Introduccin

El derecho es un instrumento de convivencia. Acaso sea el ms importante

de todos los instrumentos de convivencia que la humanidad ha logrado hasta este instante. Pero ms ac y ms all del derecho, se encuentran el amor, la virtud, la misericordia, el herosmo, el sentimiento de belleza y tantas otras cosas que han hecho sublime la vida de los hombres. El derecho podr hacer tanto ms justa y digna, pero el acceso a la sublimidad no le pertenece.

Eduardo J. Couture

Resulta importante en la materia que estudiamos tener presente la definicin y clasificacin de los instrumentos pblicos, por lo cual se buscar hacerlo con el presente trabajo con ayuda de la distinta doctrina y la legislacin imperante. No pretendemos abarcar todo lo estudiado al respecto, sino ms bien, es un modesto aporte para que pueda servir como gua introductoria en el tema y que se vea enriquecido con trabajos posteriores.

Se abordar tambin, en este trabajo la divisin de los instrumentos y la diferencia entre el instrumento pblico y el documento pblico. Pretendemos dejar clara la terminologa a utilizar, ya que en ocasiones se utilizan en forma indistinta, y esto puede provocar que no nos expliquemos con la claridad debida, o que se preste nuestra alocucin para confusiones con nuestros interlocutores.

Asimismo, trataremos de explicar en forma clara, y establece de forma debida cul es el valor probatorio de los documentos e instrumentos pblicos, as como la fuerza ejecutiva que se deriva de los instrumentos autorizados por un notario, y que se exterioriza

en el documento suscrito por las partes comparecientes, una vez que se les ha impuesto la certeza que brinda la fe, de la cual es depositario el notario pblico.

La fe pblica de que estn investidos los instrumentos es de gran importancia en la vida jurdica de nuestro pas, y trataremos de explicar el porqu de esa importancia. Es por medio de esta fe pblica, que los documentos confeccionados por el notario y autorizados por l, una vez cumplidas las formalidades legales, y el otorgamiento de las partes, que se producen todas las consecuencias legales que prev el ordenamiento jurdico.

Pretendemos que al finalizar este trabajo, nos quede ms claro el concepto de lo que debemos entender por instrumentos pblicos, as como los requisitos que deben cumplirse para que se constituyan como tales, y las consecuencias que se derivan de los mismos.

El instrumento pblico notarial

I.

El concepto de instrumento pblico:

Al margen de la definicin que nos brinda nuestro ordenamiento jurdico positivo, en el Cdigo Procesal Civil, y sobre la cual ahondaremos posteriormente, con respecto a qu debe entenderse por instrumento pblico, ste ha sido definido por diversos doctrinarios, segn la legislacin dentro de la cual se le considere, pero siempre manteniendo elementos concordantes, que nos permiten utilizar esas definiciones en nuestro medio, aunque hayan sido formuladas por escritores extranjeros.

Cabe sealar, como punto inicial, que en la mayora de los casos se utiliza en forma indistinta las palabras instrumento pblico y documento pblico al momento de definirlo, como si fueran la misma cosa.

Consideramos que al menos en nuestro caso, no podemos equiparar los documentos pblicos con los instrumentos pblicos, existiendo eso s, una relacin directa entre ambos, ya que podemos considerar a uno como el gnero, y al otro como la especie, como ya veremos posteriormente.

Ahora bien, en materia especfica de definicin, podemos encontrar en Espaa, que se establece como documentos pblicos los autorizados por un notario o empleado pblico competente, con las solemnidades requeridas por la ley, segn lo indica el Cdigo Civil de dicho pas.

Inclusive en Espaa, se establece una diferenciacin entre documento pblico, privado y oficial; y dentro de los primeros se incluyen los notariales, realizando una subdivisin de estos ltimos, reconociendo a su vez como uno de los ms importantes, la escritura pblica.

Una estructura similar se ha aceptado en el derecho argentino, establecindose la escritura como el instrumento pblico por excelencia, y a ste como parte de los documentos pblicos.

Sin embargo, esta definicin de instrumentos y documentos pblicos, asocindolos en forma directa al carcter de la persona que los emite o autoriza, no nos brinda las caractersticas o los requisitos que debe presentar para considerarse como tal.

Histricamente se ha establecido que la palabra instrumento se deriva de la raz griega INSTRUMENTUM, que evoca la idea de la escritura, el papel o el documento. Tambin se ha dicho que posee una derivacin del latn, de la conformacin realizada por dos vocablos, Instruens y Menten, denotando la idea de instruir la mente, es decir, evocando la idea de que con el instrumento se prueba el acaecimiento o la realizacin de negocios o actos que poseen trascendencia jurdica.

