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Presentación de la Gestión de Contenidos de Empresa por parte de Alfresco © Copyright Smile

Presentación de la Gestión de Contenidos de Empresa

por parte de

Alfresco

la Gestión de Contenidos de Empresa por parte de Alfresco © Copyright Smile – Open Source

Índice

I. Presentación de Alfresco

3

II. Enfoque funcional

4

1)

Espacios de trabajo

4

2)

Multilingüismo y versiones

4

3)

Metadatos

5

4)

Formatos de archivo

5

5)

Bloqueo de documentos

6

III. Reglas y buenas prácticas en materia de GED

1)

2)

3)

4)

5)

7

Reglas de clasificación

7

Seguimiento de un plan de clasificación como referencia

7

Reglas para crear nombres

8

Clasificación en Alfresco

8

Record Management

9

IV.

Reglas de gestión

10

1)

Reglas de contenidos

10

2)

Flujos de trabajo

11

1. Simples

11

2. Adelantos

11

V.

Acceso al fondo documental

12

1)

Introducción de documentos en masa

12

2)

Microsoft Office

12

3)

Open Office

12

VI.

Motor de búsqueda

13

VII. Administración

14

1)

Gestión de roles

14

2)

Reglas de contenidos y procesos

14

VIII.

Interfaz gráfica

16

IX. Alfresco Share

17

1)

Calendario

17

3)

Wiki

18

4)

Blog

18

5)

Documentos

18

6)

Foro

19

7)

Guía de vínculos

19

8)

Miembros de un espacio

19

X. Enfoque técnico

20

1)

Estándares abiertos

20

2)

Código Open Source

20

2)

Integración en un sistema externo

20

3)

Arquitectura técnica

21

1. Apache MyFaces

21

2. Hibernate 3

22

3)

Entorno de ejecución

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Presentación de Gestión de Contenidos de Empresa

Alfresco

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I. Presentación de Alfresco

Alfresco P á g i n a | 3 I. Presentación de Alfresco Alfresco fue creada

Alfresco fue creada en junio de 2005 por John Newton, cofundador de Documentum y John Powell, antiguo ejecutivo de Business Objects, quienes trajeron consigo una gran experiencia respecto a las necesidades de una aplicación orientada a la gestión de contenido empresarial. La misión de Alfresco consiste en abrir el mundo de la Gestión Documental a través del código abierto con el fin de incrementar las innovaciones gracias a la participación de la comunidad y del libre acceso al código fuente.

Alfresco, a pesar de ser relativamente reciente en el mundo de la gestión documental, es una herramienta particularmente madura y bien diseñada. Es una herramienta que reúne un gran número de elementos técnicos muy reconocidos (Hibernate, Lucene…) procedentes del sector de código libre.

Alfresco se distribuye en 2 licencias:

Código abierto comunitariode código libre. Alfresco se distribuye en 2 licencias: Empresarial-Comercial , que ofrece funciones especiales como

Empresarial-Comercial, que ofrece funciones especiales como la gestión de grupos, LDAP, SSO y una gran , que ofrece funciones especiales como la gestión de grupos, LDAP, SSO y una gran disponibilidad.

Entre las funcionalidades principales, cabe destacar la:

Gestión flexible de documentosEntre las funcionalidades principales, cabe destacar la: Gestión avanzada de flujos de trabajo, notificaciones y

Gestión avanzada de flujos de trabajo, notificaciones y circuitos de validacióncabe destacar la: Gestión flexible de documentos Gestión libre de los metadatos asociados a los documentos

Gestión libre de los metadatos asociados a los documentosflujos de trabajo, notificaciones y circuitos de validación Alfresco es una aplicación puntera en el campo

Alfresco es una aplicación puntera en el campo de la gestión documental. Todos los documentos son objetos a los que se puede aplicar una serie de métodos como la previsualización, la gestión de versiones, la gestión de permisos y muchos otros.

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Alfresco

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Gestión de Contenidos de Empresa Alfresco P á g i n a | 4 II. Enfoque

II. Enfoque funcional

1) Espacios de trabajo

Alfresco funciona mediante “espacios de trabajo” superpuestos. De hecho, podemos incluir un espacio de trabajo en un directorio que puede contener un determinado número de documentos y otros sub-espacios.

Además, en Alfresco hablamos de espacios inteligentes en la medida en que podemos asociar a cada espacio un determinado número de reglas o tratamientos sobre los documentos que entran y salen de este espacio. Por ejemplo, podemos convertir automáticamente y de manera transparente para el usuario un documento a PDF, en el mismo espacio o en un espacio específico.

En Alfresco es posible definir modelos de espacios que permitan, cuando se cree un nuevo espacio, recrear de forma automática un diagrama arbóreo concreto.

