Alfresco

Presentacin de la Gestin de Contenidos de Empresa
por parte de
Alfresco
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ndice I. Presentacin de Alfresco ........................................................................... 3 II. Enfoque funcional ..................................................................................... 4 1) 2) 3) 4) 5) Espacios de trabajo ........................................................................ 4 Multilingismo y versiones ............................................................ 4 Metadatos...................................................................................... 5 Formatos de archivo ...................................................................... 5 Bloqueo de documentos................................................................. 6
VIII. Interfaz grfica ..................................................................................... 16 IX. Alfresco Share ........................................................................................ 17 1) 3) 4) 5) 6) 7) 8) Calendario .................................................................................... 17 Wiki .............................................................................................. 18 Blog .............................................................................................. 18 Documentos ................................................................................. 18 Foro .............................................................................................. 19 Gua de vnculos ........................................................................... 19 Miembros de un espacio .............................................................. 19
III. Reglas y buenas prcticas en materia de GED ........................................ 7 1) 2) 3) 4) 5) Reglas de clasificacin ................................................................... 7 Seguimiento de un plan de clasificacin como referencia ............. 7 Reglas para crear nombres ............................................................ 8 Clasificacin en Alfresco................................................................. 8 Record Management ..................................................................... 9
X. Enfoque tcnico....................................................................................... 20 1) 2) 2) 3) 1. 2. 3) Estndares abiertos...................................................................... 20 Cdigo Open Source ..................................................................... 20 Integracin en un sistema externo............................................... 20 Arquitectura tcnica ..................................................................... 21 Apache MyFaces ........................................................................ 21 Hibernate 3 ................................................................................ 22 Entorno de ejecucin .................................................................... 23
IV. Reglas de gestin ................................................................................... 10 1) 2) 1. 2. Reglas de contenidos ................................................................... 10 Flujos de trabajo .......................................................................... 11 Simples ....................................................................................... 11 Adelantos ................................................................................... 11
V. Acceso al fondo documental .................................................................. 12 1) 2) 3) Introduccin de documentos en masa ......................................... 12 Microsoft Office ........................................................................... 12 Open Office .................................................................................. 12
VI. Motor de bsqueda ............................................................................... 13 VII. Administracin...................................................................................... 14 1) 2) Gestin de roles............................................................................ 14 Reglas de contenidos y procesos.................................................. 14
Presentacin de Gestin de Contenidos de Empresa
Alfresco
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I. Presentacin de Alfresco
Alfresco fue creada en junio de 2005 por John Newton, cofundador de Documentum y John Powell, antiguo ejecutivo de Business Objects, quienes trajeron consigo una gran experiencia respecto a las necesidades de una aplicacin orientada a la gestin de contenido empresarial. La misin de Alfresco consiste en abrir el mundo de la Gestin Documental a travs del cdigo abierto con el fin de incrementar las innovaciones gracias a la participacin de la comunidad y del libre acceso al cdigo fuente. Alfresco, a pesar de ser relativamente reciente en el mundo de la gestin documental, es una herramienta particularmente madura y bien diseada. Es una herramienta que rene un gran nmero de elementos tcnicos muy reconocidos (Hibernate, Lucene) procedentes del sector de cdigo libre. Alfresco se distribuye en 2 licencias: Cdigo abierto comunitario Empresarial-Comercial, que ofrece funciones especiales como la gestin de grupos, LDAP, SSO y una gran disponibilidad. Entre las funcionalidades principales, cabe destacar la: Gestin flexible de documentos Gestin avanzada de flujos de trabajo, notificaciones y circuitos de validacin Gestin libre de los metadatos asociados a los documentos Alfresco es una aplicacin puntera en el campo de la gestin documental. Todos los documentos son objetos a los que se puede aplicar una serie de mtodos como la previsualizacin, la gestin de versiones, la gestin de permisos y muchos otros.
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II. Enfoque funcional

