MICROSOFT WORD

INDICE

I. INTRODUCCION .....................................................................................................................................4 1.1 Nociones Bsicas .................................................................................................................................4 1.1.1 Definicin de Procesador de Texto ...............................................................................................4 1.1.2 Definicin de Carcter...................................................................................................................4 1.1.3 Definicin de Prrafo.....................................................................................................................4 1.1.4 Funciones de Edicin de Texto.....................................................................................................4 1.1.5 Seleccin de texto y desplazamiento sobre el documento............................................................4 1.1.6 Atributos de Carcter ....................................................................................................................5 1.1.7 Atributos de Prrafo ......................................................................................................................5 1.1.8 Formato de Texto..........................................................................................................................5 1.1.9 Sangras y Tabulaciones...............................................................................................................5 1.1.10 Encabezados y Pies de pgina...................................................................................................6 1.2 Inicio de Sesin y Descripcin de Pantalla ...........................................................................................6

II. DOCUMENTOS ......................................................................................................................................8 2.1 Documento Normal ...............................................................................................................................8 2.2 Plantillas: creacin y uso ......................................................................................................................8 2.3 Vistas de documento ............................................................................................................................9 2.4 Guardar un documento .........................................................................................................................9 2.5 Abrir un documento...............................................................................................................................10 III. FORMATO.............................................................................................................................................11 3.1 De Carcter...........................................................................................................................................11 3.1.1 Barra de herramientas Formato ....................................................................................................11 3.1.2 Cuadro de Dilogo Fuentes ..........................................................................................................11 3.1.3 Estilos ...........................................................................................................................................12 3.2 De Prrafo.............................................................................................................................................12 3.2.1 Tabulaciones.................................................................................................................................12 3.2.2 Alineacin .....................................................................................................................................13 3.2.3 Interlineado ...................................................................................................................................13 3.2.4 Sangras........................................................................................................................................14 3.2.5 Bordes y Sombreado ...................................................................................................................15 3.2.6 Numeracin y Vietas ...................................................................................................................16 3.3 De Documento ......................................................................................................................................16 3.3.1 Notas al Pie...................................................................................................................................16 3.3.2 Encabezado y Pie de Pgina ........................................................................................................17 3.3.3 Secciones .....................................................................................................................................18 3.3.4 Columnas......................................................................................................................................18 3.3.5 Bordes...........................................................................................................................................19 3.3.6 Marca de Agua..............................................................................................................................19 3.3.7 Letra Capital..................................................................................................................................19

IV. HERRAMIENTAS..................................................................................................................................20 4.1 Buscar y Reemplazar............................................................................................................................20 4.2 Corrector Ortogrfico y Gramatical .......................................................................................................20 4.3 Sinnimos .............................................................................................................................................20 4.4 Autocorreccin ......................................................................................................................................21 4.5 Autotexto...............................................................................................................................................21

V. TABLAS .................................................................................................................................................22 5.1 Creacin................................................................................................................................................22 5.2 Filas y Columnas ..................................................................................................................................23 5.3 Formato ................................................................................................................................................23 5.4 Operaciones Matemticas ....................................................................................................................23 5.5 Ordenar Texto.......................................................................................................................................24

VI. DIVERSAS HERRAMIENTAS ..............................................................................................................25 6.1 Combinacin de Correspondencia........................................................................................................25 6.1.1 Pasos para combinar correspondencia.........................................................................................25 6.2 Sobres y Etiquetas................................................................................................................................25 6.3 Herramientas de Dibujo, Imgenes y Texto Artstico ............................................................................26 6.4 Smbolos y Caracteres Especiales .......................................................................................................27 6.5 Creacin de una Barra de Herramientas ..............................................................................................27 6.6 Men Ventana.......................................................................................................................................28 6.7 Copiar Formato .....................................................................................................................................28 6.8 Mapa del Documento............................................................................................................................28 6.9 Lmites de Texto ...................................................................................................................................28 6.10 Caracteres No Imprimibles..................................................................................................................29

VII. BASES DE DATOS..............................................................................................................................30

VIII. FORMULARIOS..................................................................................................................................31 IX. INDICES ................................................................................................................................................32 9.1 Creacin de entradas de ndica ............................................................................................................32 9.2 Compilacin de un ndice simple ..........................................................................................................32 9.3 Actualizacin, reemplazo o borrado de un ndice .................................................................................32

X. MACROS................................................................................................................................................33 10.1 Creacin de una macro.......................................................................................................................33 10.2 Ejemplo de una macro ........................................................................................................................33

XI. VINCULACION E INSERCION DE ARCHIVOS....................................................................................35 XII. PAGINAS WEB....................................................................................................................................36 12.1 Creacin de una pgina ......................................................................................................................36 12.2 Elementos que componen una pgina................................................................................................36 12.3 Hipervnculos ......................................................................................................................................37 12.3.1 Creacin de hipervnculos................................................................................................................37 12.4 Marcadores .........................................................................................................................................37 12.4.1 Creacin de marcadores..................................................................................................................37 12.5 Diseo de una pgina .........................................................................................................................37 12.6 Manipulacin de imgenes .................................................................................................................37

XIII. IMPRESIN ........................................................................................................................................38 13.1 Configuracin de Pgina.....................................................................................................................38 13.2 Vista Preliminar...................................................................................................................................38

I. INTRODUCCION
1.1 Nociones Bsicas
Microsoft WORD es un Procesador de Textos que provee al usuario de mltiples funciones y herramientas para la creacin de documentos.

1.1.1 Definicin de Procesador de Textos Un procesador de textos es un programa de aplicacin que permite al usuario crear documentos mediante la combinacin de texto, tablas, imgenes y grficos. Word permite: Crear y editar documentos Insertar tablas, grficos e imgenes dentro de un documento Dibujar objetos Buscar y reemplazar texto Checar la ortografa y buscar sinnimos Crear documentos tipos plantilla

1.1.2 Definicin de Caracter Un caracter es cualquier letra, nmero o smbolo contenido en el texto.

1.1.3 Definicin de Prrafo Es un conjunto de lneas de texto que lo separa de otro por un punto.

1.1.4 Funciones de Edicin de Texto Copiar ( Ctrl+C ) Cortar ( Ctrl+X ) Pegar ( Ctrl+V ) Sobre esta funcin y como una nueva caractersca de Word, el programa presenta la barra de herramientas llamada PORTAPAPELES, la cual almacena hasta 12 selecciones de texto, permitiendo al usuario copiar ms de una vez el mismo prrafo, frase o palabra seleccionado previamente en diferentes partes del documento sin necesidad de seleccionar cada vez dicho texto; es decir, la seleccin de texto no se pierde ya que se encuentra almacenada en el portateles de Word.

1.1.5 Seleccin de Texto y Desplazamiento sobre el documento Para seleccionar un texto, palabra, prrafo, carcter o todo el documento, el usuario lo puede hacer de las siguientes formas: 1. 2. No 1 2 3 4 5 Utilizando el mouse Utilizando combinaciones con las teclas: shigt, ctrl, fin, inicio, flechas de direccin Cor. Ctrl + Inicio Shift+Inicio fin Ctrl + flechas Shift + flechas Ctrl+Shift+fin

Definicin Ir al principio del documento. Seleccionar una lnea Avanza una palabra. Selecciona carcter por carcter. Selecciona todo el texto.

6 7 8 9 10 11 12 13

Ir al final del documento. Ir al men de impresin. Seleccionar rengln Activar/desactivar Extender Seleccin Seleccionar una palabra con el mouse Avanzar pgina por pgina Retroceder pgina por pgina Ir a una pgina, seccin, lnea, comentario, marcador, etc especficos

Ctrl + fin Ctrl + P Incio del rengln, puntero con flecha F8 Doble click sobre la palabra donde est el puntero AvPg RePg F5

1.1.6 Atributos de un Carcter Un carcter puede tener los siguientes atributos: Negritas Cursivas Subrayado ( Ctrl+N ) ( Ctrl+K ) ( Ctrl+S )

1.1.7 Atributos de un Prrafo Un prrafo puede tener los siguientes atributos: Alineacin: izquierda, derecha, centrado, justificado Interlineado (determina la cantidad de espacio en sentido vertical entre las lneas de texto): sencillo, uno y medio, doble, exacto, mnimo. Bordes

1.1.8 Formato de Texto Fuentes Tamao Color Estilo

1.1.9 Sangras y Tabulaciones Un prrafo puede contener cierta sangra o tabulacin para dar una presentacin mejor al mismo. Bsicamente existen 3 tipos de sangra: 1. 2. 3. Personal (el usuario indica exactamente los cms. de la misma) De primera lnea Francesa

Son 5 los tipos de tabulaciones que pueden seleccionarse para un prrafo: 1. 2. 3. 4. 5. Izquierda Derecha Centrada Decimal Barra

1.1.10 Encabezados y Pie de pgina Como su nombre lo dice, el encabezado de una pgina es aquel que se localiza e imprime en la parte superior, mientras que el pi de pgina es el que se localiza en la parte o margen inferior. Ambos pueden ser utilizados para todo el documento o cambiarlos en una parte del mismo. Estos pueden contener texto o grficos, nmero de pgina, fecha, logotipo de organizacin, nombre del archivo, ttulo del documento, nombre del autor, etc.