2) Multilingüismo y versiones

Alfresco es completamente multilingüe:

La interfaz está disponible en 25 idiomas y el usuario puede elegir entre todos ellos.y versiones Alfresco es completamente multilingüe: Los documentos pueden traducirse por lo que una misma ficha

Los documentos pueden traducirse por lo que una misma ficha puede traducirse en varios idiomas.en 25 idiomas y el usuario puede elegir entre todos ellos. Alfresco incluye por defecto una

Alfresco incluye por defecto una excelente gestión de versiones de los contenidos. Cada gran modificación de un contenido supone un cambio de versión en Alfresco que aparecerá en el historial y será archivada para poder volver a una versión anterior.

Cuando se produzca una actualización de un contenido, el usuario especificará si la actualización realizada es menor o mayor.

En una ficha documento se podrá acceder al historial de un documento y recuperar versiones y revisiones anteriores

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Gestión de Contenidos de Empresa Alfresco P á g i n a | 5 3) Metadatos
Gestión de Contenidos de Empresa Alfresco P á g i n a | 5 3) Metadatos

3) Metadatos

El conjunto de informaciones utilizadas para caracterizar un documento son gestionadas originalmente por Alfresco. Se puede consultar una ficha detallada de un documento que reúne el conjunto de informaciones propias del documento y de sus versiones.

Los metadatos están caracterizados por defecto (fecha, entero, cadena, usuarios,…) y pueden estar sometidos a obligaciones (intervalo de valores, listas de valores, expresiones regulares…).

Los juegos de metadatos se crean a través de archivos XML, denominados aspectos. Cada aspecto puede ser aplicado posteriormente a un documento. Esta organización ofrece una gran flexibilidad.

4)

Formatos de archivo

Alfresco es capaz de gestionar todo tipo de documentos, desde archivos de texto simples a archivos binarios pasando por documentos ofimáticos.

Con ciertos tipos de documentos, Alfresco puede analizar el archivo para recuperar metadatos (título, descripción,…) que serán archivados en los metadatos del documento Alfresco. Esto se da especialmente con archivos Word, Excel, PowerPoint, PDF.

Desde un punto de vista técnico, la aplicación utiliza herramientas como PDFBox y Open Office que permiten leer, escribir e incluso convertir los archivos en formatos diferentes. De este modo, podremos convertir automáticamente cualquier documento Office en PDF o un PowerPoint en Flash…

HTML

directamente a partir del backoffice utilizando un editor WYSIWYG integrado (TinyMCE) tal y como se muestra en la captura de pantalla contigua.

Alfresco

permite

crear

sobre

la

marcha

documentos

de

texto

y

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Gestión de Contenidos de Empresa Alfresco P á g i n a | 6 5) Bloqueo

5)

Bloqueo de documentos

Alfresco integra un mecanismo de check-in/check-out que permite restringir los accesos simultáneos a un documento.

Si un usuario desea realizar una modificación en un documento, deberá extraer una copia de trabajo de este documento (check-out) que bloqueará automáticamente el documento y creará una copia accesible únicamente para el usuario que haya realizado la extracción para que pueda realizar las correcciones.

Cabe destacar que si el documento principal ha sido bloqueado, los otros usuarios sólo podrán acceder a éste en modo de lectura. Aparece un pequeño icono en forma de candado para indicar que el documento está siendo modificado e indica el nombre del usuario que ha realizado la extracción del archivo.

Una vez se hayan hecho las modificaciones pertinentes, el usuario libera el documento almacenando su copia del trabajo. Si el documento es sometido a un ciclo de validación, éste se pone en marcha automáticamente.

Alfresco no permite realizar fusiones de versiones modificadas internamente. Consideramos que este tipo de tratamientos son competencia de programas ofimáticos como Office. Lo mismo ocurre con la colaboración paralela simultánea (como Google Docs) que no cumple el principio de Check-in/out.

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Gestión de Contenidos de Empresa Alfresco P á g i n a | 7 Ejemplo de

Ejemplo de plan de clasificación

III. Reglas y buenas prácticas en materia de GED

1) Reglas de clasificación

No deberían existir documentos aislados; todos los documentos pertenecen a un conjunto coherente, la carpeta. La clasificación se aplica a los documentos ubicados dentro de las carpetas y a la organización de las carpetas entre ellas. Cada uno está organizado según un orden lógico (por ejemplo cronológico) e incluye todos los elementos relativos a éste.

Identificar un documento desde su “creación”, por ejemplo a través de una etiqueta en la página de inicio supone facilitar su lectura, comprensión y clasificación y también permite ahorrar tiempo y la aplicación de un proceso de calidad.

Clasificar consiste también en saber eliminar en el momento oportuno los papeles duplicados, las notas imprecisas, los borradores inútiles, los documentos antiguos…

2) Seguimiento de un plan de clasificación como referencia

Al estar basado en una lógica simple, el método de clasificación mejor adaptado suele ser la clasificación temática, es decir una clasificación jerárquica que reagrupa los documentos por tema.

