Manual de Interventoria

Instructivo de Interventora en la contratacin y convenios celebrados por LA SECRETARA DE
DESARROLLO TERRITORIAL Y BIENESTAR SOCIAL DEL MUNICIPIO SANTIAGO DE CALI

SECRETARIA DE DESARROLLO
TERRITORIAL Y BIENESTAR
SOCIAL DE SANTIAGO DE CALI

MANUAL DE INTERVENTORIA EN
LOS CONTRATOS Y CONVENIOS
QUE CELEBRE LA S.D.T.B.S. PARA
GARANTIZAR EL CUMPLIMIENTO
DE SU MISION INSTITUCIONAL.

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Instructivo de Interventora en los Contratos y Convenios que Celebre LA SECRETARA DE

2

SECRETARA DE DESARROLLO
TERRITORIAL Y BIENESTAR
SOCIAL

MAGOLA SUAREZ RANGEL
Asesora Externa

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


3

CONTENIDO
pg

PRESENTACION
-. OBJETIVO
2. QU ES LA INTERVENTORA? 10
1.1 ENTIDADES ESTATALES 10
1.2 FUNCIONES Y COMPETENCIAS ESTATALES 11
1. QU FIN PERSIGUE LA INTERVENTORA? 11
1.1 CONTROLAR 12
1.2 SOLICITAR 12
1.3 EXIGIR 12
1.4 COLABORAR 12
1.5 ABSOLVER 13
1.6 PREVENIR 13
1.7 VERIFICAR 13
2. CUL ES LA UTILIDAD DE LA INTERVENTORA EN LA
GESTIN DE LA CONTRATACIN?

14
3. SECRETARA DE DESARROLLO TERRITORIAL Y
BIENESTAR SOCIAL CUENTA CON PARMETROS FIJOS
ESTABLECIDOS PARA HACER LA INTERVENTORA?

15
4. QU CONSECUENCIAS ACARREA EL HECHO DE NO
REALIZAR LA INTERVENTORA?

15
5. LA ENTIDAD CONTRATANTE DEBE REALIZAR LA
INTERVENTORA CON SUS PROPIOS FUNCIONARIOS
(INTERNA) O DEBE REALIZARLA CON PERSONAL
CONTRATADO?

16
7.1 LA INTERVENTORIA INTERNA 16
7.2 LA INTERVENTORIA EXTERNA 17
7.3 17
8. CUL ES EL PROCEDIMIENTO QUE DEBE SEGUIRSE PARA
ASIGNAR LAS FUNCIONES DE INTERVENTORA?

17
8.1 INTERVENTORA INTERNA 17
8.2 INTERVENTORA EXTERNA 18
9. CULES SON LOS PRERREQUISITOS PARA GARANTIZAR
UNA BUENA INTERVENTORIA

18
10. QUIN DEBE GARANTIZAR LAS CONDICIONES MNIMAS
PARA HACER UNA BUENA INTERVENTORA Y CULES
SON ESAS CONDICIONES?

19
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


4

10.1 CUANDO EL INTERVENTOR ES INTERNO. 19
10.2 CUANDO EL INTERVENTOR ES EXTERNO. 20
11. CULES SON LAS VENTAJAS DE UNA U OTRA MODALIDAD
DE INTERVENTORA?

22
11.1 VENTAJAS 22
11.1.1 Interventora Interna 22
11.1.2 Interventora Externa 23
11.2 LIMITANTES 23
11.2.1 Interventora interna 23
11.2.2 Interventora externa 24
12. CMO SE SUPERVISA LA GESTIN DE LA
INTERVENTORA?
24
12.1 CUANDO LA INTERVENTORA ES INTERNA 25
12.2 CUANDO LA INTERVENTORA ES EXTERNA 26
13. CON QU RECURSOS SE FINANCIA LA INTERVENTORA? 26
14. CULES SON LOS CRITERIOS QUE DEBE TENERSE EN
CUENTA PARA ESTABLECER EL VALOR DEL CONTRATO
SUSCRITO ENTRE SECRETARA DE DESARROLLO
TERRITORIAL Y BIENESTAR SOCIAL Y EL INTERVENTOR
CUANDO STE ES EXTERNO?

