UNIVERSIDAD AUTNOMA DE BAJA CALIFORNIA FACULTAD DE CONTADURA Y ADMINISTRACIN Anlisis financiero Lic. En Administracin de Empresas Unidad I.

Administracin Financiera en la Organizacin

Duracin: 30 horas Competencia de la unidad: Identificar de manera responsable los estados financieros como un medio para proporcionar informacin financiera para satisfacer las necesidades de los diversos usuarios.

1.1 Definicin de Finanzas

Cuando deseamos iniciar un negocio, uno de los puntos que se tratan de resolver es la adquisicin de los fondos necesarios para la puesta en marcha de la empresa. Cuando el negocio tiene que realizar su planeacin del siguiente perodo tambin deber resolver el problema de la economa de la empresa, su obtencin de recursos y su correcta aplicacin. El administrador financiero entonces tiene que resolver las siguientes preguntas:
Cuales son los recursos con que cuenta la empresa? Cmo aplicarlos adecuadamente en la empresa?

Cuales son las necesidades de dinero que tiene?

A qu fuentes de financiamiento se puede recurrir?

Unidad I. Administracin financiera en la organizacin LAE. Samuel Gmez Patio

UNIVERSIDAD AUTNOMA DE BAJA CALIFORNIA FACULTAD DE CONTADURA Y ADMINISTRACIN Anlisis financiero Lic. En Administracin de Empresas
Fig. 1.1. Las preguntas que debe contestarse el administrador financiero

El administrador financiero tiene entonces la responsabilidad de encontrar la frmula que le ayude a la empresa a desarrollar la vital funcin de las finanzas. Se puede resumir entonces que las Finanzas son las tcnicas aplicadas a la investigacin de las necesidades monetarias de la empresa, el conocimiento de los recursos disponibles y de las fuentes de financiamiento a las que se puede recurrir para cubrir sus necesidades y a su vez el manejo correcto de los recursos que se obtienen para optimizarlos y lograr los objetivos de la empresa. Lawrence J. Gitman define a las finanzas como el arte y la ciencia de administrar dinero. Casi todos los individuos y organizaciones ganan u obtienen dinero, y gastan o invierten dinero. Las finanzas se relacionan con el proceso, las instituciones, los mercados y los instrumentos que participan en la transferencia de dinero entre personas, empresas y gobiernos.

1.2 Por qu debemos estudiar Finanzas?

El principal objetivo financiero de una empresa es incrementar al mximo la riqueza de sus propietarios. Esto significa casi lo mismo que incrementar al mximo las utilidades, con excepcin de que medir la riqueza toma en cuenta la oportunidad de las utilidades. En consecuencia, las compaas tratan de obtener utilidades y evitar las prdidas. El objetivo debe ser entonces, alcanzar las metas de los propietarios (accionistas) de la empresa. En el caso de sociedades annimas o corporaciones, los dueos no son, por lo comn, sus directores. La funcin de los administradores no es alcanzar sus propios objetivos; consiste, ms bien, en incrementar lo ms ampliamente posible los beneficios de los propietarios. Algunos creen que el objetivo de un empresario es invariablemente Maximizar las utilidades. Otros piensan que es la Maximizacin de la riqueza. Esto ltimo es el planteamiento preferido por las siguientes razones: 1. El rendimiento realizable para el accionista o propietario: La riqueza o caudal del accionista se mide por el precio de sus acciones en el mercado. Si un accionista desea vender sus acciones, debe hacerlo al precio que prevalece en el mercado (y no a las utilidades esperadas), el valor de mercado de la accin demuestra la riqueza del accionista, y entre mayor sea este, mayor ser la utilidad por la venta de sus acciones. 2. Perspectivas a largo plazo: La maximizacin de utilidades tiene como consecuencia obtener mayores rendimientos inmediatos, en cambio maximizar el valor de la empresa da una oportunidad de generar al tiempo una mayor ganancia que finalmente el propietario o accionista vera con mayor agrado. Una forma de obtener mayores ganancias a corto plazo, es no realizar inversiones en equipo nuevo o tecnologa, pero es obvio, que al no tener mejor equipo tampoco tendr mayores oportunidades de mercado, por lo que ganar a corto plazo puede convertirse en lo nico que logren, y perder al seguir utilizando equipo obsoleto o con gastos altos en el mantenimiento. 3. Ordenacin de los rendimientos en el tiempo: Los rendimientos que se pueden obtener en forma ordenada a travs del tiempo pueden dar como consecuencia una utilidad mayor de mercado a las acciones de los propietarios. Al igual que el ejemplo anterior, cuando se invierte a largo plazo, se difiere las ganancias en el tiempo, logrando optimizar los rendimientos obtenidos y mantener el crecimiento de la empresa. 4. Los riesgos: Una premisa bsica de la administracin financiera establece que hay una relacin entre riesgos y rendimientos: Todo accionista espera recibir mayores beneficios a partir de inversiones con mayor grado de riesgo, y viceversa. Al tratar de maximizar la riqueza el administrador determinar el grado de riesgo del accionista, lo cual dar tambin mayor seguridad de sus inversiones al propietario, una vez que se ha planeado el manejo financiero de los recursos y de los rendimientos a travs del tiempo. Se puede lograr a travs de: a) Conseguir una proporcin equilibrada entre el capital aportado por los accionistas y el endeudamiento, a fin de disponer de una autonoma financiera adecuada. 6

Unidad I. Administracin financiera en la organizacin LAE. Samuel Gmez Patio

UNIVERSIDAD AUTNOMA DE BAJA CALIFORNIA FACULTAD DE CONTADURA Y ADMINISTRACIN Anlisis financiero Lic. En Administracin de Empresas
b) Lograr una proporcin equilibrada entre deudas a corto plazo y deudas a largo plazo, a fin de no generar tensiones financieras a corto plazo. c) Alcanzar una cobertura adecuada de los distintos riesgos financieros con los que la empresa debe convivir; por ejemplo, el riesgo de los tipos de inters, el riesgo de los tipos de cambio, el riesgo de la fluctuacin de activos que se cotizan en los mercados burstiles o el riesgo del crdito ligado a la morosidad de la clientela. 5. Distribucin de los rendimientos: Muchos accionistas desean recibir dividendos regulares, independientemente de su magnitud. La seguridad de que los accionistas reciban el rendimiento esperado tiene un efecto positivo en los precios de cotizacin de las acciones. Ya que la riqueza de cada accionista es igual al valor de todos sus activos en el mercado menos el valor de sus pasivos, un incremento en la cotizacin de las acciones de la empresa en el mercado aumentar la riqueza del accionista. 6. Disponer de un nivel adecuado de liquidez, a fin de poder afrontar los diferentes compromisos de pago: Al financiar adecuadamente las necesidades de inversin en activos circulantes, y lograr el equilibrio entre cobros y pagos a corto plazo, evita dificultades de tesorera en el manejo de los efectivos de la empresa, y por tanto, el costo adicional del manejo del dinero a corto plazo. Cuando el administrador financiero determina lograr la maximizacin de la riqueza de la empresa, determina que el negocio debe crecer en todos los mbitos posibles: tecnologa, equipo, capital, posicin de mercado y personal. Como la perspectiva es a largo plazo, el administrador invertir en equipo que pueda darle una productividad mayor durante muchos aos, por ejemplo, un equipo de transporte que no le ocasiona gastos de mantenimiento excesivos, y que adems su rendimiento ser mayor. Para continuar compitiendo en el mercado, adoptar o crear nueva y mejor tecnologa, que le pueda dar mayores satisfacciones al elevar su productividad, y por supuesto tendr que buscar que sus empleados sean de los ms altos rendimientos, as seleccionar los mejores pero tambin invertir en su capacitacin lo cual debe redundar en personal de mejor calidad que se mostrar en sus productos o servicios, y por supuesto redituar en sus utilidades a largo plazo. Por ltimo, al hacer crecer la empresa, los empresarios cumplirn con una funcin social importante: creando fuentes de empleo que benefician a la sociedad, generan mayores oportunidades para los trabajadores y mejores sueldos para aquellos que se preparan dando oportunidades de crecimiento; mejorando los productos y servicios que ofrecen, y generando una riqueza mayor a la ciudad en la que se establecen. An cuando es vlido el objetivo de maximizar las utilidades, podramos decir, que esto ltimo no es preferible porque entonces se crean Las empresas pobres, con empresarios ricos.

