Caixa e Controle Interno

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Caixa controle interno Caixa e e controle interno
UNIDADE
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Curso de Graduao em Administrao a Distncia
Objetivo
Nesta Unidade, vamos conhecer o controle interno de uma entidade, o controle do caixa, incluindo a conciliao bancria e o caixa pequeno. Apresentamos, ainda, os mecanismos para administrao do caixa numa entidade, particularmente o fluxo de caixa.
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Caixa e controle interno
Introduo
Caro estudante! Estamos iniciando a Unidade 4, na qual apresentamos a conciliao bancria, o caixa pequeno e o fluxo de caixa. Devemos lembrar, novamente, que o termo caixa usado aqui de forma abrangente, incluindo no somente a moeda corrente disponvel na caixa registradora da entidade, mas tambm os recursos existentes na conta-corrente e as aplicaes financeiras de curto prazo, que podem ser rapidamente convertidas em moeda. A administrao e controle do caixa so muito importantes para uma entidade. Na prtica, em muitos estabelecimentos, a maior parte das operaes passa pelo caixa. Isso, por si s, justificaria um cuidado especial com sua gesto e controle. Em pequenos estabelecimentos, a contabilidade confunde-se com a administrao do caixa. Nesse sentido, existem diversos instrumentos importantes e teis para o administrador.
A quantidade de recursos existentes no caixa de uma entidade uma garantia para que se tenha uma folga financeira e se possam aproveitar oportunidades de negcios, incluindo aqui a aquisio de outras entidades e de ativos permanentes, e fazer as transaes dirias. Alm disso, a folga financeira uma proteo contra situaes de recesso econmica, concorrncia forte no setor de atuao da entidade, reduo na dependncia de capital de terceiros onerosos e possibilidade de reter investidores atravs da distribuio de dividendos. Para o usurio externo, a gesto do caixa geralmente apresentada sob a forma da demonstrao do fluxo de caixa, demonstrao
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essa j comentada nas Unidades anteriores. A nfase desta Unidade mais gerencial, mais prxima ao usurio interno, que necessita uma boa gesto no caixa da entidade. Usualmente, quando uma entidade est passando por dificuldades financeiras, uma das melhores formas de reverter a situao por meio da implantao de mecanismos de controle, em particular, do controle de caixa. Uma frase comum na literatura especializada o caixa o rei. Com isso, estamos destacando a importncia da administrao do caixa para todas as entidades. A entidade necessita ter controles adequados para cuidar do seu caixa.
Controle interno
O controle interno refere-se aos mtodos e medidas usados numa entidade para monitorar, fiscalizar e proceder a um exame minucioso, no sentido de salvaguardar os seus ativos de roubos, usos no autorizados, desfalques, erros no intencionais e irregularidades. O controle interno essencial para todos os tipos de entidade, sob pena de fechar as portas. Grandes escndalos corporativos ocorrem pela ausncia de bons controles internos. Nas pequenas entidades, a falta de controle interno pode colocar em risco a continuidade e criar problemas legais para os administradores responsveis. Para melhor entender o papel do controle interno, necessrio estabelecer alguns dos princpios inerentes a ele.
Princpios do controle interno

Os princpios do controle interno estabelecem preceitos que devem ser observados pela entidade na sua atividade diria. Esses princpios no esto normatizados, mas representam um certo consenso da literatura especializada. Representam guias de ao para que o siste-
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ma de controle interno seja efetivo. Os princpios mais importantes so os seguintes: estabelecimento de responsabilidade; segregao de tarefas; procedimentos documentados; controles fsicos, eletrnicos e mecnicos; verificao independente; outras medidas de controle.
O controle interno tem sido considerado como um impeditivo ao andamento dos bons negcios da entidade. Isso um preconceito perigoso e errado. Na realidade, o controle como um freio num automvel. Sua existncia permite que o motorista possa dirigir com mais segurana e at mais rpido, sabendo ser possvel frear quando for necessrio. O controle interno est associado a desempenhar funes de forma segura e tranqila.
Estabelecimento de responsabilidade Um sistema de controle interno deve estabelecer a responsabilidade de cada indivduo. Isso significa que deve estar claro para todos quem o responsvel por uma tarefa. Quando isso no possvel, em virtude das caractersticas da funo desempenhada, preciso que fiquem claros os limites de cada pessoa com respeito sua tarefa. Um exemplo disto ocorre com o caixa de um estabelecimento comercial. A responsabilidade desse funcionrio est vinculada aos clientes que efetuam pagamento. Terminado o seu turno, os montantes correspondentes movimentao pela qual foi responsvel devem ser
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repassados ao supervisor ou responsvel. O funcionrio que assumir o caixa no prximo turno ser responsvel pela movimentao a partir do incio de cada turno. Se duas pessoas executam a funo de caixa do estabelecimento, possvel estabelecer a responsabilidade de cada um dos funcionrios. Estabelecendo responsabilidade, estamos determinando quem executa uma tarefa. Isso inclui desde o nvel mais baixo da hierarquia at o presidente da entidade.
