APLICACIN DEL OPEN ERP EN DESRTIKA SPA.

Karla Trejo Reyna

Lic. Patricia Garca Aragn

RESUMEN.
En Desrtika Spa actualmente no se maneja un sistema que pueda a ayudar a la resolucin de problemas inmediatos ni para rea operativa ni administrativa, se maneja el muy famoso Office Excel, llevando as una captura diaria de ventas, me pretende instalar un sistema llamado SpaBooker que fue adaptado a las necesidades de la empresa. Conociendo de la eficacia y amplia gama de aplicaciones con la que cuenta el sistema Open ERP, podra ser muy fcil la adaptacin a este giro de servicios, ya que el Open ERP, tiene ventas de productos y servicios, almacn, contabilidad, asignacin de personal y nomina, esto nos llevara a un ahorro de tiempo y este mismo enfocarlo en atencin al cliente.

PRESENTACIN. Para Desrtika Spa es muy importante la atencin personalizada y puntual hacia el cliente tanto asiduo, nuevo o prospecto, es fundamental que el personal tenga toda la informacin actualizada desde precios de servicios y productos, promociones, terapeutas asignadas a cada sucursal y horarios de citas asignadas. Por lo tanto es fundamental contar con un sistema que tenga que las coordinadoras de sucursal y personal administrativo tengas acceso a el de inmediato. El formado Excel que se maneja actualmente no es nada funcional ya que es perdida de tiempo en captura de formato de registros de ventas diario y se debe de tener comunicacin con las coordinadoras de sucursal y a su vez con Gerencia va Messenger para poder saber si hay servicios o productos disponibles el otra sucursal si no se cuanta con el de primera instancia o si esta en almacn para que en determinada fecha se pueda surtir el pedido y hacer la venta final a un cliente que desee un producto de boutique.

Un Open ERP facilitara la visualizacin en el lado operativo de servicios tomados en otras sucursales y horarios disponibles para poder asignar una cita sin necesidad de gastar en llamada y hacer esperar al usuario. Ya que el Open ERP tiene la aplicacin de estar conectados en red y hacer visitas con claves para tomar decisiones inmediatas, as poder dar una pronta respuesta de servicios y ventas de productos.

K.J. Trejo Reyna.Coordinadora Suplente.

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ANLISIS.

Para poder hacer la implementacin de un Open ERP en Desrtika Spa es fundamental que el personal que tiene contacto directo con el rea administrativa tenga pleno conocimiento de las necesidades de la sucursal que tiene a su cargo mencionando que Desrtika Spa cuanta con 6 sucursales en primer lugar sucursal matriz Del Valle (DV) que tiene como Coordinadora Base a Cecilia Fernndez, sucursal Condesa (CON) a cargo de Mara de la Luz Ramrez, sucursal Anzures (ANZ) Coordinadora Mara Pedrera, sucursal Polanco (POL )Coordinadora Maricarmen Medina, sucursal Aeropuerto (AERO) Coordinadora turno matutino Fabiola, coordinadora aeropuerto turno vespertino Liliana Vzquez, Coordinadora Suplente (DV, ANZ, CON, POL y AERO) Karla Trejo Reyna y asistente de coordinacin Berenice, como parte del sistema operativo y administrativo, mencionado que tiene 30 terapeutas seleccionadas y capacitadas de acuerdo a estndares internos que se manejan como terapeutas mster, base, y flotante, sin olvidar la cabeza de toda la empresa que es la Lic. Patricia Garcia Aragon (PGA), Gerencia de sucursal Herminia Reyes y asistente administrativo Neydi. Desrtika Spa cuanta con casi 8 aos ofreciendo bienestar y experiencias nicas en servicios de spa tiene como nuevo proyecto la apertura de la sucursal San ngel. Mencionado datos histricos de la empresa podemos ver que es importante un sistema Open ERP, para la labor diaria y comunicacin imprescindible con que se debe de contar, ya que los servicios de cmo por ejemplo Certificado de Regalo tiene como finalidad regalar servicios sin importar el costo del mismo solo que sea un servicio ya predeterminado del men, la poltica del mismo es que se puede hacer valido en casi cualquier sucursal, (Excepto Aeropuerto), con una valides de 3 meses y solo dando el nmero de folio del CR la coordinadora en turno se encarga de agenda la cita, se verifica fecha de compra-vencimiento, tipo de servicio y si es el caso dar aviso a la otra sucursal de que se agend para hacer uso del CR en otra sucursal que no haya sido en la que el usuario lo adquiri, posteriormente la coordinadora debe de dar datos completos de la compra del CR a la coordinadora que har valido el CR, se le informa al cliente que deber de presentar su CR para que pueda hacer uso de su servicio pagado cuando ya sea tomado el servicio, se le informara a la coordinadora de donde lo compraron, el nombre de la terapeuta que dio el servicio, como nos podemos dar cuanta es un proceso que quita demasiado tiempo y se gasta en llamada o tiempo en preguntar hacerla del CR, sin embargo si se implementara un Open ERP, solo se tendra que entrar al sistema de base de datos de Certificados de Regalo de cualquier sucursal, verificar que sea autentico el CR y solo volver a entrar al sistema Open ERP, para capturar fecha de uso, terapeuta que atendi y el servicio que dio, ya sea que solo fue uno o en algunos casos que se divida el servicio total en parciales.