1.3 Decisiones Financieras en la Familia y Empresa

Poltica

Unidad I. Administracin financiera en la organizacin LAE. Samuel Gmez Patio

UNIVERSIDAD AUTNOMA DE BAJA CALIFORNIA FACULTAD DE CONTADURA Y ADMINISTRACIN Anlisis financiero Lic. En Administracin de Empresas
Fig. 1.2. Marco de referencia de la administracin financiera

La empresa como todo ente econmico, no se encuentra aislado de los acontecimientos que a su alrededor puedan suceder. El empresario debe estar conciente que puede controlar aspectos internos de su negocio, como la produccin, el recurso humano, el dinero, las actividades de mercadotecnia, etc., pero tambin sabe que los aspectos internos (micro econmicos) se vern afectados por otros factores que no podr controlar, como son la situacin econmica de la regin o pas (una devaluacin o la inflacin), cambios polticos, cambios en la poltica fiscal (aumento de impuestos), o simplemente la estructura econmica que establece el gobierno en cuanto al manejo de su mercado financiero interno, pero que deber tomar en cuenta en la toma de decisiones. A estos factores se le conocen como el aspecto macroeconmico. Sin duda, que el xito o fracaso del negocio, se deber a la rapidez con que la empresa responde a sus cambios ambientales, por lo que se vuelve cada vez ms importante, que los administradores estn atentos a estos cambios y desarrollen sistemas adecuados de informacin que ayuden en la toma de decisiones de quienes dirigen el destino de la empresa.

1.4 Tipos de Empresas

Las formas bsicas de la organizacin empresarial son: a) Empresas con un solo propietario: Son la mayora, dirigidas por una sola persona para beneficio propio. b) Sociedad: formada por dos o ms propietarios que dirigen una empresa para obtener utilidades. Comnmente son ms grandes que las de un solo propietario. c) Sociedad annima: es una entidad de negocios intangible creada por acuerdo legal. Una sociedad annima, llamada con frecuencia entidad legal, posee igual facultad que un individuo, es decir, puede demandar y ser demandada ante la ley, establecer un contrato y ser parte de l, y adquirir propiedades a su nombre.

Un solo propietario
* Los propietarios reciben todas las utilidades * Costos de organizacin reducidos * Ingreso incluido y tasado en la declaracin de impuestos personal del propietario * Independencia * Discrecin total * Facilidad de disolucin

Sociedad
* Obtiene ms fondos que las empresas de un solo propietario * Mayor poder de financiamiento por un nmero ms grande de propietarios * Mayor capacidad administrativa e intelectual * Ingreso incluido y tasado en la declaracin de impuestos del socio

Sociedad annima
* Los propietarios poseen responsabilidad limitada, lo que garantiza que no pueden perder ms de lo que invirtieron * Alcanza un gran tamao debido a la venta de acciones * La propiedad (conjunto de acciones) se transfiere con facilidad * Larga vida de la empresa * Puede contratar gerentes profesionales * Tiene un mejor acceso al financiamiento * Recibe ciertas ventajas fiscales * Por lo general, los impuestos son mayores debido a que se gravan tanto los ingresos corporativos como los dividendos pagados a los propietarios * Organizacin ms costosa que otras formas de negocios * Sujeta a una mayor regulacin gubernamental * Carece de toda discrecin, debido a que los accionistas deben recibir informes financieros

Ventajas

Desventajas

* El propietario posee responsabilidad ilimitada: toda su riqueza se puede utilizar para saldar las deudas * La capacidad limitada para la obtencin de fondos inhibe el crecimiento * El propietario debe tener aptitud para realizar muchas cosas * Dificultad para proporcionar a los empleados oportunidades de carrera a largo plazo * Carece de continuidad cuando el propietario fallece

* Los propietarios poseen responsabilidad ilimitada y podran tener que saldar las deudas de otros socios * La sociedad se disuelve cuando uno de los socios fallece * Dificultad para liquidar o transferir la sociedad

Tabla 1.1 Organizaciones legales: ventajas y desventajas

Unidad I. Administracin financiera en la organizacin LAE. Samuel Gmez Patio

UNIVERSIDAD AUTNOMA DE BAJA CALIFORNIA FACULTAD DE CONTADURA Y ADMINISTRACIN Anlisis financiero Lic. En Administracin de Empresas 1.5 El Papel del Financiero en la Empresa
Para entender adecuadamente cual es el papel del administrador financiero dentro de las empresas consideremos primero lo siguiente: separar la funcin contable de la funcin de la administracin financiera. La funcin contable se refiere al registro y clasificacin en forma lgica y sistemtica de las operaciones econmicas y financieras que efecta una ENTIDAD, mismas que en forma sintetizada se plasman en una serie de documentos llamados ESTADOS FINANCIEROS, los cuales reflejan los resultados de un perodo (UTILIDAD o PERDIDA), as como la situacin financiera a una fecha determinada; en general se puede decir que esta es la funcin del Contador Pblico. La contabilidad financiera es una tcnica que se utiliza para producir sistemtica y estructuradamente informacin cuantitativa expresada en unidades monetarias de las transacciones que realiza una entidad econmica y de ciertos eventos econmicos identificables y cuantificables que la afectan, con el objeto de facilitar a los diversos interesados el tomar decisiones en relacin con dicha entidad econmica. El objetivo fundamental de la contabilidad es proporcionar informacin financiera sobre las transacciones que efecta y de ciertos eventos econmicos que la afectan. La unidad de medida de la contabilidad es el dinero, por lo tanto, las transacciones y los eventos econmicos deben ser susceptibles de cuantificarse en dinero. (De acuerdo al boletn A-1, de la serie A, de los principios contables bsicos). Mientras tanto, la administracin financiera es definida por las funciones y responsabilidades de los administradores financieros. Las funciones bsicas del administrador financiero se pueden resumir en las siguientes: 1.- Anlisis y planeacin de actividades financieras: Se deben de transformar los datos contables de modo que puedan utilizarse para vigilar la posicin financiera de la empresa, evaluar la necesidad de incrementar la capacidad productiva y determinar el financiamiento adicional que se requiera. 2.- Determinacin de la estructura de activos de una empresa: El administrador financiero determina la composicin (importe monetario) y el tipo de activos que se sealan en el Balance de la empresa. Una vez que se determina la composicin, el administrador financiero debe determinar y tratar de mantener ciertos niveles ptimos para cada tipo de activo circulante; tambin debe determinar cuales son los mejores activos fijos que deben adquirirse y el momento adecuado de su reemplazo. 3.- Manejo de la estructura financiera de la empresa: Esta funcin se ocupa del pasivo y del capital. Deben tomarse 2 decisiones fundamentales acerca de la estructura financiera de la empresa: PRIMERO.- Determinar la composicin mas adecuada de financiamiento a corto y a largo plazo. Esta decisin afecta la rentabilidad y la liquidez general de la empresa. SEGUNDO.- Determinar cuales fuentes de financiamiento a corto o a largo plazo son mejores para la organizacin en un momento dado. El administrador financiero reconoce entonces su necesidad de fondos y determina el volumen adecuado para invertir en la empresa, proponiendo el ndice de crecimiento del negocio. Dentro de su inversin el administrador debe sealar que tipo de activos ocupar y que cantidad de dinero es necesario invertir en ellos, por ejemplo: la cantidad de inventario adecuado, el volumen de cuentas por cobrar que soporta la empresa, o el efectivo depositado en sus cuentas bancarias, y en cada uno de ellos su manejo correcto. Cuando la empresa desea invertir en activos que le produzcan (activos fijos), debe determinar que tipo de bienes y cuando reemplazarlos para optimizar su uso, ejemplos de inversiones en maquinaria y equipo, edificios o equipo de transporte, deben ser adecuadamente administrados y desechados en el momento adecuado, esto es, cuando se convierten en un alto gasto por su mantenimiento (por ejemplo: maquinaria en mal estado), o por su obsolescencia (el equipo de computo, cuando est ya no es til al negocio).

Unidad I. Administracin financiera en la organizacin LAE. Samuel Gmez Patio

UNIVERSIDAD AUTNOMA DE BAJA CALIFORNIA FACULTAD DE CONTADURA Y ADMINISTRACIN Anlisis financiero Lic. En Administracin de Empresas
Pero tambin se requiere determinar que tipo de fondos sern necesarios para soportar el financiamiento ms adecuado, ya que fondos caros (altas tasas de inters), pueden afectar tanto las utilidades del ente econmico (su rentabilidad), como su capacidad para cumplir con sus obligaciones inmediatas (su liquidez). As, se determinar, las fuentes de financiamiento ms adecuadas en forma (hipotecas, crditos a corto plazo, acciones, etc.) y tiempo (a corto o a largo plazo). Las funciones anteriormente descritas que realiza el administrador financiero, son llevadas a cabo a travs del proceso de la administracin en sus cuatro etapas principales: Planeacin, Organizacin, Direccin y Control Financiero. 1. Planeacin financiera: Consiste en decidir por anticipado los recursos que se obtendrn y el uso adecuado que se les dar a los mismos a fin de obtener el objetivo financiero de la empresa. Comprende la previsin, la cual permite estudiar simultneamente varias alternativas y decidir en la etapa de planeacin aquella alternativa con la cual debe trabajar la empresa para conseguir su objetivo. Los planes y presupuestos financieros proporcionan mapas de las trayectorias a seguir para alcanzar los objetivos de la empresa. Adems, estos instrumentos proporcionan una estructura para coordinar las diversas actividades de la empresa, adems de que actan como un mecanismo de control para establecer un patrn de financiamiento respecto al cual pueden evaluarse los resultados reales. Dos aspectos son fundamentales en el proceso de la planeacin financiera: el efectivo y las utilidades. La primera, que por lo general se realiza al elaborar el presupuesto de caja o efectivo, debe su importancia al hecho de que el dinero efectivo es el elemento primordial de la empresa; de no contar con una cantidad de efectivo adecuada (sin importar el nivel de utilidades) la empresa perdera solvencia y acabara en la bancarrota. La planeacin de las utilidades generalmente se lleva a cabo con estados financieros pro-forma que muestran niveles anticipados de utilidades, activos, pasivos y capital. Los presupuestos de efectivo y los estados financieros pro-forma no solo son tiles para la planeacin financiera interna, ya que tambin los acreedores actuales y futuros tienen por costumbre solicitarlos.