Controles fracos podem ser caros para uma entidade. Um exemplo recente ocorreu com uma instituio bancria fundada em 1762, o banco ingls Barings. A fragilidade dos controles levou falncia dessa entidade em 1995, depois que um funcionrio, Nick Leeson, perdeu US$ 1,4 bilho numa operao numa filial asitica da instituio. Somente depois das perdas, a direo do banco descobriu que a responsabilidade dada ao funcionrio era inadequada e que os controles internos no funcionaram. O banco foi posteriormente comprado pelo ING por uma libra.
Segregao de tarefas A segregao de tarefas outro aspecto importante para um bom controle interno. Essa segregao de tarefas tem sua origem na teoria administrativa no trabalho de Frederick Winslow Taylor, desenvolvida no final do sculo XIX e incio do sculo XX. A separao de uma tarefa em vrias etapas reduz a possibilidade de erros e irregularidades. Um exemplo no qual possvel Para saber mais notar a importncia da segregao de ta*Frederick Winslow Taylor (1856 1915) forrefas ocorre nas atividades de desembolmou-se engenheiro mecnico. considerado o Pai so de uma entidade. Essa tarefa pode ser da Administrao Cientfica por propor a utilizao segregada em duas etapas: sua autorizade mtodos cientficos cartesianos na administrao o e o pagamento propriamente dito. de organizaes. Seu foco era a eficincia e eficcia
operacional na administrao industrial. Fonte: Wikipdia (2007).
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A boa norma de controle determina que
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o funcionrio que autoriza o pagamento no deve ser o mesmo que faz o pagamento. Uma segregao torna mais difcil um possvel acordo entre quem est pagando e o indivduo que est sendo beneficiado, em prejuzo da entidade. Outra situao ocorre na prpria contabilidade. Numa grande empresa, o contador que faz a contabilidade tem seu trabalho verificado por outro profissional, o auditor interno, para confirmar se todos os eventos esto sendo devidamente registrados. Isso garante uma maior segurana ao processo contbil. Numa pequena empresa, como um pequeno estabelecimento comercial, comum a separao entre o vendedor e o caixa, que recebe o pagamento do cliente.
A segregao de tarefas um critrio antigo de controle. No antigo Egito, existia a figura do escriba, que fazia a contagem do estoque de gros, ouro e outros ativos. A tentao de desviar o estoque existia, e o fara passou a ter dois escribas independentes que registravam cada transao. Quando os valores registrados pelos escribas eram iguais, no existia nenhum problema. Mas quando ocorriam diferenas significativas, os escribas eram executados. Isso era um incentivo forte para que o registro contbil fosse adequado e reduzia os desvios desses ativos.
Procedimentos documentados Consiste em estabelecer uma srie de documentos para apoiar os registros contbeis. Alm dos documentos obrigatrios por lei, como uma nota fiscal, a entidade pode criar outros documentos para melhorar o controle interno. Uma movimentao de mercadoria, que sai do depsito para a loja, deve ser acompanhada por um documento que registra tal fato. Uma eventual diferena no estoque pode ser mais facilmente constatada e apurada a responsabilidade. Juntamente com a criao de documentos para os processos internos, a entidade pode estabelecer as regras para sua utilizao, como
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a necessidade de assinatura do responsvel e a existncia de numerao neles. Controles fsicos, mecnicos e eletrnicos Os controles fsicos, mecnicos e eletrnicos auxiliam a entidade no controle. So exemplos: cofre para as moedas correntes, cadeado para impedir o acesso ao inventrio, alarme para evitar desvios, monitores de televiso e sensores na loja, sistema de GPS para seus veculos, e relgio de ponto no incio de cada turno de trabalho. Certos controles esto associados ao registro contbil, como o caso do registro de ponto, que ajuda na apurao das horas trabalhadas e, conseqentemente, no valor do salrio. Uma situao na qual a entidade pode usar esse instrumento ocorre nos computadores. Para evitar que os funcionrios usem os computadores para jogos eletrnicos ou para visita a pginas inadequadas, a entidade pode restringir e monitorar o acesso. Esse controle de acesso Internet evita tambm que hackers possam prejudicar a entidade, acessando seus sistemas e senhas. Verificao independente Usamos a verificao independente para permitir um controle adicional, como o caso, j citado anteriormente, da auditoria. A entidade pode ter uma auditoria interna, para verificao continuada dos controles internos, mas tambm contratar uma empresa de auditoria independente e externa para emitir parecer sobre a qualidade das demonstraes contbeis, conforme j discutimos em captulos anteriores. Para melhorar o sucesso da verificao, faz-se necessrio que algumas pequenas regras sejam respeitadas: a verificao independente deve ser feita, sempre que possvel, de surpresa; o processo deve ser conduzido por algum que no possua vnculo com quem ser verificado;
Notcias sobre falhas nesses controles podem ser obtidas na pgina policial dos jornais.
