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Introduo.................................................................................................................................4 1.Arquivos: Elementos e Definies........................................................................................5 1.1.Estgios de sua evoluo................................................................................................5 1.2.Extenso de sua atuao.................................................................................................5 1.3.Natureza dos documentos...............................................................................................6 1.4.Gnero (caracterstica)....................................................................................................6 1.5.Natureza do Assunto (caracterstica)..............................................................................6 1.6.Correspondncia.............................................................................................................6 1.7.Tipo de Arquivamento....................................................................................................6 1.8.Diferenciao entre biblioteca e arquivo........................................................................7 1.9.Centros de documentao ou informao.......................................................................7 2.Organizao e Administrao de Arquivos Correntes...........................................................7 2.1.Levantamento de Dados..................................................................................................8 2.2.Anlise dos dados coletados...........................................................................................8 2.3.Planejamento...................................................................................................................9 2.3.1.Posio do arquivo na estrutura da instituio.........................................................9 2.3.2.Centralizao ou descentralizao e coordenao dos servios de arquivo............9 2.3.2.1.Centralizao....................................................................................................9 2.3.2.2.Descentralizao...............................................................................................9 2.3.2.3.Coordenao.....................................................................................................9 2.3.3.Escolha de mtodos de arquivamento e classificao..............................................9 2.3.3.1.Sistemas de registro........................................................................................10 2.3.3.2.Elementos de Classificao............................................................................10 2.3.3.3.Princpios de classificao..............................................................................10 2.3.4.Escolha das Instalaes e equipamentos................................................................11 2.3.5.Constituio de arquivos intermedirios................................................................12 2.4.Implantao e acompanhamento...................................................................................12 3.Gesto de documentos.........................................................................................................12 3.1.Protocolo.......................................................................................................................12 3.2.Registro e movimentao..............................................................................................13 3.3.Expedio......................................................................................................................13 3.4.Organizao e Arquivamento.......................................................................................13 3.4.1.Mtodos de Arquivamento.....................................................................................13 3.4.2.Mtodo Alfabtico (mtodo bsico)......................................................................14 3.4.2.1.Regras de Alfabetao....................................................................................14 3.4.3.Mtodo Geogrfico................................................................................................16 3.4.3.1.Nome do estado, cidade e correspondente (quem enviou a correspondncia) ....................................................................................................................................16 3.4.3.2.Nome da cidade, estado e correspondente......................................................16 3.4.4.Mtodo numrico simples......................................................................................17 3.4.5.Mtodo numrico cronolgico...............................................................................17 3.4.6.Mtodo Dgito-terminal.........................................................................................17 3.4.7.Mtodos por assunto (ideogrficos).......................................................................17 3.4.7.1.Mtodo ideogrfico alfabtico enciclopdico.................................................17 3.4.7.2.Mtodo ideogrfico alfabtico dicionrio.......................................................18 1
Vrias razes levaram os pases a instituir arquivos pblicos: a) necessidade prtica de incrementar a eficincia governamental;
b) motivos de ordem cultural, visto que os arquivos pblicos constituem uma espcie de fonte de cultura, ao lado de livros, manuscritos e peas de museus;
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Estabelece classificao, temporalidade e destinao de documentos de arquivos relativos s atividades-meio da Administrao Pblica, com notao pura 4 Recomendamos a leitura dessa resoluo para efeito de familiarizao com os diversos procedimentos arquivsticos
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3.3. Expedio Geralmente so adotadas as seguintes atividades: Passos 1 2 3 4 5 6 Atividades Receber a correspondncia Verificar se no faltam folhas ou anexos Numerar e completar a data, no original e nas cpias Separar o original da cpias Expedir o original com os anexos Encaminhar as cpias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem, ao arquivo
3.4. Organizao e Arquivamento Quanto organizao, j tratamos de forma sucinta no tpico 2, pgina 7; e quanto ao arquivamento passaremos a descrever os principais mtodos de arquivamento existentes, bem como as fases includas na operao de arquivamento propriamente dito. 3.4.1. Mtodos de Arquivamento O mtodo de arquivamento determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. Os sistemas de arquivamento apenas fornecem a estrutura mecnica em relao qual os documentos devem ser arranjados. Os documentos podem ser eficazmente arranjados em quase todos os sistemas de arquivamento. Qualquer sistema de arquivamento, no importa qual seja, pode apresentar resultados satisfatrios se for adequadamente aplicado. A insuficincia do arquivamento deve-se, com mais freqncia s falhas humanas do que a falhas do sistema. Na escolha de um mtodo de arquivamento deve-se levar em considerao trs premissas bsicas: o sistema escolhido deve ser simples, flexvel e deve admitir expanses. Bsicos Alfabtico Geogrfico Numricos
Simples Cronolgico
Essa ficha ser retirada no rgo a que o documento destinado pelo responsvel pelo controle no mbito desse rgo, e ser novamente anexada ao documento quando este for encaminhado a outro rgo, devendo essa passagem ser feita por intermdio do Setor de Registro e Movimentao, que o redistribuir
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Padronizados
Cada um desses mtodos pertence a dois grandes sistemas: direto e indireto. Sistema direto aquele em que a busca feita diretamente sem a necessidade de se consultar um ndice Sistema indireto aquele em que, para se localizar o documento, preciso antes consultar um ndice ou um cdigo. O mtodo alfanumrico combinao de letras e nmeros no se inclui nas classes de mtodos bsicos e padronizados e considerado do sistema semi-indireto. 3.4.2. Mtodo Alfabtico (mtodo bsico) Mtodo alfabtico o mais simples. um mtodo direto. Nesse mtodo, as fichas ou pastas so dispostas em ordem rigorosamente alfabtica, respeitadas as normas gerais para alfabetao. As notaes nas guias podem ser abertas ou fechadas; simples ou compostas. Notaes simples abertas: A, B, C Ab, Ac etc; notaes compostas e fechadas: Aa-Al , Am-Az etc. Sua desvantagem a alta incidncia de erros de arquivamento quando o volume de documentos muito grande, devido ao cansao visual e variedade de grafia dos nomes. 3.4.2.1. Regras de Alfabetao 1. Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome. Exemplo: Rita Guimares, Juvenal Cavalcante, Maria Silveira, Pedro Lima Arquivam-se: Cavalcante, Juvenal; Guimares, Rita; Lima, Pedro; Silveira, Maria Obs.: havendo sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se separam. Exemplo: Heitor Villa-Lobos; Carlos Montes Altos; Marlia Morro Azul; Slvia Praia Vermelha Arquivam-se: Montes Altos, Carlos; Morro Azul, Marlia; Villa-Lobos, Heitor; Praia Vermelha, Slvia 3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo. Exemplo: Walmir Santo Cristo, Lus So Caetano, Denise Santa Rita Arquivam-se: Santa Rita, Denise; Santo Cristo, Walmir; So Caetano, Lus. 4. As iniciais abreviativas de pronomes tm precedncia na classificao de sobrenomes iguais. R. Silveira, Roberto Silveira, Ricardo Silveira Silveira, R.; Silveira, Ricardo; Silveira, Roberto 2.
