APLICAR EL PROCESO ADMINISTRATIVO EN SU 2010 DESEMPEO TECNICO PROFESIONAL PLANEACIN.

Es definir los objetivos y determinar las actividades por medio de las cuales se alcanzarn esos objetivos. Implica escudriar el futuro, tratar de cuantificar y calificar el riesgo y la incertidumbre y prepararse mejor. Al planear se estn construyendo los cimientos de la empresa. Un organismo sin objetivos perfectamente fijados y adecuados, es como una embarcacin a la deriva, nadie sabe a donde va. El viejo refrn prevenir antes que lamentar puede aplicarse en los negocios y se moderniza el concepto planear antes que fracasar. Una empresa sin planes puede describirse como una serie de crisis, en la que prevalecen la presin de los hechos, las corazonadas, los cambios constantes, los retrasos, etc. La planeacin significa anticiparse al futuro pero, debido a la imposibilidad de predecir con exactitud el futuro, es necesario que identifiquemos ciertas posibilidades y que preparemos nuestra empresa para estas eventualidades.

Factores que afectan el provenir de una empresa. Una empresa, como parte integrante de la economa total de un pas, esta influida por todos los factores econmicos nacionales. Entre los factores que deben tenerse en cuenta se tienen los siguientes: 1. Situacin poltica. Es indudable que la situacin poltica de un pas es de extraordinaria importancia para el futuro de las empresas, cuando existe inestabilidad en el medio poltico, es evidente que los ejecutivos no debern de correr riesgos que en un momento dado, derrumben su empresa. 2. Poltica fiscal. Los impuestos, sobre ciertos productos o servicios, las exenciones para determinadas empresas, las formas de pago de las obligaciones fiscales, la cantidad de impuestos que crean una sobrecarga al contribuyente. 3. Demografa. Los futuros mercados de la empresa pueden determinarse calculando la poblacin, ya sea en funcin de su composicin o de su localizacin. El ejecutivo debe buscar el posible efecto que los cambios en la demografa puedan tener para su empresa en particular, en virtud que la poblacin, generalmente, es determinante en la demanda de todo producto. 4. ndices. Se debe considerar adems de los factores anteriores, aquellos ndices de la economa que le permitan al ejecutivo, formular una ms completa y precisa planeacin. Algunos ndices son los siguientes: Niveles de precios. Demanda de la industria. Poder adquisitivo de la poblacin. Empleo y desempleo, etc. CECyTEG Tierra Blanca Prof. Alfonso Medina G. Pgina 26

APLICAR EL PROCESO ADMINISTRATIVO EN SU 2010 DESEMPEO TECNICO PROFESIONAL

Importancia de la planeacin. A travs de ella se prevn las contingencias y cambios para que puedan deparar el futuro, y se establecen las medidas necesarias para afrontarlas. Los fundamentos bsicos que muestran la importancia de la planeacin son: 1. propicia el desarrollo de la empresa al establecer mtodos de utilizacin racional de los recursos. 2. reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, ms no los elimina. 3. prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantas de xito. 4. mantiene una mentalidad futurista teniendo ms visin del porvenir, y un afn de lograr y mejorar las cosas. 5. condiciona a la empresa al ambiente que le rodea. 6. establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismos. 7. reduce al mnimo los riesgos, y aprovecha al mximo las oportunidades. 8. las decisiones se basan en hechos y no en emociones. 9. permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisin. 10. maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles de la empresa. Principios. Los principios de la administracin son verdades fundamentales de aplicacin general que sirven como guas de conducta a observarse en la accin administrativa. Por tanto, para planear eficientemente, es necesario tomar en cuenta los siguientes principios: 1. factibilidad. Lo que se planee debe ser razonable; es inoperante elaborar planes demasiado ambiciosos y optimistas que sean imposibles de lograr. La planeacin debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actan en el medio. 2. precisin. Cuando se planea es necesario basarse en datos reales, razonamientos precisos y exactos, y nunca en opiniones subjetivas, especulaciones, o clculos arbitrarios. Establece la necesidad de utilizar datos objetivos tales como estadsticas, estudios de mercado, estudios de factibilidad, clculos probabilsticas, etc. Al elaborar planes para reducir al mnimo, los riesgos. 3. flexibilidad. Al elaborar un plan, es conveniente establecer mrgenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas, y que proporcionen nuevos cursos de accin que se ajusten fcilmente a las condiciones. El no establecer colchones de seguridad puede ocasionar resultados desastrosos. 4. unidad. Todos los planes especficos de la empresa deben integrarse a un plan general, y dirigirse al logro de los propsitos y objetivos generales, de tal CECyTEG Tierra Blanca Prof. Alfonso Medina G. Pgina 27

APLICAR EL PROCESO ADMINISTRATIVO EN SU 2010 DESEMPEO TECNICO PROFESIONAL

manera que sean consistentes en cuanto a su enfoque, y armnicos en cuanto al equilibrio e interrelacin que debe existir entre stos.