Ahora bien, la pregunta sera entonces: Qu debemos entender por instrumento pblico?

Antes de responder esta pregunta, debemos establecer que en la generalidad de los casos, encontramos, como dijimos anteriormente, una utilizacin indistinta de los trminos documento e instrumento, y en el mejor de los casos, la utilizacin de la palabra instrumento en alusin directa a la funcin notarial.

En este sentido, encontramos la definicin brindada por el doctrinario argentino Carlos Nicols Gattari, quien nos dice que el instrumento notarial es:

...aquella especie de documento jurdico pblico, en el cual una persona singular con el oficio de autenticar, conocida por notario, escribano o su equivalente procede a dar fe de los hechos y dichos emitidos en acuerdo por los comparecientes en asuntos de derecho privado y de los hechos y dichos propios con el fin de darle forma, constituirlos y probarlos para los interesados ante la comunidad.

En este mismo rumbo, Gimnez- Arnau, nos dice que es: ...El documento pblico,

autorizado por Notario, producido para probar hechos, solemnizar o dar forma a actos o negocios jurdicos y asegurar la eficacia de sus efectos jurdicos.

Por su parte, el autor Torres Aguilar, nos dice que para l: son los documentos

autorizados por el Notario en que constan las relaciones jurdicas de los participantes para que sirvan de ley entre las partes o se refieren a los hechos relacionados con el Derecho.

Consideramos que la delimitacin realizada, en el sentido de establecer que los instrumentos pblicos se enmarcan nicamente dentro de la esfera de accin del notario pblico, y no en forma general dentro de las facultades de los empleados o funcionarios pblicos, es correcta; ya que los dems solamente deben considerarse como documentos pblicos, y no como instrumentos. Posteriormente, estaremos abordando con ms detalle este punto especfico.

Con el objetivo de establecer una definicin de instrumento pblico, que nos esclarezca el panorama para abordar con ms propiedad el tema tratado, procederemos a formular la siguiente, y diremos que, para el caso de Costa Rica:

El instrumento pblico es aqul documento en el cual se plasma un contrato, acto o

negocio jurdico vlido, debidamente autorizado por un notario pblico o cnsul con funciones notariales en el cumplimiento estricto de la funcin notarial, dentro del lmite de sus atribuciones, y con el cumplimiento de las formalidades legales sustantivas y de forma.

Esto nos lleva a establecer que no todos los documentos expedidos por un notario se pueden considerar como instrumentos pblicos, y en este caso podemos citar como ejemplos, los ndices de escrituras, las notas de referencia marginal, oficios, comunicaciones de cualquier tipo, e incluso la expedicin de copias simples de los instrumentos autorizados, aunque estampe en ellos su firma.

Algunos doctrinarios como Argentino Neri, en su Tratado Terico Prctico de Derecho Notarial, nos dicen que los documentos en general se dividen en dos tipos: a. privados, y b. pblicos. Asimismo, nos establece una subdivisin en los documentos pblicos, de la siguiente forma: 1. notariales, 2. judiciales, 3. administrativos, y 4. legislativos.

A esta clasificacin, se le ha hecho la crtica de que los documentos judiciales poseen una finalidad reparadora, y los notariales poseen la naturaleza de prueba preconstituida. En cuanto a los documentos legislativos, se les critica que su finalidad es la sancionar las leyes, para aprobar, modificarlas o derogarlas.

En resumen, de esta clasificacin, se ha aceptado en forma general, la inclusin solamente de los notariales y administrativos (expedidos por los servidores pblicos en la prestacin de los servicios a la colectividad).

Podemos resumir la clasificacin de Argentino Neri, con la crtica incluida, en el siguiente esquema:

Privados

Documentos: Pblicos

- Notariales (instrumentos) - Judiciales - Administrativos - Legislativos

Antes de avanzar en el desarrollo de este trabajo, queremos dejar claramente establecido que consideramos el instrumento pblico como un tipo especial de documento pblico, el cual solamente puede ser autorizado por el notario pblico, debido a que existe disposicin legal expresa que lo contempla de tal forma, y nos referimos al artculo 369 del Cdigo Procesal Civil, que realiza una distincin precisa entre documentos pblicos (redactados o extendidos por funcionarios pblicos) e instrumentos pblicos (escritura otorgada ante un notario pblico...).

De ms est decir, y recalcar aqu, que el notario no es un funcionario pblico, sino un profesional liberal que ejerce una funcin pblica en forma privada, segn lo establece el artculo 1 del Cdigo Notarial, al menos en el ejercicio normal de la funcin.

