Unidad 5 DIRECCIN

UNIDAD 5 DIRECCIN En esta etapa del proceso administrativo, llamada tambin ejecucin, comando o liderazgo, es una funcin de tal trascendencia, que algunos autores consideran que la administracin y la direccin son una misma cosa. Elementos del Concepto Si se observan las anteriores definiciones, es posible determinar sus componentes comunes: 1. Ejecucin de los planes de cuerdo con la estructura organizacional 2. Motivacin 3. Gua o conduccin de los esfuerzos de los subordinado. 4. Comunicacin 5. Supervisin 6. Alcanzar metas de la organizacin Con lo anterior se puede definir a la direccin como: La ejecucin de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la gua de los esfuerzos del grupo social, a travs de la motivacin, la comunicacin y la supervisin. IMPORTANCIA Es trascendental porque: 1. Pone en marcha los lineamientos establecidos 2. Se loran formas de la conducta ms deseable 3. Es determinante en la moral de los empleados y, consecuentemente en la productividad. 4. Su aliado se refleja en el logro de objetivos 5. Se establece la comunicacin necesaria para que la organizacin funcione. PRINCIPIOS 1. De la armona del objetivo o coordinacin de intereses: la direccin ser eficiente en cuanto se encaminen los objetivos generales de la empresa. 2. Impersonalidad del mando: Es que la autoridad y su ejercicio, surgen como necesidad de la organizacin para obtener resultados; puntualiza la importancia de impersonalizar rdenes y no involucrar situaciones personales. 3. De la supervisin directa: Se refiere al apoyo y comunicacin que debe proporcionar el

dirigente a sus subordinados. 4. De la va jerrquica: Postula la importancia de respetar los canales de comunicacin que debe proporcionar el dirigente. 5. De la resolucin del conflicto: Indica la necesidad de resolver lo problemas que surjan durante la gestin administrativa. 6. Aprovechamiento del conflicto: Ofrece la posibilidad de visualizar nuevas estrategias y emprender diversas alternativas, aconseja el anlisis de los conflictos y su aprovechamiento mediante el establecimiento de opiniones distintas. ETAPAS DE DIRECCIN Toma de decisiones Una decisin es una eleccin de un curso de accin entre varias alternativas. Esta etapa forma parte de la direccin porque constituye una funcin que es inherente a los gerentes. El tomar decisiones es algo aleatorio o fortuito, pero su importancia es tal que se han desarrollado tcnicas fundamentalmente a base de herramientas matemticas y de investigacin de operaciones. Una decisin puede variar en trascendencia y connotacin; pero sea cual fue su implantacin, al tomar decisiones es necesario: 1. Definir el problema 2. Analizar el problema 3. Evaluar alternativas a travs de: a. Anlisis de factores tangible o intangibles b. Anlisis marginal c. Anlisis costo-efectividad 4. Elegir entre alternativas 5. Aplicar la decisin Integracin Comprende la funcin a travs de la cul el administrador elige y se allega, de los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes. Comprende recursos materiales as como recursos humanos. Mediante la integracin la empresa obtiene el personal idneo para el mejor desempeo de las actividades de la misma. Existen ciertas reglas de administracin, necesarias para lograr efectividad en la integracin: 1. El hombre adecuado para el puesto adecuado 2. De la provisin de elementos adecuados. 3. De la importancia de la introduccin adecuada

La integracin comprende cuatro etapas: Reclutamiento Seleccin Introduccin o induccin Capacitacin y desarrollo. Motivacin En su acepcin ms sencilla motivar significa mover. La motivacin es la labor mas importante de la direccin, a la vez ms compleja, pues a travs de ella de logra la ejecucin del trabajo tendiente a la obtencin de los objetivos, de acuerdo con los estndares o patrones esperados. Mltiples son las teoras que existen en relacin con la motivacin, pero todas pueden agruparse en dos grandes tendencias. TEORIAS DE CONTENIDO Tambin se les llama teoras tradicionales, explican la conducta con base en procesos internos. Abarca tres corrientes: 1. Jerarqua de las necesidades de Maslow 2. teora de la motivacin e higiene, de Herzberg 3. Motivacin de grupo Abraham H. Maslow representa grficamente su teora mediante una pirmide de necesidades bsicas; el ser humano tiene que pasar por cuatro niveles para llegar a la realizacin personal: 1) N. Fisiolgicas, 2) N. seguridad 3) N. Amor y pertenencia y 4) N. Estimacin. Factores de higiene o mantenimiento: evitan la falta de satisfaccin pero no motivan, tales como las polticas, el tipo de administracin, la empresa, etctera. Motivadores: que incluyen realizacin, reconocimiento, responsabilidad, y el trabajo del mismo. Los factores de la motivacin que propone Herzberg son: 1) factores de mantenimiento e higiene y 2) Factores motivacionales. 3. Motivacin de grupo: para motivar a un grupo, es necesario considerar ciertos factores tales como: A. Espritu de equipo: el sentirse identificado con un grupo de trabajo para lograr fines comunes, aumenta la productividad del empleado. B. Identificacin con los objetivos de la empresa: coordinar los intereses con los individuales, y todos con los de la organizacin, motivar al grupo, ya que ste se autorrealizar con la obtencin de los objetivos. C. Practicar la administracin por participacin: lograr que el trabajador se integre emocional y mentalmente a la situacin del grupo de trabajo y a los objetivos de la

