3° Guia Gestion de La Prevencion

Ingeniera en Prevencin de Riesgos, Calidad y Ambiente Gua n3 Gestin de la Prevencin Eder Rojas Egaa, Docente
DEFINICIONES A fin de entender mejor las causas de los accidentes no deseados, ser de gran ayuda considerar los cuatro elementos principales o sub-sistemas involucrados en la operacin total de la empresa. Estos cuatro elementos son: z z z z Gente Equipos Materiales Ambiente
GENTE Este elemento incluye tanto al personal como a la gerencia. El trabajador es generalmente el elemento humano involucrado directamente en la mayora de los accidentes, ya que lo que hace o deja de hacer, se considera como el factor causal inmediato. Debemos por lo tanto recordar la relacin trabajador-gerencia, que tiene gran influencia sobre las acciones del personal, cuando determinamos cuales son realmente las causas que influyen en la gente. EQUIPOS Por equipo entenderemos las herramientas y maquinarias con las que trabaja el operario. Este elemento o subsistema de nuestras operaciones empresariales ha sido una de las fuentes principales de accidentes y uno de los blancos de las leyes relacionadas con resguardos mecnicos y entrenamiento de los operarios. MATERIALES
El material con que la gente trabaja, usa o fabrica es otra de las fuentes principales de accidentes. AMBIENTE El ambiente est formado por todo lo material o fsico que rodea a la gente y que incluye el aire que respira y los edificios que la albergan. Adems el ambiente ha sido sealado tambin como la mayor causa de accidentes. Los cuatro elementos principales o subsistemas de las operaciones empresariales (gente, equipo, material y ambiente) individualmente o en combinacin, proveen las causas que contribuyen a que se produzca un accidente. IDENTIFICACION DE PELIGROS EVALUACIONES DE RIESGOS QUE ES LA IDENTIFICACIN DE PELIGRO ? Es el proceso que permite reconocer que un peligro existe y que a la vez permite definir sus caractersticas.. QUE ES UN RIESGO ? Matemticamente, es la combinacin de la probabilidad de que ocurra un determinado evento peligroso y las consecuencias asociadas a dicho evento. La probabilidad de ocurrencia de un evento generado por un peligro COMO PUEDO IDENTIFICAR UN PELIGRO ? La manera ms fcil de reconocer un peligro es preguntarse El acto a realizar o la condicin presente puede generarme una consecuencia negativa?, si la respuesta es afirmativa esta frente a un peligro. QUE HAGO DESPUS DE HABER RECONOCIDO UN PELIGRO ? Una vez que ha identificado el peligro debe realizarse la siguiente pregunta. Existe alguna probabilidad de que me ocurra algn evento y se presente la consecuencia negativa imaginada en el peligro?, si la respuesta es afirmativa esta en presencia de un riesgo, por lo que deber evaluar dicho riesgo. CLASIFICACION DE LOS RIESGOS Los riesgos segn su tipo, se clasifican en: Riesgos Puros: Ofrecen las alternativas de prdidas y no prdidas, pero en ningn caso ganancias. Riesgos Especulativos: Pueden derivar en prdidas o ganancias Riesgos Inherentes: Son consustanciales al objeto, evento o situacin y no se pueden eliminar sin alterar la naturaleza de los mismos Riesgos Agregados: Nada tienen que ver con el fin o utilidad que se persigue. Riesgos agregados innecesariamente. Los Riesgos Puros, son los que caen dentro del mbito de la Seguridad y son los que, si no se administran adecuadamente, pueden generar enfermedades profesionales o accidentes, de diferentes tipos, que entraan daos para las personas, equipos, maquinarias e
instalaciones, paralizaciones, interrupciones y demoras en los procesos, etc. En general, producen importantes efectos fsicos, psicolgicos, econmicos, legales, funcionales y ambientales, entre otros. A estos riesgos suele prestrseles limitada atencin, an cuando son los que en muchas ocasiones ponen en peligro la continuidad de las operaciones o, en el mejor de los casos, limitan los mrgenes de ganancia a niveles que dificultan el desarrollo de las empresas y disminuyen las posibilidades de competir con xito. Los Riesgos segn su naturaleza, se clasifican en 3 clases: Riesgos Naturales, situaciones de mayor o menor peligro que se generan por situaciones climticas extremas y por ubicacin geogrfica en alta cordillera. Riesgos Operacionales, Situaciones de mayor o menor peligro que se generan por interaccin entre el hombre, los equipos, las instalaciones, productos y el medio ambiente. Riesgos de Responsabilidad Civil, Situaciones de mayor o menor peligro que se generan por incumplimientos legales y accin contra terceros Gestin de Riesgos
Tratamiento del Riesgo Ante la existencia de riesgos y la generacin de situaciones peligrosas que al actuar sobre las exposiciones pueden terminar en prdidas, la empresa debe adoptar Mtodos de Administracin de Riesgos. z z z z TERMINAR CON EL RIESGO: segregando, modificando, cambiando, trasladando. TRANSFERIR EL RIESGO: Traspasando las prdidas al seguro, previo anlisis de riesgos y pago de una prima, con o sin deducible. TOLERAR EL RIESGO: financiando las prdidas con recursos econmicos propios. TRATAR EL RIESGO: Utilizando tcnicas de Prevencin de Prdidas, que permitan controlar situaciones peligrosas y utilizando un segundo grupo de tcnicas, reduccin de prdidas, que permita reducir la gravedad si algo llegara a ocurrir.