II.

Teora del instrumento pblico:

Retomaremos aqu la definicin brindada en forma anterior, para efectos del desarrollo de este trabajo, con el objetivo de comprender las implicaciones del otorgamiento del instrumento pblico. La definicin que dimos fue la siguiente:

El instrumento pblico es aqul documento en el cual se plasma un contrato, acto o negocio jurdico vlido, debidamente autorizado por un notario pblico o cnsul con funciones notariales en el cumplimiento estricto de la funcin notarial, dentro del lmite de sus atribuciones, y con el cumplimiento de las formalidades legales sustantivas y de forma.

Procederemos a analizar todos los puntos involucrados en esta definicin:

a- Es un documento en el cual se plasma un contrato, acto o negocio jurdico vlido: Esto se refiere a que ante el notario pblico comparecen los interesados en constatar la celebracin de contratos o negocios jurdicos, y al mismo tiempo el notario posee la facultad de constatar y dar fe del acaecimiento de ciertos actos con relevancia jurdica.

Para que el acto, negocio o acto del que se trate, surta los efectos jurdicos deseados por las partes, y atribuidos por el ordenamiento jurdico a esa expresin de voluntad, se requiere que el mismo sea vlido, y que sea expresado o plasmado en un documento, el cual pasa a ser la expresin extrnseca de la voluntad de los comparecientes.

Ante esto podemos afirmar, que no existe el instrumento pblico, si no ha sido plasmado en un documento (en papel, y dentro de poco tiempo, en un medio o soporte electrnico), ya que esa es la forma adecuada de expresar la conjuncin de voluntades de

los contratantes, o el acaecimiento del hecho del cual el notario da fe, convirtindose con ello en una expresin palpable de esa voluntad o hecho. Adems de ello, debe ser vlido.

Esta validez se refiere tanto a la forma de ser expresada la voluntad (sin vicios en el consentimiento, tales como el error, el dolo o la violencia), como a la sustancia de lo pretendido (que se trate de un contrato o convencin posible y realizable en Derecho, en el sentido que no est prohibido por la legislacin, y que cuente con todos los requisitos previos para ser realizado).

En nuestro ordenamiento jurdico nos referiramos especialmente a las normas generales para la expresin del consentimiento y acuerdo de voluntades, as como a que el notario respete y no incurra en las prohibiciones contempladas en el artculo 7 del Cdigo Notarial.

b- Debidamente autorizado por un notario pblico o cnsul con funciones notariales en el cumplimiento estricto de la funcin notarial: Esto se refiere a que tanto la autorizacin de los contratos o negocios queridos por los comparecientes, como la dacin de fe especfica con respecto a actos o hechos generadores de consecuencias jurdicas, deben ser autorizados por un notario pblico o cnsul que ejerza las funciones notariales.

Esto es as, porque en nuestro ordenamiento jurdico no existe ningn funcionario pblico, ni ningn otro profesional o sujeto que ostente la fe pblica para cumplir la funcin notarial, a excepcin de los dos ya indicados.

Ahora bien, para que la autorizacin debida surta los efectos jurdicos que le corresponden, la misma debe ser impartida en el cumplimiento estricto de la funcin notarial. Esto quiere decir que solamente las autorizaciones impartidas mientras se ejerce la

funcin, surtirn los efectos legales. Es decir, las actuaciones del notario en su condicin de persona fsica normal, comn y corriente (como sujeto particular de derecho privado), no tendrn ningn efecto jurdico. La misma suerte correra un documento autorizado por un cnsul en su condicin simple de tal, sin la investidura del recargo de funciones notariales.

c- Dentro del lmite de sus atribuciones: Se refiere este punto a que los notarios que se encuentren inhabilitados, suspendidos o que por cualquier otro motivo no puedan ejercer la funcin en forma general, o en el caso concreto, no podrn imprimir la validez requerida en el acto o negocio, para considerar el documento emitido como un instrumento pblico.

A la misma conclusin podramos arribar con respecto a un cnsul que autorice actos o contratos fuera de su circunscripcin territorial, antes de su nombramiento, o despus de que el mismo haya vencido. Todas estas situaciones daran como resultado que el instrumento pblico no posea validez jurdica.

d- Con el cumplimiento de las formalidades legales sustantivas y de forma : Sobre este punto ya se esboz algo anteriormente, y se refiere a que las formalidades en el otorgamiento del documento se cumplan en su totalidad, y que la adecuacin de las voluntades en el negocio, contrato o acto, se realice de acuerdo al derecho de fondo. Como ejemplo podramos citar, que el otorgamiento de un contrato de compraventa de un inmueble inscrito ante el Registro de la propiedad, que no se otorgue en escritura pblica (en el protocolo), no surtir los efectos necesarios, ya que no podr superar la etapa de inscripcin registral.

