PUROSOL

Por: Vctor Tateishi Saito

Purosol S.A. es una empresa industrial y comercial que inici sus operaciones hace 5 aos con la adquisicin de una fbrica dedicada principalmente a la produccin de ceras para pisos y artculos de limpieza para el hogar. La produccin y venta est concentrada fundamentalmente en tres rubros que son: ceras, desinfectantes y lejas cuyos volmenes de ventas, por cada producto, representan la tercera parte del total. Durante este corto tiempo las operaciones han sufrido cambios importantes, a la produccin de ceras se le incorpor una marca lder en desinfeccin para su produccin y comercializacin; mientras que en el caso de las lejas, se inici con productos en botellas para luego ampliar las lneas con envases en cojines con equipos de alta tecnologa. El sistema de ventas cuenta con una estructura de distribucin que incluye todos los canales existentes en el mercado nacional, el nmero de clientes sobrepasa los 15,000 en iguales puntos de ventas; y para lograr l a cobertura cuenta con un plantel de 40 vendedores distribuidos en zonas para Lima y por regiones para Provincias. El objetivo de la empresa es ser lder en la produccin, comercializacin y distribucin de artculos de limpieza y desinfeccin, tanto en e l mercado de Lima como en Provincias. Las reas que conforman la organizacin de la empresa son: Gerencia de Comercializacin Gerencia de Finanzas Gerencia de Logstica Gerencia de Produccin Gerencia de Administracin Sr. Felipe Andrade Sr. Jaime Roca Sr. Luis Pacheco Ing. Jos Cruz Sr. Enrique Pineda

Logstica tiene como finalidad la de proveer de todo lo necesario a las reas, y principalmente a Produccin, de todos los elementos o materiales necesarios para la elaboracin de los productos terminad os que comercializa la empresa.

SITUACION PARTICULAR
Existe incomodidad en la empresa por los problemas de abastecimiento ocurridos internamente por la carencia de uno de las principales materias primas como lo es el Solvente N 3. Este solvente es un producto A bajo la clasificacin de control de inventarios por consumo-valor, ya que alcanza los 180,000 Kg. de consumo mensual por un valor de US$ 96,000 en el mismo perodo.

Este insumo es empleado en la produccin de la Serafina que representa un costo del 20% de las compras de la empresa. En el mercado nacional hay un nico proveedor que a su vez es monoplico, representando, la compras de PUROSOL, el 0.2% de sus ventas, teniendo como poltica los pagos al contado. Adicionalmente, fija cuotas de distribucin y ventas, por lo que obliga a tener que recurrir a distribuidores a un precio mayor. A pesar de que la ubicacin de una de las plantas del proveedor es apenas de 10 Km., los tiempos de entrega son muy variables, pudiendo fluctuar entre 1 y 7 das. El proveedor tiene otra planta en el norte del pas. Nuestra capacidad de almacenamiento es de 71,520 Kg., o sea alrededor de 12 das de stock. A raz de una crisis en el abastecimiento, se decidi por la importacin de un lote de 400 TM, con un so brecosto del 20% con relacin a los del mercado local; fundamentalmente por los costos fijos de importacin y por el alquiler del tanque de almacenamiento. Ya que el solvente es un derivado del petrleo, su precio se ve afectado por las variaciones del precio internacionalmente. Es por eso que cuando el petrleo tuvo un alza, colocar un pedido de importacin hubiese significado un incremento del 40% con relacin a los precios locales. Un mes atrs, una contaminacin de los tanques de almacenamiento del pr oveedor origin un desabastecimiento del solvente a nivel nacional. Una reaccin rpida de Logstica permiti extender el stock por 4 das adicionales mientras se coordinaba con el proveedor para el suministro desde su planta del norte; sin embargo, no se pudo evitar la parada de produccin por 2 das hasta la llegada del lote del norte y por 2 das ms cuando Lima reanud sus entregas. El Sr. Arturo Hernndez, Gerente General solicit al Sr. Luis Pacheco, Gerente de Logstica, proponer alternativas de solucin al problema del abastecimiento del solvente a fin de evitar paralizaciones futuras de produccin. El Gerente de Logstica se preocup del asunto e ide un Plan de trabajo con este objetivo. Es as como luego de un arduo trabajo presenta a la Gerenc ia General el siguiente informe: INFORME El presente informe es para darle a conocer las acciones que se han venido tomando en relacin al suministro del Solvente N 3 Siendo este producto vital e indispensable para el desarrollo de nuestras operaciones y en vista de la urgencia de establecer un sistema que nos permita

contar con el insumo en el momento oportuno y en las mejores condiciones posibles, pasamos a detallar nuestro planteamiento tomando en consideracin aspectos muy importantes para este propsito: 1. Para seleccionar la alternativa de abastecimiento ms beneficiosa, es preciso determinar los costos en el cual se incurriran, tanto en el precio unitario del producto como en todos aquellos que se agreguen por esta decisin (fletes, almacenaje, etc.). La ventaja competitiva que se busca es la de tener el solvente en el momento oportuno y el lugar adecuado para que satisfaga plenamente las necesidades de la empresa. Otro factor muy importante y beneficioso para asegurar el suministro sera seleccionar un proveedor cuyo incremento de sus ingresos que representara nuestra compra, le sea atractivo y significativo.