1.2 Inicio de Sesin y Descripcin de Pantalla

Para iniciar una sesin de Word basta con ir al botn INICIO, despus PROGRAMAS y seleccionar MS WORD; o bien, si en el escritorio se tiene el acceso directo correspondiente, dar doble clik sobre el mismo. Al acceder al programa de WORD aparecer la siguiente pantalla, misma que presenta los siguientes elementos:
Barra de Mens

Barra de H. Estndar

Barra de H. Formato

Barras de Desplazamiento Reglas

Documento

Barra de Estado

Barra de H. Dibujo

Barra de Mens: archivo, edicin, insertar, formato, herramientas, tabla, ventana, ayuda Barra de H. Estndar: nuevo, abrir, guardar, imprimir, vista preliminar, cortar, copiar, pegar, deshacer/rehacer, hipervnculo, dibujar tabla, insertar tabla, insertar hoja de excel, columnas, dibujo, mapa del documento, mostrar u ocultar caracteres visibles, zoom, ayuda Barra de H. Formato: estilo, fuente, tamao, atributos, alineacin, vietas, sangras, bordes, resaltar, color Barra de H. Dibujo: autoformas, lneas, cuadros, flechas, crculos, imgenes prediseadas, wordart, estilos de lneas y flechas, efecto de 3D, color de lneas, fuente, relleno. Barra de Estado: es el rea que se encuentra en la parte inferior del documento.

En ella vemos la informacin de lo que esta pasando en el documento; por omisin la barra siempre esta all, en caso de no estarlo la podemos activar desplegando el men Herramientas Opciones Ver Barra de Estado. Los iconos que se muestran en la barra son: Pg. 1 Sec. 1 1/1 A 2,5 cm Ln. 1 Col. 6 GRB MCA EXT SOB AWP Es la numeracin de las pginas del documento. Es el nmero de la seccin del documento. Es la cifra en forma de fraccionario de todo el documento Es el valor desde el fin de la margen superior hasta el texto Nos muestra en que lnea se encuentra el cursor Muestra en que columna se encuentra el cursor, el salto de estas columnas se hace con la tecla Tab. Cuando se esta grabando una macro aparece en negrito, en caso contrario aparece atenuado. Es el estado de control de cambios, con el control de cambios podemos distinguir el texto insertado, texto eliminado, formato cambiado y lneas cambiadas con sus respectivos colores y marcas. Para activarlo basta con hacer clic en l personalizarlo haciendo clic derecho. Es el estado de seleccin extendido (no se para que sirve). Es el estado de sobre escribir, para activarlo haga un clic. Muestra el estado de ayuda de WordPerfect. Es el estado de la revisin ortogrfica y gramtica. Cuando Word est comprobando errores, aparece una pluma animada sobre el libro, si no hay errores aparecer un chulito y si hay errores aparecer una x. Cuando guardamos el documento se auto-guarda aparecer este icono. Cuando mandamos un documento a imprimir aparece este icono, ponindonos al tanto de cuantas pginas ha mandado a la impresora.

Regla: Es la gua en la parte superior y lateral izquierda que nos permite mirar en centimentros las tabulaciones, objetos, texto y dems que se encuentren en el documento. En caso de que no este la podemos activar por el men Ver Regla.

II. DOCUMENTOS
Ms Word permite crear dos tipos de documentos: Documentos Normales Documentos tipo Plantilla

2.1 Documento Normal

Un documento normal es cualquier documento en blanco que que crea el usuario. Para crear un nuevo documento normal el usuario puede hacerlo de las siguientes formas: Dar click en el icono NUEVO de la barra de herramientas estndar. Ir al men ARCHIVO, seleccionar NUEVO (ficha General, y Documento en blanco). Presionando CTRL+U

Utilizando cualquiera de las tres opciones anteriores, se abrir un documento en blanco cuyo nombre por default ser: Documento1, 2, 3.....y as sucesivamente, permitiendo guardar al usuario cada uno de ellos con un nombre especfico y en la ubicacin deseada. Generalmente se recomienda que el nombre del archivo haga referencia al contenido del mismo para su fcil y rpida localizacin.

2.2 Plantillas: creacin y uso

Una plantilla es un tipo especial de documento que proporciona las herramientas bsicas para disear un documento final. Las plantillas pueden contener elementos como los siguientes: Texto o formato idntico para cada documento del mismo tipo, (ej. memorando, informe) Estilos Elementos de autotexto Macros Asignaciones de teclas y de mens Barras de herramientas Para crear un documento de tipo plantilla, en el men ARCHIVO deber seleccionarse la opcin NUEVO (apareciendo la misma ventana que al crear un documento normal nuevo), pero a diferencia, deber indicarse en la parte inferior de la misma que el nuevo documento ser PLANTILLA. Word incluye ejemplos de plantillas que el usuario puede utilizar para elaborar algn tipo especfico de documento tales como: Cartas y faxes Informes Memorandos Otros documentos Pginas Web Publicaciones

2.3 Vistas de documento

Word permite al usuario ver su documento de diversas formas a fin de facilitarle el desplazamiento a lo largo del texto escrito, ya que cada una de ellas muestra mayores o menores aspectos del texto y objetos que conforman el documento. Las vistas son las siguientes: Vista Normal: permite escribir, modificar y aplicar formato al texto. La vista Normal muestra el formato del texto pero simplifica el diseo de la pgina, de forma que se puede escribir y modificar rpidamente. En la vista Normal, no aparecen los lmites de pgina, encabezados y pies de pgina, fondos, objetos de dibujo e imgenes. Vista Diseo Web: como su nombre lo dice, permite ver el documento en formato de pgina web, mostrndola tal y como se vera al ser consultada en internet, adems de que se muestra la barra de herramienta de pgina web, la cual permite desplazarse por el documento haciendo uso de los botones correspondientes y como se estuviera navegando en internet. Vista Diseo de impresin: permite ver la colocacin de texto, grficos y otros elementos en la pgina impresa. Esta vista resulta til para modificar los encabezados y los pies de pgina, ajustar los mrgenes y trabajar con columnas y objetos de dibujo. Vista Esquema: permite ver la estructura de un documento y mover, copiar y reorganizar texto arrastrando ttulos. En la vista Esquema se puede contraer un documento para ver solamente los ttulos principales o se puede expandir para ver todos los ttulos e incluso texto independiente. La vista Esquema tambin facilita el trabajo con documentos maestros. Los documentos maestros permiten organizar y modificar un documento largo de una forma ms sencilla, como por ejemplo un informe con varias partes o un libro con captulos. En la vista Esquema, los lmites de pgina, los encabezados y pies de pgina, los grficos, y los fondos no aparecen. Zoom: Con esta herramienta podemos ver el documento mas cerca mas lejos (diferentes tamaos). Esto se logra con el cuadro Zoom que se encuentra en la barra estndar desplegando el men Ver Zoom, colocando as el valor que se desea. Para activar cualquiera de estas vistas, debe seleccionarse en el men VER la opcin deseada, o bien, en la parte inferior izquierda de la barra de desplazamiento.

2.4 Guardar un documento

Para guardar por primera vez un documento, el usuario lo puede hacer de las siguientes formas: Elegir el comando Guardar como del men ARCHIVO, en la ventana que se despliega, deber seleccionar primero, la ubicacin (unidad y carpeta) donde se desea almacenar el archivo, despus el nombre, y por ltimo el tipo, es decir, si se quiere guardar como documento de word o con formato de algun otro programa y versin especial. Dar un click sobre el icono guardar de la barra de herramientas estndar.

* Nota: Por omisin, la carpeta que Word presenta para guardar los documentos es Mis documentos. Si un documento ya ha sido guardado con su respectivo nombre y posteriormente se siguen realizando modificaciones al mismo, para guardar los cambios realizados basta nicamente con dar click sobre el botn guardar de la barra de herramientas estndar, o bien, ir al men ARCHIVO, y seleccionar la opcin GUARDAR.

2.5 Abrir un documento

Para abrir documentos ya elaborados, el usuario puede hacerlo de las siguientes formas: Desplegar el men ARCHIVO, dar click en ABRIR Dando un click sobre el icono abrir de la barra de herramientas estndar. En ambos casos se desplegar una ventana en la cual deber primero seleccionar la ubicacin donde fue guardado el archivo, y una vez en ella, seleccionar con un click el nombre del documento que desea abrir, y presionar enter o dar click sobre la ficha que dice abrir. * Nota: En la parte de abajo del men Archivo, antes de la opcin Salir, se encuentran los ltimos cuatro documentos que fueron abiertos, siendo sta otra forma de abrir alguno de ellos. Para modificar el nmero de archivos visibles de este men, debe accederse al men Herramientas, dar click en Opciones, ficha General.

10

III. FORMATO
El formato de texto es una variedad de caractersticas donde podemos darle un toque de belleza y distribucin al texto como es la fuente, el estilo, el tamao, los efectos, el prrafo, sangra, alineacin, espaciado, nmeros y vietas, columnas entre otras.