5. del cambio de estrategias. Cuando un plan se extiende en relacin al tiempo (largo plazo), ser necesario rehacerlo completamente. Esto no quiere decir que se abandonen los propsitos, sino que la empresa tendr que modificar los cursos de accin (estrategias), y consecuentemente las polticas, programas, procedimientos y presupuestos, para lograrlos. Los planes son el resultado del proceso de la planeacin y pueden definirse como diseos o esquemas detallados de lo que habr de hacerse en el futuro, y las especificaciones necesarias para realizarlos. Los planes en cuanto al perodo establecido para su realizacin, se pueden clasificar en: a) corto plazo. Cuando se determinan para realizarse en un trmino menor o igual a un ao. Estos a su vez se clasifican en : inmediatos. Aquellos que se establecen hasta seis meses. Mediatos. Se fijan para realizarse en un perodo mayor de seis meses, o menor de 12 meses. b) mediano plazo. Su delimitacin es por un perodo de uno a dos aos. c) largo plazo. Son aquellos que se proyectan a un tiempo mayor de tres aos. Planeacin integral o total. Algunos autores se refieren a la planeacin como planeacin integral o planeacin total, en los casos en que dicha planeacin abarca la empresa en su totalidad, integrando todos los planes de la organizacin. Su divisin es: 1. estratgica. Establece los lineamientos generales de la planeacin, sirviendo de base a los dems planes (tcticos y operativos). es diseada por los miembros de mayor jerarqua de la empresa y su funcin consiste en regir la obtencin, uso y disposicin, de los medios necesarios para alcanzar los objetivos generales de la organizacin. Es a largo plazo y comprende toda la empresa. 2. tctica o funcional .determina planes ms especficos, que se refieren a cada uno de los departamentos de la empresa y que se subordinan a los planes estratgicos. Es establecida y coordinada por los directivos de nivel medio (gerentes funcionales). Con el fin de poner en prctica los recursos de la empresa. Los planes tcticos por su establecimiento y su ejecucin, se dan a mediano y corto plazo, y abarcan un rea de actividad especfica. CECyTEG Tierra Blanca Prof. Alfonso Medina G. Pgina 28

APLICAR EL PROCESO ADMINISTRATIVO EN SU 2010 DESEMPEO TECNICO PROFESIONAL

3. operativa. Se rige de acuerdo con los lineamientos establecidos por la planeacin tctica, y su funcin consiste en la formulacin y asignacin de actividades ms detalladas que deben ejecutar los ltimos niveles jerrquicos de la empresa. Por lo general, determina las actividades que debe desarrollar el elemento humano. Los planes operativos son a corto plazo y se refieren a cada una de las unidades en que se divide un rea de actividad. Clasificacin de la planeacin

Gerente General

Planeacin estratgica

Gerente de produccin

Gerente de finanzas

Gerente de mercadotecnia

Planeacin tctica o funcional.

Fabricacin

Control de calidad

Contabilidad Tesorera

Investigacin de mercados

Ventas

Planeacin operacional.

CECyTEG Tierra Blanca Prof. Alfonso Medina G.

Pgina 29

APLICAR EL PROCESO ADMINISTRATIVO EN SU 2010 DESEMPEO TECNICO PROFESIONAL

Etapas de la planeacin. La planeacin es bsica, ya que es un punto de partida y directriz primordial de toda actividad administrativa. Est integrada por las siguientes etapas: Misin. Es la razn de ser de la empresa y representa las aspiraciones fundamentales o finalidades que persigue, en forma permanente o semipermanente. La misin son los fines esenciales o directrices que definen la razn de ser, naturaleza y carcter, de cualquier grupo social. La misin proporciona las pautas para el diseo de un plan estratgico. Se expresa genricamente y su determinacin es una funcin reservada a los altos funcionarios de la empresa; se establece en forma paralela al inicio de la misma y no indica una limitante de duracin en el futuro. Importancia de la misin. Sirve de cimiento para los dems elementos de la planeacin, as como para los dems tipos de planes. Permite orientar a los responsables de la planeacin, sobre el curso de accin que debe seguir al formular los planes. Identifica a la empresa ante el personal y la sociedad, con una imagen de responsabilidad social. Es la razn de existencia del grupo social, tanto en su estado presente como en su proyeccin hacia el futuro. Define el xito o fracaso de una empresa, ya que proporciona las directrices generales de la misma. Caractersticas que debe reunir la misin. evitar que la direccin pierda el tiempo en aspiraciones desatinadas o errneas. Debe darse a conocer a todos los miembros de la empresa. Evitar dogmatizarla. Debe estar acorde con los valores institucionales del grupo social. No debe utilizarse para intereses personales, sino para el bienestar de la organizacin. Debe implantarse, si es que no se ha considerado. No debe definirse con frases ambiguas y vacas, el autoengao no ayuda a la implantacin de planes.