Exemplo: Arquivam-se:
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Os artigos e preposies, tais como a, o, de, d, do, e, um, uma, no so considerados (ver tambm regra n 9)
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Os arquivos permanentes constituem-se de materiais selecionados, que so escolhidos de uma grande massa de documentos produzidos e recebidos por um governo, devido ao seu valor comprobatrio e informativo. So escolhidos tomando-se por base no a apreciao de certos documentos em particular, mas devido ao seu significado no conjunto da documentao de um determinado assunto ou atividade, ou, em termos mais amplos, na documentao de um rgo, de um governo, ou mesmo da sociedade em certo estgio de desenvolvimento. O trabalho de recolhimento de documentos a arquivos permanentes tem um duplo objetivo: preserv-los e torn-los disponveis para serem usados. Os documentos pblicos devem ser reconhecidos por lei como propriedade pblica. O direito a tais documentos ser exclusivamente do governo que os criou e sero conservados para a perpetuidade. Qualquer lei que diga respeito administrao de documentos pblicos deve incluir no seu texto normas para a sua reobteno no caso de terem sido indevidamente alienados ou retirados da repartio. O princpio bsico nullum tempus occurrit regi (art. 17, 4, Decreto 4.073/2002), que foi traduzido como contra o rei no h prescrio (vide art. 15 e seguintes do Decreto 4.073/2002). A legislao sobre os documentos pblicos, alm disso, deve definir claramente as responsabilidades de custdia do arquivista. O conceito de custdia pode ser explicado em relao ao conceito de propriedade pblica. Os documentos pblicos podero ser conservados sob a custdia de qualquer rgo da administrao, sem, contudo, ser de sua propriedade. Quando os documentos pblicos so transferidos da custdia de um rgo para a de outro no h transferncia de propriedade, pois os documentos eram e continuam a ser propriedade do Estado. Legalmente, ento, o arquivista deve ter a custdia dos documentos que esto sob a sua guarda fsica, no que diz respeito ao seguinte: Primeiro, deve o arquivista ter sobre os documentos os mesmos direitos e privilgios que tinha a entidade que os criou, relativamente reproduo e autenticao de cpias. Segundo, deve ter, em relao aos documentos, certos direitos e privilgios adicionais que no so comumente exercidos pelas entidades criadoras. Referem-se estes ao arranjo, descrio e publicao para fins que no aqueles para os quais foram originariamente criados para servir a usos secundrios de outras reparties e de particulares. Esses direitos e privilgios so necessrios ao arquivista para o bom cumprimento de seus deveres.
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4.1. Atividades de arranjo Em arquivologia entende-se por arranjo a ordenao dos documentos em fundos, a ordenao das sries dentro dos fundos e, se necessrio, dos itens documentais dentro das sries. O arranjo uma das funes mais importantes em um arquivo,e, por isso, deve ser feito por pessoa qualificada e especializada. As atividades desenvolvidas no arranjo so de dois tipos: intelectuais e fsicas. As intelectuais consistem na anlise dos documentos quanto a sua forma, origem funcional e contedo. As atividades fsicas se referem colocao dos papis nas galerias, estantes ou caixas, seu empacotamento, fixao de etiquetas etc. H considervel diferena entre o arranjo do arquivo corrente e o do arquivo permanente. Quanto aos arquivos intermedirios, no existem mtodos ou princpios especficos de arranjo no sentido tcnico da palavra aqui empregado. Nesses arquivos, de guarda transitria, aplicam-se apenas critrios racionais de disposio dos documentos em estantes e armrios.
4.1.1. Princpios de arranjo de arquivos O conservador de arquivos no se ocupa apenas com o arranjo dos documentos de uma nica repartio, como o caso do arquivista encarregado dos documentos de uso corrente. Ocupa-se do arranjo de todos os documentos sob sua custdia, os quais emanam de diversos rgos, de muitas subdivises administrativas e de numerosos funcionrios individuais. Arranja seus documentos para uso no-corrente, em contraposio ao uso corrente, e arranja-os de acordo com certos princpios bsicos da arquivstica e no segundo qualquer classificao predeterminada ou esquema de arquivamento. 4.1.1.1. Evoluo dos princpios de arranjo O primeiro grande passo terico, que diferia do velho mtodo de arranjo de arquivos de acordo com esquemas de classificao predeterminados, ocorreu quando Guizot (1787-1874), ministro da Instruo Pblica de 1832 a 1839 e primeiro-ministro de 1840 a 1848, baixou regulamentos relativos ao arranjo de documentos dos
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a)
os documentos deviam ser agrupados por fundos (fonds), isto , todos os documentos originrios de uma determinada instituio, tal como uma entidade administrativa, uma corporao ou uma famlia, seriam agrupados e considerados como o fonds daquela determinada instituio; os documentos de um fonds deviam ser arranjados por grupos de assuntos, e a cada grupo seria atribudo um lugar definitivo em relao aos outros grupos; as unidades, nos grupos de assuntos, seriam arranjadas conforme as circunstncias, em ordem cronolgica, geogrfica ou alfabtica.
b)
c)
A circular de 24 de abril de 1841 formulou o princpio bsico de respect des fonds, pelo qual todos os documentos originrios de uma autoridade administrativa, corporao ou famlia devem ser agrupados, constituindo fundos. Dentro desses os documentos devem ser arranjados por assuntos, e aps, em ordem cronolgica, geogrfica ou alfabtica. As relaes entre os grupos de assuntos, dentro de um fundo, devem ser determinadas pelo contedo dos mesmos. Quando se tratar, por exemplo, de uma coleo de decretos ou leis, ou de decises judiciais, as peas devem ser arranjadas em ordem cronolgica, visto que um pesquisador, geralmente, indica a data de tais documentos. Se, por outro lado, se tratar de assuntos de municipalidades, prefervel o arranjo geogrfico, visto que os pesquisadores habitualmente indicam o nome da municipalidade. Se se tratar de documentos relativos a pessoas, claro que o arranjo alfabtico pelos nomes dos indivduos facilita as buscas. O eminente palegrafo Natalis de Wailly (1805-86) justificou o princpio respect des fonds nos seguintes termos: Uma classificao geral de documentos por fundos e (nos fundos) por assunto, a nica maneira adequada de se assegurar a realizao imediata de uma ordem regular e uniforme. Tal classificao apresenta vrias vantagens. Em primeiro lugar, mais simples de se por em prtica do que qualquer outro sistema, pois consiste to-somente em reunir peas das quais apenas necessrio determinar a origem. Num grande nmero de casos, essa classificao feita com mais facilidade, porquanto consta simplesmente da reproduo da ordem atribuda por seus donos anteriores; essa ordem pode, talvez, ser conseguida por meio de inventrios existentes, sendo, neste caso, suficiente confrontar os documentos inventariados e dar-lhes outra vez ordem original. Se, ao invs de seguir esse mtodo, se prope uma ordem terica, baseada na natureza das coisas, todas essas vantagens se perdem. O antigo sistema de arranjar os documentos de acordo com algum sistema arbitrrio de classificao de assuntos foi abandonado, ao menos teoricamente, e substitudo por um sistema baseado em princpio aplicvel de maneira geral. Esse princpio o de agrupar os documentos oficiais de acordo com a natureza das instituies pblicas que os acumulam. O princpio do respect des fonds evoluiu e foi ampliado na Prssia, onde se decidiu, primeiro, que os documentos pblicos devem ser agrupados de acordo com as unidades administrativas que os criaram (e no de acordo com a natureza das instituies que os criaram, como na Frana) e, em segundo lugar, que o arranjo dado aos documentos pelos prprios rgos criadores deve ser preservado no arquivo de custdia
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b) o princpio ajuda a revelar o significado dos documentos, pois os assuntos de documentos individuais somente podem ser completamente compreendidos, no contexto, com documentos correlatos. Se os documentos so arbitrariamente tirados do seu contexto e reunidos de acordo com um sistema subjetivo ou arbitrrio qualquer, o real significado dos mesmos, como prova documentria, pode-se tornar obscuro ou at se perder; c) o princpio d ao arquivista um guia exeqvel e econmico para o arranjo, descrio e utilizao dos documentos sob sua custdia. Quebrar as unidades existentes e substitulas arbitrariamente por novas consumiria, inutilmente, grande parte do tempo do arquivista, e a complexidade e diversidade de assuntos que os documentos cobrem tornariam irrealizveis o acabamento de qualquer tarefa desse gnero.