empresa. D. Establecimiento de relaciones humanas adecuadas: la implantacin de sistemas adecuados de comunicacin y autorrealizacin dentro de la empresa promueven la eficiencia del personal. E. Eliminacin de practicas no motivadoras: para elevar la moral de los empleados es necesario eliminar las siguientes practicas: control excesivo, poca consideracin a la competencia, decisin rgidas, no tomar en cuenta los conflictos y cambios sbitos. Teoras del enfoque externo Llamadas tambin modificacin de la conducta organizacional, parten del supuesto de que la conducta observable en las organizaciones, as como sus consecuencias, son la clave para explicar la motivacin; relacionan los efectos que ejerce el ambiente sobre la conducta de los individuos. Los principales creadores de esta escuela son: Watson, Skinner, y Luthans y Kreitner. Comunicacin La comunicacin es un aspecto clave en el proceso de direccin. La comunicacin puede ser definida como el proceso a travs del cual se transmite y recibe informacin en un grupo social. La comunicacin en una empresa comprende mltiples interacciones que abarcan desde las conversaciones telefnicas informales hasta los sistemas de informacin mas complicados. La comunicacin consta de tres elementos bsicos: Emisor, en donde se origina la informacin. Transmisor, a travs del cual fluye la comunicacin. Receptor, que recibe y debe entender la informacin. Con el fin de facilitar el entendimiento de la comunicacin, se mencionara su clasificacin ms sencilla: 1. Formal: se origina en la estructura formal de la organizacin y fluye a travs de los canales organizacionales. 2. Informal: surge de los grupos informales de la organizacin y no sigue los canales formales, aunque se puede referir a la organizacin. Estos dos tipos de comunicacin a su vez pueden ser: Vertical: cuando fluye de un nivel administrativo superior, a uno inferior, o viceversa: quejas, reportes, sugestiones, ordenes, instrucciones. Horizontal: se da en niveles jerrquicos semejantes: memorndums, circulares, juntas, etctera. Verbal: se transmite oralmente. Escrita: mediante material escrito o grfico. Requisitos de la comunicacin efectiva Una buena comunicacin implica la existencia de los siguientes requisitos: Claridad: la comunicacin debe ser clara; para ello, el lenguaje en que se exprese y la manera de transmitirla, debe ser accesibles para quien va dirigida. Integridad: la comunicacin debe servir como lazo integrador entre los miembros de la

empresa, para lograr el mantenimiento de la cooperacin necesaria para la realizacin de los objetivos. Aprovechamiento de la organizacin informal: la comunicacin es ms efectiva cuando la administracin utiliza la organizacin informal para suplir canales de informacin de la organizacin formal. Equilibrio: todo plan de accin administrativo debe acompaarse del plan de comunicacin para quienes resulten afectados. Moderacin: la comunicacin debe ser la estrictamente necesaria y lo ms concisa posible, ya que el exceso de informacin puede ocasionar burocracia e ineficiencia. Difusin: preferentemente, toda la comunicacin formal de la empresa debe efectuarse por escrito y pasar slo a travs de los canales estrictamente necesarios, evitando papeleo excesivo. 7. Evaluacin: los sistemas y canales de comunicacin deben revisarse y perfeccionarse peridicamente. Autoridad La autoridad es la facultad de que est investida una persona, dentro de una organizacin, para dar rdenes y exigir que sean cumplidas por sus subordinados, para la realizacin de aquellas acciones que quien las dicta considera apropiadas para el logro de los objetivos del grupo. Es el derecho de mandar y el poder de hacerse obedecer. Elementos: Mando: ejercicio de la autoridad. Delegacin: la concesin de autoridad y responsabilidad por parte de un superior hacia un subordinado. Tipos de Autoridad 1.- Formal: Cuando es conferida por la organizacin, es decir, la que emana de un superior para ser ejercida sobre otras personas. Puede ser: a. Lineal: Cundo es ejercida por un jefe sobre una persona o grupo b. Funcional: Ejercida por uo o varios jefes sobre funciones distintas 2.- Tcnico o Estaf: Naace de los conocimientos especializados de quien la posee 3.- Personal: Se origina en la personalidad del individuo Delegacin Es la delegacin donde se manifiesta claramente la esencia de la direccin y el ejercicio de la autoridad, ya que si administrar es hacer a travs de otros, la delegacin es la concesin de autoridad y responsabilidad para actuar. Ventajas: a. Permite al directivo dedicarse a las actividades de ms importancia, en tanto que las

