METODOLOGA PARA LA PRESENTACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS DE TECNOLOGAS DE INFORMACIN Y COMUNICACIONES Versin 3.

0
Notas Importantes: Por favor diligencie todas las secciones y responda todas las preguntas tal como son formuladas en este documento de metodologa. En el caso que una pregunta no aplique a su proyecto, favor especificar las razones. Trate de ser lo ms sucinto y claro posible al diligenciar este formato, en cualquier caso no exceda un mximo de 450 palabras para cada una de sus respuestas. Para diligenciar las tablas requeridas a lo largo de este documento, lea primero las guas que aparecen en la parte inferior de cada tabla o pregunta y que definen la informacin solicitada. Las definiciones aclaratorias siempre comienzan por un doble asterisco **.

1. Aspectos Generales del Proyecto. 1.1 (*) Nombre del proyecto. 1.2 (*) Nombre de la entidad. Nombre de la entidad que presenta el proyecto de inversin. 1.3 (*) Dependencia. Dependencia al interior de la entidad que presenta el proyecto de inversin. 1.4 (*) Necesidad que justifica el proyecto. Por qu es til para la entidad desarrollar el proyecto? Cules son los problemas que impiden el cumplimiento de la estrategia y/o las polticas de la organizacin? Cul ha sido la evolucin de los problemas en los aos recientes?
** Se debe demostrar que el proyecto esta enmarcado dentro del desarrollo institucional y sectorial correspondiendo al plan estratgico informtico de la entidad y del sector, el cual debe estar alineado con un plan y una poltica sectorial.

1.5 Objetivos. Cules son los objetivos Misionales y Operativos que persigue el proyecto? identifique cada uno por separado en la medida en que sea posiblePgina 1 de 8

Qu es lo que se pretende alcanzar con el proyecto tanto a nivel misional como operativo-?

**Enunciar tanto objetivos generales como especficos. **Categora Misional: se refiere a los temas directamente asociados al negocio de la entidad, o a los que son considerados de orden estratgico por ser crticos para la competitividad de la organizacin. **Categora Operativa: se refiere a los temas administrativos y de soporte de la entidad pero que aunque son de importancia para el manejo de la organizacin no son las tecnologas con las cuales se espera alcanzar las metas estratgicas. Se incluyen herramientas y soluciones de trabajo tipo ERP y administrativas en general.

1.6 Alcance. Qu impacto tanto misional como operativo genera el proyecto en la entidad? Cul es el grupo objetivo cliente- al que apunta el proyecto? Cmo se ver beneficiado el cliente del proyecto? Cul es el impacto sobre los contratos vigentes en la entidad? Cul es el impacto sobre los contratos nuevos en la entidad? 1.7 Anlisis de Alternativas. Para cada alternativa (incluyendo la presentada para evaluacin), diligencie este cuadro: Plataforma bsica Costos (soportados en estudios de mercado, que debern estar disponibles a solicitud) Tiempo Argumentos a favor Argumentos en contra *Todas las casillas de la matriz debern ser debidamente sustentadas (para la seccin de costos, se requiere estudios de mercado como documentos soporte). **Plataforma bsica: Corresponde a los requerimientos de Software de base y hardware necesarios para que la alternativa planteada opere adecuadamente. **Costo: Corresponde al valor de los recursos econmicos que requiere la entidad para desarrollar la alternativa.

Pgina 2 de 8

**Tiempo: Corresponde al tiempo estimado para que la alternativa entre en operacin ** Argumentos a favor: Corresponde a las razones por las cuales la alternativa es conveniente para la entidad ** Argumentos en Contra: Corresponde a las razones por las cuales la alternativa no es favorable para la entidad. 1.8 Indicadores. De impacto (misional y/o operativo) De ejecucin del proyecto

**Para la definicin de Misional y Operativo por favor remtase a la seccin 1.5

Diligencie la matriz que se encuentra a continuacin: Descripcin Tipo Unidad de Medida Periodicidad Forma de Calcularlo

**Descripcin: Breve descripcin del indicador y su alcance. **Tipo: Alguno de los siguientes:

Impacto Misional: mide el impacto sobre la estrategia de la organizacin. Impacto Operativo: mide el impacto sobre los servicios no misionales que presta la entidad o sobre el desempeo operativo de algn rea de sta. Ejecucin: se refiere al progreso del proyecto en sus etapas de desarrollo e implantacin.

