Es un activo circulante, el de mayor liquidez con el que cuenta una Organizacin
para cubrir sus inmediatas obligaciones.
Se considera como efectivo las partidas del activo circulante que se mencionan a continuacin: y Dinero de curso legal, propiedad de la Empresa, es decir, dinero de obligatoria aceptacin en el pas, con las limitaciones que la Ley impone, de acuerdo a lo especificado en la Ley del Banco Central y la Ley General de Bancos y Otras Instituciones Financieras. y Depsitos realizados en Bancos, en las Cuentas Corrientes y de Ahorros, a favor de la Empresa. y Instrumentos de crdito de cobranza inmediata: cheques ordinarios, cheques de gerencia, cheques de viajeros, giros postales y telegrficos y otros instrumentos de crdito de cobro inmediato, aceptados por los bancos, que legalmente posea la Empresa. y Divisas o monedas extranjeras de libre cotizacin en la Banca Nacional. No se considera efectivo a aquellas partidas del activo que, a pesar de estar conformadas por dinero de curso legal, no sean de inmediata disponibilidad, tales como: depsitos dados en garanta, coberturas de reserva de capital y/o fondos de reserva legal, prestaciones sociales, depsitos bancarios congelados por intervencin de la institucin financiera u otros motivos, depsitos a plazo fijo, cheques devueltos por falta de fondos, estampillas postales o fiscales, adelantos para viticos u otros gastos, vales en caja o cheques con fechas adelantadas. Control Interno del Efectivo Lo constituye una serie de procedimientos bien establecidos, con el propsito de monitorear todas las actividades de la Empresa, que puedan afectar el manejo del efectivo. Estos procedimientos tienen por objetivo salvaguardar los activos, garantizando la exactitud y confiabilidad de los registros mediante: y Divisin del trabajo y Delegacin de autoridad y Asignacin de responsabilidades y Promocin de personal eficiente y Identificacin del personal con las polticas de la Empresa. El Control Interno de la Caja Chica debe hacerse, tomando en cuenta lo siguiente: y Deber establecerse un lmite mximo para los pagos a realizarse por caja chica. Los que excedan dicho limite, se debern pagar con cheques. y Esta cuenta slo se mover cuando se decida aumentar o disminur el fondo, o para su eliminacin. y Debe haber una sola persona responsable de la caja chica. y La persona responsable de la caja chica, no debe tener acceso a la Contabilidad, ni a los Cobros, ni a la Caja Principal. y La reposicin del fondo se har mediante cheque a favor de la persona responsable del mismo. y El fondo se cargar a cada una de las cuentas de gastos o de costos, segn se especifique en los comprobantes pagados por la Caja Chica. y Los comprobantes impresos, numerados correlativamente, debern estar aprobados previamente por otra persona autorizada y especificaran en cifras y letras, el monto pagado y El Arqueo de Caja consiste en el anlisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra fsicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve tambin para saber si los controles internos se estn llevando adecuadamente. Esta operacin es realizada diariamente por el Cajero. Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el Cajero. y Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada " Diferencias de Caja". Se le cargan los faltantes como prdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta "Diferencias de Caja" se deber cancelar contra la de "Prdidas y Ganancias".
Arqueo De Caja Ejemplo, es una herramienta de control y anlisis de las transacciones del efectivo de la empresa, ste deber ser realizado diariamente por parte del cajero o peridicamente por parte de los auditores o personas encargadas de forma imprevista y sorpresiva para el cajero. Se deber adems tener en cuenta para tal arqueo no solo la existencia de efectivo, sino tambin los cheques o vales, los que debern ser el saldo que exista en caja luego de haber sido contabilizado todo el ingreso. Como es bien sabido, todo el dinero que ingrese a la caja de su empresa, deber ser depositado en la cuenta bancaria, para de esta forma ejercer un estricto control sobre lo que ingresa a caja, as como tambin el dinero que egresa deber ser girado por la empresa por medio de cheques, por eso es de suma importancia realizar el Arqueo de Caja Arqueo De Caja Ejemplo realizado diaria y peridicamente, evitar que llegue a encontrar sorpresas o desfalcos en su caja, o evitar que el cajero haga de las suyas con su dinero y adems le facilitar detectar los faltantes o sobrantes en caja, como tambin le ayudar a mejorar los controles internos de su negocio y poder encontrar la forma de subsanar dichas situaciones. Tambin debe tener claro que los ingresos que perciba su negocio, no debern ser utilizados para pagos directos en efectivo, pues si se presenta tal situacin es mejor crear un fondo o caja menor, que utilice para pagos menores que debern quedar claros por cuales conceptos se seguir manejando dicha caja, a la que tambin es recomendable realizarle un Arqueo de Caja auditora de caja y bancos .- objetivos de la auditora De forma general, se puede afirmar que el objetivo del trabajo de auditora en el sector de caja y bancos es determinar: Si los saldos activos de la caja y bancos representan realmente dinero en efectivo propiedad de la empresa, en poder de la empresa o en transito. Si los saldos pasivos de caja y bancos recogen todas las deudas contraidas por, la empresa en sus relaciones con terceros. Si todos los saldos estn debidamente descritos y clasificados en los estados financieros. Si se han efectuado una correcta periodificacin tanto de las transacciones que afectan a cuentas patrimoniales como de las que afectan a cuenta de resultados. Si en los estados financieros se desglosan la informacin necesaria para la total interpretacin de estos saldos: de uso restringido, hipotecados, gravados. Si estn observando todas las normas legales aplicables a esta clase de transacciones. Si los procedimientos administrativos y las normas de control interno definidos por la direccin para este sector se estn aplicando correctamente y si tales procedimientos y normas son los mas adecuados para asegurar un buen control sobre los saldos de estas cuentas. 