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os problemas constatados devem ser registrados e relatados aos superiores; sempre que possvel, devem-se adotar tcnicas modernas para descobrir os problemas. Outras medidas de controle Alm das medidas apresentadas anteriormente, listamos a seguir outras medidas de controle que podem ser adotadas: rotatividade de funcionrios e exigir que funcionrios tirem frias: alguns problemas de controle interno surgem quando a entidade no faz a rotao de funcionrios em determinadas funes. Um funcionrio com muitos anos na mesma funo tem mais chance de descobrir falha no sistema de controle interno, podendo tirar proveito desse conhecimento. Juntamente com essa medida, necessrio exigir que os funcionrios usem o perodo de frias legais. Em diversos casos prticos, fraudes foram descobertas quando um funcionrio desonesto tirou suas frias, sendo possvel constatar diferenas no desempenho do setor; sinais externos de riqueza: se um funcionrio aparece com sinais de riqueza incompatvel com sua remunerao, necessrio fazer uma investigao sobre a possibilidade de existirem problemas de controle interno no setor de sua atuao; prestigiar os mecanismos de controle interno: entidades nas quais os administradores no apiam o controle interno, considerando-o um entrave para o bom andamento da gesto, tendem a propiciar incentivos para burlas no sistema de controle interno por parte dos funcionrios; em funes nas quais possam ocorrer tentaes, premiar funcionrios: nas funes nas quais existe a responsabilidade de guarda de ativos, os funcionrios devem ser remunerados com um adicional para reduzir a possibilidade de existirem diferenas. Em algumas funes, como o caso de pes111
Entidade que usa e abusa do caixa 2 pode ter problemas de controle interno.
soas que trabalham na caixa registradora do comrcio, pago um adicional de quebra de caixa. Ocorrendo diferena entre o dinheiro existente na registradora e o valor registrado, usa-se a parcela desse adicional para cobrir os prejuzos da entidade; e grandes pagamentos devem ter mais de uma autorizao: para os casos de grandes pagamentos, a entidade pode adotar a prtica de exigir mais de uma autorizao.
Questo Informao O que significa? Como analisar?
Os controles internos so adequados?
Relatrios de administrao, parecer do auditor, notas explicativas, notcias da impressa e at visita entidade.
Menor chance de controle interno inadequado.
Ter cautela com as entidades com problemas nos seus controles internos, pois possuem maior risco.
Quadro 47: Analisando a informao contbil: controle interno Fonte: elaborado pelo autor
Limitaes do controle interno

Quando se implanta um sistema de controle interno, a entidade pretende proteger seus ativos da ao de pessoas desonestas. Obviamente que se devem levar em conta, na escolha do sistema, a questo do custo e as caractersticas da entidade. Suponha, por exemplo, uma loja de roupa. Para reduzir a perda de estoque, a loja pode colocar em cada roupa um mecanismo eletrnico para evitar que a pea seja levada pelo cliente sem passar pelo caixa. O custo de implantar esse sistema pode ser elevado para uma pequena empresa comercial que vende peas com preo unitrio reduzido. Como alternativa, a loja pode implantar cmaras, mudar o layout das prateleiras e posicionar os funcionrios em pontos especficos, com
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resultado prximo ao que seria obtido pelo outro sistema, mas a um custo menor. Com respeito s caractersticas da entidade, alguns dos pontos apresentados anteriormente devem ser adaptados para pequenas organizaes, nas quais difcil fazer a separao de tarefas entre os funcionrios, por exemplo. Nesse tipo de entidade, questionvel implantar uma auditoria interna. Diante disso, o proprietrio passa a ter um papel importante no controle interno, assumindo as tarefas mais importantes.
Fraude e controle interno

Consideramos como fraude o ato de m-f que visa a lesar outra pessoa. A fraude diferente do erro, no qual no existe a inteno da m-f. O problema da fraude pode surgir atravs dos funcionrios ou dos gerentes da entidade. Existem diversos exemplos de fraudes de empregados contra a entidade: furto de um ativo, que pode ser um estoque de produto ou mesmo dinheiro; venda de produto por um valor abaixo do preo para favorecer certos clientes; receber propina de fornecedores e fazer falsificao de documentos. Naturalmente que o desrespeito aos princpios do controle interno anunciados anteriormente facilita a possibilidade de ocorrer fraude de empregados. A fraude da administrao geralmente prejudica a entidade ou terceiros, externos entidade, em favor do gestor. A fraude da administrao diferente da fraude dos funcionrios, pois o administrador est acima do sistema de controle interno. Por essa razo, podemos dizer que a fraude da administrao tem um potencial mais destrutivo. Uma forma de proteger a entidade desse tipo de fraude atravs de mecanismo como auditoria externa independente, criao de conselho de administrao com poderes de deciso e aumento na transparncia dos atos da diretoria. Existem diversos exemplos de fraude praticada pela administrao, como a manipulao das demonstraes financeiras, visando a enganar um investidor, fazendo-o acreditar que o desempenho da entidade superior ao verdadeiro. Esse tipo de fraude recebe a denominao de embonecamento, administrao do resultado ou window dressing.
O termo governana corporativa tem relao com a questo da fraude em entidades.
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O escndalo da Enron (Unidade 1) levou os Estados Unidos a tentarem reduzir a possibilidade de fraudes nas entidades que atuam no mercado de capitais. Isso resultou numa lei denominada Sarbanes-Oxley Act, tambm conhecida como SOX ou SarbOx. Ela estabeleceu novas prticas contbeis para as empresas abertas (empresas com aes negociadas em bolsa de valores dos Estados Unidos), criou a obrigao de que os sistemas de controle interno fossem de forma independente, com a verificao da existncia de controles para preveno de fraudes e erros, alm da necessidade de separao de tarefas. Essa lei, de 2002, gera ainda muita controvrsia, principalmente em relao ao custo de implantao, considerado elevado. Algumas estimativas consideram que esse custo pode ultrapassar a US$ 1 milho para empresas com receitas menores que US$ 5 bilhes.