**Unidad de Medida: Tiempo o Dinero. **Periodicidad: Frecuencia con que va a ser medido el indicador. **Forma de Calcularlo: Frmula para obtener el indicador.

1.9 Equipo de Trabajo. Diligencie el siguiente cuadro:

Pgina 3 de 8

Lder o gerente de proyecto: (Persona que lleva acabo la planeacin y coordinacin de actividades y recursos de toda naturaleza para la ejecucin y puesta en marcha del proyecto). Detalle el cargo que ocupa en la organizacin. Nivel del cargo dentro de la organizacin (1,2,3,4 etc.) Cules son las dependencias de la entidad que participan en el proyecto?

En el siguiente cuadro describa el recurso humano que estar involucrado en las actividades del proyecto: Actividades Diseo Desarrollo/Construccin Interventora Soporte Otros (especifique) 1.10(*) Fuentes de Financiacin. Cules son las fuentes de financiacin? Cules son los montos previstos? Si la alternativa seleccionada requiere de inversiones que excedan la vigencia fiscal para la cual se presenta el proyecto, favor detallar los recursos que se requieren para cada vigencia adicional.
**Para los casos de prstamos y/o donaciones se deber anexar documentos de soporte que respalden la intencin de financiacin de la organizacin patrocinadora.

Personal involucrado en el proyecto Recursos propios Recursos de terceros Directivos Operativos Directivos Operativos

1.11Plan de trabajo. Establecer en un diagrama de Gantt o cronograma, las etapas y/o actividades a desarrollar a lo largo del proyecto, delimitadas en un periodo de tiempo. 1.12Riesgos. Cules son los riesgos misionales y/o operativos- de desarrollar el proyecto?

Pgina 4 de 8

Cules son los riesgos misionales y/o operativos- de no desarrollar el proyecto? Cules riesgos existen durante el periodo de ejecucin del proyecto?

**Para la definicin de Misional y Operativo por favor remtase a la seccin 1.5.

Para cada una de las categoras solicitadas, diligencie la matriz que se encuentra a continuacin, describiendo los riesgos ms relevantes utilizando la metodologa expuesta a continuacin: Descripcin del Riesgo Probabilidad Impacto Exposicin (1 a 5) (1 a 5) (1 a 25) Alertas Planes de Mitigacin Planes de Contingencia

**Descripcin del Riesgo: Breve descripcin del posible suceso que pueda ser considerado un riesgo para el proyecto. **Probabilidad: Asigne una probabilidad a que ocurra el riesgo, siendo 1 lo menos probable y 5 lo ms probable. **Impacto: Asigne una calificacin sobre el impacto del riesgo sobre la entidad si este llega a ocurrir, siendo 1 el impacto ms bajo y 5 el impacto ms alto. **Exposicin: Para cada riesgo multiplique Probabilidad x Impacto y coloque este resultado en la casilla Exposicin. Organice los riesgos por Exposicin de mayor a menor. **Alertas: Describa los eventos o indicadores que sealen que el riesgo esta cercano a ocurrir. **Planes de Mitigacin: Describa los planes que haya considerado para prevenir que el riesgo ocurra, o para que el impacto sea menor en caso de que ocurra. **Planes de Contingencia: Describa los planes que se haya considerado cuando el riesgo ya haya ocurrido.

1.13Sostenibilidad. Cules son las exigencias y mecanismos previsibles de operacin, mantenimiento y actualizacin de los recursos previstos?
**Tenga en cuenta que la sostenibilidad debe evaluarse desde 4 aspectos: 1. Administrativo: Recursos humanos y fsicos necesarios. 2. Tcnico: Mantenimientos, actualizaciones, soporte tcnico. 3. Financiero: Fuentes de financiacin. 4. Jurdico: normatividad aplicable y base de las competencias de la entidad para desarrollar el proyecto.