CECyTEG Tierra Blanca Prof. Alfonso Medina

Pgina 26

APLICAR EL PROCESO ADMINISTRATIVO EN SU 2010 DESEMPEO TECNICO PROFESIONAL

Investigacin. Es un proceso que mediante la aplicacin del mtodo cientfico, procura obtener informacin relevante y fidedigna con el fin de explicar, describir y predecir la conducta de los fenmenos. El proceso de investigacin cientfica est constituido por las siguientes etapas: 1. definicin del problema. En esta fase se determina y analiza el problema que se desea resolver. La no definicin exacta del problema implica esfuerzos intiles y prdidas innecesarias. 2. obtencin de informacin. Consiste en recopilar el mayor nmero posible de datos, a fin de visualizar el problema y proponer su posible solucin. La obtencin de informacin se realiza a travs de las siguientes tcnicas. Observacin. Anlisis de registros, informes, estadsticas. Experimentacin. Consiste en la reproduccin de un hecho o un fenmeno con el fin de observar sus caractersticas y modificarlas a voluntad. Encuesta. Es la recopilacin de datos a travs de la aplicacin del cuestionario y de la entrevista; herramientas que son de gran ayuda para el administrador. Muestreo. Aplicacin de tcnicas probabilsticas a una parte de la poblacin o universo, para determinar resultados representativos o comunes a todo ste.

3. determinacin de la hiptesis. Es la proposicin o respuesta tentativa que se establece como solucin de un problema, misma que debe ser sometida a prueba para determinar su efectividad.

4. comprobacin o desaprobacin de la hiptesis. Aplicacin de las tcnicas para someter a pruebe su validez. Se establecen hiptesis alternativas en el caso de que la primera no fuera correcta.

5. presentacin del informe. Una vez comprobada la hiptesis se procede a elaborar un informe de resultados, de manera que con base en el anlisis del mismo se cuente con bases objetivas para la toma de decisiones.

CECyTEG Tierra Blanca Prof. Alfonso Medina

Pgina 27

APLICAR EL PROCESO ADMINISTRATIVO EN SU 2010 DESEMPEO TECNICO PROFESIONAL

Premisas Son suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o condiciones futuras que afectarn el curso en que va a desarrollarse el plan. Una premisa es un supuesto acerca de los factores o condiciones futuras, que pueden afectar el desarrollo del plan. Las premisas de acuerdo con su naturaleza pueden ser: 1. internas. Cuando se originan dentro de la empresa y pueden influir en el logro de la misin. Por ej. Ausentismo, rotacin de personal, accidentes, etc. 2. externas. Son factores o condiciones cuyo origen es ajeno a la empresa, pero que pueden tener efecto decisivo en el desarrollo de sus actividades. Estas pueden ser: a) de carcter poltico. Sistema de gobierno, restricciones en la importacin y exportacin, relaciones internacionales. b) De carcter legal. Impuestos sobre ciertos productos, utilidades, etc. c) Econmicas. Fenmenos inflacionarios, nivel de salarios, nivel de precios. d) Sociales. Crecimiento demogrfico, empleo y desempleo. e) Tcnicas. Rapidez de los avances tecnolgicos, cambios en los sistemas. f) Otros factores. Competencia, posicin en el mercado, transporte.

Objetivos. Los objetivos representan los resultados que la empresa puede obtener, son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo especfico. Caractersticas de los objetivos; se establecen a un tiempo especfico, se determinan cuantitativamente. Clasificacin de los objetivos: En funcin del rea que abarquen y del tiempo al que se establezcan, pueden ser: 1. estratgicos o generales. Comprenden toda la empresa y se establecen a largo plazo. Ejemplo. Obtener una utilidad neta de millones de pesos en los prximos 5 aos.

2. tcticos o departamentales. Se refieren a un rea o departamento de la empresa, se subordinan a los objetivos generales y se establecen a corto o mediano plazo. Ejemplo: incrementar las ventas totales a tres millones de pesos en el primer ao. CECyTEG Tierra Blanca Prof. Alfonso Medina Pgina 28

APLICAR EL PROCESO ADMINISTRATIVO EN SU 2010 DESEMPEO TECNICO PROFESIONAL

3. operacionales o especficos. se establecen en niveles o secciones ms especficas de la empresa, se refieren a actividades ms detalladas, e invariablemente son a corto plazo. Se dividen en : seccionales. Cuando se refieren a una seccin o grupo. Ejemplo. Vender medio milln de pesos semanales, del producto x por medio del grupo de ventas del centro. Individuales. Son metas personales. Ejemplo. Cada vendedor vender cajas de un producto a la semana. Estrategias. Son cursos de accin general o alternativas, que muestran la direccin y el empleo general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones ms ventajosas. Al establecer estrategias es conveniente seguir tres etapas: 1. determinacin de los cursos de accin o alternativas. Consiste en buscar el mayor nmero de alternativas para lograr cada uno de los objetivos. 2. evaluacin. Analizar y evaluar cada una de las alternativas, considerando las ventajas y desventajas de cada una de ellas, auxilindose de la investigacin y de algunas tcnicas como investigacin de operaciones, rboles de decisin, etc. 3. seleccin de alternativas. Considerar las alternativas ms idneas en cuanto a su factibilidad y ventajas, seleccionando aquellas que permiten lograr con mayor eficiencia y eficacia los objetivos de la empresa.