4.1.1.2. Concluses finais sobre os princpios de arranjo de documentos Na aplicao do princpio da provenincia, a entidade administrativa que os produziu no precisa ter sido completa e independente, como na Inglaterra, mas deve, no entanto, ter sido de tal ordem que os seus documentos possam ser prontamente distinguidos de outros grupos de documentos, considerando-se a relao desses para com a funo ou campo de assunto. Alm disso, os documentos preservados pelo testemunho que contm da organizao e da funo devem ser mantidos na ordem que lhes foi atribuda pelos rgos que os criaram, mantiveram ou acumularam. Conquanto essa ordem no rena os documentos por assuntos que atenderiam a todas as necessidades dos pesquisadores, a nica maneira vivel de colocarem-se os documentos em ordem, conservando-se, ao mesmo tempo, os valores de prova quanto ao funcionamento do governo. Dar novo arranjo, de acordo com algum plano arbitrrio, a documentos que j estejam em ordem ou parcialmente ordenados, seria um extravagante desperdcio de tempo, e
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b) Funcional, constitudo dos documentos provenientes de mais de uma fonte geradora de arquivo, reunidos pela semelhana de suas atividades, mantido, porm, o princpio da provenincia. 4.2. Atividades de descrio e publicao O trabalho de um arquivo s se completa com a elaborao de instrumentos de pesquisa, que consistem na descrio e na localizao dos documentos no acervo, e se destinam a orientar os usurios nas diversas modalidades de abordagem a um acervo documental. Alm de tornar o acervo acessvel, os instrumentos de pesquisa objetivam divulgar o contedo e as caractersticas dos documentos. Os documentos, quanto substncia, so descritos fazendo-se referncia ao rgo administrativo que os criou, s funes, ou s atividades. Os documentos so descritos estruturalmente, dando-se informao sobre a natureza fsica dos mesmos e sobre os sistemas segundo os quais so arquivados ou classificados. O primeiro elemento na descrio de documentos a autoria, que indicada mencionando-se o nome da unidade administrativa, dentro do rgo governamental, que os criou; o segundo elemento o tipo fsico a que pertencem os documentos correspondncia, relatrios, ordens, tabelas e outros; o terceiro elemento o ttulo da unidade que est sendo descrita; o quarto a estrutura fsica da unidade partes de um grupo classificado de documentos, volumes encadernados, maos de documentos ou caixas. 4.2.1. Tipos bsicos de instrumentos de pesquisa Em 1973, a AAB formou um grupo de trabalho, sob a direo de seu presidente, com a finalidade de definir os instrumentos de pesquisa bsicos. Considerando que a maioria dos arquivos brasileiros no dispem de instrumentos de pesquisa e nem mesmo de um mnimo de orientao, o grupo selecionou e definiu os quatro seguintes tipos: guia, inventrio, catlogo e repertrio. 4.2.1.1. Guia
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Objetivo: Representar o contexto e a estrutura hierrquica do fundo e suas partes componentes. Regra: No nvel do fundo, d informao sobre ele como um todo. Nos nveis seguintes e subseqentes, d informao sobre as partes que esto sendo descritas. Apresente as descries resultantes numa relao hierrquica entre a parte e o todo, procedendo do nvel mais geral (fundo) para o mais particular. INFORMAO RELEVANTE PARA O NVEL DE DESCRIO
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Objetivo: Tornar explcita a posio da unidade de descrio na hierarquia. Regra: Relacione, se aplicvel, cada descrio sua mais prxima e superior unidade de descrio, e identifique o nvel de descrio. NO REPETIO DE INFORMAO
Objetivo: Evitar redundncia de informao em descries hierarquicamente relacionadas. Regra: No mais alto nvel apropriado, d a informao que comum s partes componentes. No repita em um nvel inferior informao que j tenha sido dada num nvel superior. 4.2.2.2. Elementos de descrio Esses elementos so divididos em sete reas: rea de identificao, rea de contextualizao, rea de contedo e estrutura, rea de condies de acesso e uso, rea de fontes relacionadas, rea de notas e rea de controle da descrio. 4.2.3. ISAAR(CPF) Norma internacional de registro de autoridade arquivstica para entidades coletivas, pessoas e famlias Esse segundo trabalho tem um aspecto complementar em relao ao ISAD(G). A criao de registros de autoridade arquivstica possibilita o controle das entradas de entidades coletivas, pessoas e famlias, permitindo tanto a identificao de fundos fracionados entre diversas instituies, como tambm o prprio rastreamento de temas ligados a essas entidades coletivas, pessoas e famlias em fundos diversos de variados arquivos. 4.2.3.1. Glossrio de termos associados ao ISAAR(CPF) Catlogo de autoridade (authority file) -conjunto organizado de registros de autoridade. Controle de autoridade (authority control) - controle de termos normalizados, incluindo nomes prprios (de pessoas fsicas ou jurdicas e geogrficos), utilizados como pontos de acesso. Dados de autoridade (authority data) - informao em um registro de autoridade ou em um arquivo de autoridade. Entrada de autoridade (authority entry) - ponto de acesso normalizado estabelecido pela instituio arquivstica responsvel. Ponto de acesso (access point) - nome, palavra-chave, entrada de ndice, pelo qual uma descrio possa ser pesquisada, identificada ou recuperada.