PROCESO DE GESTION DE RIESGOS
TECNICAS IDENTIFICACION DE PELIGROS Inspecciones La inspeccin tiene como nico propsito detectar las condiciones subestndares de los lugares de trabajo. Existen 2 tipos de inspecciones: la inspeccin programada y la inspeccin informal. La inspeccin permite evaluar si las Equipos, Materiales y Ambiente, se ajustan a los estndares establecidos. Como se estn manejando las cosas? Cmo estn funcionando los equipos?
Cmo estn dispuestos los equipos? Cmo se ordenan las herramientas? Cmo se disponen los materiales? Cmo est el orden y limpieza? Cmo se controlan los equipos crticos? Cmo se encuentran las superficies de trabajo y pasillos de trnsito? Cmo estn dispuestos los equipos de emergencia? Cul es el grado de compromiso de los trabajadores? Cul es el grado de compromiso de los supervisores? Cmo se responde (prontamente o tardamente) para la solucin de los problemas detectados? Logros de la inspeccin: Permite identificar la deficiencia de los equipos y evaluar sus riesgos antes que ocurran los accidentes. Permite identificar las deficiencias de los equipos y evaluar sus riesgos antes que ocurran los accidentes Permite identificar actos incorrectos de los trabajadores. Permite el seguimiento y facilita la retroalimentacin. Permite realizar una evaluacin de cmo se estn haciendo las cosas. Permite evaluar el compromiso de los supervisores. Permite evaluar el compromiso de los trabajadores. Permite implementar un sistema viable de deteccin, evaluacin y correccin pronta de condiciones peligrosas y practicas incorrectas. Permite retroalimentar la cultura de seguridad. Permite identificar los comportamientos permisivos de ejecutivos, supervisores y trabajadores. Etapas de la inspeccin: 1. Definir directivas. 2. Definir reas de atencin. 3. Preparar listas de verificacin. 4. Programar inspecciones. 5. Ejecutar inspecciones. 6. Ejecutar inspecciones programadas. 7. Preparar informe de seguimiento. reas de atencin: 1. Orden y Limpieza. 2. reas de Apilamiento de Materiales. 3. Sealizaciones y Vas de Escape. 4. reas de Almacenamiento. 5. Equipos Motorizados. 6. Servicios Higinicos y Baos. 7. Control y Prevencin de Incendios. 8. Iluminacin.
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Sistemas de Ventilacin. Equipos de Proteccin Personal. Proteccin de Mquinas. Instalaciones Elctricas. Herramientas Manuales. Superficies de Trabajo. Sustancias Inflamables. Sustancias Peligrosas. Gases a Presin. Pasillos de Trnsito.
TECNICAS IDENTIFICACION DE PELIGROS Observaciones Una de las cosas que distingue al supervisor del resto de la fuerza de trabajo es su conocimiento de lo que est sucediendo en el sector por el cual es responsable. El sabe quin est haciendo qu trabajo. cundoy cmo se est haciendo, ya que ve y observael trabajo diariamente. hora a hora. El ver y observarson los puntos claves de este captulo... podramos decir tambin que es una de las claves entre ser un supervisor de primera o algo menos. El diccionario define a la observacin como 'el poder de notar algo o el notar o registrar hechos y acontecimientos' .La observacin requiere que una persona se concentre conscientemente en lo que est viendo y no que mire mecnicamente sin percibir lo que debe. Todos hemos tenido la experiencia de haber estado en algn lugar o haber ido a alguna parte y recordar muy pocas cosas de lo que debimos haber visto. Para hacer su trabajo con el mximo de eficiencia, el supervisor debe ver y observar las condiciones y prcticas, que regulannente tienen lugar en su departamento. Uno de los
mtodos que le dar el conocimiento necesario es la Observacin Planeada del Trabajo (OPT). La OPT es una ,tcnica que le permite al supervisor saber si un trabajador est haciendo o no un trabajo especfico con el mximo de eficiencia. Una observaci6n que revela un desempeo correcto da la oportunidad para un refuerzo positivo. La observacin del desempeo que no est de acuerdo con lo establecido, ofrece la informacin necesaria para tomar la accin correctiva antes de que se presenten problemas innecesarios o haya accidentes. Podemos decir que la operacin total se realizar con un mximo de eficiencia cuando sabemos que el desempeo individual es correcto. Esta tcnica provee la oportunidad de observar si en la prctica, se cumplen los Procedimientos establecidos para la ejecucin de los trabajos o tareas crticas. En sntesis verificar las acciones subestndares. El valor de esta tcnica radica en el hecho de que muchos accidentes y sus prdidas, se producen porque no se sigui el Procedimiento establecido. La supervisin puede hacer una seleccin de trabajos a observar, de acuerdo a los Procedimientos, por el historial de prdidas de una tarea, por el potencial de gravedad que posee, o por la posibilidad de recurrencia de Accidentes. Los beneficios de las OPT, se relacionan con: Detectar necesidades de entrenamiento o reentrenamiento. Corregir hbitos incorrectos de trabajo. Verificar la eficacia de entrenamientos anteriores. Reforzar buenos hbitos de trabajo. Reforzar el Procedimiento establecido. Identificar fuentes de derroche. Mejorar mtodos de trabajo. Clase de Observaciones Observaciones