Aprovechamiento pedaggico de la Hoja de clculo Microsoft Excel

Con Microsoft Excel es posible mejorar notablemente la eficacia y eficiencia del procesamiento de datos relacionados con nuestros estudiantes adems de permitir el desarrollo de interesantes aplicaciones didcticas, en este manual presentamos algunos ejemplos: El registro auxiliar. o Cmo se elabora un cuadro de mrito? o Cmo se elabora la estadstica de aprobados y

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desaprobados? o Cmo se elabora un grfico estadstico? La calculadora de porcentajes. El instrumento de evaluacin. Crucigrama

El Registro Auxiliar Los docentes utilizamos diariamente los registros auxiliares para anotar el progreso de los estudiantes; normalmente, tareas rutinarias como el clculo de promedios, la elaboracin de informes estadsticos, de cuadros de mrito y otros, resultan ser muy tediosas y agotan buena parte del tiempo. En este apartado veremos como una hoja de clculo elaborada en Excel permite que todas estas tareas sean realizadas de forma automtica y en pocos minutos. Aprenderemos paso a paso como crear un registro auxiliar similar al de la imagen que se muestra a continuacin:

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Adems de la presentacin ordenada y clara, en este registro basta con escribir las notas parciales, para que Excel se encargue de calcular los promedios. Adems las notas desaprobatorias de los estudiantes aparecen automticamente en color rojo.

Antes de empezar ser necesario conocer el nombre de los elementos de la hoja de clculo con los que vamos a interactuar frecuentemente:

CABECERA DE COLUMNA FILA

COLUMNA

CABECERA DE FILA

MARCADOR DE CELDAS UBICADO EN LA CELDA B4

La hoja de clculo es un conjunto de celdas que se organizan en filas y columnas, para identificar una celda se unen el nombre de la columna y el nombre de la fila donde se encuentra.

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1. El primer paso para elaborar el registro ser escribir los ttulos en las celdas correspondientes, para ello coloque el marcador de celdas en la celda apropiada y digite el texto. 2. La columna B, donde irn los apellidos y nombres deber ser ms ancha que las dems, en otros casos las columnas debern ser ms angostas; para modificar el ancho de una columna coloque el puntero del mouse al final de su cabecera, presione el botn izquierdo y sin soltarlo mueva el mouse a la izquierda o derecha segn convenga.

3. Los textos INDICADOR 1, INDICADOR 2, INDICADOR 3, INDICADOR 4 y PROMEDIO tienen una alienacin diferente.

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Para alinearlos de esta manera, realice los pasos que se indican a continuacin:
Seleccione las celdas y presiona la combinacin CTRL + 1

Elija la ficha Alineacin Indique la alineacin apropiada.

4. Las dems caractersticas de formato: colores, tipos de fuente, bordes y otras se definen seleccionando las celdas y haciendo clic en las herramientas correspondientes de la Barra de Formato de Excel. 5. Otra herramienta que ha sido utilizada para mejorar la presentacin de este registro es Combinar y Centrar, observe el texto CIENCIA, TECNOLOGA Y AMBIENTE. En este caso el rango de celdas que va de B4 a F4 (B4:F4) est combinado formando una sola gran celda, esto se consigue seleccionando las celdas necesarias y haciendo clic en el botn Combinar y centrar:

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6. Ahora estamos listos para ingresar los nombres de los estudiantes y sus correspondientes notas parciales. 7. El siguiente paso es definir la funcin que calcular de forma automtica los promedios, coloque el marcador de celdas en F9, y escriba la funcin PROMEDIO:

Nombre de la funcin

Rango de celdas a promediar

=PROMEDIO(C9:E9)
Signo =

8. Para calcular los promedios de los dems estudiantes, ubique el puntero del mouse en la esquina inferior derecha del marcador de celdas y aplique un doble clic.

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Excel har una copia automtica de la funcin en las dems celdas:

9. La cantidad de posiciones decimales de un nmero puede adecuarse haciendo clic en los botones Aumentar decimales o Disminuir decimales segn sea el caso.

10. En el ejemplo que estamos desarrollando las notas desaprobatorias aparecen en color rojo, esto se consigue aplicando un Formato Condicional. Seleccione las celdas que sern formateadas y ubique en el men Formato la opcin correspondiente: .

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En la ventana Formato Condicional especifique la condicin apropiada, en nuestro caso ser Valor de celda menor que 10,5. Luego haga clic en el botn formato:

En la ventana Formato de celdas seleccione Estilo Negrita, Color Rojo y haga clic en aceptar.

