s SISTEMA R/3 Impiego di R/3 nel settore publishing

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IPSOA EDITORE S.R.L.

La base dati aziendale uno strumento essenziale di business e di conseguenza deve essere sempre disponibile in ogni struttura aziendale al fine di consentire risposte precise e, soprattutto, veloci alle richieste del mercato. Questa la consapevolezza di fondo che ha spinto IPSOA, realt operante nel business publishing, a scegliere R/3 e a renderlo operativo, nel giro di soli sei mesi, su tutti i processi cardine, dalla contabilit al controllo di gestione, dal ciclo passivo a quello attivo.

R/3 CI FORNISCE LE INFORMAZIONI AZIENDALI DI CUI ABBIAMO BISOGNO E NEL MOMENTO IN CUI SERVONO
PSOA opera, in posizione di leadership, nel settore della editoria, ed in particolare nel businesspublishing. Nata nel 1971, conta oggi pi di 400 persone ed un fatturato di circa 150 miliardi. I prodotti principali di IPSOA, che appartiene al gruppo olandese Wolter Kluver, sono pubblicazioni in ambito legale e fiscale. Il cliente tipo e quindi formato da professionisti ed aziende. Diverse sono le modalit con cui IPSOA propone i propri prodotti: dal libro alle schede mobili, fino a supporti elettronici come il CD-ROM ed il broadcasting. La struttura commerciale si avvale di una rete composta da un centinaio di agenzie

indipendenti e monomandatarie che garantiscono la piena copertura del territorio nazionale. s PERCHE UN NUOVO SISTEMA INFORMATIVO Il precedente sistema informativo sviluppato tutto internamente non rispondeva pi ai requisiti che caratterizzano oggi la missione di IPSOA, proiettata sempre pi verso la ricerca di risposte tempestive ed efficaci per la propria clientela. Ingredienti fondamentali di tale missione sono lanalisi e la comprensione dei comportamenti ed i trend di mercato, parallelamente alla ideazione ed al lancio di prodotti e servizi nuovi ed innovativi. Per questo e indispensabile gestire al meglio i canali distributivi esistenti ed esplorare nuove opportunit e nuove combinazioni prodotti/mercati/canali di distribuzione.

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R/3 ci Fornisce le informazioni aziendale di cui abbiamo bisogno e nel momento in cui servono.
E necessario inoltre razionalizzare I processi operativi chiave ed il relativo flusso informativo. Il sistema informativo e uno strumento chiave per il raggiungimento di questi obiettivi, poich contemporaneamente pu offrire un notevole vantaggio competitivo nei confronti della concorrenza. s MA QUALI CARATTERISTICHE RICHIEDERE DUNQUE AD UN NUOVO SISTEMA INFORMATIVO ? Prima di tutto, la possibilit di avere il patrimonio informativo aziendale sempre a disposizione e ovunque: Information on your desk when you need , e la frase cara a Mr Van haecke, amministratore delegato della societ, per il quale necessario poter disporre della stessa informazione a tutti I livelli nello stesso istante. Ci comporta la scelta di un sistema veramente integrato, utile a razionalizzare il flusso delle informazioni cross-functional: ununica fonte di input dei dati e contemporaneamente la disponibilit del dato in tutti gli ambiti aziendali coinvolti nel processo. La documentazione e un altro aspetto da non dimenticare, anche perch lesperienza passata aveva evidenziato i problemi ed I costi legati alla non precisa conoscenza del sistema in essere. Da un punto di vista pi squisitamente economico, si richiedeva una soluzione che ponesse delle forti garanzie agli investimenti fatti, in ottica di medio-lungo termine, ossia una soluzione che aumentasse il ciclo di vita del prodotto e, contemporaneamente, aiutasse a ridurre i costi diretti dellI.T, trasformando inoltre la struttura EDP da esperti in bits and bytes in info managers. Legata alla salvaguardia degli investimenti cera poi una richiesta di flessibilit tecnologica, vale a dire una soluzione sempre in linea con le nuove tendenze del mercato, quindi oggi soluzioni client/server e open system. La scelta finale doveva poi sottostare ad un preciso intendimento di IPSOA, ovvero la consapevolezza di un miglior rapporto prezzo/prestazioni di una soluzione cosid-

Information on your desk when you need, ela frase cara a Mr Van haecke, amministratore delegato della societ, per il quale necessario poter disporre della stessa informazione a tutti I livelli nello stesso istante.

