Universidade de Braslia

Decanato de Gesto de Pessoas

Mapeamento de Processos

Projeto de Gesto de Desempenho e Dimensionamento

Qual a Finalidade do Mapeamento de Processos?

Conhecer e mapear os processos organizacionais desenvolvidos pela instituio e disponibilizar as informaes sobre eles, promovendo a sua uniformizao e descrio em manuais; Identificar, desenvolver e difundir internamente metodologias e melhores prticas da gesto de processos; Implantar melhorias nos processos, visando a alcanar maior eficincia, eficcia e efetividade no seu desempenho.

A Metodologia
Mosaico Matriz de Gerenciamento de Processos Procedimento Operacional Padro -POP

Mapeamento de Processos
Utilizando a mtodo do Mosaico de processos
Consiste em organizar os processos identificados em um quadro segundo os cinco levantamentos realizados (Definio do processo, produto, atividades, tempo para execuo e dificuldades / necessidades).

Processo

Conjunto de tarefas discretas que seguem uma seqncia e que dependem umas das outras numa sucesso clara (Oliveira, 2000).

Conceito
ENTRADA
(Insumos)

PROCESSOS

SADAS
(Produtos)

Atividades que agregam valor

Fornecedor Cliente

PROCESSO
Conjunto de atividades interrelacionadas que visam um determinado resultado. Ex: Processo: Cadastro de servidores Atividades: Receber pasta funcional, verificar documentos servidor e dependentes, alimentar dados do servidor e dependentes no SIPES, (...) enviar pasta funcional e relatrios ao GPAG.

Produto

Conceito
PRODUTOS

Bens ou servios, com determinadas caractersticas, que satisfazem as necessidades e desejos dos clientes. Produto: Resultado de um processo.
Fonte: Gesto por Processos ANEEL 2008

ENTRADA
(Insumos)

PROCESSOS

SADAS
(Produtos)

Atividades que agregam valor

Fornecedor

Cliente

Atividade/Ao

Conceito
ATIVIDADE

ENTRADA
(Insumos)

PROCESSOS

SADAS
(Produtos)

ATIVIDADES que agregam valor

Fornecedor Cliente

Atividades: so conjunto de aes operacionais descritas e alinhadas para execuo, visando um objetivo comum.

Atividades
Atividades so micro operaes que esto inseridas dentro dos processos. Pode ser definida com a sequncia lgica de aes que tem o objetivo de produzir determinado bem ou servio. (Hammer e Champy, 1994).
Atividade 1 Atividade 2 Atividade 3 Processo Atividade 4
Aumentando o Zoom

Ao 1 Ao 2 Ao 3 Atividade Ao 4

Processo Mosaico

Atividades
Atividades so conjuntos de aes operacionais descritas e alinhadas para execuo, visando um objetivo comum.
PROCESSOS

Atividade: a ao executada que tem por finalidade dar suporte aos objetivos da organizao. As Atividades correspondem a o qu feito e como feito durante o processo.
Fonte: Padro de Trabalho de Modelagem de Processos MPOG 2007

ATIVIDADES que agregam valor

Atividade: Uma unidade de trabalho realizada por uma pessoa, em um local, em determinado tempo.
Fonte: Gesto por Processos ANEEL 2008

Conceito
ATIVIDADE X TAREFA
Atividade x Tarefa: estas definies se confundem a ponto de alguns autores defenderem que a ATIVIDADE maior ou est contida na TAREFA e outros defenderem exatamente o oposto.
Fonte: Mapeamento e Gesto por Processos JNIOR & SCUCUGLIA, 2010

ATIVIDADE

TAREFA

POP

POP = Procedimento Operacional Padro

Tempo

O Tempo
TEMPO: neste campo dever ser informado o tempo necessrio (utilizado, consumido, etc) para execuo da atividade.
O tempo mensurado por atividade somente o tempo interno, ou seja, o tempo que a atividade est com voc, executor. O tempo de processo ser a soma de todos os tempos de todas atividade. O tempo tambm deve ser contabilizado levando em considerao de que as aes so realizadas sem interrupo

ATENO!!

Dificuldades/Necessidades

As Dificuldade e Necessidades
DIFICULDADE / NECESSIDADES: neste campo dever ser informado - SE EXISTIR - as dificuldades encontradas ou as necessidades para a execuo da atividade ou do processo. Exemplo: para a atividade Cadastro do servidor no sistema, podemos ter: -Dificuldades: sistema inconsistente com perda de dados. -Necessidades: atualizao da verso do sistema.

