FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA EJERCITO NACIONAL

PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS DE CALIDAD

MACROPROCESO: Direccionamiento Estratgico PROCESO: Gestin de Calidad Fecha de emisin: 2009-05-08

MD-CGFM-CE-JEM-DIPLA-P-002

Cdigo:

Versin: 1

Nmero de Pginas: 11

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Procedimiento Control de Registros Control de Actualizaciones

Actualizacin a la versin No. 0 1

Actualizacin realizada Procedimiento Inicial Se actualizo el contenido general del Procedimiento

Fecha de emisin 2008-01-01 2009-05-08

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Procedimiento Control de Registros

CONTENIDO

1. 2. 3. 4. 5. 5.1 5.1.1 5.1.2. 5.1.3 5.1.4 5.1.5 5.1.6 5.1.7 5.2 6. 7.

OBJETIVO:4 ALCANCE:.4 CONTROL:.4 DEFINICIONES: 4,5,6 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES:..6 CONDICIONES GENERALES6 Identificacin del Registro7 Recuperacin del Registro..7 Tradiccin del Registro.7 Retencin .................................................................................................. 8 Disposicin final del Registro ..................................................................... 8 Almacenamiento del Registro .................................................................... 8 Control y distribucin de registros externos..9 FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES:...10,11 DOCUMENTOS RELACIONADOS..11 NORMAS Y POLITICAS.11

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Procedimiento Control de Registros 1. OBJETIVO:

Establecer una metodologa para el control de registros del Sistema de Gestin de la Calidad del Ejrcito Nacional, de tal forma que se puedan identificar, almacenar, proteger, recuperar, definir tiempos de retencin y definir su disposicin final. 2. ALCANCE:

Este procedimiento aplica a todos los registros del Sistema de Gestin de la Calidad del Ejrcito Nacional, con el propsito de proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos, as como de la operacin eficaz, eficiente y efectiva del Sistema de Gestin de la Calidad. Para el control de registros de calidad, se utilizan: - Listado Maestro de Registros (DIPLA-R-016) - Tablas de Retencin Documental. 3. CONTROL:

La Direccin de Planeacin establece las directrices para lograr un apropiado control de los registros que pertenecen al Sistema de Gestin de la Calidad y su funcin ser velar por el conocimiento, entendimiento y aplicacin de los mismos. Los lderes del proceso son los responsables del cuidado de sus registros y deben informar a la Direccin de Planeacin cualquier novedad o modificacin. Para la administracin de los registros se debe tener en cuenta el Manual de Contrainteligencia No. FFMM-2-2 de carcter reservado del Comando General de las Fuerzas Militares, en donde se clasifican documentos y registros de acuerdo con la informacin que contienen en: Confidencial, Restringido, Reservado, Secreto, Ultrasecreto, Exclusivo de Comando. 4. DEFINICIONES: Almacenamiento de los registros: definicin del sitio en el cual se archiva temporal o definitivamente un registro relacionado con el sistema de calidad. (ya diligenciados).
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Procedimiento Control de Registros Archivo Central: Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestin de la entidad, que siguen siendo vigentes y objetos de consulta. Archivo de Gestin: Aquel en el que se rene la documentacin en trmite, sometida a continua utilizacin y consulta administrativa. Disposicin Final de Registros: Se refiere a los procesos que se deben aplicar una vez vencidos los trminos en los archivos de gestin y central. Conservacin de un registro: establecimiento de las condiciones ambientales apropiadas para que los registros de calidad se conserven durante un tiempo determinado en las condiciones requeridas para su posterior consulta (seguridad, condiciones ambientales, fcil acceso). Consulta de los registros: disponibilidad o accesibilidad a cada registro en particular, para garantizar los niveles de seguridad de la informacin. Los registros pueden ser consultados por personal diferente a los cargos indicados, bajo la responsabilidad y con la autorizacin del Jefe de la dependencia o responsables del documento. Organizacin de registros: actividad que consiste en definir el criterio para agrupar los registros de tal manera que la consulta sea gil. Ejemplo: por proveedor, por dependencia, etc. Identificacin de un registro de calidad: nombre y/o cdigo con el que se reconoce a cada registro (formato). Listado Maestro de Registros: ndice utilizado para describir en forma ordenada, los formatos, planes de accin, cronogramas, actas, planillas, informes, formatos e informes de revistas Legibilidad: que pueda leerse la informacin contenida en el registro. Proteccin: asegurar la integridad de los registros durante todo su periodo til. Recuperacin de los registros: actividad que permite identificar / consultar los registros con prontitud cuando sean requeridos. Este aspecto involucra la identificacin y almacenamiento como variables indispensables para la recuperacin.
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Procedimiento Control de Registros Registro: documento que suministra evidencia objetiva de las actividades efectuadas o de los resultados alcanzados. Tiempo de Retencin: Es el plazo en trminos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestin o en el archivo central, tal como se asigna en la tabla de retencin documental, los tiempos de retencin estn establecidos por trminos legales y/o polticas de la Institucin (ley 594 de 2000). Tablas de Retencin Documental: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES: CONDICIONES GENERALES Los registros del Sistema de Gestin de Calidad deben permanecer, legibles, fcilmente identificables y recuperables. No deben contener enmendaduras y deben ser elaborados en tinta. Los registros pueden mantenerse en cualquier forma, ya sea como documentos fsicos o magnticos. El almacenamiento debe ser apropiado para el medio, de tal forma que se reduzca el riesgo de deterioro, dao o prdida. Los registros deben permanecer en sitios de fcil acceso, donde puedan ser consultados en forma permanente, eso si, teniendo en cuenta lo definido en el Manual de Contrainteligencia No. FFMM-2-2 (Grado de Seguridad). Los jefes de dependencia son responsables de manejar sus registros, de diligenciar y actualizar el Listado Maestro de Registros del Sistema de Gestin de la Calidad (DIPLA-R-016), correspondiente a su dependencia y velar porque los registros obsoletos sean recolectados y se les aplique la disposicin final segn lo establecido en las TRD (Tablas de Retencin Documental) y/o en el Listado Maestro de Registros.

