GESTIN DE INFORMACIN APLICADA A LA UNIVERSIDAD PRIVADA DEL ESTADO DE MXICO PARA SU AUTOMATIZACIN.

V. Vargas Olvera1 M. Rodriguez Preciado2

RESUMEN
El presente artculo demostrar que todas las empresas independientemente del giro que tenga, necesitan automatizar su procesos y recursos para lograr la satisfaccin del cliente y tener una ventaja competitiva sobre la competencia, por lo que la utilizacin de sistemas de informacin facilitan esta tarea, es indispensable que cuenten con un ERP adecuado a su modelo de negocio, de tal forma que este vaya cambiando conforme la dinmica del mercado al que pertenecen. En particular se tratara el caso de la Universidad Privada del estado de Mxico plantel Ecatepec la cual cuenta son un sistema pero que acorde a su operacin no es el adecuado y se analizara las razones y cul es la recomendacin que se le hace., as la gestin de la informacin es un proceso de definir, evaluar, salvaguardar y distribuir los datos dentro de una organizacin o sistema. A medida que las empresas se dirigen hacia modelos sensibles de negocios electrnicos, invierten en nuevas estructuras de aplicaciones de apoyo en la toma de decisiones dirigidas por informacin que las ayudan a responder rpidamente a las condiciones cambiantes del mercado y a las necesidades de sus clientes y as se definen los sistemas de informacin como un conjunto de elementos o componentes interrelacionados ara recolectar (entrada), manipular (procesamiento) y determinar (salida) datos e informacin, que cuenta adems con un mecanismo de retroalimentacin para el cumplimiento de un objetivo, depende de cada empresa el grado de importancia que se le de a este instrumento para automatizacin de sus procesos y la correcta toma de decisiones.

INTRODUCCIN Toda empresa grande o pequea, necesita una infraestructura para poder desarrollar sus actividades. Esta estructura organizativa suele ser una red de funciones que hay que desarrollar, incluye: controlar y gestionar el empleo de los recursos financieros (dinero), comercializar de manera ptima los productos o servicios. Por ello, las organizaciones estn incluyendo una infraestructura para coordinar sus flujos y registros de informacin necesarios para desarrollar sus actividades de acuerdo a su modelo de negocio. El enfoque de sistemas es un proceso de toma de decisiones que se usa para disear sistemas. La toma de decisiones es un trmino reservado, en ocasiones, para la accin de elegir entre varias alternativas, es un proceso de pensamiento que tiene como fin el solucionar un problema o una necesidad que satisfacer. En base a las necesidades de las empresas por esta razn surgi el sistema ERP con el objetivo de facilitar un sistema que cubriera todas las reas de una empresa de forma integrada: finanzas, compras, ventas, recursos humanos, etc.

Directora de Capital Humano de la Universidad Privada del Estado de Mxico. Encargado de Sistemas de la Universidad Privada del Estado de Mxico Plantel Ecatepec.

Cada da se utiliza en mayor grado la tecnologa de informacin para apoyar y automatizar las actividades de una empresa. Es importante contar con el apoyo adecuado para lograr las mayores ventajas del uso de la tecnologa. Las empresas de todo el mundo estn cada vez ms conectadas, tanto internamente como otras empresas, por esta razn debe responder rpidamente a las necesidades tanto de la competencia como de sus clientes, por eso deben auxiliarse de la tecnologa y hacer ms eficientes sus procesos internos. Enfocndonos a nuestro caso, comentaremos que la universidad Privada del Estado de Mxico fue creada en el ao 2000 por un comit de directivos con la inquietud de hacer una institucin de buen nivel educativo pero a precios accesibles. Como toda empresa inicio operaciones solo con poco personal e instalaciones carentes, pero con el paso de los aos, la operacin creci de tal forma que existi la necesidad de implementar ms departamentos y planteles en varios lugares ms como: Pachuca, Texcoco, Tecamac e Ixtapaluca, y Mrida Yucatn. Revisando dicha operacin ya se hizo necesario adquirir un sistema, entonces se implemento el SICE (Sistema Integral de Control Escolar), ANALISIS La problemtica de la Universidad Privada del Estado de Mxico es que cuenta con un sistema (SICE) que solo ayuda en el proceso a pocos departamentos, en sus diferentes funciones hay demoras, el alumnado no se siente satisfecho con el servicio que proporcionan al momento de las inscripciones hay lentitud en el proceso y adems el personal administrativo no hace sus funciones de forma eficaz, el SICE no cumple con las expectativas. A continuacin se presenta la siguiente tabla: APOYO DE SICE EN DEPARTAMENTOS UPEM DEPARTAMENTOS Presidencia Vicepresidencia Direccin General Coordinaciones Contabilidad Recursos Humanos Servicios Escolares Sistemas Caja Recepcin Biblioteca Enlace Estudiantil Diseo Servicio Social Posgrado y titulacin FUNCIONES DEL SICE No aplica No aplica No aplica Carga de horarios Cartera vencida, se auxilia de ASPEL para las dems actividades, No aplica Base de datos del alumnado Soporte Referencia de pagos. No aplica Inventario de libros No aplica No aplica No aplica No aplica

