MANUAIS COMPACTOS DE GESTO N 9

Polticas organizacionais

Ncleo Solues Contbeis Ltda Belo Horizonte

Julho/2008
Contedo

Introduo O que so polticas organizacionais? Por que definir polticas? Uso inadequado das polticas internas. Como desenvolver suas polticas Algumas das polticas que podem ser desenvolvidas pela direo da empresa

Introduo
As polticas organizacionais no so elaboradas porque chique. Nem porque est na moda (por sinal, est?). Nem para algum aparecer. Elas so elaboradas para se dar parmetros s operaes dirias da empresa. Para se evitar que erros sejam cometidos mais de uma vez. Para que pessoas diferentes que participam de uma mesmo operao, o faam de maneira coerente.

As polticas, por outro lado, no existem para engessar as empresas, mas sim para que quando sejam necessrias decises diferentes das recomendadas por elas, que sejam feitas de forma analtica, com conhecimento de todas as pessoas envolvidas no processo, e com viso das possveis consequncias, inclusive no caixa.

Marcelo Pereira da Fonseca Moacir Rodrigues Reis Filho

O que so polticas organizacionais?

Calma! No se exalte! Eu sei que voc est cansado de ouvir pessoas falando em polticas organizacionais (ou polticas empresariais, ou simplesmente polticas), mas nunca explicaram exatamente o que isso. Da, este pequeno manual, que procurar explicar o que voc deveria aprender sobre polticas e mame nunca lhe ensinou. Vamos iniciar com algumas definies tcnicas e especificaes: Polticas de negcios: regras para escolher determinadas alternativas de ao nos negcios. Tanto podem subordinar estratgias a si como a elas se subordinar.Luis Gaj Administrao Estratgica Ed. tica. Parmetro ou orientao para a tomada de deciso. Definio dos nveis de delegao, faixa de valores e/ou quantidades limites e de abrangncia das aes para a consecuo dos desafios e objetivos.
Djalma de Pinho Rebouas de Oliveira - Planejamento Estratgico Ed. Atlas.

Poltica. Uma orientao geral para tomar decises e agir. Raymond O.

Loen (Administrao Eficaz Ed. Zahar).

Polticas so diretrizes de ao que orientam a direo da empresa na conduta de suas atividades operacionais em funo dos objetivos definidos, estratgias formuladas e do momento econmico. As polticas so, em regra geral, elaboradas para facilitar a conquista dos objetivos da empresas. Geralmente, como os objetivos, as polticas 4

provavelmente no esto claramente formuladas ou escritas. As polticas estipulam o que ser feito sob certas condies; so instrues de trabalho. Stepeh R. Michael Avaliao na Administrao Ed.
Atlas)

Fontes das polticas: incluem a administrao da empresa, leis federais, estaduais e municipais, e regras administrativas (por exemplo: limitaes para a produo e venda de alimentos, bebidas e drogas), contratos coletivos, e recomendaes das associaes de classe referente tica profissional. Stepeh R. Michael Avaliao na Administrao Ed. Atlas)

Por que definir polticas?

De acordo com Raymond O. Loen (Administrao Eficaz Ed. Zahar), h pelo menos trs razes por que voc deve ter polticas definidas: Para melhorar decises. O seu grau de sucesso como administrador depende diretamente das decises que voc e seus subordinados tomam. Se, por exemplo, as decises sobre as queixas dos clientes so erradas, incoerentes ou atrasadas, seu desempenho sofre. Por outro lado, polticas definidas sobre como tratar de queixas dos clientes ajudaro seu pessoal experiente e novo a tomar decises firmes, coerentes e imediatas. Para desenvolver seu pessoal. As polticas definidas ajudam-no a delegar por que do ao seu pessoal os mesmos tipos de orientao que voc usaria se estivesse tomando as decises. Se, por exemplo, definiu suas polticas sobre horas extras, seus supervisores de primeira linha sero capazes de tomar suas prprias decises sobre quando autorizar horas extras. Quanto mais responsabilidade seus subordinados tm de tomar decises, mas eles devem depender de si mesmos e mais se desenvolvem para lidar com maior responsabilidade. Para poupar tempo. Alguns administradores se atolam nas decises rotineiras muitas vezes inconscientemente porque querem estar envolvidos na ao. Eles afirmam que no podem definir suas polticas porque cada deciso diferente e tm de ter flexibilidade. Contudo, em geral esses administradores tm dedicado muito pouco tempo tentativa para definir suas polticas e, na realidade, no desejam poupar tempo fazendo com que seu pessoal tome mais decises. Se, por outro lado, voc o tipo de administrador que tem coisas mais construtivas a fazer, a definio de suas polticas um modo de se libertar da necessidade de tomar decises rotineiras.

