A IMPORTNCIA DO SETOR DE DOCUMENTAO PARA A ADMINISTRAO REGIONAL DO SENAC SANTA CATARINA: PROTOCOLO E ARQUIVO GERAL Karla Peres

Resumo: Relato de experincia que pretende divulgar a importncia do Setor de Documentao para a Administrao Regional do Senac Santa Catarina. Apresenta um breve histrico do Senac que uma empresa conceituada em educao profissional no Brasil, suas reas de atuao, seus objetivos e sua misso. Aborda os conceitos de cada termo definidos por autores da rea. Apresenta o espao fsico utilizado pelo setor de documentao, suas atribuies, atividades desenvolvidas, o perfil da equipe, e suas responsabilidades no processo administrativo da empresa. Mostra como as atividades do Setor de Documentao so desenvolvidas atualmente, bem como os projetos que esto sendo desenvolvidos para melhorar, agilizar e facilitar essas atividades. Ressalta como as atividades do setor tem relao direta com todos os setores da Administrao Regional do Senac, e como as unidades do Senac distribudas pelo estado se relacionam com a Administrao Regional por meio do Setor de Documentao. Palavras-chave: Protocolo; Arquivo; Senac; Administrao Regional; setor de documentao.

1 INTRODUO Na busca constante por qualidade total, cada vez mais as empresas sentem a necessidade de sua documentao organizada e preservada de forma que facilite a administrao da mesma e seu sucesso no mercado em que atua. Pensando nisso, este artigo apresenta o setor de Documentao: protocolo e arquivo geral da Administrao Regional do Senac - Santa Catarina, e sua importncia para a instituio. O papel Administrativo do Protocolo, bem como sua definio, e do Arquivo geral responsvel pela guarda e conservao de documentos existentes desde a fundao do Senac at os dias de hoje, preservando a parte histrica e legal da
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instituio. O objetivo geral divulgar a importncia deste setor para as empresas, sejam elas grandes ou pequenas e atuantes em diversas reas de mercado, tomando como modelo a Administrao Regional do Senac Santa Catarina. Os objetivos especficos foram assim definidos: apresentar um breve histrico do Senac, definir os conceitos de protocolo e arquivo segundo autores da rea, apresentar a estrutura fsica do setor, definir as atribuies, as atividades desenvolvidas pelo Setor de Documentao, o perfil dos profissionais, os projetos que esto sendo desenvolvidos atualmente e os projetos futuros. A importncia do tema est relacionada a segurana, guarda e disseminao da informao, alm da gesto de documentos fatores importantes para Administrao de uma empresa. Alm disso, o tema pretende divulgar a importncia dos profissionais que atuam neste setor, que muitas vezes no so reconhecidos por seus colegas de trabalho e mesmo pela instituio em que atuam. 2 SENAC TIMO NO SEU CURRICULO (HISTRICO) O Servio Nacional de Aprendizagem Comercial - Senac uma instituio de ensino privada sem fins lucrativos, criada em 10 de janeiro de 1946, pelos decretos-lei 8621 e 8622, que autorizam a Confederao Nacional do Comrcio (Fecomrcio), a instalar e administrar escolas de aprendizagem comercial. Hoje o Senac abrange todo o territrio nacional e participa da formao profissional de 1,7 milhes de pessoas a cada ano. Em 2006 o Senac completou 60 anos formando profissionais em vrias reas como: Artes, Comrcio, Comunicao, Design, Gesto, Idiomas, Tecnologia Educacional, Telecomunicaes, Turismo, Hospitalidade, Imagem Pessoal, Sade, Informtica, Lazer e Desenvolvimento Social, e Meio Ambiente. A programao de cursos oferecida em diferentes etapas de formao profissional, desde cursos livres de formao inicial e continuada, cursos tcnicos
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de nvel mdio, graduao tecnolgica e ps-graduao, todos reconhecidos pela Secretaria Estadual da Educao ou pelo MEC. Os recursos financeiros do Senac so gerados com a venda dos cursos, convnios e parcerias, e do percentual de contribuio arrecadado pelas empresas de comrcio, bens, servios e turismo, chamada de receita compulsria, que efetuada junto a guia de recolhimento do INSS, sendo 1% do total arrecadado destinado ao Senac. Em Santa Catarina o Senac atua em todas as regies do Estado, formado por uma rede com 23 Unidades Operativas sendo 17 Centros de Educao Profissional, quatro faculdades de Tecnologia e dois postos avanados. Possui uma estrutura fsica de aproximadamente 22 mil m2 de rea construda e um corpo funcional de mais de 1000 colaboradores. O Senac possui ainda o Senac Mvel, quatro carretas com salas equipadas para atender comunidades de municpios e localidades onde no h uma unidade fsica do Senac. O Senac tambm oferece Educao Distncia (ps-graduao), material impresso e ambiente virtual de aprendizagem, e cursos In company desenvolvidos nas empresas, coordenados pelo Senac. Como misso, o Senac tem compromisso com o desenvolvimento das pessoas e organizaes, promovendo aes educacionais e disseminao do conhecimento. E sua viso At 2010, o Senac ser reconhecido como referncia em aes educacionais e disseminao do conhecimento. (SENAC, 2008) A Administrao Regional AR, do Senac em Santa Catarina est localizada em Florianpolis, na Rua Felipe Schimidt, n 785, 6 e 7 andares, que se divide nos seguintes setores: Direo Regional, Diviso Administrativa, Diviso de Educao Profissional, Diviso de Relaes com o Mercado, Diviso Financeira, Diviso de Administrao de Pessoal, e Assessoria Tcnica de Recursos Humanos. Alm da Direo Regional composta pelo Diretor Regional e sua secretria, todas as divises da Administrao Regional tem um
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Gerente responsvel pelas atividades desenvolvidas pela sua equipe de trabalho. A gerncia da Diviso Administrativa a responsvel pelo setor de Documentao: protocolo e arquivo do Senac Santa Catarina. 3 VOC SABE O QUE PROTOCOLO E ARQUIVO? Quando se fala em protocolo, logo se lembra um nmero usado para identificar um documento qualquer, assim como arquivo, pode trazer a memria, um lugar onde se guarda papel velho sem utilidade. No caso do protocolo a numerao tambm uma das definies utilizadas, porm no a nica. Protocolo segundo o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ apud PAES, 2005, p. 27) corresponde:
Denominao geralmente atribuda a setores encarregados do recebimento, registro, distribuio e movimentao de documentos em curso, denominao atribuda ao prprio nmero de registro dado ao documento, e livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos.