Una vez establecido que el instrumento pblico es el autorizado por un notario o cnsul, en las circunstancias indicadas, procede abordar lo correspondiente a la teora del instrumento pblico, como sigue:

Esta

teora nos dice

que el instrumento

pblico

es un medio

de

prueba

preconstituida, ya que en l se plasman las voluntades y manifestaciones espontneas de los comparecientes, establecindose los antecedentes del negocio jurdico a realizar, mediante la expresin pura y simple de cada uno de ellos, al momento de hacer concordar su voluntad en el nacimiento de obligaciones a su cargo. De esta afirmacin se ha avanzado hasta llegar a establecer que el instrumento pblico es una medio valorativo de prueba judicial.

Esta situacin se explica claramente al tener presente que el notario es depositario de la fe pblica, por lo cual al autorizar el otorgamiento que realizan los comparecientes ante l, imprime esa fe pblica en el negocio jurdico, y con ello le provee de todas las consecuencias establecidas por el ordenamiento jurdico, como lo seran la oponibilidad de aqul a cualquier tercero, brindando una publicidad (aunque limitada), el nacimiento de obligaciones a cargo de las partes, y la posibilidad de que se publicite en forma general al inscribirse ante los respectivos registros, entre otras.

Ese otorgamiento del instrumento ante un notario, que lo autoriza con su fe pblica, lo inviste de una presuncin de veracidad iuris tantum, la cual no puede ser cuestionada en principio, por el simple dicho de una parte que no se encuentre de acuerdo con lo expresado por las partes involucradas (principio de indubitabilidad o de presuncin de verdad).

Este principio de presuncin de veracidad del instrumento pblico, se encuentra claramente resguardado en nuestro ordenamiento, por los artculos 370 y 371 del Cdigo Procesal Civil, abarcando no solamente la realizacin del acto o contrato, sino las simples enunciaciones de hechos o actos anteriores relacionados con el negocio.

III.

Importancia del instrumento pblico:

El tema de la importancia del instrumento pblico, lo podemos resumir en la afirmacin de que brinda seguridad jurdica en el trfico de derechos de los individuos que conforman la colectividad. A esto, le podramos agregar que con instrumentos pblicos perfectos, en el entendido de ajustados a Derecho, se evitan las controversias.

No en vano se ha utilizado la frase notara abierta, juzgado cerrado, para resaltar la encomiable labor que realizan los notarios pblicos da a da, al hacer concordar las voluntades de los particulares, y as evitar conflictos que de otra forma llegaran a estrados judiciales.

Sin embargo, para establecer la importancia en forma ms especfica y con mayor profundidad, podemos decir, de acuerdo con el profesor Jos Castn Tobeas1, que los efectos y la eficacia del instrumento notarial se aprecian en tres zonas, a saber: a. efectos sustantivos o civiles (que seran constitutivos, dispositivos, declarativos, y otros), b. efectos probatorios (para aportacin a procesos judiciales y de cualquier otro tipo), y c. ejecutivos (ya que el instrumento se utiliza como el medio legal para hacer cumplir la obligacin contrada en l, en cuanto el obligado se encuentre reticente a dar cumplimiento a la misma en forma debida).

Aunado a ello, podemos resumir los efectos del instrumento pblico, de acuerdo a su eficacia, y con ello su importancia, siguiendo en esta clasificacin a Larraud2, de la siguiente forma:
1 2

En su obra, Derecho civil espaol, comn y foral, pag. 59. Citado por Gatarri, Carlos Nicols, en Manual de Derecho Notarial, Ediciones Depalma, Buenos Aires, Argentina, 1992, pp. 199, 200.

a- La forma del acto, considerada como la eficacia constitutiva, ya que es aqu donde nace el instrumento a la vida jurdica.

b- El ttulo, como documento, y expresin extrnseca de la voluntad involucrada, plasmada en el negocio o acto jurdico que contiene.

c- Prueba en juicio, con lo cual posee eficacia procesal, en el entendido que el documento aportado a un proceso tendr plena validez probatoria, hasta tanto no sea argido de falso, y se demuestre tal falsedad por la va correspondiente.

d- Ttulo ejecutivo, por cuanto, como dijimos anteriormente, el instrumento pblico se utiliza para lograr el cumplimiento de las obligaciones a cargo del deudor renuente.