Campos Inventarios Cartera Tecnologa Financiacin Utilidades Transacciones

Objetivos especficos Planificacin del abastecimiento Garantizar el flujo adecuado de los fondos lquidos acudiendo a la herramienta de los descuentos Incremento de la productividad, mejoramiento de las calidades y minimizacin de costos Establecimiento de la estructura que auspicie los menores costos de capital Fortalecimiento de la autonoma y retribucin de la inversin a los socios o accionistas Canalizacin adecuada de los fondos aportados por socios o accionistas o suministrados por las entidades del sistema financiero

Tabla 1.2 Ejemplo de objetivos financieros. Gerencia financiera: un enfoque estratgico. Alberto Ortiz Gmez

La planeacin debe cumplir con tres principios bsicos: Precisin: Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genricas, sino con la mayor precisin posible, porque van a regir acciones concretas. Planear ser el mejor es una meta vaga, sera mejor aumentar nuestra rentabilidad un 10% con respecto al perodo anterior. Flexibilidad: Todo plan debe dejar margen para los cambios que puedan ser necesarios, ya sea en razn de una situacin imprevisible, o que sea por que las circunstancias hayan variado. Un cambio en la situacin econmica externa, como una devaluacin, por ejemplo, puede variar los planes proyectados, y el administrador tendr que reaccionar ajustndolos de acuerdo a las nuevas circunstancias. Unidad: Los planes deben ser de tal naturaleza, que pueda decirse que existe uno slo para cada funcin, mismo que integrado a los dems planes de las otras funciones, forman un solo plan general. La

Unidad I. Administracin financiera en la organizacin LAE. Samuel Gmez Patio

10

UNIVERSIDAD AUTNOMA DE BAJA CALIFORNIA FACULTAD DE CONTADURA Y ADMINISTRACIN Anlisis financiero Lic. En Administracin de Empresas
administracin debe consolidar sus planes de tal manera que persigan un solo fin, sin importar el rea de la empresa de la que se trate. Algunos ejemplos de las herramientas de la planeacin financiera son: El presupuesto de caja o efectivo: Es la representacin numrica de las entradas y salidas del efectivo de la empresa. Su finalidad es anticipar los movimientos econmicos en efectivo y determinar los saldos probables en perodos determinados. El pronstico de ventas: Debe determinarse por anticipado las ventas probables de un perodo determinado, ya sea mensual, semestral, anual, etc.; y puede basarse en tcnicas de estadsticas o de comparacin con otros perodos. Estados financieros pro-forma: Los documentos financieros pueden ser proyectados de tal manera que representan la posicin financiera planeada a un futuro determinado. La empresa podra entonces realizar un Balance General Pro-forma, o un Estado de Resultados Pro-forma, documentos que representaran la situacin financiera esperada con relacin a sus activos, pasivos o capital, o de sus ventas, costos, gastos y utilidades. Anlisis del punto de equilibrio (planeacin de utilidades): La empresa determina en forma grfica o matemtica la igualdad entre sus ingresos y costos, el punto donde puede planear y verificar la sensibilidad de sus precios de venta contra sus costos. Le ayuda a determinar las probables utilidades a diferentes precios de venta y considerando sus costos fijos y variables. Anlisis de apalancamiento operativo o financiero: La empresa puede financiarse con los recursos obtenidos a travs de sus ventas y que se ven afectados de acuerdo al nivel de los costos y los gastos de operacin; pero en algunas ocasiones, el financiamiento requerido por la empresa le ocasiona gastos financieros, que afectan las utilidades operativas reflejando una disminucin que puede ser sensible para la utilidad financiera. 2. Organizacin financiera: Consiste en el agrupamiento de las actividades necesarias para llevar a cabo los planes a travs de unidades administrativas, definiendo las relaciones jerrquicas entre ejecutivos y estableciendo la comunicacin en los sentidos vertical y horizontal, dentro de esas unidades. El agrupamiento deber hacerse en forma lgica y armonizando las actividades que son afines. Algunas formas de organizarse de acuerdo a las diversas necesidades del empresario pueden ser: por divisiones, departamentos, unidades, funciones, productos, zonas, clases, etc. La estructura organizacional depende del tamao, del giro o de la cultura desarrollada del negocio, pero la parte importante de como organizarse es de que cumpla los objetivos que se pretenden alcanzar, esto es, que haya congruencia entre lo que queremos lograr y en el como lo queremos hacer. Un ejemplo de estructura organizacional lo podemos observar en la figura 1.3 donde se puede ver que el tamao del negocio es grande por lo que requiere de una estructura organizacional que pueda guiar y tomar decisiones ms complejas que en un negocio ms pequeo y de igual importancia. Algunos principios organizacionales ms importantes a tomar en cuenta pueden ser: Especializacin: El lograr agrupar actividades afines, y que sean realizadas en forma continua por el mismo puesto puede ayudar a evitar errores o retrasos en el trabajo como consecuencia de que el personal responsable, aprende a realizar y tomar decisiones cotidianas gracias a la especializacin que se puede lograr por la familiaridad del trabajo y su responsabilidad. La gerencia debe evitar que el trabajo pueda convertirse en una rutina, de tal manera que el trabajador descuide por cansancio o por aburrimiento su labor. Unidad de mando: Debe responsabilizarse y jerarquizar la autoridad, quedando definido de tal manera que se pueda ejercer, delimitando las funciones y obligaciones de cada puesto evitando las confusiones debido a la falta de comunicacin o simplemente al desconocimiento sobre las lneas de mando. Adems, debe reconocerse una lnea de autoridad nica para cada grupo de responsabilidades. Autoridad-responsabilidad: Una mxima administrativa puede ilustrar este principio: A mayor responsabilidad debe haber mayor autoridad, y viceversa, sin duda, uno de los errores ms graves cometidos dentro de las estructuras administrativas, es el que al dar mayores responsabilidades dentro de la jerarqua organizacional, es frecuente no delegar mayor autoridad, lo que puede ocasionar falta de respeto, el no obedecer a quin ordena, o simplemente falta de comunicacin entre responsables y ejecutantes de la labor. Debemos recordar siempre que la autoridad la podemos delegar, pero la responsabilidad no, ya que esta ltima la compartimos con los subalternos.

Unidad I. Administracin financiera en la organizacin LAE. Samuel Gmez Patio

11

UNIVERSIDAD AUTNOMA DE BAJA CALIFORNIA FACULTAD DE CONTADURA Y ADMINISTRACIN Anlisis financiero Lic. En Administracin de Empresas
3. Direccin financiera: La funcin de la direccin en materia financiera corresponde a los ms altos niveles de la administracin de la empresa; an cuando para ello se realice con el asesoramiento de todo el staff administrativo (interno y/o externo), y consiste fundamentalmente en vigilar que los objetivos operacionales de la entidad se logren de una manera coordinada dictando las ordenes necesarias para obtener los objetivos precisados en la planeacin, dentro de la estructura determinada en la organizacin y con los elementos obtenidos al integrar el staff administrativo, todo lo anterior, en conjunto deben lograr las metas generales de la organizacin. Es importante pues, que exista una adecuada motivacin, comunicacin y coordinacin funcional; est es una de las responsabilidades de mayor exigencia para los administradores, ya que no solo se ordena que y como debe hacerse, sino que tambin debe vigilar que se realice adecuadamente y segn lo planeado por la alta direccin. El fracaso de muchas empresas, no est fuera de ella, sino internamente con los malos administradores que no logran en forma adecuada, dirigir a sus empresas, de ah que se diga No hay malos negocios, hay malos administradores. 4. El control financiero: Implica verificar hasta que grado los objetivos y metas de entidad se han logrado y ello mediante la informacin que proporcionan sus sistemas de control. En est etapa se vuelve importante el uso de un sistema de informacin y normas confiables, que asegure que se obtengan y utilicen los recursos apropiados de modo efectivo y eficiente para alcanzar los objetivos de la empresa. Las herramientas de planeacin sirven entonces para comparar los resultados que se estn obteniendo contra lo esperado, por lo que se convierten tambin en herramienta de control. Algunos tipos de control contable y financiero son: Los sistemas generales de contabilidad, la auditoria interna y externa, el anlisis y evaluacin financiera y el control presupuestal. Despus de esto, se puede concluir que la funcin contable sirve para recopilar y mostrar en informes financieros, los eventos realizados por cualquier entidad econmica; y la funcin financiera, identifica las necesidades y problemas financieros mostrados en los resmenes financieros, por lo que ayuda a la toma de decisiones dentro de las empresas, pblicas o privadas, grandes o pequeas, y no necesariamente llevada a cabo por alguna carrera en especial, sino por aquellos que tienen la capacidad de visualizar a la empresa y tomar los caminos correctos para cumplir con sus expectativas de grupo. CONSEJO DE DIRECTORES PRESIDENTE
(Director Ejecutivo)