informales Observaciones casuales, Observacin realizada diariamente en la medida que el supervisor realiza las actividades de rutina, ojeando el trabajo de cada una de las personas bajo su mando. De esta manera quien tiene la claridad de cada uno de los trabajos, en algn momento se percibir algo que merece la atencin. Corrigiendo o felicitando ante el actuar de los trabajadores Intencional, mtodo utilizado intencionalmente por un supervisor para determinar y percibir algn rasgo de conductas que ameritan sospechas frente a las labores ejecutadas. Ya sea las observaciones casuales y/o intencionales, no entregan toda lainformacin necesaria para saber con precisin que los trabajos se estn realizando de acuerdo a las normas y estndares establecidos. Clase de Observaciones Observaciones planeadas Observacin realizada siguiendo una secuencia y metodologa establecida que entrega antecedentes claros y precisos del objetivo a observar .
Seleccin del trabajador y del trabajo Preparacin para la observacin La observacin en si misma Revisin con el trabajador Evaluacin y registro Supervisin posterior
TECNICAS IDENTIFICACION DE PELIGROS Anlisis de Trabajo La palabra trabajo, al igual que muchas palabras, tiene diferentes significados y es importante entender el significado especfico con la que se usa en este captulo. Trabajo, se refiere a una tarea o actividad individual de una persona realiza dentro de su ocupacin, en lugar de la ocupacin misma (oficinista, guardabosque, estucador, etc.), se puede referir tambin a una tarea, como plantar un rbol, cambiar un neumtico, etc. Puede ser considerado dentro de la definicin de trabajo, todas las actividades secuenciales en que participa una persona o un grupo de personas para realizar una tarea asignada. Esquema de un anlisis de trabajo Determinar el trabajo que ha de ser analizado Dividir el trabajo en una secuencia ordenada de pasos Determinar el potencial de accidentes Hacer un anlisis de cada paso de trabajo desarrollar los controles mencionados
Escribir el Procedimiento de Trabajo.
INVESTIGACION DE INCIDENTES OPERACIONALES
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PROPOSITO La bsqueda de las causas reales que generan los incidentes y que afectan la gestin operativa y administrativa de toda organizacin, debe propender a un anlisis de carcter tcnico sobre el cual se fundamenta el real propsito de mejorar dicha gestin y por ende a evitar las prdidas que interfieren negativamente en los resultados DEFINICIONES
Investigacin de incidentes operacionales
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Porqu Investigar ? Un incidente es un Suceso no deseado, con caractersticas negativas en el mbito operacional, que interfiere la gestin productiva y produce prdidas Qu tipo de prdidas ? Mltiples prdidas, desde lesiones a los trabajadores hasta prdida de imagen, credibilidad, etc. Qu es la investigacin ? Actividad operativa destinada a buscar las causas reales que generan los incidentes a objeto de mejorar el control existente sobre los riesgos. Quin investiga ? La lnea de Mando es la responsable en todos sus niveles por los resultados, de velar por el manejo eficiente de los recursos que se le asignan, por lo tanto es responsable tambin de investigar todos los incidentes que puedan ocurrir, valiendose de la asesora del Experto en Prevencin. Beneficios que se obtienen ! z Demostrar preocupacin por la seguridad de sus trabajadores. z Aprender a detectar acciones y condiciones subestndares. z Evaluar su control sobre los riesgos. z Al tomar medidas correctivas para evitar la repeticin, mejora su imagen como Supervisor. Existe algn mtodo de investigacin ? Existe un esquema determinado por cuatro actividades: Reporte del suceso Recoleccin de evidencias Anlisis y conclusiones Implantacin de medidas correctivas Actividades de investigacin de incidentes operacionales Reporte del suceso NO todos los incidentes se reportan fundamentalmente por el sndrome de culpabilidad Una buena investigacin reducir el miedo a reportar los incidentes Eventos que afectan el negocio
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Actividades de investigacin de incidentes operacionales Recoleccin de evidencias Cualquier elemento aspecto fsico o intangible que aporte a la bsqueda de causas reales. La evidencia se encuentra en: y Personas y Posiciones y Papeles y Piezas Anlisis y conclusiones Una vez obtenidas evidencias contundentes, el anlisis y posterior conclusin del incidente, se facilita enormemente. Sin la recoleccin de evidencias es imposible investigar un incidente. Implantacin y evaluacin de controles El peor error que se puede cometer es no aplicar medidas de correccin y controlar su realizacin, una vez terminado el informe, esto sera una Prdida de tiempo, existiendo una alta probabilidad que el incidente ocurra nuevamente Responsabilidad del proceso La responsabilidad est determinada por la magnitud de las prdidas Liderar Revisar Aprobar Generacin del documento
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Existe un documento formalizado por la Divisin, para facilitar la tarea de de registro del incidente.