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Art. 7 Findo o prazo estabelecido no art. 29 deste Decreto, as Comisses Permanentes de Acesso devero liberar os documentos referidos nesse dispositivo. Art. 8 Sero liberados consulta pblica os documentos que contenham informaes pessoais, desde que previamente autorizada pelo titular ou por seus herdeiros. Art. 9 As Comisses Permanentes de Acesso podero autorizar o acesso a documentos pblicos de natureza sigilosa a pessoas devidamente credenciadas, mediante apresentao, por escrito, dos objetivos da pesquisa. Art. 10. O acesso aos documentos sigilosos, originrios de outros rgos ou instituies, inclusive privadas, custodiados para fins de instruo de procedimento, processo administrativo ou judicial, somente poder ser autorizado pelo agente do respectivo rgo ou instituio de origem. Art. 11. O acesso a qualquer assunto sigiloso, resultante de acordos ou contratos com pases estrangeiros, atender s normas e recomendaes de sigilo constantes desses instrumentos. Art. 12. A eventual negativa de autorizao de acesso dever ser justificada por escrito. Art. 13. Todos tm direito de acessar, mediante requerimento protocolado na instituio pblica custodiadora, documentos e informaes a seu respeito, existentes em arquivos ou bancos de dados pblicos. Art. 14. O atendimento consulta a documentos sigilosos ou a informaes pessoais existentes nos arquivos ou em bancos de dados ser dado no prazo da lei, a partir da data de entrada do requerimento no protocolo. CAPTULO III DO SIGILO E DA SEGURANA DA SOCIEDADE E DO ESTADO Art. 15. Os documentos pblicos, sigilosos classificam-se em quatro categorias: I - ultra-secretos: os que requeiram excepcionais medidas de segurana e cujo teor s deva ser do conhecimento de agentes pblicos ligados ao seu estudo e manuseio; II - secretos: os que requeiram rigorosas medidas de segurana e cujo teor ou caracterstica possam ser do conhecimento de agentes pblicos que, embora sem ligao ntima com seu estudo ou manuseio, sejam autorizados a deles tomarem conhecimento em razo de sua responsabilidade funcional; III - confidenciais: aqueles cujo conhecimento e divulgao possam ser prejudiciais ao interesse do Pas; IV - reservados: aqueles que no devam, imediatamente, ser do conhecimento do pblico em geral. Art. 16. So documentos passveis de classificao como ultra-secretos aqueles referentes soberania e integridade territorial nacionais, planos de guerra e relaes internacionais do Pas, cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado. Pargrafo nico. A classificao de documento na categoria ultra-secreto somente poder ser feita pelos chefes dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio federais. Art. 17. So documentos passveis de classificao como secretos aqueles referentes a planos ou detalhes de operaes militares, a informaes que indiquem instalaes estratgicas e aos assuntos diplomticos que requeiram rigorosas medidas de segurana cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado. Pargrafo nico. A classificao de documento na categoria secreta somente poder ser feita pelas autoridades indicadas no pargrafo nico do art. 16 deste Decreto, por governadores e ministros de Estado, ou, ainda, por quem haja recebido delegao. Art. 18. So documentos passveis de classificao como confidenciais aqueles em que o sigilo deva ser mantido por interesse do governo e das partes e cuja divulgao prvia possa vir a frustrar seus objetivos ou ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado. Pargrafo nico. A classificao de documento na categoria confidencial somente poder ser feita pelas autoridades indicadas no pargrafo nico do art. 17 deste Decreto, pelos titulares dos rgos da Administrao Pblica Federal, do Distrito Federal, dos Estados e dos Municpios, ou, ainda, por quem haja recebido delegao para esse fim.
Art. 19. So documentos passveis de classificao como reservados aqueles cuja divulgao, quando ainda em trmite, comprometa as operaes ou objetivos neles previstos. Pargrafo nico. A classificao de documento na categoria reservada somente poder ser feita pelas autoridades indicadas no pargrafo nico do art. 18 deste Decreto, e pelos agentes pblicos formalmente encarregados da execuo de projetos, planos e programas. Art. 20. Os prazos de classificao dos documentos a que se refere este Decreto vigoram a partir da data de sua produo, e so os seguintes: I - ultra-secretos, mximo de trinta anos; II - secretos, mximo de vinte anos; III - confidenciais, mximo de dez anos; IV - reservados, mximo de cinco anos. Art. 21. Os documentos sigilosos, de valor probatrio, informativo e histrico, de guarda permanente, de acordo com o art. 25, da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991 no podem ser destrudos. Art. 22. Poder a autoridade responsvel pela classificao dos documentos, ou a autoridade mais elevada, findo o motivo de sua classificao ou alterao de sua natureza, e considerando o interesse para a pesquisa e para a administrao, alter-la ou cancel-la, tornando-os ostensivos. Art. 23. Poder a autoridade responsvel pela classificao dos documentos, considerando o interesse de segurana da sociedade e do Estado, renov-la por uma nica vez, por igual perodo. Pargrafo nico. Poder a autoridade superior que classificou o documento alterar o grau de sigilo dos documentos em trmite. Art. 24. Os documentos sigilosos sero guardados em condies especiais de segurana. Art. 25. Os procedimentos relativos emisso de credencial de segurana sero objeto de disposies internas de cada rgo ou instituio de carter pblico. Art. 26. Os agentes pblicos encarregados da custdia de documentos sigilosos devero passar, devidamente conferidos, a seus substitutos todos os documentos sob sua responsabilidade. Art. 27. Os documentos sigilosos, de guarda permanente, objeto de desclassificao, devero ser encaminhados instituio arquivstica pblica, na sua esfera de competncia, ou ao arquivo permanente do rgo, para fins de organizao, preservao e acesso. CAPTULO IV DA INTIMIDADE Art. 28. Excetuam-se do acesso pblico irrestrito os documentos cuja divulgao comprometa a intimidade, a vida privada, a honra e a imagem das pessoas, e aqueles integrantes de processos judiciais que tenham tramitado em segredo de justia. Art. 29. Sero restritos pelo prazo de cem anos, a partir da data de sua produo, os documentos a que se refere o art. 28 deste Decreto. Pargrafo nico. Excepcionalmente, desde que observadas as disposies constantes do art. 9, poder ser autorizado o acesso aos documentos referidos no art. 28 deste Decreto. CAPTULO V DA REPRODUO Art. 30. A instituio pblica custodiadora de documentos sigilosos fornecer, quando solicitada pelo usurio, reproduo total ou parcial dos documentos, observadas as restries legais e as estabelecidas pelas Comisses Permanentes de Acesso.
1 Todas as cpias decorrentes de reproduo sero autenticadas pelo Presidente da Comisso Permanente de Acesso respectiva. 2 Os documentos que contenham informaes que comprometam a vida privada, a honra e a imagem de terceiros podero ser reproduzidos parcial ou totalmente, observado o disposto no art. 8 deste Decreto. Art. 31. Sero fornecidas certides dos documentos que no puderem ser copiados, devido a seu estado de conservao, desde que necessrias para fazer prova em juzo. CAPTULO VI DAS DISPOSIES FINAIS Art. 32. Os agentes pblicos responsveis pela custdia de documentos sigilosos esto sujeitos s regras referentes ao sigilo profissional ou a seu cdigo especfico de tica. Art. 33. Os rgos pblicos e instituies de carter pblico custodiadores de documentos sigilosos tero um prazo mximo de sessenta dias para constituir e instalar sua Comisso Permanente de Acesso, a partir da data de publicao deste Decreto. Art. 34. Este decreto entra em vigor na data de sua publicao. Art. 35. Ficam revogados os Decretos ns 79.099, de 06 de janeiro de 1977, e 99.347, de 26 de junho de 1990. Braslia, 24 de janeiro de 1997; 176 da Independncia e 109 da Repblica. FERNANDO HENRIQUE CARDOSO Nelson A. Jobim (Dirio Oficial da Unio, de 27 de janeiro de 1997)
O PRESIDENTE DA REPBLICA, fao saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte lei: CAPTULO I Disposies Gerais Art. 1 dever do Poder Pblico a gesto documental e a de proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao. Art. 2 Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Art. 4 Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Art. 5 A Administrao Pblica franquear a consulta aos documentos pblicos na forma desta lei. Art. 6 Fica resguardado o direito de indenizao pelo dano material ou moral decorrente da violao do sigilo, sem prejuzo das aes penal, civil e administrativa. CAPTULO II Dos Arquivos Pblicos Art. 7 Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias. 1 So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies de carter pblico, por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de suas atividades. 2 A cessao de atividades de instituies pblicas e de carter pblico implica o recolhimento de sua documentao instituio arquivstica pblica ou a sua transferncia instituio sucessora. Art. 8 Os documentos pblicos so identificados como correntes, intermedirios e permanentes. 1 Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam de consultas freqentes.
