En qu consiste un ERP y cmo influye en la organizacin?

INTRODUCCION En la actualidad, el mundo empresarial es bastante competido, el entorno global en el que se desarrollan las empresas ha provocado que slo las ms eficientes logren el xito. A pesar de realizar un buen negocio, muchas organizaciones no son capaces de aprovechar la situacin en la que se encuentran y es comn que un manejo de la informacin les traiga prdidas importantes y por lo tanto ineficiencia. Una posible solucin para mejorar en estos aspectos es la implementacin de un ERP (Enterprise Resource Planning: Planificacin de Recursos Empresariales), definido como un sistema de software de negocios que permite a las compaas: Automatizar e integrar la mayora de sus procesos. Compartir datos comunes y prcticas a travs de toda la empresa. Producir y acceder a la informacin en tiempo real. El objetivo de los ERP`s es coordinar todos los negocios de la empresa, desde la evaluacin de un proveedor hasta la facturacin para un cliente. Usa una base de datos centralizada para ayudar el flujo de informacin entre los distintos departamentos de la empresa. Para la implementacin efectiva de un ERP es importante estar concientes de: . Se requiere un trabajo en equipo de toda la empresa para su implementacin. Se deben erradicar los malos hbitos de trabajo, es decir tener la gente que pueda trabajar adecuadamente en el nuevo ambiente y despus buscar la tecnologa. Mantener una mentalidad de aceptacin al cambio en toda la empresa, no slo los usuarios, pues adems de ellos, habr mucha gente relacionada con los resultados de trabajar con este nuevo sistema. Ser pacientes, la implementacin de un ERP implica tiempo y esfuerzo. De nada servira la implementacin de un ERP si no se trabaja desde el fondo del problema, al contrario, provocara un problema mayor y ms difcil de solucionar. Existe una gran variedad de ERP`s en mercado, todos flexibles y adaptables a la situacin de la empresa con la que trabajarn. Se debe hacer un estudio minucioso de cul es el que ms le conviene a la empresa, pues aunque son muy parecidos, hay diferencias en costos y estn enfocados a tipos de mercado en particular. Algunas de las ventajas de implementar un ERP en la empresa son las siguientes: Reduccin de costos. Agilizacin en las operaciones del Negocio. Mejor administracin de la informacin. Integra la cadena de abastecimiento, produccin y procesos administrativos. Unifica las bases de datos. Incrementa la comunicacin y colaboracin alrededor del mundo. Ayuda a integrar mltiples sitios de unidades de negocios. Algunas desventajas de implementar un ERP: Son muy caros. Requiere cambios en la compaa y procesos para su instalacin. Son complejos y muchas compaas no pueden ajustarse a ellos. Hay pocos expertos en ERP`s.

DESARROLLO DEL TEMA QUE ES UN ERP? El ERP es un sistema integral de gestin empresarial que est diseado para modelar y automatizar la mayora de procesos en la empresa (rea de finanzas, comercial, logstica, produccin, etc.). Su misin es facilitar la planificacin de todos los recursos de la empresa. Kumar y Hillengersberg (2000) definen al Enterprise Resource Planning (ERP) como "paquetes de sistemas configurables de informacin dentro de los cuales se integra la informacin a travs de reas funcionales de la organizacin". Los sistemas ERP son extremadamente costosos, y una vez que los sistemas ERP se implantan con xito trae una serie de beneficios importantes para las empresas. Orton y Marlene (2004) definen a los sistemas de planeacin de recursos empresariales (ERP) como un sistema que permite coleccionar y consolidar la informacin a travs de la Empresa. Reuther,D. (2004) en su artculo "Critical Factors for Enterprise Resources Planning System Selection and Implementation Projects within Small to Mdium Enterprise" menciona que K.C. Laundon y J.P. Laundon, (2000) definen los sistemas de planeacin de recursos empresariales (ERP) como un sistema de administracin de negocios que integra todas las facetas del negocio, incluyendo planeacin, manufactura, ventas y finanzas (esto lo podemos representa en Fig. 1) El software ERP planea y automatiza muchos procesos con la meta de integrar informacin a lo largo de la empresa y elimina los complejos enlaces entre los sistemas de las diferentes reas del negocio.

Lo ms destacable de un ERP es que unifica y ordena toda la informacin de la empresa en un solo lugar, de este modo cualquier suceso queda a la vista de forma inmediata, posibilitando la toma de decisiones de forma ms rpida y segura, acortando los ciclos productivos. Con un ERP se tiene la empresa bajo control y se puede incrementar la calidad de los servicios y productos. La implantacin de un ERP conlleva la eliminacin de barreras nter departamentales, la informacin fluye por toda la empresa eliminando la improvisacin por falta de informacin Los sistemas ERP unifican informacin de las diferentes reas (finanzas, recursos humanos, ventas, manufacturacin, etc.) de la empresa en un solo lugar, haciendo ms fcil la toma de decisiones dentro de la empresa. El software ERP planea y automatiza muchos procesos con la meta de integrar informacin a lo largo de la empresa y elimina los complejos enlaces entre los sistemas de las diferentes reas del negocio

