CURS OPTIONAL CORESPONDEN A COMERCIAL Asist. Univ.

Corina Stancu

Obiectivele cursului: nsusirea notiunilor de baz specifice stilului administrativ si a tehnicilor de redactare a scrisorilor de afaceri. Tematica: Norme generale de redactare a scrisorilor de afaceri; Clasificarea corespondentei; Structura scrisorilor de afaceri; Formule specifice n corespondenta commerciala; Modele de scrisori commerciale; Abrevieri si sigle italiane folosite in comert si economie Forma de evaluare: Verificare Bibliografie: - Oana Salisteanu Cristea, Limba italiana, Corespondenta commerciala, Polirom, Bucuresti, 2004 - Mariana Sandulescu, Limba italiana pentru afaceri, Teora, bucuresti, 1997 - Donatella Giovannini, Manuale di corrispondenza commerciale, Milano, Antonio Vallardi Editore, 1997

Semestrul I

CORRISPONDENZA COMMERCIALE La corrispondenza commerciale l'insieme dei documenti che le aziende si scambiano per avviare o mantenere rapporti commerciali. Pi precisamente essa include: Lettere Telegrammi Telex Fax Relazioni documenti contabili: copie commissione, bolle di accompagnamento, merci, fatture, estratti conto, bilanci, ecc. Tutti questi documenti devono presentare dei requisiti di completezza, chiarezza e leggibilit: essi infatti, in quanto documentano l'attivit di un'azienda in tutte le sue fasi, assumono il valore di atti ufficiali. Alla chiarezza e completezza di tali documenti concorrono precise regole di estetica dattilografica, volte a evidenziare il contenuto e a facilitare la lettura e l'utilizzo pratico della corrispondenza LA LETTERA COMMERCIALE La lettera commerciale il mezzo pi utilizzato per creare e mantenere rapporti fra le aziende. Nel redigere una lettera commerciale bisogna tenere presente i requisiti essenziali che essa deve presentare: forma corretta, ovvero senza errori di ortografia o correzioni manuali;

esposizione chiara e precisa del contenuto, in modo tale da evitare malintesi tra le parti e predisporre favorevolmente chi la legge; concisione, al fine di concentrare l'attenzione sull'argomento. Molta importanza riveste la presentazione generale della lettera e in modo parti-colare: - la forma; - la disposizione estetica della lettera; a tal fine bisogner individuare le varie parti che la compongono, che devono rispettare alcune precise regole. GLI ELEMENTI DI UNA LETTERA COMMERCIALE La lettera commerciale costituita da una serie di elementi, per ciascuno dei quali valgono precise regole formali. Alcuni di questi sono parte essenziale della lettera non possono quindi mai mancare (intestazione, data, indirizzo ecc.) mentre (note riferimenti, allegati, ecc.) possono essere inseriti quando se ne presenti la necessit. ELEMENTI ESSENZIALI Gli elementi costitutivi essenziali di una lettera commerciale sono: l'intestazione la data l'indirizzo del destinatario il testo la firma. Intestazione L'intestazione deve comprendere: cognome e nome o ragione sociale; indirizzo (via, numero civico, CAP, localit, sigla della provincia); numero telefonico e/o di telefax (completo di prefisso); numero di codice fiscale (per le persone fisiche: composto da 16 caratteri alfanumerici) e/o numero di partita IVA (per i professionisti o le societ: composto da 11 cifre); numero di registrazione presso la CCIAA (Camera di Commercio Industria Artigianato e Agricoltura); numero di registrazione al registro delle Imprese presso il tribunale; il capitale sociale (solo per le societ di capitale). L'intestazione viene solitamente predisposta a stampa (corra intestata) e laspetto grafico e la disposizione dei vari elementi, accompagnati spesso dal logo dellazienda, vengono molte volte stabiliti da studi grafici: possono essere disposti al piede della pagina o lateralmente, a sinistra o a destra, in senso verticale. Se non dispone di carta intestata, l'operatore potr creare l'intestazione a proprio gusto, prendendo spunto da alcune disposizioni suggerite dallestetica dattilografica. Come abbiamo visto, di norma vengono riservate all'intestazione le prime 10 righe. INTESTAZIONE SEMPLICE O CENTRATA Tutte le righe che la compongono vengono centrate rispetto al foglio: LUIGI VERGA S.a.s. di VALERIO VERGA & C . - OROLOGERIA Via Dogana, 3 20123 MILANO