PERSONAS Trabajadores que tienen antecedentes de la situacin incidental, denominndose testigos y se dividen en: y Testigos directos y Testigos indirectos DIFICULTADES AL SOLICITAR DECLARACIONES Existen varios motivos que pueden dificultar la labor que se realiza para obtener un relato real del accidente por parte de la persona directamente afectada o lesionada: Temor al ridculo Temor a perder prestigio o crear una mala impresin Temor a la disciplina, prdida de empleo Temor a la reposicin de elementos deteriorados Estos temores deben ser disipados previamente para acercarse a la verdad. Es preciso tener presente SIEMPRE que la exactitud de la informacin requerida, y que las medidas de control que se establezcan, dependen de la cooperacin del hombre entrevistado. TECNICA DE LA ENTREVISTA EFECTIVA Pdale que diga o escriba lo que sucedi y cmo sucedi. No lo interrumpa Si la solicitud es verbal, anote usted aquellos puntos del relato que no le queden claros o aquellos que revistan una mayor importancia. Hgale las preguntas necesarias que le permitan a usted comprender el relato. Verifique si usted ha comprendido lo que sucedi, relatndole al afectado el hecho. Solicite su aprobacin. En caso necesario y si las condiciones lo ameritan es preferible grabar la conversacin con el consentimiento del entrevistado.
Recuerde a la persona que el propsito del anlisis de accidente es Identificar las causas que provocaron el evento y NO BUSCAR CULPABLES. Actividades de investigacin de incidentes operacionales POSICIONES Los incidentes se caracterizan por el desplazamiento y lanzamiento de personas, objetos o partes de equipos de distintas direcciones. Al analizar distancias y ubicaciones de los elementos participantes, se puede reconstituir con bastante claridad el suceso. El anlisis especializado de este fenmeno puede ser categrico al momento de emitir conclusiones.
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PAPELES Los papeles guardan relacin con la existencia de procedimientos, normas, reglas o tal vez referencias de sucesos de igual naturaleza. Jams hay que abordar un proceso de investigacin sin la debida preparacin. PIEZAS Y PARTES Constituyen una base slida para precisar orgenes de fallas, fatigas, etc. El examen especializado de tales elementos no es una alternativa. ES UNA NECESIDAD! ANALISIS Con todas las evidencias obtenidas se arma el rompecabezas y se DETERMINA la ocurrencia del evento. En este proceso se puede utilizar simulaciones para descartar situaciones presentadas. CONCLUSIONES Actividad final resultante del anlisis adecuado del suceso. La importancia de este paso radica en la calificacin del evento y la determinacin de las causas que lo originaron.
Evaluacin de Riesgos
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Cuando usar el procedimiento de Evaluacin de Riesgos? Todas los empleadores y las personas auto-empleadas tienen el deber de evaluar los riesgos de sus actividades laborales, puesto que es el inicio de cualquier actividad de Prevencin de Riesgos. El procedimiento siguiente est destinado para ser usado : Para situaciones en que los peligros parecen representar una amenaza importante y que sea incierto si los controles existentes o planificados son adecuados como principio o como prctica; por organizaciones que estn buscando la mejora continua de sus sistemas de gestin de OH & S, que excedan los requerimientos legales mnimos. El procedimiento completo NO es necesario cuando est claro desde el estudio preliminar que los riesgos son triviales, o que una evaluacin anterior haya demostrado que los controles existentes o planificados : cumplen con los requerimientos o estndares legales bien establecidos; sean adecuados para las tareas; sean, o sern, entendidas o usadas por cualquier involucrado Qu es la Evaluacin de Riesgos de OH & S y por qu hacerlo ? PASOS BASICOS La evaluacin de riesgos implica una sucesin de actividades necesarias para dejar claramente establecido la MANERA CORRECTA de realizar una evaluacin. PASOS BSICOS EN LA EVALUACIN DE RIESGOS
Construccin del Mapa del Proceso z Es una aproximacin que define la organizacin como un sistema de procesos interrelacionados.