26
15. CMO LOGRA LA INTERVENTORA SUPERVISAR Y
CONTROLAR EL AVANCE Y CUMPLIMIENTO DE LAS
OBLIGACIONES TANTO POR PARTE DEL CONTRATANTE
COMO DEL CONTRATISTA?

27
16. CULES SON LOS LMITES DE COMPETENCIA DE LA
INTERVENTORA?

27
17. EN QUINES SE PUEDE APOYAR LA INTERVENTORA? 27
18. QU PERFIL PROFESIONAL DEBE TENER EL
INTERVENTOR?

28
18.1 ASPECTOS ADMINISTRATIVOS 28
18.2 ASPECTOS FINANCIEROS 29
18.3 ASPECTOS TCNICOS 29
18.4 ASPECTOS LEGALES 29
19. CULES SON LAS FUNCIONES DEL INTERVENTOR? 29
19.1 DE CARCTER TCNICO Y ECONMICO 29
19.2 DE CARCTER LEGAL 30
19.3 DE CARTER ADMINISTRATIVO 30
20. CMO SE PROCEDE CUANDO HAY CAMBIO DE
INTERVENTOR?

32
21. DE QU MEDIOS LOGSTICOS SE PUEDE VALER LA
INTERVENTORA?

32
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


5

22. CUNDO DEBE INICIAR SUS ACTIVIDADES LA
INTERVENTORA Y CUNDO LAS DEBE CONCLUIR?

33
23. CON QU PERIODICIDAD DEBE REALIZAR LAS
EVALUACIONES EL INTERVENTOR?

34
24. QU SON LAS ACTAS Y LOS INFORMES DE
INTERVENTORA, CUNDO Y QUINES LOS SUSCRIBEN?

34
24.1 ACTA 35
24.2 INFORME 36
25. CULES SON LOS POSIBLES EFECTOS A NIVEL
CONTRACTUAL DE LO QUE SE ESTABLEZCA EN LAS
ACTAS E INFORMES DE INTERVENTORA?

37
BIBLIOGRAFIA 39
APENDICE 40

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


6

PRESENTACIN

Esta asesoria externa conocedora de la importancia que representa el
control y supervisin para el manejo eficiente, eficaz y econmico de
los recursos financieros destinados al sector funcional que le
corresponde a la Secretara de Desarrollo Territorial y Bienestar Social
del Municipio Santiago de Cali, ha estimado pertinente aportar el
presente documento que contiene el Rol de la interventora para el
cumplimiento de la obligacin que le corresponde a la Secretara de
efectuarle seguimiento y control a los contratos y convenios que
celebre, a efecto de garantizar el desarrollo de su misin institucional,
y con el fin de llenar un vaco que sobre este tema afrontan esta
entidad del orden municipal. El documento tom como referencia
estructural un texto sobre el mismo tema que la Superintendencia de
Salud, puso en su pgina web el 31 de agosto de 2001.

Productos de esta naturaleza demuestran cmo el sector pblico
tambin puede crear medios tcnicos de calidad que sirvan de
referencia a otros rganos del pas en esta poca que tanto se habla
del denominado benchmarking, tcnica segn la cual toda empresa
debe, no solo, compararse con el mejor competidor del mundo en su
rea, sino tambin, transferir dicho conocimiento para si, con el fin de
superarlo.

El presente instructivo debe considerarse como una herramienta que
trata de la informacin bsica sobre el quehacer de la interventora,
para ser aplicado por los servidores pblicos de la SECRETARA DE
DESARROLLO TERRITORIAL Y BIENESTAR SOCIAL que le
corresponda desarrollar dicha labor, adems, con el se busca, que
este proceso se desarrolle de una manera eficiente y acorde con las
circunstancias y necesidades propias de la SECRETARA.

Del mismo modo, este documento gua se enmarca dentro de los
llamados controles generales o ambiente de control, componente de
los sistemas de control interno que comprende entre otros aspectos la
conciencia del control, la estructura organizacional, el talento humano,
las normas, los manuales y la separacin o segregacin de funciones.