Controle de caixa
Uma maneira simples e segura de controle ter algum de confiana operando a caixa registradora de uma entidade. Por esse motivo, usual em pequenos estabelecimentos que essa funo seja exercida pelo proprietrio ou por algum de confiana dele. A razo simples: devido s caractersticas do caixa, esse um ativo desejvel por pessoas desonestas, em virtude das caractersticas de fcil transporte e aceitao. Alm disso, um grande nmero de eventos termina na registradora. Conforme destacamos no incio da Unidade, necessrio enfatizar a existncia de dois conceitos de caixa. O caixa, no sentido amplo, refere-se a: moedas; notas;
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cheques; tquetes de venda; comprovantes de venda com carto de dbito e carto de crdito; e aplicaes financeiras de curto prazo. Esse o conceito usado na demonstrao do fluxo de caixa. tambm conhecido como equivalente caixa, pois so recursos que podem ser rapidamente transformados em caixa. O conceito de caixa restrito refere-se ao dinheiro que a entidade tem na caixa registradora. Esse o conceito utilizado nesta Unidade: o controle de caixa. Para controlar melhor o caixa, uma entidade deve seguir algumas regras importantes. Essas regras esto vinculadas a aspectos anteriormente discutidos nesta Unidade sobre o sistema de controle interno. Para exemplificar, usaremos a situao de um supermercado e o procedimento de recebimento de uma venda. Quando uma empresa comercial faz uma venda do seu estoque, um dos aspectos mais importantes se encontra na mquina registradora. Essa mquina mostra ao cliente o valor da transao, mantendo este valor na sua memria. Em muitos casos, o responsvel pela operao da registradora no pode mudar o registro sem uma autorizao superior. No final do dia, o funcionrio faz um relatrio das vendas efetuadas, conta o dinheiro e compara com o total existente na memria da mquina. Esse procedimento feito juntamente com um funcionrio superior. Os valores arrecadados so deixados num cofre da empresa ou depositados no banco. O relatrio da registradora deve ser levado ao setor contbil, que o utilizar para efetuar os lanamentos necessrios. As regras relacionadas a esse processo so as seguintes: os recebimentos devem ser depositados na conta-corrente o mais rpido possvel; os recebimentos devem ser comprovados e confrontados com os tquetes de vendas, os registros de caixa, entre outros;
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cada vez que ocorre uma mudana de turno, deve existir uma prestao de contas; conforme comentado anteriormente, deve existir separao da execuo das tarefas entre funcionrios que recebem dinheiro, que registram as transaes de caixa ou que fazem a conciliao bancria. Os cuidados existentes no recebimento tambm devem ser estendidos para os pagamentos. Numa entidade, o pagamento deve ser realizado por pessoas autorizadas, mediante documento que comprove a dvida da entidade. Suponha a situao de compra de estoques de uma farmcia. Esse processo se inicia quando existe a necessidade de aquisio do medicamento. Ento, feita uma pesquisa de preo e prazo entre os fornecedores. Escolhido o fornecedor, faz-se a solicitao de compra. Quando o pedido entregue na loja, faz-se a verificao se a especificao da compra foi atendida. Somente depois da verificao de que a entrega foi realizada conforme o solicitado, faz-se a autorizao para o pagamento. O documento de entrega da mercadoria ser usado para o registro contbil. Aps esses procedimentos, podese providenciar o pagamento do fornecedor. As regras bsicas do pagamento so apresentadas a seguir: os pagamentos, exceto aqueles relacionados com o caixa pequeno, devem ser feitos preferencialmente com cheques ou fichas de compensao; os documentos gerados no processo de compra so a base para a assinatura dos cheques; separar as funes entre empresas que recebem os recursos, que efetuam o pagamento (assinam o cheque ou fazem o pagamento da ficha de compensao) ou fazem a conciliao bancria.
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Para refletir... Em 1995, uma dvida de R$ 213,03 tirou as Lojas Americanas do prego da Bolsa de Valores por um tempo de 15 minutos. Um fornecedor da empresa, a Sociedade Eltrica e Hidrulica Ltda., reclamava judicialmente uma dvida nesse valor que no tinha sido paga. Quando isso ocorre, a bolsa interrompe as negociaes da ao da empresa at apurar o problema. O ento diretor financeiro e administrativo das Americanas afirmou que o problema tinha sido uma bobagem e que no tinha provocado prejuzo para a empresa. Afirmou tambm no conhecer a dvida, de maio de 1994, e que foi pego de surpresa. Discuta sobre essa situao luz do que voc aprendeu at o momento na Unidade.
Caixa pequeno
Afirmamos anteriormente que, sempre que possvel, a entidade deve utilizar o pagamento atravs de cheques ou fichas de compensao. Entretanto, em pequenas despesas, como o pagamento de uma passagem de nibus para um funcionrio, isso nem sempre razovel. Para essas situaes, possvel usar o caixa pequeno ou fundo fixo. O caixa pequeno diz respeito a uma pequena quantidade de recurso em moeda corrente que ser usada para os pagamentos de pequenas despesas. Para isso, necessrio constituir o caixa pequeno.
