii de referinţă şi Anunţul de licitaţie în conformitate cu
cerinţele manualului PRAG şi datele existente în Fişa de proiect
4. Colaborează cu direcţiile beneficiare pentru completarea documentelor
însoţitoare obligatorii (Grila de evaluare, Declaraţie de confidenţialitate şi
obiectivitate, Buget estimat)
5. Înaintează documentele conducătorului SCP spre avizare
Conducătorul SCP 6. Avizează documentele şi le înaintează conducerii Administraţiei Naţionale a
Penitenciarelor spre avizare
7. Aprobă înaintarea către SPO/DSPO
Membrii SCP – 8. Înaintează documentele către SPO/DSPO
programare
31
Manual de proceduri
Responsabili Acţiuni
Membrii SCP – 1. Solicită direcţiilor beneficiare informaţii relevante în vederea completării
programare modelului standard de Anunţ preliminar de licitaţie ( Supply Contract Forecast )
2. Verifică dacă Anunţul preliminar de licitaţie este completat în conformitate cu
cerinţele manualului PRAG şi datele existente în Fişa de proiect
3. Se consultă cu direcţiile beneficiare cu privire la aspectele de formă şi conţinut,
în cazul în care există solicitări de modificare
4. Efectuează modificările necesare
5. Înaintează anunţul conducătorului SCP spre avizare
Conducătorul SCP 6. Avizează Anunţul preliminar de licitaţie şi îl înaintează conducerii Administraţiei
Naţionale a Penitenciarelor spre avizare
Membrii SCP – 8. Elaborează Transmission Note (document obligatoriu care însoţeşte Anunţul
programare preliminar de licitaţie) pentru înaintarea către OPCP şi SPO/DSPO
Scopul: Asigurarea că documentele sunt pregătite în mod adecvat, în conformitate cu cerinţele stabilite în
Manualul PRAG.
Premise: Documentele elaborate în faza de pregătire a contractării proiectelor de investiţii sunt verificate
din punct de vedere al formei şi al conţinutului, pentru ca acestea să conţină informaţii relevante
Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor, unităţi subordonate
Responsabili Acţiuni
Membrii SCP – 1. Înaintează direcţiilor beneficiare modelele standard de Caiet de sarcini şi
programare Anunţ de licitaţie în vederea elaborării acestora
2. Verifică dacă Specificaţiile tehnice şi Anunţul de licitaţie sunt completate în
conformitate cu cerinţele manualului PRAG şi datele existente în Fişa de proiect
3. Se consultă cu direcţiile beneficiare cu privire la aspectele de formă şi
conţinut, în cazul în care există solicitări de modificare şi efectuează modificările
necesare
4. Completează Specificaţiile tehnice şi Anunţul de licitaţie în conformitate cu
cerinţele manualului PRAG şi datele existente in Fişa de proiect
5. Colaborează cu direcţiile beneficiare în completarea documentelor însoţitoare
obligatorii (Grila de evaluare, Declaraţie de confidenţialitate şi obiectivitate, Buget
estimat) ale Caietului de sarcini şi Anunţului de licitaţie şi trimit formatul standard
al acestora
6. Înaintează documentele conducătorului SCP spre avizare.
Conducătorul SCP 7. Avizează documentele şi le înaintează conducerii Administraţiei Naţionale a
Penitenciarelor spre semnare
8. Avizează înaintarea documentelor către SPO/DSPO
Membrii SCP – 9. Înaintează documentele către SPO/DSPO
programare
32
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
A001020015: CONTRACTAREA
33
Manual de proceduri
Scop: Redactarea în comun a contractului care stă la baza transferului de know-how între cele două
administraţii publice.
Premise: În termen de 3 luni de la notificarea partenerului selectat, trebuie să existe o variantă matură a
contractului.
Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor
Responsabili Acţiuni
Membrii SCP – 1.Oferă consultanţă beneficiarilor (direcţii / servicii / unităţi beneficiare) în ceea ce
programare priveşte forma generală a contractului de Twinning
2. Se asigură că sunt respectate criteriile de evaluare la elaborarea contractului
3. Participă, cu rol de observator, la întâlnirile de lucru care au loc între beneficiari
şi partenerii străini
4. Definesc împreună cu beneficiarii şi partenerii obiectivele (componente,
activităţi, rezultate parţiale)
5. Împreună cu beneficiarii propun si negociază cu partenerii resursele umane si
materiale necesare (inclusiv bugetul)
6. Redactează şi verifică contractul de Twinning în toate fazele elaborării lui
7. Înaintează contractul spre avizare şefului de proiect
8. Participă la organizarea primei sesiuni de negociere împreună cu şeful de
proiect
Conducătorul SCP 9. Înaintează varianta finală a convenţiei conducerii Administraţiei Naţionale a
Penitenciarelor spre aprobare
Membrii SCP – 10. Înaintează convenţia Ministerului Justiţiei spre aprobare
programare
34
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
35
Manual de proceduri
36
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
Scopul: Analiza activităţilor derulate în luna precedentă şi a activităţilor prevăzute a se derula în luna
curentă.
Premise: Pentru toate proiectele aflate în derulare, în cadrul UIP se întocmeşte un document în format
Excel, intitulat Technical Progress Report (TPR), care se comunică SPO/DSPO.
Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor
Responsabili Acţiuni
Membrii SCP – 1. Completează în formatul de TPR activităţile desfăşurate efectiv şi cele
implementare prevăzute pentru luna curentă
2. Actualizează (dacă este cazul) situaţia Addendum-uri / Side Letter-uri
3. Înaintează TPR –ul completat conducătorului SCP spre avizare
Conducătorul SCP 4. Verifică TPR - ul şi face modificări dacă este cazul
5. Semnează adresa de înaintare a TPR-ului către SPO/DSPO
Membrii SCP – 6. Înaintează către SPO/DSPO TPR–ul completat, atât pe hârtie cât şi în format
implementare electronic
37
Manual de proceduri
Scopul: Furnizarea de instrucţiuni exacte privind monitorizarea din punct de vedere tehnic a proiectelor de
achiziţii de echipamente
Premise: Contractele de achiziţii de echipamente implică furnizarea produselor. Evaluarea produselor după
cumpărare şi recepţie face obiectul monitorizării din punct de vedere al respectării calităţii tehnice a
acestora.
După cumpărare, echipamentele trebuie să facă obiectul procedurilor de control al calităţii. Acesta are loc la
livrare şi pe durata utilizării produselor.
a) Livrarea
La livrare, se verifică următoarele elemente:
- Cantitatea
- Conformitatea articolelor cu specificaţiile tehnice în funcţie de descrierile din contract
- Conformitatea articolelor cu toleranţele maxime specificate
- Promptitudinea în livrare
- Instrucţiuni pentru utilizarea echipamentelor, dacă s-a solicitat prin contract
- Training pentru utilizare, dacă s-a solicitat prin contract
- Sprijinirea în întreţinere sau contracte financiare, dacă s-a solicitat prin contract
- Claritatea şi conformitate sprijinului, dacă s-a solicitat prin contract.
Responsabilitatea verificării acestor elemente aparţine beneficiarului care raportează cu privire la modul de
realizare a lor autorităţii contractante.
Dacă există nereguli la oricare dintre elementele menţionate, furnizorul va fi notificat conform contractului şi
este pasibil de penalizări conform aceluiaşi contract.
b) Utilizarea (dacă este prevăzut în contract)
Pe durata utilizării, se realizează înregistrări privind performanţele produselor achiziţionate. Următoarele
elemente reprezintă baza pentru indicatorii specifici:
- Defectări ale produselor sau frecvenţa acestora
- Plângerile utilizatorilor
- Comentarii ale utilizatorilor în baza unui chestionar de evaluare
- Costurile de instalare
- Costurile de întreţinere
38
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
- Costurile în utilizare
- Servicii post-vânzare.
Responsabilitatea instituirii procedurii care să permită culegerea informaţiilor menţionate aparţine instituţiei
care utilizează produsele. Aceasta presupune elaborarea regulată a unor rapoarte cu privire la elementele
menţionate, diferite în funcţie de tipul de produs.
c) Evaluarea poate avea loc în trei etape:
- La livrare; aceasta permite o reacţie rapidă dacă rezultatul este negativ
- La un moment dat, pe durata utilizării;
- Când este necesară reaprovizionarea
Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor, unităţi subordonate
Responsabili Acţiuni
Membrii SCP – 1. Solicită Contractorului programul de livrare
implementare 2. Informează unităţile beneficiare finale ale asistenţei cu privire la
componenţa loturilor care urmează a fi livrate, programul de livrare şi solicită
constituirea Comisiei de Recepţie* şi numirea unei persoane de contact din
unitatea respectivă
3. Sesizează Contractorul cu privire la o livrare necorespunzătoare
4. Redactează Certificatele de Acceptanţă Provizorie / Finală
5. Verifică concordanţa dintre datele existente în Contract şi cele menţionate
în Certificatele de Acceptanţă Provizorie şi Certificatele de Acceptanţă Finală
pentru instalare şi training primite de la unitatea beneficiară şi redactează,
(unde este cazul), Certificatele Globale de Acceptanţă Provizorie şi
Certificatele Globale de Acceptanţă Finală
6. Înaintează DEA Certificatele de Acceptanţă Provizorie şi Certificatele de
Acceptanţă Finală şi unde este cazul Certificatele Globale de Acceptanţă
Provizorie şi Certificatele Globale de Acceptanţă Finală spre verificare
7. Dacă se constată neconcordanţe între datele existente în Contract şi
documentele de acceptanţă notifică în scris Contractorul şi solicită
îndeplinirea obligaţiilor contractuale
8. Notifică în scris OPCP şi SPO/DSPO cu privire la situaţia existentă
9. Înaintează lunar către SPO/DSPO Raportul tehnic de progres -TPR
10. Înaintează direcţiilor/serviciilor/unităţilor beneficiare solicitarea de
raportare cu privire la funcţionarea echipamentelor achiziţionate
*Comisia de Recepţie din unitatea beneficiară: Recepţionează echipamentele livrate de Contractor sau de către
reprezentanţii legali ai acestuia, întocmeşte Procesul verbal de recepţie şi comunică SCP efectuarea recepţiei;
înaintează spre semnare directorului unităţii Certificatele de Acceptanţă Provizorie şi Certificatele de Acceptanţă
Finală pentru instalare şi trening şi le transmit în original către SCP;
Documente folosite în cadrul acestei activităţi (A0010200162 b)
Nr. crt. Denumire document
1. Notă solicitare program de livrare către Contractor
2. Note de informare către unităţile beneficiare finale şi solicitare constituire Comisie de
Recepţie şi nominalizare persoană de contact
3. Note de informare către Contractor
4. Certificate de Acceptanţă Provizorie / Finală
5. Certificate de Acceptanţă Provizorie / Finală verificate; Certificate Globale de Acceptanţă
Provizorie / Finală
6. Note înaintare DEA Certificate de Acceptanţă Provizorie / Finală şi Certificate Globale de
Acceptanţă Provizorie / Finală
7. Note către Contractor
8. Note către OPCP şi SPO/DSPO
9. Raport de progres tehnic
10. Note solicitare raportare către direcţiile / serviciile / unităţile beneficiare
39
Manual de proceduri
Scopul: Să asigure că bunurile achiziţionate în cadrul proiectelor din fonduri PHARE, alte fonduri
nerambursabile sau prin cofinanţare de la buget ajung la beneficiari şi să ţină o evidenţa a repartizării
acestora.
Premise: În urma licitaţiilor organizate în cazul proiectelor de investiţii, bunurile achiziţionate sunt
repartizate în direcţiile/serviciile/unităţile beneficiare. Pentru a ţine o evidenţă clară şi corectă a acestora,
UIP ţine un dosar de achiziţii care conţine informaţii relevante cu privire la destinaţia şi utilizarea bunurilor.
Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor, unităţi subordonate
Responsabili Acţiuni
Membrii SCP – 1. Solicită de la OPCP copii ale documentelor justificative - contracte, facturi,
implementare ordine de plată, împreună cu membrii DEA
2. Verifică corectitudinea documentelor primite, împreună cu membrii DEA şi
iau legătura cu responsabilul OPCP, dacă este cazul
3. Îndosariază documentele primite
4. Solicită informări trimestriale de la direcţiile / serviciile / unităţile beneficiare
pentru actualizarea dosarului de achiziţii şi semnalarea oricăror modificări
apărute în ceea ce priveşte locaţia / utilizatorul echipamentelor respective
40
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
41
Manual de proceduri
42
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
43
Manual de proceduri
Scop:
a) Stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea activităţii de angajare, lichidare, ordonanţare şi
plata cheltuielilor;
b) Stabilirea responsabilităţilor privind întocmirea, avizarea şi aprobarea documentelor aferente acestei
activităţi.
Premise:
Aplicabilitate: În toate unităţile sistemului penitenciar.
Cadrul Legal:
a) Legea nr.500/2002, privind finanţele publice;
b) Legea Contabilităţii nr.82/1991;
c) OMFP nr. 1792/2002, de aprobare a Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea
şi plată a cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea angajamentelor bugetare şi legale.
A) ANGAJAREA CHELTUIELILOR:
Responsabil ACTIVITATEA DESFĂŞURATĂ
Persoana nominalizată Angajarea cheltuielilor - utilizarea creditelor bugetare numai în limita
pentru întocmirea şi prevederilor şi potrivit destinaţiilor aprobate pentru cheltuieli strict legate de
evidenţa ALOP activitatea instituţiei şi cu respectarea dispoziţiilor legale.
Persoana nominalizată Angajarea oricărei cheltuieli din fonduri publice îmbracă două forme de
pentru întocmirea şi angajament:
evidenţa ALOP a) angajamentul legal – orice act juridic din care rezultă sau ar putea
rezulta o obligaţie pe seama fondurilor publice;
b) angajamentul bugetar – orice act prin care se rezervă fonduri publice
unor anumite destinaţi, în limita creditelor bugetare aprobate
Angajamentul bugetar îmbracă două forme:
a) angajamentul bugetar individual – este un angajament specific unei
singure operaţiuni noi care urmează să se efectueze;
b) angajamentul bugetar global – este un angajament bugetar aferent
angajamentului legal provizoriu.
Persoana nominalizată Angajamentul bugetar precede angajamentul legal .
pentru întocmirea şi Documentele privind angajarea cheltuielilor, necesare unei evidenţe
evidenţa ALOP contabile potrivit prevederilor legale sunt:
1 - proiectul de angajament legal individual ( proiect de contract de
achiziţie publică, comandă, contract de muncă, acord de împrumut).
2 - proiect de angajament legal provizoriu ( buget previzional)
3 - propunere de angajare a unei cheltuieli
4 - angajament bugetar individual global.
compartimentul de Proiectul de angajament legal individual – este întocmit de compartimentul
specialitate de specialitate din cadrul Direcţiei Economico – Administrativă/ Serviciului
Logistic, cu respectarea prevederilor legale, în baza „Referatului de
necesitate” întocmit de direcţiile şi serviciile independente din Administraţia
Naţională a Penitenciarelor/unitate prin care se solicită angajarea cheltuielilor.
Proiectul de angajament legal individual se întocmeşte în situaţia în care
cheltuiala propusă nu se regăseşte în bugetul previzional.
Pe baza „proiectului de angajament legal individual” se întocmesc formularele
„Propunere de angajare a unei cheltuieli” (Anexa nr.1) şi de „Angajament
Bugetar Individual” (Anexa nr.2) de către compartimentul de specialitate din
cadrul Direcţiei Economico–Administrative/Serviciului Financiar-Contabilitate.
Propunerea de Angajare a unei Cheltuieli (Anexa nr. 1)
Persoana nominalizată Însoţeşte proiectul angajamentului legal (contract de achiziţie publică, note de
pentru întocmirea şi comandă, referate de necesitate, convenţie, acte de control, acord de
evidenţa ALOP împrumut ).
Se întocmeşte numai dacă există credite bugetare disponibile şi numai pentru
rezervarea acestora.
44
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
45
Manual de proceduri
B. LICHIDAREA CHELTUIELILOR:
Responsabil DESCRIEREA PROCEDURII
Persoana nominalizată Este faza în procesul execuţiei bugetare care are ca scop verificarea prin care
pentru întocmirea şi se urmăreşte:
evidenţa ALOP - existenţa angajamentelor;
- realitatea sumei datorate;
- condiţiile de exigibilitate ale angajamentului legal pe baza documentelor
justificative care să ateste operaţiile respective.
Documentele justificative de lichidare a unei cheltuieli sunt acele documente
justificative care atestă realitatea bunurilor livrate, serviciului efectuat,
lucrărilor executate, urmărind:
- livrarea bunurilor ;
- prestarea serviciului;
- efectuarea lucrării;
- existenţa unui titlu executoriu;
- existenţa unui acord de împrumut, acord de grant, etc.
Salariile şi indemnizaţiile vor fi lichidate în baza statelor de plată colective,
întocmite de compartimentul de specialitate, cu excepţia cazurilor în care este
necesară lichidarea individuală.
Documentele care atestă bunurile livrate, lucrările executate şi serviciile
prestate sunt factura fiscală sau alte formulare ori documente cu regim
special, aprobate potrivit legii, prezentate în original şi completate cu toate
datele cerute de formular.
Determinarea sau verificarea existenţei sumei datorate creditorului se
efectuează de către conducătorii compartimentelor care au solicitat angajarea
cheltuielilor, pe baza datelor înscrise în factură şi a documentelor întocmite de
comisia de recepţie constituită potrivit legii (Proces-verbal de recepţie, în cazul
mijloacelor fixe, Nota de recepţie şi constatare de diferenţe, în cazul bunurilor
materiale, altele decât mijloacele fixe).
Documentele care atestă bunurile livrate, lucrările executate şi serviciile
prestate sau din care reies obligaţii de plată certe se vizează pentru "Bun de
plată" de către ordonatorii secundari/terţiari de credite .
Condiţiile de exigibilitate a obligaţiei se verifică pe baza datelor cuprinse în
angajamentele legale, care trebuie să cuprindă şi date cu privire la termenele
de plată a obligaţiei.
Documentele care atestă parcurgerea fazei de lichidare a cheltuielilor, stau la
baza înregistrării în contabilitatea patrimonială pentru reflectarea serviciului
efectuat şi a obligaţiei de plată faţă de terţii creditori.
C. ORDONANŢAREA CHELTUIELILOR
Responsabil DESCRIEREA PROCEDURII
Persoana nominalizată Ordonanţarea cheltuielilor – este faza în procesul execuţiei bugetare în care
pentru întocmirea şi se confirmă că:
evidenţa ALOP - livrările de bunuri au fost efectuate, serviciile prestate, lucrările executate;
- cheltuielile au fost lichidate prin aplicarea vizei de „Bun de plată” de către
compartimentul care a solicitat angajarea cheltuielilor;
- plata poate fi realizată.
Ordonanţarea de plată este documentul intern prin care ordonatorul de credite
dă dispoziţie conducătorului Serviciul Financiar Contabilitate din cadrul
Direcţiei Economico–Administrative/ Serviciului Financiar Contabilitate (pentru
unităţile penitenciare) să întocmească instrumentele de plată a cheltuielilor.
Modelul formularului "Ordonanţare de plată" este prezentat în Anexa nr. 4
la prezentele norme.
Ordonanţarea de plată se întocmeşte în cadrul Serviciului Financiar-
Contabilitate, de către persoana desemnată cu atribuţii în conducerea şi
evidenţa angajamentelor bugetare.
Ordonanţarea de plată va fi însoţită de documentele justificative în original.
Facturile în original sau alte documente întocmite în vederea plăţii cheltuielilor
46
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
47
Manual de proceduri
48
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
49
Manual de proceduri
Scop: Procedura de stabilirea unui set de reguli pentru reglementarea activităţii de control financiar
preventiv.
Descrierea procesului:Procedura vizează stabilirea unui set de reguli si operaţiuni unitare, precum şi a
responsabilităţilor în procesul de exercitare a controlului financiar preventiv propriu.
Premise:
Aplicabilitate: În toate unităţile sistemului penitenciar.
Definiţie:
Control financiar preventiv reprezintă activitatea prin care se verifica legalitatea şi regularitatea
documentelor în care sunt consemnate operaţiunile patrimoniale, înainte ca acestea sa devină acte juridice,
prin aprobarea lor de către titularul de drept al competentei sau de către titularul unei competente delegate
în condiţiile legii.
Obiectul controlului financiar preventiv vizează, în principal:
- angajamentele legale şi angajamentele bugetare;
- deschiderea şi repartizarea de credite bugetare;
- modificarea repartizării pe trimestre şi pe subdiviziuni a clasificaţiei bugetare a creditelor aprobate,
inclusiv prin virări de credite;
- ordonanţarea cheltuielilor;
- constituirea veniturilor publice, în privinţa autorizării şi stabilirii titlurilor de încasare;
- concesionarea sau închirierea de bunuri aparţinând domeniului public al statului sau al unităţilor
administrativ-teritoriale;
- vânzarea, gajarea, concesionarea sau închirierea de bunuri aparţinând domeniului privat al statului
sau al unităţilor administrativ-teritoriale;
- alte categorii de operaţiuni stabilite prin ordin al ministrului finanţelor publice.
Sferă de aplicare:
Se exercita asupra tuturor operaţiunilor care afectează fondurile publice şi/sau patrimoniul public, cu
excepţia analizei şi certificării situaţiilor financiare şi/sau patrimoniale, precum şi verificarea operaţiunilor
deja efectuate.
Modalitate de exercitare:
Viza de control financiar preventiv propriu se exercita prin semnătura persoanelor în drept şi prin aplicarea
sigiliului personal. Persoanele care exercită controlul financiar preventiv propriu sunt numite prin Decizia
ordonatorului de credite cu acordul ordonatorului de credite ierarhic superior. Persoanele desemnate sa
efectueze aceasta activitate sunt altele decât cele care iniţiază operaţiunea supusă vizei.
50
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
PROCEDURA
Pas Responsabil(i) Descriere Riscuri
Se îngrijeşte de obţinerea vizelor şi certificărilor necesare
pentru efectuarea operaţiilor prin care se afectează
patrimoniul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor.
Transmit documentele care privesc operaţiuni asupra
cărora este obligatorie exercitarea controlului financiar Să nu poată fi
preventiv, persoanei desemnate să exercite controlul obţinute toate
financiar preventiv propriu. Acestea vor fi însoţite de avizele specifice
documente justificative corespunzătoare, certificate în fiecărei operaţiuni
privinţa realităţii, regularităţii şi legalităţii operaţiunii şi a în termenul propus.
documentelor prin ştampila şi semnătura persoanei din
Compartiment compartimentul Certificările să fie
1 de specialitate această operaţiune de specialitate, desemnată să efectueze în neconcordanţă
prin Decizia Directorului General al cu competenţele
Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. stabilite prin
Răspunde pentru realitatea,regularitatea,şi legalitatea Decizia Directorului
operaţiunilor ale căror acte sau documente justificative general al ANP.
le-au certificat sau avizat.
Operaţiunile ce privesc acte juridice prin care se
angajează patrimonial Administraţia Naţională a
Penitenciarelor, vor avea avizele Serviciului Juridic şi
Direcţiei Economico-Administrativă, înainte de a fi
supuse controlului financiar preventiv .
Primeşte documentele care privesc operaţiuni asupra
cărora trebuie exercitat controlul financiar preventiv,
împreună cu documentele justificative.
Verifică din punct de formal:
• Dacă documentele au fost completate în Restituirea
concordanţă cu conţinutul acestora; documentelor către
• existenta semnăturilor persoanelor autorizate din compartimentul
Persoana care cadrul compartimentelor de specialitate; care a iniţiat
acordă viza de • existenta actelor justificative specifice operaţiunii operaţiunea din
2. control prezentate la viza. cauza neîndeplinirii
financiar Pentru simplificarea şi accelerarea circuitului / nerespectării unei
preventiv administrativ, în astfel de situaţii nu se face condiţii formale
consemnarea refuzului de viza, procedându-se la
restituirea documentelor către compartimentul care a
iniţiat operaţiunea, indicându-se motivele restituirii.
Termenul maxim de acordare a vizei de control financiar
preventiv este de 3 zile de la data inregistrarii operaţiunii,
în funcţie de natura şi complexitatea operaţiunilor
cuprinse în Cadrul general al operaţiunilor supuse
controlului financiar preventiv .
După efectuarea controlului formal, înregistrează
documentele în Registrul privind operaţiunile
prezentate la viza de control financiar preventiv
(Anexa 1) şi controlează, prin parcurgerea listei de
verificare:
a) respectarea tuturor prevederilor legale care le sunt
aplicabile, în vigoare la data efectuării operaţiunilor
(control de legalitate);
b) îndeplinirea sub toate aspectele a principiilor şi a
regulilor procedurale şi metodologice care sunt
aplicabile categoriilor de operaţiuni din care fac
parte operaţiunile supuse controlului (control de
regularitate);
c) încadrarea în limitele şi destinaţia creditelor
bugetare şi/sau de angajament, după caz (control
bugetar).
51
Manual de proceduri
52
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
53
Manual de proceduri
ANEXA NR.1
REGISTRUL
privind operaţiunile prezentate la viza de
control financiar preventiv
NOTĂ:
*Se exceptă completarea rubricii nr.7 prin care compartimentul de specialitate semnează pentru restituirea
documentelor, având in vedere modul de emitere in format electronic, al Registrului privind operaţiunilor
prezentate la viza de control financiar preventiv.
54
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
ANEXA NR.2
Domnului/Doamnei ..........................................................................
(Conducătorul entităţii publice)
În conformitate cu prevederile art. 24 alin. (2) din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999, cu
modificările şi completările ulterioare, va aduc la cunoştinţa refuzul de viza de control financiar preventiv
intern pentru ....................../(tipul documentului, numărul şi data emiterii, suma, compartimentul
emitent) din următoarele motive: ......................./(se vor preciza actele normative şi condiţiile prevăzute de
acestea care se considera a fi nerespectate dacă s-ar efectua operaţiunea înscrisă în documente) .......
Actul (decizie, ordin) prin care dispuneţi efectuarea operaţiunii ………......../(se nominalizează
operaţiunea) ...... ……………….va însoţi documentele justificative pe baza cărora operaţiunea se
înregistrează şi în contul de ordine şi evidenta 8044 "Documente respinse la viza de control financiar
preventiv" şi se întocmesc informările prevăzute de lege. …………........./(persoana desemnată cu
exercitarea controlului financiar preventiv propriu) .....................
55
Manual de proceduri
Scop: stabilirea unui cadru unitar intern pentru elaborarea şi fundamentarea bugetului de venituri şi
cheltuieli
Premise:
- existenţa unui patrimoniu aflat în administrarea şi folosinţa fiecărei unităţi de penitenciare;
- existenţa cadrului legal de dotare a unităţilor cu diverse categorii de bunuri, potrivit prevederilor
tabelelor de înzestrare şi normelor specifice de dotare;
- existenţa personalului specializat în evaluarea tehnico-economică a categoriilor de bunuri din dotarea
unităţilor de penitenciare şi de stabilire a necesarului de aprovizionat.
Aplicabilitate: procedura se aplică de către direcţiile / serviciile din cadrul Administraţiei Naţionale a
Penitenciarelor şi unităţile subordonate acesteia
Procedura:
Responsabil Activitatea desfăşurată
Directorul general – aprobă 1. Elaborarea Instrucţiunilor de fundamentare a bugetelor de
Directorul general adjunct – venituri si cheltuieli, pentru Administraţia Naţională a
avizează Penitenciarelor, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de
Directorul D.E.A. – propune spre cheltuieli, articole si alineate bugetare pentru anul N; elaborarea
avizare instrucţiunilor se face în mod unitar pentru structurile financiar –
Directorul adjunct D.E.A. – verifică contabilitate, logistică, cazarmare – construcţii şi producţie
Colectivul desemnat – întocmeşte bugetară.
documentaţia Se transmit în unităţi, de regulă, până la termenul: 31.10.N-2
Directorul D.E.A.- A.N.P. 2. Instruirea personalului desemnat pentru întocmirea Proiectelor
Directorul adjunct D.E.A. din de buget de venituri si cheltuieli, pe capitole, subcapitole,
unităţile subordonate paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare pentru
anul N ;
Termen: 25.11.N-2
Colectivul desemnat 3. Întocmirea Proiectelor de buget de venituri si cheltuieli, pe
capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si
alineate bugetare pentru anul N de către Administraţia Naţională
a Penitenciarelor şi unităţile subordonate;
Secretariatul unităţilor subordonate 4. Proiectele de buget de venituri şi cheltuieli se transmit la
Administraţia Naţională a Penitenciarelor – Direcţia Economico
Administrativă până la data de 15.02.N-1.
Sectoarele de specialitate din cadrul 5. Direcţia Economico Administrativă prin structurile desemnate
D.E.A. verifică, centralizează proiectele de buget de venituri şi cheltuieli
pentru anul N;
Termen: 20.03.N-1
Directorul general – aprobă 6. Întocmirea, verificarea, avizarea şi aprobarea Proiectului de
Directorul general adjunct – buget de venituri si cheltuieli, pe capitole, subcapitole, paragrafe,
avizează titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare al Administraţiei
Directorul D.E.A. – propune spre Naţionale a Penitenciarelor pentru anul N
avizare Termen: 31.03.N-1
Directorul adjunct D.E.A. – verifică
Colectivul desemnat – întocmeşte
documentaţia
Secretariatul A.N.P. 7. Depunerea Proiectului de buget de venituri si cheltuieli, pe
capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si
alineate bugetare al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor
pentru anul N la Ministerul Justiţiei
Termen: 31.03.N-1
D.E.A.- Serviciul Planificare 8. Efectuarea diferitelor corecţii impuse de Ministerul de Justiţiei
bugetară şi / sau Ministerul Economiei şi Finanţelor.
Termen: 15.10.N-1
56
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
Scop: Stabilirea unui set de reguli pentru reglementarea desfăşurării activităţii de introducere în gestiune şi
de distribuire a bunurilor materiale, precum şi stabilirea responsabilităţilor privind întocmirea, avizarea şi
aprobarea documentelor aferente acestei activităţi.
Premise: Procedura de introducere în gestiune şi distribuire a bunurilor materiale, reprezintă activitatea
prin care se creează cadrul legal şi condiţiile concrete, care să asigure desfăşurarea corespunzătoare a
acestei activităţi.
Aplicabilitate : A.N.P. şi unităţile subordonate.
Cine execută activitatea Activitatea desfăşurată
Centralizează
Responsabilul sectorului de teritoriale. solicitările de bunuri materiale transmise de unităţile
specialitate din A.N.P. de regulă până la 15 noiembrie an ,,N – 1’’
Responsabilul sectorului de pentru anul ,,N’’ funcţie dede
Întocmeşte Planul anual asigurare tehnico - materială centralizat
data aprobării Legii bugetului.
specialitate din A.N.P. de regulă până la 15 noiembrie an ,,N – 1’’
Supune spre avizare Planul anual de asigurare tehnico - materială
centralizat pentru anul ,,N’’, specificaţiile tehnice şi desfăşurătoarele
Responsabilul sectorului de aferente bunurilor
specialitate din A.N.P. aprobate a fi achiziţionate prin Planul anual de
asigurare tehnico - materială centralizat.
de regulă până la 20 noiembrie an ,,N – 1’’
Verifică şi avizează Planul anual de asigurare tehnico - materială
Directorul adjunct şi directorul centralizat pentru anul ,,N’’.
D.E.A. din A.N.P. de regulă până la 20 noiembrie an ,,N – 1’’
Aprobă Planul anual de asigurare tehnico - materială centralizat pentru
Directorul general adjunct al anul ,,N’’.
A.N.P. de regulă până la 20 noiembrie an ,,N – 1’’
Transmite la B.A.G.R. Planul anual de asigurare tehnico - materială
Secretariatul D.E.A din A.N.P. centralizat aprobat pentru anul ,,N’’.
de regulă până la 30 noiembrie an ,,N – 1’’
Întocmeşte proiectul Programului anual al achiziţiilor publice de bunuri
Şeful S.A. din B.A.G.R. pe anul ,,N’’.
de regulă până la 31 decembrie an ,,N – 1’’
57
Manual de proceduri
Scop: stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea fundamentării şi elaborării, de către unităţile
de penitenciare, a planului de aprovizionare tehnico-materială
Premise: Fundamentarea Planului de aprovizionare tehnico materială şi financiară la nivelul Administraţiei
Naţionale a Penitenciarelor şi unităţilor subordonate
58
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
Aplicabilitate: procedura se aplică de către direcţiile / serviciile din cadrul Administraţiei Naţionale a
Penitenciarelor – aparat propriu prin intermediul Direcţiei Economico Administrative şi unităţile subordonate
din sistemul administraţiei penitenciare
Procedura:
Responsabil Activitatea desfăşurată
La nivelul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor
Direcţia Economico Elaborează instrucţiunile de fundamentare şi întocmire a proiectului planului
Administrativă – Serviciul de aprovizionare tehnico-materială şi financiară, la care se anexează
logistic machetele:
Serviciul construcţii 1. Lista principalilor indicatori care vor fi luaţi în calcul la fundamentarea
cazarmare proiectului de plan, detaliată pe structuri funcţionale, articole si alineate
Serviciul producţie şi bugetare;
venituri proprii 2. Cererea de materiale;
3. Baza de calcul pentru determinarea necesarului cantitativ de bunuri ce
fac obiectul aprovizionării;
4. Cererea de subvenţii; cererea de subvenţii are următoarea structură:
- denumire indicator
- cod indicator (art. şi alineat bugetar)
- realizările anului „N-3”
- realizările anului „N-2”
- estimările anului „N-1” (an curent)
- estimările anului „N” (anul de bază pentru care se întocmeşte
proiectul bugetar)
- estimările anului „N+1”
- estimările anului „N+2”
- estimările anului „N+3”
Propunerile anului „N” vizează resursele financiare preconizate a fi alocate,
iar estimările anilor „N+1”, „N+2” şi „N+3” sunt estimarea valorică a
obiectivelor stabilite în documentul de politică, strategie şi performanţă pe
următorii 3 ani.