1) Espacios de trabajo
Alfresco funciona mediante espacios de trabajo superpuestos. De hecho, podemos incluir un espacio de trabajo en un directorio que puede contener un determinado nmero de documentos y otros sub-espacios. Adems, en Alfresco hablamos de espacios inteligentes en la medida en que podemos asociar a cada espacio un determinado nmero de reglas o tratamientos sobre los documentos que entran y salen de este espacio. Por ejemplo, podemos convertir automticamente y de manera transparente para el usuario un documento a PDF, en el mismo espacio o en un espacio especfico. En Alfresco es posible definir modelos de espacios que permitan, cuando se cree un nuevo espacio, recrear de forma automtica un diagrama arbreo concreto.
2) Multilingismo y versiones
Alfresco es completamente multilinge: La interfaz est disponible en 25 idiomas y el usuario puede elegir entre todos ellos. Los documentos pueden traducirse por lo que una misma ficha puede traducirse en varios idiomas. Alfresco incluye por defecto una excelente gestin de versiones de los contenidos. Cada gran modificacin de un contenido supone un cambio de versin en Alfresco que aparecer en el historial y ser archivada para poder volver a una versin anterior. Cuando se produzca una actualizacin de un contenido, el usuario especificar si la actualizacin realizada es menor o mayor. En una ficha documento se podr acceder al historial de un documento y recuperar versiones y revisiones anteriores
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3) Metadatos
El conjunto de informaciones utilizadas para caracterizar un documento son gestionadas originalmente por Alfresco. Se puede consultar una ficha detallada de un documento que rene el conjunto de informaciones propias del documento y de sus versiones. Los metadatos estn caracterizados por defecto (fecha, entero, cadena, usuarios,) y pueden estar sometidos a obligaciones (intervalo de valores, listas de valores, expresiones regulares). Los juegos de metadatos se crean a travs de archivos XML, denominados aspectos. Cada aspecto puede ser aplicado posteriormente a un documento. Esta organizacin ofrece una gran flexibilidad.
4) Formatos de archivo
Alfresco es capaz de gestionar todo tipo de documentos, desde archivos de texto simples a archivos binarios pasando por documentos ofimticos. Con ciertos tipos de documentos, Alfresco puede analizar el archivo para recuperar metadatos (ttulo, descripcin,) que sern archivados en los metadatos del documento Alfresco. Esto se da especialmente con archivos Word, Excel, PowerPoint, PDF. Desde un punto de vista tcnico, la aplicacin utiliza herramientas como PDFBox y Open Office que permiten leer, escribir e incluso convertir los archivos en formatos diferentes. De este modo, podremos convertir automticamente cualquier documento Office en PDF o un PowerPoint en Flash Alfresco permite crear sobre la marcha documentos de texto y HTML directamente a partir del backoffice utilizando un editor WYSIWYG integrado (TinyMCE) tal y como se muestra en la captura de pantalla contigua.
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5) Bloqueo de documentos
Alfresco integra un mecanismo de check-in/check-out que permite restringir los accesos simultneos a un documento. Si un usuario desea realizar una modificacin en un documento, deber extraer una copia de trabajo de este documento (check-out) que bloquear automticamente el documento y crear una copia accesible nicamente para el usuario que haya realizado la extraccin para que pueda realizar las correcciones. Cabe destacar que si el documento principal ha sido bloqueado, los otros usuarios slo podrn acceder a ste en modo de lectura. Aparece un pequeo icono en forma de candado para indicar que el documento est siendo modificado e indica el nombre del usuario que ha realizado la extraccin del archivo. Una vez se hayan hecho las modificaciones pertinentes, el usuario libera el documento almacenando su copia del trabajo. Si el documento es sometido a un ciclo de validacin, ste se pone en marcha automticamente. Alfresco no permite realizar fusiones de versiones modificadas internamente. Consideramos que este tipo de tratamientos son competencia de programas ofimticos como Office. Lo mismo ocurre con la colaboracin paralela simultnea (como Google Docs) que no cumple el principio de Check-in/out.
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III. Reglas y buenas prcticas en materia de GED

1) Reglas de clasificacin
No deberan existir documentos aislados; todos los documentos pertenecen a un conjunto coherente, la carpeta. La clasificacin se aplica a los documentos ubicados dentro de las carpetas y a la organizacin de las carpetas entre ellas. Cada uno est organizado segn un orden lgico (por ejemplo cronolgico) e incluye todos los elementos relativos a ste. Identificar un documento desde su creacin, por ejemplo a travs de una etiqueta en la pgina de inicio supone facilitar su lectura, comprensin y clasificacin y tambin permite ahorrar tiempo y la aplicacin de un proceso de calidad. Clasificar consiste tambin en saber eliminar en el momento oportuno los papeles duplicados, las notas imprecisas, los borradores intiles, los documentos antiguos
2) Seguimiento de un plan de clasificacin como referencia

