TITULO DEL CARGO AUXILIAR DE ARCHIVO CDIGO: 05012 NIVEL: 2

DESCRIPCIN GENRICA DE FUNCIONES OBJETIVO GENERAL Resguardar documentos, expedientes y dems informacin de inters para la Institucin, ejecutando actividades de recepcin, archivo y custodia de documentos, en una unidad de archivo, a fin de mantener informacin organizada a disposicin de la institucin. FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS Identifica las carpetas donde va a ser archivado el material. Recibe el material para archivar. Suministra expedientes y/o documentos a las diferentes unidades, segn la normativa vigente. Archiva en los expedientes y/o carpetas correspondiente los documentos recibidos. Ubica las carpetas nuevas en sus respectivos archivadores. Retira e incorpora en los archivos, expedientes y/o carpetas con documentos. Lleva el control de prstamos de expedientes y/o documentos. Prepara los ndices y rtulos de identificacin del contenido de las carpetas. Entrega la lista de asuntos nuevos al archivista para la actualizacin del Thesauro en trminos claves. Recibe el material desincorporado del archivo activo y de otras dependencias de la direccin o coordinacin. Desincorpora de acuerdo con las normas establecidas, documentos y expedientes activos y los incorpora al archivo de inactivos. Proporciona informacin del material archivado, segn las normas establecidas. Cumple con la normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organizacin. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala. Elabora informes peridicos de las actividades realizadas. Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada.

1.- MBITO DE LA ACTUACIN: RESPONSABILIDAD: MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fcil uso, siendo su responsabilidad directa. DINERO: Ninguna. INFORMACIN CONFIDENCIAL: Maneja en forma indirecta un grado de confidencialidad medio. TOMA DE DECISIONES:

Las decisiones que se toman se basan en procedimientos y/o experiencias anteriores para la ejecucin normal del trabajo, a nivel operativo. SUPERVISIN: El cargo recibe supervisin especfica de manera directa y constante y no ejerce supervisin. RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS: RELACIONES INTERNAS: El cargo mantiene relaciones continuas con las unidades de la dependencia, estudiantes, profesores y funcionarios de la Institucin, a fin de apoyar y/o ejecutar lo relativo al rea, exigindose para ello una buena habilidad para obtener cooperacin. RELACIONES EXTERNAS: El cargo mantiene relaciones frecuentes con el pblico en general, a fin de apoyar y/o ejecutar lo relativo al rea, exigindose para ello una buena habilidad para obtener cooperacin. 2.- CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO: AMBIENTE DE TRABAJO: El cargo se ubica en un sitio cerrado, generalmente agradable y mantiene contacto con agentes contaminantes, tales como polvo. RIESGO: El cargo est sometido a un riesgo irrelevante, con posibilidad de ocurrencia baja. ESFUERZO: El cargo exige un esfuerzo fsico de estar sentado/parado constantemente y caminando peridicamente y requiere de un grado de precisin manual y visual bajo. 3.- PERFIL DEL CARGO: EDUCACIN Y EXPERIENCIA: A) EDUCACIN: Bachiller, ms curso de archivo de seis (6) meses de duracin. EXPERIENCIA: Un (1) ao de experiencia progresiva de carcter operativo en el rea de archivo y de oficina. B) EDUCACIN: Educacin Bsica, ms curso de archivo de seis (6) meses de duracin. EXPERIENCIA: Cinco (5) aos de experiencia progresiva de carcter operativo en el rea de archivo y oficina. CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS: CONOCIMIENTOS EN: Tcnicas y procedimientos de archivo. Tcnicas y procedimientos de oficina. Mecanografa.

HABILIDAD PARA: Tratar en forma corts y efectiva con funcionarios y Seguir instrucciones orales y escritas. Clasificar documentos, expedientes y otros. DESTREZAS EN: Ordenar documentos, expedientes, carpetas y otros. El manejo de archivo. ADIESTRAMIENTO REQUERIDO: Archivo. Atencin al pblico. Relaciones humanas. Entrenamiento en el sistema de su unidad.

pblico en general.