3.1 De Caracter
Con formato de caracter nos referimos a los atributos que pueden aplicarse a un carcter o conjunto de caracteres que forman una palabra, parrfo o documento completo. Dichos atributos pueden ser: NEGRITA, CURSIVA, SUBRAYADO. As mismo, puede aplicarse un TIPO, ESTILO y TAMAO de letra.

3.1.1 Barra de herramientas Formato La barra de herramientas FORMATO muestra al usuario los comandos para aplicar alguno de los atributos que puede tener un carcter, as como el tipo y tamao del mismo. Adems de los comandos anteriores, presenta los diferentes estilos preestablecidos por Word, y que son aplicados cuando se escribe algun ttulo, encabezado, pie de pgina, etc. Cada estilo contiene ya un tipo, tamao y atributo especfico. Otro comando que presenta esta barra y que es aplicable a los caracteres es el color de de fuente. Para aplicar los atributos de Negrita, Cursivas y Subrayado, puede hacerse de tres formas: 1. 2. 3. men formato, opcin fuentes iconos de barra de herramientas formato combinacin de teclas: Ctrl+N (negritas) Ctrl+K (cursiva) Ctrl+S (subrayado)

3.1.2 Cuadro de Dilogo Fuentes Las opciones de formato de caracter tambin estn disponibles en el cuadro de dilogo FUENTES que se despliega al acceder el usuario al men FORMATO, opcin FUENTE. Este cuadro presenta tres fichas: FUENTE, ESPACIO ENTRE CARACTERES y EFECTOS DE TEXTO, en las cuales el usuario escoger el formato que quiere aplicar a los caracteres seleccionados. En la ficha FUENTE podr indicar: la fuente, estilo, tamao, color, estilo y color de subrayado as como el efecto deseado para el texto seleccionado. En la ficha ESPACIO ENTRE CARACTERES podr indicarse: la escala, el espacio y la posicin del texto. En la ficha EFECTOS DE TEXTO, el usuario podr seleccionar algn tipo de animacin para el texto.

Nota: en todos los casos existe una vista previa que le permite al usuario ver como quedar el texto.

11

3.1.3 Estilos Word permite al usuario crear sus propios estilos y aplicarlos al documento que est creando actualmente o a los sucesivos. Para crear un estilo, el usuario deber ir al men FORMATO, opcin ESTILO, y dar un click en la ficha NUEVO, abrindose una ventana donde el usuario indicar el nombre del estilo y las caractersticas que tendr el mismo, tales como: fuente, tamao, atributos, tipo, etc. Para modificar alguna caracterstica de los estilos ya establecidos, de igual forma deber ir al men FORMATO, opcin ESTILO, seleccionar de la lista de estilos el que se desea modificar, dar un click en la ficha Modificar, y entonces en la nueva ventana que aparece, hacer los cambios deseados.

3.2 De Prrafo
Con formato de prrafo nos referimos a los atributos que pueden aplicarse a los prrafos que forman un documento. Estos atributos se refieren a: TABULACIONES, ALINEACION, SANGRIA, INTERLINEADO, BORDES, VIETAS.

3.2.1 Tabulaciones Las tabulaciones son espacios con los cuales me puedo desplazar mas rpido por el documento, esto lo logro pulsando la tecla TAB. Haciendo uso de las tabulaciones, el usuario puede dar una mejor presentacin a su texto ya que por medio de estas la distribucin y acomodo del mismo quedar uniforme a lo largo de todo el documento. La medida por default que Word establece para una tabulacin es de 1.25 cm, misma que se establece al presionar la tecla TAB del teclado de la computadora. Si el usuario desea establecer una tabulacin diferente, primero deber seleccionarse el prrafo al cual quiere aplicarse y posteriormente asignar la tabulacin deseada de alguna de las siguientes formas:

12

Haciendo clic en el botn de tabulacion izquierda en el extremo izquierdo de la regla horizontal hasta que aparezca el tipo de tabulacin que desee: izquierda, central, derecha, decimal (nmeros) o barra de tabulaciones. Y posteriormente en la posicin de la regla horizontal donde desee establecer la tabulacin seleccionada. En el men FORMATO, opcin TABULACIONES, si se desea una medida ms precisa. Cuando se establece una tabulacin haciendo uso de esta opcin, el usuario tambin podr elegir si sta tendr algun relleno como puede ser alguna lnea punteada, continua, etc. Utilizando Hacer clic y escribir para insertar una tabulacin en cualquier posicin en una lnea en blanco. Para ello, debe estar el documento en vista Diseo de impresin o vista Diseo Web. Despus debe moverse el puntero en forma de barra I hasta que se vea el icono Alinear a la izquierda, Centro o Alinear a la derecha y, despus, hacer doble clic.

3.2.2 Alineacin Word permite aplicar cuatro diferentes tipos de alineacin a un prrafo: 1. 2. 3. 4. Izquierda Derecha Centrado Justificado

Para establecer algn interlineado, bastar con seleccionar el prrafo o bien, colocar el cursor sobre el prrafo a alinear y posteriormente presionar sobre el comando de alineacin deseada en la Barra de Herramientas Formato, o bien, ir al men FORMATO, opcin PARRAFO, y escoger la alineacin.

3.2.3 Interlineado El interlineado determina la cantidad de espacio en sentido vertical entre las lneas de texto. De forma predeterminada, Microsoft Word utiliza un interlineado sencillo. El interlineado que seleccione afectar a todas las lneas de texto del prrafo seleccionado o del que contenga el punto de insercin.

13

Son seis las opciones de interlineado que pueden aplicarse: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Sencillo Doble 1 Mnimo Mltiple Exacto

3.2.4 Sangras La sangra es la alineacin de un prrafo dentro de las mrgenes normales de todo el texto. En otras palabras, con sangra nos referimos al espacio que deseamos establecer en cada uno de los prrafos desde el inicio del rengln hacia la derecha. Word permite establecer los siguientes tipos de sangras especiales: 1. 2. 3. De primera lnea Personal Francesa

Para aplicar una sangra a un prrafo seleccionado, puede hacerse empleando cualquiera de las siguientes formas: Regla Horizontal 1. Si no aparece la regla horizontal, primero deber seleccionarse en el men VER, la opcin REGLA. En la regla horizontal, deber arrastrar el marcador SANGRIA de primera lnea a la posicin donde desee que comience el texto.

2.

Utilizando Hacer clic y escribir 1. Pasar a la vista Diseo de impresin o vista Diseo Web. Al comienzo de un nuevo prrafo, deber moverse el cursor en I hasta que vea el icono Sangra izquierda. Y posteriormente debe hacerse doble clic y comenzar a escribir texto. A medida que escribe ver que Microsoft Word ha establecido la sangra de primera lnea en el punto en el que hizo doble clic.

2.

Men Formato, opcin Prrafo, ficha Sangra y Espacio (para sangras de mayor precisin) 1. En la lista Especial de Sangra, deber hacer clic en Primera lnea y despus establecer las dems opciones que desee.

Barra de Herramientas Formato Esta presenta dos comandos, uno que permite aumentar la sangra y otro disminuirla, slo basta con dar click sobre el botn correspondiente y el usuario ver como el cursor va recorriendo cierto espacio

14

3.2.5 Bordes y Sombreados Word permite establecer algn tipo de borde y/o sombreado al texto de un documento. Los tipos de bordes pueden ser: Bordes de pgina: Puede agregar un borde a uno o a todos los lados de cada pgina de un documento, a la pginas de una seccin, slo a la primera pgina o a todas las pginas excepto la primera. Puede agregar bordes de pgina en muchos estilos de lnea y colores, as como diversos bordes grficos. Bordes y sombreado de texto: Puede separar prrafos o texto seleccionado del resto del documento agregando bordes. Tambin puede resaltar texto aplicando sombreado. Bordes y sombreado de tablas: Puede agregar bordes a una tabla o a una celda de una tabla, y puede utilizar sombreado para rellenar el fondo de una tabla. Tambin puede utilizar el comando Autoformato de tablas para dar a una tabla un aspecto mejorado con variedad de bordes, fuentes y sombreado.

Tambin podemos utilizar el botn de bordes que se encuentra en la BARRA DE HERRAMIENTAS FORMATO, desplegndonos as distintos tipos de bordes (Borde exterior, superior, inferior, izquierdo, derecho, todos los bordes, inferior, horizontal interno, vertical, sin borde). Cuando utilizamos un borde y no lo utilicemos mas el botn queda con el ltimo borde que se utilizo. Cuando estemos utilizando el mismo borde para otras tablas dar clic sobre este botn..

15

3.2.6 Numeracin y Vietas Word permite agregar rpidamente vietas o nmeros a lneas de texto existentes, o bien, crear listas numeradas y con vietas automticamente a medida que escribe. Las listas que pueden crearse son: Listas con vietas Listas con vietas de imgenes Listas numeradas Listas de esquema nuemrado Listas en prrafo de texto

Para abrir el cuadro de dialogo Numeracin y vietas tenemos dos opciones: Desplegando el men FORMATO NUMERACIN Y VIETAS. Con el men contextual del clic derecho Numeracin y vietas

Haciendo clic en el botn personalizar de la ficha vietas abrimos este cuadro de dialogo. Con el podemos personalizar la vieta a utilizar. Haciendo clic sobre el botn vieta se abre el cuadro de dialogo Smbolo con el que podemos seleccionar la fuente para utilizar nuestra vieta.