La organización de este tipo de referencia suele basarse en dos niveles:

La sección, asociada a un valor numérico (el nombre de la sección y el número adjunto garantizan la unicidad y facilitan su utilización por las herramientas informáticas). La sección establece el primer nivel de clasificación de los documentos. Todos los documentos enviados y recibidos en el marco de una actividad deben ser clasificados en una sección. La sección no debe ser modificada para garantizar la homogeneidad de la clasificación.

1. La subsección, asociada a un valor numérico dependiente de la sección a la que está vinculada. Permite descomponer la sección en subcarpetas.

Este nivel de clasificación permite introducir una flexibilidad y, de este modo, los responsables (jefe de servicio, secretaria… según la organización establecida)

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pueden crear las subsecciones necesarias para adaptar el plan de clasificación a una necesidad concreta.

Cada carpeta pertenece a una sección y, si es posible, a una subsección. Cada sección/subsección puede contener todas las carpetas que sean necesarias. Una carpeta solo puede pertenecer a una única sección/subsección.

3) Reglas para crear nombres

El seguimiento de un plan de clasificación no es suficiente para definir una organización documental. La definición y la aplicación de reglas de gestión resulta indispensable, sobre todo con respecto a:

la creación: las reglas relativas a la creación de documentos se basan normalmente en los modelos (ofimáticos) y en las reglas de indexación con respecto a las referencias,gestión resulta indispensable, sobre todo con respecto a: la difusión: reglas para nombrar y de orientación

la difusión: reglas para nombrar y de orientación de la información, a menudo asociadas a la difusión por correo electrónico o en las bases de datos,en las reglas de indexación con respecto a las referencias, la actualización: reglas para las versiones

la actualización: reglas para las versiones y el almacenamiento de versiones antiguas,difusión por correo electrónico o en las bases de datos, el paso al archivo: reglas asociadas

el paso al archivo: reglas asociadas al cuadro de gestión (duración de la conservación y supresión), diferenciación entre clasificación y almacenamiento,las versiones y el almacenamiento de versiones antiguas, la destrucción: procedimiento de destrucción 4)

la destrucción: procedimiento de destruccióndiferenciación entre clasificación y almacenamiento, 4) Clasificación en Alfresco arbóreo documental de forma

4) Clasificación en Alfresco

arbóreo

documental de forma transversal.

Para ello, los documentos almacenados en Alfresco pueden ser "clasificados" y reagrupados en función de los criterios definidos en Alfresco. De este modo, el usuario podrá acceder a la información mediante jerarquías (por año, por tema…).

Para

un

usuario

es

importante

poder

recorrer

el

diagrama

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5) Record Management

Definición: “El campo de la organización y de la gestión encargado de un control eficiente y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y eliminación de documentos, incluyendo el proceso de captura y mantenimiento de las pruebas e informaciones relacionadas con la forma de los documentos".

La hoja de ruta Alfresco pretende aportar nuevas funcionalidades orientadas al Record Management y centradas en la aplicación de la norma Dod 5015.2 del Ministerio de Defensa de Estados Unidos. La elección de esta norma entre otras se debe al hecho de que ésta es una referencia para muchos clientes y a que se acerca mucho a la norma MoReq2 que es una referencia europea, o a las normas derivadas, como la NEN 2082 de Holanda. Conviene indicar que la MoReq2 es una selección consecuente de buenas prácticas (333 páginas) y que deja un gran espacio para la interpretación de los organismos que deseen implantarla.

Siempre aconsejamos configurar el módulo de Record Management de Alfresco para cumplir con las necesidades locales. Está a punto de aparecer una nueva versión, simplificada y que también integra el concepto de Information Lifecycle Management (ILM), concepto que pretende organizar el almacenamiento y la protección de los datos de la empresa en función de varios criterios: seguridad, coste del almacenamiento, rapidez de acceso…

No obstante, Alfresco dispone de una base sólida para implantar reglas de gestión avanzadas, realizando la abstracción de cualquier norma.

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Por ejemplo, podríamos utilizar tres espacios:

Borradoresg i n a | 10 Por ejemplo, podríamos utilizar tres espacios: A la espera de

A la espera de validaciónPor ejemplo, podríamos utilizar tres espacios: Borradores Producción Estos tres espacios nos van a permitir

Produccióntres espacios: Borradores A la espera de validación Estos tres espacios nos van a permitir finalmente

Estos tres espacios nos van a permitir finalmente aplicar un flujo de trabajo a tres niveles. Se colocará inicialmente un nuevo documento en el espacio de borrador. El usuario que desee enviar su documento para la validación lo hará pinchando sobre el icono correspondiente (“Solicitud de validación”).

Una vez que el documento haya sido enviado a validación, éste pasará al espacio “A la espera de validación” al que solo tendrán acceso las personas que posean los permisos necesarios. También se podrá activar un envío de correo a estos validadores para avisarles de la solicitud.