Al estar basado en una lgica simple, el mtodo de clasificacin mejor adaptado suele ser la clasificacin temtica, es decir una clasificacin jerrquica que reagrupa los documentos por tema. La organizacin de este tipo de referencia suele basarse en dos niveles: La seccin, asociada a un valor numrico (el nombre de la seccin y el nmero adjunto garantizan la unicidad y facilitan su utilizacin por las herramientas informticas). La seccin establece el primer nivel de clasificacin de los documentos. Todos los documentos enviados y recibidos en el marco de una actividad deben ser clasificados en una seccin. La seccin no debe ser modificada para garantizar la homogeneidad de la clasificacin. 1. La subseccin, asociada a un valor numrico dependiente de la seccin a la que est vinculada. Permite descomponer la seccin en subcarpetas. Este nivel de clasificacin permite introducir una flexibilidad y, de este modo, los responsables (jefe de servicio, secretaria segn la organizacin establecida)
Ejemplo de plan de clasificacin
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pueden crear las subsecciones necesarias para adaptar el plan de clasificacin a una necesidad concreta. Cada carpeta pertenece a una seccin y, si es posible, a una subseccin. Cada seccin/subseccin puede contener todas las carpetas que sean necesarias. Una carpeta solo puede pertenecer a una nica seccin/subseccin.
3) Reglas para crear nombres

El seguimiento de un plan de clasificacin no es suficiente para definir una organizacin documental. La definicin y la aplicacin de reglas de gestin resulta indispensable, sobre todo con respecto a: la creacin: las reglas relativas a la creacin de documentos se basan normalmente en los modelos (ofimticos) y en las reglas de indexacin con respecto a las referencias, la difusin: reglas para nombrar y de orientacin de la informacin, a menudo asociadas a la difusin por correo electrnico o en las bases de datos, la actualizacin: reglas para las versiones y el almacenamiento de versiones antiguas, el paso al archivo: reglas asociadas al cuadro de gestin (duracin de la conservacin y supresin), diferenciacin entre clasificacin y almacenamiento, la destruccin: procedimiento de destruccin
4) Clasificacin en Alfresco
Para un usuario es importante poder recorrer el diagrama arbreo documental de forma transversal. Para ello, los documentos almacenados en Alfresco pueden ser "clasificados" y reagrupados en funcin de los criterios definidos en Alfresco. De este modo, el usuario podr acceder a la informacin mediante jerarquas (por ao, por tema).
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5) Record Management
Definicin: El campo de la organizacin y de la gestin encargado de un control eficiente y sistemtico de la creacin, recepcin, mantenimiento, uso y eliminacin de documentos, incluyendo el proceso de captura y mantenimiento de las pruebas e informaciones relacionadas con la forma de los documentos". La hoja de ruta Alfresco pretende aportar nuevas funcionalidades orientadas al Record Management y centradas en la aplicacin de la norma Dod 5015.2 del Ministerio de Defensa de Estados Unidos. La eleccin de esta norma entre otras se debe al hecho de que sta es una referencia para muchos clientes y a que se acerca mucho a la norma MoReq2 que es una referencia europea, o a las normas derivadas, como la NEN 2082 de Holanda. Conviene indicar que la MoReq2 es una seleccin consecuente de buenas prcticas (333 pginas) y que deja un gran espacio para la interpretacin de los organismos que deseen implantarla. Siempre aconsejamos configurar el mdulo de Record Management de Alfresco para cumplir con las necesidades locales. Est a punto de aparecer una nueva versin, simplificada y que tambin integra el concepto de Information Lifecycle Management (ILM), concepto que pretende organizar el almacenamiento y la proteccin de los datos de la empresa en funcin de varios criterios: seguridad, coste del almacenamiento, rapidez de acceso No obstante, Alfresco dispone de una base slida para implantar reglas de gestin avanzadas, realizando la abstraccin de cualquier norma.
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Por ejemplo, podramos utilizar tres espacios: Borradores A la espera de validacin Produccin Estos tres espacios nos van a permitir finalmente aplicar un flujo de trabajo a tres niveles. Se colocar inicialmente un nuevo documento en el espacio de borrador. El usuario que desee enviar su documento para la validacin lo har pinchando sobre el icono correspondiente (Solicitud de validacin). Una vez que el documento haya sido enviado a validacin, ste pasar al espacio A la espera de validacin al que solo tendrn acceso las personas que posean los permisos necesarios. Tambin se podr activar un envo de correo a estos validadores para avisarles de la solicitud. Los validadores podrn entonces aceptar o rechazar la solicitud. En caso de validacin, el documento pasa al espacio Publicado y, en caso de ser rechazado, vuelve al espacio Borradores.
IV. Reglas de gestin

