Administracin del capital de Trabajo.

Unidad 1: Gestin del Efectivo y los Valores Negociables

Gestin del Efectivo y los Valores Negociables

1. Introduccin: En cualquier organizacin empresarial, el efectivo es un recurso financiero altamente preciado, pues es el medio de pago propicio para los compromisos contrados por la organizacin, tanto con sus acreedores como con sus empleados y propietarios. Sin efectivo no ser posible aprovechar oportunidades comerciales y financieras favorables para la empresa. Cuando el efectivo se agota en las tesoreras de las empresas, los programas de pago sufren retrasos traumticos y toda la organizacin entrara en crisis. El exceso de efectivo, adems de propiciar el incurrir en gastos inoficiosos, produce, a la larga, un alto costo de oportunidad financiero, y baja rentabilidad. Por tal motivo, la Gestin del Efectivo y los Valores Negociables, representa una labor de mucha importancia para la consecucin de los objetivos estratgicos y operacionales de las organizaciones de negocios. El presente documento trata, en primera instancia, los fundamentos o elementosbsicos de la administracin del capital de trabajo. Luego se inicia el estudio de las partidas o cuentas que conforman el capital de trabajo o los activos corrientes de cualquier empresa. Es as como se pasa al tratamiento de la administracin del efectivo y el presupuesto de efectivo. En ltima instancia se atiende el tema de los ttulos valores negociables.

2. Terminologa Bsica: El Capital de Trabajo, Capital de Trabajo Bruto o Fondo de Maniobra, constituye un elemento sustancial de las finanzas Empresariales o Finanzas Corporativas, ya que, est directamente relacionado con la continuidad operacional de las organizaciones de negocios. El capital de trabajo est constituido por los recursos o fondos de corto plazo que toda empresa mantiene, permanentemente, para asegurar la continuidad del desarrollo de su objeto social. Dichos recursos estn representados en Efectivo o Disponible (Fondos de Caja Menor, Efectivo en Caja y Depsitos a la Vista); Inversiones

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Temporales (Fondos Fiduciarios, Derechos en Carteras Colectivas, Certificados de Depsitos a Trmino Fijo, Operaciones Simultneas, Aceptaciones Bancarias, etc.). Tambin Hacen parte del capital de trabajo las Cuentas por Cobrar a Clientes y los Inventarios (Inventarios de productos Terminados o de Mercancas Disponibles para la Venta, Inventarios de Productos en Proceso y los Inventarios de Materias Primas o de Insumos para la Produccin); todos ellos son clasificados como Activos Corrientes o Activos Circulantes, debido a su alto grado de liquidez. El Capital de Trabajo Neto, resulta de sustraer, del capital de trabajo bruto (Activos Corrientes), todas aquellas obligaciones que el ente econmico deba atender en el corto plazo (Pasivos Corrientes). En la actualidad, es cada vez ms frecuente el uso de los trminos Capital de Trabajo Operacional y Capital de Trabajo Neto Operacional, para referirse a la porcin de los recursos que estn directamente ligados o asociados a la generacin del objeto social de los negocios. El Capital de Trabajo Operacionalconstituye el conjunto de inversiones liquidas desarrolladas por un ente econmico, como consecuencia de la ejecucin ordinaria de sus actividades. Las cuentas por cobrar a clientesoriginadas por ventas a crdito de bienes y/o servicios, as como los inventarios, ya sean de insumos, productos en procesos o productos y mercancas dispuestas para la venta; representan este tipo de inversiones. El efectivo y los valores negociables, no son considerados como capital de trabajo operacional por cuanto no estn invertidos en procesos generados por la organizacin, an cuando son esenciales para cubrir compromisos generados por la misma. Otro elemento importante de la gestin del capital de trabajo es el denominado Capital de Trabajo Neto Operacional, el cual hace referencia a la porcin del Capital de Trabajo Operacional que queda luego de restar los Pasivos Corrientes.

3. Determinacin del Capital de Trabajo:

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El nivel o monto del capital de trabajo debe estudiarse al momento de determinar la estructura de activos o de inversin de una organizacin empresarial. Es una decisin importantsima, pues una mala definicin del monto necesario para capital de trabajo, al sobredimensionar los requerimientos, o no prever los reales niveles de exigencias, ocasionara que el negocio, hacia el futuro, enfrente serias dificultades operacionales y financieras. El capital de trabajo de todas las organizaciones de negocios, cualquiera que sea su objeto social, sufre fluctuaciones en el tiempo, en primera instancia por motivos estacionales, es decir por los ajustes en los niveles de produccin y de ventas que las organizaciones realizan debido a variaciones en la demanda de sus productos durante un mismo ao; y en segunda instancia, por ajustes naturales en los niveles operacionales ao tras ao. Las necesidades de financiamiento de la empresa pueden dividirse en dos categoras: permanentes y estacionales. Las necesidades permanentes, que consta de activos fijos ms la parte permanente de los activos circulantes, no experimenta cambios al cabo de un ao, en tanto que la necesidad estacional, que puede atribuirse a la existencia de ciertos activos circulantes temporales, vara a medida que el ao transcurre (Gitman, 1990, p. 188) Luego entonces, a pesar de que el capital de trabajo representa un conjunto de inversiones lquidas permanentes, no significa ello que no deban modificarse en cuanto a montos y distribuciones de las cuentas que lo conforman. Diferentes metodologas se aplican con el objeto de determinar el nivel Ideal de cada una de las cuentas o partidas que conforman el capital de trabajo bruto o activos corrientes, las cuales se tratarn posteriormente. Lo ms importante para el funcionamiento del negocio y para la consecucin de los objetivos estratgicos y operacionales definidos por la organizacin, es que, independientemente de la metodologa utilizada para la cuantificacin de los montos de las partidas que conforman el capital de trabajo, se tenga presente la relacin de los indicadores de Liquidez y Rentabilidad, y su impacto en el desarrollo de las actividades de la organizacin.