Los validadores podrán entonces aceptar o rechazar la solicitud. En caso de validación, el documento pasa al espacio “Publicado” y, en caso de ser rechazado, vuelve al espacio “Borradores”.

IV. Reglas de gestión

1) Reglas de contenidos

Entendemos por regla de contenido un gran número de tipos de tratamiento que podemos aplicar al conjunto de documentos que salen o entran de un espacio. Especialmente permiten:

Convertir el documento sobre la marcha en un formato alternativo (Word en PDF, PowerPoint en Flash,…) (Word en PDF, PowerPoint en Flash,…)

Enviar una alerta de correo a uno o varios usuariosformato alternativo (Word en PDF, PowerPoint en Flash,…) Desplazar o copiar el documento a otro espacio

Desplazar o copiar el documento a otro espacioEnviar una alerta de correo a uno o varios usuarios Añadir/eliminar un aspecto del elemento Añadir

Añadir/eliminar un aspecto del elementousuarios Desplazar o copiar el documento a otro espacio Añadir un flujo de trabajo básico al

Añadir un flujo de trabajo básico al elementoa otro espacio Añadir/eliminar un aspecto del elemento Activar un almacenamiento del contenido Asociar el elemento

Activar un almacenamiento del contenidodel elemento Añadir un flujo de trabajo básico al elemento Asociar el elemento a una categoría

Asociar el elemento a una categoríabásico al elemento Activar un almacenamiento del contenido Convertir y copiar el elemento/una imagen en un

Convertir y copiar el elemento/una imagen en un espacio específicodel contenido Asociar el elemento a una categoría Copiar el elemento en una carpeta de un

Copiar el elemento en una carpeta de un proyecto weby copiar el elemento/una imagen en un espacio específico Desplazar/copiar el elemento a un destino Extraer

Desplazar/copiar el elemento a un destinoCopiar el elemento en una carpeta de un proyecto web Extraer los campos de metadatos clásicos

Extraer los campos de metadatos clásicos del elementode un proyecto web Desplazar/copiar el elemento a un destino Extraer una copia de trabajo del

Extraer una copia de trabajo del elementoExtraer los campos de metadatos clásicos del elemento Ejecutar un script Durante la creación de una

Ejecutar un scriptdel elemento Extraer una copia de trabajo del elemento Durante la creación de una regla de

Durante la creación de una regla de contenido, debemos definir el tipo de acción a ejecutar durante la activación de la regla pero también podremos aplicar esta regla solo en determinadas condiciones. Observamos que en Alfresco, todos los procesos de producción y de validación se engloban en estas reglas de contenido.

Smile aplicará entonces el conjunto de reglas de contenido que habrán sido

inicial.

definidas comúnmente durante

la

fase

de

diseño

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Gestión de Contenidos de Empresa Alfresco P á g i n a | 11 2) Flujos
Gestión de Contenidos de Empresa Alfresco P á g i n a | 11 2) Flujos

2) Flujos de trabajo

1. Simples

Para aplicar un sistema de flujo de trabajo simple, es posible jugar con los espacios. En nuestro ejemplo anterior, hemos utilizado tres espacios:

BorradoresEn nuestro ejemplo anterior, hemos utilizado tres espacios: A la espera de validación Producción Se colocará

A la espera de validaciónejemplo anterior, hemos utilizado tres espacios: Borradores Producción Se colocará inicialmente un nu evo documento en

Produccióntres espacios: Borradores A la espera de validación Se colocará inicialmente un nu evo documento en

Se colocará inicialmente un nuevo documento en el espacio “Borradores”. El usuario que desee enviar su documento para la validación lo hará pinchando sobre el icono correspondiente (“Solicitud de validación”), como aparece en la captura de pantalla contigua.

Cuando el documento haya sido enviado a validación, pasará a estar en el espacio “A la espera de validación” al que solo tendrán acceso las personas que posean el perfil adecuado. También se podrá activar un envío de correo a estos validadores para avisarles de la solicitud.

Los validadores podrán entonces aceptar o rechazar la solicitud. En caso de validación, el documento es enviado al espacio “Publicado” y, si fuera rechazado, vuelve al espacio “Borradores”.

2. Adelantos

Alfresco integra el motor jBPM creado por jBoss que permite aplicar fácilmente flujos de trabajo profesionales avanzados. JBPM puede utilizarse para realizar circuitos de validación complejos. Los flujos de trabajo permiten definir tareas en serie y en paralelo. Además, se pueden establecer "alarmas” para gestionar la finalización de determinadas tareas.

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V. Acceso al fondo documental

Alfresco P á g i n a | 12 V. Acceso al fondo documental 1) Introducción
Alfresco P á g i n a | 12 V. Acceso al fondo documental 1) Introducción

1) Introducción de documentos en masa

Alfresco gestiona por defecto los dos protocolos WebDAV y CIFS que permiten acceder al diagrama arbóreo de documentos directamente desde el explorador de archivos de Windows. Smile propone la utilización del protocolo CIFS que resulta más sólido.