De esta forma se sintetiza y se expresa la importancia del instrumento pblico, ya que en caso de no existir, se producira un vaco, tanto en la acreditacin de la constitucin del negocio, como en la exigibilidad de cumplimiento del mismo.

Resulta prudente indicar, que algunos doctrinarios no reconocen los dos primeros efectos enunciados, como tales, sino solamente el tercero y cuarto. El argumento utilizado es que no se pueden considerar como efecto del instrumento, su gnesis, nacimiento a la vida jurdica, y su manifestacin extrnseca.

IV.

Documentos pblicos:

Siguiendo la clasificacin que dimos anteriormente, tanto a nivel doctrinal como en nuestra legislacin positiva (artculo 369, prrafo inicial del Cdigo Procesal Civil), debemos

concluir que todos los documentos que sean redactados o extendidos, segn las formas requeridas para tal fin, y dentro de los lmites fijados para su actividad, deben considerarse como documentos pblicos.

Ahora

bien,

los

documentos

notariales

(o

instrumentos),

se

encuentran

comprendidos dentro de este tipo de documentos, con lo cual podemos afirmar que todos los instrumentos pblicos son documentos pblicos, pero no todos los documentos pblicos son instrumentos pblicos.

Como ejemplos de esta afirmacin, podemos citar una ejecutoria de sentencia dictada en un proceso judicial, o una certificacin emitida por uno de los registros del Registro Nacional, con respecto a la informacin que conste en sus asientos. Ambos son claros ejemplos de actividad administrativa del Estado, y es el funcionario pblico correspondiente, debidamente legitimado y autorizado para el acto quien emite dichos documentos.

Este tipo de funcionario no puede emitir ningn instrumento pblico, ya que esta connotacin se encuentra estrictamente reservada para la actividad del notario pblico, segn se ha dicho anteriormente, en el artculo 369 prrafo final del Cdigo Procesal Civil, cuando el legislador se refiri a los tipos de documentos y los medios de prueba dentro de los procesos judiciales.

Ahora bien, consideramos que el cuidado puesto por el legislador al dejar claramente establecida la diferencia entre el documento autorizado por el notario pblico, y los funcionarios pblicos, tiene su razn de ser, bien fundamentada. Debemos recordar que el notario pblico recibe manifestaciones de voluntad de los comparecientes, y constata

situaciones o hechos para darles un contenido jurdico, lo cual no hacen los funcionarios pblicos al redactar o extender documentos.

Debemos recordar que tanto los documentos como los instrumentos pblicos poseen plena eficacia probatoria, mientras no hayan sido argidos o acusados de falsedad, por los medios procesales establecidos al efecto, esto de acuerdo a lo establecido en el artculo 370 del Cdigo Procesal Civil. Ahora bien, en cierto sentido, el instrumento pblico otorgado ante notario posee mayor amplitud en esta eficacia probatoria, en el sentido que tambin se puede demostrar por su medio los antecedentes del negocio o acto en l asentado, de acuerdo al artculo 371 del mismo cuerpo legal.

Por otra parte, para destruir esa fuerza probatoria, resulta necesario no solamente alegar la falsedad del documento o su contenido, sino tambin iniciar el proceso judicial correspondiente. Las reglas a seguir se encuentran determinadas en los artculos 396 y 397 del Cdigo Procesal Civil. Estas son:

a- Se debe alegar la falsedad mediante un proceso penal. Si el documento o instrumento es determinante en la resolucin de un proceso civil, ste ser suspendido en su tramitacin, de lo contrario ser facultad del juzgador el ordenar tal suspensin.

b- Mediante la interposicin de un proceso civil para declarar la falsedad, el cual solamente se podr interponer en el caso de extincin de la accin penal, por muerte de los autores o cmplices del delito, o cuando no aparezcan los responsables de la falsificacin. Esto por establecer as el artculo 397 del Cdigo de rito, que en la esencia es una copia casi textual del 294 del mismo cuerpo legal, y al cual remite en forma expresa.

V.

Documentos notariales:

A la definicin brindada en prrafos anteriores con respecto a los instrumentos pblicos, debemos realizarle ciertas precisiones, con el objetivo de delimitarlo de mejor manera. Estas son:

a- Los instrumentos pblicos autorizados por un notario, deben cumplir ciertos requisitos, sin los cuales no se pueden considerar como tales, ya que estaran viciados de nulidad absoluta o relativa, segn la gravedad de la falta.