Polticas. Son guas para orientar la accin; son criterios, lineamientos generales que hay que observar en la toma de decisiones, acerca de problemas que se repiten una y otra vez dentro de una organizacin. En ocasiones se confunde a las polticas con las reglas, siendo la diferencia que las reglas son mandatos precisos que determinan la disposicin, actitud o comportamiento que sigue el personal de una empresa, de tal manera que las reglas son estrictas, las polticas son flexibles.

CECyTEG Tierra Blanca Prof. Alfonso Medina

Pgina 29

APLICAR EL PROCESO ADMINISTRATIVO EN SU 2010 DESEMPEO TECNICO PROFESIONAL

Un ejemplo sera: Reglas: Las operaciones de venta se realizarn nicamente de contado. Los pedidos forneos se surtirn hasta que estn liquidados. Polticas: Las comisiones de los vendedores se pagarn de acuerdo con el volumen de ventas que efecten. Al seleccionar agentes vendedores ser preferible que sean personas del sexo femenino.

ORGANIZACIN.
Concepto e importancia. Una vez que el ejecutivo ha fijado los objetivos por alcanzar y los cursos de accin a seguir, debe iniciar la siguiente funcin del proceso administrativo; la organizacin. Esto es, debe agrupar las actividades necesarias para llevar a cabo los planes, asignando la autoridad y responsabilidad a quienes tienen a su cargo la ejecucin de dichas actividades. El ejecutivo al organizar, est estructurando ordenadamente las actividades humanas tendientes a la accin, de manera que se facilite la combinacin ms eficiente de los recursos con que cuenta, para lograr los fines que se ha fijado. Tal propsito solamente lo puede logar formulando un plan de organizacin slido y bien definido. Esto no significa, desde luego, que los problemas de organizacin estn basados en trazos de tipo ingeniera o con principios exactos e inmutables, sino que son fundamentalmente humanos, y por lo tanto, tienen que ver con las actitudes, las emociones, y los sentimientos de los miembros que integran el grupo. Ese grupo para que realice un trabajo ms productivo, necesariamente debe tener una estructura de orden esencia de la organizacin slo as se podr lograr y asegurar plenamente la eficiencia. Y decimos que la estructura de orden es la esencia de la organizacin en el proceso administrativo, porque en toda empresa se debe: 1. determinar los tipos de actividades necesarias para cumplir fielmente con los programas prefijados al llevar a cabo la planeacin. 2. agrupar esos tipos de actividades en divisiones o departamentos con fisonoma e importancia propias y por medio de la cohesin interna que logra la autoridad. 3. jerarquizar la autoridad de manera que los grupos separados por la divisin del trabajo acten y produzcan coordinadamente. 4. subdividir cada una de las divisiones o departamentos bsicos en unidades menores, en secciones o puestos. CECyTEG Tierra Blanca Prof. Alfonso Medina Pgina 30

APLICAR EL PROCESO ADMINISTRATIVO EN SU 2010 DESEMPEO TECNICO PROFESIONAL

5. llegar a cada puesto como la unidad especfica menor, representando sta el orden mnimo dentro de un grupo de tareas que deben ser desempeadas por una sola persona. 6. llegar hasta donde el material, las mquinas y el hombre se conjugan para realizar las operaciones concretas, y de ah mediante las tcnicas de anlisis de movimientos y tiempos, se repite el proceso de disear una micro estructura, que quede plasmada en estndares de ejecucin. Ventajas al organizar. El ejecutivo no debe dejar que las cosas por s mismas sigan un curso natural que al azar les asigne; sino que siempre tendr que organizar esas cosas si quiere eficiencia. Las ventajas de organizar son entre otras las siguientes:

a) Se conocen mejor las actividades. Por medio de una buena organizacin, cada miembro del grupo sabe que actividades tiene que desempear, lo que indudablemente har que las cumpla con mayor eficiencia, al reducirse al mnimo confusiones respecto a lo que cada quien tenga que hacer.

b) Mejores relaciones de trabajo. Con una organizacin adecuada, las relaciones de trabajo quedan claramente definidas, porque cada quien sabe cul es su lugar dentro de la empresa y conoce sus relaciones para con sus superiores de quienes van a recibir rdenes y tambin para con sus subordinados a los cuales va a dirigir.

c) Ayuda a la especializacin. Con una buena organizacin, se lograrn relaciones apropiadas y convenientes entre actividades y personas que lo desempean, lo que har que estas adquieran una especializacin al no estar en constante rotacin, como sucede cuando no existe organizacin alguna.

d) Facilita la delegacin de autoridad. Al conocer las actividades y a las personas que las llevarn a cabo, se facilitar delegar a stas la autoridad necesaria para que realicen su trabajo.

e) Eficiencia. El objetivo de la organizacin, como una fase del proceso administrativo, es la eficiencia y sta se consigue al organizar, porque se identifican y equilibran debidamente el trabajo especfico, las personas que lo desempean y los elementos materiales. As, relacionando todos estos elementos, el trabajo se desarrolla con eficiencia y economa.