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4. La Administracin del Capital de Trabajo: La Gestin o Administracin del Capital de Trabajo, involucra todas las actividades, procesos y procedimientos tendientes a la consecucin e inversin de los fondos requeridos para mantener la organizacin operando acorde con sus planes de desempeo y al contexto empresarial y macroeconmico. Al administrar el capital de trabajo, debe primar el objetivo de evitar los extremos relacionados con la saturacin o insuficiencia de fondos por concepto de caja y bancos, cartera e inventarios, dadas sus implicaciones sobre la carga de costos (Ortiz, 1999, p. 76) La gestin del capital de trabajo comprende una de las labores de mayor relevancia en la administracin financiera, pues se trata de nada menos que garantizar el funcionamiento continuo e inalterado de la empresa, an bajo condiciones de inestabilidad micro y macroeconmica. El Administrador Financiero o quien haga sus veces, establecer un conjunto de Polticas de Administracin del Capital de Trabajo, con el objeto de optimizar su gestin, mantener la empresa en continuo crecimiento y generar valor. Las empresas se esfuerzan por mantener un equilibrio entre los activos y los pasivos circulantes, y entre las ventas y cada categora de activos circulantes, con la finalidad de lograr una liquidez suficiente para sobrevivir en forma indefinida y maximizar a la vez el valor de la empresa en el futuro (Besley y Brigham, 2000, p. 598) Las polticas de administracin del capital de trabajo son definidas acordes con el tipo y tamao del negocio, la situacin financiera actual y objeto del negocio, el entorno econmico y empresarial, el Plan Estratgico de la Organizacin, etc. En conclusin, es posible afirmar que dichas polticas se establecen para un tipo de organizacin en particular, y tendrn efectos positivos, dentro de un ambiente especial. No deben ser copiadas y aplicadas de organizacin en organizacin, sin un previo y profundo anlisis de la empresa y su contexto.

5. La Administracin del Efectivo:

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En el mbito de la administracin financiera, el trmino efectivo tiene un significado particular, asociado a lo que se denomina medios de pago inmediato. Es decir, se entiende por efectivo, no solamente el dinero representado en moneda y papel moneda, sino que tambin se incorporan los medios de pago bancarios (dinero bancario), que, con los avances tecnolgicos y de comunicaciones, tienen, muchas veces, ms aceptacin que el dinero metlico. Las transferencias electrnicas de fondos, los pagos con tarjetas dbito y crdito, las consignaciones en cuentas nacionales, etc., son cada vez ms empleados como medios de pago, y constituyen una parte esencial del Cash Management o Administracin del Efectivo, sobre la cual se refiri un autor en los siguientes trminos: Se refiere al manejo cotidiano de la tesorera, a cunto dinero debe mantener ocioso para no correr el riesgo de la iliquidez. (Gutirrez, 1992, P. 115) Por razones de seguridad, es preferible recibir el pago de una obligacin mediante un cheque, con restricciones para el cobro, que mediante efectivo. Una transferencia electrnica de fondos acredita la cuenta destino en forma instantnea, de tal manera que la disponibilidad de los recursos se da sincrnicamente y en tiempo real. No obstante, las organizaciones de negocios acostumbran a mantener cierta cantidad de fondos en efectivo propiamente dicho. Estos recursos son utilizados para cubrir pagos de baja cuanta mediante legalizaciones de fondos de caja menor. Si algn cliente realiza un abono sobre sus obligaciones o una compra en efectivo, el mismo ser consignado en las cuentas de ahorro o corriente tan pronto como sea posible. No obstante, debido a la aprobacin de normas que permiten aplicar impuestos sobre la movilizacin de recursos a travs de las redes bancarias, es cada vez ms frecuente el uso de efectivo para cubrir las obligaciones derivadas de la actividad empresarial, a este fenmeno se le conoce con la denominacin de Desintermediacin Financiera. Lo que debe quedar bien claro es el uso que se debe dar al efectivo: cubrir deudas. Por tal razn, la cuantificacin del nivel de efectivo requerido para el desarrollo de las operaciones empresariales depende, precisamente, de la magnitud de dichas operaciones, y de los trminos en que se hayan negociado los compromisos de pagos con los acreedores.

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La estimacin del nivel ptimo de caja involucra la determinacin de los niveles ptimos que se deben mantener en efectivo y en cuentas corrientes en bancos. Esa determinacin depende fundamentalmente de las razones que llevan a una empresa o a una persona a desear una buena posicin de liquidez; esas razones o motivos pueden clasificarse en: transaccionales, especulativos, precautelativos y de tipo crediticio. (Serrano y Villarreal, 1993, p. 82) El administrador financiero deber estarbien enterado del plan operacional de la empresa, para poder estimar las necesidades de efectivo de la organizacin en cualquier momento. El Presupuesto de Efectivo se convierte en una herramienta idnea para ello. Pero, tambin es importante visualizar y evaluar la forma en que la empresa ejecuta sus operaciones, contrae y negocia sus compromisos y adelanta sus acciones de ventas a crdito con sus clientes. Es aqu donde entra en aplicacin un proceso de cuantificacin y de evaluacin de los procesos asociados a la generacin y aplicacin de fondos, denominado Ciclo del Efectivo.