J, Antonio Carlos F. Marques (Deteriorao Organizacional Ed.Makron Books), explicando sobre problemas organizacionais, assim apresenta um deles conforme abaixo: 5

Memria organizacional pouco difundida uma doena tpica da organizao que no consegue aprender com seus erros e fracassos. Em nvel individual, muitas vezes, um erro detectado, corrigido, mas a soluo encontrada fica retida somente na memria de quem aprendeu. Mas tarde, em nvel organizacional, o mesmo erro cometido, repetidas vezes, por outros indivduos que no participaram das experincias anteriores. A falta de hbito de praticar coletivamente, a memria de acertos e desacertos, reduz, substancialmente, a capacidade de aprendizagem da organizao. Alguns exemplos dessa doena, muito comuns, so descritos abaixo. o Inconsistncia na prtica da descentralizao, isto e, o mesmo problema sendo resolvido de forma centralizada ou descentralizada, sem um referencial de poltica formal de deciso. Ningum tem interesse de formalizar uma diretriz ou praticar um exerccio. Reestruturaes superficiais ou reformas administrativas, que apenas resolvem temporariamente algumas disfunes, deixando intactas as patologias e doenas que so verdadeiras causas de deteriorao. A tecnologia da organizao retida na cabea de algumas poucos pessoas uma variante dessa perigosa doena organizacional. O alto turnover na cpula gerencial provoca descontinuidade administrativa geradora de limitao de tecnologia organizacional. Mesmo nos casos em que essa descontinuidade necessria, merece cuidado e ateno para que no seja propagada.

Podemos citar mais algumas razes: o Criar parmetros para monitorar o ambiente. o Facilita a anlise para definir novas polticas em casos de mudanas no mercado. o T-las mo, sem necessidade de consultar algum. o Facilidade para avaliar os parmetros que conduziram a empresa at o presente momento. o O fato de ter suas polticas definidas por escrito, de forma sistemtica, formando o Manual de Polticas Internas, facilitar as revises mensais (ou quando necessrio) e dar a voc uma sensao de tranqilidade e controle.

o Para definio das polticas voc se envolver com reflexo, pesquisas, anlises, planejamento, organizao, direo, controle, enfim, com os fundamentos da administrao. o Quando voc se prepara para estabelecer as polticas do negcio ter uma boa oportunidade para repensar nos vrios aspectos do mesmo. Ao rever suas polticas, no ms seguinte, voc avalia os resultados das aplicaes e novamente reflete sobre o seu negcios e os rumos que est seguindo. o Refletir sobre as variveis importantes de seu negcio: Quais so elas? Como o mercado atua nessas variveis? O que voc pode fazer para aprimorar e agilizar a sua empresa com relao a elas, melhorando o seu atendimento ao cliente e, conseqentemente, sua competitividade. Facilitar o acesso, quando necessrio; Serve de padro de procedimentos; Facilita a reviso; Reduz os riscos de desvios por falta de comunicao; Serve como proteo aos funcionrios; No permite a presso e influncia dos interessados diretamente no resultado; Facilita a deciso; Reduz a confuso, considerando que os padres j foram previamente definidos, no sendo necessrio defini-los a cada situao nova. o Ocorre que, muitas vezes, as operaes do dia-a-dia acabem por gerar polticas informais. O problema com estas que, mudando as condies que as geraram e pelo fato de no serem formalizadas, demorem por serem entendidas, reformadas ou, mesmo, eliminadas, acarretando prejuzos. Algumas das polticas elimina a confuso, considerando que os padres j foram previamente definidos, no sendo necessrio definilos a cada situao nova.