CECyTEG Tierra Blanca Prof. Alfonso Medina

Pgina 31

APLICAR EL PROCESO ADMINISTRATIVO EN SU 2010 DESEMPEO TECNICO PROFESIONAL

Pasos para organizar. Si la esencia de la organizacin es el orden, es de suponerse que, al llevarse a cabo tambin debe hacerse en forma por dems ordenada y para este fin sealamos los pasos siguientes:

1. conocer y entender el objetivo. El objetivo debe ser conocido y entendido claramente, de manera que los esfuerzos de organizacin vayan de acuerdo con el trabajo que se ha de ejecutar y con los fines a los cuales esta encaminado.

2. descomponer en actividades. Las actividades que se consideren como necesarias para alcanzar los objetivos, debern descomponerse hasta el punto en que cada una casi requiera que un trabajador dedique todo su tiempo.

3. clasificar las actividades en unidades prcticas. Una vez determinadas las actividades mnimas, ests se clasifican por la similitud que existe entre ellas. Por ejemplo ventas, investigacin de mercados, publicidad y dems actividades comerciales pueden agruparse bajo la denominacin mercadotecnia. 4. asignar personal. Una vez determinada cada actividad o grupo de actividades y definidas las obligaciones que las mismas actividades implican, se debe indicar quienes van a desempearlas. 5. delegar autoridad. Para que cada miembro del grupo cumpla con lo que se le ha asignado, se le deber delegar toda la autoridad que el mismo trabajo requiera.

Organigramas. Cualquier estructura por sencilla que sea, necesita para su diseo y su comprensin de un plano que presente un panorama completo. Es precisamente el organigrama ese plano que nos indica los aspectos importantes de una estructura orgnica, que incluye las principales funciones y sus relaciones, los canales de comunicacin y la autoridad relativa de cada ejecutivo encargado de una funcin especfica.

CECyTEG Tierra Blanca Prof. Alfonso Medina

Pgina 32

APLICAR EL PROCESO ADMINISTRATIVO EN SU 2010 DESEMPEO TECNICO PROFESIONAL

No obstante, la utilidad de los organigramas es limitada, nada nos dicen de la influencia o de la capacidad de las personas. Tampoco pueden llegar a detallar las relaciones entre los diversos departamentos o secciones.

Manuales de organizacin. Son herramientas que el ejecutivo debe utilizar para tener un conocimiento racional de la estructura orgnica de la empresa, a fin de desarrollarla conforme a los cambios que se presenten. Los manuales de organizacin presentan con ms detalle la informacin que solo bosquejan los organigramas. Un manual para que sea completo debe contener toda la informacin sobre lo referente a cada puesto, de manera que permita conocer y entender mejor los requisitos, las limitaciones y las relaciones entre unos y otros elementos del mismo puesto y con los dems de la organizacin.

DIRECCIN.
Concepto e importancia. Una vez que el ejecutivo ha llevado a cabo las dos primeras funciones del proceso administrativo planeacin y organizacin inmediatamente surge otra funcin qu es dinmica por excelencia: la direccin. Esta consiste en hacer que los subordinados se lancen a hacer realidad el objetivo, de acuerdo con lo planeado y organizado por su propio ejecutivo. Un ejemplo de la direccin sera similar a la persona que se sube a un auto con el motor funcionando y listo para moverse. Al momento de meter la velocidad depende como lo haga se vern las deficiencias o aciertos. La direccin es de suma importancia dentro del proceso administrativo porque a diferencia de las otras tres funciones (planeacin, organizacin y control) se refiere nica y exclusivamente a problemas humanos. De ah que muchos tratadistas consideren que la direccin es la mdula de la administracin, ya que esta consiste precisamente en lograr un objetivo con el esfuerzo de otros, lo cual automticamente implica problemas con el elemento humano.