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2 Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. 3 Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados. Art. 9 A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia. Art. 10 Os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis. CAPTULO III Dos Arquivos Privados Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades. Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico como de interesse pblico e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a histria e desenvolvimento cientfico nacional. Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social no podero ser alienados com disperso ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior. Pargrafo nico. Na alienao desses arquivos o Poder Pblico exercer preferncia na aquisio. Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse pblico e social poder ser franqueado mediante autorizao de seu proprietrio ou possuidor. Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social podero ser depositados a ttulo revogvel, ou doados a instituies arquivsticas pblicas. Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente vigncia do Cdigo Civil ficam identificados como de interesse pblico e social. CAPTULO IV Da Organizao e Administrao de Instituies Arquivsticas Pblicas Art. 17. A administrao da documentao pblica ou de carter pblico compete s instituies arquivsticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. 1 So Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judicirio. So considerados, tambm, do Poder Executivo os arquivos do Ministrio da Marinha, do Ministrio das Relaes Exteriores, do Ministrio do Exrcito e do Ministrio da Aeronutica. 2 So Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio.
3 So Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio. 4 So Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo. 5 Os arquivos pblicos dos Territrios so organizados de acordo com sua estrutura poltico-jurdica. Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a poltica nacional de arquivos. Pargrafo nico. Para o pleno exerccio de suas funes, o Arquivo Nacional poder criar unidades regionais. Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exerccio das suas funes, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judicirio Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judicirio Federal no exerccio de suas funes, tramitados em juzo e oriundos de cartrios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 21. Legislao estadual, do Distrito Federal e municipal definir os critrios de organizao e vinculao dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gesto e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituio Federal e nesta lei. CAPTULO V Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Pblicos Art. 22. assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos. Art. 23. Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos rgos pblicos na classificao dos documentos por eles produzidos. 1 Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas so originariamente sigilosos. 2 O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e do Estado ser restrito por um prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produo, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma nica vez, por igual perodo. 3 O acesso aos documentos sigilosos referente honra e imagem das pessoas ser restrito por um prazo mximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produo. Art. 24. Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensvel defesa de direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal da parte. Pargrafo nico. Nenhuma norma de organizao administrativa ser interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.
Disposies Finais Art. 25. Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse pblico e social. Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), rgo vinculado ao Arquivo Nacional, que definir a poltica nacional de arquivos, como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos (Sinar). 1 O Conselho Nacional de Arquivos ser presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituies arquivsticas e acadmicas, pblicas e privadas. 2 A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo sero estabelecidos em regulamento. Art. 27. Esta lei entra em vigor na data de sua publicao. Art. 28. Revogam-se as disposies em contrrio. Braslia, 8 de janeiro de 1991; 170 da Independncia e 103 da Repblica. FERNANDO COLLOR Jarbas Passarinho
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XIV - articular-se com outros rgos do Poder Pblico formuladores de polticas nacionais nas reas de educao, cultura, cincia e tecnologia, informao e informtica. CAPTULO III DA COMPOSIO E DO MANDATO Art. 3 O CONARQ constitudo por dezessete membros conselheiros, sendo: I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que o presidir; II - dois representantes do Poder Executivo Federal; III - dois representantes do Poder Judicirio Federal; IV - dois representantes do Poder Legislativo Federal; V - um representante do Arquivo Nacional; VI - dois representantes dos Arquivos Pblicos Estaduais e do Distrito Federal; VII - dois representantes dos Arquivos Pblicos Municipais; VIII - um representante das instituies mantenedoras de curso superior de Arquivologia; IX - um representante de associaes de arquivistas; e X - trs representantes de instituies que congreguem profissionais que atuem nas reas de ensino, pesquisa, preservao ou acesso a fontes documentais. 1 O Presidente do Conselho, em suas faltas e impedimentos, ser substitudo por seu substituto legal no Arquivo Nacional. 2 Cada conselheiro ter um suplente. 3 Os membros referidos no inciso III sero designados pelo Presidente do Supremo Tribunal Federal. 4 Os membros referidos no inciso IV sero designados um pelo Presidente da Cmara dos Deputados e outro pelo Presidente do Senado Federal. 5 Os demais conselheiros e respectivos suplentes sero designados pelo Presidente da Repblica, observado o disposto no art. 31 do Decreto n 4.073, de 2002, a partir de listas apresentadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, mediante indicaes dos dirigentes dos rgos e entidades representadas. 6 O mandato dos conselheiros ser de dois anos, permitida uma reconduo. 7 obrigao do conselheiro titular impossibilitado de comparecer reunio do Plenrio do CONARQ providenciar o comparecimento do suplente. 8 A ausncia do conselheiro e do respectivo suplente a mais de duas reunies no perodo de um ano ser comunicada autoridade responsvel pela designao do conselheiro, para as providncias que entender cabveis. Art. 4 O exerccio das atividades de conselheiro de natureza relevante e no sujeito a remunerao. CAPTULO IV DA ORGANIZAO E DO FUNCIONAMENTO Seo I Da Estrutura Bsica
Art. 5 O CONARQ tem como estrutura bsica o Plenrio, as Cmaras Tcnicas, as Cmaras Setoriais e as Comisses Especiais. Art. 6 O CONARQ funcionar na sede do Arquivo Nacional. Pargrafo nico. As reunies do CONARQ podero ser convocadas para local fora da sede do Arquivo Nacional, por deliberao do seu Plenrio ou ad referendum deste, sempre que razo superior indicar a convenincia de adoo dessa medida. Art. 7 Os integrantes das cmaras e comisses sero designados pelo Presidente do CONARQ, ad referendum do Plenrio. Art. 8 O exerccio das atividades desenvolvidas nas cmaras e comisses considerado relevante e no sujeito a remunerao. Seo II Do Plenrio Art. 9 O Plenrio, rgo superior de deliberao do CONARQ, constitudo na forma do art. 3 deste Regimento. Art. 10. Ao Plenrio compete: I - propor ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica alterao neste Regimento; II - definir a Poltica Nacional de Arquivos Pblicos e Privados; III - baixar normas necessrias regulamentao e implementao da Poltica Nacional de Arquivos e do SINAR; IV - decidir sobre os assuntos encaminhados sua apreciao pelas cmaras tcnicas, cmaras setoriais, comisses especiais, conselheiros e representantes da sociedade civil; e V - criar e extinguir cmaras tcnicas, cmaras setoriais e comisses especiais, bem como definir as competncias e estabelecer o prazo de durao destas. Seo III Das Cmaras Tcnicas Art. 11. O Plenrio do CONARQ constituir cmaras tcnicas, de carter permanente, visando elaborar estudos e normas necessrias implementao da poltica Nacional de arquivos pblicos e privados e ao funcionamento do SINAR. 1 As cmaras tcnicas sero integradas por especialistas, conselheiros ou no, designados pelo Presidente do CONARQ, ad referendum do Plenrio. 2 O Presidente de cmara tcnica poder, eventualmente, recorrer a profissional, qualificado para o trato de assuntos especficos, no tendo este direito a voto. 3 O membro de cmara tcnica que faltar, injustificadamente, a mais de duas reunies no perodo de um ano, ser desligado. 4 As cmaras tcnicas apresentaro relatrios de suas atividades ao Plenrio do CONARQ. Art. 12. As cmaras tcnicas sero presididas por um de seus membros. Art. 13. O presidente de cmara tcnica ser eleito em reunio ordinria da respectiva Cmara, por maioria simples dos votos de seus integrantes. Pargrafo nico. O presidente de cmara tcnica participar das votaes. Art. 14. O presidente de cmara tcnica poder relatar processos ou designar relator.