VICEPRESIDENTE
Operaciones

VICEPRESIDENTE
Finanzas (Director Financiero)

VICEPRESIDENTE
Mercadotecnia

TESORERO
Elaboracin de presupuestos de capital Administracin de efectivo Relaciones bancarias comerciales y bancarias de inversin Administracin de crdito Desembolso de dividendos Planeacin y anlisis financiero Relaciones de Inversionistas Administracin de pensiones Seguro/administracin del riesgoAdministracin Unidad I. Planeacin y anlisis fiscal

CONTRALOR
Contabilidad de costos Administracin de costos Procesamiento de datos Libro mayor general (nmina, cuentas por pagar/por cobrar) Reporte al gobierno (ISR, IVA) Control interno Preparacin de estados financieros 12 Preparacin de presupuestos financiera proyecciones Preparacin de en la

organizacin LAE. Samuel Gmez Patio

UNIVERSIDAD AUTNOMA DE BAJA CALIFORNIA FACULTAD DE CONTADURA Y ADMINISTRACIN Anlisis financiero Lic. En Administracin de Empresas
Fig. 1.3 Organigrama de una empresa de gran tamao

Nivel

Gestin Control
Consejo Directivo Gerencia General

De Mando Alta Direccin

Estratgica

Global

De Direccin General Mandos Superiores

Gerente de Produccin

Gerente de Ventas

Gerente de Finanzas

Gerente de Personal

Funcional

Logstica De Direccin Divisional o Funcional Mandos Intermedios De Ejecucin Operadores Tctica

Contralor Tesorero

Operacional

Operativa

Ayudante

Ayudante

Fig. 1.4 Nivel de la direccin y del control financiero

1.6 Usuarios de la Informacin Financiera

Los Estados Financieros interesan desde un punto de vista interno a la organizacin, as como desde un punto de vista externo o del pblico en general y se justifican por el inters que ellos tienen en nuestra empresa; ellos pueden ser: Interesados internos en la empresa a) Los accionistas, para conocer y valuar su inversin. b) Los gerentes, para evaluar el xito de su gestin y para fijar polticas administrativas. c) Los trabajadores, para el clculo en la participacin de las utilidades de las empresas. Interesados externos en la empresa a) Los acreedores, como fuente de informacin para que estimen la capacidad de pago de la empresa para cubrir crditos. b) Las instituciones de crdito, para la evaluacin de la solvencia, estabilidad, etc. c) Las personas o empresas a quienes se le solicite aportaciones adicionales de capital, para que estudien y evalen la conveniencia de su inversin. d) Las autoridades de la SHCP, para efectos del clculo de los impuestos que gravan a los ingresos de la empresa. e) Diversas dependencias gubernamentales con relacin a concesiones y franquicias o bien para obtener informacin estadstica, necesaria para orientar las directrices de planeacin del pas. En resumen, varios son los sectores que estn interesados en conocer el nivel de fortaleza de la empresa, para esto debern estudiar los Estados Financieros mediante los mtodos de anlisis que miden

Unidad I. Administracin financiera en la organizacin LAE. Samuel Gmez Patio

13

UNIVERSIDAD AUTNOMA DE BAJA CALIFORNIA FACULTAD DE CONTADURA Y ADMINISTRACIN Anlisis financiero Lic. En Administracin de Empresas
y ponderan stos, de manera que pueda darse respuesta a una gran diversidad de preguntas con relacin a la situacin de la empresa. Objetivo de la Informacin Financiera Los estados financieros deben cumplir con el objetivo de informar sobre la situacin financiera de la empresa en cierta fecha y los resultados de sus operaciones y los cambios en su situacin financiera (flujos de fondos) por el perodo contable terminado en dicha fecha. Los estados financieros son un medio de comunicar informacin y no un fin, ya que no persiguen el tratar de convencer al lector de un cierto punto de vista o de la validez de una posicin. Usuario Externo: Acreedores Clientes Proveedores Propietarios en potencia

Usuario de informaci n

Usuario Interno: Propietarios Administradores Empleados

Instituciones Gubernamentales
Fig. 1.5 Usuarios de la informacin

Los estados financieros deben ser capaces de transmitir informacin que satisfaga las necesidades del usuario de la empresa. Son diversos los usuarios generales de la informacin ya que estos comprenden tanto a los accionistas como a los empleados, acreedores y diversos sectores del gobierno que no tienen acceso a la informacin. En general, la informacin de los estados financieros deben servirles para: Tomar decisiones de inversin y crdito, lo que requiere conocer la capacidad de crecimiento de la empresa, su estabilidad y su rentabilidad. Los principales interesados al respecto seran los que puedan aportar financiamiento, como capital o crdito a la empresa. Evaluar la solvencia y liquidez de la empresa, as como su capacidad para generar fondos. Conocer el origen y las caractersticas de sus recursos para estimar la capacidad financiera de crecimiento, as como el rendimiento de los mismos. Formarse un juicio sobre los resultados financieros de la administracin en cuanto a la rentabilidad, solvencia, generacin de fondos y capacidad de crecimiento.

1.7 Elementos del Sistema de Financiero Mexicano (SFM)

Es el conjunto de instituciones que captan, administran, norman, regulan y dirigen tanto el ahorro como la inversin en el contexto poltico-econmico que brinda un pas. 14

Unidad I. Administracin financiera en la organizacin LAE. Samuel Gmez Patio

UNIVERSIDAD AUTNOMA DE BAJA CALIFORNIA FACULTAD DE CONTADURA Y ADMINISTRACIN Anlisis financiero Lic. En Administracin de Empresas
Emisin de deuda Emisin de capital
Instituciones Financieras

Agentes reguladore s

Organismo s de apoyo

Sistema Financiero

Mercados Financieros Determinar precios Proporcionar liquidez Reducir costo

SHCP BANXICO CNBYV CNSF CONSAR

BMV Indeval AMIB CAVAL Bur de crdito

Agentes deficitarios

Agentes superavitarios

Adquisicin de deuda Adquisicin de capitales

Fig. 1.6 Sistema Financiero Mexicano

Agentes reguladores en Mxico: SHCP: Secretara de Hacienda y Crdito Pblico BANXICO: Banco de Mxico CNBYV: Comisin Nacional Bancaria y de Valores CNSF: Comisin Nacional de Seguros y Fianzas CONSAR: Comisin Nacional del Sistema para el Retiro Organismos de apoyo: BMV: Bolsa Mexicana de Valores AMIB: Asociacin Mexicana de Intermediarios Burstiles CAVAL: Calificadora de Valores Bur de Crdito

1.8 Estados Financieros1 1.8.1 Concepto

En su conjunto es la representacin resumida de todas aquellas operaciones que efecta una Empresa con la finalidad de conocer los resultados correspondientes a un perodo determinado, la situacin financiera a una fecha, los cambios de su situacin financiera de un ejercicio con respecto a otro, y cualquier otra informacin relacionada en materia financiera o econmica. La razn de ser de los estados financieros surge de una necesidad de informacin que los interesados de una empresa (dueos o socios) empezaron a requerir, siendo los primeros la gerencia del mismo y posteriormente los interesados externos como son las instituciones de crdito, acreedores, proveedores, etc., resultando con esto una evolucin en los estados financieros con el entorno econmico y las caractersticas de las entidades emisoras.
1

Apuntes desarrollados con la colaboracin de la Contadora Estela Leonor Venegas Gonzlez

Unidad I. Administracin financiera en la organizacin LAE. Samuel Gmez Patio

15

UNIVERSIDAD AUTNOMA DE BAJA CALIFORNIA FACULTAD DE CONTADURA Y ADMINISTRACIN Anlisis financiero Lic. En Administracin de Empresas
Es evidente que la informacin financiera y las tcnicas contables se han sofisticado y han evolucionado notablemente en los ltimos aos, de acuerdo a las necesidades del usuario. La informacin que sola consistir en un balance que arroja utilidades se ha convertido en un conjunto de estados financieros y notas que sirven para ampliar la informacin financiera que aparece en los mismos, adems de determinar cul es la situacin financiera, resultados de operacin y cambios en la situacin financiera de una empresa. En la actualidad, con la necesidad de informacin ms oportuna, los sistemas de informacin se han sofisticado al grado de actualizar la informacin con tanta rapidez, que los administradores pueden tomar decisiones que le den mayores oportunidades de competencia en el mercado. Esto, se ha convertido en realidad, en parte por el desarrollo de la informtica y el uso de las computadoras y los sistemas de informacin basados en esta herramienta. Se puede considerar actualmente que una empresa sin modernos sistemas de informacin est en desventaja con sus otros competidores, ya que sin estos, tardara mucho tiempo en tomar decisiones y, por lo tanto, perder las oportunidades de mercado.