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El mapa de procesos impulsa a la organizacin a poseer una visin ms all de sus lmites geogrficos y funcionales, mostrando cmo sus actividades estn relacionadas con los clientes externos, proveedores y grupos de inters. Tales "mapas" dan la oportunidad de mejorar la coordinacin entre los elementos clave de la organizacin. Asimismo dan la oportunidad de distinguir entre procesos clave, estratgicos y de soporte, constituyendo el primer paso para seleccionar los procesos sobre los que actuar
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Dividir los Procesos en Operaciones Unitarias o Tareas (Rutinarias y No Rutinarias) Una vez generado el Mapa de Proceso, ste debe subdividirse de manera tal que permita identificar una Tarea Independiente u Operacin Unitaria, tanto Rutinaria como No Rutinaria, cuyo personal asume el trabajo de identificacin de los peligros, evaluacin y el control de los riesgos que afecten a las personas (Seguridad y Salud Ocupacional). Esta tarea se realiza con el equipo natural de trabajo y el apoyo de los Expertos en Prevencin de Riesgos. En el caso de existir reas o actividades que no quedan definidas dentro de una dependencia organizacional especfica o estn en el lmite entre dos de stas, se debe definir la asignacin de la responsabilidad Identificacin de Peligros que afecten a las personas (Seguridad y Salud Ocupacional), los Procesos y Activos Se deben identificar TODOS LOS PELIGROS asociados a cada una de las Operaciones Unitarias establecidos en el punto anterior. Se debe incluir en el anlisis, la interaccin del proceso con las personas que laboran en su entorno y la interaccin de stas personas con el medio ambiente G. E. M. A. En la Identificacin de Peligros para la salud de las personas y en funcin del rea de trabajo, se debe considerar la clasificacin de agentes: Qumicos (explosivos, corrosivos, lquidos, inflamables compuestos oxidantes, gases peligrosos). Fsicos (ruido, temperatura, radiaciones, otros). Biolgicos (plagas, virus, otros). Ergonmicos (fisiolgicos sicolgicos). La Identificacin de Peligros debe incorporarse en actividades de puesta en marcha, mantenciones mayores y emergencias. Adems, deben incluirse los peligros de actividades de interferencia con otras Empresas. Evaluacin de los Riesgos Una vez determinados los peligros, se deben asociar los diferentes eventos peligrosos o no deseados asociados al peligro para determinar su Probabilidad y Consecuencia, con el objetivo de determinar la magnitud de riesgo, en algunos casos se deriva directamente al tipo de riesgo. Auditora en Prevencin de Riesgos Conceptos bsicos y generalidades Que no se tenga prdidas, no significa que las condiciones o actuaciones que las generan no existan; Es doblemente rentable realizar auditoras cuando no se ha experimentado prdidas. Definicin Auditora z Auditora
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El proceso de actuacin que aunando recursos humanos, tcnicos y econmicos busca la evaluacin sistemtica, documentada, peridica, objetiva e independiente que evala la eficacia, efectividad y fiabilidad del sistema de gestin as como si el sistema es adecuado para alcanzar la poltica y objetivos definidos por la empresa. z z z z z Sistemtica: sujeta a un proceso de planificacin y de ejecucin del trabajo aplicando una metodologa contrastada. Documentada: dejando constancia escrita de aquellas evidencias que sean observadas y en las que se fundamenta la opinin de la auditora. Objetiva: conclusiones basadas nicamente en las evidencias observadas. Independiente: realizada por personas que no participen en el sistema de gestin que se audita. Peridica: las circunstancias cambiantes de las organizaciones hacen que sea necesaria la realizacin de la auditora cada cierto tiempo
Otras definiciones de auditora z Auditora (ISO 19011) Proceso sistemtico, independiente y documentado, para obtener evidencias de la auditora y evaluarlas de manera objetiva, con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los criterios de auditora. z UNE 81900 EX:1996 (Espaa): Evaluacin sistemtica, documentada, peridica, objetiva e independiente que evala la eficacia, efectividad y fiabilidad del sistema de gestin para la prevencin de riesgos laborales, as como si el sistema es adecuado para alcanzar la poltica y los objetivos de la organizacin en esta materia. z BS8800:1996 (Inglaterra): Examen sistemtico y, si es posible, independiente para determinar si las actividades y resultados relacionados son conformes a las actividades planificadas y si estas actividades se llevan a cabo eficazmente y son convenientes para lograr la poltica de la organizacin y sus objetivos. z NCh2453:1999 (Chile): Examen sistemtico, documentado, peridico, objetivo e independiente que evala la efectividad y eficiencia del S.G.P.R.P., con el propsito de establecer orientaciones y directrices, que permitan alcanzar la poltica y los objetivos de la organizacin en esta materia. z OHSAS18001:1999 (Internacional): Examen sistemtico para determinar si las actividades y los resultados relacionados estn en conformidad con los resultados y actividades planificadas y si estas actividades se llevan a cabo eficazmente y son convenientes para lograr la poltica de la organizacin y sus objetivos. Tipos de auditora (Segn quien las realiza) z Internas o de primera parte