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Bajo este marco referencial se procedi de la siguiente manera: 1. Se efectuaron contactos con empresa cuyos consumos anuales de Solvente N3 significaban cantidades proporcionalmente ptimas para que muestren inters en la formacin de un Grupo de Compras. Se recalc plenamente la necesidad de agruparse mediante esta modalidad efectuando una labor de convencimiento que result bastante ob jetiva. El monto total de la compras sera de US$ 2271,000 divididos de la siguiente manera: Purosol S.A. US$ 864,000 38% Pinturas Campen S.A. US$ 727,000 32% Discomsol S.A. US$ 520,000 23% Resinas y Solventes S.A. US$ 160,000 7% Esta constitucin nos permite liderar el Grupo, lo cual de por s ya es una situacin muy ventajosa para nuestra empresa. Los costos del producto puesto en nuestros tanques de almacenamiento podran fluctuar entre el 2% ms baratos en el mejor de los casos, y el 3% ms caro que los del actual proveedor, en el peor. Para definir al importador, se efectuaron una serie de conversaciones preliminares y una investigacin exhaustiva de las posibles alternativas, la cual permiti establecer contacto con la firma Qumica Import S.A. por lo siguiente: 4.1. 4.2. 4.3. Capacidad ptima de almacenaje para el volumen de solvente requerido Muy aceptable posicin financiera en el mercado Empresa con una organizacin sumamente eficiente y capacitada

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4.4. 5.

Cuenta con sistemas de informacin de ltima generacin especialmente para la labor de despacho de aduana

Parte importante de las conversaciones efectuadas se basaron en lo siguiente: 5.1. 5.2. El importador se vera fortalecido en obtener mayor capacidad de compra, es decir, mejor posibilidad de negociacin ante el fabricante. Su volumen de facturacin se vera incrementado en US$ 2271,000 al ao, lo cual le representara un beneficio econmico interesante.

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Beneficios por la formacin del Grupo de Compras: 6.1. Asegurar el suministro del Solvente N3, permitiendo contar con stocks pequeos, lo cual beneficiara a la empresa reduciendo considerablemente sus existencias, logrando usar estos recursos en otras inversiones. Reduccin de los precios debido a una mejor posicin de compras. Mejora de las condiciones de crdito debido a que se podra contar con un plazo mayor para el cumplimiento de las obligaciones. Tentativamente, se hablara de 60 das. En el aspecto administrativo, tambin la eficiencia se vera mejorada al contar con los sistemas y procedimientos que el importador nos proporcionara como: Inspecciones, Seguimiento, Almacenajes, Desaduanajes, etc. Otro aspecto que habra que tomar en consideracin es el relativo a la infraestructura en la construccin de 2 tanques de almacenaje que se dejaran de construir por un monto de US$ 50,000 cada uno. Tcnicamente, tambin nos veramos beneficiados con esta alternativa ya que el solvente a importar, por tener menor contenido de azufre, sus caractersticas organolpticas son superiores al nacional.

6.2. 6.3. 6.4.

6.5. 6.6.

Luego del anlisis efectuado es este informe, es importante pensar nuestra posicin frente al mercado y los cliente, la cual nos exige una mayor competitividad, con productos de calidad, a un precio razonable y de continua disponibilidad en sus hogares. Si el objetivo fundamental es el cliente, decididamente y en este sen tido, los esfuerzos que se hagan por consolidar a nuestra empresa como lder del mercado, sustentan plenamente nuestra sugerencia de la formacin del Grupo de Compras para poder cumplir a cabalidad con nuestros objetivos. Luis Pacheco Gerente de Logstica El Sr. Hernndez, luego de leer el informe presentado por el Sr. Pacheco, envi copias a los dems gerentes convocndolos a una reunin para conocer las opiniones de sus colaboradores desde distintos ngulos de enfoque.