5.2 .- El arqueo de caja La verificacin mas usual en auditora para comprobar la autenticidad del saldo de caja es el arqueo de caja El resultado del arqueo de caja tiene que estar firmado por el responsable de la caja y el auditor que controla el arqueo. El arqueo de caja ha de realizarse, a poder ser, por sorpresa. El arqueo de caja se puede describir como sigue a continuacin: Relacin de fondos disponibles Inventario de las partidas y Efectivo. y Talones a cobrar y comprobantes no contabilizados. y anticipos no contabilizados. y fondos auxiliares. Comprobacin de cobros y pagos anteriores en efectivo. Comprobacin de los pagos por banco. y Examen de los talonarios y Comprobar todos los pagos por cheque durante los diez ltimos das con los correspondientes justificantes. y Comprobar el corte de los extractos bancarios a la fecha de arqueo de caja. y Preparar una lista de las transferencias entre cuentas bancarias durante los siete das anteriores y posteriores al arqueo de caja. En caso de existir varias cajas, el recuento debe de ser realizado simultaneamente. Un punto importante en el arqueo de caja es el anlisis de los justificantes de los anticipos o vales de caja existentes a la hora del arqueo, teniendo que verificar: Si su antigedad es razonable. Si estn debidamente documentados. Si estn debidamente aprobados. .- El fondo fijo de caja El sistema de fondo fijo de caja consiste en: Fijar un importe adecuado para las necesidades de pagos por caja. Entregar dichos importe al cajero. Suprimir todo ingreso directo en caja. Reponer fondos al cajero, contra justificantes de pago aprobados, por su mismo importe. .- Circulacin del fondo bancario Se suele utilizar en auditora para verificar de la exactitud de los saldos bancarios recogidos en el balance, la confirmacin directa, esta recoger toda la informacin adicional de inters para la auditora. La firma de auditora debe de recibir directamente la informacin del banco, con autorizacin para ello de la empresa auditada. El contenido de la confirmacin directa bancaria es el que sigue: Toda clase de saldos haciendo constar si los mismos son restringidos o no, e indicando la naturaleza de la restriccin en caso de que esta exista. Cuentas que hayan tenido movimiento durante el pasado ao y que aparezcan saldadas al cierre del ejercicio, indicando los detalles de dichas cuentas. Prestamos o anticipos pendientes de liquidacin y no incluidos en las cuentas de los apartados anteriores. Total de las letras. Pormenores sobre toda clase de valores a favor de la empresa auditada que hayan estado en poder del banco, en custodia o en depsito. Cualquier otra informacin relativa a las operaciones de la empresa auditada con el banco. Personas que figuran en los registros del banco autorizadas para la firma de cheque, letras, endosos, indicando cuantas de ellas son indispensa y combinaciones de las mismas. Estas circulaciones bancarias deben de estar perfectamente controladas poe el auditor, desde su envo hasta su recepcin, para que el procedimiento tenga validez.
En el mundo empresarial el efectivo es visto como la parte ms importante y delicada en cuanto a la manipulacin, uso y preservacin del mismo, es por ello que en toda empresa nunca debe faltar buenas directrices que garanticen el buen aprovechamiento del este activo. 1. Introduccin Dicha importancia radica en que el efectivo es el medio por el cual se logran obtener bienes o servicios, tiles para el objetivo general de una empresa y que generalmente se maneja por medio de la tenencia del mismo en cuentas bancarias. En la mayora de los casos el saldo del estado de cuenta bancaria al final de cada mes y el saldo que aparece en los libros del depositante, no coinciden, en estos casos es necesario efectuar una conciliacin mensual con cada uno de los bancos en los cuales se tengan cuentas corrientes, de esta forma determinan las diferencias existentes y se consigue el saldo correcto. La conciliacin bancaria no es un registro contable, sino una herramienta de control interno del efectivo. El presente documento trata sobre el procedimiento, mtodos y las reglas de presentacin para elaborar una conciliacin bancaria.
2. Procedimiento contable previo para la elaboracin de una conciliacin bancaria Uno de los mayores problemas que se presentan a la hora de elaborar una conciliacin, es que a veces NO se sabe que hacer con los ajustes hechos el mes anterior, a continuacin se presentan algunos pasos o recomendaciones anteriores al estudio de los libros para proceder con la conciliacin del mes correspondiente. PARTIDA O CAUSA PROCEDIMIENTO EMPRESA BANCO PARTIDAS NO REGISTRADAS EN EL BANCO Verificar que los cheques en Trnsito (del mes pasado) aparezcan en el Estado de cuenta enviado por Banco. Verificar que los Depsitos en Trnsito (del mes pasado) aparezcan en el estado de cuenta enviado por Banco. PARTIDAS NO REGISTRADAS EN LA EMPRESA Revisar que las Notas de Dbito o Cheques omitidos (del mes pasado) estn reflejadas en el libro mayor de Banco. Revisar que las Notas de Crdito o Depsitos omitidos (del mes pasado) estn reflejadas en el libro mayor de Banco.