Înaintează instrucţiunile de fundamentare şi întocmire a proiectului planului
de aprovizionare tehnico-materială şi financiară spre avizare şi aprobare;
Directorul Direcţiei Avizează Instrucţiunile de fundamentare şi întocmire a proiectului planului
Economico-Administrative de aprovizionare tehnico-materială şi financiară
Directorul general adjunct Aprobă Instrucţiunile de fundamentare şi întocmire a proiectului planului de
aprovizionare tehnico-materială şi financiară
Direcţia Economico Transmite Instrucţiunile de fundamentare şi întocmire a proiectului planului
Administrativă – de aprovizionare tehnico-materială şi financiară către unităţile subordonate
Secretariat
La nivelul unităţilor subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor
Directorul unităţii Numeşte prin decizie zilnică colectivul de lucru pentru fundamentarea şi
întocmirea proiectului planului de aprovizionare tehnico-materială şi
financiară
Colectivul de lucru Întocmeşte Proiectul planului de aprovizionare tehnico materială şi
financiară care cuprinde documentele menţionate în Instrucţiunile de
fundamentare şi întocmire a proiectului planului de aprovizionare tehnico-
materială şi financiară :
- Cererea de subvenţii;
- Cererile de materiale întocmite separat pe articole si alineate
bugetare, pe structuri funcţionale, valorile rezultate se cumulează in
cererile de subvenţii;
- Bazele de calcul întocmite pe articole si alineate bugetare pentru
determinarea materialelor si subvenţiilor din cererile de bunuri
materiale;
- Lista indicatorilor luaţi in calcul pentru determinarea nevoilor
financiare si materiale la nivelul unităţii, detaliata pe structuri
funcţionale, articole si alineate bugetare;
59
Manual de proceduri
60
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
61
Manual de proceduri
Scop: Stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea activităţii de elaborare şi fundamentare a
planului anual de asigurare tehnico - materială centralizat, precum şi stabilirea responsabilităţilor privind
întocmirea, avizarea şi aprobarea documentelor aferente activităţii de echipare a personalului din sistemul
administraţie penitenciare.
Premise: Elaborarea şi fundamentarea planului anual de asigurare tehnico - materială centralizat, privind
echiparea personalului din sistemul administraţie penitenciare, reprezină activitatea prin care se determină
cadrul legal şi condiţiile concrete, care să asigure echiparea corespunzătoare a personalului.
Aplicabilitate: A.N.P. şi unităţile subordonate.
Procedura:
62
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
Scop: Stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea activităţii de hrănire a persoanelor private
de libertate din unităţile sistemului administraţiei penitenciare.
Premise: Procedura pentru hrănirea persoanelor private de libertate, reprezintă activitatea prin care se
determină cadrul legal şi condiţiile concrete, care să asigure desfăşurarea corespunzătoare a acestei
activităţi.
Aplicabilitate : Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate.
Procedura:
Cine execută activitatea Activitatea
-Responsabilul Stabilirea planurilor meniu decadale, pentru fiecare normă de hrană în
compartimentului hrănire parte, având în vedere următoarele :
- Bucătarul - perioada de iarnă - vară
- Medicul şef al unităţii - structura alimentelor din fiecare normă
63
Manual de proceduri
- Seful schimbului de bucatari Preluarea alimentelor necesare prepararii hranei si verificarea cantitaiva
si calitativa in vederea prepararii hranei
Prelucrarea alimentelor in vederea prepararii hranei – pe baza
- Personalul blocului alimentar retetarelor
- Personalul medical Luarea probelor de mancare si avizarea distributiei hranei
- Personalul blocului alimentar Portionarea hranei si distribuirea acesteia pe sectiile de detinere
Scop: Stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea activităţii de aprovizionare cu produse
agroalimentare pentru asigurarea hrăniri persoanelor private de libertate din unităţile sistemului
administraţiei penitenciare.
Premise Procedura privind aprovizionarea cu produse agroalimentare pentru hrănirea persoanelor
private de libertate, reprezintă activitatea prin care se determină cadrul legal şi condiţiile concrete, care să
asigure desfăşurarea corespunzătoare a acestei activităţi.
Aplicabilitate Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate.
Procedura:
Cine execută activitatea Activitatea
Determinarea necesarului normat şi a rămasului de asigurat pentru
produsele agroalimentare :
- Necesarul normat (Nn) reprezintă cantitatea dintr-un produs
agroalimentar calculată conform raţiilor din normele de hrană ale ppl şi
efectivele pentru o perioadă determinată.
Se calculează conform formulei :
Nn = ( Ef x Z x R ) + Ss
În care :
Responsabilul compartimentului ZEf = efectivele care urmează a fi hrănite în perioada respectivă ;
hrănire = numărul de zile pentru care se calculează ;
R = raţiile prevăzute de normele de hrană conform perioadei de
consum, respectiv iarnă – vară ;
Ss = stocul de siguranţă ( se constituie pentru asigurarea hrănirii
efectivelor în situaţii neprevăzute, din produse agroalimentare cu
termen lung de conservare, calculat pentru 30 zile peste cantităţile
destinate nevoilor de consum lunare.
Pentru determinarea cantităţilor de produse agroalimentare care
urmează a fi aprovizionate, se determină existentul preliminat
- Existentul preliminat(Exp) reprezintă cantităţile de produse
64
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
Scop: stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea modului organizare, planificare şi realizare a
lucrărilor de întreţinere tehnică la autovehicule
Premise:
- existenţa unui cadru normativ privind asigurarea tehnică de autovehicule a unităţilor de penitenciare
- existenţa unui parc de autovehicule
- existenţa unui personal tehnic specializat
Aplicabilitate: în cadrul unităţilor din subordinea Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor
Procedura:
Responsabil Activitatea desfăşurată
Întreţinerea tehnică zilnică (ITZ)
Conducătorul auto -execută verificarea autovehiculului, înaintea plecării în cursă privind starea
tehnică, de întreţinere şi de completare a mijlocului de transport cu materialele,
sculele, piesele şi accesoriile prevăzute în inventarul completului
-execută verificarea tehnică, în parcurs, a autovehiculului, după fiecare 150-200
km sau după 3-4 ore de circulaţie, precum şi cu ocazia staţionării, privind starea
65
Manual de proceduri
66
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
67
Manual de proceduri
68
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
Scop: stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea modului de atestare a stării tehnice şi de
exploatare a autovehiculului înainte de plecarea în cursă
Premise:
- existenţa unui cadru normativ privind asigurarea tehnică de autovehicule a unităţilor de penitenciare
- existenţa unui parc de autovehicule
- existenţa personalului tehnic de specialitate
Aplicabilitate: în unităţile din subordinea Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor
Procedura:
Responsabil Activitatea desfăşurată
Conducătorul auto -prezintă şefului de garaj autovehiculul, foaia de parcurs, certificatul de
înmatriculare, poliţa de asigurare obligatorie RCA, rovigneta şi documentele
de atestare a calităţii de conducător auto (permis de conducere, atestat
profesional ARR)
Şeful de garaj - verifică:
a- starea tehnică a autovehiculului privind:
- eficacitatea sistemelor de frânare, direcţie, rulare, iluminare-
semnalizare, încălzire şi ventilaţie
- nivelul emisiilor poluante (cantitatea şi concentraţia gazelor de
evacuare la o accelerare a motorului la turaţie maximă)
- etanşeitatea caroseriei
- existenţa plinului de rezervor, nivelul lichidului de frână, lichidului de
răcire de răcire, uleiurilor de transmisie şi hidraulic, alte lichide
speciale
b- starea de integritate şi dotare a habitaclului interior
(starea de fixaţie a scaunelor, starea ferestrelor, trapelor de aerisire,
existenţa trusei de scule, a trusei medicale de prim ajutor, a
triunghiurilor reflectorizante, a stingătoarelor portabile)
c- documentele de înmatriculare (certificat de înmatriculare, poliţa de
asigurare obligatorie RCA) şi documentele de atestare a calităţii de
conducător auto (permis de conducere, atestat profesional ARR)
d- starea fizică a conducătorului auto (verificarea alcoolemiei cu
alcooltester-ul)
- în funcţie de constatări, avizează sau respinge plecarea în cursă a
autovehiculului şi consemnează hotărârea, prin semnătură, în foaia
de parcurs
- în funcţie de hotărârea şefului de garaj, desfăşoară activitatea de transport
Conducătorul auto planificată sau introduce autovehiculul în atelierul unităţii, în vederea
remedierii neajunsurilor constatate
Şeful de garaj - dacă autovehiculul verificat nu corespunde circulaţiei, în siguranţă, pe
drumurile publice, planifică un alt autovehicul pentru executarea activităţii de
transport, consemnând acest lucru în planul zilnic de transport
69
Manual de proceduri
Scop: stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea planificării activităţii zilnice de transport
Premise:
- existenţa unui cadru normativ privind asigurarea tehnică de autovehicule a unităţilor de penitenciare
- existenţa unui parc de autovehicule
Aplicabilitate: în unităţile din subordinea Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor
Procedura:
Scop: stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea modului de eliberare, completare, verificare
şi calcul a foii de parcurs
Premise:
- existenţa unui cadru normativ privind asigurarea tehnică de autovehicule a unităţilor de penitenciare
- existenţa unui parc de autovehicule
Aplicabilitate: în cadrul unităţilor din subordinea Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor
Procedura:
70
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
Scop: stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea scoaterii din funcţiune şi casare a activelor
fixe
Premise:
- existenţa unui patrimoniu aflat în administrarea şi folosinţa fiecărei unităţi de penitenciare
- existenţa personalului specializat în evaluarea stării de întreţinere şi exploatare a activelor fixe aflate
în dotarea unităţilor de penitenciare
Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile din subordinea acesteia
71
Manual de proceduri
Procedura:
Responsabil Activitatea desfăşurată
A – la nivelul unităţilor subordonate
Comisia de - face propuneri privind scoaterea din funcţiune şi casarea activelor fixe, pe
inventariere care le consemnează în procesul verbal de inventariere
Contabilul şef - verifică procesul verbal de inventariere şi propune directorului adj.
economico-administrativ (similar), demararea procedurii de scoatere din
funcţiune şi casare a activelor fixe
Directorul adj. - analizează constatările comisiei de inventariere, precum şi propunerea
economico-administr- contabilului şef de iniţiere a procedurii de scoatere din funcţiune şi casare a
ativ / Şeful Serviciului activelor fixe
economico- - propune directorului unităţii numirea comisiei de analiză şi avizare a
administrativ propunerilor privind scoaterea din funcţiune şi casarea activelor fixe
Directorul unităţii - numeşte, prin decizie zilnică pe unitate comisia de analiză şi avizare a
propunerilor privind scoaterea din funcţiune şi casarea activelor fixe
*Notă: comisia se compune din 3-5 membri, după cum urmează:
a) şeful serviciului logistic sau similar, în calitate de preşedinte;
b) responsabilul compartimentului de activitate
c) alţi specialişti
*Gestionarii nu pot face parte din comisiile pentru analizarea şi avizarea propunerilor
de scoatere din funcţiune şi casare, inclusiv când cumulează şi funcţia de responsabil
de sector.
Directorul adj. - instruieşte comisia de analiză şi avizare a propunerilor privind scoaterea din
economico- funcţiune şi casarea activelor fixe, asupra obligaţiilor ce-i revin în îndeplinirea
administrativ/Şeful atribuţiilor privind:
Serviciului economico- - modul de verificare a stării fizice şi de întreţinere a activelor fixe
administrativ - modul de verificare a înregistrării activelor fixe în evidenţa contabilă a
unităţii
- modul de întocmire a listei cu propuneri de scoatere din funcţiune şi
casare a activelor fixe
Comisia de analiză şi - verifică existenţa activelor fixe în evidenţa contabilă a unităţii
avizare a propunerilor - verifică, pe teren, obiect cu obiect, starea fizică şi morală a bunurilor
privind scoaterea din respective
funcţiune şi casarea - verifică existenţa documentelor cerute prin dispoziţii legale – avize tehnice,
activelor fixe negaţii, devize pentru reparaţii, procese verbale de avizare ş.a.m.d.;
- respinge de la scoatere din funcţiune şi casare bunurile materiale care mai
pot fi distribuite şi folosite în alte compartimente de activitate sau în alte unităţi;
- întocmeşte lista cu propuneri de scoatere din funcţiune şi casare a activelor
fixe şi o certifică, prin semnătură
Directorul unităţii - avizează lista cu propuneri de scoatere din funcţiune şi casare a activelor
fixe, prin semnătură, la rubrica “propun spre aprobare” şi dispune înaintarea
acesteia la Administraţia Naţională a Penitenciarelor, în vederea aprobării
B – la nivelul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor
Direcţia Economico – - verifică legalitatea modului de întocmire a listei cu
Administrativă propuneri de scoatere din funcţiune şi casare a activelor fixe înaintată de
/Serviciul Logistic unitate
- verifică existenţa şi conţinutul actelor justificative ale propunerilor de scoatere
din funcţiune şi casare a activelor fixe
72
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
Directorul adj. - întocmeşte şi înaintează, spre aprobare, o notă prin care solicită casarea
economico-adminis- activelor fixe care nu au fost valorificate în condiţiile legislaţiei în vigoare şi
trativ/Şeful serviciului propune directorului unităţii constituirea comisiei de casare
economico-
administrativ
Directorul unităţii - aprobă nota şi numeşte, prin decizie zilnică pe unitate, comisia de casare a
activelor fixe
Directorul adj. - instruieşte comisia de casare asupra obligaţiilor ce-i revin în îndeplinirea
economico- atribuţiilor privind casarea activelor fixe
administrativ/Şeful - dispune măsuri de punere la dispoziţia comisiei, după caz, a echipamentelor
serviciului economico- de protecţie individuală, a mijloacelor tehnice necesare operaţiunilor de
administrativ dezmembrare, demontare, desfacere, tăiere, spargere, ardere, etc., precum şi
a personalului destinat manipulării activelor fixe ce fac obiectul casării
Responsabilul cu - instruieşte comisia de casare şi personalul destinat manipulării activelor
securitatea şi fixe, asupra regulilor specifice prevăzute de legislaţia privind securitatea şi
sănătatea în muncă sănătatea în muncă, pentru operaţiuni de manipulare, dezmembrare,
demontare, desfacere, tăiere, spargere, ardere, etc. şi consemnează
instructajul efectuat într-un proces verbal
Comisia de casare - verifică legalitatea documentelor prezentate
- verifică dacă activele fixe sunt complete, conform inventarelor de complet (*
în situaţia în care comisia constată că activele fixe sunt incomplete, datorită
unor cauze imputabile, acestea vor fi respinse de la executarea operaţiunii de
casare, propunându-se efectuarea cercetării administrative)
- stabileşte destinaţia materialelor refolosibile, potrivit prevederilor legale în
vigoare
- execută operaţiunea de casare a activelor fixe, prin dezasamblare sau
distrugere
- întocmeşte şi semnează, pe fiecare filă, procesul verbal de casare a activelor
fixe şi anexele aferente
- înaintează procesul verbal, spre avizare, directorului unităţii
Directorul unităţii - avizează procesul verbal de casare a activelor fixe
Contabilul şef - dispune măsuri de operare în evidenţa contabilă a modificărilor survenite în
urma casării şi de arhivare a procesului verbal la dosarul documentelor
justificative
73
Manual de proceduri
Scop: stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea declasării şi casării valorilor materiale, altele
decât activele fixe
Premise:
- existenţa unui patrimoniu aflat în administrarea şi folosinţa fiecărei unităţi de penitenciare
- existenţa personalului specializat în evaluarea stării fizice a valorilor materiale, altele decât activele
fixe, aflate în dotarea unităţilor de penitenciare
Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţilor din subordinea acesteia
Procedura:
74
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
Directorul adj. - întocmeşte şi înaintează, spre aprobare, o notă prin care solicită casarea
economico- bunurilor materiale care nu au fost valorificate în condiţiile legislaţiei în vigoare şi
administrativ/ Şeful propune directorului unităţii constituirea comisiei de casare
serviciului
economico-
administrativ
Directorul unităţii - aprobă nota şi numeşte, prin decizie zilnică pe unitate, comisia de casare a
valorilor materiale
Directorul adj. - instruieşte comisia de casare asupra obligaţiilor ce-i revin în îndeplinirea
economico- atribuţiilor privind casarea valorilor materiale
administrativ /Şeful - dispune măsuri de punere la dispoziţia comisiei, după caz, a echipamentelor
serviciului de protecţie individuală, a mijloacelor tehnice necesare operaţiunilor de
economico- dezmembrare, demontare, desfacere, tăiere, spargere, ardere, etc., precum şi a
administrativ personalului destinat manipulării valorilor materiale ce fac obiectul casării
Responsabilul cu - instruieşte comisia de casare şi personalul destinat manipulării valorilor
securitatea şi materiale, asupra regulilor specifice prevăzute de legislaţia privind securitatea şi
sănătatea în muncă sănătatea în muncă, pentru operaţiuni de manipulare, dezmembrare, demontare,
desfacere, tăiere, spargere, ardere, etc. şi consemnează instructajul efectuat
într-un proces verbal
Comisia de casare - verifică legalitatea documentelor prezentate
- verifică dacă valorile materiale sunt complete, conform inventarelor de complet
(* în situaţia în care comisia constată că acestea sunt incomplete, datorită unor
cauze imputabile, acestea vor fi respinse de la executarea operaţiunii de casare,
propunându-se efectuarea cercetării administrative)
- stabileşte destinaţia materialelor refolosibile, potrivit prevederilor legale în
vigoare
- execută operaţiunea de casare a valorilor materiale, prin dezasamblare sau
distrugere
- întocmeşte şi semnează, pe fiecare filă, procesul verbal de casare şi anexele
aferente
- înaintează procesul verbal, spre avizare, directorului unităţii
Directorul unităţii - avizează procesul verbal de casare a valorilor materiale
Contabilul şef - dispune măsuri de operare în evidenţa contabilă a modificărilor survenite în
urma casării şi de arhivare a procesului verbal la dosarul documentelor
justificative
75
Manual de proceduri
1. Scop:
- stabilirea unui cadru unitar pentru organizarea şi desfăşurarea etapelor procesului de achiziţionare de
produse, servicii sau lucrări prin procedura „Cerere de oferte” în Administraţia Naţională a
Penitenciarelor şi unităţile penitenciare;
- stabilirea responsabilităţilor privind activităţile desfăşurate precum şi a modului de întocmire, a circulaţiei
şi arhivării documentelor întocmite în cadrul acestui proces, avându-se în vedere asigurarea utilizării
eficiente a fondurilor publice şi celorlalte principii ce stau la baza achiziţiilor publice.
2. Premise:
În conformitate cu prevederile art. 19 din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 34/2006, modificată şi
completată, autoritatea contractantă are dreptul de a aplica procedura de cerere de oferte numai în cazul în
care valoarea estimată, fără TVA, a contractului de achiziţie publică este mai mică decât sau egală cu
echivalentul în lei al următoarelor praguri:
a) pentru contractul de furnizare: 75.000 euro;
b) pentru contractul de servicii: 75.000 euro;
c) pentru contractul de lucrări: 500.000 euro.
3. Aplicabilitate:
Procedura se refera la efectuarea achiziţiilor efectuate prin organizarea procedurii de „cerere de oferte”
conform OUG nr. 34 /2006, modificată şi completată, fiind aplicabilă Administraţiei Naţionale a
Penitenciarelor şi unităţilor subordonate, prin intermediul compartimentelor de achiziţii.
Definiţie:
Cererea de oferte: procedura simplificata de achiziţie de produse servicii lucrări, prin care autoritatea
contractanta solicita oferte de la mai mulţi operatori economici.
76
4. Descrierea procedurii
4.1.Identificarea necesităţilor şi a fondurilor necesare
Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaborează Verifica Aproba Arhivează
crt.
1. Estimarea valorii contractului Se identifică toate costurile aferente pentru La data Compart. D.E.A. Director Compart.
de achiziţie publică. obţinerea produselor, lucrărilor sau serviciilor demarării logistic Cont. sef achiziţii
necesare: se însumează toate costurile plătibile procedurii
pentru îndeplinirea contractului; se iau în
considerare toate majorările preţului contractului,
eventualele suplimentări faţa de obiectul iniţial;
valoarea premiilor sau primelor ce se
intenţionează a se acorda.
1.1. Alegerea procedurii care Se specificarea datei estimative de începere- La data Compart. D.E.A. Director Compart.
urmează să fie aplicată şi finalizare a procedurii. întocmirii achiziţii achiziţii
întocmirea calendarului planului
procedurii
1.2. Verificarea existenţei Se verifică de către compartimentul financiar- La data Compart. D.E.A. Director Compart.
surselor de finanţare din Fila contabil încadrarea achiziţiei ce urmează a fi demarării achiziţii Cont. Sef achiziţii
de buget efectuată în bugetul aprobat şi repartizat unităţii procedurii Compart.
financiar
Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaborează Verifica Aproba Arhivează
crt.
1 Redactarea şi aprobarea Invitaţia de participare cuprinde cel puţin La data demarării Compart. D.E.A. Director Compart.
invitaţiei de participare. următoarele informaţii: procedurii achiziţii achiziţii
a) data limită stabilită pentru primirea
ofertelor;
b) adresa la care se transmit ofertele;
c) limba sau limbile în care trebuie elaborată
oferta;
d) dacă se solicită îndeplinirea unor criterii
minime de calificare, menţionarea acestora;
e) o scurtă descriere a obiectului contractului
de achiziţie publică ce urmează să fie atribuit;
f) modul de obţinere a documentaţiei de
atribuire.
(3) În cazul în care documentaţia de atribuire
este accesibilă direct prin mijloace
electronice, autoritatea contractantă are
obligaţia de a include în invitaţia de
participare informaţii privind modul de
accesare a documentaţiei respective.
2 Transmiterea invitaţiei de Se realizează numai prin mijloace 10 zile inainte de Compart. D.E.A. Director Compart.
participare către operatorul electronice, folosind aplicaţia dedicată, data dep. ofertei achiziţii achiziţii
SEAP. disponibilă la adresa de Internet www.e- care se pot reduce
licitaţie.ro cu 4 zile in cazul
public. docm de
atrib in SEAP 6
zile conf. cadr.
legal
4.4. Numirea comisiei de evaluare:
Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaborează Verifica Aproba Arhivează
crt.
1 Emiterea deciziei de numire Comisia de evaluare va fi formată din minim Până la data Compart. D.E.A. Director Compart.
a Comisiei de evaluare 3 membrii titulari şi 1 membru de rezervă. demarării achiziţii achiziţii
Membrii comisiei de evaluare sunt procedurii
nominalizaţi, de regulă, din cadrul
compartimentului intern de achiziţii
1.1 Modul de lucru al comisiei de Preşedintele comisiei de evaluare a ofertelor Până la data Compart. D.E.A. Director Compart.
evaluare. stabileşte modul de lucru, de comun acord cu deschiderii achiziţii achiziţii
membrii acesteia ofertelor
2 Întocmirea Notei justificative Autoritatea contractantă poate solicita opinia Până la data Compart. D.E.A. Director Compart.
privind cooptarea de experţi experţilor externi, în cazul în care instituţia nu deschiderii achiziţii achiziţii
externi, dacă este cazul. deţine personal calificat pentru verificarea ofertelor
respectării cerinţelor tehnice specificate în
caietul de sarcini.
3. Plicurile vor fi deschise de Acesta are obligaţia de a anunţa următoarele Şedinţa de Preşed. Reprez. din Compart.
către preşedintele comisiei de informaţii: denumirea (numele) ofertanţilor; deschidere a Comisiei partea Min. achiziţii
evaluare modificările şi retragerile de oferte; existenţa ofertelor de Finanţelor
garanţiilor de participare; elementele principale evaluare (daca e
ale propunerilor financiare, inclusiv preţul; prezent)
cursul de referinţă care va sta la baza
comparării preţurilor la evaluarea ofertelor
prezentate într-o altă monedă; propuneri de
oferte alternative (dacă este cazul); orice alte
detalii şi precizări pe care comisia de evaluare
le consideră necesare.
3.1 Nici o ofertă nu poate fi Excepţia de la această regulă o fac ofertele Şedinţa de Membrii Reprez. din Preşed. Compart.
respinsă în cadrul şedinţei de întârziate şi a celor care nu fac dovada deschidere a comisiei partea Min. Comisiei achiziţii
deschidere constituirii garanţiei pentru participare ofertelor de Finanţelor de
evaluare (daca e evaluare
prezent)
4 Comisia de evaluare va Procesul verbal de deschidere a ofertelor Şedinţa de Membrii Reprez. din Preşed. Compart.
întocmi un proces - verbal de trebuie să includă informaţiile anunţate de deschidere a comisiei partea Min. Comisiei achiziţii
deschidere către preşedintele comisiei. ofertelor de Finanţelor de
evaluare (daca e evaluare
prezent)
4.1 Semnarea procesului verbal Procesul verbal privind şedinţa de deschidere Şedinţa de Membrii Reprez. din Preşed. Compart.
de deschidere a ofertelor a ofertelor va fi semnat de către membrii deschidere a comisiei partea Min. Comisiei achiziţii
comisiei şi de către reprezentanţii ofertanţilor ofertelor de Finanţelor de
care sunt prezenţi la deschiderea ofertelor evaluare (daca e evaluare
prezent)
4.2 Autoritatea contractantă are Procesul verbal de deschidere a ofertelor se Imediat după Membrii Preşed. Compart.
obligaţia de a transmite trimite fiecărui participant la procedură, fie că a încheierea şedinţei comisiei Comisiei achiziţii
procesul verbal de fost prezent la deschidere sau nu, în copie de deschidere a de de
deschidere şi celorlalţi xerox, atât prin poştă cât şi prin fax. ofertelor evaluare evaluare
ofertanţi participanţi la
procedură, dar ai căror
reprezentanţi nu au fost
prezenţi la deschidere.
5 Orice decizie a comisiei de Membrii comisiei de evaluare care nu sunt de Imediat după Membrii Presed. Compart.
evaluare trebuie să acord cu decizia adoptată au obligaţia de a-şi încheierea şedinţei comisiei Comisiei achiziţii
întrunească votul a cel puţin prezenta punctul de vedere în scris, elaborând de deschidere a de de
2/3 dintre membrii săi. în acest sens o Notă individuală care se ofertelor evaluare evaluare
ataşează la Raportul procedurii de atribuire.
2.3 Cazuri în care oferta este Dacă ofertantul nu transmite, în perioada Maxim 72 ore de la Membrii Preşed. Compart.
considerată neconformă stabilită clarificările solicitate sau în cazul în solicitarea comisiei de Comisiei achiziţii
care explicaţiile prezentate de ofertant nu sunt clarificărilor evaluare de
concludente, oferta sa va fi considerată
neconformă. evaluare
Dacă ofertantul modifică, prin răspunsurile pe
care le prezintă, conţinutul propunerii tehnice,
iar aceasta nu mai răspunde în mod
substanţial cerinţelor caietului de sarcini, oferta
sa va fi considerată neconformă,
3 Se resping ofertele Prin ofertă inacceptabilă se înţelege oferta După expirarea Membrii Preşed. Compart.
necorespunzătoare, respectiv care:a fost depusă după data şi ora limită de termenului limită comisiei de Comisiei achiziţii
cele care sunt: inacceptabile depunere a ofertelor;a fost depusă la o altă evaluare de
adresă decât cea stabilită în anunţul de
şi/sau neconforme. participare;nu au fost însoţite de garanţia de evaluare
participare aşa cum a fost solicitată în
documentaţia de atribuire;a fost depusă de un
ofertant care nu îndeplineşte cerinţele minime
de calificare;constituie o alternativă la
prevederile caietului de sarcini, alternativă
care nu poate fi luată în considerare din
următoarele motive:în anunţul de participare
nu este precizată în mod explicit posibilitatea
depunerii unor oferte alternative, respectiva
ofertă alternativă nu respectă cerinţele minime
prevăzute în caietul de sarcini; conţine în
propunerea financiară un preţ care depăşeşte
valoarea fondurilor care pot fi disponibilizate
pentru îndeplinirea contractului de achiziţie
publică respectiv;prezintă un preţ neobişnuit
de scăzut în raport cu ceea ce urmează a fi
furnizat, executat sau prestat, iar justificările
primite nu au fost concludente.
Prin ofertă neconformă se înţelege oferta care:
nu satisface cerinţele caietului de sarcini;
conţine propuneri referitoare clauzele
contractuale care sunt în mod evident
dezavantajoase pentru autoritatea
contractantă; conţine în cadrul propunerii
financiare preţuri care nu sunt rezultatul liberei
concurenţe şi care nu pot fi justificate.
4. Oferte admisibile Prin oferta admisibilă se înţelege oferta După expirarea Membrii Preşed. Compart.
corespunzătoare din punct de vedere al termenului limită comisiei de Comisiei achiziţii
documentaţiei de atribuire. Oferta câştigătoare de
se va desemna din ofertele admisibile. evaluare
evaluare
5. Stabilirea ofertei câştigătoare Comisia de evaluare are obligaţia de a stabili După expirarea Membrii Preşed. Compart.
oferta câştigătoare, dintre ofertele admisibile, termenului limită comisiei de Comisiei achiziţii
pe baza aplicării criteriului stabilit pentru evaluare de
atribuirea contractului de achiziţie publică. evaluare
5.1 Calcularea punctajului pentru Dacă criteriul utilizat a fost "oferta cea mai Cât mai curând Membrii Preşed. Compart.
stabilirea ofertei câştigătoare avantajoasă din punct de vedere economic", posibil comisiei de Comisiei achiziţii
atunci evaluarea ofertelor se realizează prin
în cazul în care se aplică acordarea, pentru fiecare ofertă în parte, a evaluare de
criteriul de atribuire „oferta unui punctaj rezultat ca urmare a aplicării evaluare
cea mai avantajoasă din algoritmului de calcul stabilit în documentaţia
punct de vedere economic” de atribuire. Clasamentul se întocmeşte în
ordinea descrescătoare a punctajului acordat.
Punctajul obţinut de fiecare ofertă reprezintă
media aritmetică a punctajelor acordate de
fiecare membru al comisiei de evaluare în
5.2 Calcularea punctajului pentru Dacă criteriul utilizat a fost "preţul cel mai Cât mai curând Membrii Preşed. Compart.
stabilirea ofertei câştigătoarescăzut", atunci evaluarea ofertelor se posibil comisiei de Comisiei achiziţii
realizează prin compararea preţurilor, fără
în cazul în care se aplică TVA, a fiecărei oferte în parte şi prin evaluare de
criteriul de atribuire „preţul cel
întocmirea, în ordine descrescătoare a evaluare
mai scăzut” preţurilor respective, a clasamentului pe baza
căruia se stabileşte oferta câştigătoare.
5.3 Odată stabilită oferta Oferta care a fost stabilită câştigătoare nu Cât mai curând Membrii Preşed. Compart.
câştigătoare, aceasta rămâne poate fi modificată şi constituie parte posibil comisiei de Comisiei achiziţii
integrantă a contractului de achiziţie publică de
fermă. care urmează să fie încheiat evaluare
evaluare
87
Manual de proceduri
88
6. Anularea procedurii, dacă Procedura de atribuire a contractului se Cât mai curând Membrii Preşed. Compart.
este cazul. anulează atunci când:au fost depuse numai posibil comisiei de Comisiei achiziţii
oferte inacceptabile, neconforme sau evaluare de
necorespunzătoare ; au fost depuse oferte
care, deşi pot fi luate în considerare, nu pot fi evaluare
comparate datorită modului neuniform de
abordare a soluţiilor tehnice şi/sau financiare;
abateri grave de la prevederile legislative
afectează procedura de atribuire sau este
imposibilă încheierea contractului.
7 Elaborarea raportului de După stabilirea ofertei căştigătoare, comisia de Cât mai curând Membrii Preşed. Compart.
evaluare al procedurii evaluare a ofertelor elaborează raportul de posibil comisiei de Comisiei achiziţii
evaluare a procedurii evaluare de
evaluare
7.1 Cuprinsul Raportului de Raportul procedurii se aproba de către Membrii Preşed. Director Compart.
evaluare a procedurii. ordonatorul terţiar de credite şi trebuie să comisiei de Comisiei achiziţii
cuprindă:denumirea şi sediul autorităţii
contractante; obiectul contractului de achiziţie evaluare de
publică ; denumirea/ numele ofertanţilor evaluare
participanţi la procedură; denumirea/ numele
ofertanţilor respinşi şi motivele care au stat la
baza acestei decizii; dacă este cazul, motivele
concrete pentru care una sau mai multe dintre
oferte au fost respinse ca urmare a
considerării preţurilor prezentate ca fiind
neobişnuit de scăzute (situaţie in care se cer
clarificări de la ofertanţi) ; denumirea/ numele
ofertantului/ ofertanţilor a cărui/căror ofertă a
fost declarată câştigătoare şi motivele care au
stat la baza acestei decizii; în cazul
ofertantului/ofertanţilor câştigători, partea din
contract pe care acesta/aceştia au declarat că
o sub contractează împreuna cu
denumirea/numele sub contractanţilor;
dacă este cazul, justificarea hotărârii de
anulare a procedurii de atribuire.