Atendo a este conceito, j possvel entender como o protocolo importante para o Senac, pois ele controla toda a documentao recebida e emitida pela empresa, tendo conhecimento de todos os acordos, contratos, parcerias e convnios estabelecidos entre o Senac e outras instituies. Segundo Ohira (2002, p. 12) protocolo o setor encarregado do recebimento, classificao, registro, distribuio, expedio e tramitao de documentos. O protocolo o local onde so recebidos e expedidos os documentos formais do Senac, e onde feito o controle de trmite desses documentos. Assim as pessoas que trabalham no protocolo
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conhecem um pouco de todos os setores da Administrao Regional, como recursos humanos, financeiro, projetos desenvolvidos, etc. No caso do Senac podemos dizer ainda que o protocolo seu arquivo corrente, pois trata de documentos do ano que est vigente, documentos que contm informaes ou assuntos importantes para as atividades do Senac neste ano, documentos que requerem tomada de decises imediatas, seja um novo contrato, convnio, uma contratao de pessoal, etc. Os documentos do ano vigente, quando so finalizados ficam arquivados no protocolo pelo perodo de dois anos, o que facilita a recuperao e a pesquisa se necessria. Um arquivo corrente segundo Martins (1998, p. 7) :
Tambm conhecido como de Primeira idade ou ativo. So conjuntos de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e que se conservam junto aos rgos produtores em razo de sua vigncia e freqncia de uso. So muito usados pela administrao.