Estos requisitos se encuentran contemplados en el artculo 71 y siguientes del Cdigo Notarial, y se pueden resumir principalmente en los siguientes:

i. Deben redactarse en idioma espaol, a excepcin de vocablos que por su origen no permiten traduccin, o las de uso comn que se considere necesario para la comprensin, en este caso debe indicarse entre parntesis su significado en espaol.

Si alguno de los comparecientes no comprende el espaol, se requiere de un traductor oficial o aceptado por las partes y el notario. Para el caso de testamentos, se fijan reglas especiales de acuerdo al artculo 72 prrafo final del Cdigo Notarial y el 584 del Cdigo Civil, para testar en lengua extranjera ante cartulario (dos intrpretes elegidos por el testador, que traduzcan al castellano las disposiciones); y sin intrpretes (los testigos deben entender la lengua en que el testamento se escribe).

ii. Con respecto a la forma de escribir en el protocolo, el artculo 73 del Cdigo Notarial nos establece las pautas a seguir. El instrumento notarial puede estar en manuscrito o mecanografiado con caracteres legibles y tinta o impresin indelebles, escritos a texto corrido sin dejar espacios en blanco, respetando los mrgenes en forma estricta.

Las notas marginales son de recibo en los casos permitidos. En el protocolo (matriz), los documentos asentados no requieren el sello blanco, pero los documentos

extraprotocolares si lo necesitan, adems que deben ser expedidos en el papel de seguridad determinado por la Direccin Nacional de Notariado.

En la escritura de los instrumentos notariales no deben usarse abreviaturas, smbolos ni signos, salvo los de ortografa, y no pueden expresarse las cifras en nmeros excepto cuando se certifican fotocopias o se transcriben documentos en forma literal.

iii. Cualquier error debe enmendarse por medio de nota, ya que estn prohibidas las entrerrenglonaduras, borrones o tachones. Cuando se expide una certificacin o parte de un documento debe hacerse la advertencia que es en lo conducente y que lo certificado no modifica, altera, condiciona, restringe ni desvirta lo trascrito.

Los

otorgantes

deben

firmar

la

escritura,

antes

que

el

notario.

Si

algn

compareciente no sabe firmar o no puede hacerlo por impedimento fsico momentneo, debe imprimir su huella digital al pie del documento, y el notario debe indicar a cual dedo corresponde. Los documentos sujetos a registracin deben cumplir adems con los requerimientos que exija el Registro respectivo.

b- No todos los documentos expedidos por un notario se pueden considerar como instrumentos pblicos, ya que solamente los que estn clara y taxativamente identificados como tales, son susceptibles de clasificarse como tal. Es decir, la condicin de instrumento pblico no es susceptible de extenderse por interpretacin analgica de las normas.

c- Existen documentos protocolares y extraprotocolares, segn se encuentren asentados en el protocolo, o fuera de l. A esto debemos agregar, que an cuando un documento sea extraprotocolar, no pierde su carcter de instrumento pblico notarial.

De conformidad con lo establecido en el Cdigo Notarial, en el ttulo IV, podemos establecer que los instrumentos pblicos notariales son los que se desglosan en el siguiente cuadro:

- Escrituras pblicas. - Actas notariales y protocolizaciones. - Traducciones. - Certificaciones. Instrumentos pblicos - Autenticacin de firmas y huellas. - Reproduccin de instrumentos pblicos.

Procederemos a analizarlas a continuacin:

i. Escritura pblica: Se encuentra regulada en los artculos del 81 al 100 del Cdigo Notarial, y en esencia es el instrumento pblico - Encabezamiento. por excelencia. Este instrumento es el - Comparecencia. arquetipo de la actividad y Introduccin. notario -pblico. Se encuentra dividida en tres - la funcin del Representaciones. partes: introduccin, contenido y conclusin, y se esquematiza de la siguiente forma: Estipulaciones. Reservas Advertencias. Constancias.

Escritura pblica:

- Contenido.

- Conclusin.

Identificacin de testigos. Expedicin de testimonios. Firmantes (nombres). Lugar, hora, fecha. Notas de correccin. Firmas (partes, testigos, notario)

Podemos resaltar la necesidad de que el notario identifique plenamente a los comparecientes, as como el alcance de sus facultades cuando comparecen en nombre de otra persona, la obligacin de indicar en el caso de extranjeros, si usan un solo apellido, y de diferenciar el nombre de los apellidos, cuando se pueda prestar a confusin.

Tambin podemos recalcar que en la redaccin del documento, el notario debe procurar la mayor claridad posible, y en ese sentido goza de libertad para realizar la redaccin, sin que deba atenerse a frmulas de redaccin ya preconcebidas o estipuladas por el legislador.