Constituindo o caixa pequeno

A constituio do caixa pequeno necessita contar com um funcionrio responsvel por sua gesto. Escolhido o funcionrio, necessrio determinar o valor que ser usado para os desembolsos desse fundo e o tipo de despesa que ser paga com o caixa pequeno. Com relao ao valor que ser transferido para este caixa, deve ser compatvel com as despesas que sero pagas. Uma regra til estimar o va117
lor da despesa diria mdia que ser paga e multiplicar pelo nmero de dias que se deseja manter o caixa pequeno (um ms, por exemplo). Com respeito ao tipo de despesa, pode-se determinar um limite mximo de valor para a despesa que ser paga, usando o caixa pequeno. Ao estabelecer o caixa pequeno, feito um lanamento de destinao dos recursos:
Nessa data, os recursos so transferidos para o responsvel pelo caixa pequeno. No existe nenhum efeito sobre a equao contbil bsica ou sobre o fluxo de caixa. Um formulrio pode ser criado para comprovar a transferncia dos recursos.
Fazendo pagamento com o caixa pequeno

Todas as vezes que surgirem pequenos pagamentos, o responsvel pelo caixa pequeno ter autoridade para fazer o desembolso. Sempre que possvel, cada desembolso ser acompanhado por um documento para um controle posterior. Para aqueles casos nos quais no possvel um comprovante como uma nota fiscal, pode-se criar um documento, no qual o funcionrio responsvel pelo caixa pequeno descreve o destino dos recursos, e o beneficiado assina. O valor existente no caixa pequeno deve ser sempre igual ao valor inicial menos os montantes que foram desembolsados e que esto comprovados com os documentos. Assim, qualquer verificao realizada no caixa pequeno pode comprovar a destinao dos recursos. Devemos observar que no realizado nenhum lanamento contbil no momento do pagamento, j que os valores so reduzidos.
Completando o caixa pequeno

medida que os recursos do caixa pequeno forem acabando, necessrio que a entidade faa uma nova transferncia de recursos. Se
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o valor do montante do caixa pequeno for constante, a quantia a ser completada representa o valor dos gastos efetuados. Na data da complementao, o responsvel faz um breve relatrio com os resumos dos pagamentos efetuados. Esse relatrio pode ser verificado nessa data ou posteriormente. Considere, a ttulo de exemplo, que vinte dias aps sua constituio o caixa pequeno da entidade necessite de mais recursos. Verificou-se existirem somente R$ 42 no caixa pequeno. O valor a ser complementado ser de R$ 500 R$ 42 = R$ 458. O lanamento contbil ser o seguinte:
Observe que o valor da conta caixa pequeno no muda. Mas se reconhece que a entidade j desembolsou R$ 458 em despesas diversas.
Nada impede de a entidade detalhar as despesas do caixa pequeno.
Usando uma instituio financeira

A utilizao adequada da conta-corrente numa instituio financeira pode ajudar no controle interno de uma entidade. Nessa conta corrente, a entidade vai depositar seus recursos financeiros com segurana, fazer aplicaes, efetuar pagamentos, entre outras operaes. Uma das razes para que o uso da instituio financeira ajude no controle interno decorre do fato de que qualquer transao realizada pela entidade com a conta-corrente dever aparecer no extrato bancrio da entidade. muito comum existirem diferenas numricas e temporrias entre a situao apresentada no extrato bancrio e a conta-corrente bancos da contabilidade da entidade. A existncia dessas diferenas cria a necessidade de a entidade regularmente fazer uma conciliao bancria, que vamos estudar mais adiante.
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Extrato bancrio
A entidade pode ter acesso ao extrato bancrio, mostrando as movimentaes ocorridas na sua conta-corrente, alm dos saldos existentes nas aplicaes financeiras. O Quadro 48 mostra um exemplo de extrato bancrio de uma entidade. Podemos observar que os cheques que representam o pagamento aparecem no extrato reduzindo o valor do saldo da entidade, assim como os depsitos aparecem, aumentando o saldo.
Devemos lembrar que o extrato preparado sob a tica do banco. Assim, podemos observar que o depsito do dia 5 aparece como crdito (letra C aps o valor). De igual modo, o cheque referente a um pagamento da entidade aparece como dbito (letra D).
Os montantes esto listados na ordem de sua data e, em alguns casos, com o nmero do documento que o originou. Isso possibilita um controle dos eventos que aparecem no extrato.
Quadro 48: Exemplo de extrato bancrio Fonte: elaborado pelo autor
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O extrato poder sofrer algumas pequenas variaes de acordo com a instituio financeira. Outras informaes tambm podem ser obtidas num extrato, como o saldo das aplicaes financeiras, depsito a processar, cobrana de tarifas bancrias, cheques sem fundos, pagamento de despesas agendadas, cheques cancelados, entre outros.