6. El Ciclo del Efectivo: El efectivo, como ya lo planteamos anteriormente, hace parte de los activos corrientes o circulantes. Es el activo financiero de mayor grado de liquidez, lo cual facilita su transferencia o circulacin. Como quiera que la mayora de las organizaciones empresariales deben adquirir insumos o mercancas para llevar a cabo sus operaciones, y es comn que dichas compras se realicen a crdito, hacia el futuro se programar una salida de efectivo para cubrir la obligacin emergente. Luego, acorde con el objeto social del ente econmico, los insumos (materias primas) o las mercancas se acumulan en stocks (inventarios) hasta tanto son requeridos para emplearlos en los procesos productivos, o para atender compromisos de ventas. Es de suponer que las ventas de bienes o de servicios, consecuentemente, se realizan a crdito, por lo que hacia el futuro quedar programada una entrada de efectivo. El Ciclo del Efectivo es definido como el periodo de tiempo, cuantificado en das, que le toma a una empresa ejecutar el proceso que inicia con el pago de la obligacin generada en la compra de insumos o mercancas a crdito; hasta el momento en que

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se recauda efectivo producto de la liquidacin o realizacin de las cuentas por cobrar a clientes. El ciclo del efectivo es igual al periodo de conversin de inventarios, tambin denominado periodo promedio de los inventarios, ms el periodo de cobro de cuentas por cobrar, tambin denominado periodo promedio de cobro, menos el periodo de aplazamiento de las cuentas por pagar o periodo promedio de pago:

Ciclo del Efectivo =

Periodo Promedio de Inventarios

Periodo Promedio de Cuentas por Cobrar

Periodo Promedio de Cuentas por Pagar

El periodo promedio de inventarios corresponde al tiempo que transcurre desde que se adquieren los inventarios de insumos, materias primas o mercancas hasta que se venden los bienes, servicios o las mercancas:

Periodo Promedio de Inventarios PPI =

Inventario Promedio x 365 Das / Costo de Ventas

365 Das / Rotacin de Inventarios

El periodo promedio de cuentas por cobrar corresponde al tiempo que transcurre desde que se venden los bienes, servicios o las mercancas hasta que los clientes cancelan las facturas o cuentas emergentes:

Periodo Promedio de Cobro PPC =

Cuentas por Cobrar Promedio x 365 Das / Ventas a Crdito

365 Das / Rotacin de Cuentas por Cobrar

El periodo promedio de pago corresponde al tiempo que transcurre desde que se adquieren los insumos, materias primas o mercancas hasta que se cancelan las facturas o cuentas emergentes:
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Periodo Promedio de Pago PPP =

Cuentas por Pagar Promedio x 365 Das / Compras a Crdito =

365 Das / Rotacin de Cuentas por Pagar

Para clarificar el proceso de clculo del ciclo de efectivo, desarrollemos este ejemplo. La empresa Comercios la Heroica S. A., que se dedica a distribuir vveres y abarrotes, present la siguiente informacin extrada de sus estados financieros elaborados a 31 de diciembre de los aos 2006 y 2007: Comercios la Heroica S. A. Cuentas / Aos Ao 2005 Ao 2006 Ao 2007 Ventas Netas a: 420.000 560.000 720.000 Costo de Ventas: 340.000 460.000 600.000 Cuentas por Cobrar: 48.000 58.000 70.000 Inventarios de Mercancas: 84.000 96.000 120.000 Cuentas por Pagar: 72.000 80.000 106.000 Tabla N 01: Datos Financieros de Comercios la Heroica. Parta del supuesto que las ventas y compras del sector comercial en que opera la empresa se realizan a crdito. Para calcular el Ciclo y la Rotacin del Efectivo de la empresa Comercios la Heroica, durante los aos 2006 y 2007, debemos seguir el siguiente procedimiento: Paso N 01: Calcular el Inventario Promedio de Mercancas para los aos 2006 y 2007.
Saldo Inicial del Inventario a 31/12/2005 $ 84.000 Saldo Final del Inventario a 31/12/2006 $ 96.000 Inventario Promedio de Mercancas del ao 2006 $ 90.000

+ +

= =

Resultado de la Suma $ 180.000

2 2

= =

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Saldo Inicial del Inventario a 31/12/2006 $ 96.000

+ +

Saldo Final del Inventario a 31/12/2007 $ 120.000

= =

Resultado de la Suma $ 216.000

2 2

= =

Inventario Promedio de Mercancas del ao 2007 $ 108.000

Paso N 02: Calcular el Periodo Promedio de Inventarios para los aos 2006 y 2007
Inventario Promedio de Mercancas del X ao 2006 $ 90.000 X

