FACTURANDO CON SD (Actualmente)

ERRORES/DESVENTAJAS 1- Errores en la Interfaz, hay facturas que todava no pasan por falta de cuenta de cliente asociada. 2- La consulta en Tango Live de la facturacin es inconsistente, faltan facturas. Los importes obtenidos de ah son inconsistentes con los obtenidos desde otras consultas. 3- Todava hay diferencia en redondeo de Facturas en tango, impidiendo esto realizar el transporte de forma automtica de la informacin contable desde el mdulo ventas al mdulo contabilidad de tango. 4- Al corto plazo se va a realizar la migracin del mdulo contabilidad a la plataforma ASTOR, la cual tiene una mayor integracin con el resto de los mdulos, incluido VENTAS. Las facturas se registran de forma diferente y hay opciones que se generen automticamente los asientos en la contabilidad. De ser as, la interfaz crecera en su complejidad. 5- Teniendo en cuenta que todava no se realiz la migracin a la plataforma ASTOR del mdulo de contabilidad, y la interfaz actualmente es sumamente compleja, es decir, se tienen que ingresar datos en ms de 10 tablas: Tablas de Ventas a. GVA07 : Imputaciones b. GVA12 : Comprobantes cuentas corriente c. GVA14 : Clientes d. GVA42 : Impuestos e. GVA46 : Cuotas de facturas f. GVA53 : Renglones de comprobantes de facturacin g. GVA63 : Clasificacin de comprobantes h. GVA86 : Encabezados de comprobantes anulados i. GVA87 : Renglones de comprobantes anulados j. GVA88 : Impuestos de comprobantes anulados Tabla de Tesorera / Fondos k. SBA04 : Encabezado de movimientos l. SBA05 : Movimientos m. SBA14 : Cheques de terceros //Actualmente no se est utilizando n. SBA27 : Nexo de contrasientos 6- No se tiene facturacin Electrnica. Teniendo en cuenta que podran desarrollarlo a la funcionalidad en el mdulo de facturacin de SD, se debera tener especial cuidado tambin en su registracin, dado que no se debe realizar de la misma manera. 7- No se estn pasando los valores, Cheques de forma automtica a tango. Al haber problemas tanto con el ingreso de los cheques como con el resto de los datos, para simplificar el escenario se decidi no realizar el pasaje de manera automtica. Adems se tiene el inconveniente de la anulacin de facturas con ste tipo de valores, como se va a realizar el control? Es decir, se puede anular una factura con un cheque el cual ya fue depositado en un banco? Quien hace el control? 8- A causa del punto 7 se realiza un triple ingreso de datos (cupones de tarjetas)

a. 1 la receptora/cajera realiza el cobro con el posnet de forma manual. b. 2 ingresa algunos datos en el sistema SD para poder hacer futuras consultas en relacin a la forma de pago. c. 3 El personal de tesorera realiza la carga de cada uno de los cupones para llevar control del cobro de los mismos. Adems los cheques cuando se reciben en una sucursal se los enva a limache para su carga tambin por personal de tesorera. Las receptoras/cajeras no ingresan los datos del cheque teniendo en cuenta que todas las ventas se registran de forma automtica como de contado para no incrementar la doble carga. 9- Nunca se pasaron ni se me haba informado que era posible el ingreso de los cupones de tarjetas a tango. 10- La gente de cobranza sigue teniendo informacin ambigua, es decir, con la ltima correccin que se hizo en el sistema, el saldo de la cuenta est dando correctamente pero algunas n/c no aparecen en la composicin de la cuenta. 11- El saldo de un cliente obtenido a travs de dos reportes distintos da diferente: Uno es la composicin de deuda y el otro es ranking de deuda. 12- Aparece saldo positivo cuando en realidad es negativo de algunos clientes. 13- No estn pasando los cobros de las facturas de contado, realizando una consulta de los movimientos del mdulo de tesorera se puede observar que el ltimo cobro de una factura de contado es de la fecha: 06/04/2011 14- Los problemas de balanceo/diferencias de la transmisin de los cobros (valores), que actualmente todo se transmite como efectivo fueron generando un saldo en la cuenta asignada para tal fin. 15- Con el inconveniente mencionado en el punto 13y14, el saldo al 30/05/2011 de la cuenta CAJA VENTA CONTADO, la cual es la asignada para el ingreso de todas las cobranzas de contado es de: $-4.324.000 aproximadamente. 16- El Saldo de $-4.324.000 me lo da en una consulta de saldo a travs del modulo live (consulta), si realizo la consulta a travs del mdulo de informes (modalidad anterior) el saldo es de $20.000 (positivo) aproximadamente. Cul es el correcto? 17- Adems de todos los problemas mencionados se le suma la incertidumbre que esto genera en los usuarios, al no saber ellos si la informacin obtenida a travs de tango es correcta y completa. Deben realizar continuos controles para verificar la informacin, generando demoras y malestar. Al perder credibilidad el sistema deja de ser til. VENTAJAS 1- Actualmente al realizar el proceso de facturacin desde SD, el desbloqueo de avisos de contado se realiza de forma directa. 2- Pueden trabajar de manera totalmente independiente las sucursales. Sin tener una conexin con Limache.