El CIFS/WebDav es una funcionalidad estrella de Alfresco que simplifica enormemente el uso diario de su solución de gestión documental.

El uso de estas funcionalidades permitirá a sus usuarios publicar un documento simplemente copiando y pegando desde el explorador. Cabe destacar que todos los documentos publicados de este modo pasarán por los mismos tratamientos que si hubiesen sido publicados a través de la interfaz web (versiones, transformación en PDF, etc.).

2) Microsoft Office

Alfresco ha desarrollado un plug-in para Microsoft Office (Word, Excel y PowerPoint) que permite interactuar de forma integral con la herramienta de gestión documental dentro del programa. Así, pueden ejecutarse las principales funcionalidades que podemos encontrar en Alfresco (creación, edición, revisión, publicación, búsqueda) directamente desde Office, y todo ello sin necesidad de instalar nada en el sistema del cliente.

Alfresco es la primera herramienta referencial Open Source totalmente compatible con SharePoint de Microsoft, por lo que Alfresco puede emular a un servidor SharePoint.

3) Open Office

Se están creando varios plugins para Open Office. Estos plugins incluyen las mismas funcionalidades que el plugin para MS Office.

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Gestión de Contenidos de Empresa Alfresco P á g i n a | 13 VI. Motor

VI. Motor de búsqueda

Alfresco integra el motor de búsqueda líder en el mundo J2EE, Lucene. Lucene es un motor muy conocido por sus prestaciones y por su capacidad para gestionar grandes volúmenes. Permite indexar una gran variedad de formatos de documentos y ofrece una buena gestión de la pertinencia.

En contenidos estructurados, permite ofrecer funcionalidades de búsqueda avanzada permitiendo especificar en un modo multicriterio, en qué campo del contenido debe encontrarse la palabra buscada.

Además, el motor de búsqueda respeta los derechos de lectura del usuario. No mostrará resultados a los que el internauta no hubiera tenido acceso en un esquema de navegación clásico.

Tal y como se ilustra en la captura de pantalla, Lucene está perfectamente integrado en Alfresco y permitirá realizar búsquedas estructuradas.

Podremos, por ejemplo, realizar solo búsquedas sobre un tipo de documento determinado en un espacio concreto…

Lucene permite especialmente:

indexar los formatos PDF, DOC y RTFen un espacio concreto… Lucene permite especialmente: gestionar una lista de palabras vacías buscar sobre las

gestionar una lista de palabras vacíaspermite especialmente: indexar los formatos PDF, DOC y RTF buscar sobre las expresiones buscar con operadores

buscar sobre las expresionesPDF, DOC y RTF gestionar una lista de palabras vacías buscar con operadores booleanos buscar con

buscar con operadores booleanosuna lista de palabras vacías buscar sobre las expresiones buscar con un truncamiento clasificar los resultados

buscar con un truncamientobuscar sobre las expresiones buscar con operadores booleanos clasificar los resultados Alfresco permite guardar

clasificar los resultadosbuscar con operadores booleanos buscar con un truncamiento Alfresco permite guardar búsquedas específicas en su

Alfresco permite guardar búsquedas específicas en su espacio de trabajo. También es posible compartir dichas búsquedas con todos los usuarios.

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Gestión de Contenidos de Empresa Alfresco P á g i n a | 14 VII. Administración
Gestión de Contenidos de Empresa Alfresco P á g i n a | 14 VII. Administración

VII. Administración

1) Gestión de roles

Alfresco permite administrar directamente un referencial de usuarios y de grupos. Este referencial puede estar basado también, por ejemplo, en una guía LDAP. Por lo tanto, encontraremos todos los usuarios y grupos definidos en la guía en la interfaz de administración de Alfresco.

Cabe destacar que si el referencial de usuario proviene directamente de esta guía, el conjunto de perfiles y de permisos de estos usuarios se definirá en Alfresco. La aplicación de un perfil consiste en asociar un rol Alfresco (invitado, colaborador, coordinador, etc.) a un usuario o a un grupo de usuarios. Para ello, la interfaz gráfica de Alfresco ofrece, una vez más, un proceso guiado para que el administrador conceda permisos.