Os arquivos se iniciam no protocolo atravs dos documentos produzidos ou recebidos. Por muitas dcadas e ainda hoje, o arquivo fica esquecido nas empresas e instituies em salas escuras, midas e sem nenhum tipo de cuidado. At poro e sto, em muitos casos, so utilizados para este fim. Porm, atualmente a mentalidade dos administradores est mudando, e as empresas esto comeando a reconhecer o valor legal e histrico de um arquivo. Esto sentindo cada vez mais a necessidade de terem seus documentos organizados, tornando a recuperao rpida e fcil, j que o volume aumenta a cada dia no decorrer suas atividades. Um arquivo de acordo com Leavitt (apud SCHELLENBERG, 2005, p.36) :
O conjunto de documentos escritos, desenhos e material impresso, recebidos ou produzidos
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oficialmente por um rgo administrativo ou por um de seus funcionrios, na medida em que tais documentos se destinam a permanecer sob a custdia desse rgo ou funcionrio.

Alm do valor legal e guarda permanente de documentos probatrios, importante para as empresas e instituies, como o Senac, percebese tambm o seu valor histrico. Toda sua trajetria est registrada nos documentos, desde a sua criao, at os dias atuais. Sendo preservada nos arquivos, que pode tambm ser definido como: a acumulao ordenada de documentos criados por uma instituio ou pessoa no curso de sua atividade e preservados para a consecuo de seus objetivos polticos, legais e culturais, pela referida instituio. (CASANOVA, 1928 apud SCHELLENBERG, 2005, p. 37) Os valores culturais so preservados nos arquivos empresariais e institucionais, demonstrando seu crescimento, e suas conquistas perante a sociedade em que atua. Reconhecer a cultura da sociedade onde est inserido, analisar como trabalhar esta cultura so fatores importantes para o desenvolvimento das empresas e instituies. O arquivo atravs de seus documentos possibilita fazer esta anlise. 4 ESTRUTURA FISICA E MOBILIRIO DO SETOR DE DOCUMENTAO Embora o setor de Documentao seja um s, sua estrutura dividida por dois espaos fsicos, o protocolo e o arquivo geral. O protocolo geralmente esta perto da administrao, pois atravs dele que se controlam todos os documentos recebidos e expedidos da empresa. J o arquivo contm grande volume de documentos e precisa de um espao maior para fazer a guarda e preservao dos mesmos, bem como outros processos tcnicos. Por esse motivo nem sempre pode estar junto a administrao. O setor de documentao do Senac tem uma equipe de quatro
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pessoas, sendo um coordenador, e trs colaboradores. Um dos colaboradores trabalha sozinho no protocolo, exceto nos dias de expedio de malote para as unidades, quando recebe a ajuda de um colega. E no arquivo geral trabalha o coordenador e os outros dois colaboradores, naturalmente uns dando suporte aos outros, formando a equipe. 4.1 PROTOCOLO O protocolo do Senac fica localizado estrategicamente prximo a sala da Direo Regional, tem uma rea de 16 m 2, dispe de duas mesas para trabalho, um balco de dois metros de comprimento com seis gavetas para pastas suspensas, duas portas onde ficam os malotes e ainda trs prateleiras abertas. O protocolo tambm utiliza dois balces de duas portas para guardar material de expediente e 23 scaninhos, onde so depositados os documentos que sero encaminhados por malote para as unidades. Para o controle de processos e de correspondncias o protocolo utiliza dois computadores e uma impressora multifuncional. 4.2 ARQUIVO GERAL O espao fsico do arquivo geral utiliza uma sala alugada e tem uma rea de 221 m 2. Nesta rea existem 131 estantes fixas, todas completas. Os documentos so armazenados nas estantes em caixa para arquivo de papelo (horizontais e verticais). Dispe ainda de 13 armrios para pastas suspensas. Utiliza trs computadores, um scaner, e duas impressoras. E para garantir a preservao e conservao dos documentos possui dois desumificadores, e dois circuladores de ar. O arquivo do Senac com a aplicao de sua tabela de temporalidade, definida como o instrumento que determina os prazos que os documentos devem ser mantidos no arquivo
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(CONARQ, apud PAES, 2005, P.28), faz o descarte dos documentos com prazos vencidos e para isso utiliza uma mquina para triturar papis chamada de desfragmentadora. Existe ainda no arquivo, espao com mesas, onde so feitos trabalhos de recuperao e higienizao dos documentos, bem como materiais necessrios ao colaborador para executar esta atividade com segurana, como luvas, macaco, culos de proteo, etc. 5 ATRIBUIES E ATIVIDADES DESENVOLVIDAS As atribuies especficas de determinadas funes, muitas vezes so designadas pelas diretrizes ou regimentos das empresas e instituies. No Senac, no diferente, as atribuies so definidas pelo Regimento Interno que recentemente foi aprovado mudando inclusive o nome do setor de Protocolo e Arquivo Geral para setor de documentao. Atravs da Resoluo n 001/08, Art 22 da Administrao Regional do Senac compete ao setor de Documentao (protocolo e Arquivo Geral): a) Controlar e providenciar recepo, tramitao, expedio e guarda de documentos e correspondncias; b) Fixar critrios e normatizar os procedimentos da gesto documental; c) Padronizar as correspondncias oficiais e atos normativos da Administrao Regional; d) Elaborar poltica de documentao, garantindo a recuperao da informao, o acesso ao documento e a preservao de sua memria e) Manter o intercmbio com as Unidades Operativas, visando integrao e uniformizao das atividades; f) Elaborar, atualizar, orientar e aplicar a tabela de temporalidade de documentos, presidir a comisso permanente de avaliao de documentos;
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g) h) i) j) k)