1) Reglas de contenidos
Entendemos por regla de contenido un gran nmero de tipos de tratamiento que podemos aplicar al conjunto de documentos que salen o entran de un espacio. Especialmente permiten: Convertir el documento sobre la marcha en un formato alternativo (Word en PDF, PowerPoint en Flash,) Enviar una alerta de correo a uno o varios usuarios Desplazar o copiar el documento a otro espacio Aadir/eliminar un aspecto del elemento Aadir un flujo de trabajo bsico al elemento Activar un almacenamiento del contenido Asociar el elemento a una categora Convertir y copiar el elemento/una imagen en un espacio especfico Copiar el elemento en una carpeta de un proyecto web Desplazar/copiar el elemento a un destino Extraer los campos de metadatos clsicos del elemento Extraer una copia de trabajo del elemento Ejecutar un script Durante la creacin de una regla de contenido, debemos definir el tipo de accin a ejecutar durante la activacin de la regla pero tambin podremos aplicar esta regla solo en determinadas condiciones. Observamos que en Alfresco, todos los procesos de produccin y de validacin se engloban en estas reglas de contenido. Smile aplicar entonces el conjunto de reglas de contenido que habrn sido definidas comnmente durante la fase de diseo inicial.
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2) Flujos de trabajo
1. Simples
Para aplicar un sistema de flujo de trabajo simple, es posible jugar con los espacios. En nuestro ejemplo anterior, hemos utilizado tres espacios: Borradores A la espera de validacin Produccin Se colocar inicialmente un nuevo documento en el espacio Borradores. El usuario que desee enviar su documento para la validacin lo har pinchando sobre el icono correspondiente (Solicitud de validacin), como aparece en la captura de pantalla contigua. Cuando el documento haya sido enviado a validacin, pasar a estar en el espacio A la espera de validacin al que solo tendrn acceso las personas que posean el perfil adecuado. Tambin se podr activar un envo de correo a estos validadores para avisarles de la solicitud. Los validadores podrn entonces aceptar o rechazar la solicitud. En caso de validacin, el documento es enviado al espacio Publicado y, si fuera rechazado, vuelve al espacio Borradores.
2. Adelantos
Alfresco integra el motor jBPM creado por jBoss que permite aplicar fcilmente flujos de trabajo profesionales avanzados. JBPM puede utilizarse para realizar circuitos de validacin complejos. Los flujos de trabajo permiten definir tareas en serie y en paralelo. Adems, se pueden establecer "alarmas para gestionar la finalizacin de determinadas tareas.
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V. Acceso al fondo documental

1) Introduccin de documentos en masa
Alfresco gestiona por defecto los dos protocolos WebDAV y CIFS que permiten acceder al diagrama arbreo de documentos directamente desde el explorador de archivos de Windows. Smile propone la utilizacin del protocolo CIFS que resulta ms slido. El CIFS/WebDav es una funcionalidad estrella de Alfresco que simplifica enormemente el uso diario de su solucin de gestin documental. El uso de estas funcionalidades permitir a sus usuarios publicar un documento simplemente copiando y pegando desde el explorador. Cabe destacar que todos los documentos publicados de este modo pasarn por los mismos tratamientos que si hubiesen sido publicados a travs de la interfaz web (versiones, transformacin en PDF, etc.).
2) Microsoft Office
Alfresco ha desarrollado un plug-in para Microsoft Office (Word, Excel y PowerPoint) que permite interactuar de forma integral con la herramienta de gestin documental dentro del programa. As, pueden ejecutarse las principales funcionalidades que podemos encontrar en Alfresco (creacin, edicin, revisin, publicacin, bsqueda) directamente desde Office, y todo ello sin necesidad de instalar nada en el sistema del cliente. Alfresco es la primera herramienta referencial Open Source totalmente compatible con SharePoint de Microsoft, por lo que Alfresco puede emular a un servidor SharePoint.
3) Open Office
Se estn creando varios plugins para Open Office. Estos plugins incluyen las mismas funcionalidades que el plugin para MS Office.
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VI. Motor de bsqueda