FACTURANDO CON TANGO (propuesta)

VENTAJAS 1- Automticamente se solucionan todos los problemas mencionados como DESVENTAJAS/ERRORES del modo en el cual se est trabajando actualmente. Esto se debe a que todo el proceso de control y actualizacin del sistema en cuanto a cobros, registracin contable y mantenimiento de cuentas corrientes de clientes lo realiza el mismo sistema que factura. a. Errores en la Interfaz, hay facturas que todava no pasan por falta de cuenta de cliente asociada. Todo problema de registro de factura se corregira al realizarse la misma desde el propio sistema en el cual se debe registrar. b. La consulta en Tango Live de la facturacin es inconsistente, faltan facturas. Los importes obtenidos de ah son inconsistentes con los obtenidos desde otras consultas. La informacin quedara consistente e integra. Tango almacena la factura de la manera correcta para poder consultar el comprobante desde cualquier opcin del sistema. c. Todava hay diferencia en redondeo de Facturas en tango, impidiendo esto realizar el transporte de forma automtica de la informacin contable desde el mdulo ventas al mdulo contabilidad de tango. Tango mantiene el balanceo de los comprobantes, realiza el redondeo necesario para no tener el problema y poder realizar los pasajes sin inconvenientes. d. Al corto plazo se va a realizar la migracin del mdulo contabilidad a la plataforma ASTOR, la cual tiene una mayor integracin con el resto de los mdulos, incluido VENTAS. Las facturas se registran de forma diferente y hay opciones que se generen automticamente los asientos en la contabilidad. De ser as, la interfaz crecera en su complejidad. Al realizar la migracin a la plataforma Astor e implementar la integracin contable de los mdulos, al estar trabajando sobre un mdulo de tango (ventas) la integracin se realizara de manera transparente al usuario, sistema de ventas (SD), etc. No se debera modificar la interfaz. e. Teniendo en cuenta que todava no se realiz la migracin a la plataforma ASTOR del mdulo de contabilidad, y la interfaz actualmente es sumamente compleja, es decir, se tienen que ingresar datos en ms de 10 tablas. La simplificacin de la interfaz es desde un inicio al no tener que actualizar tantas tablas. Efectivo, Tarjetas, Cheques, Facturas, Anulaciones, Clientes, etc. Solo se debe actualizar la informacin del pedido y cliente para su facturacin. f. No se tiene facturacin Electrnica. Tango ya tiene la funcionalidad para trabajar con facturacin electrnica. Tanto en modo en lnea como en modo batch. Con el correcto registro de los datos asociados en cuenta corriente, contado, saldos, etc. g. No se estn pasando los valores, Cheques de forma automtica a tango. Al haber problemas tanto con el ingreso de los cheques como con el resto de los datos, para simplificar el escenario se decidi no realizar el pasaje de manera automtica. Adems se tiene el inconveniente de la anulacin de facturas con ste tipo de valores, como se va a realizar el control? Es decir, se puede anular una factura con un cheque el cual ya fue depositado en un banco? Quien hace el control? En la misma ventana de facturacin de Tango se tiene la opcin de definir los medios de pagos: efectivo, cheque, tarjetas (por tipo de tarjeta). Segn la opcin que se elija tango