(5525(6 Comprobur que se huyun usentudo todos los errores (del mes pusudo) en los llbros de lu empresu (llbro muyor de Bunco) yu seun por dlferenclus, mul ublcucln, omlsln o prescrlpcln de cheques. Comprobur que se huyun usentudo todos los errores (del mes pusudo) en el estudo de cuentu buncurlo, yu seun por dlferenclus, mul ublcucln, omlsln o purtldus que no corresponden u lu empresu.
Importante: de NO encontrar los ajustes de los errores asentados en los libros y/o estado de cuenta bancario (actuales) estas se deben tomar en cuenta para la conciliacin actual o si estuviesen pero con diferencia en cantidad o mal ubicados, de igual forma se tomar en cuenta para su correspondiente ajuste en la conciliacin actual de darse el caso contrario en que SI se encuentren tales partidas ya registradas en los libros y/o estado de cuenta bancario (actuales) con y con montos compatibles las mismas no se toman en cuenta para ningn tipo de ajuste.
3. Normas para la elaboracin del documento Luego de realizar dichas revisiones se procede a la inspeccin de los libros de la empresa conjuntamente con el estado de cuenta enviado por el banco y as detectar cuales son las discrepancias que existen entre los dos para poder ajustarlas. Al cotejar y detectar todas las diferencias y/o equivocaciones que puedan tener dichos registros se debe elaborar el documento que avale la elaboracin de la conciliacin, esto respetando algunas normas de presentacin que se demuestran a continuacin: Encabezado.- el encabezado debe poseer como requisitos bsicos: Nombre de la empresa o razn social. Nombre del documento Conciliacin Bancaria. Fecha a la cual se est elaborando el documento. Nombre del Banco y nmero de la cuenta a conciliar. Nombre de la persona que elabora el documento. Tipo de mtodo a utilizar (opcional). Cuerpo.- la estructura del cuerpo va a depender del mtodo que se valla a utilizar para realizar la conciliacin. Saldos correctos. (cuatro o dos columnas) Saldos encontrados. (una sola columna) En esta parte de es donde se mostraran todas las diferencias que puedan existir entre los dos saldos, y es igual para los dos mtodos el orden que explicar en el numeral posterior. Lo nico que varia en la presentacin de los mtodos es en el nmero de columnas y el signo (positivo o negativo) que se le asigna a las partidas que causan discrepancia entre los saldos. Pie del documento.- independientemente del mtodo que se utilice al final deben aparecer las rbricas del autor de la conciliacin, la persona que la conforma y las necesarias para mantener un eficiente control interno en la empresa.
4. Mtodos para elaborar una conciliacin bancaria 4.1. Saldos correctos A tales efectos me primero me centrar en el mtodo Saldos Correctos por ser el mtodo ms utilizado y didctico en cuanto a su aprendizaje para la elaboracin de una conciliacin y que en s para efectos de lo que a continuacin explicar ser igual para los dos mtodos. Lo cual consiste en comparar el estado de cuenta enviado por el banco con los registros asentados en el libro mayor de banco de la empresa, para luego proceder a ajustar las diferencias hasta lograr que los dos saldos sean iguales. Para empezar a preparar dicho documento por dicho mtodo, es de suma importancia que se conozcan las normas de presentacin y estructuracin del cuerpo del mismo: 1) Primero, se presentan las Partidas no registradas en el Banco, donde se incluyen las partidas no asentadas por parte del banco y solo se toman en cuenta en este rengln los: 1)a). Cheques en Trnsito: o cheques pendientes, son aquellos que a consecuencia de haberse emitido un cheque pero a la fecha de realizar la conciliacin, el mismo no ha sido cobrado por el beneficiario en el banco, por lo que aparecer Abonado el los libros de la empresa y no estar Cargado en el estado de cuenta bancario hasta que sea cobrado. 1)b). Depsitos en Trnsito: son aquellos depsitos que se por lo general se envan al final de mes y estos no son Acreditados en el banco por lo que estarn Cargados en los libros de la empresa pero no en estado de cuenta del mes. 2) Segundo, se presentan las Partidas no registradas en Libros donde se incluyen las partidas no asentadas u omitidas por parte de empresa donde se encuentran: 2)a). Notas de Crdito: son todos los abonos efectuados por parte del banco por concepto de: descuentos de giros, pignoraciones, pagares, intereses a favor de la empresa, entre otros, pero que no se han cargado en nuestros libros. 2)b). Notas de Dbitos: Son cargos efectuados por el banco a la empresa por concepto de: cobro de intereses, comisiones, efectos descontados devueltos, entre otros, que por no haberse recibido la informacin respectiva del mismo no se ha abonado en los libros de la empresa. 