Alfresco integra el motor de bsqueda lder en el mundo J2EE, Lucene. Lucene es un motor muy conocido por sus prestaciones y por su capacidad para gestionar grandes volmenes. Permite indexar una gran variedad de formatos de documentos y ofrece una buena gestin de la pertinencia. En contenidos estructurados, permite ofrecer funcionalidades de bsqueda avanzada permitiendo especificar en un modo multicriterio, en qu campo del contenido debe encontrarse la palabra buscada. Adems, el motor de bsqueda respeta los derechos de lectura del usuario. No mostrar resultados a los que el internauta no hubiera tenido acceso en un esquema de navegacin clsico. Tal y como se ilustra en la captura de pantalla, Lucene est perfectamente integrado en Alfresco y permitir realizar bsquedas estructuradas. Podremos, por ejemplo, realizar solo bsquedas sobre un tipo de documento determinado en un espacio concreto Lucene permite especialmente: indexar los formatos PDF, DOC y RTF gestionar una lista de palabras vacas buscar sobre las expresiones buscar con operadores booleanos buscar con un truncamiento clasificar los resultados Alfresco permite guardar bsquedas especficas en su espacio de trabajo. Tambin es posible compartir dichas bsquedas con todos los usuarios.
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VII. Administracin
1) Gestin de roles
Alfresco permite administrar directamente un referencial de usuarios y de grupos. Este referencial puede estar basado tambin, por ejemplo, en una gua LDAP. Por lo tanto, encontraremos todos los usuarios y grupos definidos en la gua en la interfaz de administracin de Alfresco. Cabe destacar que si el referencial de usuario proviene directamente de esta gua, el conjunto de perfiles y de permisos de estos usuarios se definir en Alfresco. La aplicacin de un perfil consiste en asociar un rol Alfresco (invitado, colaborador, coordinador, etc.) a un usuario o a un grupo de usuarios. Para ello, la interfaz grfica de Alfresco ofrece, una vez ms, un proceso guiado para que el administrador conceda permisos.
2) Reglas de contenidos y procesos

Todo usuario capacitado podr crear nuevas reglas de contenido para un espacio. Entendemos por regla de contenido el gran nmero de tipos de tratamiento que podemos aplicar a los documentos entrantes, salientes o actualizados en un espacio. Podremos especialmente: Convertir el documento sobre la marcha en un formato alternativo (Word en PDF, PowerPoint en Flash,) Enviar una alerta de correo a uno o varios usuarios Desplazar o copiar el documento a otro espacio Aadir/eliminar un aspecto del elemento Aadir un flujo de trabajo bsico al elemento Activar un almacenamiento del contenido Asociar el elemento a una categora Convertir y copiar el elemento/una imagen en un espacio especfico
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Por supuesto, durante la creacin de una regla de contenido, debemos definir el tipo de accin que hay que establecer durante la activacin de la regla pero tambin podremos aplicar esta regla solo en determinadas condiciones. En el marco de una conversin de documentos Word a PDF, es especialmente necesario precisar que la regla no se aplicar a todos los documentos entrantes sino nicamente a los archivos que tengan una extensin .doc. En Alfresco, el conjunto de los procesos de produccin y de validacin se engloban en de estas reglas de contenido.
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VIII. Interfaz grfica

El cliente web original de Alfresco est traducido completamente al francs y dispone de numerosas ayudas contextuales. Sin embargo, en ocasiones puede resultar complejo de manejar para aquellos usuarios que no estn familiarizados con aplicaciones web. Hay que tener en cuenta varios puntos desde una perspectiva de la simplificacin de la utilizacin diaria de la herramienta. En primer lugar, el cliente web no es ms que una de las diferentes formas de acceder al referencial documental de Alfresco. ste ltimo propone un gran nmero de herramientas que se integran de forma transparente al entorno de trabajo de sus usuarios: acceso WebDAV o CIFS, plugin Office, etc. Nuestro anlisis concluye que la simple consulta o bsqueda de un documento puede realizarse de forma totalmente externa a este cliente web. No obstante, podemos controlar las interfaces originales de Alfresco. Por lo tanto, simplificar determinadas pantallas especficamente para su uso es algo totalmente factible. Por ltimo, vemos aparecer algunas interfaces replanteadas por la comunidad para Alfresco. Nos referimos especialmente a Docasu, de la que se muestra una captura de pantalla al lado. Sin embargo, pensamos que el recurso a este tipo de interfaz no es necesario en el marco de este proyecto y necesitar adaptaciones para cubrir las necesidades especficas de los documentos que usted gestiona.
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IX. Alfresco Share