4.9. Transmiterea comunicării privind rezultatul procedurii de atribuire:
Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaborează Verifica Aproba Arhivează
crt.
1 Informarea ofertanţiilor Autoritatea contractantă are obligaţia de a Cât mai curând Resp. Preşed. Director Compart.
despre deciziile referitoare la informa ofertanţii despre deciziile referitoare la posibil achiziţii Comisiei achiziţii
atribuirea contractului de atribuirea contractului de achiziţie publică sau de eval.
achiziţie publică dacă este cazul, anularea procedurii de
atribuire şi eventuala iniţiere ulterioară a unei
noi proceduri.
1.1 Comunicarea rezultatului Comunicarea se realizează în scris 3 zile Maxim 3 zile de Resp. Preşed. Director Compart.
hotărârii comisiei de evaluare lucrătoare de la emiterea deciziilor respective la emiterea deciziei achiziţii Comisiei achiziţii
a ofertelor de eval.
1.2 Modalitatea de comunicare a Comunicarea se transmite şi prin fax sau prin Maxim 3 zile / 5 Resp. Preşed. Director Compart.
rezultatului mijloace electronice. Dacă aceasta nu se zile de la emiterea achiziţii Comisiei achiziţii
realizează şi prin fax sau mijloace electronice deciziei de eval.
atunci perioada de aşteptare înaintea semnării
contractului se majorează cu 5 zile lucrătoare
2 Acceptarea ofertelor Ofertantul/ofertanţii câştigător/câştigători se Maxim 3 zile de Resp. Preşed. Director Compart.
câştigătoare informează cu privire la acceptarea la emiterea deciziei achiziţii Comisiei achiziţii
ofertei/ofertelor prezentate. de eval.
2.1. Informarea ofertanţilor Ofertanţii care au fost respinşi sau a căror Maxim 3 zile Resp. Preşed. Director Compart.
respinşi despre rezultatul ofertă nu a fost declarată câştigătoare se de la emiterea achiziţii Comisiei achiziţii
3 Invitaţia ofertanţilor declaraţi Comunicarea către ofertantul/ofertanţii Maxim 3 zile Resp. Preşed. Director Compart.
câştigători pentru semnarea declaraţi câştigători trebuie să conţină şi de la emiterea achiziţii Comisiei achiziţii
contractului. invitaţia pentru semnarea contractului. deciziei de eval.
4.10. Perioada de aşteptare:
Nr. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaborează Verifica Aproba Arhivează
crt.
1 Necesitatea respectării Contractul de achiziţie publică se semnează Compart. D.E.A. Director Compart.
perioadei de aşteptare după o perioadă de aşteptare. Perioada de achiziţii Jurist achiziţii
aşteptare poate fi utilizată de persoanele care Contabil
se simt lezate de un act al autorităţii sef
contractante în legătură cu procedura de
achiziţie publică, pentru a-l contesta.
1.1 Termenul de aşteptare până Perioada de aşteptare până la semnarea 5 zile
la semnarea contractului contractului este de 5 zile de la notificarea
rezultatului
2. Primirea contestaţiilor, dacă Contestaţiile primite şi răspunsul la solicitările În termenul fixat Secretariat DEA Compart.
este cazul, cu număr de primite, se înregistrează la secretariatul achiziţii
înregistrare şi rezoluţia autorităţii contractante şi fac parte din dosarul
motivată a autorităţii achiziţiei.
contractante la contestaţia
depusă.
2.1 Obiectul contestaţiei Obiectul contestaţiei constă în pretenţia
concretă dedusă judecăţii şi poate fi, după
caz:anularea actului; obligarea autorităţii
contractante de a emite un act;
obligarea autorităţii contractante de a lua orice
alte măsuri necesare pentru remedierea
actelor ce afectează procedura de atribuire.
2.1.1 Competenţa în soluţionarea Competenţa de soluţionare contestaţii este În termenul fixat Consiliul Compart.
contestaţiilor dată de opţiunea părţii vătămate: sau Instanţa Achiziţii
fie, Consiliului; fie, instanţei de judecată. de judecată.
Participanţii la procedura de atribuire trebuie
sa fie instiintati de autoritatea contractanta
2.1.2 Înştiinţarea privind Autoritatea contractanta are obligatia sa ii Maxim 5 zile Compart. D.E.A. Director Compart.
depunerea contestaţiei instiinteze despre aceasta si pe ceilalti achiziţii Jurist Achiziţii
participanti la procedura de atribuire.
2.1.3 Termenele de depunere a Contestaţia poate fi depusă în toate fazele 5 zile Contestatar D.E.A. Compart.
contestaţiilor şi momentul procedurii de atribuire şi împotriva oricărui act Jurist Achiziţii
depunerii acestora al autorităţii contractante in 5 zile.
2.1.4 Soluţionarea contestaţiei Solutionarea se face de catre Consiliu si se 5 zile/10 zile Consiliul Compart.
comunica, in scris partilor in 5 zile; Achiziţii
Decizia motivată se publică pe pagina de
Internet a Consiliului, în cadrul buletinului
oficial, fără referire la datele de identificare a
deciziei şi ale părţilor, precum şi la datele
personale, în termen de 10 de zile de la data la
care aceasta rămâne definitivă şi irevocabilă.”
4.11. Semnarea contractului:
Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
crt.
1 Finalizarea atribuirii Procedura de atribuire a contractului se La data semnare Compart. D.E.A. Director Compart.
contractului de achiziţie finalizează prin semnarea contractului de contractului achiziţii Jurist achiziţii
publică. achiziţie publică . Contabil
sef
2. Incheierea contractului de Contractul de achiziţie publică se încheie în 5 zile (fct. de Compart. D.E.A. Director Compart.
achiziţie publică. formă scrisă, in trei exemplare in urma valoare contract) de achiziţii Jurist Achiziţii
procedurii de atribuire. la comunicarea Juridic Contabil Serv.
Un contract se semnează de ambii directori: hotararii de sef Financiar
directorul autorităţii contractante si ofertantul atribuire –contabil
Nr. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
crt.
1 Efectuarea analizei Reprezintă operaţiunea prin care autoritatea După finalizarea Compart. D.E.A. Director Compart.
desfăşurării procedurii si a contractantă analizează modul de îndeplinire a contractului achiziţii Jurist achiziţii
îndeplinirii contractului contractului respectiv, măsura in care au fost Cont.sef
satisfăcute toate necesităţile autorităţi,
punctele tari si punctele slabe ale procedurii si
propunerile de îmbunătăţire pe viitor a
procesului de achizitie publica
1. Scop:
- stabilirea unui cadru unitar pentru organizarea şi desfăşurarea procesului de achiziţionare directă de
produse, servicii sau lucrări în Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile penitenciare;
- stabilirea responsabilităţilor privind activităţile desfăşurate precum şi a modului de întocmire, a
circulaţiei şi arhivării documentelor întocmite în cadrul acestui proces, avându-se în vedere asigurarea
utilizării eficiente a fondurilor publice şi celorlalte principii ce stau la baza achiziţiilor publice.
2.Premise:
În conformitate cu prevederile art. 19 din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 34/2006, modificată şi
completată, autoritatea contractantă are dreptul de a achiziţiona direct produse, servicii sau lucrări, în
măsura în care valoarea achiziţiei, estimată conform prevederilor secţiunii a 2-a a capitolului 2 din
acelaşi act normativ, nu depăşeşte echivalentul în lei a 10.000 euro pentru fiecare achiziţie de produse,
servicii sau lucrări. Fiecare achiziţie directă se realizează pe bază de document justificativ, autoritatea
contractantă având obligaţia de a obţine şi păstra aceste documente.
3. Aplicabilitate:
Procedura se refera la efectuarea achiziţiilor directe de produse, servicii sau lucrări conform OUG nr. 34
/2006, modificată şi completată, fiind aplicabilă Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi unităţilor
sistemului administraţiei penitenciare (penitenciare, spital penitenciar, centre de reeducare, etc.), prin
intermediul compartimentelor de specialitate.
Definiţie:
Achizitionarea directa: autoritatea contractanta are dreptul de a achizitiona direct produse servicii
lucrari, in masura in care valoarea achizitiei estimata conf. preved. sect. a-II-a cap. II din Oug 34/2006
nu depaseste echivalentul in lei a 10.000 euro pt. fiecare achizitie de produse servicii sau lucrari.
4. Descrierea procedurii
Persoana desemnată din Persoana desemnată (responsabilul de sector) identifică nevoile şi
cadrul sectorului beneficiar întocmeşte NOTA INTERNĂ (Anexa 3)
(responsabilul de sector) După caz, persoana desemnată din cadrul sectorului beneficiar va
întocmi şi semna fişa tehnică a produsului, serviciului sau lucrării
necesare. Fişa tehnică va fi avizată de şeful compartimentului beneficiar, si
aprobata de ordonatorul terţiar/secundar de credite.
Fişa tehnică se anexează notei interne.
şi după caz are anexate bazele de calcul justificative.
Nota internă este vizată de şeful compartimentului beneficiar şi aprobată
de ordonatorul terţiar/secundar de credite.
Achizitorul/ responsabilul cu În baza notei interne responsabilul cu achiziţia va întocmi REFERATUL DE
achiziţia NECESITATE (anexa nr. 1).
Referatul de necesitate este vizat de compartimentul financiar – viza
CFPP (controlul financiar preventiv propriu), avizat de directorul adjunct
aconomico-administrativ şi aprobat de ordonatorul terţiar/secundar de
credite. După aprobarea referatului de necesitate, va efectua o
prospectare a pieţei, în scopul adoptării solutiei cea mai eficienta şi
avantajoasa pentru unitate.
Prospectarea se va efectua utilizând urmatoarele metode:
-consultarea catalogului electronic SEAP
-consultarea ofertei Bursei Romane de Marfuri
-consultareacatalogurilor de prezentare ale diversilor agenti economici
96
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
97
Manual de proceduri
ANEXA 1
Aprobat,
Avizat, Ordonator de credite
Director Adjunct
economico-administriv
Propun spre avizare
Şef birou/serviciu logistic
REFERAT DE NECESITATE
Privind achiziţionarea următoarelor produse/servicii/lucrări……
Temei legal : ● Hotărârea de Guvern nr. 1849/2004 modificată şi completată, privind organizarea,
funcţionarea şi atribuţiile Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor;
● Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de
achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune
de servicii, modificată şi completată;
● Hotărârea Guvernului nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor
referitoarea la atribuirea contractelor de achiziţie publică din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr.
34/2006, modificată şi completată;
Justificare :
Pentru buna desfăşurare a activităţii în cadrul sectorului.....................…………………………………..vă
rugăm să aprobaţi achiziţionarea directă, conform prevederilor legale, a următoarelor
produse/servicii/lucrări:
Valoare Valoare
achiziţii până la prevăzută in
Valoare
Nr Articol Cod Denumire Cantitate data de: PAAP 2008
U/M estimată
crt. bugetar C.P.V. produs necesară …………….. la la acest
lei fără TVA
acest C.P.V. C.P.V.
(fără TVA) ( fără TVA)
1
2
3
1. Necesitatea :
2. Data la care sunt necesare produsele:
3. Procedură de achiziţii propusă. Temei legal
4. Persoana responsabila de achiziţie:
5. Date sau anexe care sa susţină referatul.
98
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
ANEXA 2
Aprobat,
Avizat, Ordonator de credite
Director Adjunct
economico-administriv
Propun spre avizare
Şef birou/serviciu logistic
Temei legal:
● Hotărârea de Guvern nr. 1849/2004 modificată şi completată, privind organizarea,
funcţionarea şi atribuţiile Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor;
● Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie
publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii,
modificată şi completată;
● Hotărârea Guvernului NR. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor
referitoarea la atribuirea contractelor de achiziţie publică din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr.
34/2006, modificată şi completată;
● Alte prevederi legale ce vizează achiziţia
În urma evaluarii preţurilor pieţei şi a primirii ofertelor au reiesit următoarele :
Din analiza preţurilor de mai sus a reieşit ca pretul cel mai avantajos este oferit de firma
/firmele…………………………………………..., pentru …………...……………. , drept pentru care propun
achizitia directa de la aceasta/acestea.
99
Manual de proceduri
ANEXA 3
Nr.…………/…………….
NOTĂ INTERNĂ
Temei legal:
- Hotărârea de Guvern nr. 1849/2004 modificată şi completată, privind organizarea,
funcţionarea şi atribuţiile Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor
Justificare:
(privind achiziţionarea de produse/servicii/lucrări)
…………………………………………………………………………………………………….
• Denumire produse/ servicii/ lucrări
• Unitate de măsură / U.M.
• Cantitate
• Valoare estimată (cu TVA inclus)
• Termen de furnizare/ prestare/execuţie a produselor/serviciilor/lucrărilor solicitate
• Anexe:
- caiet de sarcini /fişa tehnică (după caz) a produsului/serviciului/lucrării - avizat(ă) de şeful /
directorul compartimentului beneficiar şi aprobată de ordonatorul secundar de credite.
Director
Şef Serviciu
Întocmit
100
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
1. Scop:
-stabilirea unui cadru unitar pentru organizarea şi desfăşurarea etapelor procesului de achiziţionare de
produse, servicii sau lucrări prin procedura „Licitaţie deschisă” în Administraţia Naţională a
Penitenciarelor şi unităţile penitenciare;
- stabilirea responsabilităţilor privind activităţile desfăşurate precum şi a modului de întocmire, a
circulaţiei şi arhivării documentelor întocmite în cadrul acestui proces, avându-se în vedere asigurarea
utilizării eficiente a fondurilor publice şi celorlalte principii ce stau la baza achiziţiilor publice.
2.Premise:
Licitaţia deschisă reprezintă procedura de atribuire a contractului de achiziţie publică la care orice
operator economic interesat are dreptul de a depune ofertă, în conformitate cu art. 73din Ordonanţa de
Urgenţă a Guvernului nr. 34/2006, modificată şi completată, procedura de licitaţie deschisă se
desfăşoară, de regulă, într-o singură etapă, autoritatea contractantă are dreptul de a decide organizarea
unei etape suplimentare de licitaţie electronică, caz în care are obligaţia de a anunţa această decizie în
anunţul de participare şi în documentaţia de atribuire.
3. Aplicabilitate:
Procedura se refera la efectuarea achiziţiilor efectuate prin organizarea procedurii de „licitaţie deschisă”
conform OUG nr. 34 /2006, modificată şi completată, fiind aplicabilă Administraţiei Naţionale a
Penitenciarelor şi unităţilor sistemului administraţiei penitenciare (penitenciare, spital penitenciar, centre
de reeducare, etc.), prin intermediul compartimentelor de specialitate.
Definiţie:
Licitatie deschisa: procedura de atribuire a contractului de achizitie publica la care orice oper. Econ.
Interesat are dreptul de a depune oferta
101
Manual de proceduri
102
4. Descrierea procedurii
4.1.Identificarea necesităţilor şi a fondurilor necesare
Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaborează Verifica Aproba Arhiveaza
crt.
1.1. Estimarea valorii contractului Se identifică toate costurile aferente pentru La data Compart. D.E.A. Director Compart.
de achiziţie publică. obtinerea produselor, lucrărilor sau serviciilor demarării logistic Cont. sef achizitii
necesare: se însumează toate costurile platibile procedurii
pentru îndeplinirea contractului; se iau în
considerare toate majorarile preţului contractului,
eventualele suplimentări faţa de obiectul iniţial;
valoarea premiilor sau primelor]] ce se
intenţionează a se acorda.
1.2. Alegerea procedurii care Se specifică data estimativă de începere- La data Compart. D.E.A. Director Compart.
urmează să fie aplicată şi finalizare a procedurii. întocmiri achizitii achizitii
întocmirea calendarului planului
procedurii
1.3. Verificarea existenţei surselor Se verifică de catre compartimentul financiar- La data Compart. D.E.A. Director Compart.
de finanţare din Fila de buget contabil încadrarea achiziţei ce urmează a fi demarării achizitii Cont. Sef achizitii
efectuată în bugetul aprobat şi repartizat unităţii procedurii Compart.
financiar
2. Elaborarea Notei de estimare Se anexează baze de calcul justificative, prin La data Compart. D.E.A. Director Compart.
a valorii contractului de care se evidenţiază valoarea contractului demarării Achizitii achizitii
achiziţie publică. exprimata în lei fără TVA, în euro şi încadrarea în procedurii
pragurile specifice legislaţiei in vigoare.
3. Elaborarea anunţului de Anunţul de intenţie se transmite spre publicare Cât mai curând Compart. D.E.A. Director Compart.
intenţie şi transmiterea obligatoriu atunci când se urmăreşte beneficierea după Achizitii achizitii
acestuia în SEAP şi MO - de reducere a termenelor şi dacă : începerea
dacă este cazul. valoarea totală estimată a contractelor depăşeşte anului bugetar
pragurile stabilite prin legislaţia în vigoare
Anunţul de intenţie se publică:
- în “Jurnalul Oficial al Uniunii Europene”, - în
SEAP
- în Monitorul Oficial al României, Partea a VI-a,
Achiziţii publice, opţional de la 01.01.2008;
- numai în SEAP cu condiţia ca, înainte de
publicare, să fi fost transmis un anună simplificat
de informare prealabilă către Comisia Europeană
4.2. Elaborarea documentaţiei de atribuire:
Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaborează Verifica Aproba Arhiveaza
crt.
1 Elaborarea caietului de Acesta va cuprinde toate specificaţiile tehnice, La data Compart. de D.E.A. Director Compart.
sarcini. care sunt acele cerinţe, prescripţii şi caracteristici demarării specialitate Cont.sef achizitii
tehnice cu ajutorul cărora sunt descrise procedurii Şef
produsele, serviciile sau lucrările în funcţie de compart.
specificul şi necesarul fiecărui compartiment de specialitate
activitate. Este interzis a se defini in caietul de
sarcini specificaţii tehnice care indică o anumită
origine, sursă, producţie, un procedeu special, o
marcă de fabrică sau de comerţ, un brevet de
invenţie, o licenţa de fabricaţie, care au ca efect
favorizarea sau eliminarea anumitor operatori
economici sau anumitor produse
Sarcina elaborării caietului de sarcini revine
persoanei desemnate (responsabilul de sector),
în colaborare cu specialiştii din fiecare sector de
activitate. Acesta se aprobă de către directorul
instituţiei.
4 Completarea fişei de date a Completarea Fişei de date a achiziţiei se face Pana la data Compart. D.E.A. Director Compart.
achiziţiei; conform prevederilor legale în vigoare şi a demarării Achizitii achizitii
modelului prezentat în Ghidul pentru atribuirea proced.
contractelor de achiziţie publică
5 Stabilirea formularelor şi Documentaţia de atribuire trebuie să conţină Pana la data Compart. D.E.A. Director Compart.
modelelor care se vor ataşa următoarele formulare: Fişa de date a achiziţiei, demarării Achizitii achizitii
documentaţiei de atribuire. Formularul de ofertă, Formularul de contract, proced.
Formularul de scrisoare de garanţie, daca se
solicită.
6 Constituirea garanţiei de Se recomandă solicitarea garanţiei de participare Pana la data Compart. D.E.A. Director Compart.
participare, daca este cazul . in procedurile de atribuire a contractelor care sunt deschiderii Achizitii achizitii
relativ complexe sau ori de cate ori aveţi semnale ofertelor
că respectiva piaţă de produse, servicii sau
lucrări nu este încă stabilă. Aceasta se constituie
numai dacă autoritatea contractantă solicită acest
lucru prin documentaţia de atribuire. Garanţia de
participare se stabileşte in suma fixă şi într-un
cuantum de maxim 2 % din valoarea estimata a
contractului de achiziţie publică. Perioada de
valabilitate a garanţiei pentru participare va fi cel
puţin egală cu per. de valabilitate a ofertei.
7 Elaborarea calendarului Se estimează datele de desfăşurare a fiecărui Pana La data Compart. D.E.A. Director Compart.
estimativ al procedurii pas al procedurii, pentru fiecare obiect în parte. demarării Achizitii achizitii
Este necesar pentru: planif. procesului de proced.
achiziţie publică; evitarea suprapunerilor şi
întârzierilor; monitoriz.internă a procesului de
achiziţie.
La elaborarea calendarului se va ţine seama de:
termenele prevăzute în ordonanţa pentru
publicare anunţuri; termenele prevăzute în
ordonanţa pentru depunerea ofertelor; durata
previzionată pentru examinarea şi evaluarea
ofertelor; perioada de aşteptare; orice alte
termene ce pot influenţa procedura
4.3. Transmiterea spre publicare a anunţului de participare:
Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaborează Verifica Aproba Arhiveaza
crt.
1 Redactarea şi aprobarea Anunţul de participare cuprinde cel puţin La data Compart. D.E.A. Director Compart.
anunţului de participare. următoarele informaţii: demararii Achizitii achizitii
a) data limită stabilită pentru primirea ofertelor; proced.
b) adresa la care se transmit ofertele;
c) limba sau limbile în care trebuie elaborată
oferta;
d) dacă se solicită îndeplinirea unor criterii
minime de calificare, menţionarea acestora;
e) o scurtă descriere a obiectului contractului de
achiziţie publică ce urmează să fie atribuit;
f) modul de obţinere a documentaţiei de atribuire.
3) În cazul în care documentaţia de atribuire este
accesibilă direct prin mijloace electronice,
autoritatea contractantă are obligaţia de a include
în invitaţia de participare informaţii privind modul
de accesare a documentaţiei respective.
2 Transmiterea anunţului de Se realizează numai prin mijloace electronice, 52 zile inainte Compart. D.E.A. Director Compart.
participare către operatorul folosind aplicaţia dedicată, disponibilă la adresa de data dep. Achizitii achizitii
SEAP. de Internet www.e-licitaţie.ro ofertei care se
pot reduce
Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
crt.
1 Completarea de către fiecare Se completează declaraţia de confidenţialitate şi Înainte de Membrii Reprez. Presed. Compart.
membru al comisiei de imparţialitate deschiderea comisiei de din partea Comisiei achiziţii
evaluare şi de către experţii ofertelor. evaluare Min.Finan- de
externi cooptaţi, a declaraţiilor telor (daca evaluare
privind confidenţialitatea şi e prezent)
conflictul de interese, înainte
de deschiderea ofertelor.
1.1 În cazul apariţiei conflictului Directorul unitatii, care a numit comisia de În mom. D.E.A. Reprez. Director Compart.
de interese, se ia decizia evaluare a ofertelor, va dispune modificarea apariţiei din partea achiziţii
modificării comisiei de componenţei comisiei. conflictului de Min.Finan-
evaluare şi se modifică interese telor (daca
decizia de numire a comisiei e prezent)
de evaluare
2 Ofertele se deschid la data, Ofertele se deschid de către comisia de evaluare Şedinţa de Membrii Reprez. Presed. Compart.
ora şi locul indicate în anunţul deschidere a comisiei de din partea Comisiei achiziţii
de participare şi în ofertelor evaluare Min.Finan- de
documentaţia de atribuire. telor (daca evaluare
e prezent)
2.1 Orice ofertant are dreptul de a Prezenţa acestuia se consemnează in procesul Şedinţa de Membrii Reprez. Presed. Compart.
fi prezent la şedinţa de verbal de deschidere a ofertelor. deschidere a comisiei de din partea Comisiei achiziţii
deschidere a ofertelor. ofertelor evaluare Min.Finan- de
telor (daca evaluare
e prezent)
2.2 În cadrul şedinţei de Se verifică dacă acestea sunt conform Şedinţa de Membrii Reprez. Presed. Compart.
deschidere a ofertelor, specificaţilor prevăzute în documentaţia de deschidere a comisiei de din partea Comisiei achiziţii
comisia de evaluare verifică atribuire ofertelor evaluare Min.Finant de
modul de respectare a elor (daca evaluare
regulilor formale de depunere e prezent)
şi prezentare a ofertelor şi a
documentelor care le
însoţesc.
3. Plicurile vor fi deschise de Acesta are obligaţia de a anunţa următoarele Şedinţa de Presedintele Reprez. Compart.
către preşedintele comisiei de informaţii: denumirea (numele) ofertanţilor; deschidere a Comisiei de din partea achiziţii
evaluare modificările şi retragerile de oferte; existenţa ofertelor evaluare Min.Finan-
garanţiilor de participare; elementele principale telor (daca
ale propunerilor financiare, inclusiv preţul; cursul e prezent)
de referinţă care va sta la baza comparării
preţurilor la evaluarea ofertelor prezentate într-o
altă monedă; propuneri de oferte alternative
(dacă este cazul); orice alte detalii şi precizări pe
care comisia de evaluare le consideră necesare.
3.1 Nici o ofertă nu poate fi Excepţia de la această regulă o fac ofertele Şedinţa de Membrii Reprez. Presed. Compart.
respinsă în cadrul şedinţei de întârziate şi a celor care nu fac dovada constituirii deschidere a comisiei de din partea Comisiei achiziţii
deschidere garanţiei pentru participare ofertelor evaluare Min.Finan- de
telor (daca evaluare
e prezent)
4 Comisia de evaluare va Procesul verbal de deschidere a ofertelor trebuie Şedinţa de Membrii Reprez. Presed. Compart.
întocmi un proces - verbal de să includă informaţiile anunţate de către deschidere a comisiei de din partea Comisiei achiziţii
deschidere preşedintele comisiei. ofertelor evaluare Min.Finan- de
telor (daca evaluare
e prezent)
4.1 Semnarea procesului verbal Procesul verbal privind şedinţa de deschidere a Şedinţa de Membrii Reprez. Presed. Compart.
de deschidere a ofertelor ofertelor va fi semnat de către membrii comisiei şi deschidere a comisiei de din partea Comisiei achiziţii
de către reprezentanţii ofertanţilor care sunt ofertelor evaluare Min.Finant de
prezenţi la deschiderea ofertelor elor (daca evaluare
e prezent)
5. Stabilirea ofertei Comisia de evaluare are obligaţia de a stabili După Membrii Presed. Compart.
câştigătoare oferta câştigătoare, dintre ofertele admisibile, pe expirarea comisiei de Comisiei achiziţii
baza aplicării criteriului stabilit pentru atribuirea termenului evaluare de
contractului de achiziţie publică. limita evaluare
5.1. Calcularea punctajului pentru Dacă criteriul utilizat a fost "oferta cea mai Cat mai curand Membrii Presed. Compart.
stabilirea ofertei câştigătoare avantajoasă din punct de vedere economic", posibil comisiei de Comisiei achiziţii
în cazul în care se aplică atunci evaluarea ofertelor se realizează prin evaluare de
acordarea, pentru fiecare ofertă în parte, a unui
criteriul de atribuire „oferta punctaj rezultat ca urmare a aplicării algoritmului evaluare
cea mai avantajoasă din de calcul stabilit în documentaţia de atribuire.
punct de vedere economic” Clasamentul se întocmeşte în ordinea
descrescătoare a punctajului acordat. Punctajul
obţinut de fiecare ofertă reprezintă media
aritmetică a punctajelor acordate de fiecare
membru al comisiei de evaluare în parte.
5.2. Calcularea punctajului pentru Dacă criteriul utilizat a fost "preţul cel mai scăzut", Cat mai curand Membrii Presed. Compart.
stabilirea ofertei câştigătoare atunci evaluarea ofertelor se realizează prin posibil comisiei de Comisiei achiziţii
compararea preţurilor, fără TVA, a fiecărei oferte
în cazul în care se aplică în parte şi prin întocmirea, în ordine evaluare de
criteriul de atribuire „preţul descrescătoare a preţurilor respective, a evaluare
cel mai scăzut” clasamentului pe baza căruia se stabileşte oferta
câştigătoare.
5.3 Odată stabilită oferta Oferta care a fost stabilită câştigătoare nu poate Cat mai curand Membrii Presed. Compart.
câştigătoare, aceasta fi modificată şi constituie parte integrantă a posibil comisiei de Comisiei achiziţii
contractului de achiziţie publică care urmează să
rămâne fermă. fie încheiat evaluare de
evaluare
6. Anularea procedurii, dacă Procedura de atribuire a contractului se anulează Cat mai curand Membrii Presed. Compart.
este cazul. atunci când:au fost depuse numai oferte posibil comisiei de Comisiei achiziţii
inacceptabile, neconforme sau
necorespunzătoare ; au fost depuse oferte care, evaluare de
deşi pot fi luate în considerare, nu pot fi evaluare
comparate datorită modului neuniform de
abordare a soluţiilor tehnice şi/sau financiare;
abateri grave de la prevederile legislative
afectează procedura de atribuire sau este
imposibilă încheierea contractului.
7 Elaborarea raportului de După stabilirea ofertei căştigătoare, comisia de Cat mai curand Membrii Presed. Compart.
evaluare al procedurii evaluare a ofertelor elaborează raportul de posibil comisiei de Comisiei achiziţii
evaluare a procedurii evaluare de
evaluare
7.1. Cuprinsul Raportului de Raportul procedurii se aproba de către Membrii Presed. Director Compart.
evaluare a procedurii. ordonatorul terţiar de credite şi trebuie să comisiei de Comisiei de achiziţii
cuprindă:denumirea şi sediul autorităţii evaluare evaluare
contractante; obiectul contractului de achiziţie
publică ; denumirea/ numele ofertanţilor
participanţi la procedură; denumirea/ numele
ofertanţilor respinşi şi motivele care au stat la
baza acestei decizii; dacă este cazul, motivele
concrete pentru care una sau mai multe dintre
oferte au fost respinse ca urmare a considerării
preţurilor prezentate ca fiind neobişnuit de
scăzute (situaţie in care se cer clarificări de la
ofertanţi) ; denumirea/ numele ofertantului/
ofertanţilor a cărui/căror ofertă a fost declarată
câştigătoare şi motivele care au stat la baza
acestei decizii; în cazul ofertantului/ofertanţilor
câştigători, partea din contract pe care
acesta/aceştia au declarat că o subcontractează
împreuna cu denumirea/numele
1.2. Modalitatea de comunicare a Comunicarea se transmite şi prin fax sau prin Maxim 3 zile Resp. Presed. Director Compart.
rezultatului mijloace electronice. Dacă aceasta nu se de la emiterea achiziţii Comisiei achiziţii
realizează şi prin fax sau mijloace electronice deciziei de eval.
atunci perioada de aşteptare inaintea semnării
contractului se majorează cu 5 zile lucrătoare
2 Acceptarea ofertelor Ofertantul/ofertanţii câştigator/câştigători se Maxim 3 zile Resp. Presed. Director Compart.
câştigătoare informeaza cu privire la acceptarea de la emiterea achiziţii Comisiei achiziţii
ofertei/ofertelor prezentate. deciziei de eval.
2.1. Informarea ofertanţilor Ofertanţii care au fost respinşi sau a căror ofertă Maxim 3 Resp. Presed. Director Compart.
respinşi despre rezultatul nu a fost declarată câştigătoare se informează zile de la achiziţii Comisiei achiziţii
hotărârii comisiei şi asupra motivelor care au stat la baza deciziei emiterea de eval.
motivarea acesteia. respective, după cum urmează: fiecărui ofertant deciziei
respins, motivele concrete care au stat la baza
deciziei de respingere a ofertei sale; pentru
fiecare oferta respinsă, motivele concrete care
au stat la baza deciziei de respingere; fiecărui
ofertant care a prezentat o ofertă acceptabilă,
conformă si corespunzătoare, dar care nu a fost
declarată castigătoare, caracteristicile şi
avantajele relative ale ofertei/ofertelor
câstigătoare în raport cu oferta sa, numele
ofertantului căruia urmează să i se atribuie
contractul de achiziţie publică.
3 Invitaţia ofertanţilor declaraţi Comunicarea către ofertantul/ofertanţii declaraţi Maxim 3 Resp. Presed. Director Compart.
câştigători pentru semnarea caştigători trebuie să conţină şi invitaţia pentru zile de la achiziţii Comisiei achiziţii
contractului. semnarea contractului. emiterea de eval.
deciziei
4.10. Perioada de aşteptare:
Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
crt.
1 Necesitatea respectării Contractul de achiziţie publică se semnează după Compart. D.E.A. Director Compart.
perioadei de aşteptare o perioadă de aşteptare. Perioada de aşteptare achiziţii Jurist achiziţii
poate fi utilizată de persoanele care se simt Contabil
lezate de un act al autorităţii contractante în
legatură cu procedura de achiziţie publică, pentru sef
a-l contesta.
