ARQUIVOLOGIA GNEROS DE DOCUMENTOS - escritos ou textuais - cartogrficos - iconogrficos - filmogrficos - sonogrficos - microgrficos - informticos NATUREZA DO ASSUNTO - ostensivos - sigilosos

- reservados - confidenciais - secretos - ultra-secretos CORRESPONDNCIA - interna x externa - oficial x particular POSIO DA PROJEO - 2 a 5 posies (nomeadas por nmeros ordinais) PROJEES QUANTA FUNO - primria A L - secundria AC LA - subsidiria ACA LAM - especial Accio Lambert NOTAES - abertas A - fechadas A-C DA DA-DE TAB TAB-THI M MO MOU Moura

MTODOS DE ARQUIVAMENTO Alfabtico Geogrfico Numrico Bsicos Ideogrfico (Assunto) Numrico Variadex Automtico Soundex Mnemnico Rneo Alfanumrico Simples Cronolgico Dgito-terminal Alfabtico Enciclopdico Dicionrio Duplex Decimal Unitermo ou Indexao coordenada

Padronizados

No tm aplicao no Brasil Obsoletos

Semi-indireto

INSTRUMENTOS DE DESTINAO - Tabela de temporalidade - Lista de eliminao

FASES DA ORGANIZAO DE ARQUIVOS 1. Levantamento de dados 2. anlise dos dados coletados 3. Planejamento 3.1. Posio do arquivo na estrutura da instituio 3.2. Centralizao x descentralizao e coordenao 3.3. Escolha de mtodos de arquivamento 3.4. Estabelecimentos de normas de funcionamento 3.5. Recursos humanos 3.6. Escolha das instalaes e equipamentos 3.7. Constituio de arquivos intermedirios e permanentes 3.8. Implantao e acompanhamento ARQUIVOS CORRENTES ATIVIDADES - Protocolo: recebimento e classificao; registro e movimentao - Expedio - Arquivamento: inspeo, estudo e classificao (determinao da entrada e das referncias cruzadas) - Emprstimo e consulta - Destinao: anlise, avaliao, seleo e eliminao MTODOS DE ARQUIVAMENTO Mtodos bsicos ALFABTICO - direto - vantagens: rpido, fcil e barato - desvantagens: erros de arquivamento, devido ao cansao visual e variedade de grafia dos nomes - regras de alfabetao regras de ordenao: letra por letra; ou palavra por palavra GEOGRFICO - direto - vantagens: de fcil manuseio - desvantagens: exige duas classificaes local e correspondente - melhores ordenaes: estado capital/cidade correspondente cidade estado correspondente com outros pases: pas capital/cidade correspondente NUMRICO SIMPLES - indireto - cada correspondente recebe um nmero, obedecendo-se ordem de entrada ou de registro, sem preocupao com a ordenao alfabtica - a projeo da guia recebe o nmero ou o nmero e o nome - a fim de evitar duplicao de nmero, indispensvel um ndice alfabtico, remissivo - tem ampla aplicao nos arquivos especiais (discos, fotografias, filmes, fitas sonoras) e especializados NUMRICO CRONOLGICO - indireto - utilizado em reparties pblicas - o documento autuado (colocado numa capa de cartolina e chamado de processo) - ficha de protocolo: o registro propriamente dito, onde ser indicada toda a movimentao do documento ou processo - ndices auxiliares (em fichas): alfabtico-onomstico; de procedncia; e de assunto - vantagens: maior grau de sigilo; menor possibilidade de erros (mais fcil lidar com nmeros do com que letras) - desvantagens: mtodo indireto NUMRICO DGITO-TERMINAL - indireto - documentos numerados seqencialmente; porm leitura em pares de algarismos da direita para a esquerda

- vantagens: reduo de erros de arquivamento; rapidez de localizao e arquivamento; possibilidade de diviso eqitativa de trabalho entre os arquivistas - desvantagens: leitura no-convenciona POR ASSUNTO ALFABTICOS - direto - enciclopdico ou dicionrio - no fcil, pois depende de interpretao dos documentos - exige elaborao de esquema, ndice, plano ou cdigo de assuntos para classificao - classificaes padronizadas (CDD ou CDU) somente em Biblioteconomia POR ASSUNTO NUMRICOS DUPLEX - oferece as mesmas possibilidades do mtodo decimal no que se refere a agrupamento de assuntos, porm, abertura ilimitada de classes - desvantagens: se no forem bem definidas as classes, encontraremos documentos que tratam do mesmo assunto em mais de um lugar POR ASSUNTO NUMRICOS DECIMAL - derivado do CDD - vantagens: todos os assuntos relacionados com determinado tpico ficam reunidos em grupos; nmeros classificadores fceis de reter na memria; expanso ilimitada para subdivises dos assuntos - desvantagens: limitao de 10 nmeros para a classificao POR ASSUNTO NUMRICOS UNITERMO ou INDEXAO COORDENADA - no recomendado para arquivos convencionais; tem aplicao nos arquivos especiais e especializados PADRONIZADOS VARIADEX - variante do mtodo alfabtico - aplica cores - a grande vantagem que o trabalho se reduz em at 80%, evitando-se, desta forma, arquivamentos errneos e agilizando-se a pesquisa SEMI-INDIRETO ALFANUMRICO - no bsico, nem padronizado - tambm reduz os erros do mtodo alfabtico nominal