La implementacin de un ERP no es fcil, se requiere de un largo perodo de implementacin, adems de integrar varios factores que conlleven al xito de la puesta en marcha. Todas las reas de la empresa juegan un papel importante, desde la alta direccin hasta el departamento de Tecnologas de Informacin. Es importante que los usuarios estn convencidos de los beneficios que se obtendrn con el ERP, pues esto facilitar su implementacin en la empresa. Anteriormente slo las grandes empresas podan adquirir este tipo sistemas, esto debido a los altos costos, sin embargo en la actualidad las pequeas y medianas empresas estn incursionando en la implementacin de dichos sistemas. Los ERP son el rea de software ms importante dedicado a dar soporte a las operaciones de las empresas. - Antes: soporte de procesos de fabricacin - Actualmente: abarcan todos los procesos y recursos - Complejos de implantar Solucin ERP - Aplicacin integrada de gestin, modular, y que cubre las necesidades de las distintas reas de una empresa - Aporta conectividad entre aplicaciones complementarias - Aporta una metodologa de control de los proyectos de implantacin del producto con control de todos los recursos necesarios - Con garanta de evolucin con las necesidades globales informticas del mercado y las ltimas tecnologas BENEFICIOS E IMPACTOS Varios son los puntos de vista en cuanto a los diferentes beneficios que se esperan en una implementacin de un ERP, as como los impactos que este tendr en la organizacin. Es importante mencionar que las diferentes marcas creadoras de software ERP (SAP, Oracle, etc.) tiene sus beneficios caractersticos. Sin embargo la mayora de los ERP tienen en comn varios beneficios. Algunos de los beneficios que podran adquirirse al implementar cualquiera de ellos son: Solo un sistema para manejar muchos de sus procesos comerciales Las aplicaciones de ERP son modulares Integracin entre las funciones de las aplicaciones Reduce los costos de gerencia Incrementa el retorno de inversin Fuente de Infraestructura abierta Incrementos de eficiencia Mejoras de calidad, productividad y rentabilidad Implantaciones que cubren funcionalidades de comercio electrnico Puede ser un factor estratgico que repercute en beneficio del negocio

CARACTERISTICAS DE UN BUEN ERP Amplia funcionalidad - Globalidad (permite trabajar con mltiples idiomas, monedas y compaas)

Modelo cliente/servidor - Autentificacin del cliente - Autorizaciones y niveles de privilegios Flexibilidad - El software tiene que adaptarse a los cambios en su entorno - Incorporacin de un sistema de configuracin: conjunto de estndares y procedimientos que controlan el proceso de modificar un sistema tanto durante el desarrollo como durante el mantenimiento Integracin - Tratamiento de la organizacin como un sistema integrado - Base de datos comn (data warehouse) que asegura la integridad Simulaciones - Permiten ver el impacto de un plan de produccin o de un presupuesto financiero sobre diferentes partes de la empresa (por ejemplo, sobre el inventario o la tesorera) - Ahorro de tiempo y dinero Trazabilidad - Fundamental en el control de calidad de la empresa - Capacidad para controlar cada lote de artculos - Componentes concretos utilizados en su produccin y su origen - Centros de trabajo y operarios - til en el seguimiento de partidas defectuosas RAZONES PARA IMPLANTAR UN ERP - Simplificar y estandarizar la infraestructura de tecnologas de la informacin (grandes cantidades de sistemas antiguos y diferentes entre s) - Necesidad de acceder a informacin fiable para mejorar las interacciones y comunicaciones con clientes y proveedores - Mejorar los procesos de negocio, gracias a una mejor disponibilidad y calidad de datos e informacin del funcionamiento de la empresa IMPLANTACION DE ERP Personal involucrado Alta direccin: Propuesta e impulso de los proyectos ERP Asignacin de recursos y establecimiento de prioridades Importante participacin del personal de TI Seleccin e implantacin de una solucin Metodologa Seleccin de varios productos que pueden problemtica planteada Presentacin comercial de la/s empresa/s Eleccin del producto que mejor se adapta Encargo de la definicin de la implantacin

solucionar

la

Definicin del proyecto Revisin coste proyecto Negociacin precio, implantaciones y modificaciones Puesta en marcha Implantacin Sustitucin antiguo sistema por el nuevo Valoracin de resultados