2)c). Cheques Omitidos no Registrados: son los cheques que se emitieron realmente pero que nunca fueron asentados en los libros de la empresa. 2)d). Depsitos Omitidos no Registrados: son los depsitos que se realizaron pero no se hizo su correspondiente registro. 3) Tercero, se deben presentar los Errores, donde se reflejan todos los ajustes por concepto de equivocaciones que puedan tener los dos documentos cotejados: 3)a). Errores de la Empresa: es donde se incluyen los ajustes de todas los errores y equivocaciones por parte de la empresa, entre las cuales tenemos: 3) Cheques de diferentes cantidades: son los cheques que se abonan con un monto por encima o por debajo del monto de emisin. 3) Depsitos de diferentes cantidades: son los depsitos que se cargan con un monto por encima o por debajo del monto de emisin. 3) Cheques mal ubicados: son aquellos que en vez de abonarlos se cargaron. 3) Depsitos mal ubicados: son aquellos en vez de ser cargados fueron abonados en los libros de la empresa. 3) Notas de Dbito y Cedito mal ubicadas: son aquellos que por error se cargan en vez de abonarse y viceversa. 3) Depsitos Cheques de otros bancos: son aquellos que por error se cagan o abonan en los libros, pero que no corresponden a esa cuenta o banco, ya que se pueden tener diversas cuentas en diversos bancos. 3) Cheques Caducados: son aquellos cheques a los cuales llega su fecha de vencimiento y todava no se han ido a cobrar en el banco, por lo que hay que desincorporarlos hacindoles un cargo por el monto del mismo. 3)b). Errores del Banco: aunque no son muy comunes, aqu se incluyen los ajustes de todas las omisiones, errores y equivocaciones por parte del Banco, entre las cuales tenemos: 3) Cheques de diferentes cantidades: son los cheques que se cargan con un monto por encima o por debajo del monto de emisin. 3) Depsitos de diferentes cantidades: son los depsitos que se abonan con un monto por encima o por debajo del monto de emisin. 3) Cheques Omitidos no registrados: son los cheques que se emitieron realmente pero no fueron asentados en el estado de cuenta bancario. 3) Depsitos Omitidos no registrados: son los depsitos que se emitieron realmente pero no fueron asentados en el banco. 3) Cheques mal ubicados: son aquellos que en vez de cargarlos se abonaron. 3) Depsitos mal ubicados: son aquellos en vez de abonarlos fueron cargados en el estado de cuenta bancario. 3) Notas de Dbito y Cedito mal ubicadas: son aquellos que por error se cargan en vez de abonarse y viceversa. 3) Depsitos Cheques de otras Empresas: son aquellos que por error se cagan o abonan en el banco, pero que no corresponden a esa cuenta, puesto que un banco posee diversos clientes. Importante: el orden del 1) al 3) se deben presentar tal cual se mostr aqu, contrario a sus numerales o desgloses cuyo orden puede ser cualquiera, lo primordial es que se plasmen todos los ajustes necesarios para lograr los saldos correctos o encontrados.
Ejemplo de una conciliacin elaborada por el mtodo saldos correctos: El siguiente documento refleja los movimientos del mes de julio en el libro mayor de banco Bolvar Fuerte perteneciente a El Trbol C.A.: /,B52 MAY25 D( BANC2 B2/9A5 FU(57( C2D,*2 D( CU(N7A N: 1.1.02.01.02 C7A. C255,(N7( N 5698-22356-96 M29,M,(N726 JU/,2 D( 2006 F(CHA C2NC(372 D(B( HAB(5 6A/D2 01/07/06 6uldo 230.000,00 01/07/06 Correccln del Depslto N 1956 166.500,00 396.500,00 01/07/06 Correccln del Cheque N 4505 122.600,00 273.900,00 02/07/06 Cheque N 4508 47.700,00 226.200,00 04/07/06 Depslto N 3984 180.000,00 406.200,00 06/07/06 N.C. (fectos descontudos 100.000,00 506.200,00 14/07/06 Cheque N 4509 55.000,00 451.200,00 20/07/06 Cheque N 4510 52.000,00 399.200,00 25/07/06 Depslto N 4866 130.000,00 529.200,00 28/07/06 Cheque N 4511 65.500,00 463.700,00 30/07/06 Depslto N 5698 78.000,00 541.700,00 28/07/06 Cheque N 4512 15.800,00 525.900,00 31/07/06 Depslto N 6892 40.000,00 565.900,00
Este es el estado de cuenta enviado por el banco al 31 de julio de 2006: BANC2 B2/9A5 FU(57( 6.A.C.A. Cupltul Bs. 280.000.000,00 (67AD2 D( CU(N7A D(6D( 01/07/2006 HA67A 31/07/2006 C2N752/ N 3377233 (/ 75B2/ C.A. Cdlgo de cuentu N 5698-22356-96 3*. 1/1 F(CHA C2NC(3726 CA5*26 AB2N26 6A/D26 JU/,2 6uldo 185.900,00 01 Depslto N 2365 153.800,00 339.700,00 02 Cheque N 4508 47.700,00 292.000,00 05 Depslto N 3984 180.000,00 472.000,00 06 N.C. (fectos descontudos 100.000,00 572.000,00 06 N.D. *ustos de cobrunzu 5.000,00 567.000,00 15 Cheque N 4506 25.000,00 542.000,00 20 Cheque N 4510 25.000,00 517.000,00 25 Depslto N 4866 130.000,00 647.000,00 30 Depslto N 5698 78.000,00 725.000,00