CECyTEG Tierra Blanca Prof. Alfonso Medina

Pgina 33

APLICAR EL PROCESO ADMINISTRATIVO EN SU 2010 DESEMPEO TECNICO PROFESIONAL

Factor humano. Es el recurso ms valioso con que cuenta toda empresa y considerando que para aprovechar eficazmente sus esfuerzos, se requiere de una buena direccin, es lgico pensar en la necesidad de cuidarlo y respetarlo en todas sus manifestaciones. En reconocerle su calidad humana. Los ejecutivos tienen la delicada e ineludible misin de que esa corriente administrativa por medio de la direccin se haga realidad, para que se contribuya a lograr un mejor nivel de vida en la clase trabajadora. Bajo esta concepcin la tecnologa aplicada debe encaminarse a beneficiar al hombre, adaptarse a sus necesidades y no pretender que l se someta a ella. Para dirigir elementos como mquinas, herramientas, equipos y materiales, no se necesita ms que el conocimiento de la tcnica necesaria concerniente, para dirigir ese mundo inerte. Empero, dirigir hombres es otra cosa; es dirigir un conjunto de voluntades, pasiones, intereses, sentimientos, es decir, pequeos mundos autnomos completamente dismbolos, que se someten por mltiples razones a la conveniencia de convivir, de alcanzar ciertas metas, de unirse en torno a un fin. El ejecutivo siempre debe tener presente esta mxima bblica: no solo de pan vive el hombre. Para que no tienda a satisfacer nicamente las necesidades corporales de sus subordinados con prioridad a las del espritu, a las que casi nadie menciona. Los principales sentimientos que mueven a los trabajadores son los siguientes:

1. un salario suficiente para satisfacer sus necesidades materiales y las de su familia. 2. el reconocimiento de su dignidad como hombre. 3. el reconocimiento de la importancia que tiene su trabajo. 4. la posibilidad de mejoras y ascensos. 5. la seguridad de su empleo. 6. la proteccin de la seguridad social que lo cubra de las eventualidades que puedan separarlo de su trabajo.

Observando estas motivaciones, encontramos que solo la primera de ellas es de ndole econmico, las dems son de carcter psicolgico y moral. Son fines que se buscan por motivos que van ms all de lo material y que deben ser alcanzados por los trabajadores.

CECyTEG Tierra Blanca Prof. Alfonso Medina

Pgina 34

APLICAR EL PROCESO ADMINISTRATIVO EN SU 2010 DESEMPEO TECNICO PROFESIONAL

Relaciones humanas.

El trmino de relaciones humanas suele significar para muchos, simple y sencillamente, el ejercicio de la cortesa; sin embargo, su significado es algo ms que eso, es adems, comprensin y ayuda a nuestros semejantes. Es decir, elevar el trato entre los hombres respetando por sobre todas las cosa su dignidad humana, algo que en nosotros es irrenunciable e insustituible y que por el solo hecho de nacer hemos adquirido. Pero, desgraciadamente, todos los hombres todava somos seres imperfectos, estamos llenos de vanidades y bajas pasiones, siempre queremos ser el centro de atencin del grupo a que pertenecemos, en otras palabras queremos ser dominantes. Por la importancia que la prctica de las buenas relaciones humanas tiene para todo ejecutivo, es interesante citar ciertos conceptos al respecto, basados en declaraciones hechas por personajes de los sectores ms importantes de la vida econmica, religiosa y cultural de los Estados Unidos de Norteamrica. Las relaciones humanas son algo ms que un problema de conveniencia, de sana psicologa o de beneficios en el negocio. Estn sujetas tambin a leyes morales y religiosas, que tienen su reflejo en la conciencia del hombre. Dada la naturaleza del hombre, el ejecutivo debe asumir totalmente la responsabilidad moral de la direccin de la empresa o no esperar un xito duradero y estable.

Para finalizar cabe asegurar que todo ejecutivo podr lograr buenas relaciones con slo practicar permanentemente estas reglas: (dale carnegie.) 1. 2. 3. 4. 5. Nunca critique, condene o se queje. D su honesta y sincera apreciacin. Despierte en los dems un deseo vehemente. Tenga un sincero deseo en el bienestar de los dems. Sonra.

CECyTEG Tierra Blanca Prof. Alfonso Medina

Pgina 35

APLICAR EL PROCESO ADMINISTRATIVO EN SU 2010 DESEMPEO TECNICO PROFESIONAL CONTROL

Una vez que el ejecutivo ha llevado a cabo la planeacin, la organizacin y la direccin, necesita saber cmo se estn realizando, evalundolas y tomando, en caso necesario, las decisiones correctivas que mantengan las actividades tan cerca como sea posible de los planes establecidos. As el control como funcin del proceso administrativo consiste en evaluar lo que se esta llevando a cabo, comparndolo con las normas o estndares establecidos, de manera que los ejecutivos tomen las medidas para corregir las discrepancias que aparezcan en relacin con lo que se ha planeado. De la definicin anterior resalta la idea que el control intenta minimizar las diferencias de lo que se intentaba obtener y lo que realmente se obtuvo. Si las tres anteriores fases fueran perfectas se lograra obtener cero diferencias, pero en la realidad esto no sucede, debido a varias circunstancias; incertidumbre en el futuro en la planeacin, organizacin ineficiente, errores del elemento humano, etc. El ejecutivo y el control. El ejecutivo an cuando tenga a su disposicin muchas herramientas para ejercer el control, siempre tendr que utilizar sus capacidades mentales para desarrollar y aplicar cualquier mecanismo. La habilidad del ejecutivo para planear, organizar, y dirigir se reflejar en un mejor control y una mejor utilizacin de las tcnicas y dispositivos para el mismo objeto. El control, debemos entenderlo claramente, es una funcin eminentemente directiva, pero no en el sentido de dominar a los subordinados como en un rgimen de esclavitud, sino para la gua de los esfuerzos de los subordinados para lograr ms eficazmente los fines que se han fijado. Eficacia: carcter de lo que produce el efecto deseado. Eficiencia: facultad para lograr un efecto determinado.