Tiempo de implantacin: Compaas pequeas y medianas: desde unos meses hasta un ao y medio mayores facilidades de coordinacin posibilidad de implantar todo el sistema de una sola vez Grandes compaas: hasta cuatro aos implementaciones por fases, en diferentes unidades de negocio, mltiples departamentos y elevado nmero de mdulos gran cantidad de niveles de decisin que dificultan la coordinacin Otros factores que influyen en el tiempo mdulos erp implantados necesidad de acometer proyectos de reingeniera de procesos modificaciones en el erp no son muy habituales (la empresa se ajusta al erp) cuando se realizan suelen provocar retrasos e incrementos significativos de costes Rentabilidad de las implantaciones de ERPs - Tasas de retorno sobre la inversin (ROI): del 5% al 20% - Descensos iniciales de productividad, y mejoras graduales posteriores - Grandes implantaciones: hasta 12 meses para utilizar de forma efectiva un ERP Beneficios ms citados por los responsables (en el caso de implantaciones con xito) - Estandarizacin e integracin de procesos, tanto locales como globales - Disponibilidad y calidad de los datos - Menores inventarios - Ciclos de entrega ms cortos - Vida til estimada: al menos 10 aos Tipos de implantacin ms habituales - Pocas soluciones de un nico proveedor - Implantacin de un subconjunto de mdulos, cubriendo el resto de necesidades con otros sistemas - Extensiones de diferentes proveedores Factores que influyen en el xito de una implantacin - Planificacin correcta y bien pensada - Involucramiento de la alta direccin, que lo considera una accin estratgica y de gran relevancia (como un nuevo producto, apertura de una nueva fbrica,...) - Equipos de implementacin multifuncionales con un directivo senior liderando - Emplear mucho tiempo en detallar cuidadosamente cmo se va a implementar el sistema: mdulos, procesos, prioridades de los directivos

- Establecer mtricas (tcnicas y de negocios) para medir el rendimiento - Establecer procesos de transferencia de conocimientos desde los consultores hacia los expertos de la empresa (configuracin, mantenimiento,...) - Planes detallados de formacin de los usuarios PROVEEDORES DE ERPs A NIVEL MUNDIAL En la actualidad, el mercado de sistemas de planificacin empresarial (ERP) se encuentra dominado por dos empresas que concentran aproximadamente el 60% del mercado. Las empresas SAP y Oracle han consolidado su posicionamiento en el mercado, luego de aplicar diferentes estrategias de mercado. La empresa Oracle logr obtener el 20% de participacin en este mercado luego de la compra de PeoploSoft (2004), la cual contaba con una participacin del 13% del mercado en el 2003. A su vez, esta ltima empresa haba comprado a JD Edwards en el 2002. De este manera, la empresa Oracle logr obtener el segundo lugar en la participacin del mercado de ERPs despus de SAP. Por otro lado, Lawrence J. Ellison, oficial ejecutivo de Oracle, manifest que la intencin de Oracle no es la de mantener a PeopleSoft como una marca separada, sino integrar las bondades de esta herramienta a las futuras versiones del eBusiness Suite de Oracle y ofrecer soporte a los clientes que tengan productos de PeopleSoft. De esta manera, se puede ver claramente que Oracle no continuar comercializando ningn producto de PeopleSoft, sino que mantendrn la base instalada y absorbern las funcionalidades que decidan de la herramienta En el Per, es a partir de 1995 que se inician los primeros proyectos de instalaciones de ERP`s principalmente debido a que empresas internacionales establecen sus oficinas en el pas y con el objetivo de tenerlas integradas a nivel de sus centrales, instalan estos mismos sistemas. Otras empresas deciden la instalacin de un ERP en base a los resultados que se obtienen al tener informacin nica y consolidada de toda la organizacin, como es el caso de Inca Kola. APRECIACION PERSONAL El ERP es la Planificacin de Recursos Empresariales. Se trata de un software que va a integrar los procesos de la empresa y a unificar la informacin en una misma base de datos. Las ventajas son las siguientes: - Hay una integracin de la informacin, es decir una base de datos unificada. - La informacin actualizada va a derivar en una mejor toma de decisiones y en una mayor fluidez en los procesos de negocio. - Mayor fluidez en los procesos de produccin. En la actualidad las tecnologas de informacin juegan un papel importante en las estrategias de negocios, ya que estn cambiando la forma en que las empresas realizan sus procesos. Los sistemas de informacin permiten a las compaas lograr ventajas competitivas de diferentes maneras: coordinando actividades de valor en localidades que se encuentran en una amplia geografa, o tambin mediante la creacin de nuevas interrelaciones entre los negocios, ampliando el alcance de las industrias.

Asimismo le sirve a las empresas para soportar sus estrategias competitivas, ya sea para ir un paso delante de la competencia o reducir las ventajas que la misma pueda presentar. El ERP es en conclusin un sistema integral de gestin empresarial que est diseado para modelar y automatizar la mayora de procesos en la empresa (rea de finanzas, comercial, logstica, produccin, etc.). Su misin es facilitar la planificacin de todos los recursos de la empresa.

BIBLIOGRAFIA CONSULTADA 1. http://www.gestiopolis.com/canales/gerencial/articulos/56/erpimpacto.htm# 2. Aberdeen Group The ABCs of ERP: An Executive Primer August 2004 Aberdeen Group, Inc. www.aberdeen.com 3. Escuela de Negocios. Centro de innovacin. Ministerio de Industria Turismo y Comercio de Espaa 4. Sistemas de Informacin Gerencial. Curso de Post Grado de la UP dictado por Jos Kanashiro. 5. AMR, Research (2005). Revista Pc-News 6. Gerencia de Proyectos en la Implantacin de un ERP para una empresa de bebidas gaseosas. Fernando Arqumedes Tamayo Loyoga. 2003. Trabajo de investigacin presentado para optar por el Grado Acadmico de Magster en Administracin. Escuela de Post Grado. Universidad del Pacfico.