Uso inadequado das polticas internas

Polticas so, portanto, referenciais e como tal devem ser vistos. Mas, se usadas inadequadamente, podem trazer srios problemas para a empresa: No devem engessar a empresa e nem ser as nicas fontes de referncia.

No abrangem todas as situaes empresariais ou de vida: se jogarem bombas nas redondezas de sua empresa, no fique buscando sadas no manual de polticas - corra! E nem so eternas cada poca com seus problemas. As polticas devem ser revistas periodicamente ou quando houver mudanas significativas no mercado. Se no fizer isso voc poder estar conduzindo sua empresa em dcadas diferentes da realidade. As polticas, bem como alteraes delas, devem ser tomadas em consenso com seus principais funcionrios; caso contrrio faro tudo para deton-las. Alis, a prpria discusso do assunto com os principais funcionrios da empresa positiva no sentido de trazer novas idias (mais cabeas pensantes), sentimentos de participao grupal. Desrespeit-las sem qualquer justificativa. Como se disse acima, so parmetros que devem ser considerados nas decises dirias dos problemas comuns. Se desconsideradas sem motivos aparentes, perdero sua principal utilidade: servir de parmetros. Criar dependncia do pessoal em relao e elas: o medo de correr riscos, o perder oportunidades por no verem alm das polticas, o eliminar a criatividade, o deixar a empresa bitolada nos parmetros definidos pelas polticas.

Como desenvolver suas polticas

Defina suas polticas de modo que seu pessoal possa tomar a maior parte das decises. As polticas podem ser classificadas:
por rea funcional (ex. marketing, finanas, produo, etc.), por unidade das da organizao (diviso, departamento, etc.) por assunto (crdito, cobrana, estoque, etc.).

Medidas para o desenvolvimento de polticas: Defina a misso da empresa

o Consiste na razo de existncia da organizao e na delimitao de suas atividades dentre do espao que deseja ocupar em relao s oportunidades de negcio. Corresponde ao enunciado do papel que a organizao pretende desenvolver em torno do 8

negcio. E, em resumo, o objetivo de sua atuao. Jamil Moyss

Filho em Planejamento e Gesto Estratgica.

o Para determinao da misso da empresa, trs perguntas devem ser respondidas: Quem somos? O que fazemos? Por que estamos fazendo isso? o Lembre-se que, para a determinao da misso, ganhar dinheiro consequncia. Voc no pode trabalhar por dinheiro. Muito pouca gente lhe dar dinheiro a menos que voc satisfaa as suas necessidades. Isso quer dizer que voc precisa de um objetivo superior ao de ganhar dinheiro. Raymond O.Loen Administrao Eficaz Ed. Zahar

Defina sua filosofia administrativa

o A prpria palavra filosofia j pode ter uma conotao negativa para pessoas mais preocupadas com a ao. Entretanto, quer admitamos ou no, todos temos uma forma de olhar e lidar com a realidade que nos cerca. Voc acha que no segue nenhuma filosofia, seja administrativa ou no. Entretanto, quem no planeja e implanta a filosofia apropriada a seu negcio, acaba por seguir as mais populares, que geralmente feita de achismos, o que pensa o dono do botequim da esquina, e outras. Assim, sem que perceba est seguindo uma filosofia organizacional que tem a ver com: Funcionrios, pegando pra capar, Tosquiando o cliente, O que importa faturar, O importante ganhar hoje, amanh outro dia... Vamos fazer e ver o que acontece Eu sempre fiz assim e deu certo vou continuar fazendo (palavras literais de um empresrio que quebrou) Fulano disse que assim que a coisa funciona e eu confio no que ele fala Eu aprendi assim Qualidade? E o cliente entende disso? o Sua filosofia administrativa deve refletir o que voc e seus administradores consideram importante, isso da forma mais simples possvel. Podem fazer parte de sua filosofia administrativa itens como: Desenvolvimento dos funcionrios Centralizao e descentralizao das decises Gesto participativa Qualidade total Formao do estoque Inovao 9