Alfresco Share es una solucin colaborativa de gestin de contenido incluida en Alfresco. La interfaz de este espacio es totalmente independiente de la interfaz documental pura y es muy fcil de utilizar. Alfresco Share permite construir espacios de colaboracin, denominados Sitios. Estos espacios pueden ser creados por colaboradores con permisos para ello. Cada espacio (Sitio) cuenta con una serie de funcionalidades presentadas a continuacin, as como con un cuadro de mando propio, gestionado por el administrador del espacio. Un usuario que se conecta al entorno Share dispone de un cuadro de control que le permite visualizar sus espacios de colaboracin, sus tareas (todo el espacio combinado), su calendario (todo el espacio combinado), buscar personas, visualizar la actividad de sus espacios
1) Calendario
El calendario de un espacio ofrece diferentes vistas (diaria, semanal, mensual, agenda), una gestin de eventos, una navegacin por tags. El calendario puede exportarse a formato iCal. No obstante, este mdulo no gestiona, las posibles listas de lugares ni las personas que participarn en las citas. Hay que tener en cuenta que Alfresco Share no es una suite de colaboracin completa como lo pueden ser otras herramientas como Zimbra.
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3) Wiki
El wiki cuenta con una interfaz de colaboracin enriquecida (wysiwyg) que evita la entrada tradicional de etiquetas tcnicas para la edicin del texto. En este caso tambin pueden taggearse las pginas y stas disponen de un flujo RSS. Las diferentes pginas del wiki son archivadas como versiones lo que permite visualizar las modificaciones realizadas por parte de cada uno de los colaboradores.
4) Blog
El blog de Share ofrece las funciones clsicas de un blog sencillo: Mensajes y comentarios Almacenamiento y navegacin por el calendario o por tags Borradores, publicacin interne (en el espacio de trabajo) o externe (en el Share) Inclusin de un blog externo de tipo Wordpress o Typepad Flujo RSS
5) Documentos
La gestin de documentos en un espacio de trabajo permite las siguientes funciones: Envo en una sola vez de varios archivos Filtros basados en tags, fechas de modificacin, autores Categorizacin de los documentos en una jerarqua Metadatos asociados a un documento y tags Control de las versiones menores, mayores, comentarios, historiales Previsualizacin del documento en flash (soporte de formatos OpenOffice, MSOffice, Imagen y PDF) Flujo RSS
Alfresco Gestin de permisos
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Cabe resaltar que los documentos ubicados en esta herramienta tambin estn disponibles en la interfaz tradicional.
6) Foro
Alfresco Share propone un foro sencillo con discusiones en forma de diagrama arbreo (tema y respuestas), una navegacin por tags, novedad, mis temas, as como un flujo RSS.
7) Gua de vnculos
Con el fin de compartir sitios de Internet, una interfaz permite: Registrar los vnculos y las descripciones asociadas Visualizar los vnculos en una ventana nueva Filtrar/navegar por tags, fecha de adicin
8) Miembros de un espacio
Los coordinadores de un espacio de colaboracin pueden invitar a otros miembros (internos y externos) a unirse al espacio de colaboracin. Estos miembros pueden ser coordinadores, colaboradores, contribuyentes o simples lectores.
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X. Enfoque tcnico
1) Estndares abiertos
LDAP: Alfresco permite sincronizar su base de usuarios con Alfresco a travs de LDAP SOAP: Alfresco incluye una librera SOAP para la importacin y las exportaciones respetando este estndar en materia de servicios web JSR 168: cumplimiento de la norma JSR 168 para el uso en portales J2EE como Liferay, JBoss, Jetspeed, WebDAV/CIFS: Alfresco permite acceder a los documentos a travs de un explorador Windows gracias a los protocolos WebDAV y CIFS. Los usuarios pueden registrar directamente sus documentos en el diagrama arbreo Alfresco. Esto no requiere ningn desarrollo ni configuracin por parte del cliente. W3C: Alfresco est diseado para respetar los estndares W3C
2) Cdigo Open Source