Tel.02/8056521 fax. 02/8056522 C.F. e P. IVA 04370140156 Intestazione a "occhietto" Tutte le righe che la compongono vengono allineate al margine sinistro: ALFABETA FINANZIARIA S.P.A. Corso Italia, 15 20123 MILANO Capitale Sociale 712.347.170.000 Trib. Milano n. 312037/7822/37 Cod. fisc. 00175250471 Intestazione mista Alcuni elementi vengono centrati, altri allineati al margine sinistro: ERICSSON S.p.A. Via Anagnina, 203 00100 ROMA Capitale Sociale 25.740.000.000 lire Tribunale di Roma n. 2168/59 Cod. fisc. 00404920589 Data La data va scritta per esteso secondo questo schema: la localit di partenza della lettera, seguita da una virgola il giorno il mese (con l'iniziale minuscola) l'anno. Per esempio: Torino, 26 gennaio 1998 La data viene solitamente allineata al margine destro, ma in alcuni casi (come nella disposizione in blocco all'americana) viene allineata al margine sinistro. Nella carta intestata pu essere gi predisposta l'indicazione della locala seguita dalla virgola: in questo caso sufficiente aggiungere l'indicazione della data. Indirizzo del destinatario L'indirizzo del destinatario pu essere disposto su 3 o 4 righe e deve comprendere: vocativo (Egregio Signore; Gent. Sig.ra; Spett.le Ditta) cognome e nome o ragione sociale via e numero civico CAP, localit, sigla della provincia. L'indirizzo va allineato al margine sinistro; quando si utilizzano le buste a finestra, con trasparente, va invece collocato nell'apposito spazio o battuto partendo dal centro della riga. NOTA Se si utilizzano le buste a finestra bisogna fare molta attenzione alla compilazione dellindirizzo del destinatario e precisamente all'indicazione del CAP, della localit e della sigla della provincia. Con l'entrata in vigore del Sistema Automatico Riconosci-mento Indirizzi (SARI) l'utente, per evitare che l'indirizzo non venga riconosciuto dalla macchina con i conseguenti disguidi e ritardi dei tempi di consegna della lettera stessa, deve: scrivere l'ultima riga dell'indirizzo utilizzando caratteri MAIUSCOLI non utilizzare la sottolineatura non scrivere nulla sotto non utilizzare segni particolari (trattini, parentesi, ecc.) tra il CAP e la localit e tra la localit e la sigla della provincia. Testo della lettera

II testo deve essere disposto nella parte centrale del foglio, rispetto alla sua lunghezza. I capoversi possono iniziare a margine o avere un rientro (a seconda della disposizione della lettera) che pu variare da 5 a 10 battute. Firma La firma deve essere scritta, preferibilmente, tutta in caratteri maiuscoli e pu essere disposta: allineata al margine destro allineata con il punto di inizio della data partendo dal centro della riga allineata al margine sinistro. ELEMENTI FACOLTATIVI Altri elementi, pur non essendo essenziali, caratterizzano le lettere commerciali e aiutano l'operatore nelle fasi di archiviazione, ricerca e comprensione della lettera stessa. Riferimenti I numeri o le sigle di riferimento possono essere del mittente (Ns. rif.), del destinata-rio (Vs. rif.) o di entrambi e consentono di collegare la lettera a precedenti comunicazioni. Nella carta intestata possono essere previsti appositi spazi dove inserire i riferimenti. Possono essere disposti: a margine sinistro sulla stessa riga della data sotto la data. Sigle Sono le iniziali del nome della persona che ha elaborato la lettera (maiuscole- nome e cognome) e della persona che l ha materialmente digitata (minuscole: nome e cognome). Vanno separate tramite una barra (/), per esempio: CR/gm. Possono essere disposte: come i riferimenti, allineate al margine sinistro, sulla stessa riga della data; allineate al margine sinistro a una distanza di 3-6 interlinee dalla firma. Protocollo un elemento obbligatorio nella corrispondenza della pubblica amministrazione e corrisponde al numero progressivo di registrazione nell'apposito registro. Viene disposto a sinistra sulla stessa riga della data. Indicazioni particolari Le indicazioni come PERSONALE, RISERVATA, ESPRESSO, RACCOMANDATA ecc devono essere scritte in caratteri maiuscoli e devono essere disposte allineate 'al margine sinistro sulla stessa riga della data, sopra o sotto l'eventuale riga che contiene altre indicazioni a margine sinistro (come i riferimenti o il numero di protocollo). Oggetto un'indicazione che riassume brevemente l'argomento trattato nella lettera. Va disposto allineato al margine sinistro 3 interlinee sotto l'indirizzo e 3 interlinee sopra l'inizio della lettera. NOTA La dicitura "Oggetto" pu essere omessa. Allegati una formula che indica la presenza di altri documenti inseriti nella stessa busta della lettera. Va disposta allineata al margine sinistro, 3-6 interlinee sotto la firma, nella forma: All.: copia della lettera del 12 giugno 2006; copia dell'accordo del 19 giugno 2006.