Nmero de Das del Ao Comercial 360 Das

Costo de Ventas del Ao 2006 $ 460.000

= =

Periodo Promedio de Inventarios ao 2006 70 das

Inventario Promedio de Mercancas del X ao 2007 $ 108.000 X

Nmero de Das del Ao Comercial 360 Das

Costo de Ventas del Ao 2007 $ 600.000

= =

Periodo Promedio de Inventarios ao 2007 65 das

Paso N 03: Calcular las Cuentas por Cobrar Promedio para los aos 2006 y 2007.
Saldo Inicial de Cuentas por Cobrar a + 31/12/2005 $ 48.000 + Saldo Final Cuentas por Cobrar a 31/12/2006 $ 58.000 Saldo Final Cuentas por Cobrar a 31/12/2007 $ 70.000 Saldo promedio de Cuentas por Cobrar del ao 2006 $ 53.000 Saldo promedio de Cuentas por Cobrar del ao 2007 $ 64.000

= =

Resultado de la Suma $ 106.000

2 2

= =

Saldo Inicial de Cuentas por Cobrar a + 31/12/2006 $ 58.000 +

= =

Resultado de la Suma $ 128.000

2 2

= =

Paso N 04: Calcular el Periodo Promedio de Cobro para los aos 2006 y 2007.

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Saldo Promedio de Cuentas por Cobrar del ao 2006 $ 53.000

X X

Nmero de Das del Ao Comercial 360 Das

Ventas del Ao 2006 $ 560.000

= =

Periodo Promedio de Cobro ao 2006 34 das

Saldo Promedio de Cuentas por Cobrar del ao 2007 $ 64.000

X X

Nmero de Das del Ao Comercial 360 Das

Ventas del Ao 2007 $ 720.000

= =

Periodo Promedio de Cobro ao 2007 32 das

Paso N 05: Calcular el valor de las Compras realizadas durante los aos 2006 y 2007. Para calcular el monto de las compras realizadas durante un periodo cualquiera, se acude al sistema de Juego de Inventarios, as:
Saldo Final del Inventario a 31/12/2006 $ 96.000 + + Costo de ventas del ao 2006 $ 460.000 Saldo Inicial del Inventario a 31/12/2005 $ 84.000 Saldo Inicial del Inventario a 31/12/2006 $ 96.000 = = Compras realizadas durante el ao 2006 $ 472.000

Saldo Final del Inventario a 31/12/2007 $ 120.000

+ +

Costo de ventas del ao 2007 $ 600.000

Compras realizadas durante el ao 2007 $ 624.000

Paso N 06: Calcular las Cuentas por Pagar Promedio para los aos 2006 y 2007.
Saldo Inicial de Cuentas por Pagar a + 31/12/2005 $ 72.000 + Saldo Final Cuentas por Pagar a 31/12/2006 $ 80.000 Saldo Promedio de Cuentas por Pagar del ao 2006 $ 76.000

= =

Resultado de la Suma $ 152.000

2 2

= =

Saldo Inicial de Cuentas por Pagar a + 31/12/2006 $ 80.000 +

Saldo Final Cuentas por Pagar a 31/12/2007 $ 106.000

= =

Resultado de la Suma $ 186.000

2 2

= =

Saldo Promedio de Cuentas por Pagar del ao 2007 $ 93.000

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Paso N 07: Calcular el Periodo Promedio de Pago para los aos 2006 y 2007.
Saldo Promedio de Cuentas por Pagar del ao 2006 $ 76.000

X X

Nmero de Das del Ao Comercial 360 Das

Compras del Ao 2006 $ 472.000

= =

Periodo Promedio de Pago ao 2006 58 Das

Saldo Promedio de Cuentas por Pagar del ao 2007 $ 93.000

X X

Nmero de Das del Ao Comercial 360 Das

Compras del Ao 2007 $ 624.000

= =

Periodo Promedio de Pago ao 2007 54 Das

Luego de realizar las operaciones correspondientes, se presentan los siguientes resultados para el Ciclo de Efectivo y la Rotacin del Efectivo:
Datos Ciclo del Efectivo del ao 2006 Ciclo del Efectivo del ao 2007 Periodo Promedio Periodo Promedio Periodo Promedio + = Ciclo del Efectivo de Inventario de Cobro de Pago 70 Das 65 Das + + 34 Das 32 Das 58 Das 54 Das = = 46 Das 43 Das

Datos Rotacin del Efectivo del ao 2006 Rotacin del Efectivo del ao 2007

Das del Ao Comercial 360 Das 360 Das

Ciclo del Efectivo 46 Das 43 Das

= = =

Rotacin del Efectivo 7,8 Veces 8,4 Veces

La Tabla N 02 resume los resultados para facilitar el anlisis correspondiente. Comercios la Heroica S. A. ndices / Aos Ao 2005 Ao 2006 Ao 2007 Compras 472.000 624.000 Periodo Promedio de Inventarios 70 65 Periodo Promedio de Cobro 34 32

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Periodo Promedio de Pago Ciclo del Efectivo Rotacin del Efectivo