Conciliao bancria
O extrato bancrio til para a contabilidade da entidade. Entretanto, nem sempre os valores do extrato correspondem aos valores do razonete bancos numa determinada data. Quando ocorrem essas diferenas, necessrio verificar as razes e, se for o caso, fazer acertos. Esse processo de comparao e eventualmente lanamento contbil das diferenas denominado de conciliao bancria. A conciliao bancria fundamental para o controle interno da entidade, assegurando que o saldo final da conta bancos das demonstraes financeiras seja o valor correto dessa conta. As diferenas entre o extrato e o razonete podem ocorrer pelas seguintes razes: diferena temporal entre o lanamento contbil e a movimentao bancria; pagamentos e recebimentos no registrados pelo fato de a contabilidade no conhec-los; erros nos lanamentos do banco ou na entidade. Em geral, o primeiro item mais comum. Seja a situao na qual a entidade faz um pagamento com cheque. Nessa data, a entidade faz o lanamento contbil, creditando a conta bancos. Se a pessoa que recebeu o cheque deposit-lo uma semana depois, o valor dele constar do razonete, mas no do extrato. A diferena tambm pode resultar de eventos que a contabilidade desconhece. o caso de despesas bancrias, como a renovao do cadastro da entidade. Em muitos casos, a entidade toma conhecimento das despesas atravs do extrato bancrio, que servir como documento necessrio para o lanamento na data da conciliao bancria.
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Uma pessoa fsica tambm pode fazer a conciliao de sua contacorrente.
Finalmente, a diferena pode ser decorrente de um erro de uma das partes (banco ou entidade). Um exemplo ocorre quando a instituio bancria faz uma retirada indevida da conta da entidade. Nesse caso, o banco dever devolver o valor retirado indevidamente aps a reclamao da entidade. Procedimentos da conciliao Preferencialmente, o processo de conciliao deve ser preparado por um empregado sem vnculo com a gesto do caixa. Esse procedimento feito de dois lados, conforme apresentado no Quadro 49. De um lado, inicia-se com o saldo do extrato bancrio, fazendo ajustes para chegar ao saldo bancrio correto. Por outro lado, inicia-se do razonete, fazendo outros ajustes necessrios para obter o saldo correto. Esse valor dever ser idntico ao obtido, usando o saldo do extrato bancrio. Os passos necessrios so os seguintes: faa uma comparao entre os depsitos realizados pela entidade e os depsitos que constam do extrato bancrio. As diferenas existentes so os depsitos em trnsito, que devem ser adicionados ao saldo do extrato bancrio; faa uma comparao entre os cheques emitidos pela entidade e os cheques constantes do extrato. Aqueles existentes no razonete e que no constam do extrato so cheques no depositados. Os valores desses cheques devem ser reduzidos do saldo do extrato bancrio; compare os cheques verificando se existem itens que esto no extrato, mas no no razonete. Nessa situao, possvel que o cheque esteja no razonete cheques a compensar. Deve ser um pagamento com cheque pr-datado em que o beneficirio depositou antes do prazo acordado; as outras diferenas devem ser decorrentes de erros, despesas ou receitas no previstas na contabilidade. Os erros devem ser reclamados para que a entidade no sofra perda. Eventos no lanados devem ter seu lanamento contbil realizado na data da conciliao.
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O processo de conciliao descrito anteriormente ficar mais claro com um exemplo.
Quadro 49: Conciliao bancria Fonte: elaborado pelo autor
tica nos negcios

Legalmente, o cheque um instrumento de pagamento vista. Entretanto, na prtica, tem-se usado o cheque como um instrumento de crdito, que a contabilidade passou a denominar de cheque a compensar. Temos uma regra na contabilidade em que a essncia deve prevalecer sobre a forma, e esse um exemplo no qual podemos usla. Em outras palavras, apesar de o Banco Central no reconhecer o cheque a compensar, isso uma realidade nos negcios.
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Exemplo de conciliao bancria Uma entidade sem fins lucrativos tirou o extrato bancrio dos ltimos dias para fazer a conciliao bancria. No extrato, constava um saldo de R$ 29.072,25, enquanto o razonete apresentava um saldo de R$ 17.255,70. A diferena entre esses valores necessitou ser conciliada. Quando se comparou o extrato com o razonete, perceberam-se as seguintes diferenas: diferena 1: depsito em trnsito a contabilidade registrou um depsito de R$ 14.215,00 que no constava do extrato. Uma investigao interna descobriu que o funcionrio se esqueceu de fazer o depsito; diferena 2: verificou-se a existncia de trs cheques j emitidos pela entidade que no constavam do extrato. Acreditase que esses cheques no foram ainda sacados. Os cheques so: nmero 534 ($ 2.250,00); 537 ($ 9.000,00) e 535 ($ 8.357,60); diferena 3: a contabilidade registrou o cheque 533 como sendo de R$ 2.700,00. O valor real de R$ 2.250,00; diferena 4: o banco cobrou R$ 400,00 pela renovao do cadastro da entidade; diferena 5: um cheque de um doador foi devolvido por falta de fundos. Seu valor de R$ 630,00; diferena 6: um associado efetuou uma doao antes do perodo usual. O valor de R$ 7.003,95. O prximo passo separar as diferenas encontradas para determinar se o seu impacto ser na conciliao do razonete ou na conciliao do extrato. Devemos destacar aqui que os valores que vo afetar a conciliao do razonete resultaro num lanamento contbil. A anlise seria a seguinte: diferena 1: a primeira diferena resultante de um lanamento j realizado pela contabilidade e que no consta do
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extrato. Essa diferena dever ser somada ao saldo do extrato, no afetando o razonete; diferena 2: da mesma forma que a diferena anterior, esta dever ser acrescentada ao saldo do extrato; diferena 3: como foi um erro cometido pela contabilidade, isso dever ser corrigido no razonete e afetar o saldo da conta bancos; diferena 4: o valor j foi lanado no extrato, mas no na conta bancos. Isso deve ser corrigido atravs de um lanamento contbil, afetando o saldo do razonete somente; diferena 5: o problema do cheque devolvido tambm deve ser considerado pela contabilidade; diferena 6: o valor dever ser registrado pela contabilidade. Vamos agora detalhar somente os pontos que merecem a ateno da contabilidade, ou seja, as diferenas 3 a 6. As duas primeiras devem ser consideradas somente no processo de conciliao, no sendo necessrio nenhum lanamento contbil. Diferena 3: o cheque 533 foi emitido para pagamento de despesa de material de escritrio. O lanamento para corrigir seria o seguinte:
Com esse lanamento, o valor da despesa ser reduzido de R$ 2.700,00 para R$ 2.250,00. Diferena 4: o banco cobrou $ 400,00 de renovao do cadastro. O lanamento contbil o seguinte:
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Estamos supondo que ainda podemos receber do associado.