Atendimento ao cliente Rapidez processual, etc.

o Para cada um desses itens (e outros que julgar importante) elabore um pequeno enunciado, exprimindo o que valor para voc. o Voc ver que quando reflete em um assunto de forma sistemtica e profundidade, acaba por criar parmetros, que faro parte de seu quadro de referncias. Substituem os, at agora, achismos e seis idias procura de um autor. o Assim, a definio da filosofia de uma empresa visa fundamentar os valores que a permeiam, com base nos valores dos indivduos que nela trabalham, inclusive na sua dinmica. medida que muda a compreenso dos valores, os critrios que orientam as decises tambm mudam. o Os anunciados das filosofias, antes de serem divulgados, precisam resistir aos seguintes questionamentos: Tem substncia? Isto , contm crenas, valores e princpios que justifiquem o seu registro? So factveis? A organizao pratica ou pode pratic-los conforme enunciado? So acessveis? Todos os nveis e membros da organizao podem entender os enunciados e se comprometer com eles?
(Baseado em Planejamento e Gesto Estratgica Jamil Moyss Filho).

Defina as polticas nas reas em que voc ou seus subordinados tomam repetidas decises
o Se voc responsvel pelas compras, voc e seu pessoal tomaro repetidas decises sobre as mesmas. o Se voc responsvel pelo pessoal, voc e seus subordinados tomaro muitas decises sobre seleo e contratao de pessoal. o Voc deve determinar, para sua prpria atividade, os tipos de decises necessrias com mais frequncia. o A seguir procure definir algumas que permitam a tomada de deciso o mais prximo possvel da linha
Raymond O.Loen - Administrao Eficaz Ed. Zahar

Formalize, por escrito, suas polticas Determine como cada poltica ser posta em vigor
o Em geral, voc deve experimentar uma poltica antes de anuncila. Contudo, quando a divulga, planeje p-la em vigor se quiser que ela tenha significado. o Em situaes em que no est bem prximo ao local para ver se a sua nova poltica est sendo aplicada, voc pode solicitar ao seu pessoal que lhe informe sobre sua eficincia depois de passados um ou dois meses da sua aplicao. 10

o Se h um departamento de auditoria, voc deve pedir para que a eficincia das suas polticas seja avaliada sempre que houver uma auditoria regular de suas operaes. o Alm disso, voc provavelmente recebe relatrios regulares que lhe indicaro at que ponto suas polticas esto sendo executadas.
Raymond O.Loen - Administrao Eficaz Ed. Zahar

Junte todas as polticas em um manual, para facilitar as consultas, anlises e alteraes Reviso mensal ou quando necessrio
o Especifique uma data em cada ms para proceder a uma avaliao das polticas implantada, em relao ao ambiente da empresa. o Em caso de alteraes no ambiente, identificadas por voc ou sua equipe, avalie os possveis impactos das polticas na nova situao e, se necessrio, modifique-as em funo dessa nova realidade.

Fiscalizar a aplicao das polticas, isto , acompanhar no diaa-dia. Especifique como se deve tratar das excees poltica (se no fizer isso, os outros faro, cada um de seu prprio modo)
o Provavelmente nunca se desenvolveu uma poltica que levasse em conta todas as situaes possveis. Por conseguinte, voc deve evitar as que sejam completamente inflexveis. o Vamos supor que adote uma poltica de que todas as promoes devem ser feitas com pessoal de dentro da sua empresa. Ento, suponhamos que voc tem oportunidade de preencher uma vaga com um estranho que tem conhecimentos e capacidades que nunca dantes visualizara como necessrios na sua organizao. Voc deve abrir uma exceo na sua poltica de promoes e contrat-lo? o Voc e seu pessoal devem ter uma compreenso em comum sobre o raciocnio implcito em suas polticas atuais e sobre o que fazer quando estas no parecem ser do melhor interessa da sua organizao. Em geral, a pessoa que fez a poltica original, ou seu sucessor, quem deve autorizar quaisquer excees a ela. Provavelmente, tambm cabe a ela cancelar ou rever quaisquer polticas vigentes e acrescentar quaisquer outras correlatas.
Raymond O.Loen - Administrao Eficaz Ed. Zahar