Con los botones numeracin y vietas que se encuentran en la barra de herramientas Formato hacemos la accin pero no abrimos este cuadro de dialogo.

3.3 De Documento
3.3.1 Notas al pie Las notas al pie y notas al final se utilizan en los documentos impresos para explicar, comentar o hacer referencia al texto de un documento. Es una informacin adicional de una palabra o texto. La marcacin de una nota se le llama marca de referencia, puede ser un nmero un smbolo. Un documento puede contener notas al pie y notas al final. Estas notas las vemos mas que todo cuando leemos libros y los podemos insertar al final de la hoja al final del documento Por ej. puede utilizar las notas al pie para instrucciones detalladas y las notas al final para citar fuentes de informacin. Las notas al pie aparecen al final de cada pgina mientras que las notas al final, normalmente aparecen al final del documento.

Para insertar una nota al pie o al final, debera colocar el cursor al final de la palabra donde se quiere indicar, posteriormente ir al men INSERTAR, opcin NOTAS AL PIE. Una vez hecho esto, aparecer el cuadro de dilogo que se muestra a continuacin en el cual deber indicar que tipo de nota se desea, la numeracin a utilizar o algn otro simbolo especial. Presionando el botn Opciones, aparecen otras caractersticas que puede seleccionar el usuario tales como, el nmero de nota en el que se desea comenzar, el formato de nmero a utilizar, si se desea que la numeracin de notas sea continua a lo largo de todo el documento o que inicie en cada pgina o seccin, y la ubicacin de las mismas.

En esta misma rea de opciones aparece una ficha que dice Convertir, este comando se utiliza cuando el usuario a insertado notas al pie y quiere cambiarlas por notas al final, o de manera inversa. Word automticamente realiza dicho cambio, evitando que el usuario efecte dicho cambio manualmente insertando nuevamente cada nota. Las notas son separadas del resto del texto por una lnea vertical corta, cuando la nota continua en la pgina siguiente, la lnea es larga. Para mostrar el panel de notas, el usuario deber pasar a la vista NORMAL y hacer clic en la opcin NOTAS AL PIE del men VER.

3.3.2 Encabezados y pie de pginas Los encabezados y pies de pgina se utilizan normalmente en documentos impresos. El encabezado y pie de pgina es el espacio afuera del rea de trabajo, donde por lo regular van las notas de pgina, la direccin y logotipo de una empresa, entre otras. Puede crear encabezados y pies de pgina que contengan texto o grficos, como el nmero de pgina, la fecha, el logotipo de la organizacin, el nombre del archivo o el ttulo del documento, o el nombre del autor, que suelen imprimirse en la parte superior o inferior de todas las pginas del documento. El encabezado se imprime en el margen superior y el pie de pgina en el inferior. Puede utilizar el mismo encabezado y pie de pgina para todo el documento o cambiarlos en una parte del mismo. El encabezado y pie de pgina lo encontramos desplegando el men VER ENCABEZADO Y PIE DE PGINA.

Cuando hace un encabezado y deseemos cambiarnos al pie debemos pulsar el botn cambiar entre encabezado y pie.

En el encabezado y pie se puede colocar la paginacin de las hojas para el documento, por el botn insertar nmero de pgina; pero si queremos cambiar el formato del nmero pulsamos formato del nmero de pgina.

Al insertar un encabezado pie en un documento este es general para todo el documento, si quiero diferentes encabezados pies debo partir el documento en secciones.

17

3.3.3 Secciones Puede utilizar secciones para variar el diseo de un documento dentro de una pgina o entre pginas. Slo tiene que insertar saltos de seccin para dividir el documento en secciones y despus aplicar a cada seccin el formato que desee. Por ejemplo, puede utilizar formato de una columna para la seccin de presentacin de un informe y despus utilizar formato de dos columnas para el texto independiente del informe en la siguiente seccin. Tipos de formatos que se pueden establecer para las secciones: mrgenes, tamao y orientacin del papel, fuente del papel para una impresora, bordes de pgina, alineacin vertical, encabezados y pies de pgina, columnas, numeracin de pginas, numeracin de lneas, y notas al pie y notas al final. Un salto de seccin controla el formato de la seccin de texto que precede al salto. Por ejemplo, si elimina un salto de seccin, el texto que le precede pasa a formar parte de la siguiente seccin y adopta el formato de sta. La ltima marca de prrafo () del documento controla el formato de la ltima seccin del documento, o de todo el documento si ste no tiene secciones. Tipos de saltos de seccin que se pueden insertar: Puede insertar un salto de seccin que comience una nueva seccin en la misma pgina. O puede comenzar una seccin en una nueva pgina, o en la siguiente pgina que tenga nmero impar o par.

3.3.4 Columnas Entre los diferentes formatos que puede tener un documento o partes de l, se encuentra el de columnas. Para dar formato de columnas a un documento, primeramente el usuario deber pasar a la vista de Diseo de impresin. Word permite dar formato de columna a: un documento completo parte de un documento secciones existentes

Para acceder a esta funcin el usuario lo puede hacer de dos formas: Presionando el botn COLUMNAS de la barra de herramientas estndar, arrastrar el puntero del mouse hacia la derecha y seleccionar el nmero de columnas deseadas.

18

Acceder al men FORMATO, opcin COLUMNAS, en el cuadro de dilogo que se despliega, el usuario podr indicar el nmero de columnas deseadas as como determinar el ancho de cada una de ellas, a que parte del documento desea aplicar formato de columnas, y visualizar una vista previa del formato seleccionado.

3.3.5 Bordes de Pgina Como se mencion en el punto 3.2.5 titulado Bordes y Sombreados, existe la opcin de bordes de pgina, misma que permite al usuario colocar un borde o recuadro a cada una de las pginas que forman el documento. Para aplicar ste, deber acceder al men FORMATO, opcin BORDES Y SOMBREADO, ficha Borde de Pgina y seleccionar las caractersticas deseadas como son: tipo de borde, estilo de lnea, color, ancho, rea a aplicar, etc.

3.3.6 Marca de Agua Con marca de agua se hace referencia a una imagen o texto que se desee aparezca como fondo en cada una una de las pginas de un documento. Para colocar alguna marca de agua, el procedimiento es el siguiente: 1. 2. 3. 4. Ir al men VER, opcin ENCABEZADO Y PIE DE PAGINA Dar click en el botn Mostrar/Ocultar Texto del Documento de la B.H. Encabezado y Pie de Pgina Insertar el texto o imagen deseada y colocarla en el rea deseada de la pgina Cerrar la B.H. Encabezado y Pie de Pgina

Si se requiere hacer alguna modificacin o quitar la marca de agua, deber realizar los mismos pasos que se mencionaron anteriormente

3.3.7 Letra Capital La letra capital permite establacer un diseo especial al primer caracter de un prrafo y darle cierta alineacin al mismo, respecto a la letra que se aplic letra capital. Para aplicar esta caracterstica, primero deber seleccionarse la letra, posteriomente acceder al men FORMATO, opcin LETRA CAPITAL, y escoger en el cuadro de dilogo que se despliega, la posicin, fuente, lneas que ocupar y distancia respecto al texto que tendr dicho caracter.

19

IV. HERRAMIENTAS
4.1 Buscar y Reemplazar
La herramienta buscar permite al usuario a lo largo de un documento, hacer bsquedas automticas de un texto o palabra que requiere, sin necesidad de leer todo el documento para encontrar la frase o palabra deseada. La herramienta reemplazar permite y facilita al usuario por una parte sustituir automticamente una palabra o frase que continuamente se repite, por el nuevo texto deseado sin necesidad de leer todo el documento y realizar dicho cambio manualmente. Y por otra, le permite sustituir el formato aplicado a algunas palabras o ttulos, por el nuevo formato seleccionado.

4.2 Corrector Ortogrfico y Gramatical

La herramienta de correccin ortogrfica y gramatical permiten al usuario revisar el documento creado durante su elaboracin o una vez finalizado en lo que a estos aspectos se refiere. Cmo hacerlo? Si el usuario desea hacer la revisin durante la elaboracin de su documento, deber activar esta opcin en el men HERRAMIENTAS, opcin OPCIONES, ficha ortografa y gramtica, activar/desactivar revisar mientras escribe). La activacin de estas opciones provocan que Word vaya alentndose, por lo que se recomienda tener desactivas dichas opciones y hasta finalizar la elaboracin del documento, llevar a cabo la revisin ortogrfica y gramatical. Si el usuario ha escogida esta segunda opcin, deber ir al men HERRAMIENTAS, opcin ORTOGRAFIA Y GRAMATICA, o bien, dar un click en el botn correspondiente de la Barra de Herramientas Estndar o bien, presionando F7

Cuando una palabra esta mal escrita no esta en el diccionario del programa, esta aparece con lneas rojas onduladas indicando errores ortogrficos y con lneas verdes onduladas para los errores gramaticales. Para corregir un error, haga clic con el botn secundario del mouse en la palabra subrayada con una lnea ondulada y, a continuacin, en la correccin correspondiente del men contextual.