Estos controles generales tienen por finalidad proporcionar las
condiciones objetivas para que los controles especficos operen lo cual
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


7

quiere decir, en el caso concreto de la interventora, que el documento
que se presenta a continuacin procura dotar a la SECRETARA DE
DESARROLLO TERRITORIAL Y BIENESTAR SOCIAL de los criterios
y elementos de juicio, para que a partir de ellos orienten el proceso y
la ejecucin de aquella.

En este contexto, el documento pretende proporcionar criterios
generales a partir de los cuales produzcan los necesarios para que,
quien sea designado para ello, asuma su responsabilidad de realizar la
interventora.

Ahora bien, desde el punto de vista formal, el documento se presenta
en dos partes: una primera de conceptualizacin general y un
apndice que incluye algunos modelos de actas e informe de
interventora que sin lugar a dudas contribuirn de manera significativa
al logro de los propsitos en materia de supervisin y control de la
gestin contractual de la SECRETARA DE DESARROLLO
TERRITORIAL Y BIENESTAR SOCIAL.

Instructivo de Interventora en la contratacin y convenios celebrados por LA SECRETARA DE

OBJETIVO DEL MANUAL DE INTERVENTORA

Servir de herramienta de gestin, en cumplimiento del principio de
responsabilidad sealado por el artculo 26 de la Ley 80 de 1993, que dote
de la informacin bsica sobre el quehacer de la interventora, a los
servidores pblicos que les corresponda desarrollar dicha labor y a los
interventores externos que para tal fin se contraten, en procura de que este
proceso se ejecute de una manera eficiente y acorde con las circunstancias
y necesidades propias de la SECRETARA DE DESARROLLO
TERRITORIAL Y BIENESTAR SOCIAL.

LA INTERVENTORIA, OBLIGACION FIJADA EN LA LEY 80 DE 1993, ES
UNA RESPONSABILIDAD DE LAS ENTIDADES PBLICAS QUE BUSCA EL
CUMPLIMIENTO DE LOS FINES ESTATALES CUANDO ESTOS SE
DESARROLLAN MEDIANTE UNA RELACIN CONTRACTUAL.

1. QU ES LA INTERVENTORA?

Es el proceso de supervisin, coordinacin y control que deben hacer las
entidades estatales sobre aquellas funciones y competencias que les asigna la
normatividad vigente cuando las realizan mediante una relacin contractual ya
sea a travs de interventores internos (Servidores pblicos) o interventores
externos (Contratados). Dicho proceso tiene el propsito de verificar, a partir de
la firma y perfeccionamiento del respectivo contrato y durante su ejecucin, el
avance y cumplimiento de las obligaciones contradas en trminos de
oportunidad, utilizacin de los recursos y la calidad de los bienes o servicios
contratados, hasta su liquidacin.

De acuerdo con el Diccionario de la Lengua Espaola
1
, el vocablo interventor
tiene las siguientes acepciones:

Que interviene. Comit interventor. Capacidad interventora. Persona
que autoriza y fiscaliza ciertas operaciones para asegurar su
correccin.

El contexto en que se utiliza la definicin de interventora en el presente
documento es el siguiente:

1
RE/l /0/0EVl/ E$P/hDl/. 0|cc|onar|o oe |a |enoua esoano|a. 22 eo. Vaor|o . Rea|
/caoem|a Esoano|a. 200'.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


9

1.1 FUNCIONES Y COMPETENCIAS ESTATALES EN MATERIA DE
CONTRATACIN

Son aquellas que se realizan por expreso mandato legal (ley 80 de 1.993).

La interventora es una herramienta de mejoramiento continuo para los tres
actores que participan en la relacin contractual: el contratista a la que se le
ejerce el proceso, el interventor, an cuando sea interno, y la entidad
contratante, cuyo propsito es velar por el cumplimiento del objeto contractual,
en trminos de eficiencia, eficacia y calidad. Por lo tanto se requiere el
compromiso de los tres, a fin de que no se le vea simplemente como un
requisito formal al seguimiento de las obligaciones contractuales para imponer
una sancin o multa.

LA INTERVENTORA HACE SEGUIMIENTO, INTERVIENE, EJERCE
CONTROL, HACE CUMPLIR LO PACTADO Y DURA TANTO COMO EL
CONTRATO.