Ahora veremos la conciliacin que se realiz el mes pasado para ajustar los saldos, vase que ya traen un saldo distinto desde el principio, 230.000,00 Dr. segn libros y 185.900,00 segn banco Cr. (/ 75B2/ C.A. C2NC,/,AC,N BANCA5,A BANC2 B2/9A5 FU(57( A/ 30/06/06 C255,(N7( N 5698-22356-96 M72D2: 6A/D26 C255(C726 D(6C5,3C,N 3A5C,A/ /,B526 BANC2 6uldos ul 30/06/06 230.000,00 -185.900,00 CH(4U(6 (N 75N6,72 17/06/06 Cheque N 4506 25.000,00 20/06/06 Cheque N 4507 40.800,00 65.800,00 D(36,726 (N 75AN6,72 30/06/06 Deposlto N 2365 153.800,00 -153.800,00 (5525(6 D( (M35(6A Deposlto N 1956 reglstrudo 18.500,00 Deposlto N 1956 correcto 185.000,00 166.500,00 Cheque N 4505 mul ublcudo 61.300,00 -122.600,00 6A/D26 C255(C726 A/ 30/06/06 273.900,00 -273.900,00
Como se puede notar en la conciliacin anterior se ajustaron los saldos de los libros y el banco hasta que los mismos se igualaron, lo cual resulta ser el fin de la conciliacin. Ahora elaborar la conciliacin del mes de julio con el mismo mtodo para demostrar cuales son las diferencias entre los dos a y as llegar a los saldos correctos que deberan tener ambos. Como ya se explic en la primera parte primero se deben cotejar las partidas que fueron ajustadas en la conciliacin pasada, a lo que se debe inspeccionar si dichas partidas ya fueron asentadas, de lo contrario se deberan tomar en cuenta para la conciliacin actual. De tal forma se puede notar el cheque N 4506 ya fue cobrado por su beneficiario el 15 julio, contrario del N 4507 el cual todava no aparece en el estado de cuenta como cobrado, por lo que si el cheque no tiene fecha de vencimiento ste se considera que todava esta en trnsito. Tambin vase que el depsito N 2365 fue asentado en los libros del banco al valor que se registr en libros, de haber alguna diferencia en los depsitos o cheques en transito, se procede a determinar de quien es el error, porque de darse tal caso, ya sea por omisin o diferencia en cantidad, el ajuste de dichas partidas se debe reflejar en la conciliacin del mes de julio. Los errores de empresa tambin fueron asentados en el libro mayor de Banco, por lo que no se tomarn en cuenta para ajustar. Ahora, se revisan cuales son las diferencias que surgieron como consecuencia de las operaciones realizadas en el mes de julio, por lo que se coteja partida por partida, en este ejemplo se encuentran los siguientes: como cheques en transito estn en N 4507 del mes pasado, y el N 4509, 4511 y 4512 de este mes, como depsitos en transito tenemos solo el N 6892, existe una Nota de Debito por gastos de cobraza de los efectos descontados que no se registr, y finalmente encontramos una diferencia en el cheque N 4510 el cual se registr en libros por Bs. 52.000,00 y aparece cobrado por Bs. 25.000,00, con un anlisis de los soportes encontrados se dedujo que error fue de la empresa.
Al encontrar las partidas que se van a ajustar se procede a realizar el documento de control interno: (/ 75B2/ C.A. C2NC,/,AC,N BANCA5,A BANC2 B2/9A5 FU(57( A/ 31/07/06 C255,(N7( N 5698-22356-96 M72D2: 6A/D26 C255(C726 D(6C5,3C,N 3A5C,A/ /,B526 BANC2 6uldos ul 31/07/06 565.900,00 -725.000,00 CH(4U(6 (N 75N6,72 20/06/06 Cheque N 4507 40.800,00 14/07/06 Cheque N 4509 55.000,00 28/07/06 Cheque N 4511 65.500,00 28/07/06 Cheque N 4512 15.800,00 177.100,00 D(36,726 (N 75AN6,72 31/07/06 Deposlto N 6892 40.000,00 -40.000,00 N27A6 D( D(B,72 06/07/06 *ustos de Cobrunzu 5.000,00 -5.000,00 (5525(6 D( (M35(6A Cheque N 4510 reglstrudo 52.000,00 Cheque N 4510 correcto 25.000,00 27.000,00 6A/D26 C255(C726 A/ 31/07/06 587.900,00 -587.900,00
Ahora veamos el mismo documento pero elaborado con cuatro columnas: (/ 75B2/ C.A. C2NC,/,AC,N BANCA5,A BANC2 B2/9A5 FU(57( A/ 31/07/06 C255,(N7( N 5698-22356-96 M72D2: 6A/D26 C255(C726 D(6C5,3C,N /,B526 BANC2 D(B( HAB(5 D(B( HAB(5 6uldos ul 31/07/06 565.900,00 725.000,00 CH(4U(6 (N 75N6,72 20/06/06 Cheque N 4507 40.800,00 14/07/06 Cheque N 4509 55.000,00 28/07/06 Cheque N 4511 65.500,00 28/07/06 Cheque N 4512 15.800,00 D(36,726 (N 75AN6,72 31/07/06 Deposlto N 6892 40.000,00 N27A6 D( D(B,72 06/07/06 *ustos de Cobrunzu 5.000,00 (5525(6 D( (M35(6A Correccln del Cheque N 4510 27.000,00 6UB727A/(6 592.900,00 5.000,00 177.100,00 765.000,00 6A/D26 C255(C726 A/ 31/07/06 587.900,00 587.900,00
Donde como se observa, los ajustes se realizan en por cuatro columnas sin colocar ningn signo negativo porque de esta forma en completamente innecesario, se realiza la sub-totalizacin donde se suma verticalmente todas las columnas para luego extraer el saldo definitivo a travs de la diferencia de ambos, tanto en libros como en banco.