Fixar critrios e normatizar os procedimentos para digitalizao dos documentos; Atender as solicitaes de emprstimo e consulta dos documentos sob sua guarda; Fazer o controle, a recepo e expedio dos malotes; Elaborar relatrio parcial ou global das atividades do setor; Desempenhar outras atribuies que lhe forem delegadas pela direo da Diviso Administrativa. (SENAC, 2008).

Com base na resoluo acima que define as competncias do setor de documentao, apresentamos a seguir as atividades especficas desenvolvidas no protocolo e no arquivo geral: 5.1 PROTOCOLO O setor de protocolo do Senac desenvolve suas atividades controlando a numerao de Ofcios, Portarias, Resolues, Instrues Normativas, Cartas, que sero assinadas pelo Diretor Regional. Recebe dos diversos setores da Administrao Regional e at mesmo das unidades, um modelo encaminhado geralmente por email interno (intranet), onde feito uma leitura, alteraes se necessrio, em seguida coloca-se no padro estabelecido pelo Senac. Encaminha-se uma via para aprovao da secretria do Diretor, que faz as devidas correes e depois de aprovado, imprime-se o nmero de cpias necessrias para que o Diretor assine. O setor de protocolo tambm recebe os documentos internos e externos que so de importncia para o Senac, e a eles dado uma numerao para que seja aberto um processo. Para o Conarq (apud PAES, 2005, p.27) processo :
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Termo geralmente usado na administrao pblica, para designar o conjunto de documentos, reunidos em capa especial, e que vo sendo organicamente acumulados no decurso de uma ao administrativa ou judiciria. O nmero de protocolo, que registra o primeiro documento com o qual o processo aberto, repetido externamente na capa, o elemento de controle e arquivamento do processo.

Os processos so abertos a partir de documentos relevantes para o Senac, sejam eles recebidos de suas Unidades Operativas, AR, ou de instituies externas, que precisam passar por mais de uma pessoa, para conhecimento, anlise e parecer antes de ser finalizado e arquivado. Para abertura do processo necessrio ser feito uma anlise do documento, para identificar de qual assunto trata, quem est enviando, a data, etc. Esses dados so importantes para fazer a indexao de contedo, ou seja, definir o termo ou ttulo mais adequado na recuperao desse processo posteriormente. O setor de protocolo utiliza um banco de dados onde controla o tramite dos processos, para que setor est sendo encaminhado, data, e ainda utiliza um caderno de controle de processo onde quem recebe os processos assina confirmando recebimento. O protocolo tambm faz o controle de malotes encaminhados para as Unidades Operativas e para o Departamento Nacional do Senac (DN), que fica no Rio de Janeiro, relacionando todos os documentos que esto sendo encaminhados em uma ficha de malote, em duas vias, onde os documentos so conferidos, uma ficha assinada e devolvida ao protocolo. As Unidades Operativas e o DN, tambm fazem o mesmo processo quando enviam documentos para AR. Quando o protocolo recebe os malotes das Unidades, feita a conferncia dos documentos, j dividindo conforme as divises de destino. feita a relao dos documentos em uma ficha de
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recebimento de malote, que encaminhada aos setores, junto com os documentos, algum do setor confere e devolve a ficha no protocolo para arquivo. O protocolo executa o envio de correspondncias pelo correio, que passa todos os dias para fazer a coleta. No protocolo so arquivados documentos do ano corrente e anterior a ele, os demais documentos so encaminhados ao arquivo geral. Exceto os contratos e convnios que tem um volume muito extenso, e mesmo sendo do ano corrente so encaminhados direto ao arquivo geral. 5.2 ARQUIVO GERAL O arquivo da Administrao Regional do Senac Santa Catarina foi criado no ano de 2000, e em 2006, passou por uma mudana fsica e estrutural, iniciando-se tambm uma gesto de documentos que a Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991, em seu artigo 3 (BRASIL, 1991, p.) define como:
Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.