5. 5.1

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Procedimiento Control de Registros Nota: Se debe tener en cuenta lo dispuesto en la Directiva N 18190/2005 que trata sobre el Plan para la implementacin del nuevo sistema de organizacin y administracin de archivos del Ejrcito Nacional emitida por la Ayudantia General, en cuanto a la elaboracin de las Tablas de retencin documental y la administracin de archivos. El control de registros debe diligenciarse en cada dependencia de acuerdo con los siguientes parmetros: 5.1.1 Identificacin del Registro Ejemplo Identificacin Cdigo MD-CGFM-CE-JEM-DIPLA-R-014 Nombre Listado maestro de reglamentacin (NORMOGRAMA)

Cdigo: Es diferente al cdigo de las series y tipos documentales de las TRD (Tablas de Retencin Documental), corresponde al cdigo asignado al registro dentro del Sistema de Gestin de Calidad. Nombre: Nombre o ttulo del registro En el caso de los registros de origen externo, se relacionar el nmero de radicacin asignado por correspondencia.

5.1.2. Recuperacin del Registro Cada una de las dependencias responsable del proceso donde se genera el registro, debe identificar el funcionario responsable del almacenamiento de los registros (de acuerdo con su identificacin) y de administrar el control en cuanto a los periodos de permanencia en cada fase de archivo. 5.1.3 Tradicin del Registro Ejemplo Tradicin Original Copia X
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Procedimiento Control de Registros Se debe especificar si el registro se encuentra en original o copia 5.1.4 Retencin Ejemplo Retencin Archivo Archivo Gestin Central 2 3 Corresponde al tiempo (aos) que el registro debe permanecer almacenado tanto en el archivo de gestin como en el archivo central. 5.1.5 Disposicin final del Registro Ejemplo Disposicin Final CT, E, M S CT

Se debe identificar la disposicin final de cada registro de calidad despus de haber estado en el archivo central CT E M S Conservar Totalmente Eliminar Microfilmar Seleccionar