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El objetivo principal de las auditoras internas es ayudar a la direccin en el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades, proporcionndole anlisis, evaluaciones, recomendaciones y todo tipo de comentarios pertinentes sobre las operaciones o sistemas examinados, pero a la vez resultan de gran ayuda para las auditoras externas dado que muchos de los controles que sta realiza ya se encuentran hechos y documentados. De hecho la auditora interna surge con anterioridad a la auditora externa por un doble motivo: la necesidad de mantener un control permanente y eficaz dentro de la empresa (mejora continua) y hacer ms rpida y eficaz la funcin del auditor externo. Se encuentran incluidas como requisito a cumplir en la implementacin de sistemas de calidad o ambiente segn las normas ISO. Constituyen una va para asegurar el mantenimiento del sistema de gestin. Ventajas y Quien las realiza tiene un alto conocimiento de la organizacin y Son de gran ayuda para la direccin de la organizacin dado que le permite mejorar continuamente su sistema de gestin z Desventajas y Son ms influenciables por el entorno, pues se vulnera el principio de independencia que contiene la propia definicin de auditora. y Dificultad de entender las propias limitaciones desde dentro de la organizacin. z Externas o de segunda parte Auditora efectuada por quienes tienen inters comn en la organizacin, tales como los clientes o por otras personas en su nombre. z Externas de tercera parte Auditora realizada por Organismo Certificador contractualmente independiente a la organizacin para extender un certificado como reconocimiento al adecuado funcionamiento de un sistema de gestin. Empresas certificadoras son: LLOYD S, BVQI, DNV, TV, IRAM, otras. z Tipos de auditora (Segn el mbito que abarcan) z Financiera: tiene por objeto emitir un informe sobre la adecuacin de la informacin contenida en los estados financieros (balance, cuenta de resultados y memoria) para reflejar la realidad financiera y patrimonial de la empresa. z Sistemas de informacin: su objetivo es la emisin de una opinin sobre la seguridad e integridad del sistema informtico y de la informacin gestionada por l, as como sobre el nivel de servicio de ste. z Sistemas de Calidad: informe sobre el nivel de adecuacin del Sistema de Gestin de la Calidad de una organizacin a los requisitos de una Norma de Calidad. z Sistemas Medioambientales: informe sobre la validez, fiabilidad y cumplimiento del sistema de gestin medioambiental. z Operativas: informe sobre la eficacia, eficiencia y adecuacin de los recursos aplicados por la organizacin a los fines perseguidos.
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Legalidad: informe sobre la realizacin de un conjunto de actividades en relacin a disposiciones legales. Sistemas de Prevencin de Riesgos Profesionales: informe sobre la validez, fiabilidad y cumplimiento del sistema de gestin de prevencin de riesgos profesionales en base a la reglamentacin vigente y al modelo de referencia que se ha fijado la organizacin. Al Sistema de Gestin: Se evala la conformidad de un sistema de gestin respecto a requisitos establecidos por una norma. A Proceso (s): Aquella que identifica las entradas y salidas de un proceso y evala el control que est siendo ejercido sobre las entradas, con el fin de asegurar la consistencia del producto o servicio terminado. A Producto o Servicio: Orientada a verificar la conformidad de un producto, de acuerdo a los requisitos de especificacin, establecidos para este.
Ejemplos de auditora z La empresa Celulosa Arauco requiere la renovacin de su certificacin en ISO 14001 para lo cul solicita una Auditoria de. z Para la auditoria de certificacin, esta empresa revisa sus registros y se da cuenta que no ha cumplido con el programa de sus auditorias internas y rpidamente le solicita al departamento de calidad, la realice. Auditoria de.... z La misma empresa requiere por exigencias de sus clientes en el extranjero que adems de la certificacin de su sistema de calidad, este sea acreditado Qu auditoria debe solicitar? Auditoria de..... z Al actualizar mis registros de proveedores me doy cuenta que tengo 2 proveedores que no estn evaluados. Solicito la encuesta de proveedores y evidencio que no poseen sistema de calidad implementado. Qu debo hacer? y Eliminarlo de mis registros y Realizarle una Auditoria de..... Definiciones z Criterios de Auditora: Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos. z Evidencia de la auditora: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son pertinentes para los Criterios de Auditora y que son verificables. z Hallazgos de la auditora: Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora recopilada frente a los criterios de auditora. Los hallazgos pueden indicar conformidad, no conformidad u oportunidad de mejora. z Conclusiones de la auditora: Resultado de una auditora que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditora y todos los hallazgos de la auditora. z Cliente: Organizacin o persona que solicita la auditora z Auditado: Organizacin que es auditada z Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditora z Experto tcnico: Persona que aporta conocimientos o experiencia especficos al equipo auditor. Los conocimientos o experiencia se relacionan con la organizacin, el proceso o la actividad a auditar, el idioma o la orientacin cultural.
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Programa de auditora: Conjunto de una o mas auditoras planificadas para un perodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico. Plan de auditora: Descripcin de las actividades y de los detalles acordados de una auditora. Alcance de una auditora: Extensin y lmites de una auditora. Incluye generalmente una descripcin de las ubicaciones, las unidades de la organizacin, las actividades y los procesos, as como el perodo de tiempo cubierto. Competencia: Atributos personales y aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades.