2. QU FIN PERSIGUE LA INTERVENTORIA?

El fin de la interventora es verificar que las partes cumplan a cabalidad, con
equidad y armona, los trminos y obligaciones pactadas en el contrato, es
decir, con la oportunidad, costos y especificaciones que satisfagan las
necesidades que se pretenden cubrir con el mismo.

La interventora, mediante sus observaciones crticas y constructivas,
contribuye a consolidar los resultados que se esperan obtener con la ejecucin
del contrato vigilado. As mismo, en la medida en que ella sea efectiva, es decir,
opere de acuerdo con un plan de trabajo bien formulado y utilice los medios
apropiados se hace partcipe en la generacin de valor agregado, lo cual
significa, creacin de circunstancias que mejoran la gestin contractual.

La interventora debe cumplir las siguientes actividades para lograr su fin:
controlar, solicitar, exigir, colaborar, absolver, prevenir y verificar.

2.1 CONTROLAR

Es una supervisin planeada que debe hacerse de manera permanente a todas
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


10

y cada una de las obligaciones mediante las cuales se cumple el contrato, con
el fin de establecer si la ejecucin se ajusta a lo ofrecido por las partes.

2.2 SOLICITAR

Facultad que se materializa cuando el interventor pide al contratista
oportunamente que subsane en forma inmediata algn vicio de forma o de
fondo que no afecta la validez del contrato o su ejecucin. Esta facultad la
ejerce el interventor por ejemplo cuando solicita la imposicin o improcedencia
de una sancin por las razones que considere pertinentes.

2.3 EXIGIR

Al detectar que en la ejecucin del contrato no se cumplen estrictamente las
clusulas pactadas el interventor tiene la obligacin de exigir a la parte que
ocasiona las deficiencias la satisfaccin exacta de lo prometido, para el efecto
emplea como medios el contenido del contrato y las garantas ofrecidas para
respaldar el cumplimiento de las obligaciones.

2.4 COLABORAR

El Diccionario de la Lengua Espaola
2
, vigsima segunda edicin, 2001, define
el verbo colaborar as:

Trabajar con otra u otras personas en la realizacin de una obra.

Es vital superar el criterio segn el cual la relacin contractual entre la
administracin pblica y los particulares genera por s misma intereses
opuestos y en consecuencia un ambiente de rivalidad. Aun cuando el propsito
especfico del particular sea diferente al de la administracin pblica el objetivo
comn no puede subestimarse. En el caso especfico de la SECRETARA DE
DESARROLLO TERRITORIAL Y BIENESTAR SOCIAL, debe hacrseles
entender a los interventores que dentro de sus funciones le corresponde prestar
la colaboracin necesaria para el xito del contrato, circunstancia que no debe
confundirse con permisividad.

2.5 ABSOLVER

2
RE/l /0/0EVl/ E$P/hDl/. 0|cc|onar|o oe |a |enoua esoano|a. 22 eo. Vaor|o . Rea|
/caoem|a Esoano|a. 200'.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


11

En ocasiones los contratos se desvan de los objetivos propuestos por ausencia
de comunicacin entre las partes. Un errado concepto de independencia por
parte del contratista o una administracin desentendida sobre la ejecucin del
contrato pueden originar perjuicios que difcilmente se remedien. El interventor
debe ser un apoyo al que se le consulte para resolver las dudas y dificultades
que surjan durante la ejecucin del contrato.

2.6 PREVENIR

Debe dejar de verse a la interventora como una funcin pasiva limitada a
observar la ejecucin del contrato para informar los errores de las partes; es
ms fcil evitar que ellos ocurran al tiempo que se impide el incumplimiento de
las obligaciones contractuales. El interventor debe orientar las acciones
preventivas hacia el contratante y el contratista.

2.7 VERIFICAR

Las actividades enunciadas anteriormente no dejan de ser intenciones si la
interventora no verifica su realizacin. El control depende de la verificacin, del
examen de la ejecucin del contrato para establecer su realidad. El
conocimiento de esa realidad implica aplicacin de correctivos, exigencia del
cumplimiento de lo pactado, solucin de problemas, absolucin de dudas, todo
ello con un criterio de colaboracin que a la postre se refleje en el xito de la
consecucin de lo pretendido con la correspondiente contratacin.