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Enhorabuena! El registro auxiliar est listo y puede ser reutilizado con nuevos datos las veces que sea necesario, para ello puede hacer una copia adicional del archivo y reemplazar las notas parciales y nombres de los estudiantes si es necesario, no borre las funciones de la columna promedio pues ellas se encargan de realizar automticamente los clculos.

Cmo se elabora el cuadro de mrito?

1. Coloque el marcador de celdas en la columna promedio.

2. Haga un clic en el botn Ordenar de mayor a menor

Cmo se elabora la estadstica de aprobados y desaprobados? 1. En primer lugar elabore un cuadro como en el que se muestra a continuacin:

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Antes de escribir las funciones y frmulas es muy importante saber en dnde estarn ubicadas y en dnde se encuentran los datos necesarios. Las ubicaciones que corresponden a nuestro ejemplo se detallan en el siguiente cuadro:
Ubicacin Cantidad de aprobados Cantidad de desaprobados Total de estudiantes % de aprobados % de desaprobados % Total de alumnos Promedios de los estudiantes I3 I4 I5 J3 J4 J5 F9:F23

2. Ahora haremos uso de la funcin CONTAR.SI, est funcin cuenta las celdas cuyo contenido cumple con una condicin dada.

En I3 escriba la siguiente funcin:

Rango de celdas donde estn los promedios

Nota: use el teclado numrico para escribir el punto en una frmula.

=CONTAR.SI(F9:F23,">=10.5")
Signo = Nombre de la funcin

Condicin

Esta funcin muestra la cantidad de celdas del rango F9:F23 que contienen un nmero mayor o igual que 10.5.

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3. En I4 escriba la funcin: =CONTAR.SI(F9:F23; "<10.5") 4. El cuadro que estamos preparando ya debera mostrar el conteo de aprobados y desaprobados en el aula.

5. En I5 mostraremos el total de estudiantes haciendo uso de las operaciones bsicas:

=I3 + I4
Las operaciones matemticas bsicas se obtienen presionando las siguientes teclas: Suma + Resta Multiplicacin * Divisin / Los nicos signos de agrupacin vlidos son los parntesis ( )

6. Ahora calculemos los porcentajes, en J3 escriba: =I3/I5. 7. En J4, =I4/I5, J5 deber contener la suma de J3 y J4. 8. Luego seleccione las celdas J3, J4 y J5 y presione el botn Estilo porcentual.

9. El resultado final ser como el que se muestra en el siguiente cuadro:

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Cmo se elabora grfico estadstico? 1. Seleccione los datos que desea graficar, en nuestro ejemplo ser el rango H2:I4.

2. En la Barra de herramientas estndar ubique el Asistente para grficos y actvelo con un clic. Seleccione un Tipo, un Subtipo de grfico y luego haga clic en Finalizar.

1 2

3
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Haciendo clic derecho sobre cualquiera de los elementos del grfico es posible modificar sus caractersticas.

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La calculadora de porcentajes

Los aprendizajes adquiridos al desarrollar la aplicacin anterior permiten elaborar muchas otras, sta sencilla hoja de clculo permite calcular porcentajes con solo completar la expresin El ____ % de _______ es ?.

1. Prepare una hoja como se muestra en el siguiente grfico:

2. En la celda G3 escriba la formula =B3*E3/100. 3. Complete los valores en la celdas B3 y E3, escribiendo el porcentaje que se desea calcular y el resultado aparecer automticamente. No olvide guardar el archivo con el nombre que resulte ms apropiado.

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El instrumento de evaluacin

En la siguiente aplicacin se incorpora el uso de la funcin SI para elaborar las preguntas de un instrumento de evaluacin, la hoja de clculo permite conocer los resultados de manera inmediata simplificando el proceso de retroalimentacin y el registro de los resultados. Las preguntas propuestas como ejemplo, corresponden a las reas de

Ciencias Sociales, CTA, Comunicacin y Matemtica; sin embargo, este tipo de aplicacin puede ser empleado en todas las reas del currculo. Se proponen 4 tipos de pregunta: Verdadero Falso, Relaciones, Oraciones incompletas y Series numricas.

Verdadero Falso La primera pregunta ser del rea de Ciencias Sociales, elabore una hoja de clculo como la que se muestra en la imagen inferior.

Este tem presenta dos afirmaciones, la primera es verdadera y la segunda es falsa, los estudiantes debern escribir V o F en las celdas H9 y H12.