4.3 Sinnimos
La herramienta de sinnimos le permite al usuario cambiar una palabra por otra del mismo significado, a fin de que no repita continuamente una misma palabra. Esta herramienta le presenta al usuario varias opciones de palabras entre las que puede seleccionar para cambiar la palabra deseada.

20

4.4. Autocorreccin
AUTOCORRECION es otra herramienta que provee MS Word para facilitar la correccin de un documento. Como su nombre lo dice, automticamente son corregidos los errores que el usuario comete al teclear el texto de su documento, siempre que estn activadas las opciones de correccin correspondientes en cada una de las fichas (autocorreccin, autoformato mientras escribe, autotexto y autoformato) del cuadro de dilogo de autocorrecin.

4.5 Autotexto
El autotexto es un lugar de almacenamiento para texto o grficos que se utilizan en repetidas ocasiones. Siempre hay que colocarle un nombre al nuevo autotexto que se asigne.

21

V. TABLAS
Las tablas se componen de filas y columnas de celdas, mismas que son utilizadas para organizar y presentar informacin; alinear nmeros en columnas y posteriormente ordenarlos y realizar operaciones matemticas con ellos; as como para crear diseos de pgina interesantes y organizar texto y grficos. Una fila son los espacios horizontales de la tabla y una columna son los espacios verticales, y una celda es la interseccin de la columna con la fila. Ejemplo: Aqu tenemos una tabla de 3 Columnas, 4 filas con 12 celdas.

5.1 Creacin
Para crear un tabla Word proporciona tres opciones diferentes para hacerlo:

Puede crearse rpidamente una tabla sencilla utilizando el comando INSERTAR TABLA, del men TABLA

Utilizar la herramienta DIBUJAR TABLA para crear una tabla ms compleja de forma rpida.

Esta barra de herramientas la podemos visualizar pulsando sobre el botn tablas y bordes de la barra estndar. el botn dibujar posible hacer una tabla, lo nico es que con este botn solo se dibujar la parte de afuera de la tabla; para dibujar las columnas y las filas pulsamos el botn dividir celdas, donde nos aparecer un cuadro de dialogo preguntando cuantas filas y columnas necesitemos. Con

Por ejemplo, una que contenga celdas de diferente alto o un nmero variable de columnas por fila.

22

Pulsando el botn de Insertar tabla de la barra de herramientas estndar. Donde desplazamos el cursor para seleccionar el nmero de filas y columnas que necesitemos.

* Nota: Tanto un texto ya escrito puede ser convertido en formato de tabla, como el texto organizado en una tabla, puede ser convertido a texto normal.

5.2 Filas y Columnas

Una vez creada una tabla, el usuario puede insertar, eliminar o mover alguna fila, columna o celda, segn lo requiera, y en el sentido deseado (arriba, abajo, izquierda, derecha). El ancho y alto de una fila o columna tambin pueden variar dependiendo de las necesidades del usuario. Este puede especificar el tamao de las mismas o seleccionar la opcin de distribuir uniformente su tamao, en el men TABLA, opcin AUTOAJUSTAR, para que todas queden del mismo tamao. Dos o ms celdas pueden combinarse para formar una sola; como a su vez una celda puede ser dividida en ms celdas. Para realizar lo anterior, previamente deben ser seleccionadas las celdas, y posteriormente ir al men TABLA, opcin DIVIDIR CELDA bien, COMBINAR CELDA.

5.3 Formato
Al crear una tabla utilizando cualquiera de las herramientas que pueden emplearse para insertar una tabla en un documento, el formato de la misma es sencillo, es decir, nicamente lneas dividen las filas y columnas que conforman las celdas de la tabla; es por ello que Word permite dar algn formato especfico a dicha tabla, para una mejor presentacin de la misma y de la informacin que en ella es organizada. Para lo anterior, debe seleccionarse del men TABLA, la opcin AUTOFORMATO DE TABLA, y aplicar el formato que mejor convenga al usuario y que permita el fcil manejo de la informacin que en ella se presenta.

5.4 Operaciones Matemticas

Como se mencion al principio de este tema, si la informacin contenida en una tabla son nmeros, Word proporciona comandos que permiten al usuario realizar operaciones matemticas con los mismos. Al igual que en Excel, para realizar cualquier operacin con una lista de nmeros, primeramente debe ponerse el signo =, seguido de la funcin a realizar suma, resta, producto.....etc, y posteriormente el rango de nmeros (A1:C1).

23

Para indicar la operacin que habr de realizarse, debe irse al men TABLA, opcin FORMULA, desplegndose una ventana donde el usuario deber indicar: la frmula correspondiente y el formato de datos.

Ejemplo: A 1 3 B 2 6 C 3 18

1 2

suma de A1 ms B1 producto de A2 por B2

La frmula utilizada para realizar la suma es: =sum(left) La frmula utilizada para obtener el producto de A2 por B2 es: =product(A2:B2)

5.6 Ordenar Texto

La informacin organizada en una tabla puede ser ordenada alfabticamente en orden ascedente o descente segn lo desee el usuario. Para llevar a cabo esta funcin, deber ir al men TABLA, opcin ORDENAR. En el cuadro de dilogo desplegado se deber indicar tipo de ordenamiento, orden, respecto a que se ordenar (columna, prrafo), as como otras opciones que es importante considerar para obtener los resultados deseados.

Cabe sealar que para llevar a cabo el ordenamiento de algun listado de palabras o nmeros, no necesariamente se requiere que estn organizados en forma de tabla, slo basta con seleccionar dicho listado o prrafos y acceder a esta herramienta.

24

VI. DIVERSAS HERRAMIENTAS

6.1 Combinar Correspondencia

Con combinar correspondencia nos referimos a combinar un documento principal con una fuente de datos, es decir, para utilizar la herramienta combinar correspondencia se necesita: 1. 2. Tener la tarea de enviar un mismo documento a distintos destinos (documento principal) Tener una lista de destinatarios (fuente de datos)

Puede utilizar combinar correspondencia para crear cartas modelo, etiquetas postales, sobres o catlogos. Combinar correspondencia le gua en el proceso de organizar los datos de direcciones, combinarlos en un documento genrico e imprimir los documentos personalizados obtenidos. Puede utilizar prcticamente cualquier tipo de origen de datos que desee, incluidos una tabla de Word, una lista de contactos de Microsoft Outlook, hojas de clculo de Excel, una base de datos de Microsoft Access o un archivo de texto ASCII. Si an no ha almacenado informacin en un origen de datos, Word gua paso a paso al usuario en el proceso de configurar una tabla de Word que contenga los nombres, direcciones y otros datos.

6.1.1 Pasos para combinar correspondencia

1. 2. Desplegar el men Herramientas Combinar correspondencia. Hacer clic en el botn Crear del (1 punto de la ventana) y seleccionar cartas modelo.

Le aparecer la siguiente ventana, preguntando que documento va a utilizar.

3.

Procedemos a dar clic en el botn a obtener datos de los destinatarios (2 puntos de la ventana), seleccionamos abrir origen de datos... si el archivo se ha hecho con anterioridad crear origen de datos... si apenas vamos a ingresar la lista de los destinatarios. Despus de tener el documento en que se va a trabajar y los datos de los destinatarios, nos aparecer la barra de herramientas Combinar correspondencia; donde con el botn Insertar campo de combinacin le diremos al programa en que parte del documento irn los campos de la base de datos de los destinatarios. A continuacin damos clic en el botn combinar correspondencia de esta barra y pulsamos el botn combinar (3 punto de la ventana).

4.

5.

Por ltimo Word nos preguntar como queremos que se combine nuestro documento (un documento nuevo, en la impresora, como correo electrnico como fax electrnico).

6.2 Sobres y Etiquetas

Una ms de las herramientas con que dispone MS Word es la de SOBRES Y ETIQUETAS. Con ayuda de esta funcin el usuario puede crear documentos que le permiten llevar a cabo la impresin de Etiquetas y/o Sobres del tipo y tamao deseado, indicando las caractersticas y texto que requiere aparezca en los mismos.

25

De manera similar que al emplear la herramienta Combinacin de Correspondencia, Word gua al usuario en la elaboracin de documentos de este tipo, presentndole los diferentes aspectos que debe indicar y cubriendo as sus requerimientos. Para crear documento de este tipo, el usuario lo puede hacer de dos formas: 1. Acceder al men HERRAMIENTAS, opcin SOBRES Y ETIQUETAS, esta opcin corresponde a la explicacin anterior

1.

Haciendo uso de la herramienta Combinar Correspondecia mediante el siguiente procedimiento:

En una ventana de documento nuevo elige Herramientas/Combinar correspondencia, en el documento principal Haz clic en Crear (Sobres o Etiquetas) y selecciona Ventana Activa. En Fuente de datos (Obtener datos) selecciona Abrir fuente de datos y elige la que quieres combinar. En el siguiente cuadro de dilogo Haz clic en Establecer y en Opciones para sobres elige el tipo, fuentes, etc. y haz clic en Aceptar.

