Gua para la eleccin de una solucin de Facturacin Electrnica

Factura Electrnica La Factura Electrnica da validez tributaria a operaciones comerciales efectuadas mediante documentos generados electrnicamente, con una importante economa de recursos respecto de los que son emitidos fsicamente en papel. Alguna de las caractersticas de la Factura Electrnica, son: Los folios que deben ser utilizados en los documentos tributarios electrnicos se autorizan va Internet. Se debe enviar al Servicio de Impuestos Internos (SII), va Internet, un ejemplar de cada documento tributario electrnico que el contribuyente emita. Todo documento tributario electrnico va firmado digitalmente por el emisor. El contribuyente que emite documentos tributarios electrnicos debe tambin recibir los documentos tributarios electrnicos que otros contribuyentes autorizados le enven. Adems de los documentos tributarios que emita, los contribuyentes autorizados a emitir Factura Electrnica deben enviar mensualmente al SII la Informacin Electrnica de Compra y Venta. Algunas de las ventajas que el sistema de Facturacin Electrnica ofrece a sus usuarios son: Los contribuyentes que emiten Factura Electrnica no necesitan concurrir a las oficinas del SII a timbrar documentos, ya que la autorizacin de los folios se realiza va Internet. Economa de recursos, porque no se requiere imprimir talonarios con original y copias, ya que, de ser requerido, se puede obtener una representacin impresa de la Factura Electrnica. Adicionalmente, la eliminacin de la obligacin de mantener almacenados ejemplares impresos genera importantes economas. No hay riesgo de prdida de documentos timbrados. Operar con documentos tributarios electrnicos permite a los contribuyentes hacer importantes mejoras en sus procesos de negocio.

Anlisis previo en la eleccin de una solucin de Facturacin Electrnica Para analizar cual es la solucin que ms se ajusta a sus necesidades es necesario tener claridad acerca de las caractersticas de su empresa en cuanto al uso de la tecnologa y de su proceso de facturacin, por ejemplo, en cuanto a 1: Volumen de facturacin mensual. Caractersticas (discreto (en lnea, diario, semanal o masivo) Forma de despacho de factura (correo, personal, con mercanca, etc) Qu servicio de conexin a Internet utiliza (banda ancha, telefnico, enlace) Aplicaciones que sostienen su facturacin (software nacional, internacional, hecho a la medida, etc.).

Fuente: ACTI

Aspectos claves a considerar en la eleccin de una solucin de Facturacin Electrnica Actualmente el mercado ofrece un variado conjunto de soluciones de factura electrnica: desde soluciones de Servicios Internet sin inversin en tecnologa, hasta productos de software para instalar en las plataformas informticas de grandes compaas, eventualmente acompaados de consultora para la conexin con las aplicaciones de la empresa. En la eleccin de la solucin a implantar, el contribuyente debera considerar que esta cumpla con lo siguiente: Administracin de Folios: El acceso al Cdigo de Autorizacin de Folios (CAF) debe ser habilitado slo para usuarios autorizados y debe dar prueba de la mxima seguridad en cuanto a resguardarlos de mal uso o utilizacin no autorizada. Aplicacin del CAF en Documentos Tributarios Electrnicos (DTE) y sus respectivos timbres electrnicos. Asignacin y control de folios usados, disponibles y anulados.

Emisin de DTE: Generacin y envo de DTE al SII y a receptores tambin participantes del sistema. Generacin de DTE sin descuadre y sin errores aritmticos. Administracin de respuestas de validacin recibidas desde el SII Administracin de respuestas de envos hechos a otros emisores electrnicos. Generacin, recuperacin y visualizacin de la Representacin Impresa del DTE. Es muy importante que esta informacin sea consistente con los documentos enviados al SII Si el contribuyente opera con Factura de Compra, Factura de Compra Electrnica, Liquidacin Factura, Liquidacin Factura Electrnica o documentos de exportacin (Factura de Exportacin, Factura de Exportacin Electrnica, nota de Crdito de Exportacin, Nota de Crdito de Exportacin Electrnica, Nota de Dbito de Exportacin y Nota de Dbito de Exportacin Electrnica) deber asegurarse que la solucin escogida sea capaz de generar, emitir y administrar todos estos documentos.