2) Reglas de contenidos y procesos

Todo usuario capacitado podrá crear nuevas reglas de contenido para un espacio. Entendemos por regla de contenido el gran número de tipos de tratamiento que podemos aplicar a los documentos entrantes, salientes o actualizados en un espacio. Podremos especialmente:

Convertir el documento sobre la marcha en un formato alternativo (Word en PDF, PowerPoint en Flash,…) (Word en PDF, PowerPoint en Flash,…)

Enviar una alerta de correo a uno o varios usuariosformato alternativo (Word en PDF, PowerPoint en Flash,…) Desplazar o copiar el documento a otro espacio

Desplazar o copiar el documento a otro espacioEnviar una alerta de correo a uno o varios usuarios Añadir/eliminar un aspecto del elemento Añadir

Añadir/eliminar un aspecto del elementousuarios Desplazar o copiar el documento a otro espacio Añadir un flujo de trabajo básico al

Añadir un flujo de trabajo básico al elementoa otro espacio Añadir/eliminar un aspecto del elemento Activar un almacenamiento del contenido Asociar el elemento

Activar un almacenamiento del contenidodel elemento Añadir un flujo de trabajo básico al elemento Asociar el elemento a una categoría

Asociar el elemento a una categoríabásico al elemento Activar un almacenamiento del contenido Convertir y copiar el elemento/una imagen en un

Convertir y copiar el elemento/una imagen en un espacio específicodel contenido Asociar el elemento a una categoría © Copyright Smile – Open Source Solutions -

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Gestión de Contenidos de Empresa Alfresco P á g i n a | 15 Copiar el

Copiar el elemento en una carpeta de un proyecto webGestión de Contenidos de Empresa Alfresco P á g i n a | 15 Desplazar/copiar el

Desplazar/copiar el elemento a un destinoa | 15 Copiar el elemento en una carpeta de un proyecto web Extraer los campos

Extraer los campos de metadatos clásicos del elementode un proyecto web Desplazar/copiar el elemento a un destino Extraer una copia de trabajo del

Extraer una copia de trabajo del elementoExtraer los campos de metadatos clásicos del elemento Ejecutar un script Por supuesto, durante la creación

Ejecutar un scriptdel elemento Extraer una copia de trabajo del elemento Por supuesto, durante la creación de una

Por supuesto, durante la creación de una regla de contenido, debemos definir el tipo de acción que hay que establecer durante la activación de la regla pero también podremos aplicar esta regla solo en determinadas condiciones. En el marco de una conversión de documentos Word a PDF, es especialmente necesario precisar que la regla no se aplicará a todos los documentos entrantes sino únicamente a los archivos que tengan una extensión .doc.

En Alfresco, el conjunto de los procesos de producción y de validación se engloban en de estas reglas de contenido.

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Gestión de Contenidos de Empresa Alfresco P á g i n a | 16 VIII. Interfaz
Gestión de Contenidos de Empresa Alfresco P á g i n a | 16 VIII. Interfaz

VIII. Interfaz gráfica

El cliente web original de Alfresco está traducido completamente al francés y dispone de numerosas ayudas contextuales. Sin embargo, en ocasiones puede resultar complejo de manejar para aquellos usuarios que no estén familiarizados con aplicaciones web. Hay que tener en cuenta varios puntos desde una perspectiva de la simplificación de la utilización diaria de la herramienta.

En primer lugar, el cliente web no es más que una de las diferentes formas de acceder al referencial documental de Alfresco. Éste último propone un gran número de herramientas que se integran de forma transparente al entorno de trabajo de sus usuarios: acceso WebDAV o CIFS, plugin Office, etc. Nuestro análisis concluye que la simple consulta o búsqueda de un documento puede realizarse de forma totalmente externa a este cliente web.

No obstante, podemos controlar las interfaces originales de Alfresco. Por lo tanto, simplificar determinadas pantallas específicamente para su uso es algo totalmente factible.

Por último, vemos aparecer algunas interfaces replanteadas por la comunidad para Alfresco. Nos referimos especialmente a Docasu, de la que se muestra una captura de pantalla al lado. Sin embargo, pensamos que el recurso a este tipo de interfaz no es necesario en el marco de este proyecto y necesitará adaptaciones para cubrir las necesidades específicas de los documentos que usted gestiona.

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Gestión de Contenidos de Empresa Alfresco P á g i n a | 17 IX. Alfresco
Gestión de Contenidos de Empresa Alfresco P á g i n a | 17 IX. Alfresco

IX. Alfresco Share

Alfresco Share es una solución colaborativa de gestión de contenido incluida en Alfresco. La interfaz de este espacio es totalmente independiente de la interfaz documental pura y es muy fácil de utilizar.

Alfresco Share permite construir espacios de colaboración, denominados “Sitios”. Estos espacios pueden ser creados por colaboradores con permisos para ello.

Cada espacio (Sitio) cuenta con una serie de funcionalidades presentadas a continuación, así como con un cuadro de mando propio, gestionado por el administrador del espacio.

Un usuario que se conecta al entorno Share dispone de un cuadro de control que le permite visualizar sus espacios de colaboración, sus tareas (todo el espacio combinado), su calendario (todo el espacio combinado), buscar personas, visualizar la actividad de sus espacios…

1) Calendario

El calendario de un espacio ofrece diferentes vistas (diaria, semanal, mensual, agenda), una gestión de eventos, una navegación por tags. El calendario puede exportarse a formato iCal.