Pargrafo nico. Os processos sero apresentados pelos relatores, juntamente com os respectivos pareceres. Art. 15. As decises das cmaras tcnicas sero tomadas por votao da maioria simples dos votos de seus membros. Seo IV Das Cmaras Setoriais Art. 16. O Plenrio do CONARQ constituir cmaras setoriais, de carter permanente, visando identificar, discutir e propor solues para questes temticas que se repercutirem na estrutura e organizao de segmentos especficos de arquivos, interagindo com as cmaras tcnicas. 1 As cmaras setoriais sero integradas por especialistas, conselheiros ou no, designados pelo Presidente do CONARQ, ad referendum do Plenrio. 2 O presidente de cmara setorial poder, eventualmente, recorrer a profissional qualificado para o trato de assuntos especficos, no tendo este direito a voto. 3 O membro de cmara setorial que faltar, injustificadamente, a mais de duas reunies no perodo de um ano, ser desligado. 4 As cmaras setoriais apresentaro relatrios de suas atividades ao Plenrio do CONARQ. Art. 17. As cmaras setoriais sero presididas por um de seus membros. Art. 18. O presidente de cmara setorial ser eleito em reunio ordinria da respectiva cmara, por maioria simples dos votos de seus integrantes. Pargrafo nico. O presidente de cmara setorial participar das votaes. Art. 19. O presidente de cmara setorial poder relatar processos ou designar relator. Pargrafo nico. Os processos sero apresentados pelos relatores, juntamente com os respectivos pareceres. Art. 20. As decises das cmaras setoriais sero tomadas por votao da maioria simples dos votos de seus membros. Seo V Das Comisses Especiais Art. 21. O Plenrio do CONARQ constituir comisses especiais, de carter temporrio, para exame de assuntos especficos. 1 Em caso de urgncia, o Presidente do CONARQ poder criar comisses especiais, ad referendum do Plenrio. 2 As comisses especiais sero integradas por especialistas,conselheiros ou no, designados pelo Presidente do CONARQ, ad referendum do Plenrio, sendo o exerccio das atividades por eles desenvolvidas considerado relevante e no sujeito a remunerao. 3 O presidente de comisso especial poder, eventualmente, recorrer a profissional qualificado para o trato de assuntos especficos, no tendo este direito a voto. 4 O membro de comisso especial que faltar maioria das reunies realizadas pela Comisso no ter seu nome includo nos crditos dos documentos por ela elaborados. 5 As comisses sero presididas por um de seus membros, eleito por maioria simples dos votos de seus membros.
Art. 22. O presidente de comisso especial designar o relator da matria a ela submetida, para elaborao de documento conclusivo a ser apresentado ao Plenrio do CONARQ. Pargrafo nico. O parecer da comisso ser aprovado por votao da maioria simples dos votos de seus membros. CAPTULO V DAS ATRIBUIES DOS MEMBROS DO CONARQ Seo I Do Presidente Art. 23. Ao Presidente do CONARQ incumbe dirigir, coordenar e supervisionar as atividades do Conselho e, especificamente: I - representar o CONARQ nos atos que se fizerem necessrios; II - convocar e presidir as reunies do Plenrio; III - receber os expedientes dirigidos ao CONARQ, encaminhando ao Plenrio aqueles pendentes de deliberao; IV - submeter votao as matrias a serem decididas pelo Plenrio, intervindo na ordem dos trabalhos ou suspendendo-os sempre que necessrio; V - designar os integrantes das cmaras tcnicas e das comisses especiais, ad referendum do Plenrio; VI - indicar, dentre os membros do CONARQ, os relatores das matrias; VII - indicar conselheiros para realizao de estudos, levantamentos e emisso de pareceres necessrios consecuo das finalidades do CONARQ; VIII - decidir, por voto de qualidade, matrias submetidas ao Plenrio; IX - assinar as atas das reunies, as resolues do CONARQ e os atos relativos ao seu cumprimento; X - criar, em caso de urgncia, comisses especiais, ad referendum do Plenrio; XI - encaminhar ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica exposio de motivos e informaes sobre matria da competncia do CONARQ; XII - cumprir e fazer cumprir as resolues emanadas do Plenrio; XIII - expedir atos administrativos e normativos internos; e XIV - encaminhar ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica alteraes deste Regimento propostas pelo Plenrio. Seo II Dos Conselheiros Art. 24. Aos conselheiros incumbe: I - comparecer s reunies; II - apreciar e votar a ata de reunio; III - debater e votar a matria em discusso; IV - requerer informaes, providncias e esclarecimentos ao Presidente do CONARQ; e
V - realizar estudos, apresentar proposies, apreciar e relatar as matrias que lhes forem atribudas. CAPTULO VI DAS REUNIES DO CONARQ Art. 25. O Plenrio do CONARQ reunir-se-, ordinariamente, no mnimo, uma vez a cada quatro meses e, extraordinariamente, por convocao de seu Presidente ou a requerimento de, no mnimo, dois teros de seus conselheiros. Pargrafo nico. O Plenrio somente se reunir para deliberao com o quorum mnimo de dez conselheiros. Art. 26. As cmaras tcnicas, as cmaras setoriais e as comisses especiais reunir-se-o por convocao dos respectivos presidentes ou coordenadores, seguindo o cronograma estabelecido por seus membros. Pargrafo nico. As cmaras tcnicas, as cmaras setoriais e as comisses especiais somente se reuniro para deliberao presentes a maioria de seus membros. Art. 27. Das reunies do Plenrio, de cmaras tcnicas, de cmaras setoriais e de comisses especiais ser lavrada ata que, aps aprovao dos presentes, ser arquivada no CONARQ. Art. 28. A pauta das reunies ordinrias do Plenrio do CONARQ ser encaminhada aos conselheiros com antecedncia de, no mnimo, quinze dias, acompanhada da documentao necessria a estudos para deliberao. Pargrafo nico. A pauta das reunies incluir, dentre outros assuntos, os seguintes: I - leitura e aprovao da ata da reunio anterior; II - leitura do expediente e das comunicaes da ordem do dia; III - deliberao de matria; e IV - votao de matria. CAPTULO VII DISPOSIES GERAIS Art. 29. Os casos omissos e as dvidas surgidas na aplicao deste Regimento sero dirimidos pelo Plenrio do CONARQ. [Publicada no Dirio Oficial da Unio, de 14 de fevereiro de 2002]
8.
DECRETO N 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002. Regulamenta a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados.