Principios que rigen las auditorias de Sistemas Los 5 principios que rigen las auditorias de sistemas son: y Conducta tica y Presentacin imparcial y Cuidado Profesional establecido y Independencia y Evidencia Conducta Etica El auditor debe en todo momento mantener una conducta intachable. Ni muy amistoso, ni muy distante. Debe ser cuidadoso y evitar conflictos de intereses. No puede ni debe adulterar informacin o dejar de informar no conformidades. Debe llevar siempre con l, el registro de reclamos y debe fomentar su utilizacin Presentacin Imparcial El auditor debe ser objetivo y veraz. No puede calificar ni asesorar al auditado. No debe emitir opiniones y debe reservarse sus observaciones. Si tiene algo que decir, debe hacerlo de manera formal y durante la reuniones establecidas dentro de la auditoria. Cuidado profesional establecido Debe solicitar ser tratado y tratar a todo el personal como profesionales de su rea. Si no est seguro, debe consultar, manteniendo el profesionalismo siempre y ante todo. Independencia El auditor debe ser una persona independiente a la organizacin que audita, a sus trabajadores y proveedores o subcontratistas. En caso contrario, debe invalidarse para realizar la auditoria Evidencia Todas las no conformidades encontradas deben ser verificadas y sus evidencias demostradas en el listado de verificaciones. Un auditor no puede abrir una no conformidad que no le conste efectivamente. Estas evidencias deben ser mostradas al representante de la empresa auditada y escritas de manera coherente y clara.
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EJEMPLO DE DIAGRAMA DE FLUJO DE UN PROCESO
Funciones y Responsabilidades z Responsabilidades y actividades de los auditores y Mantenerse dentro del alcance de la auditora y Seguir los procedimientos definidos, reunir y analizar los hechos que sean relevantes y suficientes, que permitan obtener conclusiones relativas a la eficacia del sistema de gestinauditado y Documentar e informar sobre los resultados de la auditora y Verificar la eficacia de las acciones correctivas tomadas como consecuencia de la auditora y Retener y salvaguardar documentos de la auditora. Responsabilidad del auditor jefe
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El auditor jefe es el responsable final de todas las fases de la auditora. Conviene que tenga capacidad de gestin y experiencia, y disponga de autoridad para dirigir la auditora y tomar las decisiones finales. Las responsabilidades del auditor jefe tambin comprenden: z Ayudar en la seleccin de otros miembros del equipo auditor, z Preparar el plan de auditora, z Representar al equipo auditor, frente a los ejecutivos del auditado. z Entregar el informe de auditora. z Cliente y Decide la necesidad de realizar una auditora, define el propsito e inicia el proceso. y Decide la entidad auditora; determina el mbito general de la auditora de acuerdo con la norma que se tomar como referencia para realizar la auditora. y Recibe el informe de la auditora. y Determina las acciones a emprender como consecuencia de la auditora y, en su caso, informa de ello al auditor. Auditado y La direccin del auditado deber informar al personal afectado sobre el alcance, contenido de la auditora y requerir su cooperacin. y Poner a disposicin del equipo auditor todos los medios necesarios para asegurar el buen desarrollo de la auditora (personal, equipamiento, etc.). y Facilitar al equipo auditor el acceso a las instalaciones y a los elementos de prueba. y Determinar las acciones a emprender derivadas de la auditora. 6.5.- Realizacin de las actividades de la auditora In- Situ 6.5.5.-Generacin de hallazgos de la auditora. La informacin sobre evidencia es evaluada frente a los criterios de la auditora, generndose los hallazgos. Los hallazgos pueden indicar conformidad como no conformidad con los criterios de auditora. Los hallazgos tambin pueden identificar oportunidades de mejora. Las no conformidades y las evidencias que la apoyan deben registrarse. Las no conformidades pueden clasificarse. Debera revisarse con el auditado las no conformidades con el auditado para obtener su reconocimiento, realizar esfuerzos para resolver opiniones divergentes. Registrar puntos en que no se logren acuerdos.
Hallazgos y No Conformidades z Hallazgo
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Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora recopilada frente a los criterios de auditora. Hallazgos pueden indicar conformidad, no conformidad u oportunidad de mejora. No Conformidad y Est determinada por la sustentacin objetiva de la desviacin de lo establecido y que es reconocido por el auditado. y Tiene diversos grados, deben ser acordados
No Conformidades z Categorizacin y Mayor: Ausencia de procedimiento requerido o falla total en su aplicacin. Un nmero de discrepancias menores encontradas en el mismo requerimiento de la norma, puede representar un quiebre importante del sistema, y por tanto se califica como Mayor. y Menor: Definido como error simple de aplicacin de un procedimiento. z Ejemplos NC mayor z Procedimientos no aprobados en distintas secciones. z No hay evidencia que se hayan adoptado correcciones para deficiencias informadas durante auditoras internas. z Un porcentaje significativo de los instrumentos de medicin estn fuera de los plazos de calibracin. z Se ha modificado instrucciones de trabajo sin la autorizacin de personal calificado para hacerlo. Ejemplos NC menor z Un medidor de gases (de 15), se encuentra con su plazo de calibracin vencido. z Un informe se encuentra sin la firma de autorizacin por parte de la persona establecida para hacerlo. z Se ha retrasado en 2 das la instruccin de un ayudante de operador. z Atraso en respuesta a partes interesadas sobre un problema presentado.