Diferena 5: um cheque de uma doao de um associado voltou por falta de fundos. O lanamento :
Diferena 6: um possvel lanamento seria:
O Quadro 50 mostra que, aps os lanamentos contbeis das diferenas 3 a 6 e considerando no saldo do extrato as diferenas 1 e 2, temos que o saldo final da conta bancos de R$ 23.679,65. Esse valor foi obtido das duas maneiras apresentadas anteriormente no Quadro 49.
Quadro 50: Conciliao bancria Fonte: elaborado pelo autor
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Com esses lanamentos, o razonete da conta bancos est agora expressando o saldo correto da entidade, conforme consta do Quadro 50. Observe que os lanamentos que devem ser feitos so somente aqueles que dizem respeito contabilidade da entidade. O razonete teria a seguinte apresentao:
Cartes de dbito e outros itens

Alm da moeda corrente e do cheque, existem diversas formas de uma entidade receber de seus clientes e efetuar pagamentos. Podemos citar as transferncias de crdito, os cartes de crdito e os cartes de dbito (dbito direto). As transferncias de crdito so realizadas atravs das Transferncias Eletrnicas Disponveis (TED), dos Documentos de Crdito (DOC) e de bloquetos de cobrana. As Transferncias Eletrnicas Disponveis (TED) so feitas no mesmo dia e envolvem grandes valores. No Documento de Crdito (DOC), os valores esto disponveis para o favorecido no dia til seguinte, denominado (0+1). J o carn de cobrana est disponvel no mesmo prazo do DOC, possuindo cdigo de barras para a leitura dos dados. O carto de crdito representa uma aquisio/venda a prazo. Quando um cliente usa o carto de crdito, o seu lanamento prximo ao que realizado por uma venda a prazo. A diferena que a administradora do carto recebe um percentual pelo valor da venda. Um exemplo de contabilidade de uma venda realizada pelo carto se encontra a seguir:
O carto uma venda a prazo na qual a entidade terceiriza a gesto de crdito.
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O valor das despesas com cartes (conta de resultado) corresponde percentagem que fica retida na administradora, admitindo que seja de 3%. Geralmente, a entidade recebe o valor de cartes de crdito a receber (conta do ativo) num prazo de 30 a 35 dias. Nesse perodo, ser feito um lanamento correspondente ao valor a ser recebido, debitando bancos e creditando cartes de crdito a receber. O carto de dbito possibilita o pagamento ou recebimento sem a necessidade de emisso de um cheque. No instante da transao, o recurso sai da conta do dono do carto e entra na conta-corrente da entidade, mas, geralmente, alguns dias depois, conforme o contrato com a administradora do carto. Nas transaes com carto de dbito, a exemplo do que tambm ocorre com carto de crdito, cobrada uma taxa por operao. Sua contabilizao muito parecida com a que apresentamos anteriormente. Os cartes com valor armazenado (charge cards) so usados para pagamento de itens especficos como telefone, passagem de metr ou pequenas compras. A contabilizao desses cartes geralmente feita debitando a despesa correspondente e creditando a receita.
Administrao de caixa
A administrao de caixa relevante para qualquer tipo de entidade. Muitas das dificuldades de uma entidade tm sua origem na m administrao de caixa. O Quadro 51 mostra uma empresa comercial diante de uma operao tpica, que inclui a compra do estoque, sua venda e seu recebimento. Essa operao est se repetindo continuamente, e por esse motivo denominamos de ciclo operacional.
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Mdulo 3
Quadro 51: Ciclo operacional Fonte: elaborado pelo autor
Para cada uma das etapas do ciclo operacional, colocamos tambm as contas que esto vinculadas ao ciclo. Parte desse ciclo pode ser financiada pelo fornecedor, quando a empresa compra mercadoria a prazo. O restante deve ser financiado com outras fontes como emprstimos bancrios, recursos existentes na conta-corrente, entre outros. A administrao do caixa (e tambm do ciclo operacional) deve reduzir as perdas e melhorar a operao da empresa, sem correr riscos desnecessrios. Isso pode ser feito atravs das seguintes medidas: aumento da rapidez do ciclo operacional*: o processo de aquisio, estocagem, venda e recebimento pode ser agilizado por meio de duas medidas principais. Uma medida atravs da reduo da quantidade de estoques, reduzindo os recursos alocados em mercadorias, com menor risco de perder dinheiro com a obsolescncia, a quebra do produto, a desorganizao do armazm, a necessidade de mais espao, entre outros aspectos. A segunda medida aumentar a rapidez do recebimento, optar por receber vista, melhorar os critrios de concesso de crdito, agilizar o processo de cobrana, entre outras; aumento no prazo com fornecedores: quando uma entidade compra uma grande quantidade de estoque, possui condi-
GLOSSRIO *Ciclo operacional o perodo entre a data do recebimento do produto para venda e o recebimento pela venda do produto acabado. Fonte: Lacombe (2004).