Alfresco pone su cdigo fuente a disposicin de los usuarios. Usted gozar de pleno derecho para descargar, utilizar, modificar y distribuir el programa o un trabajo derivado del mismo si fuera necesario. El sistema viene acompaado de una completa documentacin disponible de forma gratuita en el sitio de Alfresco.
2) Integracin en un sistema externo

Desde la versin 3.1, Alfresco utiliza la futura norma CMIS, cuyo objetivo es favorecer la interaccin entre los CMS a travs de los Servicios Web. Se trata, por lo tanto, de una especificacin tcnica que permite interactuar con los depsitos de contenidos de un ECM a travs de los servicios web. Esto incluye:
Alfresco un modelo de datos
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un juego de servicios genricos vinculado al modelo de datos varios protocolos para estos servicios, como SOAP y REST/Atom CMIS define cuatro tipos de objetos presentes en un depsito: documento, carpeta, relacin, regla de administracin. Se puede asociar una tipologa a cada uno de ellos, as como un conjunto de propiedades (URI, nombre, etc.). El lenguaje utilizado por CMIS (CMIS Query Language) se basa en SQL. Permite realizar uniones de tablas, selecciones de datos y bsquedas de texto completo. Comprende tambin mecanismos de creacin, actualizacin y eliminacin de objetos, as como una gestin de versiones de documentos. Finalmente, permite tambin navegar directamente en las estructuras arbreas de carpetas puesto que integra el concepto de objeto jerrquico. En la actualidad, los CMS Drupal y Joomla! incluyen esta especificacin.
3) Arquitectura tcnica
Alfresco est concebido para ser muy abierto y flexible, concretamente se encuentra a su disposicin: una plataforma ampliable que propone una API de desarrollo abierto una independencia con respecto a la base de datos un modelo de contenido personalizable una independencia del sistema de explotacin Como hemos indicado anteriormente, Alfresco se basa en un determinado nmero de elementos de cdigo abierto reconocidos y slidos.
1. Apache MyFaces
A semejanza de Struts, MyFaces es un proyecto cdigo abierto gestionado por la comunidad Apache. MyFaces es, de hecho, una implantacin de la norma JSF (Java Server Faces) cuyo objetivo es proponer un enfoque MVS (Modelo-Vista-Controlador
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o Model-View-Controler), con el fin de separar la presentacin, los datos y las transacciones. Se ha impuesto rpidamente como esquema MVC de referencia y, a da de hoy, es muy demandado entre los ms grandes actores del mercado. Esto aporta una nueva garanta a las empresas que deseen controlar el mantenimiento de la plataforma puesto que Alfresco ofrece con MyFaces normas de desarrollo cercanas a las normas ms usadas por las empresas que prefieren el lenguaje el J2EE.
2. Hibernate 3
Hibernate 3 es un framework Java de persistencia que permite hacer corresponder las tablas de bases de datos relacionales con objetos java simples (POJO o Plain Old Java Object). Una vez que la correspondencia entre los dos mundos est definida, el programa Java puede manipular todos los datos utilizando nicamente los JavaBean, ocultando totalmente la base de datos subyacente y sus especificidades. El framework garantiza la cumplimentacin de estos objetos y la actualizacin de la base basndose en su contenido. Antes de la salida de la versin 3 de este esquema, XML constitua ya el formato de descripcin de la correspondencia entre las tablas relacionales y las clases Java. Desde hace varios aos, Hibernate se ha impuesto en el mundo Java como el mejor framework de cdigo abierto para resolver la cuestin de la correspondencia Objeto/Relacional. Su xito es tal que, a da de hoy, se ha extendido a otras tecnologas como la .NET.
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3) Entorno de ejecucin
Programa abierto OS Alfresco Servidor Java Base de datos cdigo Versin Linux 3 Apache Tomcat 5.5 JRE Sun MySql 4.1.x o 5.0.x

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III. Reglas y buenas prcticas en materia de GED

2) Seguimiento de un plan de clasificacin como referencia

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3) Reglas para crear nombres

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V. Acceso al fondo documental

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VI. Motor de bsqueda

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2) Reglas de contenidos y procesos

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VIII. Interfaz grfica

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IX. Alfresco Share

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Alfresco Gestin de permisos

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2) Cdigo Open Source

2) Integracin en un sistema externo

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