No obstante, este módulo no gestiona, las posibles listas de lugares ni las personas que participarán en las citas. Hay que tener en cuenta que Alfresco Share no es una suite de colaboración completa como lo pueden ser otras herramientas como Zimbra.

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Gestión de Contenidos de Empresa Alfresco P á g i n a | 18 3) Wiki
Gestión de Contenidos de Empresa Alfresco P á g i n a | 18 3) Wiki

3) Wiki

El wiki cuenta con una interfaz de colaboración enriquecida (wysiwyg) que evita la entrada tradicional de etiquetas técnicas para la edición del texto. En este caso también pueden taggearse las páginas y éstas disponen de un flujo RSS.

Las diferentes páginas del wiki son archivadas como versiones lo que permite visualizar las modificaciones realizadas por parte de cada uno de los colaboradores.

4) Blog

El blog de Share ofrece las funciones clásicas de un blog sencillo:

Mensajes y comentariosde Share ofrece las funciones clásicas de un blog sencillo: Almacenamiento y navegación por el calendario

Almacenamiento y navegación por el calendario o por tagsclásicas de un blog sencillo: Mensajes y comentarios Borradores, publicación interne (en el espacio de trabajo)

Borradores, publicación interne (en el espacio de trabajo) o externe (en el Share)Almacenamiento y navegación por el calendario o por tags Inclusión de un blog externo de tipo

Inclusión de un blog externo de tipo Wordpress o Typepadinterne (en el espacio de trabajo) o externe (en el Share) Flujo RSS 5) Documentos La

Flujo RSSInclusión de un blog externo de tipo Wordpress o Typepad 5) Documentos La gestión de documentos

5) Documentos

La gestión de documentos en un espacio de trabajo permite las siguientes funciones:

Envío en una sola vez de varios archivosen un espacio de trabajo permite las siguientes funciones: Filtros basados en tags, fechas de modificación,

Filtros basados en tags, fechas de modificación, autoresfunciones: Envío en una sola vez de varios archivos Categorización de los documentos en una jerarquía

Categorización de los documentos en una jerarquíaFiltros basados en tags, fechas de modificación, autores Metadatos asociados a un documento y tags Control

Metadatos asociados a un documento y tagsautores Categorización de los documentos en una jerarquía Control de las versiones – menores, mayores,

Control de las versiones – menores, mayores, comentarios, historiales menores, mayores, comentarios, historiales

Previsualización del documento en flash (soporte de formatos OpenOffice, MSOffice, Imagen y PDF)versiones – menores, mayores, comentarios, historiales Flujo RSS © Copyright Smile – Open Source Solutions -

Flujo RSS(soporte de formatos OpenOffice, MSOffice, Imagen y PDF) © Copyright Smile – Open Source Solutions -

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Gestión de Contenidos de Empresa Alfresco P á g i n a | 19 Gestión de
Gestión de Contenidos de Empresa Alfresco P á g i n a | 19 Gestión de

Gestión de permisosGestión de Contenidos de Empresa Alfresco P á g i n a | 19 Cabe resaltar

Cabe resaltar que los documentos ubicados en esta herramienta también están disponibles en la interfaz tradicional.

6) Foro

Alfresco Share propone un foro sencillo con discusiones en forma de diagrama arbóreo (tema y respuestas), una navegación por tags, novedad, “mis” temas, así como un flujo RSS.

7) Guía de vínculos

Con el fin de compartir sitios de Internet, una interfaz permite:

Registrar los vínculos y las descripciones asociadasfin de compartir sitios de Internet, una interfaz permite: Visualizar los vínculos en una ventana nueva

Visualizar los vínculos en una ventana nuevaRegistrar los vínculos y las descripciones asociadas Filtrar/navegar por tags, fecha de adición … 8) Miembros

Filtrar/navegar por tags, fecha de adición…

8) Miembros de un espacio

Los coordinadores de un espacio de colaboración pueden invitar a otros miembros (internos y externos) a unirse al espacio de colaboración.

Estos miembros pueden ser coordinadores, colaboradores, contribuyentes o simples lectores.

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Gestión de Contenidos de Empresa Alfresco P á g i n a | 20 X. Enfoque

X. Enfoque técnico

1) Estándares abiertos

LDAP: Alfresco permite sincronizar su base de usuarios con Alfresco a través de LDAPá g i n a | 20 X. Enfoque técnico 1) Estándares abiertos SOAP: Alfresco incluye

SOAP: Alfresco incluye una librería SOAP para la importación y las exportaciones respetando este estándar en materia de servicios websu base de usuarios con Alfresco a través de LDAP JSR 168: cumplimiento de la norma

JSR 168: cumplimiento de la norma JSR 168 para el uso en portales J2EE como Liferay, JBoss, Jetspeed, … J2EE como Liferay, JBoss, Jetspeed, …

WebDAV/CIFS: Alfresco permite acceder a los documentos a través de un explorador Windows gracias a los protocolos WebDAV y CIFS. Los usuarios pueden registrar directamente sus documentos en el diagrama arbóreo Alfresco. Esto no requiere ningún desarrollo ni configuración por parte del cliente.el uso en portales J2EE como Liferay, JBoss, Jetspeed, … W3C: Alfresco está diseñado para respetar

W3C: Alfresco está diseñado para respetar los estándares W3Cningún desarrollo ni configuración por parte del cliente. 2) Código Open Source Alfresco pone su código

2) Código Open Source

Alfresco pone su código fuente a disposición de los usuarios. Usted gozará de pleno derecho para descargar, utilizar, modificar y distribuir el programa o un trabajo derivado del mismo si fuera necesario.