Algumas polticas implantadas pela empresa eliminam a confuso, considerando que os padres sejam previamente definidos, no sendo necessrio defini-los a cada nova operao.
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Algumas das polticas que podem ser desenvolvidas pela direo da empresa
Polticas de Crdito
Devem ser formuladas pela Diretoria, considerando o impacto que o crdito ter na empresa. Podem ser caracterizadas como: quanto flexibilidade: o restritiva (voltadas para o crdito) - visa, prioritariamente, qualidade dos valores a receber, ou seja, diminuir a inadimplncia, geralmente aplicada quando: menor a necessidade de recursos da empresa (fluxo de caixa mais folgado); a margem de lucro pequena; vendas de valores mais altos; conjuntura econmica recessiva, gerando falncias e mercado com alto ndice de inadimplncia; poltica monetria restritiva, etc. o liberal (voltadas para vendas) - tem como objetivo principal atingir s metas de vendas, sendo pouco rgida em suas exigncias para a concesso de crdito, mais indicada quando: maior a necessidade de recursos da empresa (fluxo de caixa apertado); a margem de lucro grande; venda de valores mais baixos; conjuntura econmica favorvel; poltica monetria menos restritiva, etc. quanto prioridade, ou seja, definio dos clientes e setores econmicos a que se dar preferncia; o quanto ao percentual de vendas vista e a crdito, principalmente considerando as necessidades do fluxo de caixa; o quanto aos valores limites de crdito, por cliente, evitando no colocar os ovos numa nica cesta; o definio das taxas de juros a serem cobradas pelo crdito e no caso de inadimplncia; o regras a serem observas para vendas a clientes com problemas atuais ou anteriores, seja na empresa ou no mercado; o definio das medidas a serem tomadas nos casos de inadimplncia, considerando: 13

experincia anterior do cliente na empresa; interesse em manter o cliente, etc.

Polticas de Cobrana
poltica rgida de cobrana, sendo a principal providncia a de mandar as duplicatas para cobrana em banco com instrues expressas de enviar para protesto em cartrio dois ou trs dias aps seu vencimento, sem a devida quitao; poltica flexvel de cobrana, atravs do qual a empresa procura dialogar com seu cliente, negociando o pagamento. Na poltica referente a cobrana, podero ser especificados procedimentos e prazos, conforme abaixo: No dia do vencimento lembrete 1 dia de atraso: telefonema ... dias de atraso: telefonema e 1 carta ... dias de atraso: telefonema e 2 carta ... dias de atraso: carta sobre aviso ao SPC ....dias aviso ao SPC ...dias enviar cobrador, para tentar negociao ...dias enviar para escritrio de cobrana, etc.

Advertncia: os procedimentos acima devero ser efetuados com muito

critrio, sob pena de enganos e perda de bons clientes. Assim, recomenda-se que sejam aplicados somente aps aprovao do gerente da rea.

Polticas de Estoques
Definio dos produtos que devero ter em estoque, considerando: A evoluo do mercado Estoque atual Nas necessidades dos clientes As vendas no trimestre anterior e Fluxo de caixa Definio das quantidades do estoque, por produto? Mximas Mnimas De segurana E ponto de compra para cada produto Nmero de dias em que um material pode ficar no estoque; Materiais estratgicos (materiais que sero estocados mesmo que no atendam aos critrios acima, mas que atendam a algum objetivo estratgico). nfase nas quantidades de materiais especficos, em funo de oportunidades de mercado.