Atravs da viso da coordenadora o primeiro passo foi elaborar a tabela de temporalidade, j que o grande volume de papel, nunca tinha passado por um processo tcnico, e aumentava consideravelmente. Com a elaborao da tabela de temporalidade iniciaram se os processos de anlise e avaliao dos documentos existente no arquivo, visando o descarte dos documentos que no tinham mais valor para o Senac, pois no atendiam os prazos de guarda estabelecidos pela tabela de temporalidade e os valores: Administrativo, Legal, Contbil, Permanente: informativo e probatrio. (Castro, 2007, p 49). Antes de serem descartados os documentos passam ainda pela
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comisso de avaliao, composta por um representante de cada Diviso da Administrao Regional para que todos aprovem, e assinem o termo de Eliminao. Quando so encaminhados documentos ao arquivo geral, eles so acompanhados pelo mapa descritivo, em duas vias, que contm dados para conferncia no recebimento e consulta posterior, como ano, nmero da caixa, diviso que est encaminhando, e o tipo de documento. Todo este trabalho vem sendo feito continuamente, porm outros tambm fazem parte da gesto documental do Senac, como a restaurao e higienizao de documentos deteriorados devido ao tempo, tratamento do acervo fotogrfico, o cadastro dos documentos no sistema de gerenciamento eletrnico, a digitalizao dos mesmos, e suporte ao protocolo na solicitao de consulta pelos usurios internos do Senac. 6 O PERFIL DOS PROFISSIONAIS DE ARQUIVO Com o aumento da demanda e da competitividade, cada vez mais as empresas e instituies, esto solicitando profissionais capacitados e eficientes, para ocuparem os mais diversos cargos. O perfil dos profissionais um fator importante, pois sabemos que nem todos os profissionais podem exercer as mesmas funes. Cada um tem uma aptido, funes e atribuies onde o profissional tem muito conhecimento, tornando-se um especialista. No setor de protocolo e arquivo geral do Senac, assim como de qualquer empresa, so necessrias algumas caractersticas para que o profissional consiga exercer esta atividade. Por este setor receber todos os tipos de documentos referente a empresa, o arquivista dever ser leal a funo para a qual trabalha, j que o guardio dos documentos confidenciais da mesma.(GORBEA; GARCIA-DIAZ; VELA, 1974, p.19). A organizao tambm um ponto a ser considerado de grande importncia no arquivo, pois lidar com vrios documentos,
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todos de assuntos diferentes no tarefa fcil. O manuseio desses documentos, o controle de guarda, seguindo a ordem correta, cronolgica, tarefa que precisa de muita ateno e organizao. Martins (1998, p. 9), definiu alguns requisitos indispensveis ao profissional do arquivo como segue:
a) Estar a par de todas as atividades e interesses da instituio e de sua rea de atuao; b) Conhecer as principais regras para classificar documentos; c) Conhecer abreviaturas importantes; d) Possuir habilidade para ler e destacar as funes (aes) principais dos documentos; e) Ser leal e discreto; f) Ser metdico; g) Possuir boa memria.