1.1. Termenul de aşteptare până Perioada de asteptare până la semnarea 10 zile sau
la semnarea contractului contractului este de 10 zile de la notificarea 5 zile cu
rezultatului, în cazul în care valoarea estimată a majorările de
contractului de achiziţie publică/acordului-cadru,
este mai mare decât pragurile valorice prevăzute punctul 4.9.1.2
la art. 55 alin. (2);
b) 5 zile de la data transmiterii comunicării privind
rezultatul aplicării procedurii, conform
prevederilor art. 206-207, în cazul în care
valoarea estimată a contractului de achiziţie
publică/acordului-cadru, este mai mică sau egală
cu pragurile valorice prevăzute la art. 55 alin.
(2);A se vedea şi punctual 4.9.1.2
2.1.1 Competenţa în soluţionarea Competenţa de soluţionare contestaţii este dată In termenul Consiliul sau Compart.
contestaţiilor de opţiunea părţii vătămate: fie, Consiliului; fie, fixat Instanţa de Achiziţii
instanţei de judecată.Participanţii la procedura de judecată.
atribuire trebuie sa fie instiintati de autoritatea
contractanta,
2.1.2 Înştiinţarea privind Autoritatea contractanta are obligatia sa ii Maxim 5 zile Compart. D.E.A. Director Compart.
depunerea contestaţiei şi instiinteze despre aceasta si pe ceilalti achiziţii Jurist Achiziţii
transmiterea către Consiliu a participanti la procedura de atribuire. De
punctului de vedere asemenea, în termen de 5 zile de la primirea
copiei contestaţiei, autoritatea contractantă are
obligaţia transmiterii la Consiliu a punctului său
de vedere asupra acesteia, însoţit de orice
documente considerate edificatoare, precum şi,
sub sancţiunea amenzii prevăzute la art. 275 alin.
(3), o copie a dosarului achiziţiei publice. Lipsa
punctului de vedere al autorităţii contractante nu
împiedică soluţionarea contestaţiei, în măsura în
care s-a făcut dovada comunicării acesteia.
2.1.3 Termenele de depunere a Contestaţia poate fi depusă în toate fazele 10 zile sau Contestatar D.E.A. Compart.
contestaţiilor şi momentul procedurii de atribuire şi împotriva oricărui act al 5 zile Jurist Achiziţii
depunerii acestora autorităţii contractante in 10 zile de la luarea la
cunostinta de contestator a unui act al autoritatii
contractante, în cazul în care valoarea estimată
a contractului de achiziţie publică/acordului-
cadru, este mai mare decât pragurile valorice
prevăzute la art. 55 alin. (2);
si 5 zile de la data transmiterii comunicării privind
rezultatul aplicării procedurii, conform
prevederilor art. 206 - 207, în cazul în care
valoarea estimată a contractului de achiziţie
publică/acordului-cadru, este mai mică sau egală
cu pragurile valorice prevăzute la art. 55 alin. (2);
Prin excepţie, contestaţia care se referă la
prevederile documentaţiei de atribuire poate fi
depusă numai până la data stabilită pentru
depunerea ofertelor
2.1.4 Solutionarea contestaţiei Solutionarea se face de catre Consiliu si se 5 zile/10 zile Consiliul Compart.
comunica , in scris partilor in 5 zile; Achiziţii
Decizia motivată se publică pe pagina de
Internet a Consiliului, în cadrul buletinului oficial,
fără referire la datele de identificare a deciziei şi
ale părţilor, precum şi la datele personale, în
termen de 10 de zile de la data la care aceasta
rămâne definitivă şi irevocabilă.”
Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
crt.
1 Termenul maxim de Anunţul de atribuire se publică in cel mult 48 de Max. 48 zile Compart. D.E.A. Director Compart.
publicare a anunţului de zile după ce s-a finalizat procedura de licitaţie achiziţii achiziţii
atribuire. deschisă.
1.1 Cuprinsul anunţului de Anunţul de atribuire trebuie să conţină informaţiile Compart. D.E.A. Director Compart.
atribuire legal prevăzute, dar de regulă, nu mai mult de achiziţii achiziţii
650 de cuvinte.
2 Transmiterea anunţului de Anunţul de atribuire se publică in SEAP prin Compart. D.E.A., Director Compart.
atribuire. mijloace electronice, folosind aplicaţia dedicată, Achiziţii Jurist, Achiziţii
disponibilă la adresa de Internet www.e- Cont. Şef
licitaţie.ro; M.O al României, Partea a VI-a,
Achiziţii publice se face în cel mult o zi de la
publicarea în SEAP. Se realizează prin transm.
unei solicitări scrise. Publicarea în MO se
realiz. contra cost şi va fi facultativă,
începând cu 01.01.2008, cf.OUG 94-2007;
“Jurnalul Oficial al Uniunii Europene”, dacă este
cazul
Dacă valoarea estimată a contractului de achiziţie
publică ce urmează a fi atribuit depăseste
pragurile pentru care este obligatorie publicarea
anunţul de atribuire în Jurnalul Oficial al Uniunii
Europene, atunci acesta trebuie să conţină cel
puţin informaţiile cuprinse în anexa nr. 3A din
ordonanţă, prin utilizarea formularelor standard
adoptate de Comisia Europeană.
4.13. Definitivarea dosarului achiziţiei publice şi arhivarea documentelor:
Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
crt.
1 Definitivarea dosarului de Dosarul achizitiei publice cuprinde toate Dupa finaliz. Compart. D.E.A. Director Compart.
achiziţie publică. activitatile desfasurate in cadrul unei proceduri Procedurii Achiziţii Achiziţii
de atribuire, respectiv toate documentele
necesare pentru derularea procedurii.
2. Intocmirea şi păstrarea Dosarul de achiziţie publica se întocmeşte şi se Cel puţin 5 ani Compart. D.E.A. Director Compart.
dosarului de achiziţie păstrează de către autoritatea contractanta prin Achiziţii Cont. Şef Achiziţii
publică compartimentul intern specializat de achiziţii
publice. Acesta se întocmeşte pentru fiecare
contract de achiziţie publica atribuit. Se păstrează
atâta timp cat contractul de achiziţie publica
produce efecte juridice de la data finalizării
acestuia.
2 Intrarea in efectivitate a Contractul intra in efectivitate fie dupa Dupa Compart. D.E.A. Director Compart.
contractului constituirea garantiei de buna executie , daca a constituirea achiziţii Cont.şef achiziţii
fost solicitata, fie la termenul convenit de parti. garantiei de
Daca pe parcursul indeplinirii contractului se buna executie
constata faptul ca anumite elemente ale daca a fost
propunerii tehnice sunt inferioare sau nu solicitata, fie la
corespund cerintelor prevazute in caietul de term. convenit
sarcini si sa rezilierea contractului si angajarea de parti
raspunderii contractuale
3 Indeplinirea obligatiilor Partile trebuie sa-si indeplineasca, cu buna Pe perioada de Compart. D.E.A. Director Compart.
asumate prin contract credinta, obligatiile asumate atat din punct de valabilitate a achiziţii Cont.şef achiziţii
vedere calitativ, cat si calitativ, la termenul stabilit contractului
prin contact. Compartimentul achizitii, prin
managerul de contract urmareste respectarea
acestui aspect.
2.Premise:
În conformitate cu prevederile art. 94 din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 34/2006, modificată şi completată, autoritatea contractantă are dreptul de a
aplica procedura de dialog competitiv pentru atribuirea unui contract de achiziţie publică de furnizare, servicii sau lucrări, dacă se îndeplinesc, în mod cumulativ,
următoarele condiţii:
121
Manual de proceduri
122
3. Aplicabilitate:
Procedura se refera la atribuirea contractelor de achiziţii publice de furnizare, servicii sau lucrări prin procedura de dialog competitiv, conform OUG nr. 34 /2006,
modificată şi completată, fiind aplicabilă Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi unităţilor sistemului administraţiei penitenciare (penitenciare, spital
penitenciar, centre de reeducare, etc.), prin intermediul compartimentelor de specialitate.
Definiţie:
DIALOG COMPETITIV - procedura la care orice operator economic are dreptul de a-şi depune candidatura şi prin care autoritatea contractantă conduce un
dialog cu candidaţi admişi, în scopul identificării uneia sau mai multor soluţii apte să răspundă necesităţilor sale, urmând ca, pe baza soluţiei/soluţiilor
identificate, candidaţii selectaţi să elaboreze oferta finală.
Conform art. 96 din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 34/2006, modificată şi completată procedura de dialog competitiv se desfăşoară în trei etape:
a) etapa de preselecţie a candidaţilor;
b) etapa de dialog cu candidaţii admişi în urma preselecţiei, pentru identificarea soluţiei/soluţiilor apte să răspundă necesităţilor autorităţii contractante şi în
baza căreia/cărora candidaţii vor elabora şi vor depune oferta finală;
c) etapa de evaluare a ofertelor finale depuse.
4. Descrierea procedurii
4.1.Identificarea necesităţilor şi a fondurilor necesare
Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
crt.
1.1. Estimarea valorii Se identifică toate costurile aferente pentru La data Compart. D.E.A. Director Compart.
contractului de achiziţie obtinerea produselor, lucrărilor sau serviciilor demarării logistic Cont. sef achizitii
publică. necesare: se însumează toate costurile platibile procedurii
pentru îndeplinirea contractului; se iau în
considerare toate majorarile preţului contractului,
eventualele suplimentări faţa de obiectul iniţial;
valoarea premiilor sau primelor ce se
intenţionează a se acorda.
1.2. Alegerea procedurii care Se verifică întrunirea condiţiilor prevăzute la art. La data Compart. D.E.A. Director Compart.
urmează să fie aplicată. 94 din ordonanţa de urgenţă: întocmiri achizitii achizitii
- contractul în cauză este considerat a fi de planului
complexitate deosebită;
- aplicarea procedurii de licitaţie deschisă sau
restrânsă nu ar permite atribuirea contractului de
achiziţie publică în cauză.
1.3. Elaborarea notei justificative Compartimentul intern specializat elaborează La data Compart. Jurist Director Compart.
privind alegerea procedurii nota justificativă conf art. 5 din Hot 925/2006. demarării achizitii achizitii
Aceasta face parte din dosarul achiziţiei. procedurii
1.4. Întocmirea calendarului Se specifică data estimativă de începere- La data Compart. D.E.A. Director Compart.
procedurii finalizare a procedurii. demarării achizitii achizitii
procedurii
1.5. Verificarea existenţei Se verifică de catre compartimentul financiar- La data Compart. D.E.A. Director Compart.
surselor de finanţare din Fila contabil încadrarea achiziţei ce urmează a fi demarării Achizitii Cont. Sef achizitii
de buget efectuată în bugetul aprobat şi repartizat unităţii procedurii Compart.
financiar
2. Elaborarea Notei justificative Se anexează baze de calcul justificative, prin Compart. D.E.A. Director Compart.
de estimare a valorii care se evidenţiază valoarea contractului Achizitii achizitii
contractului de achiziţie exprimata în lei fără TVA, în euro şi încadrarea în
pragurile specifice legislaţiei in vigoare.
publică.
3. Elaborarea anunţului de Anunţul de intenţie se transmite spre publicare Cât mai curând Compart. D.E.A. Director Compart.
2 Ofertele se deschid la data, Ofertele se deschid de către comisia de evaluareŞedinţa de Membrii Reprez. Presed. Compart.
ora şi locul indicate în deschidere a comisiei de din partea Comisiei achiziţii
anunţul de participare şi în ofertelor evaluare Min. de
documentaţia de atribuire. Finanţelor evaluare
(dacă e
prezent)
2.1 Orice ofertant are dreptul de Prezenţa acestuia se consemnează in procesul Şedinţa de Membrii Reprez. Presed. Compart.
a fi prezent la şedinţa de verbal de deschidere a ofertelor. deschidere a comisiei de din partea Comisiei achiziţii
deschidere a ofertelor. ofertelor evaluare Min. de
Finanţelor evaluare
(dacă e
prezent)
2.2 În cadrul şedinţei de Se verifică dacă acestea sunt conform Şedinţa de Membrii Reprez. Presed. Compart.
deschidere a ofertelor, specificaţilor prevăzute în documentaţia de deschidere a comisiei de din partea Comisiei achiziţii
comisia de evaluare verifică atribuire ofertelor evaluare Min. de
modul de respectare a Finanţelor evaluare
regulilor formale de (dacă e
depunere şi prezentare a prezent)
ofertelor şi a documentelor
care le însoţesc.
3 Plicurile vor fi deschise de Acesta are obligaţia de a anunţa următoarele Şedinţa de Presed. Reprez. Compart.
către preşedintele comisiei informaţii: denumirea (numele) ofertanţilor; deschidere a Comisiei de din partea achiziţii
de evaluare . modificările şi retragerile de oferte; existenţa ofertelor evaluare Min.
garanţiilor de participare; elementele principale Finanţelor
ale propunerilor financiare, inclusiv preţul; cursul (dacă e
de referinţă care va sta la baza comparării prezent)
preţurilor la evaluarea ofertelor prezentate într-o
altă monedă; propuneri de oferte alternative
(dacă este cazul); orice alte detalii şi precizări pe
care comisia de evaluare le consideră necesare.
4 Comisia de evaluare va Procesul verbal de deschidere a ofertelor trebuie Şedinţa de Membrii Reprez. Presed. Compart.
întocmi un proces - verbal să includă informaţiile anunţate de către deschidere a comisiei de din partea Comisiei achiziţii
de deschidere preşedintele comisiei. ofertelor evaluare Min. de
Finanţelor evaluare
(dacă e
prezent)
4.1 Semnarea procesului verbal Procesul verbal privind şedinţa de deschidere a Şedinţa de Membrii Reprez. Presed. Compart.
de deschidere a ofertelor ofertelor va fi semnat de către membrii comisiei şi deschidere a comisiei de din partea Comisiei achiziţii
de către reprezentanţii ofertanţilor care sunt ofertelor evaluare Min. de
Finanţelor
prezenţi la deschiderea ofertelor (dacă e evaluare
prezent)
4.2 Autoritatea contractantă are Procesul verbal de deschidere a ofertelor se Imediat după Membrii Presed. Compart.
obligaţia de a transmite trimite fiecărui participant la procedură, fie că a încheierea comisiei de Comisiei achiziţii
procesul verbal de fost prezent la deschidere sau nu, în copie xerox, şedinţei de evaluare de
deschidere şi celorlalţi
ofertanţi participanţi la atât prin poştă cât şi prin fax. deschidere a evaluare
procedură, dar ai căror ofertelor
reprezentanţi nu au fost
prezenţi la deschidere.
5 Orice decizie a comisiei de Membrii comisiei de evaluare care nu sunt de Imediat după Membrii Presed. Compart.
evaluare trebuie să acord cu decizia adoptată au obligaţia de a-şi încheierea comisiei de Comisiei achiziţii
întrunească votul a cel puţin prezenta punctul de vedere în scris, elaborând în şedinţei de evaluare de
2/3 dintre membrii săi. acest sens o Notă individuală care se ataşează la deschidere a evaluare
Raportul procedurii de atribuire. ofertelor
4 Stabilirea ofertei Comisia de evaluare are obligaţia de a stabili După Membrii Presed. Compart.
câştigătoare oferta câştigătoare, dintre ofertele admisibile, pe expirarea comisiei de Comisiei achiziţii
baza aplicării criteriului stabilit pentru atribuirea termenului evaluare de
contractului de achiziţie publică. limita evaluare
5 Calcularea punctajului Dacă criteriul utilizat fiind "oferta cea mai Cat mai curand Membrii Presed. Compart.
pentru stabilirea ofertei avantajoasă din punct de vedere economic", posibil comisiei de Comisiei achiziţii
câştigătoare în urma evaluarea ofertelor se realizează prin acordarea, evaluare de
aplicării criteriului de pentru fiecare ofertă în parte, a unui punctaj evaluare
atribuire „oferta cea mai rezultat ca urmare a aplicării algoritmului de
avantajoasă din punct de calcul stabilit în documentaţia de atribuire.
vedere economic” Clasamentul se întocmeşte în ordinea
descrescătoare a punctajului acordat. Punctajul
obţinut de fiecare ofertă reprezintă media
aritmetică a punctajelor acordate de fiecare
membru al comisiei de evaluare în parte.
6. Anularea procedurii, dacă Procedura de atribuire a contractului se anulează Cat mai curand Membrii Presed. Compart.
este cazul. atunci când: au fost depuse numai oferte posibil comisiei de Comisiei achiziţii
inacceptabile, si/sau neconforme; nu a fost evaluare de
depusa nici o oferta sau au fost depuse oferte evaluare
care , deşi pot fi luate în considerare, nu pot fi
comparate datorită modului neuniform de
abordare a soluţiilor tehnice şi/sau financiare;
abateri grave de la prevederile legislative
afectează procedura de atribuire sau este
imposibilă încheierea contractului.
7 Elaborarea raportului de După stabilirea ofertei căştigătoare, comisia de Cat mai curand Membrii Presed. Compart.
evaluare al procedurii evaluare a ofertelor elaborează raportul de posibil comisiei de Comisiei achiziţii
evaluare a procedurii evaluare de
evaluare
4.9. Transmiterea comunicării privind rezultatul procedurii de atribuire:
Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
crt
1 Informarea Autoritatea contractantă are obligaţia de a Cat mai curand
ofertanţiilor Resp. Presed. Director Compart.
despre deciziile referitoare informa ofertanţii despre deciziile referitoare la posibil achiziţii Comisiei achiziţii
la atribuirea contractului de atribuirea contractului de achiziţie publică sau de eval.
achiziţie publică dacă este cazul, anularea procedurii de atribuire
şi eventuala iniţiere ulterioară a unei noi
proceduri.
1.1 Comunicarea rezultatului Comunicarea se realizează în scris 3 zile Maxim 3 zile Resp. Presed. Director Compart.
hotărârii comisiei de lucrătoare de la emiterea deciziilor respective de la emiterea achiziţii Comisiei achiziţii
evaluare a ofertelor deciziei de eval.
1.2 Modalitatea de comunicare Comunicarea se transmite şi prin fax sau prin Maxim 3 zile Resp. Presed. Director Compart.
a rezultatului mijloace electronice. Dacă aceasta nu se de la emiterea achiziţii Comisiei achiziţii
realizează şi prin fax sau mijloace electronice deciziei de eval.
atunci perioada de aşteptare inaintea semnării
contractului se majorează cu 5 zile.
2 Acceptarea ofertelor Ofertantul/ofertanţii câştigator/câştigători se Maxim 3 zile Resp. Presed. Director Compart.
câştigătoare informeaza cu privire la acceptarea de la emiterea achiziţii Comisiei achiziţii
ofertei/ofertelor prezentate. deciziei de eval.
1. SCOP
a) stabilirea unui cadru unitar intern - set de reguli - pentru organizarea şi desfăşurarea
procedurilor de atribuire a contractelor de achiziţii publice, prin procedura negocierea fără
publicarea prealabilă a unui anunţ de participare”, din cadrul sistemului penitenciar;
b) stabilirea responsabilităţilor privind activităţile desfăşurate în cazul aplicării procedurii de
atribuire „ negocierea fără publicarea prealabilă a unui anunţ de participare”,
c) asigură existenţa unei documentaţii adecvate derulării procedurii „negocierea fără publicarea
prealabilă a unui anunţ de participare”.”
2. PREMISE
În conformitate cu prevederile art. 122 din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 modificată şi
completată autoritatea contractantă are dreptul de a aplica procedura de negocierea fără publicarea
prealabilă a unui anunţ în următoarele cazuri:
a) atunci când, din motive tehnice, artistice sau pentru motive legate de protecţia unor drepturi de
exclusivitate, contractul de achiziţie publică poate fi atribuit numai unui anumit operator economic;
b) ca o măsură strict necesară, atunci când perioadele de aplicare a licitaţiei deschise, a licitaţiei
restrânse, a negocierii cu publicarea prealabilă a unui anunţ de participare sau a cererii de oferte nu pot
fi respectate din motive de extremă urgenţă, determinate de evenimente imprevizibile şi care nu se
datorează sub nicio formă unei acţiuni sau inacţiuni a autorităţii contractante. Autoritatea contractantă
nu are dreptul de a stabili durata contractului pe o perioadă mai mare decât cea necesară, pentru a face
faţă situaţiei de urgenţă care a determinat aplicarea procedurii de negociere fără publicarea prealabilă a
unui anunţ de participare;
c) atunci când produsele ce urmează a fi livrate sunt fabricate exclusiv în scopul cercetării ştiinţifice,
experimentării, studiilor sau dezvoltării tehnologice, şi numai dacă acestea nu se realizează pentru
obţinerea unui profit şi nici nu urmăresc acoperirea costurilor aferente;
d) atunci când este necesară achiziţionarea, de la furnizorul iniţial, a unor cantităţi suplimentare de
produse destinate înlocuirii parţiale sau extinderii echipamentelor/instalaţiilor livrate anterior, şi numai
dacă schimbarea furnizorului iniţial ar pune autoritatea contractantă în situaţia de a achiziţiona produse
care, datorită caracteristicilor tehnice diferite de cele deja existente, determină incompatibilităţi sau
dificultăţi tehnice sporite de operare şi întreţinere. Perioada în care astfel de contracte pot fi atribuite nu
trebuie să depăşească, de regulă, 3 ani de la atribuirea contractului de furnizare iniţial;
e) pentru achiziţionarea de materii prime cotate la bursele de mărfuri, achiziţia acestora realizându-
se ca urmare a tranzacţiilor de pe piaţa la disponibil;
f) atunci când produsele pot fi achiziţionate în condiţii deosebit de avantajoase, de la un operator
economic care îşi lichidează definitiv afacerile, de la un judecător-sindic care administrează afacerile
unui operator economic în stare de faliment sau lichidare, printr-un aranjament cu creditorii unui
operator economic în stare de faliment sau lichidare ori printr-o altă procedură similară cu cele
anterioare, reglementată prin lege;
g) atunci când, ca urmare a unui concurs de soluţii, contractul de servicii trebuie să fie atribuit,
conform regulilor stabilite iniţial, concurentului câştigător sau unuia dintre concurenţii câştigători ai
concursului respectiv, în acest din urmă caz, autoritatea contractantă având obligaţia de a transmite
invitaţie la negocieri tuturor concurenţilor câştigători;
h) atunci când este necesară achiziţionarea unor lucrări sau servicii suplimentare/adiţionale, care nu
au fost incluse în contractul iniţial, dar care datorită unor circumstanţe neprevăzute au devenit necesare
pentru îndeplinirea contractului în cauză, şi numai dacă se respectă, în mod cumulativ, următoarele
condiţii:
141
Manual de proceduri
3.APLICABILITATE
Procedura se aplică de către personalul din cadrul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor – aparat
propriu prin intermediul Direcţiei Economico–Administrative şi a ordonatorilor terţiari de credite din
sistemul administraţiei penitenciare ( penitenciare, spital penitenciar, centre de reeducare, etc.), potrivit
competenţelor stabilite prin fişa postului, pe linia achizitiilor publice.
Definiţie:
NEGOCIEREA - reprezintă procedura prin care autoritatea contractantă derulează consultări cu
candidaţii selectaţi şi negociază clauzele contractuale, inclusiv preţul, cu unul sau mai muţti dintre
aceştia.
142
4.DESCRIEREA PROCEDURII
4.1.Identificarea necesităţilor şi a fondurilor necesare
Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
crt.
1. Estimarea valorii Se identifică toate costurile aferente pentru La data Compart. D.E.A. Director Compart.
contractului de achiziţie obtinerea produselor, lucrărilor sau serviciilor demarării logistic Cont. sef achizitii
publică. necesare: se însumează toate costurile platibile procedurii
pentru îndeplinirea contractului; se iau în
considerare toate majorarile preţului contractului,
eventualele suplimentări faţa de obiectul iniţial;
valoarea premiilor sau primelor ce se
intenţionează a se acorda.
2. Alegerea procedurii care Se specifica data estimative de începere- La data Compart. D.E.A. Director Compart.
urmează să fie aplicată şi finalizare a procedurii. întocmiri achizitii achizitii
întocmirea calendarului planului
procedurii
3. Verificarea La
existenţei Se verifică de catre compartimentul financiar- data Compart. D.E.A. Director Compart.
surselor de finanţare din Fila contabil încadrarea achiziţei ce urmează a fidemarării Achizitii Cont. Sef achizitii
de buget procedurii
efectuată în bugetul aprobat şi repartizat unităţii Compart.
Financiar
4. Elaborarea Notei justificative Se anexează baze de calcul justificative, prin La data Compart. D.E.A. Director Compart.
de estimare a valorii care se evidenţiază valoarea contractului demarării Achizitii achizitii
contractului de achiziţie exprimata în lei fără TVA, în euro şi încadrarea în proced.
2 Elaborarea clauzelor Se ataşează un model de contract, redactat în alb La data întocmiri Compart. D.E.A. Director Compart.
contractuale. cu principalele clauze. Contractul de achiziţie planului achizitii Cont.sef achizitii
publică se redactează de către juristul instituţiei, se Serv.fin. Jurist
avizează de către directorul general al instituţiei,
directorul economic şi contabilul şef.
3 Stabilirea criteriilor de Criteriile de calificare si selecţie se referă numai La data Compart. D.E.A. Director Compart.
calificare si selecţie la:situaţia personală a ofertantului; capacitatea de demarării achizitii Cont.sef achizitii
referitoare la situaţia exercitare a activităţii profesionale; situaţia procedurii Compart. de
economică şi financiară economică şi financiară; capacitatea tehnică şi/sau specialit.
sau la capacitatea tehnică profesională; standarde de asigurare a calităţii;
şi/sau profesională. standarde de protecţie a mediului, dacă este cazul.
4 Completarea fişei de date Completarea Fişei de date a achiziţiei se face Pana la data de- Compart. D.E.A. Director Compart.
a achiziţiei conform anexei prezentate. marării proced. achizitii achizitii
2 Derularea negocierilor cuLa sfârşitul fiecărei întâlniri comisia de evaluare Membrii Presed. Compart.
fiecare candidat în parteare obligaţia consemnării problemelor discutate şi comisiei de Comisiei achiziţii
aspectelor convenite într-un proces-verbal de evaluare de
şedinţă. evaluare
3 Depunerea ofertei finale Negocierile se derulează până în momentul în Membrii Presed. Compart.
care fiecare participant la negocieri declară că comisiei de Comisiei achiziţii
oferta preliminară pe care a prezentat-o nu mai evaluare de
poate fi îmbunătăţită. evaluare
Autoritatea contractantă are obligaţia de a solicita
candidatului de la care, în urma negocierilor, a
obţinut cea mai avantajoasă propunere de ofertă
din punct de vedere economic, să reconfirme
rezultatul negocierilor, prin depunerea unei oferte
finale.
Ofertantul nu are dreptul ca, prin oferta finală, să
aducă modificări elementelor stabilite în procesul
de negociere.
4 Elaborarea raportului de După stabilirea ofertei căştigătoare, comisia de Imediat dupa Membrii Presed. Compart.
evaluare al procedurii evaluare a ofertelor elaborează raportul de deliberare comisiei de Comisiei achiziţii
evaluare a procedurii evaluare de
evaluare
4.7. Transmiterea comunicării privind rezultatul procedurii de atribuire:
Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
crt.
1 Informarea ofertanţiilor Autoritatea contractantă are obligaţia de a informa Cat mai curand Resp. Presed. Director Compart.
despre deciziile ofertanţii despre deciziile referitoare la atribuirea posibil achiziţii Comisiei achiziţii
referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică sau dacă este de eval.
contractului de achiziţie cazul, anularea procedurii de atribuire şi eventuala
publică iniţiere ulterioară a unei noi proceduri.
1.1 Comunicarea rezultatului Comunicarea se realizează în scris 3 zile Maxim 3 zile Resp. Presed. Director Compart.
hotărârii comisiei de lucrătoare de la emiterea deciziilor respective de la emiterea achiziţii Comisiei achiziţii
evaluare a ofertelor deciziei de eval.
1.2 Modalitatea de Comunicarea se transmite şi prin fax sau prin Maxim 3 zile Resp. Presed. Director Compart.
comunicare a rezultatului mijloace electronice. Dacă aceasta nu se de la emiterea achiziţii Comisiei achiziţii
realizează şi prin fax sau mijloace electronice deciziei de eval.
atunci perioada de aşteptare inaintea semnării
contractului se majorează cu 5 zile lucrătoare
2 Acceptarea ofertelor Ofertantul/ofertanţii câştigator/câştigători se Maxim 3 zile Resp. Presed. Director Compart.
câştigătoare informeaza cu privire la acceptarea ofertei/ofertelor de la emiterea achiziţii Comisiei achiziţii
prezentate. deciziei de eval.
2.1 Informarea ofertanţilor Ofertanţii care au fost respinşi sau a căror ofertă Maxim 3 zile Resp. Presed. Director Compart.
respinşi despre rezultatul nu a fost declarată câştigătoare se informează de la emiterea achiziţii Comisiei achiziţii
hotărârii comisiei şi asupra motivelor care au stat la baza deciziei deciziei de eval.
motivarea acesteia. respective, după cum urmează: fiecărui ofertant
respins, motivele concrete care au stat la baza
deciziei de respingere a ofertei sale; pentru
fiecare oferta respinsă, motivele concrete care au
stat la baza deciziei de respingere; fiecărui
ofertant care a prezentat o ofertă acceptabilă,
conformă si corespunzătoare, dar care nu a fost
declarată castigătoare, caracteristicile şi
avantajele relative ale ofertei/ofertelor
câstigătoare în raport cu oferta sa, numele
ofertantului căruia urmează să i se atribuie
contractul de achiziţie publică.
3 Invitaţia ofertanţilor Comunicarea către ofertantul/ofertanţii declaraţi Maxim 3 zile Resp. Presed. Director Compart.
declaraţi câştigători caştigători trebuie să conţină şi invitaţia pentru de la emiterea achiziţii Comisiei achiziţii
2 Competenţa soluţionării Competenţa de soluţionare contestaţii este dată de In termenul fixat Consiliul sau Compart.
contestaţiilor opţiunea părţii vătămate: Instanţa de Achiziţii
fie, Consiliului; fie, instanţei de judecată.
judecată.Participanţii la procedura de atribuire
trebuie sa fie instiintati de autoritatea contractanta.
3 Înştiinţarea privind Autoritatea contractanta are obligatia sa ii Maxim 5 zile Compart. D.E.A. Director Compart.
depunerea contestaţiei instiinteze despre aceasta si pe ceilalti participanti achiziţii Jurist Achiziţii
la procedura de atribuire.
4 Soluţionarea contestaţiei Solutionarea se face de catre Consiliu si se 5 zile/10 zile Consiliul Compart.
comunica , in scris partilor in 5 zile; Achiziţii
Decizia motivată se publică pe pagina de Internet
a Consiliului, în cadrul buletinului oficial, fără
referire la datele de identificare a deciziei şi ale
părţilor, precum şi la datele personale, în termen
de 10 de zile de la data la care aceasta rămâne
definitivă şi irevocabilă.”
1. Scop:
Stabilirea unui cadru unitar pentru organizarea şi desfăşurarea etapelor procesului de achiziţionare de produse, servicii sau lucrări prin procedura „Concurs de
soluţii” în Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile penitenciare;
stabilirea responsabilităţilor privind activităţile desfăşurate precum şi a modului de întocmire, a circulaţiei şi arhivării documentelor întocmite în cadrul acestui
proces, avându-se în vedere asigurarea utilizării eficiente a fondurilor publice şi celorlalte principii ce stau la baza achiziţiilor publice.
3. Aplicabilitate:
Procedura se refera la efectuarea achiziţiilor efectuate prin organizarea unui concurs de soluţii conform OUG nr. 34 /2006, modificată şi completată, fiind
aplicabilă Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi unităţilor sistemului administraţiei penitenciare (penitenciare, spital penitenciar, centre de reeducare, etc.),
prin intermediul compartimentelor de specialitate.
151
Manual de proceduri
152
Definiţie:
Concurs de soluţii - o procedură specială prin care se achiziţionează, îndeosebi în domeniul amenajării teritoriului, al proiectării urbanistice şi peisagistice, al
arhitecturii sau în cel al prelucrării datelor, un plan sau un proiect, prin selectarea acestuia pe baze concurenţiale de către un juriu, cu sau fără acordarea de
premii. Se iniţiază prin publicarea unui anunţ de participare prin care solicită operatorilor economici interesaţi depunerea de proiecte.
4. Descrierea procedurii
4.1.Identificarea necesităţilor şi a fondurilor necesare
Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
crt.
1.1. Estimarea valorii Se identifică toate costurile aferente pentru La data Compart. D.E.A. Director Compart.
contractului de achiziţie obtinerea produselor, lucrărilor sau serviciilor demarării logistic Cont. sef achizitii
publică. necesare: se însumează toate costurile platibile procedurii
pentru îndeplinirea contractului; se iau în
considerare toate majorarile preţului contractului,
eventualele suplimentări faţa de obiectul iniţial;
valoarea premiilor sau primelor ce se intenţionează
a se acorda.
1.2. Alegerea procedurii care Se specifica data estimativa de începere-finalizare La data Compart. D.E.A. Director Compart.
urmează să fie aplicată a procedurii. întocmiri achizitii achizitii
şi întocmirea planului
calendarului procedurii
1.3. Verificarea existenţei Se verifică de catre compartimentul financiar- La data Compart. D.E.A. Director Compart.
surselor de finanţare din contabil încadrarea achiziţei ce urmează a fi demarării achizitii Cont. Sef achizitii
Fila de buget efectuată în bugetul aprobat şi repartizat unităţii procedurii Compart.
financiar
2. Elaborarea Notei Se anexează baze de calcul justificative, prin care Compart. D.E.A. Director Compart.
justificative de estimare a se evidenţiază valoarea contractului exprimata în achizitii achizitii
valorii contractului de lei fără TVA, în euro şi încadrarea în pragurile
achiziţie publică. specifice legislaţiei in vigoare.