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 Tipos de estoques de produtos prontos, em processamento, matriasprimas e demais materiais, que sero utilizados pela empresa; ndice de rotatividade dos estoques atuais e projetados Prazo mdio de rotao dos estoques, etc.

Polticas Administrativas
Basicamente quanto implantao de novas rotinas de trabalho.
Fluxo de Caixa Uma deciso de planejamento e controle financeiro Jos E. Zdanowicz . Luzzatto Ed.

Polticas Financeiras
Fontes de recursos a serem utilizados Composio dos recursos Capacidade de recebimento e pagamento da empresa Ponto de equilbrio financeiro projetado para o perodo Liquidez Nveis de endividamento

Fluxo de Caixa Uma deciso de planejamento e controle financeiro Jos E. Zdanowicz . Luzzatto Ed.

Polticas de Investimentos
Implantao de novas unidades industriais e/ou comerciais Expanso da unidade econmica existente Modernizao de mquinas e equipamentos Modernizao da tecnologia utilizada pela empresa

Fluxo de Caixa Uma deciso de planejamento e controle financeiro Jos E. Zdanowicz . Luzzatto Ed.

Polticas de Pessoal
Casos de recrutamento e seleo de pessoal Poltica salarial Formas de carreiras internas Estimativas de reajustes salariais e os perodos de incidncia Incentivos produtividade Treinamento de pessoal Segurana no trabalho, quanto s prevenes de acidentes, etc.

Fluxo de Caixa Uma deciso de planejamento e controle financeiro Jos E. Zdanowicz . Luzzatto Ed.

Polticas de Produtos

Alcance de seus produtos e servios Nvel de qualidade dos produtos oferecidos

Fluxo de Caixa Jos E. Zdanowicz . Luzzatto Ed.

Polticas de Vendas

Condies de preo, prazo, qualidade e tipos de produtos a serem vendidos; Estrutura de mercado em que atuar a empresa Concorrncia Ciclo de vida dos produtos 15

 Canais de distribuio a serem utilizados Publicidade, promoo e propaganda ndice de rotatividade dos valores a receber Cronograma de atendimento das encomendas dos produtos Formas de atendimento quanto s reivindicaes e queixas de clientes
Fluxo de Caixa Jos E. Zdanowicz . Luzzatto Ed.

Polticas de compras

Nmero de fornecedores e consultas, considerando os valores envolvidos Condies e prazos de pagamentos Prazos de entrega Tipos de mercadorias ou materiais a serem empregados ndice de reajustamento de preos dos materiais que sero consumidos no processo operacional da empresa Aproveitamento de descontos
Fluxo de Caixa Jos E. Zdanowicz . Luzzatto Ed.

Polticas de distribuio de lucros

No distribuir lucros Distribuio total dos lucros Distribuio parcial dos lucros Reservas para futuros investimentos Manuteno de uma taxa constante de distribuio dos lucros apurados Pagamento de um valor fixo por ao (ou quota), independentemente das flutuaes ocorridas no lucro por ao (ou quota) Pagamento regular de uma parte mnima dos lucros apurados e partes extras no exerccio em que ocorrem lucros acima do normal..
Fundamentos e Tcnicas de Administrao Financeira - Roberto Braga Ed. Atlas.

Polticas de preos

Preos diferenciados por regio Descontos e concesses de acordo com fatores como: quantidade comprada, pontualidade no pagamento e repetio da compra Preo promocional: redues temporrias de preos visando ao aumento na quantidade adquirida, de modo a habituar o consumidor a certo produto ou marca Quando o produto faz parte de uma linha de produtos oferecida ao mercado, preciso haver uma hierarquia de preos, de acordo com a qualidade dos diversos itens da linha. Preo de atratividade: servios menos atrativos (ex. vos durante a madrugada), necessitam oferecer algo ao consumidor, como um menor preos.
Marketing Roberto Minadeo (Ed. Estcio de S)

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