Estados Financieros Bsicos

Balance General, Estado de Situacin Financiera Estado de Resultados Estado de Cambios en el Capital Contable Estado de Cambios en la Situacin Financiera, Estado de Origen y Aplicacin de los Recursos

Informacin Financiera
Resumen, sntesis, extracto de las operaciones

Estados Financieros Secundarios

Estado de Costos de Ventas Estado de Costos de la Produccin Conciliacin bancaria, etc.

Auxiliares de la informacin
Caja y Bancos Inventarios Cuentas por Cobrar, etc. Fig. 1.7 Cuadro de la Informacin Financiera

1.8.2 Caractersticas de la informacin financiera

La informacin financiera y el proceso de cuantificacin deben cumplir con una serie de requisitos para que satisfaga adecuadamente las necesidades que mantengan vigente su utilidad. Las caractersticas de la informacin financiera son: Contenido Informativo Utilidad Oportunidad Relevante Verdadera Comparable Es el aspecto esencial de que llegue a manos del usuario cuando este pueda usarla para toma de decisiones Indica que su operacin no cambia en el tiempo y la informacin ha sido obtenida aplicando las mismas reglas Implica que las reglas no han sido delibera16

Estable Caractersticas

Unidad I. Administracin financiera en la organizacin LAE. Samuel Gmez Patio

UNIVERSIDAD AUTNOMA DE BAJA CALIFORNIA FACULTAD DE CONTADURA Y ADMINISTRACIN Anlisis financiero Lic. En Administracin de Empresas
de la informacin financiera Confiabilidad Objetiva mente distorsionadas y la informacin refleja la realidad. Permite que el sistema pueda ser duplicado y se puedan aplicar pruebas para comprobar la informacin producida

Verificable

Provisionalidad

Significa que no representa hechos totalmente acabados ni terminados. La necesidad de tomar decisiones obliga a hacer cortes en la vida de la empresa, esto es una limitacin a la precisin de la informacin

Fig. 1.8 Caractersticas de la informacin financiera (segn boletn A-1, serie A principios contables bsicos). Libro: Aplicacin de los Principios de Contabilidad. Autores: C. P. Oscar Snchez / C. P. Calixto M. Moreno

Utilidad: Debe adecuarse a las necesidades del usuario. Para que la informacin financiera sea til debe: Primero: Tener un contenido informativo. Debe presentar como est la entidad y como ha evolucionado con el tiempo. El contenido informativo debe ser: Relevante, que sea capaz de hacer una diferencia en la decisin; Veraz, que incluya eventos realmente sucedidos; y, Comparable, la informacin debe poder compararse con la producida en perodos anteriores y con la de otras entidades, para juzgar su evolucin. Segundo: Que sea oportuna. Que llegue a tiempo al usuario para que pueda tomar decisiones. Esto es posible, hoy en da, gracias a los sistemas de informacin modernos. Confiabilidad: Que el usuario acepte y utilice la informacin. Est caracterstica se refiere a la operacin del sistema, el cual debe ser: Estable, que la informacin se obtenga aplicando las mismas reglas; Objetivo, que las reglas no hayan sido deliberadamente distorsionadas; y, Verificable, el sistema se puede duplicar y auditar, tendr documentos que amparen la informacin financiera. Provisionalidad: Contiene estimaciones para determinar la informacin que corresponde a cada perodo contable, no presenta hechos totalmente acabados o terminados.

1.8.3 Los estados financieros

1.8.3.1 Estado de Situacin Financiera o Balance General Conocido como Estado de Situacin o Posicin Financiera, es el documento que muestra informacin financiera relativa a los recursos y obligaciones de la empresa, a una fecha determinada. Su objetivo es presentar una imagen de la entidad como si todo en ella se hubiera detenido momentneamente. Es un documento considerado esttico (se presenta a hasta una fecha determinada). Ejercicio de Balance General: Empresa Samuel Alfonso Efectivo $ 17,500 Impuestos por pagar Terrenos 82,000 Patentes Documentos por pagar (vencen el Estimacin para cuentas 24,600 25 de septiembre de 2,005) incobrables Primas de acciones ordinarias 30,000 Edificios Acciones ordinarias 100,000 Cuentas por pagar Cuentas por cobrar 27,000 Valores realizables Utilidades retenidas 33,200 Hipotecas por pagar Inventario 35,600 Depreciacin acumulada Presentar al 31 de diciembre de 2001

$ 8,200 9,500 2,000 88,000 16,800 13,200 30,000 28,000

Unidad I. Administracin financiera en la organizacin LAE. Samuel Gmez Patio

17

UNIVERSIDAD AUTNOMA DE BAJA CALIFORNIA FACULTAD DE CONTADURA Y ADMINISTRACIN Anlisis financiero Lic. En Administracin de Empresas

Agrupacin de las cuentas de balance: ACTIVO:

Circulante

Cuentas de presentacin
Efectivo Inversiones

Cuentas de registro
Caja Bancos Depsitos a plazos (valores negociables) Inversiones en valores (acciones, obligaciones, Cetes) (Hasta un ao) Clientes Correspondientes a crditos Documentos por cobrar otorgados. Deudores diversos Dividendos por cobrar Corresponden a importes deIntereses por cobrar vengados. Rentas por cobrar Para empresas comerciales: Almacn o Inventarios (segn el procedimiento) Mercancas en trnsito Anticipo a proveedores Para empresas industriales: Almacn de artculos terminados Mercancas en trnsito Anticipo de proveedores Almacn de materia prima Almacn de produccin en proceso Rentas pagadas por anticipado Impuestos pagados por anticipado Erogaciones efectuadas por Primas, seguros y fianzas pagadas servicios que se van a recibir por anticipado o por bienes que se van a Regalas pagadas por anticipado consumir en el uso exclusivo Intereses pagados por anticipado del negocio, sin el propsito Papelera y artculos de escritorio de venderlos o utilizarlos en pagados por anticipado el proceso productivo. Material publicitario pagado por anticipado No circulante Terrenos Edificios Mobiliario y equipo de oficina Equipo de transporte Equipo de computo Maquinaria y equipo Depreciacin acumulada (por cada activo que se deprecia) Inversiones en acciones (plazo mayor de un ao) Costos de organizacin Costos de instalacin Presentacin de bienes incorpreos que posee una 18

Cuentas por cobrar

Inventarios

Pagos anticipados

Inmuebles, planta y equipo

Inversiones fijas Intangibles

Unidad I. Administracin financiera en la organizacin LAE. Samuel Gmez Patio

UNIVERSIDAD AUTNOMA DE BAJA CALIFORNIA FACULTAD DE CONTADURA Y ADMINISTRACIN Anlisis financiero Lic. En Administracin de Empresas
Mejoras a locales arrendados Crdito mercantil Patentes Depsitos en garanta Amortizacin acumulada (por cada activo intangible)

empresa

PASIVO:
A corto plazo Proveedores Prstamos bancarios Otras cuentas por pagar ISR y PTU por pagar Proveedores Documentos por pagar Prstamos bancarios Acreedores diversos Documentos por pagar Dividendos por pagar Impuestos por pagar (ISR, IMSS) ISR (Impuesto sobre la renta) PTU (Participacin de los trabajadores en las utilidades) A largo plazo Prstamos bancarios Documentos por pagar Hipotecas por pagar, etc. Prstamos bancarios Documentos por pagar Hipotecas por pagar, etc. Obligaciones por pagar a un plazo mayor de un ao.

Obligaciones por pagar hasta un ao.

De acuerdo al plazo de vencimiento las cuentas enlistadas a corto plazo se podrn utilizar a largo plazo. Pasivos diferidos Anticipo sobre ventas Cobros por anticipado Anticipo sobre ventas Rentas cobradas por anticipado Intereses cobrados por anticipado Honorarios cobrados por anticipado

Cantidades recibidas, por servicios que se debern prestar en fecha posterior.