Idiomas Diseo Curricular Relaciones Publicas

No aplica No aplica No aplica

Tabla 1. Departamentos de la Universidad Privada del Estado de Mxico (Plantel Ecatepec), de los cuales se identifica cuales se apoyan en SICE.

COBERTURA DEL SISTEMA

Depto. con SICE 42%

Depto. sin SICE 58%

60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%

Dptos. sin SICE Deptos. con SICE

Grafica 1. Muestra el porcentaje de cobertura del sistema SICE.

Como se puede observar, es un sistema que solo se aplica a algunos departamentos , (42%) y eso de forma no muy eficiente, en cuanto a los dems no les sirve en sus funciones, es decir, si el comit de la institucin deseara obtener informacin global, tendra que estar en contacto con cada uno de los directivos de reas, no existe un sistema integral de tal forma que arroje toda la informacin de la institucin para la correcta toma de decisiones, adems de que por ejemplo el departamento de decisiones, contabilidad utiliza otro sistema, por lo que no hay una automatizacin estandarizada.

EFICIENCIA DEL SISTEMA CIA

Departamentos Biblioteca Caja Coordinacin Contabilidad Coordinacin Servicios Escolares Sistemas

% Eficiencia 20 % 40 % 15 % 40 % 15 % 50 % 50 %

% Eficiencia
50 40 30 20 10 0

% Eficiencia

Grafica 2. Muestra el porcentaje de eficiencia del sistema SICE.

Como se muestra en el estudio, el sistema es por dems ineficiente, para algunas reas, y en las que es un poco ms eficiente no rebasa el 50%. Adems de que e existen apartados que son intiles, como asignar aulas y eso no aplica, se satura mucho el tiles, sistema, no puede haber ms de 3 usuarios porque se hace lento y no reconoce cierta de informacin.

CONCLUSIONES Y / O RECOMENDACIONES Los sistemas de informacin organizacionales han evolucionado a partir de su utilizacin como medio para automatizar los procesos operativos hacia fuentes de operativos informacin que sirven de base para el proceso de toma de decisiones como apoyo a los niveles medio y alto, para finalmente, convertirse en herramientas para obtener ventajas competitivas a travs de su implantacin y uso apoyando al mximo nivel de organizacin.

En la Universidad Privada del estado de Mxico no sucede esto, a pesar de la instalacin del SICE, a un no logran eficientar sus funciones como debera, por lo que la institucin debera pensar a futuro en la instalacin de un nuevo sistema como el Cloud Campus que es el que se recomienda ya que ofrece los siguientes mdulos: 1) Gestin de Informacin 2) Servicios Escolares 3) Tesorera 4) Reportes Los principales beneficios serian: Administracin escolar eficiente. Ahorro de tiempos. Consultas fciles para profesores y Respuesta inmediata Es un sistema ms integral y representara una excelente inversin para la universidad. BIBLIOGRAFIA 1.- Cohen, D y Asin E. (2000). Sistemas de informacin para los negocios, un enfoque de toma de decisiones. (3ra Ed.) Mxico, D.F: Mc Graw Hill. 2.- Van Gigch , J. (2007). Teora general de sistemas. (3ra Ed.) Mxico D.F: Trillas. 3. - Kenneth, C y Jane, P. (2008). Sistemas de informacin gerencial, administracin de la empresa digital. (10ma Ed.)Mxico D.F: Pearson Prentice Hall. 4.- Gomez, A y Suarez, C. (2009). Sistemas de informacin, herramientas prcticas para la gestin. (3ra Ed.)Mxico D.F: Alfaomega. 5. - James, A y George, M. (2006). Sistemas de informacin gerencial. (7ma Ed.) Mxico D.F: Mc Graw Hill. 6.- Microsoft (2004). Diccionario de informtica e internet. (2da ed.) Mxico D.F: Mc Graw Hill. 7.- Mario, G; Calvo, J: Cervero, J y Fernndez, L. (2002). Anlisis y diseo detallado de aplicaciones informticas de gestin. Mxico D.F: Alfaomega. 8.- Ralph, M y George W. (2000) Principios de sistemas de informacin. (4ta Ed.) Mxico D.F: International Thomson Editores.
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