Processo

Produto

Atividade

Tempo

Dificuldade/ Necessidade

Despacho com a Direo

Documentos diversos encaminhados por meio de UnBDoc

Receber, via contnuo, documentos do protocolo/ correio para a direo; 2 - Registrar no controle de entrada de documentos; 3 - Conhecer o teor dos documentos recebidos e, no mesmo momento, estabelecer prioridades de despacho e Separao de documentao em lotes; 4 - Despachar com a Direo; 5 Registrar o encaminhamento por meio do UnBDoc; 6 - Entrega dos documentos nos respectivos setores da FE.

1-

15 minutos

15 minutos

Necessidade:
Permanncia ininterrupta de colaborador na Direo para atender telefone (demanda de outros setores da FE em horrio de trabalho do mesmo na Direo)

15 minutos

30 minutos 15 minutos

10 minutos Total de 100 minutos (1h 40 minutos)

Matriz de Gerenciamento de Processos

2. Transcrio dos dados obtidos com a aplicao do Mosaico de Processos para a Matriz de Gerenciamento dos Processos.

Solicite ao DGP, cpia do roteiro para elaborao da matriz de gerenciamento dos processos de trabalho

Procedimento Operacional Padro

4. Elaborao dos POPs Anlise, ajuste e valide os dados

Solicite apoio ao DGP modelo de POP para elaborao dos seus documentos

Passo a passo para o preenchimento do POP

Passo a passo para o preenchimento do POP

Passo a passo para o preenchimento do POP

Passo a passo para o preenchimento do POP

EXEMPLO DE PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRO

DVIDAS?

Obrigado!

Contatos
Equipe de Mapeamento de Processos: Fbio de Lucia Consultor em Mapeamento de Processos Anali Lzara Coordenadora de Dimensionamento Daniel Olinto Administrador Luis Pereira Arquivista Daniel Pagotto Estagirio de Graduao (adm/unb) E-mail: DGPUNB@GMAIL.COM Telefones: (61)31070403/31070442

Referncias Bibliogrficas
GONALVES, J. E. L. As Empresas So Grandes Colees de Processos. RAE - Revista de Administrao de Empresas. , v. 40, n.1, p. 6-19, Jan./mar. 2000a. GONALVES, J. E. L. Processo, que Processo. RAE - Revista de Administrao de Empresas. , v. 40, n. 4, p. 8-19, out./dez. 2000b. HAMMER, Michael. A Empresa Voltada para Processos.HSM Management, n. 9, ano 2, jul./ago. 1998. HARRINGTON, H. J. Aperfeioando Processos Empresariais. So Paulo: Makron Books, 1993 RADOS, G. J. V. et al. Gerenciamento de Processos. Apostila. Florianpolis:PPGEP/UFSC, 1998. SORDI, JOS OSVALDO. Gesto por Processos: Uma abordagem moderna da Administrao. So Paulo: Saraiva 2008. CAMPOS, Vicente Falconi. Gerenciamento da rotina do trabalho do dia-a-dia 8 Edio. Nova Lima: INDG 2004. PAIM, R. et al. Gesto de processos: pensar, agir e aprender. Porto Alegre: Bookman, 2009. Cadernos de Excelncia: Processos/Fundao Nacional da Qualidade. So Paulo: Fundao Nacional da Qualidade, 2008. (Srie Cadernos de Excelncia, n. 7.)

IQG. - Programa de desenvolvimento de recursos humanos em gesto da qualidade em sade. Modlo III: Gesto do Risco. Belo Horizonte, Secretaria Estadual de Sade de Minas Gerais. 2008
MATUS, C., 1972. Estratgia y Plan. Santiago: Editorial Universitria. Mello , J. B.; Amargo , M. O. Qualidade na Sade Prticas e conceitos. Normas ISO nas reas Mdico-Hospitalar e Laboratorial. So Paulo: Best Seller, 1998. Conceitos bsicos para a elaborao de indicadores Capacitao no elenco norteador e indicadores do Sinavisa ANVISA: 15 de agosto de 2008.

PAVANI JUNIOR, O., SCUCUGLIA, R. Mapeamento e gesto por processos - BPM. Gesto orientada entrega por meio de objetos. So Paulo: M.Books do Brasil, 2011.
NBR ISO 9000:2000, Sistemas de Gesto da Qualidade Fundamentos e Vocabulrio. NBR ISO 9001:2008, Sistemas de Gesto da Qualidade. Guia do estudo aplicado na rea da sade em todo o Estado de Minas Gerais poder ser visto no link http://www.esp.mg.gov.br/wpcontent/uploads/2011/02/Implantaao-PDAPS-Oficina-5_080210_BAIXA.pdf Observem que nele consta a Matriz de Gerenciamento dos Processos a qual propomos para a UNB. Este mesmo trabalho foi aplicado na regio macrocentro do Estado do Espirito Santo e no municpio de Curitiba no ano de 2010.

Mos obra!