3. Elaborarea anunţului de Anunţul de intenţie se transmite spre publicare Compart. D.E.A. Director Compart.
intenţie şi transmiterea obligatoriu atunci când se urmăreşte beneficierea achizitii achizitii
acestuia în SEAP şi MO- de reducere a termenelor şi dacă :
dacă este cazul. valoarea totală estimată a contractelor depăşeşte
pragurile stabilite prin legislaţia în vigoare
Anunţul de intenţie se publică:
- în “Jurnalul Oficial al Uniunii Europene”, - în
SEAP
- în Monitorul Oficial al României, Partea a VI-a,
Achiziţii publice; facultativ de la 01.01.2008
- numai în SEAP cu condiţia ca, înainte de
publicare, să fi fost transmis un anunţ simplificat de
informare prealabilă către Comisia Europeană
Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
crt.
1 Elaborarea caietului de Sarcina elaborării caietului de sarcini revine La data Compart. de D.E.A. Director Compart.
sarcini. persoanei desemnate (responsabilul de sector), în demarării specialitate Cont.sef achizitii
colaborare cu specialiştii din fiecare sector de procedurii Şef
activitate.(sau specialisti din exterior cu o anumita compart.
calificare,daca e cazul) Acesta se aprobă de către specialitate
directorul instituţiei.
2 Stabilirea criteriilor de Criteriile de calificare si selecţie se referă numai la: La data Compart. D.E.A. Director Compart.
calificare si selecţie situaţia personală a ofertantului; capacitatea de demarării achizitii Cont.sef achizitii
referitoare la situaţia exercitare a activităţii profesionale; situaţia procedurii Compart. de
economică şi financiară economică şi financiară; capacitatea tehnică şi/sau specialit.
3 Verificarea modului de respectare a Se verifică dacă acestea sunt conform specificaţilor şedinţa de Membrii Presed. Compart.
regulilor formale de depunere şi prevăzute în documentaţia de concurs deschidere a juriului Comisiei achiziţii
prezentare a soluţiilor/proiectelor şi a soluţiilor/ de
documentelor care le însoţesc. proiectelor evaluare
4 Plicurile vor fi deschise de către Acesta are obligaţia de a anunţa următoarele şedinţa de Presedintel Compart.
preşedintele juriului. informaţii: denumirea (numele) ofertanţilor; deschidere a e juriului achiziţii
modificările şi retragerile de oferte; existenţa soluţiilor/
garanţiilor de participare; elementele principale ale proiectelor
propunerilor financiare, inclusiv preţul; cursul de
referinţă care va sta la baza comparării preţurilor la
evaluarea soluţiilor/proiectelor prezentate într-o altă
monedă; propuneri de oferte alternative (dacă este
cazul); orice alte detalii şi precizări pe care juriul le
consideră necesare.
5 Comisia de evaluare va întocmi un Procesul verbal de deschidere a solutiilor/proiectelor şedinţa de Membrii Presed. Compart.
proces - verbal de deschidere trebuie să includă informaţiile anunţate de către deschidere a juriului Comisiei achiziţii
preşedintele juriului. solutiilor/ de
proiectelor evaluare
6 Semnarea procesului verbal de Procesul verbal privind şedinţa de deschidere a şedinţa de Membrii Presed. Compart.
deschidere a solutiilor/proiectelor solutiilor/proietelor va fi semnat de către membrii deschidere a juriului Comisiei achiziţii
juriului şi de către reprezentanţii ofertanţilor care sunt solutiilor de
prezenţi la deschiderea solutiilor/proiectelor evaluare
4.8. Examinarea şi evaluarea proiectelor
Nr. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Aproba Arhiveaza
crt.
1 Examinare şi evaluarea Juriul are obligaţia de a desfăşura activităţile de In cadrul sed. Membrii Presed. Compart.
soluţiilor/proiectelor examinare şi evaluare numai la sediul autorităţii De deschidere juriului Comisiei achiziţii
contractante de
evaluare
2 Verificarea soluţiilor/proiectelor Verificarea de către juriu a condiţiilor de : eligibilitate, In cadrul sed. Membrii Presed. Compart.
calificare, corespondenţa tehnică şi financiară dintre de deschidere juriului Comisiei achiziţii
documentaţia de atribuire şi ofertele depuse de
evaluare
3 Se resping proiectele După expirarea Membrii Presed. Compart.
necorespunzătoare, respectiv cele termenului juriului Comisiei achiziţii
care sunt:: inacceptabile sau limita de
neconforme. evaluare
5. Stabilirea solutiei/proiectului Juriul are obligaţia de a evalua proiectele exclusiv pe După Membrii Presed. Compart.
câştigător baza criteriilor de evaluare indicate in anunt. expirarea juriului Comisiei achiziţii
Juriul are dreptul de a invita concurenţii sa răspundă termenului de
la problemele consemnate in vederea clarificării limita evaluare
oricăror aspecte referitoare la soluţia /proiectul
propus
5.1 Calcularea punctajului pentru Dacă criteriul utilizat a fost "oferta cea mai Cat mai curand Membrii Presed. Compart.
stabilirea solutiei/proiectului câştigător avantajoasă din punct de vedere economic", atunci posibil juriului Comisiei achiziţii
în cazul în care se aplică criteriul de evaluarea proiectelor se realizează prin acordarea, de
pentru fiecare ofertă în parte, a unui punctaj rezultat
atribuire „oferta cea mai avantajoasă ca urmare a aplicării algoritmului de calcul stabilit în evaluare
din punct de vedere economic” documentaţia de atribuire. Clasamentul se
întocmeşte în ordinea descrescătoare a punctajului
acordat. Punctajul obţinut de fiecare ofertă reprezintă
media aritmetică a punctajelor acordate de fiecare
membru al juriului de evaluare în parte.
5.2 Calcularea punctajului pentru Dacă criteriul utilizat a fost "preţul cel mai scăzut", Cat mai curand Membrii Presed. Compart.
stabilirea solutiei/proiectului câştigător atunci evaluarea proiectelor se realizează prin posibil juriului Comisiei Compart.
în cazul în care se aplică criteriul de compararea preţurilor, fără TVA, a fiecărei oferte în de Achiziţii
parte şi prin întocmirea, în ordine descrescătoare a
atribuire „preţul cel mai scăzut” preţurilor respective, a clasamentului pe baza căruia evaluare
se stabileşte oferta câştigătoare.
7.1 Solicitare de clarificari Juriul are dreptul de a invita concurentii sa raspunda Imediat dupa Membrii Presed. Director
la problemele care au fost consemnate in raport in intocmirea juriului Comisiei
vederea clarificarii oricaror aspecte referitoare la rap.juriului de
solutia propusa evaluare
4 Înştiinţarea privind Autoritatea contractanta are obligaţia sa ii Maxim 5 zile Compart. D.E.A. Director Compart.
depunerea contestaţiei şi instiinteze despre aceasta si pe ceilalţi participanţi achiziţii Jurist Achiziţii
transmiterea către la procedura de atribuire.
Consiliu a punctului de
vedere
5 Solutionarea contestaţiei Solutionarea se face de catre Consiliu si se 5 zile/10 zile Consiliul Compart.
comunica , in scris partilor in 5 zile; Achiziţii
Decizia motivată se publică pe pagina de Internet
a Consiliului, în cadrul buletinului oficial, fără
referire la datele de identificare a deciziei şi ale
părţilor, precum şi la datele personale, în termen
de 10 de zile de la data la care aceasta rămâne
definitivă şi irevocabilă.”
4.11. Semnarea contractului:
Nr. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Crt
1 Finalizarea atribuirii Procedura de atribuire a contractului se finalizează La data semnarii Compart. D.E.A. Director Compart.
contractului de achiziţie prin semnarea contractului de achiziţie publică . contractului achiziţii Jurist achiziţii
publică. Contabil
sef
2. Incheierea contractului Contractul de achiziţie publică se încheie în formă 10 zile sau 5 Compart. D.E.A. Director Compart.
de achiziţie publică. scrisă, in trei exemplare in urma procedurii de zile (fct. de achiziţii Contabil Achiziţii
atribuire. valoare contract) Jurist sef Serv.finan-
Un contract se semnează de ambii directori: de la Jurist ciar –
directorul autorităţii contractante si ofertantul comunicarea contabil
câştigător. Celelalte 2 contracte, pe lângă hotararii de
semnăturile directorilor, sunt avizate de directorul atribuire,
economic, contabilul şef şi consilierul juridic,
responsabilul cu derularea contractului iar un
exemplar se anexează la dosar şi altul rămâne la
contabilul şef
4.12. Transmiterea spre publicare a anunţului de atribuire:
Nr. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Crt.
1 Transmiterea anunţului Anunţul de atribuire se publică in SEAP prin Compart. D.E.A. Director Compart.
de atribuire. mijloace electronice, folosind aplicaţia dedicată, achiziţii Jurist achiziţii
disponibilă la adresa de Internet www.e-licitaţie.ro ;
M.O al României, Partea a VI-a, Achiziţii publice se Cont. sef
face în cel mult o zi de la publicarea în SEAP. Se
realizează prin transm. unei solicitări
scrise.Publicarea în MO se realiz. contra cost şi
este facultativă începând cu 01.01.2008, cf OUG
94/2007; “Jurnalul Oficial al Uniunii Europene”,
dacă e cazul
Dacă valoarea estimată a contractului de achiziţie
publică ce urmează a fi atribuit depăseste pragurile
pentru care este obligatorie publicarea anunţul de
atribuire în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene,
atunci acesta trebuie să conţină cel puţin
informaţiile cuprinse în ordonanţă, prin utilizarea
formularelor standard adoptate de Comisia
Europeană.
Nr. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Crt
1 Efectuarea receptiei Reprezintă operaţiunea prin care autoritatea
finale cotractanta isi exprima acceptarea cu privire la
obiectul contractului (produse, servicii, lucrări) si
pe baza căreia se efectuează plata finala.
2 Eliberarea garanţiei de Se elibereaza de garanţia de buna executie, dupa Max 14 zile de la Compart. D.E.A. Director Compart.
buna executie, daca indeplinerea totala a contractului şi plata ultimei finaliz.re finale, cu achiziţii Jurist achiziţii
este cazul facturi sau efectuarea receptiei finale. Se detalierea din art.
elibereaza documentele constatatoare care contin 92, alin. (4) din
informatii referitoare la indeplinirea contractului de OUG 34 , pentru
catre furnizor/prestator/executant si la eventualele contractele de
prejudicii create de acesta. lucrări
3 Comunicarea catre Se trimit documentele constatatoare care conţin Max.3 zile de la Compart. D.E.A. Director Compart.
ANRMAP si catre informaţii referitoare la îndeplinirea contractului de data elib.scrisorii achiziţii achiziţii
furnizor/prestator/execut către furnizor/prestator/executant si la eventualele de buna executie
ant a confirmarii prejudicii create de acesta. Un exemplar din
indeplinirii a contractului aceste documente se ataşează dosarului
procedurii.
2. PREMISE
În conformitate cu prevederile art. 81 din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 34/2006, modificată şi completată procedura de licitaţie restrânsă se
desfăşoară, de regulă, în două etape: etapa de selectare a candidaţilor, prin aplicarea criteriilor de selecţie şi respectiv etapa de evaluare a ofertelor depuse de
candidaţii selectaţi, prin aplicarea criteriului de atribuire.
Autoritatea contractantă are dreptul de a decide organizarea unei etape suplimentare de licitaţie electronică, caz în care are obligaţia de a anunţa această
decizie în anunţul de participare şi în documentaţia de atribuire.
3.APLICABILITATE
Procedura se aplică de către personalul din cadrul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor – aparat propriu prin intermediul Direcţiei Economico –
Administrative şi ordonatorilor terţiari de credite din sistemul administraţiei penitenciare (penitenciare, spital penitenciar, centre de reeducare, etc.), potrivit
competenţelor stabilite prin fişa postului, pe linia achizitiilor publice.
Definiţie:
Licitaţie restrânsă: procedura la care orice oper. econ. are dreptul de a-si depune candidatura urmand ca numai candidatii selectati sa aiba dreptul de a
depune oferte
4. Descrierea procedurii
4.1.Identificarea necesităţilor şi a fondurilor necesare
Nr. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Crt.
1.1. Alegerea procedurii Se specifica data estimativă de începere-finalizare La data întocmiri Compart. D.E.A. Director Compart.
care urmează să fie a procedurii. planului achizitii achizitii
aplicată şi întocmirea
calendarului procedurii
1.2. Analiza necesarului de Compartimentul financiar-contabil analizeaza La data demarării Compart. D.E.A. Director Compart.
achiziţii functie de impreuna cu compartimentele de resort si procedurii Achizitii Cont. Sef achizitii
fondurile alocate compartimentul de achizitii Compart. Sef comp
financiar logistic
1.3. Verificarea existenţei Se verifică de catre compartimentul financiar- La data demarării Compart. D.E.A. Director Compart.
surselor de finanţare din contabil încadrarea achiziţei ce urmează a fi procedurii Achizitii Cont. Sef achizitii
Fila de buget efectuată în bugetul aprobat şi repartizat unităţii Compart.
financiar
1.4. Definitivarea şi Programul anual al Achiziţiilor publice se aprobă Până la 15.12 Compart. D.E.A. Director Compart.
aprobarea Programului de către directorul instituţiei. Dacă nu au fost Achizitii achizitii
anual al Achiziţiilor cuprinse unele produse, lucrări sau servicii, se pot
publice face modificari sau completări dacă sunt asigurate
sursele de finanţare.
2. Elaborarea Notei Se anexează baze de calcul justificative, prin care La data demarării Compart. D.E.A. Director Compart.
justificative de estimare se evidenţiază valoarea contractului exprimata în procedurii Achizitii achizitii
a valorii contractului de lei fără TVA, în euro şi încadrarea în pragurile
achiziţie publică. specifice legislaţiei in vigoare.
3 Stabilirea criteriilor de Criteriile de calificare si selecţie se referă numai La data demarării Compart. D.E.A. Director Compart.
calificare si selecţie la:situaţia personală a ofertantului; capacitatea de procedurii Achizitii Cont.sef achizitii
referitoare la situaţia exercitare a activităţii profesionale; situaţia
economică şi financiară
sau la capacitatea economică şi financiară; capacitatea tehnică şi/sau Comp.de
tehnică şi/sau profesională; standarde de asigurare a calităţii; specialit.
profesională. standarde de protecţie a mediului, dacă este cazul.
167
Manual de proceduri
168
4 Completarea fişei de Completarea Fişei de date a achiziţiei se face Pana La data Compart. D.E.A. Director Compart.
date a achiziţiei; conform anexei prezentate. demarării proced. Achizitii achizitii
5 Stabilirea formularelor Documentaţia de atribuire trebuie să conţină Pana La data Compart. D.E.A. Director Compart.
şi modelelor care se următoarele formulare: Fişa de date a achiziţiei, demarării proced. Achizitii achizitii
vor ataşa Formularul de ofertă, Formularul de contract,
documentaţiei de Formularul de scrisoare de garanţie, daca se
atribuire. solicită.
6 Constituirea garanţiei Garanţia de participare se stabileşte in suma fixă Pana la data Compart. D.E.A. Director Compart.
de participare, daca şi într-un cuantum de maxim 2 % din valoarea deschiderii Achizitii achizitii
este cazul . estimata a contractului de achiziţie publică. ofertelor
Perioada de valabilitate a garanţiei pentru
participare va fi cel puţin egală cu per. de
valabilitate a ofertei.
7 Elaborarea calendarului Se estimează datele de desfăşurare a fiecărui pas Pana la data Compart. D.E.A. Director Compart.
estimativ al procedurii al procedurii, pentru fiecare obiect în parte. demarării proced. Achizitii achizitii
2. Solicitării obligatorii în Solicitarea operatorilor economici interesaţi pentru Compart. D.E.A. Director Compart.
anunţul de participare depunerea de candidaturi, indicarea criteriilor de Achizitii achizitii
selecţie şi regulile aplicabile, numărul minim de
candidaţi care se intenţionează a fi selectaţi şi,
dacă este cazul, numărul maxim al acestora.
Numărul minim de candidaţi indicat nu poate fi mai
mic de 5.
3. Transmiterea anunţului Se realizează numai prin mijloace electronice, - 16 zile Compart. D.E.A. Director Compart.
de participare către folosind aplicaţia dedicată, disponibilă la adresa de Achizitii achizitii
operatorul SEAP. Internet www.e-licitaţie.ro.
4 Transmiterea anunţului Acest lucru se va realiza concomitent cu cel mult o zi de la Compart. D.E.A. Director Compart.
la Unitatea pentru transmiterea la MO.-facultativ publicare în SEAP Achizitii achizitii
Coordonarea şi
Verificarea Achiziţiilor
Publice din cadrul
Ministerului Finanţelor
Publice însoţit de fişa
de prezentare conform
formularului standard,
valoarea estimata este
> 75000 euro
4.7.Primirea candidaturilor:
Nr. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Crt.
1 Primirea candidaturilor Orice operator economic are dreptul de a-şi In moment. sosirii Secretariat Compart. Director Compart.
depune candidatura pentru prima etapă. Achizitii achiziţii
Candidaturile se depun la sediul instituţiei.
Acestea sunt înregistrate la secretariat
consemnându-se ora şi data sosirii.
4.8.Examinarea candidaturilor:
Nr. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Crt.
1 Verificarea îndeplinirii Se verifică de către membri comisiei dacă La sedinta de Membrii Reprez. Presed. Compart.
cerinţelor minime de candidaţii îndeplinesc criteriile de selecţie privind selectare a cand. comisiei de din partea Comisiei achiziţii
2 Interdicţii de solicitare Comisia de evaluare nu are dreptul de a permite şi Membrii Reprez. Presed. Compart.
completări a de a solicita completarea unui document care comisiei de din partea Comisiei achiziţii
documentelor lipsă. lipseşte dacă:în documentaţia de atribuire a fost evaluare Min.Finan- de
menţionat expres faptul că, în caz de neprezentare
a respectivului document, nu este permisă telor (daca evaluare
completarea ulterioară, neprezentarea având ca e prezent)
efect descalificarea ofertantului; ofertantul
respectiv, deşi cunoştea cerinţele, a omis să
prezinte mai mult de 3 dintre documentele
solicitate în cadrul documentaţiei de atribuire.
Nr. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Crt.
1 Stabilirea operatorilor Candidaţii selectaţi trebuie să îndeplinescă Imediat dupa Membrii Reprez. Presed. Compart.
economici selectaţi criteriile de selecţie privind capacitatea tehnică şi etapa de selectare comisiei de din partea Comisiei achiziţii
economică, care au fost stabilite. Numărul de
candidaţi selectaţi după prima etapă a procedurii evaluare Min.Finan- de
trebuie să fie cel puţin egal cu numărul minim telor (daca evaluare
indicat în anunţul de participare. e prezent)
2 Elaborarea raportului Comisia de evaluare are obligaţia de a elabora un Imediat dupa Membrii Reprez. Presed. Compart.
intermediar al raport intermediar, privind selectarea candidaţilor, etapa de selectare comisiei de din partea Comisiei achiziţii
procedurii, sau dacă care se înaintează directorului unităţii, spre
este cazul, a unui aprobare. evaluare Min.Finan- de
proces verbal telor (daca evaluare
intermediar de e prezent)
evaluare.
3. Anularea sau În cazul în care numărul candidaţilor care Imediat dupa Membrii Reprez. Presed. Compart.
continuarea procedurii îndeplinesc criteriile de selecţie este mai mic decât etapa de selectare comisiei de din partea Comisiei achiziţii
numărul minim indicat în anunţul de participare: evaluare Min.Finan- de
a) fie se anulează procedura; telor (daca evaluare
b) fie se continua procedura, numai cu acei e prezent)
candidaţi care îndeplinesc criteriile solicitate, în
măsura în care numărul acestora este, cel puţin 3.
4.11. Informarea candidaţilor cu privire la rezultatul primei etape
Nr. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Crt.
1 Informarea candidaţilor Informarea candidaţilor în legătură cu rezultatul Imediat dupa Compart. D.E.A. Director Compart.
aplicării primei etape a procedurii de atribuire, elab.rap. intermed. Achizitii achizitii
respectiv a celor, respinşi sau neselectaţi.
Comunicarea trebuie să conţină motivele concrete
care stau la baza deciziei de respingere a
candidaturilor .
5 Calcularea punctajului pentru Dacă criteriul utilizat a fost "oferta cea mai Cat mai curand Membrii Presed. Compart.
avantajoasă din punct de vedere economic",
stabilirea ofertei câştigătoare în atunci evaluarea ofertelor se realizează prin posibil comisiei de Comisiei de achiziţii
cazul în care se aplică criteriul de acordarea, pentru fiecare ofertă în parte, a evaluare evaluare
atribuire „oferta cea mai avantajoasă unui punctaj rezultat ca urmare a aplicării
din punct de vedere economic” algoritmului de calcul stabilit în documentaţia
de atribuire. Clasamentul se întocmeşte în
ordinea descrescătoare .
6 Calcularea punctajului pentru Dacă criteriul utilizat a fost "preţul cel mai Cat mai curand Membrii Presed. Compart.
scăzut", atunci evaluarea ofertelor se
stabilirea ofertei câştigătoare în realizează posibil comisiei de Comisiei de achiziţii
prin compararea preţurilor, fără evaluare evaluare
cazul în care se aplică criteriul de TVA, a fiecărei oferte în parte şi prin
atribuire „preţul cel mai scăzut” întocmirea, în ordine descrescătoare a
preţurilor respective, a clasamentului pe baza
căruia se stabileşte oferta câştigătoare.
7 Anularea procedurii, dacă este Procedura de atribuire a contractului se Cat mai curand Membrii Presed. Compart.
cazul. anulează atunci când:au fost depuse numai posibil comisiei de Comisiei de achiziţii
oferte inacceptabile, neconforme sau evaluare evaluare
necorespunzătoare ; au fost depuse oferte
care, deşi pot fi luate în considerare, nu pot fi
comparate datorită modului neuniform de
abordare a soluţiilor tehnice şi/sau financiare;
abateri grave de la prevederile legislative
afectează procedura de atribuire sau este
imposibilă încheierea contractului.
8 Elaborarea raportului de evaluare al După stabilirea ofertei căştigătoare, comisia Cat mai curand Membrii Presed. Compart.
procedurii de evaluare a ofertelor elaborează raportul de posibil comisiei de Comisiei de achiziţii
evaluare a procedurii evaluare evaluare
4.16. Transmiterea comunicării privind rezultatul procedurii de atribuire:
Nr. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Crt.
1 Informarea ofertanţiilor Autoritatea contractantă are obligaţia de a informa Membrii Presed. Director Compart.
despre deciziile ofertanţii despre deciziile referitoare la atribuirea comisiei de Comisiei achiziţii
referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică sau dacă este evaluare de eval.
contractului de achiziţie cazul, anularea procedurii de atribuire şi eventuala
publică iniţiere ulterioară a unei noi proceduri.
2 Comunicarea Comunicarea se realizează în scris 3 zile Maxim 3 zile Membrii Presed. Director Compart.
rezultatului hotărârii lucrătoare de la emiterea deciziilor respective de la emiterea comisiei de Comisiei achiziţii
comisiei de evaluare a deciziei evaluare de eval.
ofertelor
3 Acceptarea ofertelor Ofertantul/ofertanţii câştigator/câştigători se Maxim 3 zile Membrii Presed. Director Compart.
câştigătoare informeaza cu privire la acceptarea ofertei/ofertelor de la emiterea comisiei de Comisiei achiziţii
prezentate. deciziei evaluare de eval.
4 Informarea ofertanţilor Ofertanţii care au fost respinşi sau a căror ofertă Maxim 3 zile Membrii Presed. Director Compart.
respinşi despre nu a fost declarată câştigătoare se informează de la emiterea comisiei de Comisiei achiziţii
rezultatul hotărârii asupra motivelor care au stat la baza deciziei deciziei evaluare de eval.
comisiei şi motivarea respective.
acesteia.
5 Invitaţia ofertanţilor Comunicarea către ofertantul/ofertanţii declaraţi Maxim 3 zile Membrii Presed. Director Compart.
declaraţi câştigători caştigători trebuie să conţină şi invitaţia pentru de la emiterea comisiei de Comisiei achiziţii
pentru semnarea semnarea contractului. deciziei evaluare de eval.
contractului.
1. SCOP
a) stabilirea unui cadru unitar intern - set de reguli - pentru organizarea şi desfăşurarea
procedurilor de atribuire a contractelor de achiziţii publice, prin procedura negocierea cu
publicarea prealabilă a unui anunţ de participare”, din cadrul sistemului penitenciar ;
b) stabilirea responsabilităţilor privind activităţile desfăşurate în cazul aplicării procedurii de
atribuire „ negocierea cu publicarea prealabilă a unui anunţ de participare”,
c) asigură existenţa unei documentaţii adecvate derulării procedurii „negocierea cu publicarea
prealabilă a unui anunţ de participare”.”
2. PREMISE
În conformitate cu prevederile art. 110 din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 34/2006.modificată şi
completată autoritatea contractantă are dreptul de a aplica procedura de negociere, cu publicarea
prealabilă a unui anunţ de participare, în următoarele cazuri:
a) atunci când, în urma aplicării licitaţiei deschise, licitaţiei restrânse, dialogului competitiv sau a
cererii de oferte, nu a fost depusă nicio ofertă sau au fost depuse numai oferte inacceptabile ori
neconforme. Aplicarea procedurii de negociere în acest caz este posibilă numai după anularea
procedurii iniţiale de licitaţie deschisă, licitaţie restrânsă, dialog competitiv sau cerere de oferte şi numai
dacă cerinţele iniţiale prevăzute în documentaţia de atribuire nu sunt modificate substanţial. În acest caz
autoritatea contractantă are dreptul de a nu transmite spre publicare anunţul de participare dacă invită
la negocieri numai şi pe toţi acei ofertanţi care au îndeplinit criteriile de calificare şi selecţie în cadrul
procedurii anterioare şi care au depus oferte conform regulilor formale prevăzute în documentaţia de
atribuire.
b) în situaţii excepţionale, temeinic motivate, atunci când natura lucrărilor/produselor/serviciilor sau
riscurile implicate de executarea/livrarea/prestarea acestora nu permit o estimare iniţială globală a
preţului viitorului contract de achiziţie publică;
c) atunci când serviciile care urmează să fie achiziţionate, îndeosebi serviciile financiare, astfel cum
sunt acestea prevăzute în categoria 6 din anexa nr. 2A, a Ordonanţei de Urgenţă a Guvernului
menţionate, sau serviciile intelectuale, cum ar fi cele care implică proiectarea lucrărilor, sunt de aşa
natură încât caietul de sarcini nu poate fi elaborat cu precizia pe care o impune atribuirea unui contract
de achiziţie publică prin aplicarea licitaţiei deschise sau licitaţiei restrânse;
d) atunci când lucrările ce urmează a fi executate sunt necesare exclusiv în scopul cercetării
ştiinţifice, experimentării sau dezvoltării tehnologice, şi numai dacă acestea nu se realizează pentru
obţinerea unui profit şi nici nu urmăresc acoperirea costurilor aferente.
3.APLICABILITATE
Procedura se aplică de către personalul din cadrul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor – aparat
propriu prin intermediul Direcţiei Economico – Administrative şi a ordonatorilor terţiari de credite din
sistemul administraţiei penitenciare (penitenciare, spital penitenciar, centre de reeducare, etc.), potrivit
competenţelor stabilite prin fişa postului, pe linia achizitiilor publice.
Definiţie:
NEGOCIEREA - reprezintă procedura prin care autoritatea contractantă derulează consultări cu
candidaţii selectaţi şi negociază clauzele contractuale, inclusiv preţul, cu unul sau mai muţti dintre
aceştia.
180
4.DESCRIEREA PROCEDURII
4.1.Identificarea necesităţilor şi a fondurilor necesare
Nr. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Crt.
1.1. Estimarea valorii Se identifică toate costurile aferente pentru Compart. D.E.A. Director Compart.
contractului de achiziţie obtinerea produselor, lucrărilor sau serviciilor logistic achizitii
publică. necesare: se însumează toate costurile platibile
pentru îndeplinirea contractului; se iau în
considerare toate majorarile preţului contractului,
eventualele suplimentări faţa de obiectul iniţial;
valoarea premiilor sau primelor ce se intenţionează
a se acorda.
1.2. Alegerea procedurii Se specificarea datei estimative de începere- Compart. D.E.A. Director Compart.
care urmează să fie finalizare a procedurii. achizitii achizitii
aplicată şi întocmirea
calendarului procedurii
1.3. Verificarea existenţei Se verifică de catre compartimentul financiar- Compart. D.E.A. Director Compart.
surselor de finanţare contabil încadrarea achiziţei ce urmează a fi Achizitii Contabil achizitii
din Fila de buget efectuată în bugetul aprobat şi repartizat unităţii Compart. şef
Scop : Stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea activităţii de elaborare a documentaţiilor
de constatare şi stabilire a pierderilor din calamităţi provocate de acţiunea negativă a factorilor naturali
asupra culturilor agricole.
Premise: Elaborarea şi fundamentarea documentaţiilor de constatare şi stabilire a pierderilor din
calamităţi reprezină activitatea prin care se determină cadrul legal şi condiţiile concrete pentru a
asigura darea la scădere din evidenţa contabilă a părţii din pagubă, pentru care nu se stabileşte
răspunderea materială.
Aplicabilitate : Structurile din sistemul administraţiei penitenciare.
Procedura :
Cine execută activitatea Activitatea desfăşurată
191
Manual de proceduri
192
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
193
Manual de proceduri
Scop: Stabilirea situaţiei reale a tuturor elementelor de activ şi de pasiv ale fiecărei unităţi
Premise: Existenţa structurilor organizatorice şi a elementelor de patrimoniu
Aplicabilitate: în unităţile ANP
Procedura
Responsabil Activitatea desfăşurată
Directorul unităţii 1. Emite decizia scrisă de numire a comisiei de inventariere
În decizia de numire se menţionează obligatoriu următoarele elemente:
• componenţa comisiei
- în componenţa comisiei vor fi numite persoane cu pregătire
corespunzătoare economică şi tehnică
- în comisia de inventariere nu pot fi numiţi gestionarii depozitelor
supuse inventarierii şi nici contabilii care ţin evidenţa gestiunii
respective
• numele responsabilului comisiei
• modul de efectuare a inventarierii
• gestiunea supusă inventarierii
• data de începere a operaţiunilor
• data de terminare a operaţiunilor
2. În cazul constatării unor lipsuri în gestiune, imputabile, va lua măsura
emiterii dispoziţiei de imputare.
În cazul unor lipsuri neimputabile poate aproba compensări (dacă sunt
întrunite toate condiţiile legale) sau poate propune ordonatorului de
credite competent scăderea din contabilitate.
În cazul constatării unor plusuri în gestiune va dispune conform
legislaţiei în vigoare
3. Cu avizul conducătorului compartimentului financiar-contabil şi al
conducătorului compartimentului juridic, decide, în termen de cel mult 5
zile de la primirea procesului-verbal de inventariere, asupra soluţionării
propunerilor făcute, cu respectarea dispoziţiilor legale.
Directorul adjunct 1. În vederea bunei desfăşurări ale activităţii de inventariere ia măsuri
economico - administrativ pentru crearea condiţiilor corespunzătoare de lucru comisiei de
inventariere, prin:
• organizarea depozitării bunurilor grupate pe
sortotipodimensiuni, codificarea acestora şi întocmirea
etichetelor de raft;
• ţinerea la zi a evidenţei tehnico-operative la gestiuni şi a celei
contabile şi efectuarea confruntării datelor din aceste evidenţe;
194
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
195
Manual de proceduri
196
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
197
Manual de proceduri
198
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
199
Manual de proceduri
1. Scopul procedurii
a) stabilirea reglementările privind asigurarea menţinerii capacităţii funcţionale şi a condiţiilor de
rezistenţă, confort şi aspect al construcţiilor, precum şi prevenirea şi remedierea la timp a degradărilor şi
avariilor constatate.
2. Premise:
- aducerea clădirilor şi instalaţiilor la standardele impuse de actele normative;
- existente în domeniul construcţiilor, precum şi a celor prevăzute în Legea nr. 275/2006 privind
executarea pedepselor.
3. Aplicabilitate: în unităţile Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor
4. Descrierea procedurii
200
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
NOTĂ:
- Lucrările de reparaţii curente se pot realiza numai la expirarea garanţiei de bună execuţie a
lucrărilor de reparaţii capitale şi/sau investiţii.
- La construcţiile la care se execută lucrări de reparaţii capitale, în cursul aceluiaşi an, nu se vor
realiza lucrări de reparaţii curente şi de întreţinere, acestea fiind cuprinse în documentaţia lucrărilor de
reparaţii capitale.
- Lucrările de întreţinere se pot realiza şi în perioada de garanţie a lucrărilor de reparaţii capitale
şi/sau investiţii.