6.3 Herramientas de Dibujo, Imgenes, Objetos y Texto Artstico

Las herramientas de dibujo como su nombre lo dice, permiten al usuario elebarorar dibujos sencillos como diagramas, cuadros, tablas e insercin de imgenes, utilizando los diferentes comandos o funciones que contiene la barra de herramienta dibujo, la cual se sita en la parte inferior de la pantalla. Los objetos de dibujo incluyen Autoformas, Curvas, Lneas, Objetos de dibujo de WordArt e Imgenes prediseadas, mismos que pueden ser mejorados con las herramientas de colores, tramas, bordes y otros efectos que presenta la barra de herramientas de dibujo. Adems de lo anterior, Word nos permite insertar documentos y objetos de otras aplicaciones desplegando el men INSERTAR OBJETO. Basta con seleccionar el tipo de objeto que vamos a insertar dar clic en aceptar, hacer el objeto en la aplicacin correspondiente y para regresar a Word, haga clic en el documento de Word. Pero Word tiene por defecto unos accesos a los objetos ms comunes, estos son:

Imgenes Prediseadas Abre la aplicacin de Galera de Imgenes de Microsoft el cual contiene una serie de imgenes ya hechas en forma de dibujo, fotos, sonido y vdeos para ser utilizados en nuestro documento. Desde Archivo Abre un cuadro de dialogo con el cual podemos insertar una imagen que este contenida en un archivo, en este cuadro de dialogo podemos visualizar el archivo antes de insertarlo.

26

Autoformas Visualiza la barra de herramientas Autoformas con la cual podemos insertar una forma ya definida por el programa. WordArt Abre la aplicacin de WordArt. Con WordArt podemos hacer texto en distintos modelos en 2 y 3 dimensiones. Desde Escner En caso de tener un escner esta opcin abre parte del programa del escner. Grfico Abre la aplicacin Microsoft Graph 97 para insertar un grfico a nuestro documento, al hacer esta accin Microsoft Graph nos muestra un ejemplo el cual lo podemos modificar y al terminarlo basta con escoger la opcin Salir y volver a C:\... (Path donde se encuentra el documento) para regresar a nuestro documento con el grfico.

6.4 Smbolos y Caracteres Especiales

Existen algunos simbolos y caracteres especiales que el usuario puede llegar a requerir cuando est elaborando su documento. Word proporciona un cuadro de dilogo llamado SIMBOLO, el cual contiene una lista de smbolos y caracteres que se pueden insertar. Insertar un smbolo: por ej., uede insertar smbolos como y . Los tipos de smbolos que se pueden insertar dependen de las fuentes disponibles. Por ej., la fuente de smbolos predeterminada (texto normal) incluye fracciones (1/4)m caracteres ubterbacuibakes ( y ) y smbolos monetarios internacionales ( y ). La fuente integrada Symbol incluye flechas, vietas y smbolos cientficos. Tambin puede tener fuentes de smbolos adicionales, como Wingdings, que incluye smbolos decorativos. Insertar un carcter especial: para mejorar el aspecto del texto, puede insertar caracteres especiales como un guin largo (-), puntos suspensivos (...) o un espacio de no separacin.

6.5 Creacin de un Barra de Herramientas

Siguiendo estos pasos puede crear una barra de herramientas: 1. Despliega el men VER, site el puntero en la Barra de Herramientas y haga clic en personalizar. Le aparecer una ventana igual a esta.

2. Haga clic sobre el botn Nueva... Aparecer el cuadro de dialogo Nueva barra de herramientas. En el colocamos el nombre de la nueva barra de herramientas. Ya con esto la barra de herramientas esta creada, hacemos clic en aceptar.

27

Para agregar botones a la nueva barra de herramientas damos clic en la ficha comandos y arrastramos el comando que deseamos a nuestra nueva barra de herramientas. Cuando hallamos acabado de colocar los botones damos clic en cerrar. De esta forma hemos creado y agregado botones a nuestra barra de herramientas. Cuando deseemos visualizar una barra en especial desplegamos el men ver situamos el puntero en la barra de herramientas y damos clic en la barra que deseemos visualizar. Cuando la barra de herramientas este visible en este men aparecer un chulito al lado izquierdo, mostrando que la barra esta visible.

6.6 Men Ventana

En este men podemos visualizar en forma de lista documentos abiertos en el programa (hasta 9 archivos). Tambin est men nos sirve para dividir el documento en caso de que necesitemos ver informacin de distintas pginas.

6.7 Copiar Formato

Como su mismo nombre lo indica copia el formato de determinado texto prrafo, Este botn se encuentra en la barra de herramientas Estndar. Para copiar formato debemos: 1. Seleccionar el texto que tiene el formato deseado. pasarlo a varios cuerpos de texto (al terminar pulsar el botn para finalizar la copia).

2. Pulsar una vez el botn si se quiere copiar el formato a un solo cuerpo de texto dos veces si deseamos

6.8 Mapa del Documento

El mapa del documento es una herramienta muy til para desplazarse entre el documento de forma rpida. Al estar activado el mapa del documento este se sita al lado izquierdo del documento mostrando de forma esquematizada los ttulos del documento. Este botn lo encontramos en la BARRA DE HERRAMIENTAS ESTNDAR, por el men VER Mapa Del Documento. Cuando estamos en vista diseo en pantalla Word muestra automticamente el mapa del documento, para cerrarlo basta con pulsar nuevamente el botn hacer doble clic en el borde derecho del mapa del documento.

6.9 Lmites de Texto

Los lmite de texto es como un marquito que se pone en la hoja para poder visualizar hasta donde tengo permiso de escribir. Los lmites de texto lo activo desplegando el men HERRAMIENTAS OPCIONES VER- LMITES DE TEXTO.

28

6.10 Caracteres No Imprimibles

Cada vez que hacemos un espacio, una tabulacin, guiones, entre otros Word lo distingue uno de otro con un smbolo, para ver estos smbolos basta con hacer clic en el botn Mostrar u Ocultar de la barra de Estndar. De esta forma podemos ver el seguimiento de lo que hemos escrito, y tambin cuando hace un salto (pgina de seccin).

29

VII. BASES DE DATOS

Una base de datos es una coleccin de informacin ordenada que est relacionada entre s, la cual se encuentra estructurada como una tabla, es decir se conforma por filas y columnas donde las filas se conocen como registros y las columnas como campos. Word proporciona al usuario algunas herramientas para crear, insertar y manejar bases de datos pequeas en un documento de word. Existen tres diferentes formas para crear una base de datos y son las siguientes: Utilizando la herramienta Combinar Correspondencia Los pasos que deben seguirse para crear una base de datos haciendo uso de esta herramienta son los siguientes: o o o Ir al menu HERRAMIENTAS, opcin COMBINAR CORRESPONDENCIA, seleccionar CREAR CATALOGOS en el paso nmero 1 del cuadro de dilogo que se despliega. En la siguiente ventana, seleccionar la opcin Nuevo Documento Principal En el paso 2 Obtener datos, seleccionar Crear Origen de Datos. Al seleccionar esta opcin, aparecer un nuevo cuadro de dilogo que presenta un listado de diferentes nombres de campos del cual podr escoger aquellos que pueden serle tiles, o bien, eliminar todos y teclear los nombres de los campos que usted requiere, para su base de datos y presionar Aceptar. Posteriormente aparacer una nueva ventana donde teclear el nombre del archivo de bd que esta creando Enseguida se desplegar una nueva ventana con dos opciones: Modificar origen de datos o Modificar documento principal, seleccionar la primera Al seleccionar dicha opcin aparecer en pantalla un formulario, es decir, un recuadro con los campos seleccionados para que el usuario comience la captura de registros

o o o

Insertando una Tabla Como encabezados de las columnas deber teclear los nombres de los campos, es decir en la primera fila de la tabla; para posteriormente introducir los datos correspondientes en cada fila donde cada una de ella constituir un registro de la base de datos. Barra de herramientas Bases de Datos La barra de herramientas Bases de Datos contiene una serie de comandos tanto para insertar una base de datos, como para manipular una ya creada a partir de cualquiera de los procedimientos mencionados anteriormente y por consiguiente de ste. Los comandos que presenta son: o o o o o o o Formulario de datos: despliega en forma de fichas (formulario) los registros de la bd para un manejo ms cmodo y agradable de la misma Administrar campos: permite agregar un nuevo campo a la bd o eliminar uno existente Agregar nuevo registro: inserta un registro al final de la bd Eliminar registro: borra el registro actual Orden ascendente: ordena los registros de la a a la z respecto al campo seleccionado Orden descendente: ordena los registros de la z a la a respecto al campo seleccionado Insertar base de datos: inserta una nueva base de datos en el documento actual en forma de tabla, obteniendo los datos de un archivo creado anteriormente, presentando al usuario opciones de consulta (filtrado, orden, campos) e insertado de todos o determinados registros en forma de tabla seleccionando algun formato para la misma. Buscar registros: busca un registro especfico respecto al campo seleccionado Actualizar campos Documento principal

o o

30

VIII. FORMULARIOS
Los formularios se utilizan para recopilar y proporcionar datos desde un servidor web, o bien, para recopilar informacin de personas a travs de una encuesta. Este formulario es enviado a los usuarios por correo electrnico o puede ser compartido a travs de la red para que las personas puedan acceder a l y completarlo. Para crear un formulario debemos activar la barra de herramientas FORMULARIO, la cual presenta una serie de comandos que podemos emplear para disear y crar nuestro formulario.