Capital contable Capital social (ordinario y preferente) Supervit pagado (utilidades por venta de acciones) Supervit donado (importe de los obsequios recibidos) Aportaciones a futuros aumentos de capital Resultado del ejercicio Utilidades acumuladas Reserva legal Reserva de reinversin Resultado monetario patrimonial Prdida del ejercicio 19

Capital Contribuido

Capital Ganado Dficit

Unidad I. Administracin financiera en la organizacin LAE. Samuel Gmez Patio

UNIVERSIDAD AUTNOMA DE BAJA CALIFORNIA FACULTAD DE CONTADURA Y ADMINISTRACIN Anlisis financiero Lic. En Administracin de Empresas
Prdidas acumuladas Resultado monetario patrimonial (prdida) 1.8.3.2 Estado de Resultados Es el documento que presenta los ingresos que obtuvo la empresa, los gastos que efectu para obtener dichos ingresos y en consecuencia las utilidades o prdidas que resulten de las operaciones. Ejercicio para elaborar el Estado de Resultados: Empresa: Perla del Socorro Artculos de oficina $ 2,000.00 Gastos de publicidad $ 8,000.00 Devoluciones de clientes 3,500.00 Ventas 203,500.00 Renta del local 4,800.00 Sueldos de vendedores 12,800.00 Costo de artculos vendidos 88,000.00 Impuestos federal y estatal 20,000.00 Primas de seguros 3,000.00 Sueldos de ejecutivos 30,000.00 Ingresos por intereses y dividen10,000.00 Presentar al 31 de diciembre de 1997 dos

AGRUPACION DE LAS CUENTAS DE RESULTADOS:

Procedimiento analtico: Procedimiento Perpetuo: Ventas Descuentos sobre ventas Ventas Devoluciones sobre ventas Rebajas sobre ventas Inventarios Compras Descuento sobre compras Costo de ventas Devoluciones sobre compras Rebajas sobre compras Gastos de venta Gastos de administracin Otros gastos Intereses pagados Intereses cobrados Comisiones pagados Comisiones cobradas Utilidades o prdida por devaluacin ISR (Impuesto sobre la renta) PTU (Participacin del los trabajadores en las utilidades) Utilidad del perodo Prdida del perodo 1.8.3.3 Estado de Costo de Produccin Rosario Oropeza Informe de costo de produccin y costo de produccin de lo vendido correspondiente al perodo comprendido del 1o. al 31 de diciembre de 1996 Inventario inicial de produccin en proceso $ 30,000 Material utilizado en el perodo: Inventario inicial en materias primas $ 10,000 (+)Compras de materias primas 160,000 Suma $ 170,000

Ingresos

Costo de ventas

Gastos de operacin

Costo integral de financiamiento Impuestos Resultado del ejercicio

Unidad I. Administracin financiera en la organizacin LAE. Samuel Gmez Patio

20

UNIVERSIDAD AUTNOMA DE BAJA CALIFORNIA FACULTAD DE CONTADURA Y ADMINISTRACIN Anlisis financiero Lic. En Administracin de Empresas
(-)Inventario final de materias primas Labor directa empleada: Sueldos y salarios directos Costo directo (primo) Gastos indirectos de fabricacin: Costo incurrido Costo total de produccin (-)Inventario final de produccin en proceso Costo de produccin de artculos terminados Inventario inicial de artculos terminados (-)Inventario final de artculos terminados Costo de produccin de lo vendido 20,000 $ 150,000 50,000 $ 200,000 60,000 260,000 $ 290,000 20,000 $ 270,000 $ 75,000 80,000 (5,000) $ 265,000

Dentro de las empresas fabriles, por su forma de operar (por la obtencin de un artculo producido), es necesaria la formulacin de un estado que muestre el costo de lo invertido en la fabricacin; este documento, se conoce con el nombre de Estado de Costo de Produccin, adems existe un estado correlativo del anterior, que muestra el costo de produccin de los artculos que se han vendido en un perodo determinado. En lugar de estos dos se realiza el Informe de costo de produccin y costo de produccin de lo vendido. 1.8.3.4 Estado de Cambios en la Situacin Financiera Estado financiero que presenta en forma condensada y comprensible, informacin sobre el manejo de efectivo (obtencin y aplicacin) de una entidad, durante un perodo determinado, as como los cambios ocurridos en la situacin financiera de la misma. Tambin se le conoce como Estado de origen y aplicacin de los recursos. Fuentes u orgenes de efectivo: Son aspectos que aumentan el efectivo de una empresa. Reduccin de un activo Aumento de un pasivo Utilidades netas despus de impuestos Depreciacin y otros gastos de no efectivo Ingresos provenientes de la venta de acciones preferentes o comunes Utilizacin o aplicacin de efectivo: Comprende los conceptos de pago que reducen el efectivo de una empresa. 1) Aumento de un activo 2) Disminucin de un pasivo 3) Prdida neta 4) Pago de dividendos en efectivo 5) Recompra o retiro de acciones

1) 2) 3) 4) 5)

Ejercicio de clase: Aldine Manufacturing Company Balance Comparativo al 31 de diciembre (En millares) ACTIVO 1996 1995 Efectivo y valores realizables $ 177,689 $ 175,042 Cuentas por cobrar 678,279 740,705

A 21

Unidad I. Administracin financiera en la organizacin LAE. Samuel Gmez Patio

UNIVERSIDAD AUTNOMA DE BAJA CALIFORNIA FACULTAD DE CONTADURA Y ADMINISTRACIN Anlisis financiero Lic. En Administracin de Empresas
Inventarios Gastos pagados por adelantado Pago anticipado de impuestos acumulados Activo Circulante Activo fijo bruto Depreciacin acumulada Activo Fijo Neto Inversin a largo plazo Plusvala Total de Activos PASIVO Y CAPITAL Prstamos bancarios y documentos por pagar Cuentas por pagar Impuestos acumulados Otros pasivos acumulados Pasivo Circulante Deuda a largo plazo Capital Contable Acciones comunes, valor par $1 Capital pagado Utilidades acumuladas Total Capital Contable Total Pasivo y Capital 1328,963 20,756 35,203 2240,890 1596,886 (856,829) 740,057 65,376 205,157 3251,480 448,508 148,427 36,203 190,938 824,076 630,783 1234,725 17,197 29,165 $ 2196,834 $ 1,538,495 (791,205) $ 747,290 $ 205,624 $ 3149,748 O $ $ 356,511 136,793 127,455 164,285 785,044 626,460 420,824 361,059 956,361 1738,244 3149,748 A

$ $ $ $ $

$ $ $

$ $ $ $ $

420,828 361,158 1014,635 $ 1796,621 $ 3251,480

Aldine Manufacturing Company Estado de Resultados al 31 de diciembre (en millares) 1996 Ventas Netas $ 3992,758 Costo de las mercancas vendidas 2680,298 Utilidad Bruta $ 1312,460 Gastos de ventas, generales y de administracin 824,338 Depreciacin 65,624 Intereses 108,216 Utilidad antes de impuestos $ 314,282 Impuesto sobre la renta (federal y estatal) 163,708 Utilidad despus de impuestos $ 150,574 Dividendos en efectivo 92,300 Aumento en las utilidades acumuladas $ 58,274

1995 $ 3721,241 2499,965 $ 1221,276 726,959 113,989 69,764 $ 310,564 172,446 $ 138,118 88,634 $ 49,484

Aldine Manufacturing Company Origen y aplicacin de los fondos del 31 de diciembre de 1995 a 1996 (en millares) 22

Unidad I. Administracin financiera en la organizacin LAE. Samuel Gmez Patio

UNIVERSIDAD AUTNOMA DE BAJA CALIFORNIA FACULTAD DE CONTADURA Y ADMINISTRACIN Anlisis financiero Lic. En Administracin de Empresas
Origen Utilidad Neta Depreciacin Disminucin de activos Cuentas por cobrar Otros activos Aumento de pasivo y capital Prstamos bancarios Cuentas por pagar Pasivos acumulados Deuda a largo plazo Acciones comunes Capital pagado Total de orgenes $ 150,574 65,624 62,426 467 91,997 11,634 26,653 4,323 4 99 $ 413,801 Aplicacin Dividendos en efectivo Aumento de activos Efectivo Inventarios Gastos pagados por adelantado Impuestos pagados adelantados Activos fijos brutos Inversiones Disminucin de pasivo Impuestos acumulados Total de aplicaciones $ 92,300 2,647 94,238 3,559 6,038 58,391 65,376 91,252 $ 413,801

Aldine Manufacturing Company Origen y aplicacin de los fondos del 31 de diciembre de 1995 a 1996 (en porcentajes) Origen % Aplicacin Utilidad Neta Dividendos en efectivo Depreciacin Aumento de activos Disminucin de activos Efectivo Cuentas por cobrar Inventarios Otros activos Gastos pagados por adelantado Aumento de pasivo y capital Impuestos pagados adelantados Prstamos bancarios Activos fijos brutos Cuentas por pagar Inversiones Pasivos acumulados Disminucin de pasivo Deuda a largo plazo Impuestos acumulados Acciones comunes Total de aplicaciones Capital pagado Total de orgenes 100.00%

100.00%

Interpretacin: Al considerar los orgenes como la forma de obtener recursos por la empresa, podemos observar que para el ao de 1996 la compaa origina mayores recursos a travs de la utilidad neta (36.38%) situacin considerada favorable, puesto que estas finalmente son lo suficientemente altas para darle a la empresa un financiamiento de menor costo y la oportunidad de utilizar sus recursos propios para los planes futuros del negocio. Caso contrario con la cuenta de prstamos bancarios (22.23%) que significa que se han apoyado en financiamientos bancarios cuyo costo puede ser alto y por lo tanto riesgoso para las operaciones de la empresa. La aplicacin, que significa donde son utilizados los recursos obtenidos, nos muestra que en 1996 Aldine Manufacturing Company ha utilizado los recursos obtenidos principalmente en cuentas que a futuro aumentan sus ingresos y por lo tanto mejoran la situacin del negocio, como es en la cuenta de inventarios (22.77%), inversiones (15.80%) y activos fijos brutos (14.11%) dando un total del 52.68% de la aplicacin. Una disminucin en los impuestos acumulados del 22.05% de la aplicacin (favorable para la empresa) y una distribucin de dividendos entre los accionistas que abarc el 22.31% de lo utilizado en el ao, tambin muestran puntos fuertes del negocio. 1.8.3.5 Estado de Cambios en el Capital Contable Muestra los cambios realizados en el capital contable a una fecha determinada. Omega, S. A. Estado de Cambios en el Capital Contable por el perodo comprendido del 1o. de enero al 31 de diciembre de 1995, indexado a pesos de cierre del 31 de diciembre de 1995.