El sistema viene acompañado de una completa documentación disponible de forma gratuita en el sitio de Alfresco.

2) Integración en un sistema externo

Desde la versión 3.1, Alfresco utiliza la futura norma CMIS, cuyo objetivo es favorecer la interacción entre los CMS a través de los Servicios Web.

Se trata, por lo tanto, de una especificación técnica que permite interactuar con los depósitos de contenidos de un ECM a través de los servicios web. Esto incluye:

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un modelo de datosGestión de Contenidos de Empresa Alfresco P á g i n a | 21 un juego

un juego de servicios genéricos vinculado al modelo de datosde Empresa Alfresco P á g i n a | 21 un modelo de datos varios

varios protocolos para estos servicios, como SOAP y REST/Atomjuego de servicios genéricos vinculado al modelo de datos CMIS define cuatro tipos de objetos presentes

CMIS define cuatro tipos de objetos presentes en un depósito: documento, carpeta, relación, regla de administración. Se puede asociar una tipología a cada uno de ellos, así como un conjunto de propiedades (URI, nombre, etc.).

El lenguaje utilizado por CMIS (CMIS Query Language) se basa en SQL. Permite realizar uniones de tablas, selecciones de datos y búsquedas de texto completo. Comprende también mecanismos de creación, actualización y eliminación de objetos, así como una gestión de versiones de documentos. Finalmente, permite también navegar directamente en las estructuras arbóreas de carpetas puesto que integra el concepto de objeto jerárquico.

En la actualidad, los CMS Drupal y Joomla! incluyen esta especificación.

3) Arquitectura técnica

Alfresco está concebido para ser muy abierto y flexible, concretamente se encuentra a su disposición:

una plataforma ampliable que propone una API de desarrollo abiertoy flexible, concretamente se encuentra a su disposición: una independencia con respecto a la base de

una independencia con respecto a la base de datosampliable que propone una API de desarrollo abierto un modelo de contenido personalizable una independencia del

un modelo de contenido personalizableabierto una independencia con respecto a la base de datos una independencia del sistema de explotación

una independencia del sistema de explotacióna la base de datos un modelo de contenido personalizable Como hemos indicado anteriormente, Alfresco se

Como hemos indicado anteriormente, Alfresco se basa en un determinado número de elementos de código abierto reconocidos y sólidos.

1. Apache MyFaces

A semejanza de Struts, MyFaces es un proyecto código abierto gestionado por la comunidad Apache. MyFaces es, de hecho, una implantación de la norma JSF (Java Server Faces) cuyo objetivo es proponer un enfoque MVS (Modelo-Vista-Controlador

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o Model-View-Controler), con el fin de separar la presentación, los datos y las transacciones.

Se ha impuesto rápidamente como esquema MVC de referencia y, a día de hoy, es muy demandado entre los más grandes actores del mercado.

Esto aporta una nueva garantía a las empresas que deseen controlar el mantenimiento de la plataforma puesto que Alfresco ofrece con MyFaces normas de desarrollo cercanas a las normas más usadas por las empresas que prefieren el lenguaje el J2EE.

2. Hibernate 3

Hibernate 3 es un framework Java de persistencia que permite hacer corresponder las tablas de bases de datos relacionales con objetos java simples (POJO o “Plain Old Java Object”). Una vez que la correspondencia entre los dos mundos está definida, el programa Java puede manipular todos los datos utilizando únicamente los JavaBean, ocultando totalmente la base de datos subyacente y sus especificidades. El framework garantiza la cumplimentación de estos objetos y la actualización de la base basándose en su contenido. Antes de la salida de la versión 3 de este esquema, XML constituía ya el formato de descripción de la correspondencia entre las tablas relacionales y las clases Java.

Desde hace varios años, Hibernate se ha impuesto en el mundo Java como el mejor framework de código abierto para resolver la cuestión de la correspondencia Objeto/Relacional. Su éxito es tal que, a día de hoy, se ha extendido a otras tecnologías como la .NET.

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3) Entorno de ejecución

Programa

código

Versión

abierto

OS

Linux

Alfresco

3

Servidor

Apache Tomcat 5.5

Java

JRE Sun

Base de datos

MySql 4.1.x o 5.0.x