Resulta de primordial importancia para el otorgamiento del instrumento, que los comparecientes comprendan el alcance de las estipulaciones realizadas en el documento, y por ello es de suma importancia la asesora que debe realizar el notario durante todo el proceso, y en especial una vez redactado el contrato (relacin del artculo 91 con el 34 inciso f, del Cdigo Notarial), ya que en este momento las partes deben estampar su firma, y con ello expresan su voluntad de aceptar todos los extremos indicados en el instrumento pblico.

ii.

Actas

notariales

protocolizaciones:

En

las

actas

notariales

no

existe

comparecencia de ninguna persona, sin embargo el notario no puede realizarlas, si no ha sido requerida su actuacin por algn interesado, en virtud del principio de rogacin. En lo que respecta a las protocolizaciones, puede haber comparecencia de parte, o puede ser realizada sin necesidad de ella, pero siempre a rogacin de algn interesado.

Estos instrumentos pblicos se caracterizan porque la funcin del notario, ms all de hacer concordar las voluntades de dos o ms partes contratantes, lo que hace es dejar constancia de una situacin o hecho que se produce en su presencia, es decir, plasma una situacin concreta en su protocolo, mediante el uso de la fe pblica. Tambin puede el notario hacer constar notificaciones, prevenciones o intimaciones que procedan conforme a la ley (tales como requerimientos de pago).

Es importante recalcar que en la realizacin de las actas notariales, el notario tiene permitido romper el principio de la unidad del acto, por cuanto puede constatar en forma directa los hechos o situaciones sobre los cuales se le pide su actuacin, y proceder dentro del plazo de veinticuatro horas a asentar el acta correspondiente en el protocolo.

Por su parte, con respecto a las protocolizaciones, se autoriza otra excepcin al notario, en el sentido que puede utilizar nmeros, abreviaturas o expresiones en idioma distinto al espaol, o trminos tcnicos que no pueden traducirse, siempre que la transcripcin sea literal. Tambin se permite la transcripcin parcial, y en ese caso, el notario debe ajustarse a lo indicado en el artculo 77 del Cdigo Notarial, con respecto a las advertencias de que lo protocolizado no es en forma literal.

Resulta importante destacar en este punto que la protocolizacin de documentos privados, no les confiere el carcter de documentos pblicos, y tampoco genera la

posibilidad de inscripcin ante los registros respectivos, a menos que sean documentos que por su naturaleza deban ser inscritos.

iii. Traducciones: Es una potestad conferida al notario pblico la de autorizar sus propias traducciones. Este es un instrumento pblico extraprotocolar, ya que no debe quedar asentado en el protocolo. Esta traduccin se realiza bajo plena responsabilidad del notario pblico autorizante.

A las traducciones les resulta aplicable la restriccin en cuanto a su carcter de documento privado, ya que su condicin no cambia por el hecho de que el notario la autorice.

iv. Certificaciones: El notario posee la facultad de certificar asientos de inscripcin, expedientes, resoluciones, documentos en general ya sean privados o pblicos. Para ello puede hacerlo en forma literal, en lo conducente, o en relacin. La certificacin de documentos privados no los convierte en pblicos. Debe advertirse que el notario no puede certificar con base en fotocopias, sino solamente con base en documentos originales que haya tenido a la vista.

Adems, el notario debe advertir cuando la certificacin es en lo conducente o en relacin, que no existe ninguna otra informacin o documento que modifique lo certificado, de conformidad con lo establecido en el artculo 77 del Cdigo de la materia. Asimismo, en caso de que lo certificado no se ajuste a la realidad, cualquier interesado puede demostrarlo aportando el original, o una certificacin expedida en forma correcta, sin que resulte necesario argir la falsedad de la certificacin notarial. Tambin debe cumplirse con lo indicado en los lineamientos correspondientes para el ejercicio de la funcin notarial, que se refieren a las certificaciones en los artculos del 66 al 74 inclusive.

v. Autenticacin de firmas y huellas: Para la autenticacin de firmas o huellas digitales, el notario debe haber presenciado cuando las mismas fueron estampadas o puestas en el documento, es decir, deben ser puestas en su presencia. Esta misma regla aplica cuando se trate de firmas a ruego de personas que no pueden o no saben hacerlo.

Los documentos privados autenticados por el notario no se convierten en pblicos por el simple hecho de la autenticacin.

v. Reproduccin de instrumentos pblicos: Existen tres formas de reproduccin de instrumentos pblicos: los testimonios, las certificaciones, y las copias autnticas. De estas formas, talvez la ms utilizada son los testimonios, ya que se utilizan generalmente para los trmites de inscripcin de los contratos o actos jurdicos.