LA INTERVENTORIA ES UNA HERRAMIENTA DE GESTION: PERMITE
MEDIR LOS RESULTADOS Y EL IMPACTO DE LAS ACCIONES
REALIZADAS EN LA EJECUCIN DE LOS CONTRATOS Y
RETROALIMENTA A LA ENTIDAD CONTRATANTE PARA LA TOMA DE
DECISIONES.

4. CUL ES LA UTILIDAD DE LA INTERVENTORA EN LA GESTION
DE LA ENTIDAD CONTRATANTE?

La interventora es una herramienta de gestin porque le permite a la entidad
contratante:

Evitar la utilizacin indebida de los recursos pblicos por parte del
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


12

contratista y en caso de que ocurra es un medio para detectarla y
sancionarla

Hacer un seguimiento tcnico, mediante la aplicacin de
indicadores, sobre la forma como se ejecutan los contratos.

Monitorear el desarrollo de los procesos.

Evaluar el cumplimiento de la normatividad vigente en la ejecucin
del contrato.

Tomar los correctivos y hacer los ajustes pertinentes de manera
oportuna.

Medir oportunamente los resultados.

Tomar decisiones relativas a la relacin contractual.

Evaluar la relacin de la actividad objeto de interventora en el
contexto de los planes y programas de la SECRETARA DE
DESARROLLO TERRITORIAL Y BIENESTAR SOCIAL.

As mismo, a travs de ella, los contratistas mejoran la eficiencia y la calidad de
los bienes y servicios ofrecidos.

5. LA SECRETARA DE DESARROLLO TERRITORIAL Y BIENESTAR
SOCIAL NO CUENTA CON PARAMETROS FIJOS ESTABLECIDOS PARA
HACER LA INTERVENTORA?

No existe norma alguna que le determine a las entidades pblicas, las
herramientas e instrumentos que deben emplear para realizar la interventora.
En consecuencia se pueden crear o adaptar los papeles de trabajo, formatos y
en general los medios para hacerla.

Lo importante es tener en cuenta que los instrumentos respondan a las
necesidades y particularidades de la entidad contratante y a las especificidades
de los bienes y servicios objeto de contratacin. De igual manera, es
fundamental garantizar la continuidad en el uso de los instrumentos, lo cual no
excluye la posibilidad de hacerles los ajustes o modificaciones necesarios para
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


13

que cumplan mejor su propsito.

Los instrumentos deben posibilitar la obtencin de informacin comprensible,
til y comparable; en este sentido la informacin es:

Comprensible cuando es clara y fcil de entender.

til cuando es pertinente y confiable.

Pertinente cuando posee valor de retroalimentacin, de prediccin
y es oportuna.

Confiable cuando es neutral y verificable en la medida en que
represente fielmente los hechos.

Comparable cuando ha sido preparada sobre bases uniformes.

6. QU CONSECUENCIAS ACARREA EL HECHO DE NO REALIZAR
LA INTERVENTORA?

En primer lugar, debe recordarse que las entidades pblicas mediante la
celebracin de contratos, buscan garantizar los fines del Estado y en especial,
el cumplimiento de sus misiones institucionales y de las funciones y
competencias asignadas en la ley. En consecuencia, de no hacerles
interventora a los contratos que celebre la SECRETARA DE DESARROLLO
TERRITORIAL Y BIENESTAR SOCIAL, pondra en riesgo el cabal
cumplimiento de sus funciones y la correcta aplicacin de los recursos pblicos
destinados para ello y adems imposibilitara aplicar las clusulas
extraordinarias previstas en la Ley 80 de 1993 ante la carencia de pruebas.

En segundo lugar, una vez se designe el interventor para los contratos, ya sea
interno o externo, su deber, en cumplimiento de los numerales 2 y 10 del
articulo 34 de la Ley 734 de 2002, Cdigo nico Disciplinario, es el de realizar
personalmente las tareas que se le confen y responder por el uso de la
autoridad que se le delegue. De no cumplir dicha obligacin el servidor pblico
responder disciplinaria, civil y penalmente por sus acciones y omisiones en la
actuacin contractual en los trminos de la Constitucin y la Ley.