No caso do Senac, os profissionais so extremamente capacitados, pois dois deles so graduados, e um estudante de biblioteconomia, curso que ensina tcnicas de arquivo, catalogao, classificao, e gerenciamento de documentos em qualquer tipo de suporte. Alm dos trs colaboradores da rea da biblioteconomia, temos tambm um colaborador da rea de administrao, o que contribui para que todos os requisitos sejam atendidos por esta equipe de trabalho. 7 PROJETOS ATUAIS E PROJETOS FUTUROS Com o apoio do Senac e da Gerncia Administrativa, a coordenadora do setor vem desenvolvendo projetos que visam melhorar o setor e dar suporte de qualidade para a AR. Os projetos que se iniciaram no ano de 2006 foram muito significativos para o Senac. Um deles foi o inicio dos trabalhos no gerenciador eletrnico de documentos, o Isosystem Documentos, da empresa Softexpress, adquirido pelo Senac em 2005. Um sistema via web que visa a
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organizao do acervo, publicao de documentos, circulao eletrnica com assinatura, e a gesto do arquivo fsico. Os trabalhos se iniciaram em 2006, com o cadastro de documentos no sistema como contratos, convnios e atos normativos: portarias, resolues, e Instrues Normativas. Em 2007, definiu-se que o sistema seria implantado primeiramente na grande Florianpolis, ento se criou uma comisso de gestores, composta por colaboradores da AR, e demais Unidades de Florianpolis. Assim iniciaram-se os trabalhos de analise dos documentos para verificar quais seriam cadastrados no sistema. Atualmente os trabalhos vem sendo desenvolvidos e testes esto sendo feitos, porm, devido a uma reforma que est acontecendo na AR, os prazos definidos no inicio no esto sendo cumpridos, e os trabalhos esto atrasados. Outro projeto importante foi o tratamento do acervo fotogrfico, onde foram reunidas centenas de fotos que registravam momentos do Senac ao longo de seus 60 anos, como participao em eventos, formatura de alunos, etc. Muitas, sem identificao, e sem cuidados de preservao. Aps reunir as fotografias, passou-se a uma anlise criteriosa separando as identificadas daquelas sem identificao. A anlise procurou tambm verificar os grupos como evento, Unidade, personalidades, cursos, etc. As fotogrficas esto sendo digitalizadas em formato jpg, e cadastradas no gerenciador eletrnico de documentos com alguns dados relevantes como ttulo, estado de conservao, data, local, unidade, e palavras chaves para facilitar a busca. As fotografias so fixadas por meio de cantoneiras em folhas A4 com Ph neutro, com etiquetas contendo informaes bsicas. So furadas e arquivadas em pastas transparentes suspensas de PVC, com no mximo dez folhas por pasta e guardadas em um arquivo de madeira com gavetas especiais para pastas dessa natureza.(BORSZCZ; SANTOS, 2008, p. 169). As fotografias esto sendo disponibilizadas no link fotos
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antigas da intranet do Senac/SC, onde todos os colaboradores do estado tm acesso e podem recordar momentos importantes do Senac, e de seus colegas. Para 2008, o setor de protocolo e expedio elaborou alguns projetos que sero desenvolvidos no decorrer do ano, como: Converso do Acervo VHS e Fitas Cassetes para DVD, implementao dos Arquivos Fsico das Unidades Operativas, Capacitao da Equipe do Setor de Protocolo e Expedio, Preservao de documentos, Gesto Documental. Os projetos de Preservao de documentos e de Gesto Documental visam a continuidade dos trabalhos que j vem sendo realizados, como a finalizao da implantao do sistema de gerenciamento de documentos Isosystem na regio de Florianpolis, e em seguida em todas as unidades Operativas do Senac. 8 CONSIDERAES FINAIS O setor de documentao do Senac tem grande importncia para a instituio, pois com os trabalhos que vem sendo desenvolvidos, o Senac localiza seus documentos, bem como as informaes necessrias com rapidez. Entretanto, podemos observar tambm que alm da competncia e do empenho de seus colaboradores, o Senac como instituio, tem uma grande participao, j que reconhece a necessidade de sua documentao ser preservada, oferecendo condies mnimas necessrias para que seus colaboradores possam rever documentos e fatos passados que esto guardados no acervo do setor de documentao. Todo controle da documentao, favorece o Senac em vrios aspectos, como nas auditorias, onde os auditores solicitam documentos para serem analisados, impede cobranas de multas por atrasos de prazos estabelecidos por alguns tipos de documentos, bem como a preservao de sua histria. Com o gerenciamento eletrnico de documentos o que j
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pode ser considerado bom, ficar excelente. A rapidez com que os documentos sero criados e encaminhados de um setor a outro, bem como a reduo considervel de papel, so fatores que como exemplo do Senac s trazem benefcios para as empresas e instituies. O que se percebe atualmente que muitas empresas ainda no tenham cincia da importncia de organizarem sua documentao, talvez por isso, em alguns casos as empresas e instituies no consigam se manter no mercado. Os benefcios administrativos e financeiros que a gesto documental traz, pode ter valor significativo, e fazer parte do diferencial de uma empresa.