Unidad I. Administracin financiera en la organizacin LAE. Samuel Gmez Patio

23

UNIVERSIDAD AUTNOMA DE BAJA CALIFORNIA FACULTAD DE CONTADURA Y ADMINISTRACIN Anlisis financiero Lic. En Administracin de Empresas
Resultado Acumulado por Posicin Monetaria $ 21,408.00

Conceptos Saldos de 1994 Traspaso de utilidades Aumento de capital Utilidad neta Saldos de 1995

Capital Social $ 1584,520.00

Reserva Legal $ 59,416.00

Utilidad Acumulada $ 183,361.00 200,875.00

Utilidad del Ejercicio $ 200,875.00 (200,875.00)

217,937.00 $ 1802,457.00 $ 59,416.00 $ 384,236.00 178,071.00 $ 178,071.00 $ 21,408.00

Capital Contable: Capital contribuido: $ 1802,457.00 Capital ganado: 643,131.00 Suma del capital contable $ 2445,588.00 1.8.3.6 Flujo de efectivo Es la tcnica orientada a definir las necesidades futuras de dinero y la aplicacin del mismo cuando se vaya a tener excedentes, por los comportamientos del dinero. Consiste en determinar las entradas y salidas de dinero en la empresa, para decidir en su momento que hacer con los excedentes o de donde obtener los faltantes. Algunas fuentes de efectivo son: El ingreso por ventas Obtencin de prestamos y / o financiamientos Aportaciones adicionales de accionistas Nueva emisin de acciones Cobranza Ventas de bienes Algunos desembolsos de efectivo: Compras de materia prima o de productos Los gastos corrientes de la empresa Inversiones en activo fijo Adquisiciones de bienes Pago de deuda Pago de inters e impuesto Los flujos de efectivo no determinan la utilidad, debido a que no incluyen la actividad completa de los ingresos y desembolsos durante el perodo. Los flujos de efectivo no revelan la situacin financiera de una empresa, debido a que slo se limita a medir el movimiento de dinero. El administrador financiero debe cuidar celosamente sus flujos de efectivo, ya que un error en su manejo representa un costo adicional financiero y problemas administrativos. Para proyectar los flujos de efectivo es necesario tener un pronstico de ventas y operaciones, as mismo es necesario tomar en cuenta las polticas de crdito y cobranza. Una vez determinado el pronstico de ventas, lo que sigue es determinar el ingreso de ventas, si la empresa tiene ventas de contado y / o a crdito, se entiende que las segundas se hacen efectivas ms tarde (de acuerdo con las polticas de crdito y cobranza de la empresa). Enseguida debe determinarse los egresos correspondientes de acuerdo a lo planeado erogar por perodo correspondiente.

Unidad I. Administracin financiera en la organizacin LAE. Samuel Gmez Patio

24

UNIVERSIDAD AUTNOMA DE BAJA CALIFORNIA FACULTAD DE CONTADURA Y ADMINISTRACIN Anlisis financiero Lic. En Administracin de Empresas Ejercicio de Flujo de efectivo:
La empresa Empaques, S. A., dedicada a la fabricacin de empaques para comida rpida se ha establecido en esta ciudad basada en un estudio de mercado que demuestra que los Tijuanenses se han inclinado por este tipo de alimentacin y que las franquicias han sido bien aceptadas en el mercado local. Los accionistas pretenden conocer cual ser el flujo de efectivo para el ejercicio 2003, con el fin de determinar las posibles inversiones para el crecimiento de la empresa, por lo que proporcionan los siguientes datos para que los asesore: El total de la produccin es vendida en el mes que se fabrica. Sus cobros son 10% de contado y 90% a crdito a 60 das. Sus pagos de materia prima son a 30 das. Sus pagos de mano de obra se efectan en el mismo mes. Sus pagos de gastos indirectos son de 90% en el mes y 10% en el siguiente. Sus costos de produccin son: - Materia prima: $ 20.00 por unidad - Gastos directos $ 15.00 por unidad - Gastos indirectos $ 3.00 por unidad La produccin esperada en unidades (considere ventas reales en noviembre fueron de 65,000 y en diciembre de 85,000 unidades) Enero 100,000 Mayo 120,000 Septiembre 75,000 Febrero 80,000 Junio 110,000 Octubre 75,000 Marzo 90,000 Julio 75,000 Noviembre 75,000 Abril 150,000 Agosto 75,000 Diciembre 75,000 El precio de venta es de $ 45.00 por unidad. Considere un saldo de caja inicial de $ 450,000 Tabla de Ingresos Pronosticados: Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Ventas esperadas Cobro de contado Crdito a 60 das Ingreso por mes Julio Ventas esperadas
Cobro de contado

Agosto

Septiembre

Octubre

Noviembre

Diciembre

Crdito a 60 das Ingreso por mes Enero Materia Prima Gastos directos
Gastos indirectos (90%) Gastos indirectos (10%) Salidas por produccin

Tabla de Costos Esperados: Febrero Marzo

Abril

Mayo

Junio

Julio Materia prima Gastos directos

Gastos indirectos (90%) Gastos indirectos (10%) Salidas por produccin

Agosto

Septiembre

Octubre

Noviembre

Diciembre

Unidad I. Administracin financiera en la organizacin LAE. Samuel Gmez Patio

25

UNIVERSIDAD AUTNOMA DE BAJA CALIFORNIA FACULTAD DE CONTADURA Y ADMINISTRACIN Anlisis financiero Lic. En Administracin de Empresas

Enero Ingresos en efectivo Desembolsos en efectivo Flujo de Efectivo Neto Efectivo Inicial Efectivo final Saldo efectivo mnimo
Financiamiento requerido

Determinacin del presupuesto de efectivo: Febrero Marzo Abril

Mayo

Junio

Efectivo Excedente Julio Ingresos en efectivo Desembolsos en efectivo Flujo de Efectivo Neto Efectivo Inicial Efectivo final Saldo efectivo mnimo
Financiamiento requerido

Agosto

Septiembre

Octubre

Noviembre

Diciembre

Efectivo Excedente

1.9 Sistemas de Informacin a la Gerencia

1.9.1 Concepto

El Management Information System (MIS), se refiere al proceso de recoleccin, el procesamiento y el anlisis de la informacin, fundamental para la planeacin del negocio, cuya trascendencia se ve reflejada en la consolidacin comercial, la solidez financiera, la modernizacin de los procesos fabriles y la reaccin oportuna de la empresa ante el comportamiento del entorno socioeconmico en sus manifestaciones de polticas gubernamentales, evolucin de indicadores econmicos, ambiente poltico legal y conducta de negocios correspondientes a los sectores vitales para la labor de cualquier organizacin, por ejemplo: proveedores, entidades financieras y canales de distribucin. El diseo y la implementacin de Sistemas de Informacin, ayudan a cimentar el diagnstico interno, recopilar datos del entorno que inciden en la formulacin de planes, escudriar el ambiente para encontrar opciones de inversin y estudiar, en sntesis, los asuntos internos y las influencias ambientales. Los sistemas creados para recopilar, procesar y evaluar informacin endgena y exgena permiten conocer las fortalezas, las debilidades, las oportunidades y las amenazas (mtodo FODA o SWOT) en los siguientes frentes: recursos humanos, productos, avance tecnolgico, canales de comercializacin, medios publicitarios, situacin financiera y capacidad investigativa. 1.9.2 Estructura

Para comprender a la organizacin como un todo, hay que visualizarla como un sistema. Un sistema es un conjunto de elementos interactuantes que adquiere insumos del ambiente, los transforma y descarga su producto en el ambiente externo. La necesidad de insumos y productos refleja su dependencia del ambiente. Los elementos interactuantes significan que la gente y los departamentos dependen uno del otro y deben trabajar conjuntamente. Los insumos o entradas de un sistema de una organizacin incluyen a los empleados, materias primas y otros recursos fsicos, informacin y recursos financieros. El proceso de transformacin

Unidad I. Administracin financiera en la organizacin LAE. Samuel Gmez Patio

26

UNIVERSIDAD AUTNOMA DE BAJA CALIFORNIA FACULTAD DE CONTADURA Y ADMINISTRACIN Anlisis financiero Lic. En Administracin de Empresas
modifica estos insumos en algo de valor que se puede exportar de regreso al ambiente. Los productos incluyen productos especficos y servicios de clientes y consumidores. Tambin pueden incluir la satisfaccin del empleado, la contaminacin y otros productos secundarios del proceso de transformacin.