- În cazul schimbării destinaţiei diferitelor spaţii se înaintează la ANP – DEA – Serviciul Cazarmare,
Construcţii – Investiţii o nota justificativă pentru aprobarea acestora. Analizarea notei justificative în
Consiliul Tehnico Economic şi comunicarea către unitatea beneficiară a rezoluţiei consiliului.
201
Manual de proceduri
1. Scopul procedurii
a) stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea executării lucrărilor de reparaţii
capitale;
b) stabilirea responsabilităţilor privind întocmirea, avizarea şi aprobarea documentelor aferente
lucrărilor de reparaţii capitale.
2. Premise: Realizarea reparaţiilor capitale conform legislaţiei în vigoare
3. Aplicabilitate: În toate unităţile Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor.
4. Descrierea procedurii
Responsabil Activitatea desfăşurată
Responsabilul tehnic Întocmirea notei de fundamentare privind oportunitatea şi
(inginerul/tehnicianul necesitatea promovării obiectivului de reparaţii capitale,
constructor/responsabil consolidare şi modernizare.
cazarmare)
Directorul unităţii Aprobarea notei de fundamentare şi înaintarea acesteia la ANP
– Serviciul cazarmare construcţii - investiţii.
Consiliul Tehnico Economic Analizarea notei de fundamentare în Consiliul Tehnico Economic
al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor
Secretarul Consiliului Tehnico Transmiterea avizului de promovare a obiectivului de reparaţii
Economic capitale, consolidare şi modernizare cu precizarea etapelor de
parcurs:
- elaborarea expertizei tehnice;
- elaborarea studiului de fezabilitate;
- elaborarea proiectului tehnic şi a detaliilor de execuţie.
Directorul unităţii la propunerea Numirea comisie de elaborarea a documentaţiei de atribuire a
directorului adjunct economico serviciilor de proiectare (expertiză tehnică)
administrativ
Directorul unităţii Aprobarea documentaţiei.
Directorul unităţii Numirea comisiei de evaluare a ofertelor pentru contractarea
serviciilor de proiectare (expertiză tehnică).
Şef serviciu logistic Desfăşurarea procedurii de achiziţie a serviciilor de proiectare
(expertiză tehnică).
Institutul de proiectare/persoana Efectuarea expertizelor tehnice şi stabilirea clasei de importanţă
autorizată (contractantul) a clădirii.
Responsabilul tehnic În baza rezultatelor expertizei întocmeşte o nota cu propunerea
(inginerul/tehnicianul de consolidare sau demolare a imobilului expertizat.
constructor/responsabilul
cazarmare/responsabilul
cazarmare)
Directorul unităţii la propunerea Numirea comisiei (responsabili din sectoarele care desfăşoară
directorul adjunct economico activităţi în clădirea ce urmează fi supusă lucrărilor) de
administrativ întocmire a temei de proiectare pentru lucrarea de reparaţii
capitale.
Comisia de elaborare a temei Întocmirea temei de proiectare.
de proiectare
Înaintare la ANP- Serviciul cazarmare construcţii-investiţii a
următoarelor documente:
- expertiza tehnică şi nota cu rezultatele expertizei tehnice;
- tema de proiectare.
Responsabilul tehnic din cadrul Analizarea documentelor înainte şi consultarea direcţiilor de
Serviciului cazarmare construcţii specialitate din ANP şi întocmirea raportului de expertiză pentru
investiţii Consiliul Tehnico Economic
202
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
203
Manual de proceduri
204
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
1. Scopul procedurii
a) stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea executării lucrărilor investiţii;
b) stabilirea responsabilităţilor privind întocmirea, avizarea şi aprobarea documentelor aferente
lucrărilor de investiţii.
2. Premise: Realizarea investiţiilor conform legislaţiei în vigoare
3. Aplicabilitate: În toate unităţile Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor.
4. Descrierea procedurii
205
Manual de proceduri
206
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
207
Manual de proceduri
208
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
NOTĂ:
- În cazul apariţiei de lucrări suplimentare, acestea vor fi înaintate spre aprobare la ANP- Serviciul
cazarmare construcţii-investiţii, însoţite de dispoziţia de şantier (semnată de beneficiar, proiectant,
antreprenor) şi nota justificativă.
- Documentaţia înaintată va fi analizată de către responsabilul de lucrare din cadrul serviciului
cazarmare construcţii investiţii care va supune spre aprobare ordonatorului secundar de credite.
- În cazul în care lucrările nu se justifică sau documentele înaintate nu sunt complete se va întocmi
răspuns în consecinţă.
- Lucrările suplimentare nu se pun în operă fără aprobarea acestora de către Administraţia Naţională a
Penitenciarelor.
1. Scopul procedurii:
a) stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea activităţii de recepţie a lucrărilor de
construcţii si instalaţii;
b) stabilirea responsabilităţilor privind întocmirea, avizarea şi aprobarea documentelor aferente
acestei activităţi;
2. Premise: efectuarea recepţiilor lucrărilor de construcţii şi instalaţii în mod unitar conform legislaţiei în
vigoare.
3. DESCRIEREA PROCEDURII
Responsabil Activitatea Desfăşurată
Dirigintele de şantier Pregătirea documentaţiilor tehnico-economice, a cărţii tehnice a
(inginerul/tehnicianul constructor) construcţiei, a documentaţiei pentru recepţie şi invitarea la
recepţie a unui reprezentant din partea Serviciului Controlul
Calităţii în Construcţii cu cel puţin 10 zile înainte de efectuarea
recepţiei.
Directorul unităţii la propunerea Numirea comisiei de recepţie.
directorului adjunct economico
administrativ
Comisia de recepţie Transmiterea invitaţiilor de participare la recepţie a
reprezentanţilor investitorului, proiectantul lucrării, executantului
RECEPŢIA LA TERMINAREA LUCRĂRILOR
Directorul unităţii la propunerea Convocarea comisiei de recepţie la terminarea lucrărilor care se
directorului adjunct economico face în maximum 15 zile de la notificarea terminării lucrărilor de
administrativ către antreprenorul lucrării.
Proiectantul lucrării Prezentarea punctului de vedere de către proiectantul general al
obiectivului privind execuţia construcţiei.
Inginerul/tehnicianul constructor Punerea la dispoziţia comisiei de recepţie a documentelor de
execuţie.
Comisia de recepţie 3.Comisia de recepţie examinează obligatoriu:
a) respectarea prevederilor din autorizaţia de construire, precum si
avizele si condiţiile de execuţie impuse de autorităţile competente;
b) executarea lucrărilor in conformitate cu prevederile contractului,
209
Manual de proceduri
210
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
211
Manual de proceduri
cazarmare) -
exploatare şi întreţinere
-
lista prescripţiilor de bază pentru exploatare
-
interpretarea urmăririi exploatării
5.2.
Proiectele cu modificările ulterioare recepţiei construcţiei
5.3.
Proiectul de urmărire specială a construcţiei (dacă este
cazul)
5.4. Acte de constatare a unor deficienţe apărute ulterior
recepţiei
5.5. Proces verbal de predare primire a instalaţiilor de
măsurare (dacă este cazul)
5.6. Proces verbal de predare primire a construcţiei
Dirigintele de şantier (inginerul/ 6. Jurnalul evenimentelor
tehnicianul constructor al
unităţii/responsabilul cazarmare)
212
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
213
Manual de proceduri
Scop: Creşterea şanselor de reintegrare socială a persoanelor care execută pedepse privative de
liberate prin îmbunătăţirea nivelului de pregătire şcolară.
Premise:
- Legea nr. 275/2006 privind executarea pedepselor şi a măsurilor dispuse de organele judiciare în
cursul procesului penal;
- H.G nr. 1897/2006 prin care a fost aprobat Regulamentul de aplicare a Legii nr.275/2006;
- Protocolul nr. 99144/2007 încheiat între Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi Ministerul
Educaţiei, Cercetării şi Tineretului;
- Decizia directorului general al A.N.P. nr.667/2006 privind asimilarea în muncă a activităţilor de
şcolarizare a persoanelor private de libertate;
- Decizia directorului general al A.N.P. nr.551/2007 referitoare la organizare învăţământului
universitar;
- Legea nr. 84/1995 privind legea învăţământului, republicată, cu modificările şi completările
ulterioare;
- H.G. nr. 366/2007 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Educaţiei, Cercetării şi
Tineretului, cu modificările şi completările ulterioare.
Aplicabilitate: în toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor.
Învăţământ primar, gimnazial, liceal şi vocaţional (şcoală de arte şi meserii)
Persoana responsabilă Acţiunea
Educatorul din cadrul secţiei 1. Identifică, în perioada de evaluare iniţială, nevoile de instruire
de deţinere şcolară ale persoanelor private de libertate şi propune înscrierea la
programul de şcolarizare.
2. Completează datele iniţiale din Fişa educativă şi face
recomandări în Planul individualizat de evaluare şi intervenţie
educativă şi terapeutică, referitoare la includerea în programele de
şcolarizare.
3. Pe baza informării făcute de şeful Serviciului Educaţie, anunţă la
camerele de deţinere şi prin afişe, expuse timp de 20 de zile în
locuri accesibile persoanelor private de libertate, organizarea
cursurilor şcolare şi condiţiile înscrierii la acestea.
4. Primeşte cererile de înscriere în programul de şcolarizare şi le
înaintează educatorului coordonator. Aceste cereri trebuie să fie
solicitate în perioada 01 martie – 31 mai a fiecărui an, astfel încât
să fie posibilă procurarea foilor matricole necesare înscrierii în
documentele şcolare. În cazul în care apar solicitări în timpul anului
şcolar acestea sunt preluate şi înaintate educatorului coordonator.
Educatorul desemnat să 1. Centralizează şi selectează cererile primite din partea
coordoneze activitatea de persoanelor private de libertate. Aceste cereri trebuie să aibă
şcolarizare precizate:
- datele de identificare ale solicitantului;
- clasa în care doreşte înscrierea;
- numărul de clase absolvite şi unitatea de învăţământ.
Solicită, din partea celor care doresc înscrierea în clasa I, o
declaraţie , pe proprie răspundere, din care să reiasă că nu au
urmat cursurile vreunei şcoli. Pentru cei care doresc înscrierea în
214
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
215
Manual de proceduri
216
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
217
Manual de proceduri
Scop: creşterea şanselor de reintegrare socială a persoanelor care execută pedepse privative de
liberate prin îmbunătăţirea nivelului de pregătire şcolară
Premise:
- Legea nr.275/2007 privind executarea pedepselor şi a măsurilor dispuse de organele judiciare în
cursul procesului penal;
218
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
- H.G nr. 1897/2006 prin care a fost aprobat Regulamentul de aplicare a Legii nr.275/2006;
- Protocolul nr. 99144/2007 încheiat între Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi Ministerul
Educaţiei, Cercetării şi Tineretului;
- Decizia directorului general al A.N.P. nr.667/2006 privind asimilarea în muncă a activităţilor de
şcolarizare a persoanelor private de libertate;
- Decizia directorului general al A.N.P. nr.551/2007 referitoare la organizare învăţământului
universitar;
Aplicabilitate: În toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor
Persoana responsabilă Acţiunea
Educatorul din cadrul secţiei 1. Identifică, în perioada de evaluare iniţială, nevoile de instruire
de deţinere şcolară ale persoanelor private de libertate.
2. Completează datele iniţiale din Fişa educativă şi face
recomandări în Planul individualizat de evaluare şi intervenţie
educativă şi terapeutică, referitoare la înscrierea sau continuarea
studiilor universitare.
3. Pe baza informării făcute de şeful Serviciului Educaţie, anunţă la
camerele de deţinere şi prin afişe, expuse timp de 20 de zile în
locuri accesibile persoanelor private de libertate, posibilitatea
înscrierii sau continuării cursurilor la învăţământul universitar,
precum şi condiţiile pe care trebuie să le îndeplinească participanţii.
4.Primeşte cererile persoanelor private de libertate care doresc să
se înscrie sau să-şi continue studiile universitare şi le înaintează
educatorului coordonator al activităţilor şcolare.
Educatorul coordonator 1. Selectează cererile primite de la educatori şi le înaintează şefului
Serviciului Educaţie.
2. Solicită, din partea persoanelor private de libertate, dovada
acceptării de a urma cursurile universitare şi a plăţii taxelor şcolare,
precum şi angajamentul de a suporta toate cheltuielile necesare
participării la un astfel de program.
4. Întocmeşte tabelele cu persoanele private de libertate înscrise la
studii universitare şi le reactualizează ori de câte ori apar modificări,
supunându-le avizării şi aprobării şefilor ierarhici.
5. Propune un program de studiu pentru persoanele private de
libertate care urmează cursurile unor facultăţi.
6. Întocmeşte un material statistic anual referitor la participarea
persoanelor private de libertate la cursurile învăţământului
universitar.
7. Completează informaţiile din Fişa educativă făcând referire la
participarea persoanelor private de libertate la cursuri universitare şi
Fişa VII – Desfăşurarea intervenţiei educative.
Şeful Serviciului Educaţie 1. Întocmeşte situaţia statistică referitoare la nevoile de instruire
universitară ale persoanelor private de libertate, în baza
recomandărilor din Planul individualizat de evaluare şi intervenţie
educativă şi terapeutică, pe care o prezintă directorului adjunct
intervenţie psihosocială.
2. Avizează documentaţia care atestă că persoana privată de
libertate este înscrisă la cursuri universitare.
3. Stabileşte, împreună cu directorul adjunct intervenţie
psihosocială, condiţiile de includere în programul de învăţământ
universitar, în funcţie de prevederile legale aflate în vigoare şi
informează educatorii cu privire la acestea.
4. Identifică eventualele spaţii în care persoanele private de libertate
pot susţine examenele .
5. Avizează tabelele cu persoanele private de libertate înscrise la
studii universitare.
6. Avizează programul de studiu pentru cei care urmează cursurile
unor facultăţi.
219
Manual de proceduri
220
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
221
Manual de proceduri
222
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
223
Manual de proceduri
224
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
Premise:
- Legea nr.275/2007 privind executarea pedepselor şi a măsurilor dispuse de organele judiciare în
cursul procesului penal;
- H.G nr. 1897/2006 prin care a fost aprobat Regulamentul de aplicare a Legii nr.275/2006;
- Decizia directorului general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor nr. 418/2007 prin care se
aprobă Standardele naţionale în domeniul educaţiei şi asistenţei psihosociale a persoanelor private
de libertate precum şi Metodologia activităţilor de educaţie şi asistenţă psihosocială;
- Recomandarea nr. R (89) 12 a Comitetului de Miniştrii al Consiliului Europei, adoptată la data de 13
octombrie 1989 (educaţia în penitenciar);
Aplicabilitate: În toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor.
Persoana responsabilă Acţiunea
Educatorul 1. Stabileşte nevoile educaţionale ale populaţiei carcerale, pe baza
evaluării educative iniţiale şi periodice.
2. Stabileşte problematica ce urmează să fie inclusă într-un program
educativ nou, destinat unui anumit grup din populaţia carcerală.
3. Elaborează proiectul mapei programului pe care doreşte să-l
iniţieze. Acesta trebuie să cuprindă:
- justificarea iniţierii programului;
- stabilirea scopului;
- formularea obiectivelor generale;
- stabilirea grupului ţintă;
- stabilirea duratei programului şi a frecvenţei şedinţelor;
- selectarea tematicii ce urmează să fie parcursă;
- precizarea metodelor de lucru, a resurselor materiale şi umane
implicate în program;
- descrierea activităţilor (obiective operaţionale, conţinuturi, metode
utilizate, forme de evaluare);
- stabilirea modalităţilor de evaluare a programului (iniţială, parţială
şi finală).
4. Înaintează mapa programului educativ pentru a fi avizată şi
aprobată de şefii ierarhici.
5. Propune achiziţionarea materialelor necesare derulării
programului.
6. Stabileşte criteriile de selecţie a participanţilor la program.
7. Anunţă la camerele de deţinere sau prin afişe expuse timp de cel
puţin 7 zile în locuri accesibile persoanelor private de libertate
iniţierea programului şi criteriile de selecţie a participanţilor.
8. Alcătuieşte tabelele finale şi orarul programului pe care le
înaintează spre avizare şi aprobare conducerii unităţii.
9. Întocmeşte o copie după tabelul cu participanţii la program şi o
înmânează agenţilor care îşi desfăşoară activitatea în cadrul secţiei
de deţinere unde se desfăşoară programul.
10. Derulează programul educativ şi evaluează rezultatele obţinute
pe care le înaintează şefilor ierarhici.
11. Monitorizează prezenţa persoanelor private de libertate la
programul educativ.
12. Revizuieşte conţinuturile programului în funcţie de rezultatele
obţinute şi le înaintează spre avizare şi aprobare şefilor ierarhici.
13.Completează Fişa educatorului din Dosarul de educaţie şi
intervenţie psihosocială individualizat al celor care au participat la
programul educativ.
225
Manual de proceduri
226
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
Scop: Crearea unui cadru favorabil de petrecere a timpului liber şi de satisfacere a trebuinţelor de
sociabilitate, formarea şi dezvoltarea la persoanele private de libertate a unor abilităţi şi deprinderi care
să contribuie la îmbunătăţirea imaginii de sine, descoperirea şi dezvoltarea unor aptitudini şi talente
artistice.
Premise:
- Crearea cadrului favorabil pentru desfăşurarea unor acţiuni educative agreabile, de petrecere a
timpului liber şi de satisfacere a trebuinţelor de sociabilitate.
- Domeniul activităţilor desfăşurate de către persoanele private de libertate pentru menţinerea unei vieţi
active cuprinde: concursuri tematice, competiţii şi activităţi sportive, dezbateri în grup, audiţii muzicale,
vizionări TV şi proiecţii cinematografice, cercuri de lectură, cenacluri literare, ateliere ocupaţionale,
formaţii artistice, spectacole literare, de teatru şi muzicale, expoziţii de lucrări, emisiuni radio-tv
transmise prin circuit închis în unitate, gazete volante, întâlniri în cadrul unităţii cu personalităţi din
viaţa publică.
- Legea nr.275/2007 privind executarea pedepselor şi a măsurilor dispuse de organele judiciare în
cursul procesului penal;
- H.G. 1897/2006 pentru aprobarea Regulamentului de aplicare a Legii 275/2006;
- Ordinul ANP nr. 544/21.06.2007 referitor la părţile componente şi regulile de manipulare, consultare şi
informare operativă a dosarului individual al persoanei private de libertate;
- Decizia directorului general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor nr. 418/2007 prin care se
aprobă Standardele naţionale în domeniul educaţiei şi asistenţei psihosociale a persoanelor private
de libertate precum şi Metodologia activităţilor de educaţie şi asistenţă psihosocială;
- Decizia A.N.P. 549/25.06.2007 referitoare la întocmirea/completarea dosarului de Educaţie şi
Asistenţă Psihosocială a persoanelor private de libertate.
Aplicabilitate: În toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor.
Persoana responsabilă Acţiunea
Educatorul 1. Identifică persoane private de libertate care pot participa la
activităţile de menţinere a unei vieţi active, pe baza recomandărilor
cuprinse în planul individualizat de intervenţie educativă şi
terapeutică.
2. Identifică periodic, după depunerea în secţia de deţinere a
persoanelor private de libertate venite prin transfer, pe cele care au
227
Manual de proceduri
228
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
Scop: Soluţionarea solicitărilor scrise sau verbale ale persoanelor private de libertate care vizează
domeniul educaţional; identificarea nevoilor educaţionale şi a situaţiilor de sprijin, a unor situaţii de
conflict, criză relaţională, stări temporare de incapacitate, neclarităţi legate de întocmirea diferitelor
cereri către organele competente etc.
Premise:
- Toţi membrii Serviciilor de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială au obligaţia de a desfăşura activităţi ce
presupun interacţiunea directă, nemediată cu persoanele private de libertate;
- Procedura de desfăşurare a convorbirilor individuale de informare este adusă obligatoriu la cunoştinţa
persoanele private de libertate în perioada de observare - carantinare;
- În situaţia în care persoanele private de libertate solicită verbal sprijin membrilor Serviciilor Educaţie,
aceştia au obligaţia de a informa solicitantul în legătură cu procedura de urmat pentru a beneficia de
convorbiri individuale de informare în condiţiile programului unităţii;
Aplicabilitate: În toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor.
Persoana responsabilă Acţiunea
Educatorul secţiei 1. Întocmeşte Registrul educatorului, ca document de lucru în care
se notează datele obţinute în urma derulării convorbirilor
individuale cu persoanele private de libertate;
2. Întocmeşte Orarul activităţilor specialistului cu planificarea
zilelor, intervalelor orare şi spaţiilor destinate desfăşurării
convorbirilor individuale cu persoanele private de libertate;
3. Zilnic identifică solicitările persoanelor private de libertate şi, în
funcţie de numărul solicitărilor stabileşte priorităţile.
4. Identifică persoanele private de libertate care au stabilite
convorbiri individuale în ziua respectivă, conform unei planificări
anterioare.
5. În intervalul de timp stabilit în orarul de activităţi al secţiei
desfăşoară discuţiile individuale cu persoanele private de libertate
în ordinea stabilită de priorităţi.
229
Manual de proceduri
230
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
Scop: Asigurarea unei imagini pozitive a serviciului penitenciar la nivelul societăţii prin implicarea
societăţii civile în susţinerea activităţii serviciului penitenciar şi prin creşterea transparenţei privind
activitatea serviciului custodial.
Premise:
- Serviciul penitenciar cultivă şi menţine relaţii de colaborare cu partenerii din comunitate cu scopul de a
obţine sprijinul tuturor factorilor interesaţi în asigurarea unui mediu custodial corespunzător şi
promovează necesitatea diminuării efectelor negative ale privării de libertate, în conformitate cu
Legea 275/2006, Hotărârea 1897/2006 pentru aprobarea Regulamentului de aplicare a Legii
275/2006 şi Recomandarea R(89)12 a Uniunii Europene.
Aplicabilitate: în toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor.
231
Manual de proceduri
232
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
Scop: Stimularea persoanelor private de libertate pentru menţinerea unei conduite pozitive.
Premise:
- Implicarea persoanelor recompensate în activităţi educaţionale desfăşurate cu alte persoane private
de libertate ca activitate, are 2 părţi componente :
a) evaluarea conduitei din perspectiva criteriilor prevăzute de lege şi regulamentul de aplicare al
acesteia;
b) întocmirea şi înregistrarea documentelor.
Aplicabilitate: În toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor.
Persoana responsabilă Acţiunea
Personalul care desfăşoară 1. Identifică persoanele private de libertate care întrunesc criteriile
activităţi directe cu persoanele de selecţie prevăzute de lege;
private de libertate care 2. Întocmeşte, motivat, propunerile privind persoanele private de
urmează să fie propuse spre libertate care întrunesc criteriile de selecţie prevăzute de lege şi le
recompensare în cadrul înaintează şefului de secţie;
comisiei pentru 3. Identifică sectoarele, domeniile sau zonele precum şi tipul de
individualizarea regimului de responsabilitate în care persoanele private de libertate ar putea fi
executare a pedepselor investite;
privative de libertate 4. Instruieşte, împreună cu şeful secţiei de deţinere,persoanele
recompensate în privinţa modului în care îşi vor desfăşura
activitatea şi apoi vor înmâna acestora angajamentul în vederea
semnării;
5. Stabileşte programul de lucru al persoanei respective şi apoi îl va
aduce la cunoştinţă şefului de secţie şi după avizarea de către
acesta îl va înainta şefului ierarhic în acelaşi scop precum şi
directorilor adjuncţi şi directorului unităţii pentru aprobare;
6. Ţine evidenţa orelor lucrate de persoanele responsabilizate
pentru a fi pontate corespunzător;
Şeful secţiei de deţinere 1. Întocmeşte lunar rapoartele de recompensare, după ce în
prealabil au consultat cadrele ce desfăşoară activităţi directe cu
persoanele private de libertate;
2. Înaintează spre analiză comisiei pentru individualizarea regimului
de executare a pedepselor privative de libertate rapoartele de
recompensare întocmite;
3. Participă, împreună cu personalul care desfăşoară activităţi
directe cu persoanele private de libertate, la instruirea persoanelor
recompensate în privinţa modului în care îşi vor desfăşura
activitatea;
Comisia pentru 1. Analizează lunar rapoartele de recompensare prezentate de şefii
individualizarea regimului de de secţii;
executare a pedepselor 2. Înainte de formularea răspunsului, comisia pentru individualizarea
privative de libertate regimului de executare a pedepselor privative de libertate poate
233
Manual de proceduri
Scop: Menţinerea de către persoanele private de libertate a contactului permanent cu realităţile vieţii
sociale şi îmbogăţirea nivelului lor de cunoştinţe generale.
Premise:
- Legea nr.275/2007 privind executarea pedepselor şi a măsurilor dispuse de organele judiciare în
cursul procesului penal;
- H.G nr. 1897/2006 prin care a fost aprobat Regulamentul de aplicare a Legii nr.275/2006;
- Decizia directorului general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor nr. 418/2007 prin care se
aprobă Standardele naţionale în domeniul educaţiei şi asistenţei psihosociale a persoanelor private
de libertate precum şi Metodologia activităţilor de educaţie şi asistenţă psihosocială;
- O.M.J. nr. 3042/C/2007 privind durata şi periodicitatea vizitelor, greutatea şi numărul pachetelor,
precum şi categoriile de bunuri ce pot fi primite, păstrate şi folosite de persoanele aflate în executarea
pedepselor privative de libertate;
- Recomandarea nr. R (89) 12 a Comitetului de Miniştrii al Consiliului Europei, adoptată la data de 13
octombrie 1989 (educaţia în penitenciar);
- Ansamblul de reguli minime pentru tratamentul deţinuţilor (O.N.U. – 1955);
- Recomandarea Comitetului de miniştrii ai statelor membre, referitoare la Regulile penitenciare
europene REC (2006)2.
Aplicabilitate: în toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor.
Persoana responsabilă Acţiunea
Agentul tehnic 1. În baza cererilor aprobate de către directorul unităţii, primeşte în
cadrul sectorului vizite, aparatura radio-TV de la aparţinătorii
persoanei private de libertate sau, în funcţie de caz, o predă acestora;
2. Verifică la primirea/predarea aparaturii radio-TV, integritatea şi buna
funcţionare a acesteia, completând documentele de primire/predare
conform legislaţiei referitoare la domeniul său de activitate;
3. După primirea aparaturii radio-TV, sigilează aparatele electronice şi
le distribuie spre folosinţă persoanelor private de libertate care au
aprobare, în caz contrar le predă la magazia unităţii spre păstrare,
234
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
235
Manual de proceduri
236
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
237
Manual de proceduri
238
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
239
Manual de proceduri
Scop: Acordarea de sprijin calificat în vederea soluţionării problemelor sociale cu care se confruntă
persoanele private de libertate şi pregătirea acestora pentru reintegrarea în comunitate.
Premise:
Consilierea socială se poate realiza în regim individual, în grup sau de grup. Componentele unui proces
de consiliere socială sunt:
• evaluarea cerinţelor (problemelor) persoanei
• relaţia de consiliere
• intervenţii specifice
• evaluarea procesului de consiliere socială şi a rezultatelor acestuia.
Aplicabilitate: în toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor
Persoana responsabilă Acţiunea
Asistentul social 1. Identifică persoanele private de libertate care pot participa la
activităţile de consiliere socială, pe baza recomandărilor cuprinse în
Planul individualizat de intervenţie educativă şi terapeutică;
2. Identifică periodic, după depunerea în secţia de deţinere a
persoanelor private de libertate venite prin transfer, pe cele care au
beneficiat de consiliere socială în secţia/unitatea de provenienţă,
conform consemnărilor din Fişa socială – Concluzii şi recomandări, şi
a celor din Fişa V – Planul individualizat de evaluare şi intervenţie
educativă şi terapeutică – Asistarea socială din Dosarul de Educaţie şi
Asistenţă Psihosocială.
3. Identifică, în baza informării de către persoanele care derulează
activităţi directe cu persoanele private de libertate (educator, psiholog
medic, agent supraveghetor, preot, şef secţie) persoanele private de
libertate pentru care este recomandabilă consilierea socială.
4. Întocmeşte, în baza demersurilor de identificare menţionate mai
sus, tabele nominale cu persoanele private de libertate care urmează
să beneficieze de consiliere socială.
5. Persoanele private de libertate care, ca urmare a unor situaţii
deosebite, (deces în familie, plasamentul copilului în regim de urgenţă
etc.), solicită consiliere din partea asistentului social vor beneficia de
asistenţă de specialitate în baza solicitărilor verbale, chiar dacă nu
sunt incluse pe tabel.
6. În situaţia în care numărul persoanelor private de libertate cu
recomandări de consiliere socială depăşeşte posibilităţile de
desfăşurare a activităţii, sunt identificate persoanele care necesită
consiliere socială cu prioritate, iar pentru celelalte se formulează
recomandări pentru introducerea în alte activităţi şi monitorizare până
la momentul în care pot beneficia de consiliere.
7. Întocmeşte Orarul activităţilor (specialistului) cu planificarea zilelor,
intervalelor orare şi spaţiilor destinate desfăşurării activităţilor de
consiliere socială cu persoanele private de libertate.
8. Desfăşoară, conform planificării aprobate, activităţile de consiliere
socială şi completează rubricile corespunzătoare din Registrul
asistentului social cu informaţiile relevante.
9. Stabileşte data următoarei consilieri şi informează persoana privată
de libertate cu privire la planificarea următoarei activităţi.
10. În cazul în care soluţionarea situaţiei persoanei private de libertate
presupune iniţierea unor demersuri către instituţii guvernamentale sau
neguvernamentale acest lucru îi va fi comunicat direct acesteia,
stabilindu-se totodată data la care îi va fi comunicată modalitatea de
soluţionare.
240
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
241
Manual de proceduri
242
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
243
Manual de proceduri
Scop: Intervenţia, prin utilizarea metodelor şi tehnicilor specifice pentru lucrul în grup, în vederea
optimizării şi dezvoltării personale, a autocunoaşterii şi a formării deprinderilor de gestionare a situaţiilor
de criză pentru persoanele private de libertate.
Premise: - Includerea persoanelor private de libertate în programele de asistenţă psihosocială se face
în baza recomandărilor cuprinse în Planul individualizat de intervenţie educativă şi terapeutică.
Programele de asistenţă psihosocială se adresează persoanelor private de libertate identificate ca
necesitând asistenţă psihosocială, în urma evaluării iniţiale şi a evaluărilor de parcurs.
Principalele categorii de persoane private de libertate cărora li se adresează programele de asistenţă
psihosocială sunt: persoanele cu antecedente la consumul de droguri, persoanele cu afecţiuni psihice,
persoanele cu risc de suicid, agresorii sexuali, persoanele condamnate la executarea unei pedepse
244
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
245
Manual de proceduri
246
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
247
Manual de proceduri
248
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
249
Manual de proceduri
250
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
251
Manual de proceduri
prezenţa.
4. Planifică activitatea de pregătire/formare profesională şi
întocmeşte referatul de evaluare pentru fiecare nou încadrat.
5. Monitorizează desfăşurarea activităţilor în funcţie de planificarea
anuală şi semestrială:
a) Sinteza rezultatelor monitorizării se concretizează în:
- rapoarte despre deficienţe sau progrese înregistrate;
- rapoarte despre excepţii de la regulă;
- rapoarte sau alte modalităţi care confirmă respectarea prevederilor
activităţilor specifice;
b) Oferirea unui feed-back despre monitorizarea/controlul
desfăşurat;
Diseminarea rezultatelor cu întregul colectiv al Serviciului
Educaţie şi Asistenţă Psihosocială, în funcţie de specificul
activităţilor:
- informarea cu privire la rezultatele monitorizării şi controlului;
- dezbateri, focus grup, brainstorming cu scopul identificării unor
măsuri de remediere a neajunsurilor constatate sau ameliorare a
activităţilor în viitor;
252
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
Nr.
Aspecte de verificat Da Nu Obs.
crt.
Existenţa Obiectivelor individuale anuale de activitate pentru
1. membrii personalului serviciilor de educaţie şi asistenţă
psihosocială
2. Existenţa Planului anual şi semestrial de activitate
Sunt întocmite, avizate şi aprobate tabelele cu persoanele
3. private de libertate incluse în programele educaţionale şi de
asistenţă psihosocială.
Orarul, tematicile şi activităţile derulate cu persoanele private de
libertate au avizul directorului adjunct pentru educaţie şi
4. asistenţă psihosocială, al directorului adjunct pentru siguranţa
deţinerii şi regim penitenciar şi aprobarea directorului unităţii.
Registrul educatorului este completat cu informaţii semnificative,
5. din perspectiva educativă, privitoare la persoanele private de
libertate.
Fişa educativă din Dosarul de Educaţie şi Asistenţă
6. psihosocială este completată conform rubricilor imprimatului.
Registrul psihologului este completat cu informaţiile
7. semnificative, din perspectiva psihologică, cu privire la
persoanele private de libertate.
Consimţământului informat a fost obţinut pentru toate persoanele
8. private de libertate care au fost incluse în programe şi activităţi.