TITULO DEL CARGO ARCHIVISTA CDIGO: 05023 NIVEL: 4

DESCRIPCIN GENRICA DE FUNCIONES OBJETIVO GENERAL Resguardar documentos, expedientes y dems informacin, organizando y ejecutando actividades de clasificacin, codificacin y custodia de documentos, a fin de mantener informacin actualizada y organizada a disposicin de la organizacin. FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS Coordina y controla la recepcin de la documentacin. Identifica las carpetas donde va a ser archivado el material. Recibe material para archivar. Clasifica el material para archivar. Codifica el material para archivar, de acuerdo al cdigo establecido. Suministra expedientes y/o documentos a las diferentes unidades, segn la normativa vigente. Efecta la lectura de los documentos a archivar. Archiva en los expedientes correspondientes los documentos recibidos. Ubica las carpetas nuevas en sus respectivos archivadores. Retira e incorpora expedientes, carpetas con documentos u otros en los archivadores. Realiza inventarios de archivos, para la evacuacin de expedientes de inactivos y documentos que han caducado. Vela por la conservacin, restauracin y mantenimiento de la documentacin. Participa en el diseo y ejecucin de instrumentos tcnicos. Lleva el control de prstamos de expedientes y/o documentos. Revisa los controles de prstamos para verificar la fecha de vencimiento. Proporciona informacin del material archivado, segn las normas establecidas. Actualiza el Thesauro en trminos claves. Planifica, coordina, supervisa y controla las actividades de los auxiliares de archivo adscritos a la unidad. Vela por el cumplimiento de los reglamentos, normas y procedimientos de la unidad. Atiende y resuelve problemas que se presentan en el archivo. Opera un microcomputador para accesar informacin. Cumple con la normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organizacin. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala. Elabora informes peridicos de las actividades realizadas. Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada.

1.- MBITO DE LA ACTUACIN: RESPONSABILIDAD: MATERIALES:

Maneja constantemente equipos y materiales de fcil uso, siendo su responsabilidad directa y maneja peridicamente equipos y materiales medianamente complejos, siendo su responsabilidad indirecta. DINERO: Es responsable indirecto de la custodia de materiales. INFORMACIN CONFIDENCIAL: Maneja en forma indirecta un grado de confidencialidad medio. TOMA DE DECISIONES: Las decisiones que se toman se basan en polticas especficas, en procedimientos definidos para lograr objetivos especficos, mejorar mtodos o establecer tcnicas y estndares, a nivel operativo. SUPERVISIN: El cargo recibe supervisin especfica de manera directa y peridica y ejerce una supervisin especfica de manera directa y constante. RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS: RELACIONES INTERNAS: El cargo mantiene relaciones continuas con las diferentes unidades de la dependencia, estudiantes, profesores, funcionarios de la Institucin y auxiliares de archivo, a fin de ejecutar y/o controlar lo relativo al rea, exigindose para ello una normal habilidad para obtener cooperacin. RELACIONES EXTERNAS: El cargo mantiene relaciones frecuentes con pblico en general, a fin de ejecutar lo relativo al rea, exigindose para ello una normal habilidad para obtener cooperacin. 2.- CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGOS DE TRABAJO: AMBIENTE DE TRABAJO: El cargo se ubica en un sitio cerrado, generalmente agradable y mantiene contacto con agentes contaminantes, tales como: polvo. RIESGO: El cargo est sometido a enfermedad con una magnitud de riesgo leve, con posibilidad de ocurrencia media. ESFUERZO: El cargo exige un esfuerzo de estar sentado/parado constantemente y caminando peridicamente, y requiere de un grado de precisin manual bajo y un grado de precisin visual medio.

3.- PERFIL DEL CARGO: EDUCACIN Y EXPERIENCIA: A) EDUCACIN: Tcnico Superior Universitario en Secretara.

EXPERIENCIA: Un (1) ao de experiencia progresiva de carcter operativo en el rea de archivo. B) EDUCACIN: Bachiller, ms curso completo de archivo de seis (6) meses de duracin. EXPERIENCIA: Seis (6) aos de experiencia progresiva de carcter operativo en el rea de archivo. CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS: CONOCIMIENTOS EN: Tcnicas, procedimientos y sistemas de archivo. Procedimientos de oficina. Mecanografa. HABILIDAD PARA: Tratar en forma corts y efectiva con funcionarios y pblico en general. Dar instrucciones en forma clara y precisa. Redactar informes sencillos de oficina. Supervisar personal. Seguir instrucciones orales y escritas. DESTREZAS EN: Clasificacin y ordenacin de material a archivar. Manejo de archivo y kardex. ADIESTRAMIENTO REQUERIDO: Tcnicas actualizadas de archivo. Archivo computarizado. Relaciones humanas y atencin al pblico. Tcnicas de supervisin y control.