58 46 7,8

54 43 8,4

Tabla N 02: Ciclo y Rotacin del Efectivo de Comercios la Heroica S. A. Es de anotar que los valores registrados para las cuentas por cobrar, los inventarios y las cuentas por pagar correspondientes al ao 2005 solo se usaran como saldos inciales para calcular el promedio de las cuentas por cobrar, el promedio de los inventarios y el promedio de las cuentas por pagar para el ao 2006. Los resultados obtenidos para cada uno de los indicadores financieros y para el ciclo del efectivo durante los aos 2006 y 2007 se podran analizar de distintas maneras. En primera instancia nos podramos ocupar del ciclo del efectivo, el cual, durante el ao 2006 se ejecut cada 47 das, lo cual genera una Rotacin del Efectivo de 7,74 veces en el ao; durante el ao 2007 la condicin del ciclo del efectivo mejor en comparacin con el ao anterior, pues el proceso de oxigenacin de caja solo tard 43 das, lo cual implica una rotacin de efectivo de 8,34 veces para ese ao.Similar anlisis se podr realizar de cada uno de los indicadores que integran el clculo del ciclo del efectivo. Para el caso del periodo promedio de inventarios o periodo de conversin o ventas de inventarios, durante el ao 2006 la empresa tard 70 das, mientras que para el ao 2007, las mismas operaciones demandaron de 65 das, lo cual es una evidencia de un comportamiento favorable de la gestin de ventas. Situacin similar se present para el periodo promedio de cobro, por cuanto la meta de la administracin debe encaminarse hacia minimizar el nmero de das requerido para ejecutar los recaudos de cartera. En tal sentido se observa que durante el ao 2007 la organizacin mejor en 2 das el resultado de la gestin de cobro con relacin a lo acontecido el ao anterior. Para analizar el comportamiento del Periodo Promedio de Pago, en primer lugar debe precisarse que, aunque no es un propsito empresarial el incumplir en el pago de las obligaciones contradas, deber procurarse el aplazamiento de la cancelacin de las cuentas pendientes el mayor nmero de das posibles, siempre que las condiciones establecidas en cada una de las transacciones as lo permitan.

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Al estudiar las cifras del ndice de pago, se observa que la empresa en el ao 2007 desperdici 4 das con relacin al tiempo que se tomaba para cancelar sus obligaciones durante el ao precedente. En conclusin, el anlisis se limitar a mostrar la evolucin de cada tem durante el periodo de tiempo considerado. No obstante, que el ciclo del efectivo de la empresa Comercios la Heroica haya mejorado durante el ao 2007, no es suficiente. Deberamos tener una referencia del comportamiento particular de la empresa estudiada con relacin a su entorno. Es por ello que se recomienda comparar los resultados obtenidos contra ndices promedio del sector empresarial en que opera el ente econmico, lo cual mejorara sustancialmente el diagnstico. Si se conoce que el subsector de las comercializadoras adquieren sus mercancas directamente de las empresas o de las grandes distribuidoras regionales, las cuales les otorgan plazos promedio de 60 das para realizar el pago de las facturas; que las mercancas adquiridas permanecen en inventario no ms de 60 das; y las ventas a crdito se pactan con los clientes a plazos de 30 das en promedio, el diagnstico para la empresa Comercializadora la Heroica ya no es tan positivo. Observe que esta empresa se toma ms tiempo que las compaas competidoras para liquidar sus inventarios, lo cual no es nada positivo. Si bien ese comportamiento mejor durante el ltimo ao, se convierte en un elemento a vigilar en lo sucesivo. En igual situacin est la gestin de cobro, para lo cual la Comercializadora la Heroica ocup 32 das en el ao 2007, 2 das por encima del promedio del sector. Quizs 2 das por encima del valor promedio no es preocupante, pero combinado con los 5 das adicionales que se toma para liquidar sus inventarios, nos presenta un panorama inquietante. Ahora bien, en cuanto a los programas de pagos, se observa como la empresa, contraposicin a las premisas establecidas para tal fin, se anticipa al cumplimiento sus obligaciones, en comparacin al comportamiento de sus semejantes. Comercializadora la Heroica ejecuta sus pagos cada 54 das, cuando el sector tarda das para cancelar sus obligaciones pendientes. en de La 60

Es por ello que la empresa estudiada, durante el ao 2007, realiz el ciclo del efectivo cada 43 das (8,34 veces al ao), mientras que las dems empresas del sector, en promedio, lo completan cada 30 das (12 veces al ao). Todo indica que, aunque la situacin tiene una tendencia positiva para la empresa en estudio, en comparacin con

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las dems organizaciones que desarrollan similar objeto social, su desempeo es deficiente, y se debern plantear medidas para mejorar dicho comportamiento. Es lgico pensar que todo empresario procurar que el efectivo ingrese a caja lo ms pronto posible. Para lograr tal objetivo, y con base en los resultados del ciclo del efectivo, se definen algunas estrategias, las cuales plantearemos a continuacin.

7. Estrategias de Administracin del Efectivo: La gestin del efectivo es una macro funcin que involucra varios procesos interrelacionados: compras, administracin de los inventarios, gestin de ventas, recaudos de cartera y pagadura. Del nivel de eficacia y de eficiencia con que se avoquen estos procesos, depender el resultado de la administracin del efectivo. Es por ello que algunas de las estrategias que usualmente se recomiendan para lograr una ptima gestin del efectivo tienen su origen en los procesos operacionales.

7.1.