Recepcin de DTE: Recepcin de DTE emitidos por otros contribuyentes emisores electrnicos.2 Generacin de Respuestas de envo, dirigidas al emisor de los DTE. Generacin de mensajes de aceptacin o rechazo, dirigidas al emisor de los DTE. Generacin de acuse de recibo de las mercaderas entregadas o servicios prestados, segn ley 19.983.

Construccin de la Informacin Electrnica de Compra y Ventas (IECV) y libro de Guas de Despacho Electrnicas: Generacin de la IECV, en base a informacin de DTE y documentos tributarios no electrnicos, emitidos y recibidos. Generacin de Libro de Guas de Despacho Electrnicas. Generacin de ajustes a la IECV.

Factura Electrnica, Factura No Afecta o Exenta Electrnica, Gua de Despacho Electrnica, Nota de Crdito Electrnica, Nota de Dbito Electrnica, Factura de Compra Electrnica y Liquidacin Factura Electrnica.

Generacin de Archivo Electrnico de Cesin (AEC). Generacin del AEC, para anotar en el Registro Pblico de Transferencia de Crdito la cesin del crdito contenido en una Factura Electrnica.

Alertas Una buena Solucin de Facturacin Electrnica debe incluir los mecanismos que entreguen la tranquilidad al usuario acerca de que a travs de su operacin estar cumpliendo adecuadamente con el Modelo de Operacin de Factura Electrnica. Por lo tanto, es muy importante que cuente con un sistema que avise al usuario cuando se vulnere alguno de los principios de este modelo. Por ejemplo, es importante: Identificar los Documentos Tributarios Electrnicos emitidos para los que no se haya recibido una respuesta de envo y un acuse de recibo de las mercaderas (si corresponde), de parte del receptor. De esta forma, se tendr la certeza de que cada documento emitido ha sido recibido. Verificar que los DTE enviados al SII han sido recibidos correctamente. Si hubiera rechazos, los DTE rechazados debe enviarse nuevamente al SII con las correcciones correspondientes. Si hubiera DTE recibidos por el SII con reparos, se debe analizar el motivo del reparo y determinar si corresponde enviar una Nota de Crdito o Dbito Electrnica. Igualmente, podra significar una correccin en el software para evitar que los reparos se repitan a futuro. Advertir cuando se genere un Documento Tributario Electrnico con fecha de emisin anterior a la fecha de generacin y envo, ya que el SII recibir el documento, pero ser aceptado con reparos. Que todos los documentos emitidos que corresponda sean adecuadamente considerados en la generacin de la Informacin electrnica de Ventas.

Que todos los documentos recibidos, adems de las facturas de compra emitidas, sean incluidos en la Informacin electrnica de Compra. Cuando se enve la informacin electrnica de compras y ventas dividida en segmentos, no se debe permitir enviar el segmento final hasta que los segmentos parciales no hayan sido recibidos correctamente por el SII, ya que de otra forma ser rechazado.

Almacenamiento Es importante que se considere la necesidad de almacenamiento de los Documentos Tributarios Electrnicos y de la Informacin Electrnica de Compras y Ventas por un lapso de 6 periodos tributarios anuales, independientemente de que el servicio de almacenamiento lo provea la solucin de Facturacin Electrnica o no. Por lo anterior, es importante, especialmente para los Servicios va Internet, que se permita el acceso, descarga y respaldo de los DTE, IECV y del Libro de Guas de Despacho.

Proveedores de solucin de Factura Electrnica Ud. los podr consultar en la opcin Empresas Proveedoras de Soluciones de Facturacin Electrnica, dentro de la seccin de Factura Electrnica, disponible en la Oficina Virtual del SII en Internet - www.sii.cl.