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En la columna J, aparecer de forma automtica el trmino OK si la respuesta es correcta y X en el caso contrario. Esto ser posible gracias a la funcin SI.

En la celda J9 escriba la siguiente funcin:

SIGNO =

CONDICIN

=SI(H9=V, OK, X)
NOMBRE DE LA FUNCIN Resultado si la condicin SE CUMPLE Resultado si la condicin NO se cumple

Dentro del parntesis se observan 3 argumentos separados por comas, en algunas ocasiones el separador es un punto y coma (;). El primer argumento H9=V puede entenderse como una pregunta sobre el valor contenido en la celda H9 El valor de H9 es V? La respuesta a esta pregunta puede ser SI o NO. Si la respuesta es SI la funcin devolver el segundo argumento, en este caso OK. Si la respuesta es NO la funcin devolver el tercer argumento, en este caso X. De forma anloga la funcin a escribir en J12 ser: =SI(H12=V, OK, X).

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Relaciones En la segunda pregunta los estudiantes deben escribir en F20, F23, F27 y F30 las letras que corresponden a los conceptos de la primera columna.

El uso de la funcin SI es el mismo del caso anterior, por ejemplo, en F20 la respuesta correcta es B, entonces la funcin que escribiremos en J20 ser: =SI(H12=V, OK, X)

Completar oraciones y series numricas En la imagen de la siguiente pgina se muestran dos ejemplos de este tipo de pregunta aplicados al rea de Comunicacin y Matemtica. La utilizacin de la funcin Si es similar a los casos anteriores, veamos: En C40 la palabra que el estudiante debe escribir es carta, entonces la funcin SI se escribir de la siguiente forma: =SI(C40=carta, OK, X)

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Ntese que el primer argumento compara el contenido de una celda con una palabra entre comillas, a diferencia de los casos anteriores en donde solo de usaba una letra (V, F, A, B, etc.) En cuanto a las series numricas, por ejemplo en D48 la respuesta es 11, en este caso la funcin SI se escribe de la siguiente manera:

=SI(D48=11, OK, X)

Observe que el nmero 11 no va entre comillas, estas solo se usan para los textos.

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Crucigrama La siguiente es una creativa aplicacin de Excel propuesta por uno de los docentes participantes en nuestros talleres de formacin. En ella se combinan la funcin SI y la funcin CONCATENAR.

Al igual que en el crucigrama tradicional, la tarea para el estudiante consiste en llenar los cuadros en blanco con las palabras cuyo significado se encuentra columna Cuando descrito de una la en la

derecha. es

palabra

escrita correctamente la carita triste que le corresponde se transforma en una carita feliz.

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Ahora veamos como fue elaborada esta aplicacin: 1. El primer paso consiste definir las palabras y sus significados, con esta informacin podremos determinar el nmero de casillas que tendr el crucigrama. En nuestro ejemplo hacemos uso de una cuadrcula de 7 x 7 casilleros. 2. Luego, hay que dar el formato apropiado a las celdas, en este ejemplo se han ajustado el ancho y alto de la columnas y filas a 72 pxeles, luego se han pintado los bordes y rellenos de celda.

3. Las funciones necesarias se escribirn en D7, E8, G4 y H6. 4. En la celda D7 debe aparecer la carita correspondiente a la palabra CASA, que a su vez debe ser escrita letra por letra en las celdas D3, D4, D5 y D6. 5. Ser necesario unir el contenido de las celdas D3, D4, D5 y D6 y luego comprobar si el resultado de esta unin es la palabra CASA. 6. Para unir el contenido de las celdas haremos uso de la funcin Concatenar: CONCATENAR(D3,D4,D5,D6)

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7. El resultado de la funcin Concatenar se compara con la palabra CASA para construir el primer argumento de la funcin SI, entonces en D7 escribimos lo siguiente:

=SI(CONCATENAR(D3;D4;D5;D6)="CASA";"J";"L")
8. En forma anloga la funcin en E8 que corresponde a la palabra ACERA ser:

=SI(CONCATENAR(E3;E4;E5;E6;E7)="ACERA";"J";"L")
9. Aplicando el mismo razonamiento escriba las funciones en G4 y H6. 10. Finalmente, las caritas se consiguen modificando la fuente de las celdas donde estn escritas las funciones (D7, E8, G4, H6). Coloque el marcador de celdas en D7, haga clic en la lista desplegable Fuente de la Barra de herramientas de formato y seleccione Windings, haga lo mismo con las otras 3 celdas.

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