4.2. Saldos encontrados Este mtodo se basa en la elaboracin la conciliacin empezando con alguno de los dos saldos, (el de Banco o el de la Empresa), para luego reflejar en una sola columna las diferencias, depsitos o cheques que compensen las discrepancias entre ambos, para que al final se encuentre en saldo contrario, lo cual resulta ser la finalidad de ste mtodo. Para ejemplificar tomaremos en cuenta el anterior, por lo que sealar la presentacin del documento: (/ 75B2/ C.A. C2NC,/,AC,N BANCA5,A BANC2 B2/9A5 FU(57( A/ 31/07/06 C255,(N7( N 5698-22356-96 M72D2: 6A/D26 (NC2N75AD26 D(6C5,3C,N 3A5C,A/ 727A/ 6A/D2 6(*N BANC2 A/ 31/07/06 725.000,00 CH(4U(6 (N 75N6,72 20/06/06 Cheque N 4507 40.800,00 14/07/06 Cheque N 4509 55.000,00 28/07/06 Cheque N 4511 65.500,00 28/07/06 Cheque N 4512 15.800,00 -177.100,00 D(36,726 (N 75AN6,72 31/07/06 Deposlto N 6892 40.000,00 40.000,00 N27A6 D( D(B,72 06/07/06 *ustos de Cobrunzu 5.000,00 5.000,00 (5525(6 D( (M35(6A Cheque N 4510 reglstrudo 52.000,00 Cheque N 4510 correcto 25.000,00 -27.000,00 6A/D2 6(*N /,B526 A/ 31/07/06 565.900,00
Ntese que en este caso se comenz con el saldo del estado de cuenta (Bs. 725.000,00 Cr.), luego se reflejaron todos los ajustes al igual que el mtodo anterior, pero en una sola columna, hasta que al final se encontr el saldo del mayor de Banco (Bs. 565.900,00 Dr.). Conciliacin bancaria Al finalizar cada mes, los bancos envan a sus clientes el extracto de la cuenta corriente, donde se detallan todas las operaciones realizadas durante el perodo mensual. La conciliacin bancaria consiste en poner de acuerdo el saldo del libro auxiliar de bancos con el saldo del extracto bancario, mediante el siguiente procedimiento de identificacin de los valores y registro tanto en libros como en el extracto: 1. Para la elaboracin de la conciliacin bancaria, debe tener los siguientes elementos. CONCILIACIN ANTERIOR
LIBRO AUXILIAR DE BANCOS
EXTRACTO BANCARIO
CONCILIACIN BANCARIA La conciliacin anterior es necesaria porque ella puede tener cheques en mano que fueron cobrados en el banco en el presente mes, remeses en trnsito que tambin pueden aparecer en el extracto. 2. El proceso de verificacin es para encontrar las siguientes situaciones: Conceptos Libro Extracto Giro de cheques a la vista x x Coinciden Consignaciones bancarias x x Coinciden Giro cheques posfechados x Cheques en mano Consignacin nacional x Remesas trnsito Consignacin local cheques x Remesas trnsito Rendimientos bancarios x Ingresos financieros Chequeras x Gastos financieros Prstamos bancarios x Prstamos Servicio de la deuda inters x Gastos financieros Servicio de la deuda cuota x Pago obligaciones Comisiones bancarias x Gastos Cuota de manejo x Gastos Cheques devueltos x Cuentas por cobrar Impuesto del 4%0 x Gastos yGiro de cheques a la vista, acreditados en el libro de bancos y debitadas en el extracto bancario, las cuales coinciden y no se realiza ninguna operacin de ajuste. yConsignaciones en el libro auxiliar con las anotadas en el extracto. yGiro de cheques posfechados acreditados en el libro de bancos, pero el banco no los conoce o han sido presentados para su pago. Esta situacin se presenta en la conciliacin disminuyendo el saldo del libro. yConsignaciones nacionales conocidas por la empresa mediante Fax y que no han sido efectivas por el banco. La mejor forma de presentarla es en la cuenta 111505 de remesas en trnsito. yLos rendimientos bancarios como estn registrados por el banco en Nota Crdito por los conceptos de CDT, Devolucin de intereses, rendimientos de fondos de inversin no estn contabilizados por la empresa, por consiguiente requiere de un asiento contable de ajuste, yLos gastos vienen soportados por notas dbito bancarias por concepto de chequeras, intereses por prstamos, sobregiros, pago de obligaciones bancarias, hipotecarias, comisiones de remesas de otras plazas, intereses por sobregiro bancario, cheques devueltos que el banco si registro, se debe llevar en una nota de contabilidad de ajuste al gasto de la empresa contra la cuenta de bancos. yLos ingresos varios soportados por nota crdito bancario por concepto de ingresos por giros de terceros consignados en la cuenta corriente, consignaciones de terceros por pleitos pendientes no contabilizados por la empresa, se reconocen en nota de contabilidad para debitar la cuenta auxiliar de bancos contra una cuenta de ingresos. yCualquier otra diferencia que contenga de ms el extracto o viceversa, son objeto de ajuste contables, hasta demostrar el saldo del extracto bancario certificado. Los valores determinados en el extracto no contabilizados en los libros auxiliares requieran ajustes contables mediante notas de contabilidad en el perodo