TITULO DEL CARGO ARCHIVISTA JEFE CDIGO: 05034 NIVEL: 7

DESCRIPCIN GENRICA DE FUNCIONES OBJETIVO GENERAL Resguardar documentos, expedientes y dems informacin de inters para la organizacin planificando, coordinando, controlando y ejecutando las actividades de una unidad de archivo, a fin de mantener informacin organizada a disposicin de las necesidades de la organizacin. FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS Dirige, coordina y supervisa las actividades tcnicas y administrativas de una unidad de archivo. Dirige la ejecucin de actividades al personal a su cargo. Asesora en la planeacin de los espacios y mobiliarios de unidades de archivo. Establece los sistemas de clasificacin y codificacin del material. Elabora y actualiza estatutos y reglamentos internos a cumplirse en el archivo. Elabora programas permanentes de conservacin de documentos. Suministra expedientes y/o documentos a las facultades y/o dependencias de la Universidad. Clasifica los expedientes especiales o confidenciales. Redacta y firma documentos y correspondencia de la unidad a su cargo. Atiende y resuelve los problemas que se presenten en la unidad. Determina los procedimientos a seguir para la desincorporacin peridica de los documentos. Supervisa los inventarios realizados en la unidad de archivo a su cargo. Supervisa los sistemas implantados con el objeto de verificar su funcionamiento. Supervisa y controla el personal a su cargo. Evala y califica al personal a su cargo, proponiendo los correctivos y estmulos apropiados para optimizar su rendimiento. Planifica los proyectos de requerimientos de capacitacin de personal, de locales, automatizacin de la documentacin, materiales y equipos en unidades de archivo. Disea la base de datos para documentar los archivos. Recopila y coloca a disposicin ndices y guas para los documentos que se encuentran en el archivo. Coordina y supervisa la bsqueda de informacin documental. Organiza y custodia los archivos y el inventario de materiales y obras del Consejo Editorial y toma las medidas necesarias a los fines de su permanente actualizacin y conservacin. Transcribe y accesa informacin operando un microcomputador. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organizacin. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala. Elabora informes peridicos de las actividades realizadas. Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada.

1.- MBITO DE LA ACTUACIN: RESPONSABILIDAD: MATERIALES:

Maneja constantemente equipos y materiales de fcil uso, siendo su responsabilidad directa y maneja peridicamente equipos y materiales medianamente complejos, siendo su responsabilidad indirecta. DINERO: Es responsable indirecto de la custodia de materiales. INFORMACIN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad medio. TOMA DE DECISIONES: Las decisiones que se toman se basan en polticas especficas, en procedimientos definidos para lograr objetivos especficos, mejorar mtodos o establecer tcnicas y estndares, a nivel de Seccin/Unidad. SUPERVISIN: El cargo recibe supervisin general de manera directa y peridica y ejerce una supervisin especfica de manera directa y constante. RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS: RELACIONES INTERNAS: El cargo mantiene relaciones continuas con el personal de la unidad, a fin de ejecutar y/o asesorar lo relativo al rea, y frecuentes con las diferentes dependencias de la Institucin, a fin de asesorar y/o controlar y/o aprobar lo relativo al rea, exigindose para ello una buena habilidad para obtener cooperacin. RELACIONES EXTERNAS: El cargo mantiene relaciones ocasionales con editoriales y pblico en general, a fin de ejecutar lo relativo al rea, exigindose para ello una normal habilidad para obtener cooperacin. 2.- CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO: AMBIENTE DE TRABAJO: El cargo se ubica en un sitio cerrado generalmente agradable y mantiene contacto con agentes contaminantes, tales como: polvo. RIESGO: El cargo est sometido a enfermedad, con una magnitud de riesgo leve, con posibilidad de ocurrencia media. ESFUERZO: El cargo exige un esfuerzo fsico de estar sentado/parado constantemente y requiere de un grado de precisin manual y visual medio.