5.1.6 Almacenamiento del Registro Los registros de calidad deben almacenarse en el archivo de gestin de la dependencia responsable del proceso donde se genera el registro segn lo dispuesto en el tiempo de retencin y posteriormente en el archivo central. Los registros de calidad deben estar debidamente archivados, identificados, ya sea que estn en medio fsicos (papel) o medio magntico.
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Procedimiento Control de Registros Los registros de calidad almacenados electrnicamente deben tener un respaldo y realizar (backup) peridicamente. Ejemplo Almacenamiento Archivo de cada Jefatura En carpeta AZ Reglamentacin

Identifica el lugar donde se encuentran almacenados los registros en la dependencia, los registros pueden estar almacenados en forma fsica o en forma magntica. 5.1.7 Control y distribucin de registros externos Los Registros son recepcionados en la oficina de Cancillera del Ejrcito y distribuidos a la dependencia correspondiente, quien es la encargada de distribuirlos, controlar su uso, y mantener la actualizacin vigente. Estos registros se identifican por el cdigo y/o nombre de la entidad que lo emite.

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Procedimiento Control de Registros 5.2 FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES:

Flujograma
Inicio Determinar la necesidad de los Registros 1.Determinar: Cada dependencia determina los registros de la documentacin del Sistema de Gestin de Calidad. 2. Establecer el plazo en trminos de tiempo en que los registros deben permanecer en el archivo de gestin o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retencin documental, los tiempos de retencin estn establecidos por trminos legales y/o polticas de la Institucin (ley de archivo 594 de 2000). 3. Asignar: Se asigna el nombre y/o cdigo con el que se reconoce a cada registro. Identificar el registro Los registros son revisados por la Direccin de Planeacin del Ejrcito, en cuanto a la metodologa y la asignacin del cdigo correspondiente. De acuerdo al Procedimiento Control de Documentos 4. Diligenciar: Los funcionarios responsables deben diligenciar los registros correspondientes (de acuerdo con los procedimientos), que den evidencia del cumplimiento de requisitos o de la realizacin de las actividades. 5. Controlar los registros de calidad, para asegurar su correcta identificacin, correcto almacenamiento, y que se estn cumpliendo las caractersticas que aseguren su proteccin. 6. Los registros del Sistema de Gestin de Calidad, deben ser almacenados en el archivo de la Dependencia responsable del proceso y posteriormente en el archivo central. Puede ser fsico o magntico, para este ltimo se debe contar con la participacin de la Direccin de Informtica, el cual a travs de Back Usps debe peridicamente almacenar la informacin digital estableciendo la metodologa y el tiempo de retencin. 7. Una vez los registros cumplan con los tiempos de retencin estipulados en el listado maestro de registros, gestionar su paso al archivo correspondiente y / o dar tratamiento de acuerdo con la disposicin final establecida. Jefes, Directores o Coordinadores

Descripcin de la Actividad

Responsable

Determinar el tiempo de retencin de los registros

Jefes, Directores o Coordinadores

Director de Planeacion y Administrador de Documentos de DIPLA,

Diligenciar los registros

Jefes, Directores o Coordinadores

Controlar los registros de calidad

Jefes, Directores o Coordinadores

Almacenar los Registros

Jefes, Directores o Coordinadores

Disposicin Final

Jefes, Directores o Coordinadores

FIN

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Procedimiento Control de Registros 6. 7. DOCUMENTOS RELACIONADOS Listado Maestro de Registros DIPLA-R-016 Tablas de Retencin Documental (TRD) Manual de Contrainteligencia No. FFMM-2-2 NORMAS Y POLITICAS Disposiciones del Archivo General de la Nacin: Acuerdo No. 60 del 30 Octubre de 2001 sobre la administracin de las comunicaciones Oficiales en las entidades pblicas. Ley 527 de 1999 sobre acceso y manejo de los mensajes de datos, del comercio electrnico y de las firmas digitales Ley 594 de 2000 sobre Ley General de Archivos. Sistemas de Gestin de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario (NTC -ISO - 9000: 2000) Sistemas de Gestin de la Calidad. Requisitos (NTC - ISO -9001: 2000) Sistema de Gestin de la Calidad para la rama ejecutiva del poder publico y otras entidades prestadoras de servicios (NTCGP -1000:2004)

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