De acuerdo a lo establecido en el artculo 113 del Cdigo Notarial, mientras el protocolo se encuentre en uso y en poder del notario, solamente l podr expedir testimonios de su protocolo, a excepcin de que la actuacin haya sido en conotariado, en cuyo caso los notarios co-actuantes tambin pueden hacerlo (artculo 123). Cuando el protocolo ya haya sido depositado en el Archivo Notarial, adems del notario, podr el Archivo expedir los testimonios que se le soliciten.

Los testimonios se componen de dos partes: copia del instrumento original (literal o parcial), y engrose (ste le confiere la calidad ejecutoria de los efectos jurdicos). El engrose consiste en la identificacin plena del instrumento matriz, la confrontacin con el original, y la indicacin de si se trata de un primer o ulterior testimonio (transcurridos ms de diez das hbiles desde el otorgamiento).

En casos de error en la matriz, el testimonio se puede transcribir con las correcciones ya realizadas, y cualquier error de transcripcin en el contenido o en el engrose, puede ser salvado mediante nota despus de ste, y antes de la firma, o bien con una razn notarial, debidamente firmada y sellada.

Con respecto a las certificaciones de instrumentos pblicos, se regir por los mismos requisitos establecidos para cualquier certificacin expedida por el notario, tanto en los artculos del Cdigo Notarial, como en los lineamientos respectivos.

Como punto final de este trabajo, consideramos oportuno sealar que en caso de anulacin de un instrumento pblico, principalmente por las causales contempladas en los incisos d) e i) del artculo 126 del Cdigo Notarial, pierde su condicin o carcter de pblico, y ni siquiera se considera como documento privado, lo cual si se aplica a las situaciones contempladas en los dems incisos de dicho artculo, todo ello de acuerdo a lo estipulado en el artculo 128 del mismo cuerpo legal.

Conclusin

En Costa Rica el Instrumento Pblico se encuentra regulado tanto en el Cdigo Procesal Civil, como en el Cdigo Notarial, ya que en stos se nos indican cuales son Instrumentos Pblicos y cuales son documentos, y adems se define cual es su forma y quien los puede emitir.

De una forma resumida podremos decir que se clasifica el Instrumento Pblico como aquel documento pblico autorizado por un Notario debidamente habilitado para ejercer la funcin notarial, ya sea en el ejercicio privado, como notario de planta, como notario del Estado, o como Cnsul con recargo de funciones notariales.

Por otro lado, tenemos los documentos pblicos que pueden ser emitidos por cualquier funcionario pblico en el ejercicio de funciones administrativas, y como ejemplo podemos citar al juez, cuando emite mandamientos para ser presentados a los respectivos registros, para el caso de anotar o levantar gravmenes, as como los enviados al Registro Civil, para modificar asientos de inscripcin.

Cabe destacar, como conclusin, que no todos los documentos expedidos por un notario son instrumentos pblicos, ya que siguiendo las definiciones dadas, as como la legislacin aplicable al caso, tendramos que deben cumplir con los siguientes requisitos:

a- Es el documento en el que se plasme un contrato, acto o negocio vlido.

b- Autorizado por notario pblico en el ejercicio de su funcin.

c- Dentro del lmite de sus atribuciones, es decir, debe estar habilitados.

d- Cumpliendo las formalidades legales, sustantivas y de forma.

Bibliografa
- Libros:
Gonzlez, Carlos Emrito Teora general del instrumento pblico: introduccin al derecho notarial Argentino y comparado, Ediar, Buenos Aires, Argentina,

1953. Neri, Argentino I.

Tratado Terico y Prctico de Derecho Notarial, Ediciones Depalma, Buenos Aires, Argentina, 1969. Derecho Privado, Litografa e Imprenta LIL S.A., Tercera edicin, San Jos, Costa Rica, 1994.

Prez Vargas, Vctor

- Cdigos y Leyes: Mora Vargas, Herman y otro Parajeles Vindas, Gerardo Cdigo Notarial, Investigaciones Jurdicas S.A., San Jos, Costa Rica, 1998. Cdigo Procesal Civil, Investigaciones Jurdicas S.A., San Jos, Costa Rica, 2006.

- Ensayos:
Infante Melndez, Gustavo Adolfo

Naturaleza Jurdica del Notario Costarricense, Revista de Ciencias Jurdicas 106, Universidad de Costa Rica- Colegio de Abogados de Costa Rica, Enero-abril 2005.