solicitar la informacin. Si es cheque los datos del cheque, si es tarjeta los datos de la tarjeta. Con la posibilidad de vincular el posnet con la terminal de facturacin y al pasar la tarjeta por el mismo se llenaran todos los datos fijos de la tarjeta (titular, n, etc.) h. A causa del punto 7 se realiza un triple ingreso de datos (cupones de tarjetas) i. 1 la receptora/cajera realiza el cobro con el posnet de forma manual. ii. 2 ingresa algunos datos en el sistema SD para poder hacer futuras consultas en relacin a la forma de pago. iii. 3 El personal de tesorera realiza la carga de cada uno de los cupones para llevar control del cobro de los mismos. Al realizar todo el proceso de cobro sobre el sistema utilizado por el personal de Tesorera, ellos veran actualizado automticamente el sistema, o en caso de trabajar fuera de lnea, cuando la sucursal realice el traspaso de los valores/facturacin se actualizara de manera automtica la informacin. Adems el mismo sistema realiza el control de anulaciones de comprobantes e impide si tiene documentos asociados e imputados en otros movimientos. i. Adems los cheques cuando se reciben en una sucursal se los enva a limache para su carga tambin por personal de tesorera. Las receptoras/cajeras no ingresan los datos del cheque teniendo en cuenta que todas las ventas se registran de forma automtica como de contado para no incrementar la doble carga. Idntica solucin al caso anterior. Todo quedara registrado al momento de ingresar el documento al circuito. Nunca se pasaron ni se me haba informado que era posible el ingreso de los cupones de tarjetas a tango. Tomando en cuenta que la funcionalidad se encuentre desarrollada, la nueva interfaz se simplificara al no tener que manejar ste tipo de informacin. En caso de no estar desarrollada y solicitarla , la complejidad de la interfaz actual se vera aumentada aun ms. La gente de cobranza sigue teniendo informacin ambigua, es decir, con la ltima correccin que se hizo en el sistema, el saldo de la cuenta est dando correctamente pero algunas n/c no aparecen en la composicin de la cuenta. La informacin en tango se encontrara coherente e ntegra, no deberan tener ningn tipo de informacin diferente. El saldo de un cliente obtenido a travs de dos reportes distintos da diferente: Uno es la composicin de deuda y el otro es ranking de deuda. Situacin similar a la expresada en el inciso k. La informacin se registrara de manera coherente en todos los lugares para su correcta consulta a travs de las diferentes opciones. Aparece saldo positivo cuando en realidad es negativo de algunos clientes. No se presentara ste tipo de inconveniente, al tener la informacin correctamente almacenada. No estn pasando los cobros de las facturas de contado, realizando una consulta de los movimientos del mdulo de tesorera se puede observar que el ltimo cobro de una factura de contado es de la fecha: 06/04/2011. No se correran ste tipo de peligros dado que en caso de fallar la interfaz solo repercutira en la imposibilidad de facturar el aviso y no en la informacin de gestin generada en Tango. Los problemas de balanceo/diferencias de la transmisin de los cobros (valores), que actualmente todo se transmite como efectivo fueron generando un saldo en la cuenta asignada

j.

k.

l.

m. n.

o.

para tal fin. Con el inconveniente mencionado en el punto 10, el saldo al 30/05/2011 de la cuenta CAJA VENTA CONTADO, la cual es la asignada para el ingreso de todas las cobranzas de contado es de: $-4.324.000 aproximadamente. ste tipo de problema no se generara, ya que al facturar desde tango y realizar el control de las cajeras sobre el mismo sistema, el control sera diario y preciso. p. Adems de todos los problemas mencionados se le suma la incertidumbre que esto genera en los usuarios, al no saber ellos si la informacin obtenida a travs de tango es correcta y completa. Deben realizar continuos controles para verificar la informacin, generando demoras y malestar. Al perder credibilidad el sistema deja de ser til. Este problema no es menor y quedara solucionado al dejar al propio sistema de gestin el proceso de registracin y administracin de los valores. Sistema que se estuvo utilizando hace bastante tiempo sin problemas al respecto. 2- Tango tiene la posibilidad de conectar el posnet a la estacin de trabajo, lo que permite pasar la tarjeta por el posnet y que se carguen todos los datos de manera automtica teniendo que ingresar de forma manual los datos de seguridad e importe. 3- Dado que tango tiene la posibilidad de realizar exportacin e importacin de pedidos entre sistemas tangos, se puede obtener el archivo de exportacin, documento xml en el cual se tiene detallado los campos y valores necesarios para su correcto ingreso. De sta manera no se necesitan de consultores externos y se evita el modo de prueba/error. DESVENTAJAS 1- Para trabajar en las sucursales de manera totalmente autnoma se debe contar con un sistema Tango Gestin con los mdulos de Fondos/Ventas con la cantidad de licencias como de cajeras hayan. Por ejemplo: Llave monousuario 3835 +IVA (21%) aprox / llave multiusuario x 4 licencias 11640 + IVA (21%) 2- La forma de facturacin no es tan directa, se debe primero buscar el cliente y recin se puede facturar los pedidos/avisos que tenga 3- Se pierde el control directo del aviso facturado de contado para su desbloqueo, pero se puede realizar de manera diferente a la actual.