Dichos comandos son: Campo con texto: coloca un recuadro en el cual el usuario escribir la informacin que se le est solicitando. Campo con casilla de verificacin: ste campo se utiliza para que la persona que este llenando el formulario, marque de una lista de respuestas, aquellas con las que est de acuerdo. Campo con lista: este tipo de campo permite al usuario crear una lista de personalizada de posibles respuestas que pueden darse a una pregunta para que la persona que conteste el formulario seleccione una de ellas. Opciones de campo: Dibujar tabla: comando que le permite al usuario dibujar manualmente una tabla para presentar cierta informacin en el formulario en forma de tabla. Insertar tabla: comando que le permite al usuario insertar una tabla para presentar cierta informacin en el formulario en forma de tabla, indicando el nmero de filas y columnas requeridas. Insertar marco: comando que permite insertar un recuadro al formulario completo o alguno de los elementos del mismo. Sombreado de campo: comando que permite colocar alguna sombra a los elementos del formulario. Proteger formulario: comando que se utiliza para aplicar una llave al formulario creado por el usuario y evitar que las personas que accedern a l para llenarlo, realicen modificaciones al diseo del mismo Opciones de campos de formulario: este comando le permite al usuario configurar el formato que tendr el texto del campo que se est insertando en ese momento como parte del formulario

Los cuadros de texto de la barra de herramienta dibujo tambin son utilizados en los formularios para insertar dentro de ellos texto o imgenes que no sern modificadas, es decir, que siempre sern fijos.

31

IX. INDICES
Un ndice enumera los trminos y los temas que se tratan en un documento impreso, as como las pginas en las que aparecen. Puede crear una entrada de ndice:

Para una palabra, una frase o un smbolo. Para un tema que se extiende por un intervalo de pginas. Que haga referencia a otra entrada, por ejemplo, "Transporte. Vea Bicicleta".

Si crea numerosas entradas de ndice para un rea de un tema especfico, tal vez desee crear entradas de ndice multinivel. Por ejemplo, cree la entrada de ndice principal "Transporte" y despus agrupe debajo las subentradas "Bicicleta" y "Automvil".

9.1 Creacin de entradas de ndice

Para crear la entrada de ndice en el documento primero hay que seleccionar la palabra o las palabras a indexar, o bien situar el cursor en el punto de insercin donde haya de ir la entrada. Despus se debe clicar sobre el botn MARCAR ENTRADA de la solapa INDICE del cuadro de dilogo al que se accede mediante INSERTAR/ INDICE Y TABLAS. En el cuador de texto ENTRADA, no se deben hacer cambios. Despus de sellecionar las opciones de entrada de ndice y de formato de nmero de pgina necesarias, hay que elegir MARCAR, para marcar slo esta entrada e incluirla en el ndice, o bien sellecionar MARCAR TODO, para que Word busque en todo el documento y marque todas las entradas que coincidan con el texto del cuadro de texto ENTRADA. Esta opcin slo est disponible si hay texto previamente seleccionado en el documento y se ha elegido la opcin PAGINA ACTUAL. Cuando se espera encontrar varias apariciones diferentes de un mismo concepto o tema, se pueden emplear categoras y subcategoras para dividir el tema en referencias ms especficas. Para crear una entrada de ndice de varios niveles hay que seguir el mismo procedimiento, pero con diferencia de que en el cuadro de texto ENTRADA, se debe teclear el nombre de la categora principal o editar el texto seleccionado hasta que aparezca el elemento de categora principal deseado. Adems, en el cuadro de texto SUBENTRADA hay que teclear el nombre de la subcategora. Para crear subentradas hay que separar cada nivel de subentrada en este cuadro de texto con el carcter dos puntos (:)

9.2 Compilacin de un ndice simple

Despus de crear una entrada para cada entrada o subentrada del ndice, hay que compilarlas para generar un ndice. Para eelo, con el punto de insercin donde haya de aparecer el ndice (de ordinario al final del documento), se debe elegir INSERTAR/ INDICE Y TABLAS y elegir el tipo de ndice deseado en la solapa INDICE. Caundo ya se han definfido todas las caractersticas deseadas del ndice, hay que dar click sobre el botn OK.

9.3 Actualizacin, reemplazo o borrado de un ndice

Si se aaden entradas de ndice posteriormente y se desea actualizarlo, basta con llevar el punto de insercin dentro del cdigo de campo INDICE y pulsar F9 (la orden Actualizar Campo). Word 97 actualiza el ndice y agrega las nuevas entradas, actualizando al mismo tiempo los nmeros de pgina para todas las entradas. Para reemplazar completamente un ndice hay que poner el punto de insercin dentro del cdigo de campo INDICE y elegir INSERTAR/INDICE Y TABLAS, como si se tratara de compilar un nuevo ndice. Para borrar un ndice hay que seleccionarlo y pulsar SUPR. Se puede seleccionar todo el ndice rpidamente pulsando en el margen izquierdo sobre el salto de seccin, en cualquier extremo del ndice. Para seleccionar y borrar rpidamente un ndice completo con el teclado, hay que poner el punto de insercin en cualquier salto de seccin, pulsar F8, pulsar la tecla flecha abajo una vez para seleccionar el ndice y luego pulsar SUPR.

32

X. MACROS
Una macro es un conjunto de instrucciones hechas por el usuario para realizar una accin, las cuales pueden ser agregadas a la barra de herramientas en forma de acceso por teclado.

10.1 Creacin de una macro

Despliegue el men HERRAMIENTAS MACRO GRABAR NUEVA MACRO... Nos saldr un cuadro de dialogo dicindonos el nombre de la macro y si lo asignaremos a las barras al teclado, yo lo hice por el teclado. Despus saldr la ventana Personalizar teclado, en ella debemos asignar una combinacin de teclas de mtodo abreviado para que se pueda ejecutar la macro.

Debemos tener en cuenta que la combinacin no se halla hecho, esto lo vemos en la parte de abajo donde dice Asignada a: [sin asignar]. Aparecer la ventana Grabar nuevo macro, despus realizaremos las acciones que deseemos que aparezcan en la macro.

10.2 Ejemplo de una macro

Esta macro permitir al usuario, ir aadiendo la palabra en la que se encuentra el cursor, en otro documento el cual contiene una tabla con 3 columnas. Las palabras se irn aadiendo celda a celda. En el momento que quede completa una fila se aadir otra y el proceso volver a repetirse. Los pasos que tenemos que llevar a cabo para realizar esta macro son los siguientes:
1.- Escribe en el nuevo documento una frase cualquiera para poder crear la macro. 2.- Abre un nuevo documento donde tendremos la tabla para ir aadiendo las diferentes palabras que seleccionemos. 3.- En este nuevo documento crea una tabla de 3 columnas y 2 filas.

En la primera de las filas pondremos un ttulo para saber que es lo que contiene la tabla y a partir de la segunda fila iremos aadiendo las palabras que seleccionemos del texto.
4.- Selecciona las tres columnas de la primera fila. 5.- Abre el men Tabla y escoge la opcin Combinar celdas. De esta forma ya podemos introducir el ttulo de la tabla. 6.- Escribe: Seleccin de palabras. 7.- Centra este ttulo dentro de la celda. Bien, ahora ya estamos preparados para poder crear nuestra macro. Antes de grabar la macro vamos a pensar los pasos que deberemos seguir para que esta funcione en todos los casos en los que se ponga en funcionamiento. Lo primero que nos interesa de esta macro es seleccionar la palabra donde se encuentra el cursor. Puede ser que no siempre estemos al principio de la palabra con lo que deberemos hacer que la macro se site al principio de esta. Seguidamente tendremos