Note Varie La lettera pu contenere delle note (Post-scriptum o P.S., Nota bene o N.B., eco.) che contengono un argomento specifico o importante da evidenziare. Vanno disposte allineate al margine sinistro, 3-6 interlinee sotto la firma.

Intestazione

L'intestazione (letterhead), usata soprattutto nella corrispondenza commerciale e professionale, la sigla o il marchio commerciale di una ditta, di un'azienda o di un professionista e si trova gi impressa sul foglio intestato, di solito in alto a sinistra e pu anche continuare in pi di pagina. In genere, include il logotipo, il nome, l'indirizzo, il numero di telefono/fax, l'URL e la E- mail (se sono disponibili), cio i dati del mittente. Quando ci si rivolge a un'azienda o a un individuo nella corrispondenza commerciale, il nome e l'indirizzo del destinatario si scrivono sulla parte superiore del foglio a sinistra (anche a destra) prima della data (se c' gi l'intestazione, l'informazione non si ripete). Se si conosce il nome di chi ricever la lettera si pu aggiungere alla cortese attenzione/CA: Spett.le Societ Sistemi Gem S.r.l. c.so E. Balbo, 24 10129 Torino

Destinatario

ALLA CORTESE ATTENZIONE DEL SIG. EZIO RINALDI, DIRETTORE DI MARKETING oppure CA: Sig. Ezio Rinaldi, Direttore di Marketing Torino, 18 settembre 1999. (omettere esordio e proseguire al corpo), .... Data La data si colloca di solito in alto, a destra, sotto l'intestazione (se c') o il destinatario nella corrispondenza commerciale. Nella corrispondenza privata il primo elemento sul foglio sul margine superiore a destra. L'articolo nella data non necessario. La data viene sempre preceduta dal nome della citt/paese (anche se figura nell'intestazione) da dove la lettera viene spedita e seguito da una virgola, ad es., Bologna, 18/09/99; Bologna, 18 settembre 1999; Bologna, 18/IX/99 Quando, comunque, il testo della lettera breve, si potrebbe anche collocare nel margine inferiore destro o sinistro, anzi in passato era diffuso scrivere la data dopo la firma in fondo sul margine destro. Il giorno si scrive in numero, il mese in numero o in lettere (preferibile in lettere e con l'iniziale minuscola) e l'anno in numero. Cortese Nella corrispondenza commerciale, se si conosce il nome di chi ricever la lettera

attenzione

si pu aggiungere alla cortese attenzione/CA: (o tutto MAIUSCOLE e in neretto, o in neretto e sottolineato) ma attenzione poi a non ripetere il nome del destinatario nell'esordio (v. es. 2 sotto) Es., Spett.le Societ Sistemi Gem S.r.l. c.so E. Balbo, 24 10129 Torino

ALLA CORTESE ATTENZIONE DEL SIG. EZIO RINALDI, DIRETTORE DI MARKETING oppure CA: Sig. Ezio Rinaldi, Direttore di Marketing Torino, 18 settembre 1999. (omettere esordio e proseguire al corpo), .... oppure senza la CA. Egr. Sig. Ezio Rinaldi Direttore di Marketing c.so E. Balbo, 24 10129 Torino Torino, 18 settembre 1999. Egregio Signor Rinaldi, .... Riferimento I riferimenti si trovano solo nella corrispondenza commerciale. Di solito, si scrivono con formule del genere n./rif., Ns/rif., Vs/rif. e seguono o la cortese attenzione o dopo la data, prima dell'oggetto. V. esempio sotto: Spett.le Societ Sistemi Gem S.r.l. c.so E. Balbo, 24 10129 Torino CA: Sig. Ezio Rinaldi, Direttore di Marketing Ns. rif. 18-22 Vs. rif. PA/VA Torino, 18 settembre 1999. ....