funciones detalladas y rutinarias se delegan b. A travs de ella, la responsabilidad se comparte, hacindose ms significativa c. Motiva a los subordinados al hacerlos participes del logro de los objetivos d. Capacita a los subordinados en ciertas decisiones importantes Requisitos necesarios para delegar: 1. Debilitar claramente la autoridad y responsabilidad delegada, preferentemente por escrito, a fin de evitar conflicto, duplicidad de funciones, fuga de autoridad, etc. 2. Especificar claramente, metas y objetivos de la funcin delegada 3. Capacitar al personal en quien se va a delegar 4. Establecer estndares de actuacin de tal manera que se fomente la iniciativa, creatividad y lealtad hacia la organizacin 5. Convenir sobre las reas de no delegacin 6. El directivo deber mostrar inters en el desempeo del empleado, en relacin con la funcin delegada 7. Reconocer el buen desempeo y confiar en los subordinados Mando El ejercicio de la autoridad o mando, asume dos formas: rdenes Instrucciones A. La orden es el ejercicio de autoridad a travs de la cual un supervisor transmite a un subordinado la indicacin de que una actividad debe ser realizada. Para que sea efectiva, deben considerarse los siguientes factores: Aspectos motivadores que deben emplearse al transmitir la orden Transmitir adecuadamente a) Por escrito b) Con claridad y precisin Explicar y fundamentar la necesidad de que se cumpla la orden Oportunidad; elegir el momento y lugar ms apropiado para transmitir la orden B. Instrucciones: Son las normas que habrn de observarse en situaciones de carcter repetitivo; los medios ms convenientes para transmitirlas son los instructor y las circulares. Al emitirlas, es necesario considerar los aspectos que se enumeraron en el caso de las rdenes Reglas para el mejoramiento de la comunicacin La American Managemente Association se refiere a las siguientes reglas como los diez mandamientos de la comunicacin y sugiere que deben aplicarse al comunicar y delegar autoridad:

1. Aclarar ideas antes de comunicar 2. Determinar y evaluar el verdadero propsito de cada mensaje 3. Considerar el ambiente organizacional e individual 4. Planear las comunicaciones asesorndose con la opinin de otros miembros de la organizacin 5. Tener cuidado al comunicar: con las actitudes, sobretonos y el contenido bsico del mensaje 6. Aprovechar la oportunidad para emitir algo de valor, o ayuda, al receptor 7. Seguir y evaluar la comunicacin 8. Oportunidad en cuanto a tiempo y lugar 9. Apoyar la comunicacin con las acciones propias del emisor 10. Tratar no slo de ser comprendido sino de comprender; escuchar con empata Liderazgo: La supervisin consiste en vigilar a los estudiantes de tal forma que las actividades se realicen ademadamente. Este trmino por lo general a niveles jerrquicos inferiores, aunque todo administrador, en mayor o menor grado, lleva a cabo esta funcin; por esto, de acuerdo con el personal criterio de los autores, se considerar la supervisin, el liderazgo y los estilos generales, como sinnimo, aunque referidos a diversos niveles jerrquicos. El liderazgo, o supervisin es de gran importancia para la empresa, ya que mediante l se imprime la dinmica necesaria a los recursos humanos, para que logren los objetivos. En esta funcin confluyen todas las etapas de direccin anteriormente estudiadas y su importancia radica en que de una supervisin efectiva depender: La productividad del personal para lograr los objetivos La observancia de la comunicacin La relacin entre jefe-subordinado La correccin de errores La observancia de la motivacin y del marco formal de disciplina Por tanto, el liderazgo est ligado con la supervisin y de acuerdo con los diversos estilos de liderazgo que existan en la empresa, variar el grado de eficiencia y productividad dentro de la misma. Existen distintos tipos de teoras gerenciales, una de las ms importantes relativas a la supervisin, es la que crearon Blake y Mouton y que se refiere al grid administrativo (rejilla o tablero administrativo). Despus de varios aos de investigaciones, estos autores han concluido existen hasta 81 estilos de supervisin, pero que bsicamente existen cinco de cuyas combinaciones se originan todos los dems.

Demuestran los estilos de gerencia en una grfica, en la cual el eje horizontal constituye el inters hacia la produccin y el eje vertical, el inters hacia las personas.