contable en que se detectan porque se busca la objetividad de la informacin. La conciliacin del perodo anterior es fundamental en el seguimiento de los valores conciliados, los cuales no aparecen en el libro auxiliar: yEn la conciliacin anterior aparecen los cheques pendientes de cobro (o cheques en mano) los cuales se les hace seguimiento en el extracto actual, sino aparecen seguirn para la siguiente conciliacin. yLas remesas en trnsito no registradas en el auxiliar durante el mes pero que aparecen al inicio del extracto. Con el uso del programa de contabilidad se tendr la oportunidad de editar el libro auxiliar de bancos para conciliar el extracto bancario. Clases de conciliaciones Existen dos clases de conciliacin ms comunes: individual y la conjunta, las cuales requieren para su elaboracin del extracto de cuenta corriente y el reporte del libro auxiliar de bancos y la conciliacin anterior. Con el extracto bancario de Bancaf y el reporte del libro auxiliar de bancos, se procede a realizar la conciliacin individual, que por su importancia es la recomendada en todo tipo de empresa. BANCO COLOMBIA NEIVA PAG. 1
CUENTA NO
CLINICA DE MOTOS Cra. 9 5-92 077-05500-3 Neiva, ZONA POSTAL
077-05500-3 EXTRACTO EN NOV/30/2007 Informar sus reparos o inquietudes directamente a su oficina, en su defecto a la contralora del banco: apartado areo 241609, Bogot. CHEQUES CHEQUES CONSIGNA CIONES DIA SALDO No Valor No Valor
Saldo a oct.31/07
1.200.000
5.000.000 01 6.200.000 6239 2.000.000
3.000.000 05 7.200.000
2.000.000 10 9.200.000 CR-TC 3.000
CB 3.000.000 15 12.197.000 6240 4.197.000
15 8.000.000
CB 1.000.000 22 9.000.000 6241 3.000.000
22 6.000.000 CR-TC 6.000
25 5.994.000 6242 3.500.000
30 2.494.000 CREDITOS: 6 12.706.000 DBITOS: 5 14.000.000 PROMEDIO: 2.447.000 CR-TC Tarjeta de crdito. CD Cheque devuelto. CB Credibanco. El estudiante debe conseguir un extracto bancario, para conocer todas las especificaciones y convenciones de cada transaccin. El procedimiento de la conciliacin es comparar los dbitos y los crditos del extracto con los dbitos y crditos realizados en el libro auxiliar de bancos, si lo prefiere puede resaltar o sealar los datos concordante s: Conciliacin individual: consiste en colocar de acuerdo el saldo del libro auxiliar de bancos con el saldo mostrado en el extracto bancario, mediante los ajustes contables que sean necesarios para actualizar el saldo del libro auxiliar. El mtodo consiste en observar las operaciones que realiz el banco y las operaciones que registr la empresa durante el ejercicio y otras que haban sido contabilizadas en el anterior perodo que se observan en la conciliacin anterior, para llevar las diferencias en la conciliacin bancaria, en notas de contabilidad, luego al comprobante de contabilidad de ajustes y registrarlas en el libro de bancos y otros libros principales. 1110 Bancos 111005 Moneda nacional 11100505 Libro Auxiliar de Banco Colombia No. 077-05500-3 2006
DBITOS: CRDITOS: SALDOS: 01-11 01-11 05-11 05-11 10-11 15-11 15-11 22-11 22-11 30-11 30-11 Saldo Inicial Consignacin Ch 6239 Julio Celis Consignacin Consignacin Ch 6240 Pedro Martnez Consignacin Ch 6241 Fernando A Fierro Consignacin Ch 6242 Nmina Noviembre Ch 6243 Reembolso caja menor
La validez del libro auxiliar de bancos se comprueba cuando contiene todas las operaciones realizadas durante el ejercicio contable del mes demostradas y verificadas en el extracto bancario. CLNICA DE MOTOS CONCILIACIN BANCARIA BANCO CAFETERO CUENTA No. 287-05500-3 SALDO SEGN EXTRACTO 30/11/04 SALDO SEGN LIBRO AUXILIAR $2.2003.000 $2.494.000 (+) Cheques en mano: Cheque 6243 Martha Prez (- ) Notas dbito Bancarias: Retenciones en la fuente 300.000 (9.000)
SUMAS IGUALES: $2.494.000 $2.494.000 Conciliacin conjunta:como su nombre lo indica lleva a la par los dos saldos y en cada saldo se ajusta de acuerdo a las operaciones que le son propias, o porque de todas maneras se realizarn en el ejercicio econmico siguiente, poniendo de acuerdo los dos saldos: el bancario y el libro auxiliar. CLNICA DE MOTOS CONCILIACIN BANCARIA BANCO CAFETERO CUENTA No. 287-05500-3 SALDO SEGN EXTRACTO 30/11/04 SALDO SEGN LIBRO AUXILIAR $2.203.000 $2.494.000 (+) Cheques en mano: Cheque 6243 Martha Prez (- ) Notas dbito Bancarias: Retenciones en la fuente (9.000) 300.000 SUMAS IGUALES: $2.194.000 $2.194.000 Los valores conciliados en este caso son solamente las notas dbito bancaria que son objeto de ajuste al libro auxiliar de bancos, porque los valores dejados de contabilizar por el banco se ejecutarn en el siguiente mes, y sern objeto de seguimiento hasta que se cumpla la transaccin. 21. Gastos chequera: si por alguna razn se olvido registrar el valor de la chequera por el valor de $150.000 se procede en consecuencia: Cdigos Cuentas Dbitos Crditos 530505 Gastos bancarios 150.000