Campo de control. Puesto que las funciones directivas tienen efecto en todas las reas funcionales y en todos los niveles, el control, en consecuencia, debe comprender todas las actividades de la empresa y emplear diversos medios para conseguirlo, segn la actividad que en cada caso quiera controlarse: financiamiento, produccin, personal, etc. En principio cualquier actividad puede controlarse en alguno o varios de los aspectos siguientes: 1. 2. 3. 4. Cantidad. Calidad. Costo. Tiempo. Pgina 36

CECyTEG Tierra Blanca Prof. Alfonso Medina

APLICAR EL PROCESO ADMINISTRATIVO EN SU 2010 DESEMPEO TECNICO PROFESIONAL

El ejecutivo, para controlar los resultados de sus subordinados, cuenta con un nmero casi ilimitado de mtodos, en los cuales se implican los aspectos cantidad, calidad, costo y tiempo. Entre los mtodos ms utilizados conviene citar los siguientes: Observacin personal. Los empleados y trabajadores saben que la observacin directa equivale a que estn evalundolos, tanto en su persona como en su trabajo, de ah que muchos subordinados tratarn de impresionar a su jefe en forma un tanto artificiosa. No obstante, a pesar de cualquier contingencia, las observaciones personales deben tomarse como un buen medio de control directo, por lo cual es de recomendarse se hagan en forma planeada y sistemtica. Ejemplos. En determinadas circunstancias, es posible que sealar ciertos ejemplos sea un medio adecuado para ejercer control. Esto sucede porque un ejemplo que el ejecutivo muestre, por ejemplo llegar temprano, puede ser una norma que los trabajadores tratarn de imitar, tratando de ser puntuales. Fijar lmites. En aquellas situaciones donde los subordinados tienen facultad para tomar decisiones, es necesario, para controlarlos, fijar un lmite, arriba del cul no podrn decidir sin el permiso expreso de un superior. Como ejemplo un ejecutivo se le asigna una cantidad para gastos menores, al pagar una factura de una cantidad mayor, deber pedir autorizacin a su superior. Establecer reglas. Las reglas establecen lo que debe hacerse en determinadas circunstancias, lo que indicar al subordinado en forma precisa la conducta que deben observar o especficamente lo que se debe hacer. Presupuestos. El presupuesto como instrumento de la planeacin, es asimismo, un instrumento de control. Un presupuesto sin control tiene poco o ningn valor para fines administrativos. En l se establecen las pautas para la distribucin de los ingresos requeridos por rea o departamento, asignados por la gerencia general a travs de presentacin de requerimientos departamentales.

Fases de control. Las fases de control son los pasos fundamentales que deben efectuarse en todo control administrativo, independientemente de la actividad. Incluyen: 1. establecimiento de la norma o base de control. Las bases del control se precisan por medio de los mismos planes, es decir, son los objetivos, las polticas, los programas, los procedimientos, etc. Hasta llegar a los estndares detallados, fijados en trminos de tiempos, de medidas, de unidades, etc. Estos estndares son determinados por estudios de tiempos y movimientos, de mtodos estadsticos, de experiencias o simple apreciacin. CECyTEG Tierra Blanca Prof. Alfonso Medina Pgina 37

APLICAR EL PROCESO ADMINISTRATIVO EN SU 2010 DESEMPEO TECNICO PROFESIONAL

2. medicin de lo que se ha hecho. Este paso puede hacerse de maneras diferentes. De acuerdo con la naturaleza de la actividad a medir: Mediante observacin personal. Tomando nota en el lugar de los hechos sobre la actividad que queremos medir. Mediante informes orales, o sea en conversaciones con las personas directamente involucradas en la accin por medir. Este tipo de informacin tiene la ventaja de requerir menos tiempo que el escrito y permitir, a quien a quien lo rinda mayor libertad de expresin. Mediante informes escritos, los cuales, aunque requieren ms tiempo en su elaboracin, son ms precisos, permiten el despliegue de datos numricos, el uso de representaciones grficas, y tienen el carcter de permanentes. Mediante instrumentos de medicin, tales como manmetros, contadores, niveles, aparatos de registro, etc. Mediante tcnicas matemticas, como son las comprendidas bajo el nombre de investigacin de operaciones. Esta representa una valiosa ayuda tanto para planear como para controlar, en virtud de que analiza el problema y presenta las diversas alternativas que tiene. Mediante anlisis estadsticos, es decir, aplicando las teoras de las probabilidades a problemas donde la exactitud sera imposible. Mediante equipos electrnicos, para la coleccin, almacenaje y anlisis de grandes cantidades de datos que los hagan ms objetivos y faciliten su control.