Oggetto

Nella corrispondenza commerciale, l'oggetto racchiude in modo riassuntivo il contenuto della lettera. Si include dopo la data e dopo il riferimento (se c'), tutto MAIUSCOLE e in neretto, o in neretto e sottolineato, scritto o per esteso o in forma abbreviata (Ogg.): Spett.le Societ Sistemi Gem S.r.l. c.so E. Balbo, 24 10129 Torino CA: Sig. Ezio Rinaldi, Direttore di Marketing Ns. rif. 18-22 Vs. rif. PA/VA Torino, 18 settembre 1999. OGGETTO: Pagamento oppure Ogg: Pagamento ....

Esordio

L'esordio (sempre a sinistra, con una maiuscola iniziale, seguito da una virgola e poi a capo) la parte iniziale o il principio della lettera vera e propria: v. esempio sotto: ... (destinatario solo nella corrispondenza commerciale) Bari, 21 settembre 1999. Egregio Signor Rinaldi, oppure Caro amico, Cara mamma, ecc. .... Nella corrispondenza commerciale si pu omettere solo nel caso ci fosse una cortese attenzione oppure se si scrive direttamente a un'azienda, inviando la lettera all'attenzione di nessuno in particolare. L'uso dell'esordio rientra nella sfera soggettiva dello scrittore che ha a sua disposizione un elenco ampio di formule da cui scegliere in aggiunta ai possibili titoli del destinatario. Da ricordare che sconsigliato usare forme abbreviate nell'esordio. Ecco un elenco di alcuni convenevoli: Corrispondenza personale formule che esprimono Caro/a/i/e + Nome, affetto, amicizia o intimit. In Carissimo/a/i/e + Nome, caro tutti questi casi, il Nome non Mio/a/i/e caro/a/i/e + Nome, deve necessariamente seguire

Caro/a signore/a, gentile Gentile amico/a,

un po' pi formale formula usata per amicizia non stretta e maggior cortesia

Corrispondenza commerciale gentile egregio distinto Gentile signore/a o titolo, Gentilissim/a/i/e signori/e, Egregio signore/a, Egregio avvocato Blasi, Egregio Ingegnere, Distinta dottoressa Brizzi, Distinto Geometra, Pregiatissimo Professore, Pregiatissimo Signore, Chiarissimo Professore, formule generali di cortesia formule di cortesia a cui si pu far seguire il titolo del destinatario usate per chi ha un posto sociale di riguardo e con cui non c' nessuno legame stretto formula riservata a persone di alto riguardo sociale o intellettuale formula riservata a persone di altissimo riguardo sociale o intellettuale formula riservata a persone grande merito sociale o culturale titolo riservato a senatori, deputati, capi di stato e simili esordio che si usa solo per aziende, ditte e simili Eminenza si usa per cardinali, eccellenza reverendissima per i vescovi, abati e sim., reverendo/a per sacerdoti e suore e molto reverendo per parroci, vicari, decani e sim.

pregiatissimo stimato chiarissimo

illustrissimo

Chiarissimo Direttore,

onorevole spettabile

Onorevole Senatore, Spettabile Ditta,

eminenza reverendo eccellenza reverendissima

Reverendo padre, Sua Eccellenza,

Corpo

Il corpo la parte centrale della lettera che espone l'argomento e inizia sempre con un capoverso. Di solito, la prima parte una formula introduttiva, segue poi la tema centrale e infine la parte conclusiva. Il "commiato" ovvero la "chiusura" di una lettera va sempre accompagnata da qualche frasetta che serve da "conclusione" e segue il corpo della lettera. La chiusura va sempre seguita da un punto dopodich verr la firma: v. esempio. ... (destinatario solo nella corrispondenza commerciale) Bari, 21 settembre 1999. Mio caro Marco,

Chiusura

.... chiusura. Ecco alcuni commiati: Corrispondenza personale Con affetto. Baci e abbracci. Un grosso abbraccio. Con tanto affetto. Con tutto il mio affetto. Affettuosi saluti. Un grosso abbraccio. Abbracci. Tuo/a. Corrispondenza commerciale Distinti saluti. Cordialit. Cordiali saluti. Un cortese saluto. In attesa di un Suo gradito riscontro. Ringraziando per l'attenzione.