Para Certificacin z En caso de NC Mayor: No se emitir registro de certificacin hasta un perodo posterior a la implementacin de la correccin. z En caso de NC Menor: No existe impedimento para el registro y las acciones correctivas, podrn ser verificadas en la siguiente visita de inspeccin.
Redaccin de No Conformidades z Se encontr evidencia del incumplimiento de lo dispuesto en el Punto 4.3.2, Captulo III, del Manual del Sistema de Gestin, acerca de la revisin de los informes de investigacin de accidentes. 4 informes no contaban con las acciones
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correctivas/preventivas, ni la firma del Gerente del Area (ver punto 6.1 del Registro de Hallazgos de Auditora). z Se encontr evidencia de la falta de conocimiento del Procedimiento PR-01-F-23, Seis trabajadores del rea correspondiente, no empleaban el equipo Rf al momento de ejecutar la tarea (ver punto 9.1 del Registro de Hallazgos de Auditora).
6.5.- Realizacin de las actividades de la auditora In- Situ 6.5.6.Preparacin de las Conclusiones. El equipo auditor debe reunirse antes de la reunin de cierre para: Revisar los hallazgos y toda otra informacin sobre los criterios. Acordar las conclusiones: Grado de conformidad del sistema con los criterios Implementacin eficaz, mantenimiento y mejora del sistema Sobre el proceso de revisin gerencial para la mejora continua Preparar recomendaciones si est incluido en los objetivos: Relativas a mejoras Certificacin/registro Comentar el seguimiento, si est incluido en los objetivos. 6.5.7.Realizacin de la reunin de cierre. Presidida por el auditor lder. Se presentan los hallazgos y conclusiones. Se podra tocar lo relativo al plazo para presentar un plan de acciones correctivas y preventivas. Pueden estar presente el cliente, auditado y otras partes. Podran llevarse actas, incluidos registros de asistencia. Recomendaciones, si existen no tienen carcter de obligatorias. 6.6.- Preparacin, Aprobacin y Distribucin del Informe 6.6.1.Preparacin del informe. Responsabilidad del auditor lder. Proporciona un registro claro, conciso y preciso de la auditora. Podra contener: Identificacin del cliente Los objetivos, alcance y criterios de auditora Identificacin del equipo auditor Fechas y lugares donde se realizaron las actividades in-situ Hallazgos Conclusiones 6.6.1.Preparacin del informe. Si fuera necesario podra incluir: El plan de la auditora Lista con representantes del auditado Areas no cubiertas aunque se encuentren dentro del alcance
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Recomendaciones para la mejora Opiniones divergentes sin resolver Planes de seguimiento Declaracin sobre la confidencialidad Lista de distribucin del informe
6.6.2.Aprobacin y Distribucin del Informe. Emisin en el tiempo acordado, si no es posible, comunicar al cliente razones del atraso y concordar una nueva fecha Informe fechado, revisado y aprobado Distribuir a los receptores acordados con el cliente El informe es de propiedad del cliente Ejemplo de Informe de Auditora
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6.7.- Finalizacin de la Auditora z Finaliza cuando todas las actividades establecidas en el plan de auditora se completan y el informe se ha distribuido. z Los documentos se conservan o destruyen, segn acuerdo previo entre las partes y reglamentos aplicables. z Salvo requerimiento legal, no se revelarn los contenidos del informe u otra informacin obtenida en la auditora z Toda divulgacin se realiza previo conocimiento del cliente. 6.8.- Realizacin de las actividades de seguimiento z No se consideran parte de la auditora z Orientadas a la verificacin de la implementacin de medidas correctivas y preventivas o de mejora, y su eficacia z La verificacin puede ser parte de una auditora posterior. CONSIDERACIONES FINALES La auditora esta basada en una muestra de informacin, es posible que hechos relevantes que pudieran afectar la seguridad o salud de los trabajadores, la productividad o el ambiente, no sean identificados; Es ingenuo pensar que la ausencia de hallazgos evidencie una gestin preventiva perfecta. Es razonable pensar que, Un ejercicio de bsqueda de evidencia de la efectividad de la gestin, que permite la mejor proteccin de las personas y recursos, debe constituir un elemento de anlisis obligado de la gerencia, para apoyar el mejoramiento continuo. Se debe garantizar que las auditoras se basen en hechos concretosy susceptibles de probar en forma inequvoca. Los paradigmas personales o imposicin de criterios no son parte de la objetividad del proceso de auditora.

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