Ahora bien, en el caso especfico del interventor externo es importante sealar,
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


14

de conformidad con el artculo 53 de la Ley 734 de 2002, que el rgimen
disciplinario para los particulares se aplica a quienes cumplan labores de
interventora en los contratos estatales.

CON LA INTERVENTORIA LA SECRETARA DE DESARROLLO
TERRITORIAL Y BIENESTAR SOCIAL REORIENTA LOS PROCESOS
ADMINISTRATIVOS HACIA EL CUMPLIMIENTO DE LAS FUNCIONES DE
INSPECCIN Y VIGILANCIA CONTRACTUAL, FIJADAS POR LA LEY 80 DE
1993 Y SUS DECRETOS REGLAMENTARIOS.

7. LA SECRETARA DE DESARROLLO TERRITORIAL Y BIENESTAR
SOCIAL DEBE REALIZAR LA INTERVENTORIA CON SUS PROPIOS
FUNCIONARIOS (INTERNA) O DEBE REALIZARLA CON PERSONAL
CONTRATADO (EXTERNA)?

La interventora puede ser interna o externa. La decisin de una u otra
modalidad surge de la evaluacin de las condiciones tcnicas, logsticas y
econmicas de la entidad.

7.1 LA INTERVENTORA INTERNA

Es realizada por personas que estn vinculadas a la administracin mediante
una relacin legal o reglamentaria, se trata entonces de los respectivos
servidores pblicos de la entidad.

7.2 LA INTERVENTORA EXTERNA

La realiza un agente externo - persona natural o jurdica-, previo proceso de
seleccin adelantado por la entidad.

En todo caso, el interventor, representa a la SECRETARA DE DESARROLLO
TERRITORIAL Y BIENESTAR SOCIAL y como tal acta en su nombre, debe
ser un controlador imparcial de la correcta aplicacin de los recursos pblicos.

8. CUL ES EL PROCEDIMIENTO QUE DEBE SEGUIRSE PARA
ASIGNAR LAS FUNCIONES DE INTERVENTORA?

El procedimiento al que debe ceirse la SECRETARA DE DESARROLLO
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


15

TERRITORIAL Y BIENESTAR SOCIAL para asignar esta responsabilidad
difiere segn se opte por la interventora interna o la externa.

8.1 INTERVENTORA INTERNA

Con base en la Ley 489 de 1998 se debe expedir un acto administrativo de
delegacin de funciones; el artculo 9 de la citada Ley seala que, en virtud de
lo dispuesto en la Constitucin Poltica, las autoridades administrativas podrn
transferir el ejercicio de funciones a sus colaboradores o a otras autoridades
con funciones afines o complementarias mediante acto de delegacin.

El artculo 10 de la mencionada ley establece que en el acto de delegacin, que
siempre ser escrito, se determinar la autoridad delegataria y las funciones o
asuntos especficos cuya atencin y decisin se transfieren, lo cual no exime al
delegante de mantenerse informado respecto al desarrollo de la tarea delegada.

Por otra parte, el artculo 11 numeral 2 de la ley en cuestin prohibe trasladar la
competencia delegada, circunstancia que no excluye la posibilidad de
conformar un equipo interdisciplinario que cumpla adecuadamente la funcin.

8.2 INTERVENTORA EXTERNA

Debe celebrarse un contrato escrito, y con pliza de garanta, entre la entidad
contratante y la persona natural o jurdica que cumplir las funciones de
interventor. Este contrato es autnomo, es decir, no tiene vinculacin jurdica
directa con el contrato sobre el cual se ejercer la interventora.

LAS ENTIDADES PUBLICAS, TIENEN LA OBLIGACIN DE GARANTIZAR
LAS CONDICIONES MNIMAS PARA QUE LA INTER VENTORA SE HAGA
DE MANERA EFICIENTE.