3.- PERFIL DEL CARGO: EDUCACIN Y EXPERIENCIA: A) EDUCACIN: Licenciado en Archivologa o el equivalente.

EXPERIENCIA: Cinco (5) aos de experiencia progresiva de carcter operativo, supervisorio y estratgico en el rea de archivo. B) EDUCACIN: Tcnico Superior Universitario en Secretara. EXPERIENCIA: Nueve (9) aos de experiencia progresiva de carcter operativo, supervisorio y estratgico en el rea de archivo. CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS: CONOCIMIENTOS EN: Procedimientos y manejo de sistemas de organizacin y mtodos de archivo. Principios y tcnicas de archivologa. Principios y prcticas administrativas. Computacin bsica. HABILIDAD PARA: Tratar en forma corts y efectiva con profesores, Supervisar personal. Tomar decisiones. Dar y seguir instrucciones. DESTREZAS EN: El manejo de archivo. El manejo de equipo de computacin. ADIESTRAMIENTO REQUERIDO: Analista documentalista. Actualizacin de los mtodos y tcnicas de archivo. Supervisin y control de personal. Relaciones humanas. Entrenamiento en el sistema de su unidad. empleados, estudiantes y pblico en general.

TITULO DEL CARGO MICROFILMADOR CDIGO: 05042 NIVEL: 4

DESCRIPCIN GENRICA DE FUNCIONES OBJETIVO GENERAL Microfilmar documentos varios, organizando, clasificando y distribuyendo el material; a fin de contribuir con el suministro, archivo y resguardo de documentos de la Institucin. FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS Recibe, organiza y distribuye los documentos destinados a microfilmar. Microfilma documentos y materiales bibliogrficos. Identifica y archiva documentos, segn normas establecidas. Repara los documentos que as lo requieran. Localiza la informacin y reproduce los documentos solicitados. Cumple con las normas y procedimientos de higiene y seguridad integral, establecidos por la organizacin. Mantiene en orden equipos y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala. Elabora informes peridicos de las actividades realizadas. Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada. 1.- MBITO DE LA ACTUACIN: RESPONSABILIDAD: MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales medianamente complejos, siendo su responsabilidad directa. DINERO: Es responsable indirecto de la custodia de materiales. INFORMACIN CONFIDENCIAL: Maneja en forma indirecta un grado de confidencialidad medio. TOMA DE DECISIONES: Las decisiones que se toman se basan en instrucciones especficas, rdenes y/o guas de accin, a nivel operativo. SUPERVISIN: El cargo recibe supervisin especfica de manera directa y constante, y no ejerce supervisin.

RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS: RELACIONES INTERNAS:

El cargo mantiene relaciones continuas con algunas unidades acadmicas y administrativas de la Institucin, a fin de apoyar y/o ejecutar lo relativo al rea; exigindose para ello una normal habilidad para negociar y obtener cooperacin. RELACIONES EXTERNAS: Ninguna. 2.- CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO: AMBIENTE DE TRABAJO: El cargo se ubica en un sitio cerrado, generalmente agradable y mantiene contacto con agentes contaminantes tales como: polvo. RIESGO: El cargo est sometido a enfermedad, con una magnitud de riesgo leve, con posibilidad de ocurrencia baja. ESFUERZO: El cargo exige un esfuerzo fsico de estar sentado/parado constantemente y caminando peridicamente, y requiere de un grado de precisin manual y visual medio. 3.- PERFIL DEL CARGO: EDUCACIN Y EXPERIENCIA: A) EDUCACIN: Bachiller, ms curso de documentacin y archivo de seis (6) meses de duracin. EXPERIENCIA: Un (1) ao de experiencia progresiva de carcter operativo en el rea de microfilmacin. B) EDUCACIN: Educacin Bsica, ms curso de documentacin y archivo de seis (6) meses de duracin. EXPERIENCIA: Cinco (5) aos de experiencia progresiva de carcter operativo en el rea de microfilmacin. CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS: CONOCIMIENTOS EN: ptica y fotografa. Documentacin. Archivo. HABILIDAD PARA: Manejar cmaras fotogrficas y de filmacin. Clasificar y organizar documentos. DESTREZAS EN: El manejo de equipos fotogrficos y de filmacin. ADIESTRAMIENTO REQUERIDO: Tcnicas actualizadas en el rea fotogrfica.