Llegado el da de la reunin, y con la presencia del Sr. Pacheco, el Sr. Hernndez la inici realizando una explicacin de los motivos que han impulsado a buscar alternativas de solucin al problema crtico del suministro del Solvente N3 agradeciendo al Gerente de Logstica por el esfuerzo realizado y enseguida dio pase al Ing. Jos Cruz, Gerente de Produccin, para que realice sus comentarios al respecto. El Ing. Cruz manifest que en su opinin, contar con un Solvente de mayor calidad se vera reflejada en las cualidades del producto final. Tambin dijo que sera interesante poder contar con una muestra de este producto a fin de verificar, en el laboratorio, si efectivamente cumple con las caractersticas que dice tener, aunque no se mostr muy enftico ya que se sabe que las muestras no necesariamente son una fiel representacin de los pedidos en volmenes mayores. En lo que s estaba muy satisfecho era en poder contar con un stock de 60 das, lo cual le permitira programar adecuadamente la produccin y no sufrir interrupciones por problemas de abastecimiento. En resumen, estaba de acuerdo con el planteamiento del Sr. Pacheco. Luego el turno fue para el Sr. Felipe Andrade, Gerente de Comercializacin, al igual que el Ing. Cruz, se manifest conforme con la propuesta en cuestin. Sin embargo, dej entrever que la competencia estara importando productos terminados a un precio por debajo de los niveles actuales; lo cual podra afectar, en alguna medida, en las ventas y por ende, en nuestros ingresos. De todas formas, nuestra marca y el prestigio ganado con toda la campaa publicitaria nos ha posicionado fuertemente en el mercado y le costar bastante a la competencia para hacernos retroceder, dijo. Lo que s sera inadmisible es aumentar el precio de nuestros productos, mas bien estara pensando en una promocin especial como estrategia de mayor difusin de los cojines. Enseguida intervino el Gerente de Administracin, el Sr. Enrique Pineda, que era el de mayor edad y que haba trabajado en la industria de pinturas durante ms de 15 aos. l manifest no tener mayor comentario adicional a lo que haban dicho los que lo antecedieron. Slo un rumor en este sentido, y era que Discomsol S.A. (Distribuidora y Comercializadora de Solventes S.A.) haba pasado por una no muy buena situacin econmica durante un tiempo relativamente largo, ya que se deca que haba distrado recursos en fuertes inversiones en otros rubros que no le haban redituado los beneficios que esperaban; pero que en todo caso, se haba recuperado sorprendentemente rpido. De lo que s era muy conocido era el gran empuje que vena dando Pinturas Campen S.A., lo que le haba permitido lograr un buen posicionamiento dentro del segmento del mercado de pinturas. Es producto de la inyeccin del capital del extranjero, musit el Sr. Andrade. As es, coment el Sr. Pineda. A propsito, saban que Discomsol S.A. es, desde hace muchos aos, proveedor de Pinturas Campen S.A.? Todos se miraron sin hacer mayor comentario y continu la reunin.

Por ltimo le toc el turno al Sr. Jaime Roca, quien contrariamente a sus colegas, no mostraba mucho entusiasmo a favor de la propuesta. l manifest que si bien es cierto que la idea era interesante, no era del todo cierta la afirmacin del mejoramiento del crdito, ya que de todas maneras, en un corto lapso, habra que asumir el pago de las Cartas de Crdito producto de la importacin, as como del Flete, Seguro, Derechos de Aduana e Impuestos, Transporte, etc. y la comisin y almacenaje a Qumica Import S.A. por su intervencin en este proceso, que a propsito, no haba sido consignado en el informe. El Sr. Pacheco intervino diciendo que todava no haba una definicin exacta de la comisin por dicho servicio, pero que los clculos estimados de los costos puestos en el almacn si se haban expuesto en su informe. Aadi que el objetivo principal de su investigacin haba sido el poder obtener fluidez en el suministro del Solvente N 3; y que ste haba sido logrado sin incrementar desmedidamente el costo y que bien pudiera reducirse, de darse las condiciones ptimas para ello. El Sr. Roca retom la palabra diciendo que le gustara tener una participacin ms activa en las conversaciones con las otras empresas y con Qumica Import S.A., ya que a su entender, haba puntos especficos relacionad os con el tema del flujo de caja que no se haban definido con claridad. Hubo un pequeo silencio en la sala de reuniones que se vio interrumpido cuando el Sr. Hernndez agradeci los comentarios y opiniones de todos y qued en coordinar con algunos de ellos para profundizar en el tema a fin de poder llegar a una decisin conveniente para la empresa.

TRABAJO POR HACER

Ud. es el Sr. Luis Pacheco. Como gerente de Logstica, qu opinin le merecen los comentarios de sus colegas? Ud. es el Sr. Arturo Hernndez, Gerente General de Purosol S.A. Cul sera su opinin al respecto ? Qu puntos evaluara con mayor detenimiento y por qu ?