O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso da atribuio que lhe confere o art. 84, inciso IV, da Constituio, e tendo em vista o disposto na Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, DECRETA: Captulo I
DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS Art. 1o O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, rgo colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por finalidade definir a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, bem como exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo especial aos documentos de arquivo. Art. 2o Compete ao CONARQ: I - estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, visando gesto, preservao e ao acesso aos documentos de arquivos; II - promover o inter-relacionamento de arquivos pblicos e privados com vistas ao intercmbio e integrao sistmica das atividades arquivsticas; III - propor ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica normas legais necessrias ao aperfeioamento e implementao da poltica nacional de arquivos pblicos e privados; IV - zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o funcionamento e o acesso aos arquivos pblicos; V - estimular programas de gesto e de preservao de documentos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, produzidos ou recebidos em decorrncia das funes executiva, legislativa e judiciria; VI - subsidiar a elaborao de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da poltica nacional de arquivos pblicos e privados; VII - estimular a implantao de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e nos Poderes Executivo e Legislativo dos Municpios; VIII - estimular a integrao e modernizao dos arquivos pblicos e privados; IX - identificar os arquivos privados de interesse pblico e social, nos termos do art. 12 da Lei no 8.159, de 1991; X - propor ao Presidente da Repblica, por intermdio do Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, a declarao de interesse pblico e social de arquivos privados; XI - estimular a capacitao tcnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo nas instituies integrantes do SINAR; XII - recomendar providncias para a apurao e a reparao de atos lesivos poltica nacional de arquivos pblicos e privados; XIII - promover a elaborao do cadastro nacional de arquivos pblicos e privados, bem como desenvolver atividades censitrias referentes a arquivos; XIV - manter intercmbio com outros conselhos e instituies, cujas finalidades sejam relacionadas ou complementares s suas, para prover e receber elementos de informao e juzo, conjugar esforos e encadear aes;
XV - articular-se com outros rgos do Poder Pblico, formuladores de polticas nacionais nas reas de educao, cultura, cincia, tecnologia, informao e informtica. Art. 3o So membros conselheiros do CONARQ: I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que o presidir; II - dois representantes do Poder Executivo Federal; III - dois representantes do Poder Judicirio Federal; IV - dois representantes do Poder Legislativo Federal; V - um representante do Arquivo Nacional; VI - dois representantes dos Arquivos Pblicos Estaduais e do Distrito Federal; VII - dois representantes dos Arquivos Pblicos Municipais; VIII - um representante das instituies mantenedoras de curso superior de arquivologia; IX - um representante de associaes de arquivistas; X - trs representantes de instituies que congreguem profissionais que atuem nas reas de ensino, pesquisa, preservao ou acesso a fontes documentais. 1o Cada Conselheiro ter um suplente. 2o Os membros referidos nos incisos III e IV e respectivos suplentes sero designados pelo Presidente do Supremo Tribunal Federal e pelos Presidentes da Cmara dos Deputados e do Senado Federal, respectivamente. 3o Os conselheiros e suplentes referidos nos inciso II e V a X sero designados pelo Presidente da Repblica, a partir de listas apresentadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, mediante indicaes dos dirigentes dos rgos e entidades representados. 4o O mandato dos Conselheiros ser de dois anos, permitida uma reconduo. 5o O Presidente do CONARQ, em suas faltas e impedimentos, ser substitudo por seu substituto legal no Arquivo Nacional. Art. 4o Caber ao Arquivo Nacional dar o apoio tcnico e administrativo ao CONARQ. Art. 5o O Plenrio, rgo superior de deliberao do CONARQ, reunir-se-, em carter ordinrio, no mnimo, uma vez a cada quatro meses e, extraordinariamente, mediante convocao de seu Presidente ou a requerimento de dois teros de seus membros. 1o O CONARQ funcionar na sede do Arquivo Nacional. 2o As reunies do CONARQ podero ser convocadas para local fora da sede do Arquivo Nacional, por deliberao do Plenrio ou ad referendum deste, sempre que razo superior indicar a convenincia de adoo dessa medida.
Art. 6o O CONARQ somente se reunir para deliberao com o quorum mnimo de dez conselheiros. Art. 7o O CONARQ poder constituir cmaras tcnicas e comisses especiais, com a finalidade de elaborar estudos, normas e outros instrumentos necessrios implementao da poltica nacional de arquivos pblicos e privados e ao funcionamento do SINAR, bem como cmaras setoriais, visando a identificar, discutir e propor solues para questes temticas que repercutirem na estrutura e organizao de segmentos especficos de arquivos, interagindo com as cmaras tcnicas. Pargrafo nico. Os integrantes das cmaras e comisses sero designados pelo Presidente do CONARQ, ad referendum do Plenrio. Art. 8o considerado de natureza relevante, no ensejando qualquer remunerao, o exerccio das atividades de Conselheiro do CONARQ e de integrante das cmaras e comisses. Art. 9o A aprovao do regimento interno do CONARQ, mediante proposta deste, da competncia do Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica. Captulo II DO SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS Art. 10. O SINAR tem por finalidade implementar a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, visando gesto, preservao e ao acesso aos documentos de arquivo. Art. 11. O SINAR tem como rgo central o CONARQ. Art. 12. Integram o SINAR: I - o Arquivo Nacional; II - os arquivos do Poder Executivo Federal; III - os arquivos do Poder Legislativo Federal; IV - os arquivos do Poder Judicirio Federal; V - os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio; VI - os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio; VII - os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo. 1o Os arquivos referidos nos incisos II a VII, quando organizados sistemicamente, passam a integrar o SINAR por intermdio de seus rgos centrais. 2o As pessoas fsicas e jurdicas de direito privado, detentoras de arquivos, podem integrar o SINAR mediante acordo ou ajuste com o rgo central. Art. 13. Compete aos integrantes do SINAR:
I - promover a gesto, a preservao e o acesso s informaes e aos documentos na sua esfera de competncia, em conformidade com as diretrizes e normas emanadas do rgo central; II - disseminar, em sua rea de atuao, as diretrizes e normas estabelecidas pelo rgo central, zelando pelo seu cumprimento; III - implementar a racionalizao das atividades arquivsticas, de forma a garantir a integridade do ciclo documental; IV - garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente; V - apresentar sugestes ao CONARQ para o aprimoramento do SINAR; VI - prestar informaes sobre suas atividades ao CONARQ; VII - apresentar subsdios ao CONARQ para a elaborao de dispositivos legais necessrios ao aperfeioamento e implementao da poltica nacional de arquivos pblicos e privados; VIII - promover a integrao e a modernizao dos arquivos em sua esfera de atuao; IX - propor ao CONARQ os arquivos privados que possam ser considerados de interesse pblico e social; X - comunicar ao CONARQ, para as devidas providncias, atos lesivos ao patrimnio arquivstico nacional; XI - colaborar na elaborao de cadastro nacional de arquivos pblicos e privados, bem como no desenvolvimento de atividades censitrias referentes a arquivos; XII - possibilitar a participao de especialistas nas cmaras tcnicas, cmaras setoriais e comisses especiais constitudas pelo CONARQ; XIII - proporcionar aperfeioamento e reciclagem aos tcnicos da rea de arquivo, garantindo constante atualizao. Art. 14. Os integrantes do SINAR seguiro as diretrizes e normas emanadas do CONARQ, sem prejuzo de sua subordinao e vinculao administrativa. Captulo III DOS DOCUMENTOS PBLICOS Art. 15. So arquivos pblicos os conjuntos de documentos: I - produzidos e recebidos por rgos e entidades pblicas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais, em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias; II - produzidos e recebidos por agentes do Poder Pblico, no exerccio de seu cargo ou funo ou deles decorrente; III - produzidos e recebidos pelas empresas pblicas e pelas sociedades de economia mista;
IV - produzidos e recebidos pelas Organizaes Sociais, definidas como tal pela Lei no 9.637, de 15 de maio de 1998, e pelo Servio Social Autnomo Associao das Pioneiras Sociais, institudo pela Lei no 8.246, de 22 de outubro de 1991. Pargrafo nico. A sujeio dos entes referidos no inciso IV s normas arquivsticas do CONARQ constar dos Contratos de Gesto com o Poder Pblico. Art. 16. s pessoas fsicas e jurdicas mencionadas no art. 15 compete a responsabilidade pela preservao adequada dos documentos produzidos e recebidos no exerccio de atividades pblicas. Art. 17. Os documentos pblicos de valor permanente, que integram o acervo arquivstico das empresas em processo de desestatizao, parcial ou total, sero recolhidos a instituies arquivsticas pblicas, na sua esfera de competncia. 1o O recolhimento de que trata este artigo constituir clusula especfica de edital nos processos de desestatizao. 2o Para efeito do disposto neste artigo, as empresas, antes de concludo o processo de desestatizao, providenciaro, em conformidade com as normas arquivsticas emanadas do CONARQ, a identificao, classificao e avaliao do acervo arquivstico. 3o Os documentos de valor permanente podero ficar sob a guarda das empresas mencionadas no 2o, enquanto necessrios ao desempenho de suas atividades, conforme disposto em instruo expedida pelo CONARQ. 4o Os documentos de que trata o caput so inalienveis e no so sujeitos a usucapio, nos termos do art. 10 da Lei no 8.159, de 1991. 5o A utilizao e o recolhimento dos documentos pblicos de valor permanente que integram o acervo arquivstico das empresas pblicas e das sociedades de economia mista j desestatizadas obedecero s instrues do CONARQ sobre a matria. Captulo IV DA GESTO DE DOCUMENTOS DA ADMINISTRAO PBLICA FEDERAL Seo I Das Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos Art. 18. Em cada rgo e entidade da Administrao Pblica Federal ser constituda comisso permanente de avaliao de documentos, que ter a responsabilidade de orientar e realizar o processo de anlise, avaliao e seleo da documentao produzida e acumulada no seu mbito de atuao, tendo em vista a identificao dos documentos para guarda permanente e a eliminao dos destitudos de valor. 1o Os documentos relativos s atividades-meio sero analisados, avaliados e selecionados pelas Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos dos rgos e das entidades geradores dos arquivos, obedecendo aos prazos estabelecidos em tabela de temporalidade e destinao expedida pelo CONARQ.