Per ci che riguarda le funzionalit, ha inciso lofferta completa e globale della soluzione, che spazia dalle aree tipiche dell Accounting e del Controlling a quelle della Logistica/Produzione e Commerciale, per spingersi fino alla gestione delle Risorse Umane. A questo poi si aggiunge un interessante ambiente di sviluppo (lo stesso utilizzato per creare R/3), che d ulteriore flessibilit permettendo di aggiungere funzionalit specifiche di IPSOA, integrandole facilmente con quelle standard. Tutto questo su un ventaglio multipiattaforma, che fornisce quindi un ampio spettro di scelta dellhardware, oggi e domani, al passo con i ritmi di crescita delle tecnologie attuali. Lapertura dei sistemi e un altro elemento indispensabile, ovvero la possibilit di comunicare facilmente con altri sistemi non SAP.

detta standard rispetto alla scelta di uno sviluppo interno. Standard e con respiro internazionale: IPSOA appartiene ad un gruppo olandese presente in diverse parti del globo. Di qui lobiettivo di lavorare bene con IPSOA per soddisfare le esigenze di IPSOA ma traguardando fin dallinizio la possibilit di estendere questa esperienza ad altre realt Wolter Kluver. s SAP R/3: LE RAGIONI DELLA SCELTA Le ragioni che hanno portato alla scelta di SAP R/3 sono legate fondamentalmente alla soddisfazione della maggior parte dei requirements sopra elencati. Innanzitutto le garanzie offerte dai risultati di SAP, che sta attraversando un momento particolarmente felice, un trend positivo ormai presente da diversi anni che pone SAP in posizione di assoluta leadership nel mercato del software gestionale, ed in particolare nel mondo client/server. La base installata, molto forte sia in Europa ma anche negli USA, mercato molto significativo nel mondo del software, e stato un elemento determinante: nessun altro, fino ad oggi, e in grado di offrire simili referenze.

R/3 inoltre segue fedelmente gli standard di mercato: ci rende il prodotto facile da usare se si pensa, ad esempio, allinterfaccia grafica Windows-like, del tutto simile a molti prodotti desk-top gi standard-defacto, (in particolare Microsoft), che per giunta possiedono interfacce native con il mondo R/3.

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Infine la strategia di rilascio delle nuove releases, che offre un prodotto sempre in linea con i tempi, e quindi tale da garantire linvestimento nel lungo termine. s SEI MESI AL VIA Il progetto di costruzione di un nuovo sistema informativo in IPSOA ha visto una prima fase, finalizzata a focalizzare il quadro di riferimento del business. Una seconda, che prevedeva lindividuazione del software, dellambiente tecnologico e della costruzione di un prototipo: la scelta in tal senso e dunque caduta su SAP R/3 e sulla piattaforma Unix di SUN con database Oracle. Una terza fase, in cui si e svolta limplementazione del programma: questa ha significato la messa in produzione dei moduli R/3 FI, CO, SD ed MM, vale a dire tutta la parte di Contabilit e di Controlling insieme alla gestione completa sia del ciclo attivo che del ciclo passivo. Questultima fase, brillantemente conclusasi in soli sei mesi, si e svolta secondo step ben precisi volti a definire: s i dettagli del modello di business, anagrafiche, principi della nuova organizzazione s lanalisi delle funzionalit SAP comparate al modello di business IPSOA, in modo da delineare lattivit di sviluppo ad hoc s lo sviluppo delle eventuali personalizzazioni, insieme al complemento della parametrizzazione e alla definizione dei programmi di interfaccia e di migrazione dei dati s la definizione e la documentazione delle procedure organizzative chiave, test di sistema, formazione utenti ed attivit di pre-start Lottimo lavoro svolto insieme da personale esterno ed interno ha portato dunque al conseguimento di un rapido risultato e di ottima qualit. s E DOPO ? La positiva esperienza di IPSOA ha generato, come prevedibile, un interesse esteso oggi alla realt di gruppo Wolters Kluver, che e presente nei principali mercati internazionali con le stesse posizioni di leadership. Un successo dunque, per SAP e per IPSOA, dovuto, certamente, al prodotto SAP R/3 e alle sue caratteristiche intrinseche, ma, contestualmente, al coinvolgimento e allapproccio progettuale definito in maniera puntuale da IPSOA fin dallinizio e a tutti I livelli, a cominciare da una pressante sponsorizzazione del top management, elemento indispensabile per ogni implementazione di successo.
50 012 081 (9504/11) SAP e un marchio registrato di SAP AG. Tutti gli altri prodotti menzionati sono marchi registrati o non registrati delle rispettive societa.

s UTILIZZO DEL SISTEMA R/3 IN IPSOA EDITORE S.R.L.: s s s s Moduli R/3: FI, CO, MM, PP, SD, AM, TR Hardware: SUN SOLARIS Gestione Data base: ORACLE Rete: LAN/Ethernet

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