3. evaluacin de los resultados. Consiste en la comparacin de los resultados obtenidos y ya medidos, con los planes o con las normas base de control. Con esta comparacin sabremos si se cumplieron los estndares fijados, si se rebasaron o si no se alcanzaron. 4. correccin de las desviaciones. ltimo paso, con el cual se termina la funcin de controlar, consiste en corregir las desviaciones, ya que la comparacin de los resultados obtenidos, con los estndares, no tendra objeto si no se tomaran medidas para eliminar las discrepancias del caso, y tomar las medidas de prevencin para el futuro.

El control significa, fundamentalmente, el conocimiento de los resultados; sin embargo, el ejecutivo debe llegar al fondo de los mismos para determinar las causas que los originan. No basta conocer que sucede, sino tambin el porqu, a fin de tomar decisiones precisas que corrijan definitivamente las causas que originaron las discrepancias.

CECyTEG Tierra Blanca Prof. Alfonso Medina

Pgina 38

APLICAR EL PROCESO ADMINISTRATIVO EN SU 2010 DESEMPEO TECNICO PROFESIONAL

Controles bsicos. En toda empresa son muchas las actividades que deben estar sujetas a control, para que se asegure su buena marcha. Es por ello que los altos ejecutivos deben cuidar que, cuan do menos, se lleven a cabo en forma efectiva los siguientes controles: Control de calidad. Comprobar las caractersticas del producto tales como: actuacin funcional, composicin, dimensiones, resistencia, forma, ejecucin, color y acabado. Todas ellas se comparan con las normas fijadas para el producto. Ayuda a reconocer y suprimir las causas de los defectos, as como las desviaciones respecto al conjunto de especificaciones. Control de existencias. Tiene por objeto proteger a la empresa, contra la innecesaria acumulacin de existencias y contra los programas de trabajo irregulares debidos a la falta de materias primas apropiadas en el momento en que se necesitan. Control de ventas. Mide la actuacin de la organizacin de ventas del negocio, comparndola tanto con las cuotas de ventas como con la capacidad de produccin. Control financiero. Los ejecutivos obtienen una completa visin de la forma como se emplean los fondos en comparacin con los presupuestos. Permite conocer las necesidades financieras de la empresa a corto y largo plazo, as como las obligaciones contradas con terceros. Control de costos. Indica el control de erogaciones que integran el costo del producto (materiales, mano de obra, gastos, etc) esto sirve de base para tomar decisiones respecto a precios, salarios etc. Control de personal. Es til para reducir practicas nocivas como la impuntualidad, el ausentismo, y las bajas y cambios del personal. Ayuda a estudiar las forma de reclutar nuevo personal. Control de seguridad industrial. Es de mucha importancia par reducir riesgos y prevenir accidentes, eliminando las fuentes de peligro en las instalaciones materiales de la empresa. Control interno. Desde el punto de vista administrativo, comprende el plan de organizacin y todos los mtodos y procedimientos que, en forma coordinada, se adoptan en un negocio para la proteccin de sus recursos, para obtencin de informacin financiera, etc.

CECyTEG Tierra Blanca Prof. Alfonso Medina

Pgina 39

APLICAR EL PROCESO ADMINISTRATIVO EN SU 2010 DESEMPEO TECNICO PROFESIONAL

BIBLIOGRAFA

Abbagnano Nicola. Diccionario de Filosofa. Mxico 1974. Editorial Fondo de Cultura Econmica.

Ciavenato Idalberto. Introduccin a la teora general de la administracin. Quinta edicin. Mxico 2000. Editorial McGraw Hill.

Fernndez Arena Jos Antonio. El proceso administrativo. Mxico 1991. Editorial Diana.

Gmez Ceja Guillermo. Planeacin y organizacin de empresas. Octava edicin. Mxico 1994. Editorial McGraw Hill.

Koontz Harold, Weihrich. Administracin una perspectiva global. Onceava edicin. Mxico 1998. Editorial McGraw Hill.

Mndez Morales Jos Silvestre. Fundamentos de economa. Mxico 1996. Editorial McGraw Hill.

Rodrguez Valencia Joaqun. Introduccin a la administracin con enfoque de sistemas. Cuarta edicin. Mxico 2003. Editorial Thomson.

Stutely Richard. Plan de negocios, la estrategia inteligente. Mxico 2000. Editorial Pearsons Educacin.

Terry George, Franklin Sthepen. Principios de administracin. Dcima segunda reimpresin. Mxico, 1997. CECSA

CECyTEG Tierra Blanca Prof. Alfonso Medina

Pgina 40