2o Os documentos relativos s atividades-meio no constantes da tabela referida no 1o sero submetidos s Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos dos rgos e das entidades geradores dos arquivos, que estabelecero os prazos de guarda e destinao da decorrentes, a serem aprovados pelo Arquivo Nacional. 3o Os documentos relativos s atividades-fim sero avaliados e selecionados pelos rgos ou entidades geradores dos arquivos, em conformidade com as tabelas de temporalidade e destinao, elaboradas pelas Comisses mencionadas no caput, aprovadas pelo Arquivo Nacional. Seo II Da Entrada de Documentos Arquivsticos Pblicos no Arquivo Nacional Art. 19. Os documentos arquivsticos pblicos de mbito federal, ao serem transferidos ou recolhidos ao Arquivo Nacional, devero estar avaliados, organizados, higienizados e acondicionados, bem como acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identificao e controle. Pargrafo nico. As atividades tcnicas referidas no caput, que precedem transferncia ou ao recolhimento de documentos, sero implementadas e custeadas pelos rgos e entidades geradores dos arquivos. Art. 20. O Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto dever, to logo sejam nomeados os inventariantes, liquidantes ou administradores de acervos para os rgos e entidades extintos, solicitar Casa Civil da Presidncia da Repblica a assistncia tcnica do Arquivo Nacional para a orientao necessria preservao e destinao do patrimnio documental acumulado, nos termos do 2o do art. 7o da Lei no 8.159, de 1991. Art. 21. A Casa Civil da Presidncia da Repblica, mediante proposta do Arquivo Nacional, baixar instruo detalhando os procedimentos a serem observados pelos rgos e entidades da Administrao Pblica Federal, para a plena consecuo das medidas constantes desta Seo. Captulo V DA DECLARAO DE INTERESSE PBLICO E SOCIAL DE ARQUIVOS PRIVADOS Art. 22. Os arquivos privados de pessoas fsicas ou jurdicas que contenham documentos relevantes para a histria, a cultura e o desenvolvimento nacional podem ser declarados de interesse pblico e social por decreto do Presidente da Repblica. 1o A declarao de interesse pblico e social de que trata este artigo no implica a transferncia do respectivo acervo para guarda em instituio arquivstica pblica, nem exclui a responsabilidade por parte de seus detentores pela guarda e a preservao do acervo. 2o So automaticamente considerados documentos privados de interesse pblico e social: I - os arquivos e documentos privados tombados pelo Poder Pblico; II - os arquivos presidenciais, de acordo com o art. 3o da Lei no 8.394, de 30 de dezembro de 1991; III - os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente vigncia da Lei no 3.071, de 1o de janeiro de 1916, de acordo com o art. 16 da Lei no 8.159, de 1991. Art. 23. O CONARQ, por iniciativa prpria ou mediante provocao, encaminhar solicitao, acompanhada de parecer, ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, com vistas declarao de interesse pblico e social de arquivos privados pelo Presidente da Repblica.
1o O parecer ser instrudo com avaliao tcnica procedida por comisso especialmente constituda pelo CONARQ. 2o A avaliao referida no 1o ser homologada pelo Presidente do CONARQ. 3o Da deciso homologatria caber recurso das partes afetadas ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, na forma prevista na Lei no 9.784, de 29 de janeiro de 1999. Art. 24. O proprietrio ou detentor de arquivo privado declarado de interesse pblico e social dever comunicar previamente ao CONARQ a transferncia do local de guarda do arquivo ou de quaisquer de seus documentos, dentro do territrio nacional. Art. 25. A alienao de arquivos privados declarados de interesse pblico e social deve ser precedida de notificao Unio, titular do direito de preferncia, para que manifeste, no prazo mximo de sessenta dias, interesse na aquisio, na forma do pargrafo nico do art. 13 da Lei no 8.159, de 1991. Art. 26. Os proprietrios ou detentores de arquivos privados declarados de interesse pblico e social devem manter preservados os acervos sob sua custdia, ficando sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente. Art. 27. Os proprietrios ou detentores de arquivos privados declarados de interesse pblico e social podero firmar acordos ou ajustes com o CONARQ ou com outras instituies, objetivando o apoio para o desenvolvimento de atividades relacionadas organizao, preservao e divulgao do acervo. Art. 28. A perda acidental, total ou parcial, de arquivos privados declarados de interesse pblico e social ou de quaisquer de seus documentos dever ser comunicada ao CONARQ, por seus proprietrios ou detentores. Captulo VI DISPOSIES FINAIS E TRANSITRIAS Art. 29. Este Decreto aplica-se tambm aos documentos eletrnicos, nos termos da lei. Art. 30. O Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica baixar instrues complementares execuo deste Decreto. Art. 31. Fica delegada competncia ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, permitida a subdelegao, para designar os membros do CONARQ de que trata o 3o do art. 3o. Art. 32. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao. Art. 33. Ficam revogados os Decretos nos 1.173, de 29 de junho de 1994, 1.461, de 25 de abril de 1995, 2.182, de 20 de maro de 1997, e 2.942, de 18 de janeiro de 1999. Braslia, 3 de janeiro de 2002; 181o da Independncia e 114o da Repblica. FERNANDO HENRIQUE CARDOSO Silvano Gianni
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Art 5 Esta lei entra em vigor na data de sua publicao. Art 6 Revogam-se as disposies em contrrio. Braslia, 8 de maio de 1968; 147 da Independncia e 80 da Repblica. A. COSTA E SILVA Lus Antnio da Gama e Silva
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