Optimizar la Rotacin de Inventarios:

Los inventarios representan inversiones que la compaa aplica con el objeto de mantener niveles de existencias de insumos, productos en proceso y productos terminados (mercancas disponibles para la venta), con el objeto de atender la demanda interna y externa. Desde el punto de vista financiero, dichas inversiones son generadoras de costos: costos de oportunidad, por obsolescencia, por mermas, por sustracciones, por almacenamientos, etc. Luego, aunque necesarios, los inventarios resultan ser inversiones ociosas, por tal razn se procurar minimizarlos. Mantener niveles racionalmente bajos de inventarios originar, como lgica consecuencia, que los mismos se puedan liquidar o vender ms prontamente, lo cual implica que dicho proceso se repita el mayor nmero de veces posibles durante un ao (Rotacin de Inventarios). Se pueden implementar medidas para acelerar la rotacin de los inventarios, las cuales tendrn un impacto positivo en la gestin de inventarios y, por ende, en la administracin del efectivo. Algunas de esas medidas las relacionamos a continuacin:

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Monitorear el comportamiento de consumo de los clientes con el objeto de ofrecer en venta solo aquellas mercancas con mayor demanda. Aplicar metodologas cuantitativas y cualitativas que permitan estimar el nmero de unidades que se deban adquirir de cada producto ofrecido en venta. Incentivar la salida de mercancas de baja rotacin mediante promociones y descuentos en los precios. Implementar sistemas de ventas por catlogos para aquellos artculos que as lo permitan. Aplicar sistemas computacionales de administracin de inventarios que permitan celebrar convenios de reabastecimiento con los proveedores con solo consultar las bases de datos (Sistemas de Inventarios Justo a Tiempo).

7.2.

Optimizar la Rotacin de Cartera:

Las cuentas por cobrar, al igual que los inventarios, son clasificados como males necesarios, por cuanto todos los empresarios quisieran evitarlos, pero surgen en forma espontanea al momento de desarrollar las operaciones de cualquier negocio. Si bien todas las empresas procuran incrementar sus niveles de ventas, y como consecuencia lgica se incrementaran los saldos promedio de cuentas por cobrar, no significa que dicha situacin sea una meta empresarial. Una buena gestin de crdito y cartera se enfoca hacia la generacin de flujos de efectivo suficientes y oportunos. Agilizar el recaudo de las cuentas pendientes de cobro es el propsito, y para lograrlo se podran aplicar algunas directrices que involucran a distintas unidades orgnicas, tales como: y y y y Capacitar al equipo de ventas, de tal manera que se conviertan en evaluadores previos de los potenciales clientes. Aplicar estrictos sistemas de evaluacin de crdito que se ajusten a las condiciones econmicas del entorno. Asignar cupos de crdito de crecimiento gradual, conforme al comportamiento de pago del cliente. Establecer condiciones de crdito acordes con la coyuntura econmica y el record crediticio de los clientes.
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y y y y

Estimular el pago anticipado de las facturas mediante el ofrecimiento de descuentos por pronto pago. Premiar el pago oportuno de las facturas. Establecer restricciones crediticias a los clientes que incurran en morosidades reiteradas. Gestionar convenios de recaudos con las entidades bancarias, etc.

7.3.

Racionalizar la atencin de las Cuentas por Pagar:

El directivo empresarial que desconozca el valor estratgico de sus proveedores y acreedores generales, para la consecucin de los objetivos de la organizacin, est predispuesto al fracaso. No obstante, la prioridad es la propia empresa, y en tal sentido se debern establecer los programas de pago. El aplazamiento de la cancelacin de los compromisos empresariales, tanto como lo permitan las condiciones establecidas previamente, se tomar como la premisa a cumplir. Para ello, el administrador financiero disea algunas estrategias sencillas, pero efectivas, entre las cuales sobresalen las siguientes: y y y y Negociar favorablemente las condiciones de pago de las facturas con los proveedores. Especificar das y horarios de pago de facturas, de tal manera que los cheques girados sean debitados de las cuentas corrientes lo ms tarde posible. Establecer programas de compras que permitan minimizar los flujos de egreso de efectivo. Conformar alianzas empresariales que permitan obtener beneficios por Economas de Escala, etc.

8. El Presupuesto de Efectivo: El presupuesto de efectivo es hoy da una de las herramientas de trabajo habitual de la administracin financiera. Las organizaciones empresariales planifican sus operaciones con el objeto de minimizar los riesgos que implica enfrentarse a lo desconocido. El presupuesto de efectivo hace parte de la Planeacin Financiera, la cual se articula con el Plan Operacional Anual y el Plan estratgico de la Organizacin. A continuacin

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se presenta el esquema tpico de la primera plantilla de trabajo del presupuesto de efectivo.

PRESUPUESTO DE EFECTIVO DETALLE / PERIODOS 1 2 3 INGRESOS N TOTALES

TOTAL INGRESOS EGRESOS

TOTAL EGRESOS = BALANCE INICIAL + EFECTIVO INICIAL - EFECTIVO REQUERIDO = SALDO DE EFECTIVO DISPONIBLE

Tabla N 03. Primera Plantilla de Trabajo del Presupuesto de Efectivo. El presupuesto de efectivo permite estimar, con suficiente antelacin, las posibles entradas y salidas de efectivo que sufrir la organizacin empresarial, como resultado del desarrollo de sus operaciones. El presupuesto de efectivo est compuesto por 3 elementos: el presupuesto de ingresos, el presupuesto de egresos y el conjunto de decisiones que se definen con el objeto de ajustar los valores estimados a las necesidades y polticas definidas por la propia organizacin. El presupuesto de efectivo, por lo general, cubre el lapso de tiempo de un ao dividido en periodos de inferior magnitud, acordes con las polticas de cobro y de pago establecidas por el equipo de administracin, las condiciones financieras de la empresa y de su entorno. Es comn que el administrador financiero, o quien asuma tal responsabilidad, disponga constantemente de un documento que recopile el estimativo de ingresos y egresos para los prximos das, semanas, quincenas o meses; con un alto grado de detalle, el cual se ajusta constantemente con la informacin ms reciente. Este documento, por lo general, abarca un periodo de 3 meses.