33

que seleccionar toda la palabra. Una vez seleccionada la deberemos copiar. Ahora nos tenemos que pasar al documento donde tenemos colocada la tabla. Para que las palabras que vayamos copiando se vaya situando en las diferentes columnas utilizaremos la tecla Tabulador, esta tecla tambin nos facilitar la creacin de una nueva fila al llegar a la tercera columna. Seguidamente pegaremos la palabra que tenamos en el portapapeles y volveremos al documento anterior. El ltimo paso que realizaremos ser deseleccionar la palabra que hemos copiado. Vamos a realizar los ltimos preparativos antes de crear la macro, para que no tengamos ningn error en el momento de grabarla. 8.- Sitate con el cursor dentro de cualquier palabra del documento que contiene la frase. 9.- Pasa al otro documento utilizando el men Ventana. 10.- Una vez dentro del documento que contiene la tabla sita el cursor al final del ttulo. 11.- Vuelve al documento que contiene la frase. Ahora ya estamos listos para grabar la macro. 12.- Selecciona la opcin Grabar nueva macro... dentro de Macro del men Herramientas. Seguidamente te aparecer una nueva ventana. 13.- En la opcin Nombre de macro: escribe el nombre que desees. 14.- Pulsa sobre el botn: Teclado, para as poder asignar una combinacin de teclas a la macro que crearemos a continuacin. 15.- En la nueva ventana que te aparecer a continuacin indica en la opcin Guardar cambios en: el nombre del documento donde tenemos el texto. De esta forma la macro se guardar dentro del mismo documento. 16.- En la opcin: Nueva tecla de modo abreviado pulsa la combinacin de teclas que desees para que al pulsarla se ponga en funcionamiento la macro. Por ejemplo: Alt + C. 17.- Pulsa seguidamente Cerrar, para iniciar la grabacin de la macro. Ahora es muy importante que realices los pasos exactamente como te los indicamos para que la macro se grabe correctamente. 18.- Pulsa la combinacin de teclas: Ctrl + Flecha a la izquierda. De esta manera nos desplazamos hasta el principio de la palabra. 19.- Pulsa Ctrl + Shift + Flecha a la derecha. As conseguiremos seleccionar toda la palabra. 20.- Escoge la opcin Copiar del men Edicin. 21.- Del men Ventana escoge el documento que contiene la tabla. 22.- Una vez all pulsa la tecla Tabulador. 23.- Escoge la opcin Pegar del men Edicin. 24.- Vuelve al documento inicial. Utilizando tambin el men Ventana. 25.- Pulsa una vez la Flecha haca la derecha, para as quitar la seleccin de la palabra. 26.- Detn la grabacin de la macro utilizando el botn con un cuadro que ha aparecido en la nueva barra de herramientas o con la opcin Detener grabacin dentro de la opcin Macro del men de Herramientas. De esta forma ya tenemos creada nuestra macro. Ponte encima de cualquier otra palabra y pulsa la combinacin de teclas que has marcado anteriormente. En un momento vers como el ordenador vuelve a realizar los mismos pasos y la palabra pasa a ocupar la siguiente celda. Vuelve a aadir palabras hasta llegar al final de la fila para as ver como la macro automticamente crea una nueva fila e inserta la nueva palabra. Ahora cuando grabes el documento tambin se grabar conjuntamente la macro recin creada.

34

XI. VINCULACION E INSERCION DE ARCHIVOS

Un documento de word puede estar vinculado a otros documentos, pginas web o partes del mismo documento, a travs de la insercin de hipervnculos que hagan referencia a las ubicaciones deseadas. Con estos hipervnculos, dando un click sobre el mismo, el usuario podr acceder a la informacin que desea en ese momento y que a su vez es complementaria al texto que est escrito en esa parte del documento. Para insertar un vnculo, deber ir al men INSERTAR opcin HIPERVINCULO, se desplegar una ventana en la cual el usuario tendr que seleccionar la direccin de internet, ubicacin y nombre del archivo, o la parte del archivo a la que se quiera hacer referencia.

En cuanto a la insercin de archivos se refiere, el usuario puede insertar el contenido de un archivo creado anteriormente en su documento actual. Para ello deber ir al men INSERTAR opcin ARCHIVO y seleccionar el archivo que contiene la informacin que se desea insertar en el archivo con el que actualmente se est trabajando, de esta manera se integrar en un solo archivo el contenido de todos aquellos que inserte el usuario.

35

XII. PAGINAS WEB

Microsoft Word es mucho ms que un simple procesador de texto, el programa nos brinda herramientas para diseo grfico, dibujo, edicin de archivos en formato HTML (diseo de pginas web) y como editor de correo electrnico. Una pgina Web es un simple documento de texto ASCII escrito con unas marcas especiales, que constituyen el lenguaje HTML (Hyper Text Markup Language). Al abrirlo dentro de un software navegador de Web, tal como Netscape Navigator o Internet Explorer, ese simple documento muestra texto, imgenes y enlaces o links a otros documentos. Al pulsar en un enlace o link, el usuario se traslada a otro documento de Internet o de la intranet de la empresa.

12.1 Creacin de una pgina

Las herramientas de creacin de pginas Web de Microsoft Word permiten utilizar muchas de las posibilidades de Word para desarrollar pginas Web totalmente funcionales. Con muchas de las mismas rdenes que se utilizan en Word, se puede insertar y formatear texto, imgenes, grficas y enlaces para crear pginas Web. Aunque Word no es un editor de pginas Web, entre las herramientas que cuenta para llevar a cabo la creacin de una pgina de este tipo se encuentras las que muestra la siguiente tabla:

Herramientas de un editor Hipervnculos (texto, imagen) Ver el cdigo HTML de la pgina Insercin de un mapa sensitivo de un imagen Hacer marcadores Asistentes para accesorios de la pgina (frames, java Scipt, applets, etc...) Hacer formularios

Si X X X

No

X X X

Las herramientas de creacin de pginas Web slo estn disponibles al activar un documento HTML. Se puede abrir un documento HTML existente, uno en blanco para empezar a escribir sobre l o utilizar el Web Page Wizard (asistente para pginas Web) como gua en el proceso de creacin de una pgina Web. Las pginas Web creadas con Word se guardan como archivos HTML. Para abrir una pgina Web en blanco hay que elegir Archivo/Nuevo y seleccionar el icono Pgina Web en Blanco, en la solapa Pginas Web. A un usuario que emplee por primera vez las herramientas de creacin de pginas Web o cuando la pgina Web a crear se adapta a una de las categoras predefinidas de Wor, conviene utilizar el Asistente para Pginas Web, que ahorran trabajo y ayudan a producir pginas con un aspecto uniforme. Para crear una pgina Web Automticamente Word Cambiara algunos botones de la barra de herramientas y comandos de sus Mens.

12.2 Elemento que componen una pgina

Una pgina Web esta formada por: Una imagen de fondo agradable y fcil de leer Hipervnculos a archivos para bajar (Download) Java Java Script Animaciones (Gifs, archivos Flash, Vivo Player,) Archivos multimedia (midis, wav, mp3, mods)

36

12.3 Hipervnculos
Un Hipervnculo se puede definir como un puente hacia otra parte (pginas, imgenes descarga de archivos Download).

12.3.1 Creacin de hipervnculos Los pasos que deben seguirse para crear un hipervculo son los siguientes: Sealar el texto imagen Hacer click en el botn derecho del mouse y escoger Hipervnculo Donde dice vincular al archivo o direccin URL, hacer click en Examinar y buscar la pgina que se desea vncular

12.4 Marcadores
Es una posicin seleccin de texto a la que se le bautiza con un nombre para hacer referencias.

12.4.1 Creacin de marcadores Los pasos que deben seguirse para crear un marcador son los siguiente: Sealar el texto Desplegar el men Insertar Marcador. En Nombre del marcador escriba un nombre y hacer click en agregar Para utilizarlo, hacer un hipervnculo y en ubicacin dentro del documento (opcional) haga clic en examinar, seale el nombre del marcador y aceptar.

12.5 Diseo de pginas

Hay varios diseos de pginas, las hay donde siempre aparece un men con los hipervnculos del sitio (Como el de monografas), con Frames (donde aparecen dos archivos, el primero como men y el otro como contenido), sencilla (es aquel que siempre tendr un hipervnculo para regresar a la pgina principal), mostrando subventanas por fuera del navegador con informacin (estilo geocities), entre otras ms.

12.6 Manipulacin de imgenes

Los formatos ms usados en Internet son JPEG, GIF y PNG, con Word es posible insertar imgenes en formato BMP y cuando se guarda el archivo Word automticamente guarda esa imagen en formato GIF en el directorio donde se encuentra el archivo del documento.

37

XIII. IMPRESION
13.1 Configuracin de Pgina
La configuracin de una pgina hace referencia a los mrgenes (superior, inferior, derecho, izquierdo, encabezado, pie de pgina); papel (tamao, orientacin); fuente de papel y diseo. Dicha configuracin puede realizarse desde el momento en que se crea un nuevo documento o bien, al finalizar el mismo.

Nota: Las reglas que aparecen en la parte superior e izquierda de la pantalla, permiten establcer el ancho y largo de la pgina, as como las tabulaciones y sangras deseadas sin necesidad de recurrir al cuadro de dilogo correspondiente.

13.2 Vista Preliminar

La funcin Vista Preliminar permite al usuario ver previamente a la impresin de su documento que la configuracin, distribucin y presentacin en general de las pginas, es la deseada para una mejor presentacin de su documento. La vista preliminar permite ver pgina por pgina, o bien, dos, tres,... y hasta todas las pginas del documento. Si el usuario no est conforme con la presentacin, basta con cerrar la ventana de vista preliminar y reconfigurar las pginas de su documento en la opcin CONFIGURAR PAGINA. Es importante saber que desde esta vista, tambin es posible hacer algn cambio a la distribucin del texto o al contenido del mismo, para ello es necesario que el icono de zoom de la barra de herramientas que se despliega al pasar a esta vista, est desactivado y porsteriormente poner el cursor en el punto donde se quiere realizar el cambio; o bien, el usuario tendr que cerrar la vista preliminar, y regresar al documento normal para efectuar los cambios correspondientes.

38