K.J. Trejo Reyna.Coordinadora Suplente.

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El sistema Open ERP tiene una aplicacin que es ventas donde se pueden capturar todos los servicio, costos y productos, eso ayudando a la coordinacin a evitar fallos en clculos de servicios tomados y compra de producto de boutique, dando inmediatamente la venta del producto, el costo del servicio y la comisin de terapeuta y comisin de venta de producto, ya que se manejan diferentes porcentajes de comisiones entre productos de boutique o servicios. La implementacin del Open ERP en Desrtika Spa, tendra una duracin de 3 meses danto datos exactos y asignando password, de nivel directivo y administrativo, as nos dar ahorro de tiempo en dar informacin al instante y no depender de terceras personas. Al nivel directivo de ayudara a verificar ventas diarias totales, por sucursal, por coordinadora o por terapeuta ya que cada terapeuta tiene comisiones diferentes, sueldo base diferente y bonos. Ayudara tambin a un calculo exacto de nomina mensual ya que actualmente para hacer el calculo de pago de nomina se tiene que revisar los registros de ventas, registro de efectivo, registro de certificados de regalo, registro de paquetes y reportes mensuales contemplando retardos, propinas en Tarjeta de CrditoDebito o efectivo y bono de terapeuta si es que cuenta con ello. Y en caso de coordinadoras sueldo base, bono de coordinacin, propinas en efectivo y comisin de venta de producto o terapia si es el caso.

El Open ERP instalado en Desrtika Spa debe de tener las aplicaciones de Ventas (productos y servicios), almacn, recursos humanos y contabilidad. Ya que lo que se necesita es el uso de una agenda para asignar horarios y tiempos de la duracin del servicio, terapeutas y coordinadoras asignadas a cada sucursal, claves de servicios con tiempos en especifico, el costo del servicio y claves y costos de productos, productos que no se tienen en sucursal pero si en almacn y calculo de nomina exacta mensual, peticin de cambios de horarios, peticin de vacaciones y das disponibles de vacaciones de cada persona.

K.J. Trejo Reyna.Coordinadora Suplente.

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RECOMENDACIONES. Se debera de implementar un sistema Open ERP en Desrtika Spa por que tiene las aplicaciones necesarias para dar solucin a los problemas frecuentes del mal calculo de nomina y evitar perder tiempo buscando el error o errores, mejorando la atencin al cliente con informacin actualizada, dando un reporte de ventas diarias y asi poder dar una visin de mejora o retroceso de cada sucursal o en general. Ayudada a no cometer error al cobrar un servicio combinado. Tener una factura sin un mal clculo de Subtotal e IVA (16%). Tendr la diferencia de precios de servicios en sucursal aeropuerto, ya que no son los mismos que en las otras sucursales.

K.J. Trejo Reyna.Coordinadora Suplente.

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