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A medida que avanzan las operaciones empresariales, salen del documento de trabajo las estimaciones de los periodos transcurridos y se incorporan las estimaciones de ingresos y egresos de periodos de unidades de tiempo similares a los que se excluyeron, de tal manera que siempre se dispondr de un documento definido para un periodo de tiempo constante. El presupuesto de efectivo es consultado para tomar decisiones que afecten la tesorera de las organizaciones, tales como compras de insumos y mercancas, contratacin de servicios generales y profesionales, adquisicin de equipos, contratos de crditos financieros, programas de pago de nmina, prestaciones sociales y seguridad social, programacin de pagos de impuestos, declaracin de pagos de dividendos, etc. El presupuesto de ingresoses el primer elemento que conforma el presupuesto de efectivo, el cual est constituido por las estimaciones de entradas de efectivo que se esperan para cada periodo (da, semana, quincena, mes, trimestre, etc.), tales como: y y y y y y y y Ventas al contado. Recaudos de cartera. Factoring o venta de cartera. Intereses y rendimientos financieros. Desembolsos de crditos financieros aprobados. Colocacin de ttulos valores. Venta de activos no operacionales o sub utilizados. Aportes sociales, etc.

El siguiente elemento que integra al presupuesto de efectivo es el Presupuesto de Egresos, al cual lo constituyen las estimaciones de salidas de efectivo que se esperan para cada periodo (da, semana, quincena, mes, trimestre, etc.), tales como. y y y y Compras al contado. Pagos de obligaciones a los proveedores. Pagos de intereses y otros gastos financieros. Amortizacin sobre crditos financieros.

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y y y y

Pagos por compra de ttulos valores. Pagos por compra de activos. Pagos de nmina, prestaciones y seguridad social. Pagos de impuestos, dividendos, etc.

Como ltimo elemento del proceso de elaboracin del presupuesto de efectivo est el conjunto de Decisiones de Ajustes a los Saldos, las cuales son definidas luego de registrar la situacin del balance inicial, el cual se logra al restar los egresos de los ingresos presupuestados. El balance inicial nos podr mostrar una situacin de supervit (exceso de ingresos sobre los egresos), dficit (exceso de egresos sobre los ingresos) o paridad. Es posible que al iniciar las operaciones durante cada periodo de presupuestacin, la organizacin cuente con un saldo inicial de efectivo (fondos de caja menor y depsitos a la vista) para cubrir parte de los requerimientos de liquidez. El administrador financiero, tesorero o quien fuere el responsable del proceso, deber definir alternativas de decisiones para cada evento que se pudiere presentar, con el objeto de logar saldos cero en cada uno de los periodos del presupuesto de efectivo. Si la situacin inicial es de supervit, quiere decir que la empresa, durante el periodo en consideracin, generar mayor cantidad de efectivo del que necesitar para el cumplimiento de sus operaciones, entonces se deber usar o aplicar correctamente el exceso de liquidez. Se podran realizar inversiones temporales, con el objeto de disponer del efectivo en un tiempo no muy lejano, tan pronto lo requiera la empresa; pagar anticipadamente algunas obligaciones costosas, sera otra buena opcin; conformar fondos para pagar obligaciones con los empleados (prestaciones sociales, bonificaciones), con los acreedores (pagos de intereses, amortizaciones de deudas) o con los propietarios (pago de dividendos); entre otras. Si la situacin inicial es de dficit, quiere decir que la empresa, durante el periodo en consideracin, generar menor cantidad de efectivo del que necesitar para el cumplimiento de sus operaciones, lo cual implica la ejecucin de acciones tendientes a equilibrar la situacin de tesorera. En primera instancia se recomienda liquidar las inversiones temporales de que se dispongan; gestionar sobregiros bancarios o crditos de tesorera, con el objeto de

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disponer del efectivo adicional requerido; aplazar el pago de algunas obligaciones; refinanciar compromisos financieros; entre otras. La administracin adecuada de los recursos lquidos desempea un papel trascendental para garantizar la supervivencia empresarial, al reconocerse que el control ejercido en tal campo permite no slo el cumplimiento oportuno de los compromisos asumidos con los diversos sectores que cubren la demanda de los bienes y servicios, sino precisar en qu momento del ciclo de operaciones se requiere acudir a recursos de crdito cuando el pronstico del saldo mnimo arroja un valor inferior al mnimo establecido. El manejo de los asuntos de tesorera tambin indicar cundo es recomendable depositar los excedentes en el mercado financiero, para obtener rendimientos durante el tiempo en que ocurra la situacin de saldos reales superiores al mnimo. La sincronizacin de los flujos de efectivo dada por corrientes de entrada que, sumadas a las disponibilidades, permiten absorber las obligaciones al contado o contradas mediante el otorgamiento de crdito, es crucial para asegurar el funcionamiento administrativo, apoyar el ejercicio del abastecimiento, respaldar la labor productiva y financiar las tareas de mercadotecnia. ((Ortiz, 1999, p. 178)