111005 Moneda nacional
150.000 Registra el gasto por concepto de chequeras 22. Comisiones bancarias: se pueden dar por mltiples conceptos, por consignaciones de otras plazas, cobro de cheques, para el presente caso el extracto reporta $20.000. Cdigos Cuentas Dbitos Crditos 530515 Comisiones 20.000
111005 Moneda nacional
20.000 Registra el gasto por concepto de comisiones bancarias 23. Cuota de manejo: cuando el banco le vende todo el paquete a las empresa, por ejemplo: chequera, tarjeta dbito para los directores, tarjetas crdito, etc., estos servicios tienen una cuota de manejo, que se lleva a las cuentas: Cdigos Cuentas Dbitos Crditos 530515 Comisiones 20.000
111005 Moneda nacional
20.000 Registra el gasto por concepto de manejo de cuota 24. Cheques devueltos: si el banco devolvi un cheque por $300.000 y la empresa no conoce de tal situacin se debe generar el siguiente registro de ajuste. Cdigos Cuentas Dbitos Crditos 530515 Comisiones 20.000
111005 Moneda nacional
20.000 Registra el gasto por concepto de cheques devueltos 25. Ingresos bancarios: se pueden dar por conceptos de rendimientos, por otros valores recaudados a favor de la empresa, si corresponden a ingresos se registra. Cdigos Cuentas Dbitos Crditos 111005 Moneda nacional 50.000
421005 Intereses
20.000 421045 Descuentos bancarios
30.000 Registra el ingreso por concepto de intereses y descuentos bancarios 26. Servicio de la deuda: es posible que el banco descont de la cuenta el servicio de la deuda compuesta por $1250.000 cuota de capital y $200.000 por concepto de intereses, en este caso se registra. Cdigos Cuentas Dbitos Crditos 210510 Pagars 1.250.000
530505 Financieros 200.000
111005 Moneda nacional
1.450.000 Registra el pago del servicio de la deuda de capital e intereses 27. Retenciones practicadas por el banco: del caso anterior en particular resultaron las retenciones en la fuente hechas por el banco sobre las consignaciones de tarjetas de crdito por la suma de $9.000 ($3.000+6.000) y que no haban sido tenidas en cuenta por la empresa, asimismo el banco no haba registrado un cheque porque no haba sido cobrado por el beneficiario, situaciones que fueron conciliadas. El nico ajuste contable que resulta de esta conciliacin es la nota de contabilidad por las retenciones practicadas por el banco por concepto de credibancos. Cdigos Cuentas Dbitos Crditos 530505 Gastos bancarios 9.000
111005 Moneda nacional
9.000 Registra pago de retenciones por concepto de consignaciones de tarjeta 28. Impuesto del 4 por 1000:en Colombia a partir del 1 de enero de 2004 se implement el impuesto del 3X1000 y ahora se aplica el 41000 por cada retiro que se haga de las cuentas bancarias: ahorros, tarjeta dbito o cuenta corriente. El valor inicialmente se consider como una contribucin, pero el legislador le dio carcter de impuesto agregndose a la carga tributaria del impuesto de renta. El impuesto se detalla en los extractos bancarios al finalizar cada mes y se lleva a la cuenta 521595 Otros: Contribuciones. Ejemplo por retiros de $200.000.000 durante el mes genera un impuesto de $800.000. Cdigos Cuentas Dbitos Crditos 521595 Contribuciones 800.000
111005 Moneda nacional
800.000 Registra el descuento del 4 por 1000 sobre retiros de cuenta corriente Qu valores se suma y se restan en la conciliacin? los valores que se suman o restan de los saldos, depende de la metodologa de conciliacin: Conciliacin individual Saldo del libro auxiliar Saldo del extracto bancario Se suman: Cheques en mano Notas crdito bancario Se restan: Consignaciones en trnsito Notas dbito bancario Conciliacin conjunta Saldo del libro auxiliar Saldo del extracto bancario Se suman: Se suman: Notas crdito bancario Consignaciones en trnsito Se restan: Se restan: Notas dbito bancario Cheques en mano Formato Arqueo de Caja
SERVICIOS DE ADMINISTRACION, A. C. ARQUEO DE CAJA
IMPORTE EN DOCUMENTOS $ __________
* VER RELACION ANEXA $ __________ DOCUMENTACION PENDIENTE DE REEMBOLSAR __________ CHEQUE EN TRAMITE DE FIRMA __________
TOTAL DEL ARQUEO $ __________ VS FONDO FIJO DE CAJA __xxxxx__ DIFERENCIA ---------
EL DIA ________________________ DEL 2008, SIENDO LAS ______________, SE EFECTUO EL ARQUEO DE CAJA A LA ENCARGADA DE RESGUARDAR EL EFECTIVO DE LA EMPRESA, LA CUAL MOSTRO EL DINERO Y DOCUMENTOS QUE ESTAN EN SU PODER, LOS CUALES SE MOSTRARON UNO POR UNO.
__________________________________ NOMBRE Y FIRMA RESPONSABLE DE FONDO DE CAJA
Examen - (AAB01) Cuestionario 1 - Valide Sus Conocimientos Desarrollando La Evaluación Propuesta Sobre Los Contenidos de La Unidad 2. Normativa, Ética y Responsabilidad Profesional