Sistemas abiertos
Entradas Materias primas, gente, finanzas informacin Trasciende lmites

Proceso de transformacin

Salidas Productos y servicios Trasciende lmites

Subsistemas

Produccin, adaptacin, mantenimiento, administracin

Medio ambiente
Fig. 1.9 Un sistema abierto y sus subsistemas 1.9.3 Interrelacin de los Sistemas de Informacin

La gerencia debe procurar el montaje de sistemas de informacin para manipular datos que surgen del registro de operaciones internas o provenientes del entorno. Dichos sistemas contribuyen a la adecuada formulacin de proyectos de inversin, a alcanzar las metas consignadas en los planes estratgicos y funcionales, a la adopcin de polticas apropiadas en todos los frentes vinculados al intercambio de bienes y servicios y, en ltima instancia, al mximo empleo de los factores que intervienen en la produccin y la comercializacin.

Influencias ambientales
Competencia

Planeacin Estratgica
Tecnologa
Mercados Financieros

Econmicos

Econmicos
M E R

Administrar la Informacin
F I N A N Z A P E R S O N

P R O D U C C I

Planeacin Tctica

Legal

C A D E

os Sectores Productiv

Toma de Decisiones

A O O S L Resultados de gestin y recursos disponibles N

Establecimiento de objetivos

Unidad I. Administracin financiera en la organizacin LAE. Samuel Gmez Patio

27

UNIVERSIDAD AUTNOMA DE BAJA CALIFORNIA FACULTAD DE CONTADURA Y ADMINISTRACIN Anlisis financiero Lic. En Administracin de Empresas
Figura 1.10 Sistemas de Informacin Empresarial (MIS) El prestigio comercial puede jugar un papel importante al momento de querer obtener capitales frescos, los nuevos accionistas querrn asegurar su inversin en negocios acreditados en su rea de desempeo. La situacin que guarde una empresa en cuanto su liquidez, puede cambiar las pautas de crdito a sus clientes, ya que en el caso de no tener el suficiente efectivo para cubrir sus obligaciones inmediatas, se obligara a recortar sus tiempos de crdito con los clientes. Tambin podran verse afectadas reas como la promocin y publicidad ante la escasez de recursos. Conceptos como las tasas de inters, los plazos y las garantas exigidas, influyen sobre el tipo y el grado de financiamiento al que la empresa recurre. Ya que, por ejemplo, altas tasas de inters, obligan al empresario a no solicitar prestamos que afecten su seguridad financiera. El administrador financiero, deber generar un sistema que interrelacionado dentro de la empresa, con su entorno interno y externo, le de la suficiente informacin que lo lleve a tomar las mejores decisiones. El sistema entonces, no solo maneja datos financieros, sino tambin aquellos que de alguna manera influyen en la correcta administracin de los dineros de la empresa.

Slo para leer: Decida tras la noticia

Consejos: aprenda a interpretar las noticias financieras y haga de ellas una herramienta para administrar su negocio Por Elsa Vargas1 La vida diaria en sus diferentes mbitos est llena de especulaciones, y los negocios no son la excepcin. Seguir las noticias financieras y econmicas, como sucede con los rumores, puede representar ganancias o prdidas para su negocio. Aprenda a evaluar los datos que emiten los medios de comunicacin. Lea y escuche Para sacar provecho de esto, comience tarea sencilla, se requiere de una prctica que desarrolle su ojo y odos clnicos para detectar el dato que le interese en la informacin. Lo mejor, entonces, es leer y escuchar diariamente el medio de su preferencia. En segundo lugar, cuando se utilizan los medios como fuente de consulta, no slo hay que guiarse por la informacin financiera. Sea cual fuere el rubro o tamao de la compaa hay que conocer el contexto general para entender la repercusin de un hecho. De ah la importancia de consultar tambin las notas relacionadas con poltica, economa, negocios, Pymes, y segn sea el caso, tambin la seccin internacional, comenta Alfonso Ros, vicepresidente de Acciones y Valores de Mxico. De lo general a lo especfico Negocios son negocios, as que para familiarizarse an ms con la informacin, hay que hacer una lista (check list) especfica de los indicadores 28

La informaci n es poderosa. Aprenda a usarla en su negocio.

por definir las noticias que realmente afectan, a favor o no, a su negocio. Y cmo lograrlo? Aplicar el sentido comn en la interpretacin de una noticia no es

Unidad I. Administracin financiera en la organizacin LAE. Samuel Gmez Patio

UNIVERSIDAD AUTNOMA DE BAJA CALIFORNIA FACULTAD DE CONTADURA Y ADMINISTRACIN Anlisis financiero Lic. En Administracin de Empresas
que le darn un panorama general sobre economa y finanzas, por ejemplo: tasas de inters, ndice de competitividad para las empresas, cotizaciones en el mercado de su eleccin (agrcola, vestido, metales, etc.), as como ndices sobre tipo de cambio y mercado accionario. De acuerdo con Ros, es importante conocer lo mejor posible estas guas econmicas y las secciones mencionadas, pues as podrn desmenuzar las notas y saber cmo aplicar la informacin a su favor. Para tener ms elementos en el anlisis, el especialista recomienda: 1. Si el medio escrito incluye una columna con las noticias cortas ms destacadas en negocios y finanzas, lalo. En el caso de radio y televisin existen segmentos de anlisis sobre estos temas, sintoncelos! 2. Es cierto que los medios, sobre todo electrnicos, estn al da en informacin, pero a veces son tantas las notas generadas que no profundizan en ninguna. Para complementar sus datos siga los siguientes pasos. 3. Elija dos o tres editorialistas del medio y d seguimiento a sus comentarios. Generalmente ellos pueden dar una opinin informada sobre el tema. 4. Compare su informacin con otras fuentes, por ejemplo: agencias de informacin, consultoras privadas o servicios de corredura local o extranjera. Si estas fuentes no estn por el momento- a su alcance, organice reuniones de intercambio de opinin con amigos involucrados con el sector, e invite al titular de un taller en la materia para aclarar dudas. 5. Otra opcin es consultar el sitio del Instituto Nacional de Estadstica, Geografa e Informtica, INEGI, o a las agendas publicadas en los diarios y revistas y fijar fechas en las que aparecern indicadores relevantes para su empresa (reportes trimestrales de las empresas que cotizan en la Bolsa Mexicana de Valores, por ejemplo). As puede elaborar su propio calendario con fechas de inters, darle seguimiento, hacer expectativas y conocer los resultados finales. Que no te atrape el rumor Existe una mxima en la vida y en los negocios:la especulacin es la antesala de la noticia. En ocasiones, los medios tienden a exagerar su reaccin respecto algunos temas su reaccin respecto algunos temas, aunque das despus recapaciten; pero si no se pone listo, el rumor lo puede atrapar. Una decisin basada en comentarios infundados puede conducirlo a Verifique decisiones lo que lee. equivocadas y Un dato lamentables. falso Por eso, podra cuando vea una llevarlo a noticia alarmista, cometer pregntese que errores. tanto afecta a su negocio y valore el comentario: indague de dnde viene, quin lo dice y si esa opinin tiene peso, indica Jos Gmez, profesor del departamento de finanzas del ITESM, campus ciudad de Mxico y columnista en el diario El Financiero. Si algn aspecto de la nota le llam la atencin, o sigue teniendo dudas sobre la misma, hay que remitirse a la fuente original; incluso, puede llamar al medio o empresa que emiti ese rumor. 29

Unidad I. Administracin financiera en la organizacin LAE. Samuel Gmez Patio

UNIVERSIDAD AUTNOMA DE BAJA CALIFORNIA FACULTAD DE CONTADURA Y ADMINISTRACIN Anlisis financiero Lic. En Administracin de Empresas
La posibilidad de tomar una decisin errnea, econmica o de direccin, tambin surge con la informacin que no tiene interpretacin inmediata. Lo ideal, concluye Jos Gmez, es esperar a que los datos se hagan del dominio pblico, pero si se debe tomar una decisin en el momento, aplique la ley de probabilidad: qu prdidas tendra si no hace caso a la informacin o si est es falsa, y qu ganancias obtendra si los datos son correctos. Si bien las decisiones que tome tras una noticia dependen del perfil de su negocio y de sus necesidades econmicas, de ahora en adelante trate de aplicar su experiencia en reconocer la informacin que verdaderamente le funcionar para hacer un cambio en el curso de su empresa. Recuerde: la clave es el sentido comn.

Anote estos consejos: No planee el curso de su negocio hasta tener datos fehacientes sobre la incidencia de un hecho. Tampoco llegue tarde. Suena contradictorio, pero en realidad quien tiene informacin, tiene el poder, as que est atento. No pierda el sentido comn. Confirme la validez de las fuentes y trate de mantener el equilibrio entre lo dicho y la condicin real de su negocio.

Unidad I. Administracin financiera en la organizacin LAE. Samuel Gmez Patio

30

Tomado de la revista Entrepreneur volumen 12, nmero 11, pginas 93 y 94.