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Compare os valores de fornecedores com os estoques.
es de obter vantagens de seus fornecedores, inclusive maior prazo para pagamento. Em alguns casos, o prazo pode ser bastante atrativo a ponto de a entidade conseguir efetuar a venda do estoque antes do prazo para o pagamento do fornecedor; investimento do caixa ocioso: um ponto importante na gesto financeira do caixa no deixar o dinheiro parado, ou seja, investir no caixa ocioso. Mesmo que a entidade aplique em investimentos com baixa remunerao, isso pode ser suficiente para o pagamento de certas despesas; preparar e utilizar o fluxo do caixa projetado: esse item ser detalhado a seguir.
Fluxo de caixa projetado

Uma vez que o caixa importante para uma entidade, planejar a necessidade de caixa pode ser vital para a sobrevivncia. Ao contrrio da demonstrao do fluxo de caixa, estudada nos captulos anteriores, estamos enfatizando agora um instrumento de projeo, voltado para o que ser, e no o que j foi. O fluxo de caixa projetado mostra, de forma antecipada, os recebimentos e os pagamentos que a entidade ter no futuro. O fluxo de caixa pode ser projetado para os prximos dias, para os prximos meses e at para os prximos anos. A estrutura de um fluxo de caixa projetado bastante simples, com as seguintes sees:
O caixa inicial inclui todos os itens em moeda corrente e na conta-corrente da entidade. Os recebimentos devem ser detalhados por tipo de item e incluem, principalmente, os valores decorrentes das atividades da entidade. Os montantes podem ser projetados, tomando
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Mdulo 3
como base o comportamento atual e previstos para as receitas. Os pagamentos tambm devem ser detalhados por tipo de desembolso. A diferena entre o caixa inicial, o recebimento e os pagamentos conduz ao excesso ou falta de caixa. Existindo excesso de caixa, a entidade pode planejar seu investimento, incluindo aqui a possibilidade de aquisio de ativos de longo prazo. Caso o resultado seja negativo, temos uma falta de caixa. Na situao de falta de caixa, a entidade pode adotar certas medidas para acelerar os recebimentos ou atrasar alguns pagamentos. Caso isso no seja suficiente, haver necessidade de financiamento.
Relatrios de administrao, parecer do auditor, notas explicativas, notcias da imprensa e at visita entidade.
Quadro 52: Analisando a informao contbil: controle interno Fonte: elaborado pelo autor
RESUMO
Nesta Unidade, conhecemos os princpios do controle interno e apresentamos dois instrumentos importantes: a conciliao bancria e o caixa pequeno. Se voc prestou bastante ateno no que foi abordado, percebeu que a administrao do caixa pode ser melhorada com uma srie de medidas, incluindo a adoo do fluxo de caixa projetado. O caixa a essncia de uma entidade. Por este motivo, a qualidade de uma gesto tam-
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bm est associada qualidade da administrao do caixa. Destacamos o caixa neste curso devido sua relevncia na gesto empresarial, independente do tipo e porte da entidade. Esperamos que voc tenha verificado que vrios ensinamentos tambm so vlidos para as suas finanas pessoais. Os cuidados com o controle financeiro tambm devem ocorrer em nossa vida pessoal. O Quadro 53 apresenta um desenho esquemtico do que vimos nesta Unidade.
Relatrios de administrao, parecer do auditor, notas explicativas, notcias da imprensa e at visita entidade. Fluxo de caixa projetado.
A entidade tem recursos suficientes para as necessidades futuras?
Se existe falta de recursos, a entidade necessita capt-los.
necessrio verificar se a projeo adequada e se a entidade possui capacidade de obter fontes de financiamento.
Quadro 53: Desenho esquemtico do que foi apresentado nesta Unidade Fonte: elaborado pelo autor
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Mdulo 3
Saiba mais...
Sugerimos a leitura do livro de Mauro Halfeld Investimentos, da Editora Fundamento, pois o que discutimos nesta Unidade se aproxima das finanas pessoais. Esse mesmo autor possui o livro Seu imvel, tambm pela mesma editora. Outra obra nesta mesma direo o livro de Mara Luquet Guia do valor econmico de finanas pessoais. Tanto Halfeld quanto Luquet esto presentes na imprensa econmica, ele na rdio CBN, e ela no Jornal Valor Econmico.
Atividades de aprendizagem
1. Qual a finalidade de um controle interno? 2. Liste os princpios do controle interno. 3. Quais as limitaes do controle interno?
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Caixa e Controle Interno

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Curso de Graduao em Administrao a Distncia

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