Antefirma

L'antefirma si include solo nella corrispondenza commerciale e preceder la firma vera e propria. L'antefirma il nome della ditta e il nome e cognome della persona e la carica che occupa, o digitata oppure timbrata: v. esempio nel caso di un'azienda e sim. che scrive ad un'altra. Spett.le Societ Sistemi Gem S.r.l. c.so E. Balbo, 24

Servizol S.p.A. Direttore vendite Giuliano Nandoni Se la lettera di tipo commerciale ma scritta da un individuo privato e non da un'altra ditta e sim. nell'antefirma si include l'indirizzo (v. esempio). Spett.le Societ Sistemi Gem S.r.l. c.so E. Balbo, 24 10129 Torino CA: Sig. Ezio Rinaldi, Direttore di Marketing Ns. rif. 18-22 Vs. rif. PA/VA Bologna, 18 settembre 1999. Ogg: Pagamento ... corpo chiusura. Pietro Mariano Rossi Corso Smeraldo 21 40125 BOLOGNA Nella corrispondenza personale, l'antefirma non si aggiunge. Firma La firma segue l'antefirma e di solito si colloca a destra. Spett.le Societ Sistemi Gem S.r.l. c.so E. Balbo, 24 10129 Torino CA: Sig. Ezio Rinaldi, Direttore di Marketing Ns. rif. 18-22 Vs. rif. PA/VA Bologna, 18 settembre 1999. Ogg: Pagamento ... corpo chiusura. Pietro Mariano Rossi Corso Smeraldo 21 40125 BOLOGNA firma: nome e cognome Va ricordato che nella corrispondenza personale, non si firma mai il cognome.

Il p.s., "poscritto" dal latino post scriptum, ci che si aggiunge a una lettera dopo Poscritto (P.S.) averla gi conclusa e firmata. Spesse volte, ha anche la funzione di mettere maggior enfasi su una qualche idea gi espressa nel corpo della lettera. Comunque, mentre nella corrispondenza personale molto usato, il p.s. da evitare nella corrispondenza commerciale. Si colloca dopo la firma, nel margine sinistra. L'allegato un documento e simile che si aggiunge alla lettera (di solito citato nella lettera o di qualche rilevanza ad essa) e si invia "allegato" alla lettera. Per indicare la presenza di allegati, si aggiunge "Allegati" oppure la forma abbreviata "All." seguito dal numero di pezzi allegati, in fondo a sinistra, dopo la firma (v. esempio). Spett.le Societ Sistemi Gem S.r.l. c.so E. Balbo, 24 10129 Torino CA: Sig. Ezio Rinaldi, Direttore di Marketing Ns. rif. 18-22 Vs. rif. PA/VA Bologna, 18 settembre 1999. Ogg: Pagamento ... corpo chiusura. Pietro Mariano Rossi Corso Smeraldo 21 40125 BOLOGNA firma: nome e cognome

Allegati

All. 3 In passato, era comune collocare l'allegato dopo l'oggetto. Iniziali d'autore/ dattilografo Le iniziali d'autore/autrice e del dattilografo o della dattilografa si indicano solo nella corrispondenza commerciale. Queste iniziali sono l'ultimo elemento della struttura della lettera e si collocano in fondo, sempre a sinistra, dopo gli allegati (se ci sono). Le iniziali del autore o della autrice si scrivono tutto maiuscole, seguite da una sbarretta (/) o anche dai due punti (:), con poi le iniziali del dattilografo o della dattilografa tutto minuscole (v. esempio). Spett.le Societ Sistemi Gem S.r.l. c.so E. Balbo, 24

c.so E. Balbo, 24 10129 Torino CA: Sig. Ezio Rinaldi, Direttore di Marketing Ns. rif. 18-22 Vs. rif. PA/VA Bologna, 18 settembre 1999. Ogg: Pagamento ... corpo chiusura. Pietro Mariano Rossi Corso Smeraldo 21 40125 BOLOGNA firma: nome e cognome

All. 3