Existenţa protocoalelor de colaborare bilaterală între unitatea
9. penitenciară şi colaboratorii externi
253
Manual de proceduri
Scop: Managementul riscului în activităţile din domeniul educaţiei şi asistenţei psihosociale este
procesul prin care administraţia locului de deţinere se adresează tuturor riscurilor ce pot apărea pe
parcursul desfăşurării activităţilor specifice (factori interni sau externi penitenciarului), în scopul
îmbunătăţirii eficienţei şi eficacităţii operaţionale, îmbunătăţirii planificării activităţii şi luării deciziilor,
alocării judicioase a resurselor umane şi materiale precum şi al asigurării consistenţei activităţilor de
monitorizare şi control specific.
Premise:
- Managementul riscului este un proces dinamic, asociat planificării activităţii prin planurile de muncă
semestriale şi anuale (obiective, indicatori) şi are în vedere:
254
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
255
Manual de proceduri
256
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
257
Manual de proceduri
258
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
259
Manual de proceduri
260
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
261
Manual de proceduri
262
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
Scop: Evaluarea periodică a persoanelor private de libertate se realizează în scopul actualizării planului
individualizat de evaluare educativă şi terapeutică şi a asigurării regimului progresiv de executare a
pedepsei.
Premise:
- Evaluarea periodică se realizează obligatoriu o dată la şase luni sau la cererea persoanei private de
libertate. Datele consemnate de specialiştii serviciilor de educaţie şi asistenţă psihosocială (fişa nr. 7 a
Dosarului de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială) sunt puse la dispoziţia Comisiei pentru individualizarea
regimurilor de executare a pedepselor. Comisia poate dispune menţinerea persoanei private de libertate
în acelaşi regim de executare sau modificarea regimului.
- Planul individualizat de evaluare şi intervenţie educativă şi psihoterapeutică poate fi modificat ţinând
cont de situaţia persoanei custodiate la momentul evaluării, semnarea unui nou angajament de
participare la activităţi fiind obligatorie.
Din punct de vedere operaţional se evidenţiază două etape:
a) evaluarea periodică a persoanelor private de libertate, din perspectivă educativă, psihologică,
socială şi moral-religioasă, consemnarea datelor în dosar – cel puţin odată la trei luni;
b) întocmirea şi înregistrarea documentelor.
Aplicabilitate: În toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor
263
Manual de proceduri
264
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
265
Manual de proceduri
266
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
267
Manual de proceduri
268
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
269
Manual de proceduri
270
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
A004 INFORMATICĂ
A00401 Administrare hardware
Premise:
Instalarea, implementarea în structura existentă şi întreţinerea echipamentelor I.T. achiziţionate se face
numai de către personal specializat delegat de firma ce a livrat produsele sau firma care a preluat
serviciile tip on-site pe aceste echipamente.
Aplicabilitate: Sediul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor.
Procedura: Tabelul 2
Responsabilul cu 1. Anunţă şeful serviciului/ direcţiei specifice despre necesitatea
administrarea aplicaţiilor de intervenţiei.
sistem şi Responsabilul cu 2. Cu aprobarea obţinută, procedează la anunţarea firmei, stabilind
securitatea I.T. data şi ora intervenţiei.
Responsabilul cu 3. Acordă asistenţă cu informaţii de configurare şi privitoare la
administrarea aplicaţiilor de evenimentele ce au avut loc, specialiştilor firmei prestatoare de
sistem şi Responsabilul cu servicii
securitatea I.T. 4. Verifică integrarea echipamentelor pe principalele componente
din topologia reţelei.
Şeful serviciului/ direcţiei 5. Se asigură de funcţionarea corespunzătoare a reţelei locale şi a
responsabile comunicaţiilor în W.A.N. dacă este cazul.
Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Observaţii
Scop: Stabilirea modalităţii de instalare şi configurare a pachetului Microsoft Office 2003 pentru
sistemul de operare Microsoft Windows XP SP2
Premise: Instalarea şi configurarea pachetului Microsoft Office 2003 pentru sistemul de operare
Microsoft Windows XP SP2 se pot face ori de câte ori necesităţile impun acest lucru. Instalarea şi
configurarea se fac numai de către personal specializat.
Aplicabilitate: Sediul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi unităţile subordonate.
Procedura: Tabelul 1
Inginerul de sistem 1. Anunţă şeful compartimentului/ serviciului/ direcţiei IT despre
necesitatea acestei operaţiuni.
271
Manual de proceduri
Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Observaţii
272
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Observaţii
273
Manual de proceduri
Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Observaţii
Procedura: Tabelul 1
Administratorul de reţea 1. Anunţă şeful compartimentului/ serviciului/ direcţiei IT despre
necesitatea acestei operaţiuni.
Şeful compartimentului/ 2. Stabileşte posibilitatea şi oportunitatea efectuării operaţiunii
serviciului/ direcţiei IT solicitate.
3. Identifică resursele necesare efectuării operaţiunii (materiale,
umane, financiare, timp).
4. Repartizează lucrarea inginerului de sistem.
5. Stabileşte termenul de efectuare a operaţiunii.
274
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Observaţii
275
Manual de proceduri
Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Observaţii
Procedura: Tabelul 1
Administratorul de reţea 1. Anunţă şeful compartimentului/ serviciului/ direcţiei IT despre
necesitatea acestei operaţiuni.
Şeful compartimentului/ 2. Stabileşte posibilitatea şi oportunitatea efectuării operaţiunii
serviciului/ direcţiei IT solicitate.
3. Identifică resursele necesare efectuării operaţiunii (materiale,
umane, financiare, timp).
4. Repartizează lucrarea inginerului de sistem.
5. Stabileşte termenul de efectuare a operaţiunii.
Inginerul de sistem 6. Analizează solicitarea de instalare şi configurare a IIS şi identifică
posibilităţile de rezolvare a solicitării, în colaborare cu
administratorul de reţea, dacă acest lucru este necesar.
7. Efectuează operaţiunea de instalare şi configurare a IIS, conform
documentaţiei de la
http://technet2.microsoft.com/windowsserver/en/library/42b0d059-
dd84-4aa8-be26-dbeaa2d971ac1033.mspx?mfr=true.
8. Comunică şefului compartimentului/ serviciului/ direcţiei IT:
a) Eventualele probleme apărute în procesul de instalare şi
configurare,
b) Eventuale observaţii cu privire la operaţiunile efectuate.
Şeful compartimentului/ 9. Verifică dacă operaţiunea a fost efectuată în conformitate cu
serviciului/ direcţiei IT cerinţele şi în termenul stabilit, şi dacă IIS funcţionează
corespunzător.
10. Comunică administratorului de reţea finalizarea operaţiunii,
eventualele probleme apărute, precum şi eventualele observaţii.
Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Observaţii
276
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
277
Manual de proceduri
Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Observaţii
278
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
A00403 Securitate IT
Scop: Stabilirea modalităţii de instalare şi configurare a serverului Internet Security and Acceleration
(ISA Server)
Premise: Instalarea şi configurarea serverului ISA Server se realizează de câte ori necesităţile impun
acest lucru. Instalarea şi configurarea se fac numai de către personal specializat.
Aplicabilitate: Sediul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor.
Procedura: Tabelul 2
Responsabilul cu 1. Anunţă şeful serviciului/ direcţiei specifice despre necesitatea
administrarea aplicaţiilor instalării prima dată pe un server dedicat sau ca urmare a unor
de sistem şi evenimente nedorite, care au afectat rolul serverului existent.
2. Cu aprobarea obţinută, dacă serverul este în producţie, expediază
Responsabilul cu un mail către grupul informaticieni@dgp.ro , anunţând că traficul
securitatea I.T. Internet şi eventual comunicaţiile vor fi întrerupte, până la un nou
mail.
Şeful serviciului/ direcţiei 3. Dacă serverul este în producţie, dispune anunţarea prin secretară a
tuturor serviciilor din A.N.P. despre suspendarea traficului Internet şi
eventual a comunicaţiilor.
Responsabilul cu 4. Urmează instrucţiunile din manualul în format electric, aflat la
administrarea aplicaţiilor DTICIT- Serviciul Administrare şi Securitate Tehnică de Calcul şi
de sistem şi Comunicaţii IT, privitoare la instalarea şi configurarea serverului ca
soft de aplicaţie: paginile 29-61.
Responsabilul cu 5. Se introduce prin aplicaţia cmd.exe linia Route add 10.0.0.0 mask
securitatea I.T. 255.0.0.0 10.51.0.1 -p, cu rolul ca pachetele destinate W.A.N. sa
fie dirijate prin router-ul 10.51.0.1
6. Filtrele de IP-uri se preiau din ultima salvare realizată zilnic.
7. Log-urile se direcţionează către baza de date Internet de pe SAN.
Partiţia este accesibilă prin sectorul alocat SERVER11 – 10.51.0.66
8. Dacă se optează pentru cumularea log-urilor într-o bază de date
localizată pe un alt server, atunci configurarea serverului SQL de pe
server11 se va realiza pentru a accepta sursa de date a ISA
conform instrucţiunilor din manualul în format electric, aflat la
DTICIT- Serviciul Administrare şi Securitate Tehnică de Calcul şi
Comunicaţii IT, referitoare la setarea serverului SQL pentru
jurnalizarea operaţiunilor serverului ISA. Atenţie: ISA nu se porneşte
până când aceasta configurare nu este realizată. De reţinut că
această soluţie poate fi temporară întrucât ritmul de creştere a
dimensiunilor bazei de date este extrem de rapid. Recomandat
pentru o soluţie curentă este utilizarea motorului implicit al ISA,
adică MSDE.
9. Efectuează operaţiunea de testare a comunicaţiilor din W.A.N. şi a
accesului la Internet.
10. Dacă testele sunt reuşite, comunică şefului serviciului/ direcţiei
disponibilitatea resurselor de reluare a traficului Internet şi
comunicaţiilor.
Şeful serviciului/ direcţiei 11. Verifică funcţionarea corespunzătoare a traficului Internet şi
responsabile comunicaţiilor.
12. Dispune anunţarea prin e-mail a grupului de informaticieni şi a
personalului din A.N.P. despre disponibilitatea serviciilor.
Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Observaţii
279
Manual de proceduri
Premise:
Procedurile operaţionale ce fac obiectul prezentului document vizează planificarea, configurarea şi
implementarea următoarelor concepte privind securitatea sistemelor Windows XP:
a) Analiza sistemelor informatice (destinaţie, amploare, infrastructură de comunicaţii, infrastructură
de servicii, vulnerabilităţi şi riscuri la adresa securităţii, stabilirea serviciilor de securitate şi a
mecanismelor prin intermediul cărora acestea vor fi implementate),
b) Instalarea şi configurarea Windows XP (sistem operare, chipset placă de bază, drivere de
dispozitiv, servicii de reţea),
c) Configurarea securităţii accesului la serviciile furnizate de reţea: model de securitate,
autentificare, autorizare, protecţia datelor, audit,
d) Darea în exploatare, administrarea şi intervenţia pe durata exploatării.
Prin natura lor, procedurile prezentate în prezentul document prezintă un grad ridicat de
senzitivitate pentru buna funcţionare a sistemelor informatice şi asigurării disponibilităţii serviciilor. Din
aceste motive nu pot fi aduse modificări decât numai de personal de specialitate astfel:
1. la ordinul direcţiei de specialitate a A.N.P.
2. din proprie iniţiativă a personalului după informarea direcţiei de specialitate a A.N.P.
Pentru a putea face modificările, sunt necesare privilegii şi drepturi de acces administrative pe
următoarele elemente, în funcţie de tipul modificării:
Tabelul 1.
Nr. Denumire element Drept Tip modificare
crt
1. Active Directory Users Adăugare/modificare/ştergere Users, groups, and computers
and Computers – numai obiecte User rights
pe domain controller Auditing security events
Access control
Authentication mechanisms
Stored data security
Network data security
Managing security templates
2. Security Configuration Modificare obiecte Security policies
and Analysis – pe Account Policies
domain controller şi pe Local Policies
sistemul XP Event Log
Restricted Groups
System Services
Registry
File System
3. Security Templates – pe Adăugare/modificare/suprascriere Open/Read/Write Security
domain controller şi pe fişiere de configurare a securităţii templates
sistemul XP
280
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Observaţii
281
Manual de proceduri
b) Instalarea şi configurarea Windows Server 2000 (sistem operare, chipset placă de bază, drivere
de dispozitiv, servicii de reţea),
c) Rolul în cadrul arhitecturii domeniului: domain controller, additional domain controller,
file/web/print/database server,
d) Configurarea securităţii serviciilor furnizate în reţea şi a mecanismelor de acces la acestea:
model de securitate, autentificare, autorizare, protecţia datelor, audit, relaţii de încredere,
e) Darea în exploatare, administrarea şi intervenţia pe durata exploatării.
Prin natura lor, procedurile prezentate în prezentul document prezintă un grad ridicat de
senzitivitate pentru buna funcţionare a sistemelor informatice şi asigurării disponibilităţii serviciilor. Din
aceste motive nu pot fi aduse modificări decât numai de personal de specialitate astfel:
1. la ordinul direcţiei de specialitate a A.N.P.
2. din proprie iniţiativă a personalului după informarea direcţiei de specialitate a A.N.P.
Pentru a putea face modificările, sunt necesare privilegii şi drepturi de acces administrative pe
următoarele elemente, în funcţie de tipul modificării:
Tabelul 1.
Nr. Denumire element Drept Tip modificare
crt
4. Active Directory Adăugare/modificare/ştergere Server roles
obiecte Users, groups, and computers
User rights
Auditing security events
Access control
Authentication mechanisms
Stored data security
Network data security
Managing security templates
5. Security Configuration Modificare obiecte Security policies
and Analysis Account Policies
Local Policies
Event Log
Restricted Groups
System Services
Registry
File System
6. Security Templates Adăugare/modificare/suprascriere Open/Read/Write Security
fişiere de configurare a securităţii templates
Procedura: Tabelul 2
Beneficiarul sistemului 1. Întocmeşte o notă cu justificarea solicitării
Windows 2000 Server 2. Prezintă nota şefului compartimentului informatică al unităţii în
vederea obţinerii avizului acestuia
3. Trimite nota secretariatului unităţii căreia îi aparţine în vederea
obţinerii avizului şefului unităţii.
Secretariatul unităţii 4. Înregistrează nota de solicitare
5. Înştiinţează şeful compartimentului informatică al unităţii despre
avizul şefului unităţii
6. Înaintează nota de solicitare direcţiei de specialitate a A.N.P.
282
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Observaţii
Procedura: Tabelul 2
Responsabilul cu 1. Anunţă şeful serviciului/ direcţiei specifice despre necesitatea
administrarea aplicaţiilor scoaterii din producţie a serverului, datorită securizării.
de sistem şi 2. Cu aprobarea obţinută, dacă serverul este în producţie şi prin rolul
Responsabilul cu său poate afecta traficul Internet şi eventual comunicaţiile,
securitatea I.T. expediază un mail către grupul informaticieni@dgp.ro , anunţând
acest lucru.
Şeful serviciului/ direcţiei 3. Dacă serverul este în producţie, dispune anunţarea prin secretară a
tuturor serviciilor din A.N.P. despre suspendarea traficului Internet
şi eventual a comunicaţiilor.
283
Manual de proceduri
Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Observaţii
Procedura: Tabelul 2
Şeful compartimentului 1. Analizează sistemul informatic din punct de vedere al:
informatică al unităţii a. Destinaţiei
b. Arhitecturii hardware i software
284
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Observaţii
Scop: Uniformizarea metodelor şi procedurilor operaţionale destinate realizării copiilor de siguran ă ale
sistemelor de calcul de tip Microsoft Windows 2000 Server la nivelul Administraţiei Naţionale a
Penitenciarelor
Premise: Procedurile operaţionale ce fac obiectul prezentului document vizează planificarea si
executarea opera iunilor vizând realizarea copiilor de siguran ă ale sistemelor de calcul de tip Microsoft
Windows 2000 Server
Prin natura lor, procedurile prezentate în prezentul document prezintă un grad ridicat de
senzitivitate pentru buna funcţionare a sistemelor informatice şi asigurării disponibilităţii serviciilor. Din
aceste motive nu pot fi executate decât numai de personal de specialitate astfel:
1. pe baza unei planificări
2. din proprie iniţiativă
Pentru a putea realiza opera iunile, sunt necesare privilegii şi drepturi de acces la următoarele
elemente:
285
Manual de proceduri
Tabelul 1.
Nr. Denumire element Drept Tip acces
crt
1. Fi iere de boot i fi iere sistem Administrator/Backup Operator Read/Write
2. Active Directory (numai pe domain Administrator/Backup Operator Read/Write
controller)
3. Sysvol (numai pe domain controller) Administrator/Backup Operator Read/Write
4. Registry Administrator/Backup Operator Read/Write
5. Performance counter configuration Administrator/Backup Operator Read/Write
6. Component Services Class Administrator/Backup Operator Read/Write
registration database
Scop: Procedura se va aplica pentru securizarea fişierelor de pe staţiile neincluse într-un domeniu şi pe
care rulează Windows XP. De regulă, aceste staţii sunt destinate prelucrării documentelor cu caracter
secret.
Premise:
Prin aplicarea sistemului EFS se generează securitatea fişierelor. Deoarece pe un sistem pot exista mai
multe profile, fiecare fiind dedicat unui utilizator, inclusiv administratorul, s-a optat pentru această soluţie
deoarece folosirea partajării fişierelor în modalitate EFS conferă acces la documente foarte strict.
Astfel, dacă pentru un utilizator în cadrul profilului său, se realizează un folder cu specificarea de
încriptare a conţinutului datelor conţinute în el, nici un alt utilizator (exclusiv administratorul) nu pot
vizualiza datele din acel folder. În mod concret, vom nota cu A – utilizatorul cu drept deplin asupra
folderului şi cu X – un utilizator necunoscut (exclusiv administratorul). Asupra unui fişier generat de A
într-un folder partajat EFS, se constată prin teste că:
286
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
o A poate face ce vrea cu fişierul pe HDD, adică îl poate muta, redenumi, şterge
o A poate copia fişierul pe un suport extern, dar este avertizat că acesta îşi pierde proprietatea
de încriptare
o A poate salva cheia pe suport extern, iar dacă o pierde o poate adăuga prin import de pe
suportul pe care a salvat-o anterior
o X nu poate vizualiza fişierul
o X nu poate să copieze fişierul pe suport extern
o X nu poate să copieze fişierul într-un alt folder de pe acelaşi HDD
o X nu poate adăuga utilizatori cu drept de vizualizare a fişierului
o X nu poate exporta cheia privată a lui A
În acest mod, practic toată răspunderea menţinerii caracterului secret al unui fişier revine celui care îl
generează iniţial.
Administratorul sistemului este in mod implicit DRA, adica Data Recovery Agent. Deci numai el poate
accesa datele criptate, în afara utilizatorului. Accesarea se face pe baza de ordin scris şi printr-o
comisie al cărui membru este.
Trebuie reţinut, că prin generarea fiecărui fişier în header-ul său se vor înscrie două chei: una privata
din partea user-ului si una publica din partea DRA. Cu oricare din cele doua chei se poate accesa
documentul.
Aplicabilitate: Sediul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor.
Procedura: Tabelul 2
Responsabilul cu administrarea 1. Anunţă şeful serviciului/ direcţiei specifice despre necesitatea
aplicaţiilor de sistem şi generării unui nou folder cu partajare EFS activată, într-un
Responsabilul cu securitatea I.T. nou profil de utilizator pe un sistem Windows XP, neinclus în
domeniu.
Şeful serviciului/ direcţiei 2. Dacă sistemul este în producţie, oferă delegare de
competenţă celui ce relaizează configurarea
Responsabilul cu administrarea 3. Se realizează autentificarea cu credenţialele
aplicaţiilor de sistem şi administratorului şi pe profilul utilizatorului care a solicitat
Responsabilul cu securitatea I.T. încriptarea, se generează un folder.
4. Se dă dreapta click pe folderul selectat şi se selectează
Utilizatorul care doreşte utilizarea Properties.
partajării EFS. 5. Se selectează apoi Advanced.
6. Se încriptează fişierele prin selectarea opţiunii Encrypt
contents to secure data. Click OK pentru a încripta fişierele.
7. Se ruleaza START\Run\mmc.exe. Apoi Add/Remove Snap-
In si dublu click pe Certificates.
8. În interiorul Certificates, se alege Current User, Personal si
apoi se da click pe certificat certificatului.
9. Apoi dreapta mouse si All tasks si apoi Export.
10. Apoi se alege Yes, export the private key si Next.
11. Se alege formatul de export si se bifeaza Delete the private
key if the export is successful.
12. Certificatul exportat se salvează pe suport extern, notându-
se cartacteristicile sale.
13. Se face log off, parasindu-se profilul administratorului.
14. Se informeaza utilizatorul despre operaţia realizata.
Şeful serviciului/ direcţiei 15. Este informat despre finalizarea operaţiei.
responsabile
Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Observaţii
287
Manual de proceduri
A00404 Aplicaţii
Procedura: Tabelul 1
Beneficiarul aplicaţiei 1. Anunţă şeful compartimentului/ serviciului/ direcţiei IT despre
necesitatea acestei operaţiuni.
Şeful compartimentului/ 2. Stabileşte posibilitatea şi oportunitatea efectuării operaţiunii
serviciului/ direcţiei IT solicitate.
3. Identifică resursele necesare efectuării operaţiunii (materiale,
umane, financiare, timp).
4. Repartizează lucrarea inginerului de sistem.
5. Stabileşte termenul de efectuare a operaţiunii.
Inginerul de sistem 6. Analizează solicitarea de instalare a aplicaţiei ZBuget pe un
server şi identifică posibilităţile de rezolvare a solicitării, în
colaborare cu administratorul de reţea, dacă acest lucru este
necesar.
7. Efectuează operaţiunea de instalare a aplicaţiei ZBuget pe un
server, conform paşilor prevăzuţi în manualul în format electronic
aflat la DTICIT – Serviciul Gestiune Software, Analiză şi
Programare
8. Comunică şefului compartimentului/ serviciului/ direcţiei IT:
a) Eventualele probleme apărute în procesul de instalare,
b) Eventuale observaţii cu privire la operaţiunile efectuate.
Şeful compartimentului/ 9. Verifică dacă operaţiunea a fost efectuată în conformitate cu
serviciului/ direcţiei IT cerinţele şi în termenul stabilit, dacă pe server în SQL există
baza de date ZBuget, dacă aceasta conţine tabele, view-uri,
proceduri stocate, conturi de login, etc. şi aceasta funcţionează
corespunzător.
10. Comunică administratorului de reţea finalizarea operaţiunii,
eventualele probleme apărute, precum şi eventualele observaţii.
Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Observaţii
288
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
Procedura: Tabelul 1
Beneficiarul aplicaţiei 1. Anunţă şeful compartimentului/ serviciului/ direcţiei IT despre
necesitatea acestei operaţiuni.
Şeful compartimentului/ 2. Stabileşte posibilitatea şi oportunitatea efectuării operaţiunii
serviciului/ direcţiei IT solicitate.
3. Identifică resursele necesare efectuării operaţiunii (materiale,
umane, financiare, timp).
4. Repartizează lucrarea inginerului de sistem.
5. Stabileşte termenul de efectuare a operaţiunii.
Inginerul de sistem 6. Analizează solicitarea de modificare a aplicaţiei ZBuget pe un
server şi identifică posibilităţile de rezolvare a solicitării, în
colaborare cu administratorul de reţea, dacă acest lucru este
necesar.
7. Efectuează operaţiunea de modificare a aplicaţiei ZBuget pe un
server conform paşilor prevăzuţi în manualul în format electronic
aflat la DTICIT – Serviciul Gestiune Software, Analiză şi
Programare
8. Comunică şefului compartimentului/ serviciului/ direcţiei IT:
a)Eventualele probleme apărute în procesul de instalare,
b)Eventuale observaţii cu privire la operaţiunile efectuate.
289
Manual de proceduri
Procedura: Tabelul 1
Şeful compartimentului/ 1. Stabileşte posibilitatea şi oportunitatea efectuării operaţiei de
serviciului/ direcţiei IT backup.
2. Identifică resursele necesare efectuării operaţiunii (materiale,
umane, financiare, timp).
3. Repartizează lucrarea unei persoane specializate.
4. Stabileşte termenul de efectuare a operaţiunii.
Persoana desemnată 5. Analizează solicitarea de efectuare a operaţiei de backup a
aplicaţiei şi identifică posibilităţile de rezolvare a solicitării, în
colaborare cu administratorul de reţea, dacă acest lucru este
necesar.
6. Efectuează operaţiunea de backup a aplicaţiei, conform paşilor
prevăzuţi în manualul în format electronic aflat la DTICIT –
Serviciul Gestiune Software, Analiză şi Programare. Comunică
şefului compartimentului/ serviciului/ direcţiei IT:
a) Eventualele probleme apărute în procesul de instalare,
b) Eventuale observaţii cu privire la operaţiunile efectuate.
Şeful compartimentului/ 7. Verifică dacă operaţiunea a fost efectuată în conformitate cu
serviciului/ direcţiei IT cerinţele şi în termenul stabilit.
Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Observaţii
A0.04.04.005 - Procedura de refacere a datelor în urma unui dezastru pentru aplicaţia ZBuget.
290
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
Procedura: Tabelul 1
Şeful compartimentului/ 1. Stabileşte posibilitatea şi oportunitatea efectuării operaţiei de
serviciului/ direcţiei IT refacere.
2. Identifică resursele necesare efectuării operaţiunii (materiale,
umane, financiare, timp).
3. Repartizează lucrarea unei persoane specializate.
4. Stabileşte termenul de efectuare a operaţiunii.
Persoana desemnată 5. Analizează solicitarea de efectuare a operaţiei de refacere a
bazei de date şi identifică posibilităţile de rezolvare a solicitării, în
colaborare cu administratorul de reţea, dacă acest lucru este
necesar.
6. Efectuează operaţiunea de refacere a bazei de date, conform
paşilor prevăzuţi în manualul în format electronic aflat la DTICIT
– Serviciul Gestiune Software, Analiză şi Programare. Dacă este
cazul, efectuează operaţia de instalare a aplicaţiei la client.
7. Comunică şefului compartimentului/ serviciului/ direcţiei IT:
a) Eventualele probleme apărute în procesul de instalare,
b) Eventuale observaţii cu privire la operaţiunile efectuate.
Şeful compartimentului / 8. Verifică dacă operaţiunea a fost efectuată în conformitate cu
serviciului / direcţiei IT cerinţele şi în termenul stabilit.
Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Observaţii
291
Manual de proceduri
Resurse financiare
- Nu sunt necesare resurse financiare
Resurse de timp
- Aproximativ două ore pentru instalare şi testare
Aplicabilitate: Sediul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor.
Procedura: Tabelul 2
Beneficiarul aplicaţiei 1. Întocmeşte o notă cu cererea de instalare a aplicaţiei Cheltuieli
de Personal
2. Trimite nota secretariatului direcţiei specializate în exploatarea
aplicaţiei din cadrul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor.
Secretariatul direcţiei 3. Înregistrează nota de solicitare a instalării aplicaţiei
specializate în exploatarea 4. Transmite nota de solicitare şefului direcţiei specializate în
aplicaţiei exploatarea aplicaţiei
Şeful direcţiei specializate în 5. Repartizează lucrarea serviciului responsabil cu întreţinerea
exploatarea aplicaţiei aplicaţiei
6. Stabileşte termen de rezolvare şi transmitere a unei rezoluţii
Şeful serviciului responsabil 7. Analizează posibilităţile de instalare a aplicaţiei
cu întreţinerea aplicaţiei 8. Dacă solicitarea de instalare nu poate fi îndeplinită, trimite o
rezoluţie şefului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei, în
care specifică motivele.
9. Dacă solicitarea poate fi îndeplinită:
a) Identifică resursele necesare efectuării modificărilor
(materiale, umane, financiare, timp)
b) Repartizează lucrarea lucrătorilor responsabili cu întreţinerea
aplicaţiei
c) Stabileşte termen de efectuare a modificărilor
Lucrătorul responsabil cu Instalarea aplicaţiei Cheltuieli de Personal pe serverul SQL
întreţinerea aplicaţiei – nivelul 10. Identifică posibilităţile de instalare a componentei de baze de
baze de date (a) date a aplicaţiei.
11. Stabileşte modul şi ordinea în care va fi efectuată instalarea,
ţinând cont de implicaţiile pe care le are această operaţie.
12. Efectuează instalarea bazei de date pe serverul SQL stabilit.
13. Stabileşte credenţiale de acces la baza de date.
14. Comunică lucrătorului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei -
nivelul funcţionalitate şi interfaţă de utilizare, informaţiile
necesare accesului la baza de date.
15. Face o verificare a funcţionării bazei de date, precum şi o
verificare împreună cu ceilalţi responsabili cu întreţinerea
aplicaţiei, privind funcţionarea corespunzătoare a aplicaţiei.
16. Comunică şefului serviciului responsabil cu îndeplinirea
aplicaţiei informaţii cu privire la:
c) Instalarea şi configurarea bazei de date,
d) Eventuala neinstalare a bazei de date, împreună cu motivele
pentru care aceasta nu a putut fi efectuată,
e) Problemele apărute în procesul de instalare,
f) Eventuale observaţii cu privire la instalare.
292
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Observaţii
293
Manual de proceduri
Modificările se pot face în orice moment al existenţei aplicaţiei. Modificările se pot face ca urmare a
iniţiativei administratorului aplicaţiei, în urma observaţiilor proprii, sau în urma solicitărilor beneficiarilor
aplicaţiei.
Modificările se fac numai de personal specializat. Pentru a putea face modificările, sunt necesare
drepturi de acces pe următoarele elemente, în funcţie de tipul modificării:
Tabelul 1.
Nr. Denumire element Drept Tip
crt modificare
1. Baza de date Creare / modificare / ştergere obiecte din baza a)
AccesDocumente de date
2. Baza de date SetariAplicaţii Creare / modificare / ştergere obiecte din baza a)
de date
3. Fişierele aplicaţiei - Creare / modificare / ştergere fişiere în b)
folderul de pe staţia unde se prelucrează
sursele aplicaţiei.
- Creare / modificare / ştergere fişiere în
folderul de pe serverul pe care este instalată
aplicaţia.
Aplicabilitate: Sediul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor.
Procedura: Tabelul 2
Beneficiarul aplicaţiei 1. Întocmeşte o notă cu cererea de modificare a aplicaţiei Cheltuieli
De Personal, împreună cu observaţiile sale şi justificarea
solicitării
2. Trimite nota secretariatului direcţiei specializate în exploatarea
aplicaţiei din cadrul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor.
Secretariatul direcţiei 3. Înregistrează nota de solicitare a modificării aplicaţiei
specializate în exploatarea 4. Transmite nota de solicitare şefului direcţiei specializate în
aplicaţiei exploatarea aplicaţiei
Şeful direcţiei specializate în 5. Repartizează lucrarea serviciului responsabil cu întreţinerea
exploatarea aplicaţiei aplicaţiei
6. Stabileşte termen de rezolvare şi transmitere a unei rezoluţii
Şeful serviciului responsabil 7. Analizează cererea de modificare a aplicaţiei.
cu întreţinerea aplicaţiei 8. Stabileşte posibilitatea, necesitatea şi oportunitatea efectuării
modificărilor solicitate
9. Dacă solicitările de modificare nu pot fi îndeplinite, trimite o
rezoluţie şefului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei, în
care specifică motivele.
10. Dacă solicitările pot fi îndeplinite, în totalitate sau în parte:
a) Stabileşte modificările care pot fi efectuate
b) Identifică resursele necesare efectuării modificărilor (materiale,
umane, financiare, timp)
c) Repartizează lucrarea lucrătorilor responsabili cu întreţinerea
aplicaţiei, în funcţie de tipul modificării (a, b sau c, specificate
în tabelul 1.)
d) Stabileşte termen de efectuare a modificărilor.
Lucrătorul responsabil cu 11. Analizează solicitările de modificare a aplicaţiei aplicabile
întreţinerea aplicaţiei – nivelul nivelului de baze de date şi identifică posibilităţile de rezolvare a
baze de date (a) solicitărilor. În cazul în care efectuarea modificărilor necesită
intervenţii la alt nivel ale aplicaţiei (b), colaborează cu lucrătorul
responsabil cu întreţinerea aplicaţiei de la nivelul respectiv.
12. Stabileşte modul şi ordinea în care vor fi efectuate modificările,
ţinând cont de implicaţiile pe care le are fiecare modificare.
13. Execută o salvare de siguranţă a bazelor de date, conform celor
specificate în procedura A0.04.04.008 – Procedura de backup a
bazei de date şi a aplicaţiei Cheltuieli De Personal, secţiunea cu
privire la bazele de date.
294
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
295
Manual de proceduri
Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Observaţii
Scop: Stabilirea modalităţii de salvare a bazelor de date şi codului sursă a aplicaţiei Cheltuieli De
Personal.
Premise: Salvările se fac numai de personal specializat. Pentru a putea face salvările, sunt necesare
drepturi de acces pe următoarele elemente, în funcţie de tipul modificării:
Tabelul 1
Nr. Denumire element Drept
crt.
1. Baza de date cheltpers Acces la baza de date
2. Baza de date master Acces la baza de date
3. Baza de date msdb Acces la baza de date
4. Fişierele aplicaţiei Acces la folderul de pe staţia unde se prelucrează sursele
aplicaţiei.