2. Captulo para proyectos con componentes de sistemas de informacin.

Pgina 5 de 8

2.1 Procesos. Descripcin general de los procesos que apoyan el sistema de informacin previsto. 2.2 Flujos de Informacin Internos y Externos. Describir, tanto a nivel interno como externo las interacciones del sistema propuesto. Con quin interopera el sistema (internamente y externamente)? Cmo interopera el sistema (mecanismos de intercambio de informacin)?
**Anexar diagrama de flujos de informacin.

2.3 Datos Bsicos acerca del Sistema de Informacin. Qu tipo de software se espera adquirir o desarrollar? (Aplicativos misionales, Herramientas ERP, otros). Qu metodologas de desarrollo y operacin de la solucin se van a implementar? Incluir descripcin corta. Qu estndares de procesos, interoperabilidad, seguridad y control de calidad se van a implementar? Cul va a ser la estrategia de migracin de datos a implementar? Si aplica Descripcin corta de los productos finales que entrega el sistema. 3. (*) Captulo de Infraestructura. 3.1 Arquitectura actual. Cul es la infraestructura de hardware y software actual con que cuenta la entidad y/o dependencia?
**Incluir diagrama explicativo.

3.2 Arquitectura propuesta. De qu consta la infraestructura que se piensa adquirir?

**Incluir diagrama explicativo.

3.3 Componentes de Hardware. Diligencie la siguiente matriz para cada uno de los componentes de hardware de su proyecto. Pgina 6 de 8

Tipo

Especificaciones

Marca/Proveedor (si aplica)

Cantidad

Costo Unitario

Costo Total

TOTALES
**Tipo: Servidores, Porttiles, Computadores de Escritorio, Scanners, Impresoras, Equipos de Red y Comunicaciones, Perifricos de Entrada/Salida, Otros. **Especificaciones: Detalles tcnicos del hardware, por ejemplo: procesador, memoria, velocidad, resolucin, nmero de puertos, etc. **Marca/ Proveedor: Esta columna es para el caso del hardware especializado, producido o distribuido por una sola compaa. **Cantidad: Nmero de unidades a adquirir. **Costo Unitario: Incluido IVA. **Costo Total: Incluido IVA.

3.4 Componentes de Software. Diligencie la siguiente matriz para cada uno de los componentes de software de su proyecto. Tipo TOTALES
**Tipo: Herramientas de Oficina, Software de Seguridad, Antivirus, Software de Comunicaciones, Bases de Datos, Sistemas Operativos, Herramientas Web, Otros. **Descripcin: Detalles acerca del software, incluyendo la versin y el modo de licenciamiento si aplica. **Marca/ Proveedor: Esta columna es para el caso de software especializado, producido o distribuido por un solo proveedor. **Cantidad: Nmero de licencias a adquirir. **Costo Unitario: Incluido IVA. **Costo Total: Incluido IVA.

Descripcin

Marca/Proveedor (si aplica)

Cantidad

Costo Unitario

Costo Total

3.5 Servicios.

Pgina 7 de 8

 Tipo TOTAL

Diligencie la siguiente matriz para cada uno de los servicios de soporte, mantenimiento, capacitacin, etc. requeridos por su proyecto. Descripcin Tiempo Costo Mensual Costo Total Estimado (Meses)

**Tipo: Soporte Tcnico, Capacitacin, Consultora (pre y post-implementacin), Arriendo de Equipos. **Descripcin: Detalles acerca del tipo de servicio. **Tiempo Estimado: Perodo durante el cual es requerido el servicio, expresado en meses. **Costo Total: Incluido IVA.

3.6 Conectividad. Diligencie la siguiente matriz para cada uno de los contratos de conectividad que pretende contratar o renovar. Caractersticas TOTALES Costo Mensual

**Caractersticas: Incluya las especificaciones del contrato entre otros: Ancho de Banda, Re-uso, Tipo de Medio (fibra, coaxial, satlite, etc.), Disponibilidad, etc. **Costo Mensual: Incluido IVA. **Costo Total: Incluido IVA.

Pgina 8 de 8