9. Los Ttulos Valores Negociables En el desarrollo de sus operaciones, las empresas generan y demandan efectivo. Pero los flujos de ingresos y de egresos generalmente no coinciden, en monto ni en tiempo. Es por ello que la unidad de tesorera debe implementar metodologas que les permitan estimar la magnitud de los flujos de ingresos y de egresos, as como el momento de su ocurrencia. Luego de registrar esas proyecciones, en el presupuesto de efectivo, la siguiente tarea ser invertir los excedentes de liquidez, o la de consecucin de los fondos adicionales requeridos. Cuando se trate de invertir los excedentes temporales, una buena opcin la representan los Ttulos Valores (Activos Financieros) que circulan en nuestro Mercado Financiero. El decreto 410 del 27 de marzo de 1971, tambin denominado Cdigo de Comercio, define a los ttulos valores as: ARTICULO 619. <DEFINICION Y CLASIFICACION DE LOS TITULOS VALORES>. Los ttulos-valores son documentos necesarios para legitimar el ejercicio del derecho literal y autnomo que en ellos se incorpora. Pueden ser de contenido crediticio, corporativos o de participacin y de tradicin o representativos de mercancas.

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Las Inversiones Temporales son manifestaciones de asignacin de fondos para la adquisicin de ttulos valores, de cualquier naturaleza, con el objeto de liquidarlos en un plazo de tiempo no superior a 1 ao. Desde esa ptica, se podrn invertir los excedentes temporales en activos financieros cuyos plazos de maduracin superen los 365 das, siempre y cuando la intencin del inversionista sea la de liquidarlos en el corto plazo. La generacin de intereses o rendimientos financieros es la razn por la cual el administrador financiero invierte los excedentes de efectivo que produce la organizacin empresarial. Las empresas dedicadas a operaciones estacionales deberan adquirir valores negociables durante los periodos de excedentes y luego liquidarlos ante la expectativa de dficit en la cuanta de efectivo. De igual manera, si se proyecta invertir con el propsito de modernizar o ampliar la capacidad, los costos de oportunidad se minimizarn al invertir los excedentes de recursos lquidos en valores negociables hasta el momento en que se proceda a la adquisicin de los bienes de inversin. (Ortiz, 1999, p. 184) A los ttulos valores de naturaleza crediticia se les conoce tambin con la denominacin de Ttulos de Renta Fija, debido a que es posible cuantificar anticipadamente el beneficio econmico final que genera la inversin sobre estos instrumentos. Esta clase de ttulos valores son los de mayor nivel de negociacin en el Mercado Financiero Colombiano, debido a su bajo nivel de riesgo, pero producen, a su vez, bajas tasas de rentabilidad. Los certificados de depsito a trmino fijo, las letras de cambio y pagars, las aceptaciones financieras, los papeles comerciales, los bonos, entre otros, representan la esencia de los ttulos valores de renta fija. Los ttulos valores corporativos o de participacin son denominados igualmente Ttulos de Renta Variable, debido a que no es posible cuantificar anticipadamente el resultado econmico asociado a los procesos de inversin basados en esta clase de instrumentos. Debido a su alto nivel de riesgo, que en algunos casos implica la absorcin de prdidas cuantiosas de dinero, son poco demandados por los operadores de los mercados financieros. No obstante, son incorporados a los Portafolios de Inversin, debido a las altas ganancias que permiten liquidar bajo ciertas circunstancias. Las acciones, comunes, preferenciales y privilegiadas, as como los ttulos provenientes de procesos de titularizacin, los bonos convertibles en acciones, los derechos de suscripcin, las Operaciones a Plazos de Cumplimiento Financiero,

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entre otras, constituyen los ejemplos ms fehacientes de los ttulos valores de renta variable.

10. Conclusiones: La administracin del capital de trabajo es un tema de mucho inters para cualquier persona que intente involucrarse en el campo de la administracin financiera. Los conceptos, procedimientos, metodologas y dems elementos que hacen parte de stecampo de la disciplina financiera son de rutinaria aplicacin en el mbito empresarial, razn por la cual no puede faltar en ningn pensum acadmico de las Ciencias Econmicas y Administrativas. La determinacin del nivel o monto del capital de trabajo requerido para el desarrollo de las actividades empresariales es una decisin de gran importancia, al momento que se define un plan de negocios. Se debe tener presente que sobre el efectivo, las inversiones temporales, las cuentas por cobrar a clientes y los inventarios, diariamente, se tomen decisiones que ponen en juego la continuidad empresarial. Cuando las empresas fracasan, es decir, cuando se hacen inviables financieramente, por lo general se debe a consecuencias de malas decisiones de determinacin de la estructura de activos. Es comn que el empresario novel realice estudios de factibilidad para la adquisicin de maquinaria y equipos, pero no comprende la importancia de asignar niveles adecuados de fondos para mantener en operacin su negocio. De esta situacin se derivan los posteriores problemas de liquidez que terminan por generar Crisis Financieras, por lo general, fatales. Los estudiantes de administracin de empresas y carreras afines deben conocer, aplicar, interpretar, evaluar y reformular las metodologas y tcnicas propias de la administracin del capital de trabajo, y hacia ese propsito se direcciona el presente documento.

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11.

Bibliografa:

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