REFERNCIAS BORSZCZ, Inez; SANTOS, Marcus Vincius dos. Gesto documental na administrao regional do senac santa Catarina: preservao da memria. Revista ACB, Florianpolis, V. 13, n. 1, p. 159-173, jan./jun., 2008. Disponvel em:< http://www.acbsc.org.br/revista/ojs/viewarticle.php?id=273&layout= abstract> Acesso em: 29 jan. 2008. BRASIL. Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias. Dirio Oficial, Braslia, 9 jan. 1991.3 p. Disponvel em:< http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8159.htm>. Acesso em: 25 out. 2008.

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CASTRO, Astra de Moraes e.; CASTRO, Andresa de Moraes e.; GASPARIAN, Danuza de Moraes e Castro. Arquivos: fsicos e digitais. Braslia: Thesaurus, 2007. 192 p. FONSECA, Maria Odila. Arquivologia e cincia da informao. Rio de Janeiro: editora FGV, 2005. 124 p. GORBEA, Josefina Q. de.; GARCIA-DIAZ, Eva S. de.; VELA, Olga M. de. Sistemas de arquivos e controle de documentos. Traduo de Luiz Aparecido Caruso. 2.ed. So Paulo: Atlas, 1973. 212 p. MARTINS, Neire de Rossio. Noes bsicas para organizao de arquivos ativos e semi-ativados. Campinas: Unicamp, 1998. 37 p. PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. 3. ed. rev. e ampl. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2005. 228 p. RODRIGUES, Ana Mrcia Lutterbach. A teoria dos arquivos e a gesto de documentos. Perspectivas em Cincia da informao, Belo Horizonte, v. 11, n. 1, p. 102-117, jan./abr. 2006. Disponvel em: <www.scielo.br/pdf/pci/v11n1/v11n1a09.pdf> Acesso em: 29 nov. 2007. SCHELLENBERG, T.R. Arquivos modernos: princpios e tcnicas. Traduo de Nilza Teixeira Soares. 5 ed. Rio de janeiro: FGV, 2005. SENAC. Senac timo no seu currculo. Disponvel em: <http://www.sc.senac.br/open.php?id_ses=3&pk=118>. Acesso em: 21 fev. 2008. SENAC. Administrao Regional no Paran. Tcnicas de arquivo. Paran: Direp, 2003. 84 p. SENAC. Resoluo 01/2008. Aprova o regimento da Administrao Regional do Senac/SC. OHIRA, Maria Lourdes Blatt (Comp.). Fundamentos em arquivologia: gesto de documentos. Florianpolis: UDESC, 2002. 117 p. _____ THE IMPORTANCE OF SECTOR OF DOCUMENTS FOR THE REGIONAL ADMINISTRATION OF SENAC SANTA CATARINA: PROTOCOL AND ARCHIVE
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Abstract: This research intends to show the importance of the sector of documents for the Regional Administration of SENAC Santa Catarina. It also presents a brief history of SENAC Santa Catarina - a very important Institution with branches all over Brazil which offers Professional Education, and educational services, its objectives and mission. It presents all the concepts defined by the authors of the area. It presents its physical space, attributions, activities, the profile of the team who works there and their responsibilities in the administrative process of the institution. It also shows how the activities of this sector are developed nowadays and how its projects have been developed to facilitate and improve the activities done there. It also points out the relation of this sector with all the other sectors of the Regional Administration and how the other SENAC branches all over the state relate to the Regional Administration through the protocol and archive sector. Keywords: protocol; archive; senac; Regional Administration; sector of documents. _____

Karla Peres Graduanda de Biblioteconomia UFSC Servio nacional de Aprendizagem Comercial SENAC Assistente Administrativo Setor de Documentao Contato: karlaperes@sc.senac.br
Artigo: Recebido em: 15/09/2008 Aceito em: 10/02/2009

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