296
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
Procedura: Tabelul 2
Şeful serviciului responsabil 1. Stabileşte modul de salvare a bazelor de date, a codului sursă a
cu întreţinerea aplicaţiei aplicaţiei şi documentaţiei, sub următoarele aspecte:
a) locaţiei de stocare a fişierelor,
b) suporturile de stocare,
c) tipul de salvare (incremental, diferenţial, total),
d) modul de arhivare a fişierelor,
e) frecvenţa salvărilor,
f) modul de versionare a salvărilor.
Lucrătorul responsabil cu 2. Execută paşii necesari definirii joburilor de salvare automată a
întreţinerea aplicaţiei – bazelor de date, în conformitate cu specificaţiile şefului serviciului
nivelul baze de date responsabil cu întreţinerea aplicaţiei, în cazul în care acesta nu
există.
3. Verifică funcţionarea corectă a joburilor de salvare a bazelor de
date
4. Actualizează joburile de salvare automată a bazelor de date, în
conformitate cu modificările apărute.
Lucrătorul responsabil cu 5. Arhivează şi salvează fişierele conţinând:
întreţinerea aplicaţiei – a) codurile sursă ale aplicaţiei,
nivelul salvare fişiere b) documentaţia aplicaţiei
c) fişierele rezultate în urma executării joburilor de salvare
automată a bazelor de date în conformitate cu specificaţiile
stabilite de şeful serviciului responsabil cu întreţinerea
aplicaţiei.
6. Rezolvă problemele apărute în cursul procesului de salvare a
fişierelor, în raport cu competenţele sale.
7. Verifică integritatea fişierelor salvate şi reia procesul de arhivare
şi salvare, în cazul în care constată că fişierele nu au fost
arhivate sau salvate corespunzător.
8. Raportează orice problemă apărută în cursul procesului de
salvare a fişierelor şefului serviciului responsabil cu întreţinerea
aplicaţiei.
Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Observaţii
297
Manual de proceduri
Refacerea datelor se execută numai de personal specializat. Pentru a putea face recuperările de date,
sunt necesare drepturi de acces pe următoarele elemente, în funcţie de tipul modificării:
Tabelul 2
Nr. Denumire element Drept
crt.
1. Serviciul SQL unde vor fi Echivalent cu System Administrator (sa)
instalate bazele de date
2. Serviciul IIS Drept de configurare a IIS
3. Scripturile aplicaţiei Scriere în folderul unde se instalează scripturile aplicaţiei.
Aplicabilitate: Sediul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor.
Procedura: Tabelul 2
Şeful direcţiei specializate în 1. Ia act de indisponibilizarea aplicaţiei.
exploatarea aplicaţiei 2. Anunţă şeful serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei
şi/sau şeful serviciului responsabil cu administrarea serverelor.
3. După identificarea problemei repartizează sarcina şefului
serviciului care are competenţe în rezolvarea acesteia
4. Dispune secretariatului direcţiei specializate în exploatarea
aplicaţiei anunţarea beneficiarilor aplicaţiei despre
indisponibilitatea aplicaţiei, precum şi durata estimată pentru
refacerea datelor
5. Stabileşte termen de rezolvare şi transmitere a unei rezoluţii.
Secretariatul direcţiei 6. Anunţă beneficiarii aplicaţiei despre indisponibilitatea aplicaţiei,
specializate în exploatarea precum şi durata estimată pentru repunerea în funcţiune.
aplicaţiei
Şeful serviciului responsabil 7. Stabileşte modalitatea de refacere a datelor.
cu întreţinerea aplicaţiei 8. În funcţie de nivelul la care se intervine, repartizează sarcina
lucrătorului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei de la nivelul de
baze de date şi/sau de fişiere.
9. Colaborează cu serviciul responsabil de administrarea
serverelor, în cazul în care este necesară şi configurarea unui
server de baze de date şi/sau a unui server web.
10. Transmite termenele de rezolvare a problemelor stabilite de şeful
direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei
Lucrătorul responsabil cu 11. Verifică fişierele de backup, sub aspectele integrităţii fişierelor,
întreţinerea aplicaţiei – existenţei celei mai recente versiuni.
nivelul baze de date 12. Reface bazele de date, în conformitate cu cele descrise în
manualul în format electronic aflat la DTICIT – Serviciul Gestiune
Software, Analiză şi Programare– Refacerea bazelor de date
13. Verifică integritatea datelor refăcute.
14. Raportează şefului serviciului responsabil cu întreţinerea
aplicaţiei orice problemă apărută în decursul procesului de
refacere a datelor.
Lucrătorul responsabil cu 15. Verifică fişierele care conţin scripturile aplicaţiei, sub aspectul
întreţinerea aplicaţiei – existenţei tuturor fişierelor necesare, a integrităţii fişierelor, a
nivelul salvare fişiere existenţei celei mai recente versiuni.
16. Instalează şi configurează aplicaţia în conformitate cu cele
descrise în procedura A0.04.04.006 – Procedura de instalare a
aplicaţiei Cheltuieli De Personal, secţiunea Instalarea aplicaţiei
Cheltuieli De Personal pe serverul Web.
17. Verifică funcţionarea aplicaţiei, în conformitate cu cele descrise
în procedura A0.04.04.006 – Procedura de instalare a aplicaţiei
Cheltuieli De Personal, secţiunea Verificarea funcţionării
aplicaţiei.
18. Raportează şefului serviciului responsabil cu întreţinerea
aplicaţiei orice problemă apărută în decursul procesului de
refacere a aplicaţiei.
298
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
Şeful serviciului responsabil 19. Verifică dacă aplicaţia funcţionează corespunzător şi dacă
cu întreţinerea aplicaţiei refacerea datelor a fost efectuată în termenul stabilit.
20. Raportează şefului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei
faptul că aplicaţia a fost restaurată şi eventualele probleme care
au apărut în procesul de refacere a datelor
21. Menţionează evenimentul în jurnalul de mentenanţă a aplicaţiilor,
descriind:
a) Data şi ora la care a apărut problema.
b) Împrejurările în care a apărut indisponibilitatea aplicaţiei
c) Soluţiile găsite pentru refacerea datelor
d) Problemele apărute în refacerea datelor
e) Modalităţi de rezolvare a problemelor
Şeful direcţiei specializate în 22. Verifică dacă aplicaţia funcţionează corespunzător şi dacă
exploatarea aplicaţiei refacerea datelor a fost efectuată în termenul stabilit.
23. Dispune secretariatului direcţiei specializate în exploatarea
aplicaţiei anunţarea beneficiarilor cu privire la disponibilitatea
aplicaţiei
Secretariatul direcţiei 24. Anunţă beneficiarii aplicaţiei despre disponibilitatea aplicaţiei.
specializate în exploatarea
aplicaţiei
Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Observaţii
299
Manual de proceduri
Resurse de timp
- Aproximativ două ore pentru instalare şi testare
Aplicabilitate: Sediul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor.
Procedura: Tabelul 2
Beneficiarul aplicaţiei 1. Întocmeşte o notă cu cererea de instalare a aplicaţiei Regim de
executare a pedepselor
2. Trimite nota secretariatului direcţiei specializate în exploatarea
aplicaţiei din cadrul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor.
Secretariatul direcţiei 3. Înregistrează nota de solicitare a instalării aplicaţiei
specializate în exploatarea 4. Transmite nota de solicitare şefului direcţiei specializate în
aplicaţiei exploatarea aplicaţiei
Şeful direcţiei specializate în 5. Repartizează lucrarea serviciului responsabil cu întreţinerea
exploatarea aplicaţiei aplicaţiei
6. Stabileşte termen de rezolvare şi transmitere a unei rezoluţii
Şeful serviciului responsabil 7. Analizează posibilităţile de instalare a aplicaţiei
cu întreţinerea aplicaţiei 8. Dacă solicitarea de instalare nu poate fi îndeplinită, trimite o
rezoluţie şefului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei, în
care specifică motivele.
9. Dacă solicitarea poate fi îndeplinită:
a) Identifică resursele necesare efectuării modificărilor (materiale,
umane, financiare, timp)
b) Repartizează lucrarea lucrătorilor responsabili cu întreţinerea
aplicaţiei
c) Stabileşte termen de efectuare a modificărilor
Lucrătorul responsabil cu Instalarea aplicaţiei Regim de executare a pedepselor pe serverul
întreţinerea aplicaţiei – SQL
nivelul baze de date (a) 10. Identifică posibilităţile de instalare a componentei de baze de
date a aplicaţiei.
11. Stabileşte modul şi ordinea în care va fi efectuată instalarea,
ţinând cont de implicaţiile pe care le are această operaţie.
12. Efectuează instalarea bazei de date pe serverul SQL stabilit.
13. Stabileşte credenţiale de acces la baza de date.
14. Comunică lucrătorului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei -
nivelul funcţionalitate şi interfaţă de utilizare, informaţiile necesare
accesului la baza de date.
15. Face o verificare a funcţionării bazei de date, precum şi o
verificare împreună cu ceilalţi responsabili cu întreţinerea
aplicaţiei, privind funcţionarea corespunzătoare a aplicaţiei.
16. Comunică şefului serviciului responsabil cu îndeplinirea aplicaţiei
informaţii cu privire la:
a) Instalarea şi configurarea bazei de date,
b) Eventuala neinstalare a bazei de date, împreună cu motivele
pentru care aceasta nu a putut fi efectuată,
c) Problemele apărute în procesul de instalare,
d) Eventuale observaţii cu privire la instalare.
Lucrătorul responsabil cu Instalarea aplicaţiei Regim de executare a pedepselor pe serverul
întreţinerea aplicaţiei – Web
nivelul funcţionalitate şi 17. Identifică posibilităţile de instalare a componentei de interfaţă a
aplicaţiei.
interfaţă de utilizare (b). 18. Stabileşte modul şi ordinea în care va fi efectuată instalarea,
ţinând cont de implicaţiile pe care le are această operaţie.
19. Efectuează instalarea aplicaţiei pe serverul Web stabilit.
20. Implementează modul de acces la aplicaţie, eventual folosind şi
credenţialele de acces la baza de date, furnizate de lucrătorul
responsabil cu întreţinerea aplicaţiei – nivelul de baze de date
300
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
301
Manual de proceduri
302
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
303
Manual de proceduri
Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Observaţii
Scop: Stabilirea modalităţii de salvare a bazelor de date şi codului sursă a aplicaţiei Regim De
Executare A Pedepselor.
Premise: Salvările se fac numai de personal specializat. Pentru a putea face salvările, sunt necesare
drepturi de acces pe următoarele elemente, în funcţie de tipul modificării:
Tabelul 1
Nr. Denumire element Drept
crt
1. Baza de date PMSDB_Extensie Acces la baza de date
2. Baza de date master Acces la baza de date
3. Baza de date msdb Acces la baza de date
4. Fişierele aplicaţiei Acces la folderul de pe staţia unde se prelucrează
sursele aplicaţiei.
Aplicabilitate: Sediul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor.
Procedura: Tabelul 2
Şeful serviciului responsabil 1. Stabileşte modul de salvare a bazelor de date, a codului sursă a
cu întreţinerea aplicaţiei aplicaţiei şi documentaţiei, sub următoarele aspecte:
a) locaţiei de stocare a fişierelor,
b) suporturile de stocare,
c) tipul de salvare (incremental, diferenţial, total),
d) modul de arhivare a fişierelor,
e) frecvenţa salvărilor,
f) modul de versionare a salvărilor.
304
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
Tabelul 1
Nr. Denumire element
crt
1. Fişier de backup a bazei de date PMSDB_Extensie
2. Fişier de backup a bazei de date msdb
3. Fişier de backup a bazei de date master
4. Fişierele care conţin scripturile aplicaţiei
Refacerea datelor se execută numai de personal specializat. Pentru a putea face recuperările de
date, sunt necesare drepturi de acces pe următoarele elemente, în funcţie de tipul modificării:
305
Manual de proceduri
Tabelul 2
Nr. Denumire element Drept
crt
1. Serviciul SQL unde vor fi Echivalent cu System Administrator (sa)
instalate bazele de date
2. Serviciul IIS Drept de configurare a IIS
3. Scripturile aplicaţiei Scriere în folderul unde se instalează scripturile aplicaţiei.
Aplicabilitate: Sediul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor.
Procedura: Tabelul 2
Şeful direcţiei specializate în 1. Ia act de indisponibilizarea aplicaţiei.
exploatarea aplicaţiei 2. Anunţă şeful serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei
şi/sau şeful serviciului responsabil cu administrarea serverelor.
3. După identificarea problemei repartizează sarcina şefului
serviciului care are competenţe în rezolvarea acesteia
4. Dispune secretariatului direcţiei specializate în exploatarea
aplicaţiei anunţarea beneficiarilor aplicaţiei despre
indisponibilitatea aplicaţiei, precum şi durata estimată pentru
refacerea datelor
5. Stabileşte termen de rezolvare şi transmitere a unei rezoluţii.
Secretariatul direcţiei 6. Anunţă beneficiarii aplicaţiei despre indisponibilitatea aplicaţiei,
specializate în exploatarea precum şi durata estimată pentru repunerea în funcţiune.
aplicaţiei
Şeful serviciului responsabil 7. Stabileşte modalitatea de refacere a datelor.
cu întreţinerea aplicaţiei 8. În funcţie de nivelul la care se intervine, repartizează sarcina
lucrătorului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei de la nivelul de
baze de date şi/sau de fişiere.
9. Colaborează cu serviciul responsabil de administrarea
serverelor, în cazul în care este necesară şi configurarea unui
server de baze de date şi/sau a unui server web.
10. Transmite termenele de rezolvare a problemelor stabilite de şeful
direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei
Lucrătorul responsabil cu 11. Verifică fişierele de backup, sub aspectele integrităţii fişierelor,
întreţinerea aplicaţiei – existenţei celei mai recente versiuni.
nivelul baze de date 12. Reface bazele de date, în conformitate cu cele descrise în
manualul în format electronic aflat la DTICIT – Serviciul Gestiune
Software, Analiză şi Programare– Refacerea bazelor de date
13. Verifică integritatea datelor refăcute.
14. Raportează şefului serviciului responsabil cu întreţinerea
aplicaţiei orice problemă apărută în decursul procesului de
refacere a datelor.
Lucrătorul responsabil cu 15. Verifică fişierele care conţin scripturile aplicaţiei, sub aspectul
întreţinerea aplicaţiei – existenţei tuturor fişierelor necesare, a integrităţii fişierelor, a
nivelul salvare fişiere existenţei celei mai recente versiuni.
16. Instalează şi configurează aplicaţia în conformitate cu cele
descrise în procedura A0.04.04.010 – Procedura de instalare a
aplicaţiei Regim de Executare a Pedepselor, secţiunea
Instalarea aplicaţiei Regim de Executare a Pedepselor pe
serverul Web.
17. Verifică funcţionarea aplicaţiei, în conformitate cu cele descrise în
procedura A0.04.04.010 – Procedura de instalare a aplicaţiei
Regim de Executare a Pedepselor, secţiunea Verificarea
funcţionării aplicaţiei.
18. Raportează şefului serviciului responsabil cu întreţinerea
aplicaţiei orice problemă apărută în decursul procesului de
refacere a aplicaţiei.
306
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
Şeful serviciului responsabil 19. Verifică dacă aplicaţia funcţionează corespunzător şi dacă
cu întreţinerea aplicaţiei refacerea datelor a fost efectuată în termenul stabilit.
20. Raportează şefului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei
faptul că aplicaţia a fost restaurată şi eventualele probleme care
au apărut în procesul de refacere a datelor
21. Menţionează evenimentul în jurnalul de mentenanţă a aplicaţiilor,
descriind:
22. Data şi ora la care a apărut problema.
23. Împrejurările în care a apărut indisponibilitatea aplicaţiei
24. Soluţiile găsite pentru refacerea datelor
25. Problemele apărute în refacerea datelor
26. Modalităţi de rezolvare a problemelor
Şeful direcţiei specializate în 27. Verifică dacă aplicaţia funcţionează corespunzător şi dacă
exploatarea aplicaţiei refacerea datelor a fost efectuată în termenul stabilit.
28. Dispune secretariatului direcţiei specializate în exploatarea
aplicaţiei anunţarea beneficiarilor cu privire la disponibilitatea
aplicaţiei
Secretariatul direcţiei 29. Anunţă beneficiarii aplicaţiei despre disponibilitatea aplicaţiei.
specializate în exploatarea
aplicaţiei
Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Observaţii
307
Manual de proceduri
Resurse de timp
- Aproximativ două ore pentru instalare şi testare
Aplicabilitate: Sediul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor.
Procedura: Tabelul 2
Beneficiarul aplicaţiei 1. Întocmeşte o notă cu cererea de instalare a aplicaţiei Secretariat
2. Trimite nota secretariatului direcţiei specializate în exploatarea
aplicaţiei din cadrul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor.
Secretariatul direcţiei 3. Înregistrează nota de solicitare a instalării aplicaţiei
specializate în exploatarea 4. Transmite nota de solicitare şefului direcţiei specializate în
aplicaţiei exploatarea aplicaţiei
Şeful direcţiei specializate în 5. Repartizează lucrarea serviciului responsabil cu întreţinerea
exploatarea aplicaţiei aplicaţiei
6. Stabileşte termen de rezolvare şi transmitere a unei rezoluţii
Şeful serviciului responsabil 7. Analizează posibilităţile de instalare a aplicaţiei
cu întreţinerea aplicaţiei 8. Dacă solicitarea de instalare nu poate fi îndeplinită, trimite o
rezoluţie şefului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei, în
care specifică motivele.
9. Dacă solicitarea poate fi îndeplinită:
a) Identifică resursele necesare efectuării modificărilor (materiale,
umane, financiare, timp)
b) Repartizează lucrarea lucrătorilor responsabili cu întreţinerea
aplicaţiei
c) Stabileşte termen de efectuare a modificărilor
Lucrătorul responsabil cu Instalarea aplicaţiei Secretariat pe serverul SQL
întreţinerea aplicaţiei – 10. Identifică posibilităţile de instalare a componentei de baze de
nivelul baze de date (a) date a aplicaţiei.
11. Stabileşte modul şi ordinea în care va fi efectuată instalarea,
ţinând cont de implicaţiile pe care le are această operaţie.
12. Efectuează instalarea bazei de date pe serverul SQL stabilit.
13. Stabileşte credenţiale de acces la baza de date.
14. Comunică lucrătorului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei -
nivelul funcţionalitate şi interfaţă de utilizare, informaţiile necesare
accesului la baza de date.
15. Face o verificare a funcţionării bazei de date, precum şi o
verificare împreună cu ceilalţi responsabili cu întreţinerea
aplicaţiei, privind funcţionarea corespunzătoare a aplicaţiei.
16. Comunică şefului serviciului responsabil cu îndeplinirea aplicaţiei
informaţii cu privire la:
a) Instalarea şi configurarea bazei de date,
b) Eventuala neinstalare a bazei de date, împreună cu motivele
pentru care aceasta nu a putut fi efectuată,
c) Problemele apărute în procesul de instalare,
d) Eventuale observaţii cu privire la instalare.
Lucrătorul responsabil cu Instalarea aplicaţiei Secretariat pe serverul Web
întreţinerea aplicaţiei – 17. Identifică posibilităţile de instalare a componentei de interfaţă a
nivelul funcţionalitate şi aplicaţiei.
18. Stabileşte modul şi ordinea în care va fi efectuată instalarea,
interfaţă de utilizare (b). ţinând cont de implicaţiile pe care le are această operaţie.
19. Efectuează instalarea aplicaţiei pe serverul Web stabilit.
20. Implementează modul de acces la aplicaţie, eventual folosind şi
credenţialele de acces la baza de date, furnizate de lucrătorul
responsabil cu întreţinerea aplicaţiei – nivelul de baze de date
308
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Observaţii
309
Manual de proceduri
Tabelul 1.
Nr. Denumire element Drept Tip
crt modificare
1. Baza de date Secretariat Creare / modificare / ştergere obiecte din baza de a)
date
2. Fişierele aplicaţiei - Creare / modificare / ştergere fişiere în folderul de b)
pe staţia unde se prelucrează sursele aplicaţiei.
- Creare / modificare / ştergere fişiere în folderul de
pe serverul pe care este instalată aplicaţia.
310
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
311
Manual de proceduri
Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Observaţii
Scop: Stabilirea modalităţii de salvare a bazelor de date şi codului sursă a aplicaţiei Secretariat.
Premise: Salvările se fac numai de personal specializat. Pentru a putea face salvările, sunt necesare
drepturi de acces pe următoarele elemente, în funcţie de tipul modificării:
Tabelul 1
Nr. Denumire element Drept
crt
1. Baza de date Secretariat Acces la baza de date
2. Baza de date master Acces la baza de date
3. Baza de date msdb Acces la baza de date
4. Fişierele aplicaţiei Acces la folderul de pe staţia unde se prelucrează sursele
aplicaţiei.
Aplicabilitate: Sediul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor.
Procedura: Tabelul 2
Şeful serviciului responsabil 1. Stabileşte modul de salvare a bazelor de date, a codului sursă a
cu întreţinerea aplicaţiei aplicaţiei şi documentaţiei, sub următoarele aspecte:
a) locaţiei de stocare a fişierelor,
b) suporturile de stocare,
c) tipul de salvare (incremental, diferenţial, total),
d) modul de arhivare a fişierelor,
e) frecvenţa salvărilor,
f) modul de versionare a salvărilor.
312
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
313
Manual de proceduri
314
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
Şeful direcţiei specializate în 22. Verifică dacă aplicaţia funcţionează corespunzător şi dacă
exploatarea aplicaţiei refacerea datelor a fost efectuată în termenul stabilit.
23. Dispune secretariatului direcţiei specializate în exploatarea
aplicaţiei anunţarea beneficiarilor cu privire la disponibilitatea
aplicaţiei
Secretariatul direcţiei 24. Anunţă beneficiarii aplicaţiei despre disponibilitatea aplicaţiei.
specializate în exploatarea
aplicaţiei
Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Observaţii
Procedura: Tabelul 2
Beneficiarul aplicaţiei 1. Întocmeşte o notă cu cererea de instalare a aplicaţiei Acces
Documente
2. Trimite nota secretariatului direcţiei specializate în exploatarea
aplicaţiei din cadrul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor.
315
Manual de proceduri
316
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Observaţii
317
Manual de proceduri
Procedura: Tabelul 2
Beneficiarul aplicaţiei 1. Întocmeşte o notă cu cererea de modificare a aplicaţiei Acces
Documente, împreună cu observaţiile sale şi justificarea solicitării
2. Trimite nota secretariatului direcţiei specializate în exploatarea
aplicaţiei din cadrul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor.
Secretariatul direcţiei 3. Înregistrează nota de solicitare a modificării aplicaţiei
specializate în exploatarea 4. Transmite nota de solicitare şefului direcţiei specializate în
aplicaţiei exploatarea aplicaţiei
Şeful direcţiei specializate în 5. Repartizează lucrarea serviciului responsabil cu întreţinerea
exploatarea aplicaţiei aplicaţiei
6. Stabileşte termen de rezolvare şi transmitere a unei rezoluţii
Şeful serviciului responsabil 7. Analizează cererea de modificare a aplicaţiei.
cu întreţinerea aplicaţiei 8. Stabileşte posibilitatea, necesitatea şi oportunitatea efectuării
modificărilor solicitate
9. Dacă solicitările de modificare nu pot fi îndeplinite, trimite o
rezoluţie şefului direcţiei specializate în exploatarea aplicaţiei, în
care specifică motivele.
10. Dacă solicitările pot fi îndeplinite, în totalitate sau în parte:
a) Stabileşte modificările care pot fi efectuate
b) Identifică resursele necesare efectuării modificărilor (materiale,
umane, financiare, timp)
c) Repartizează lucrarea lucrătorilor responsabili cu întreţinerea
aplicaţiei, în funcţie de tipul modificării (a, b sau c, specificate în
tabelul 1.)
d) Stabileşte termen de efectuare a modificărilor
Lucrătorul responsabil cu 11. Analizează solicitările de modificare a aplicaţiei aplicabile nivelului
întreţinerea aplicaţiei – de baze de date şi identifică posibilităţile de rezolvare a
nivelul baze de date (a) solicitărilor. În cazul în care efectuarea modificărilor necesită
intervenţii la alt nivel ale aplicaţiei (b), colaborează cu lucrătorul
responsabil cu întreţinerea aplicaţiei de la nivelul respectiv.
12. Stabileşte modul şi ordinea în care vor fi efectuate modificările,
ţinând cont de implicaţiile pe care le are fiecare modificare.
13. Execută o salvare de siguranţă a bazelor de date, conform celor
specificate în procedura A0.04.04.020 – Procedura de backup a
bazei de date şi a aplicaţiei Acces Documente, secţiunea cu
privire la bazele de date.
14. Efectuează fiecare modificare în ordinea stabilită. Pentru fiecare
modificare:
a) Verifică rezultatele obţinute, sub aspectul valorilor întoarse de
funcţiile sau procedurile stocate, a consistenţei tabelelor şi view-
urilor definite în bazele de date, a timpului de execuţie a
scripturilor SQL, precum şi a implicaţiilor pe care le are asupra
altor elemente aparţinând bazei de date sau aplicaţiei,
b) Dacă rezultatele nu sunt în conformitate cu cerinţele, readuce
elementul modificat în starea dinaintea efectuării modificării,
revizuieşte modul sau ordinea de efectuare a modificării şi reia
procesul,
c) Dacă rezultatele obţinute sunt în conformitate cu cerinţele, face o
menţiune asupra modificării. Modificarea poate fi menţionată în
jurnalul de modificări, dacă există, sau ca şi comentariu în scriptul
modificat,
d) Trece la următoarea modificare.
15. La terminarea efectuării tuturor modificărilor face o verificare
finală a funcţionării bazei de date, precum şi o verificare împreună
cu ceilalţi responsabili cu întreţinerea aplicaţiei, privind
funcţionarea corespunzătoare a aplicaţiei.
318
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
319
Manual de proceduri
Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Observaţii
Scop: Stabilirea modalităţii de salvare a bazelor de date şi codului sursă a aplicaţiei Acces Documente.
Premise: Salvările se fac numai de personal specializat. Pentru a putea face salvările, sunt necesare
drepturi de acces pe următoarele elemente, în funcţie de tipul modificării:
Tabelul 1
Nr. Denumire element Drept
crt
1. Baza de date AccesDocumente Acces la baza de date
2. Baza de date SetariAplicaţii Acces la baza de date
3. Baza de date master Acces la baza de date
4. Baza de date msdb Acces la baza de date
5. Fişierele aplicaţiei Acces la folderul de pe staţia unde se prelucrează
sursele aplicaţiei.
Aplicabilitate: Sediul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor.
Procedura: Tabelul 2
Şeful serviciului responsabil 1. Stabileşte modul de salvare a bazelor de date, a codului sursă a
cu întreţinerea aplicaţiei aplicaţiei şi documentaţiei, sub următoarele aspecte:
a) locaţiei de stocare a fişierelor,
b) suporturile de stocare,
c) tipul de salvare (incremental, diferenţial, total),
d) modul de arhivare a fişierelor,
e) frecvenţa salvărilor,
f) modul de versionare a salvărilor.
Lucrătorul responsabil cu 2. Execută paşii necesari definirii joburilor de salvare automată a
întreţinerea aplicaţiei – bazelor de date, în conformitate cu specificaţiile şefului
nivelul baze de date serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei, în cazul în care
acesta nu există.
3. Verifică funcţionarea corectă a joburilor de salvare a bazelor de
date
4. Actualizează joburile de salvare automată a bazelor de date, în
conformitate cu modificările apărute.
Lucrătorul responsabil cu 5. Arhivează şi salvează fişierele conţinând:
întreţinerea aplicaţiei – a) codurile sursă ale aplicaţiei,
b) documentaţia aplicaţiei
nivelul salvare fişiere c) fişierele rezultate în urma executării joburilor de salvare
automată a bazelor de date în conformitate cu specificaţiile
stabilite de şeful serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei.
320
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
321
Manual de proceduri
322
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
323
Manual de proceduri
324
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Observaţii
325
Manual de proceduri
326
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
327
Manual de proceduri
Scop: Stabilirea modalităţii de salvare a bazelor de date şi codului sursă a aplicaţiei Obiecte Interzise.
Premise: Salvările se fac numai de personal specializat. Pentru a putea face salvările, sunt necesare
drepturi de acces pe următoarele elemente, în funcţie de tipul modificării:
Tabelul 1
Nr. Denumire element Drept
crt
1. Baza de date Obiecte Interzise Acces la baza de date
2. Baza de date master Acces la baza de date
3. Baza de date msdb Acces la baza de date
4. Fişierele aplicaţiei Acces la folderul de pe staţia unde se prelucrează sursele
aplicaţiei.
Procedura: Tabelul 2
Şeful serviciului responsabil 1. Stabileşte modul de salvare a bazelor de date, a codului sursă a
cu întreţinerea aplicaţiei aplicaţiei şi documentaţiei, sub următoarele aspecte:
a) locaţiei de stocare a fişierelor,
b) suporturile de stocare,
c) tipul de salvare (incremental, diferenţial, total),
d) modul de arhivare a fişierelor,
e) frecvenţa salvărilor,
f) modul de versionare a salvărilor.
Lucrătorul responsabil cu 2. Execută paşii necesari definirii joburilor de salvare automată a
întreţinerea aplicaţiei – bazelor de date, în conformitate cu specificaţiile şefului
nivelul baze de date serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei, în cazul în care
acesta nu există.
3. Verifică funcţionarea corectă a joburilor de salvare a bazelor de
date
4. Actualizează joburile de salvare automată a bazelor de date, în
conformitate cu modificările apărute.
Lucrătorul responsabil cu 5. Arhivează şi salvează fişierele conţinând:
întreţinerea aplicaţiei – a) codurile sursă ale aplicaţiei,
nivelul salvare fişiere b) documentaţia aplicaţiei
c) fişierele rezultate în urma executării joburilor de salvare
automată a bazelor de date în conformitate cu specificaţiile
stabilite de şeful serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei.
6. Rezolvă problemele apărute în cursul procesului de salvare a
fişierelor, în raport cu competenţele sale.
7. Verifică integritatea fişierelor salvate şi reia procesul de arhivare
şi salvare, în cazul în care constată că fişierele nu au fost
arhivate sau salvate corespunzător.
8. Raportează orice problemă apărută în cursul procesului de
salvare a fişierelor şefului serviciului responsabil cu întreţinerea
aplicaţiei.
Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Observaţii
328
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
Refacerea datelor se execută numai de personal specializat. Pentru a putea face recuperările de date,
sunt necesare drepturi de acces pe următoarele elemente, în funcţie de tipul modificării:
Tabelul 2
Nr. Denumire element Drept
crt
1. Serviciul SQL unde vor fi instalate bazele Echivalent cu System Administrator (sa)
de date
2. Serviciul IIS Drept de configurare a IIS
3. Scripturile aplicaţiei Scriere în folderul unde se instalează scripturile
aplicaţiei.
Aplicabilitate: Sediul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor.
Procedura: Tabelul 2
Şeful direcţiei specializate în 1. Ia act de indisponibilizarea aplicaţiei.
exploatarea aplicaţiei 2. Anunţă şeful serviciului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei
şi/sau şeful serviciului responsabil cu administrarea serverelor.
3. După identificarea problemei repartizează sarcina şefului
serviciului care are competenţe în rezolvarea acesteia
4. Dispune secretariatului direcţiei specializate în exploatarea
aplicaţiei anunţarea beneficiarilor aplicaţiei despre
indisponibilitatea aplicaţiei, precum şi durata estimată pentru
refacerea datelor
5. Stabileşte termen de rezolvare şi transmitere a unei rezoluţii.
Secretariatul direcţiei 6. Anunţă beneficiarii aplicaţiei despre indisponibilitatea aplicaţiei,
specializate în exploatarea precum şi durata estimată pentru repunerea în funcţiune.
aplicaţiei
Şeful serviciului responsabil 7. Stabileşte modalitatea de refacere a datelor.
cu întreţinerea aplicaţiei 8. În funcţie de nivelul la care se intervine, repartizează sarcina
lucrătorului responsabil cu întreţinerea aplicaţiei de la nivelul de
baze de date şi/sau de fişiere.
9. Colaborează cu serviciul responsabil de administrarea
serverelor, în cazul în care este necesară şi configurarea unui
server de baze de date şi/sau a unui server web.
329
Manual de proceduri
Aspecte de verificat
Aspecte de verificat Da Nu Observaţii
330
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
c. Se deschide Query Analyzer si se face login pe serverul local, cu userul sa. Daca apare un
mesaj de eroare care indica faptul ca se poate face doar o conexiune in Single User Mode
acesta se ignora (apare din cauza faptului ca este deschis panel-ul Object Browser care
incearca sa mai deschida o conexiune). Se ruleaza urmatoarea comanda:
RESTORE DATABASE master FROM
DISK=’CaleUltimBackupMaster\master1.bak’
[, DISK=’CaleUltimBackupMaster\master2.bak’,…]
pentru fiecare fişier masterN.bak din CaleUltimBackupMaster (de regulă este doar un fişier).
331
Manual de proceduri
d. Ca urmare a comenzii de mai sus se va opri automat procesul sqlservr si se poate închide
fereastra de comenzi DOS.
e. Se porneşte serviciul SQL Server din Services.
332