9. CULES SON LOS PRERREQUISITOS PARA GARANTIZAR UNA
BUENA INTERVENTORA?

Es importante comprender que previo al trabajo de interventora se deben crear
una serie de hechos adecuados que se relacionan con el contrato objeto de la
interventora y con lo que ser el proceso de interventora en s mismo, a fin de
que sta se desarrolle de manera eficiente. Entre tales hechos se puede
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


16

sealar:
Existencia de la disponibilidad presupuestal de los recursos que
financiarn el contrato objeto de interventora.

La forma de pago del contrato objeto de interventora debe estar
acorde con el plan anual mensualizado de caja, con el fin de
garantizar el oportuno flujo de recursos en los trminos pactados
en el contrato.

Claridad y precisin en el contenido y alcance de las obligaciones
pactadas en el contrato objeto de interventora y de las sanciones
en que se incurre por su incumplimiento.

Precisin y claridad en el contenido y alcance de las
responsabilidades del interventor.

10. QUIEN DEBE GARANTIZAR LAS CONDICIONES MNIMAS PARA
HACER LA INTERVENTORA Y CUALES SON ESAS CONDICIONES?

La SECRETARA DE DESARROLLO TERRITORIAL Y BIENESTAR SOCIAL
tiene la obligacin de garantizar las condiciones mnimas a partir de las cuales
quien realice la interventora pueda desarrollar su trabajo de una manera
adecuada. En consecuencia bajo este postulado la SECRETARA,
independientemente de que el interventor sea interno o externo, debe:

Nombrar o seleccionar al interventor con el perfil requerido.

Desarrollar los instrumentos de control interno necesarios para la
adecuada gestin del proceso.

Suministrar la informacin que requiera el interventor y que tenga
relacin directa con la ejecucin del contrato objeto de
interventora.

Controlar la calidad del trabajo y el cumplimiento de las
obligaciones del interventor.

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


17

10.1 CUANDO EL INTERVENTOR ES INTERNO

Adems de las expuestas en la parte inicial de esta pregunta la SECRETARA
DE DESARROLLO TERRITORIAL Y BIENESTAR SOCIAL debe:

Suministrar los recursos humanos, tcnicos y materiales que
requiera el interventor y apoyarlo para que disponga de los medios
necesarios y suficientes cuando sus labores se realicen en sitios
diferentes al habitual de trabajo.

Apoyarlo en la consecucin de la normatividad que se expida en
relacin con los temas de su competencia y velar por su
capacitacin y actualizacin.

Reemplazarlo por otro servidor pblico de igual o superior calidad
tcnica a la suya en caso de enfermedad, calamidad domstica o
cualquier otro motivo por el que deban suspender el ejercicio de su
funcin, a fin de evitar tropiezos en el desarrollo del contrato objeto
de interventora, y poner en conocimiento de los contratistas
oportunamente esta situacin.

10.2 CUANDO EL INTERVENTOR ES EXTERNO

Debe tenerse en cuenta que legalmente la Ley 80 de 1993, la contratacin que
se haga para este efecto est condicionada en el proceso y en los requisitos,
por la cuanta. A partir de esa premisa la SECRETARA DE DESARROLLO
TERRITORIAL Y BIENESTAR SOCIAL debe:

10.2.1 Elaborar los pliegos de condiciones o condiciones mnimas por los que
se regir la relacin contractual. Se entiende por pliego de condiciones o
condiciones mnimas, la descripcin de las necesidades que tiene la
entidad para efectos de la contratacin.

10.2.2 Realizar los trmites administrativos, presupuestales y financieros que
amparen el compromiso contractual.

10.2.2.1 Cuando la contratacin es directa incluye, entre otros aspectos:

La justificacin

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


18

El objeto a contratar

Las obligaciones del contratista

El valor del contrato

La forma de pago

La interventora (debe recordarse que por tratarse de un contrato
es obligacin de ley hacerle interventora, a su vez, a l)

Perfil requerido

Plazo

Garantas

10.2.2.2 Cuando se requiere realizar concurso de mritos dada la cuanta
del contrato o la naturaleza del objeto contractual, los pliegos de condiciones
incluyen, adems de los anteriores elementos:

Las reglas que regirn el proceso

Requisitos que debe cumplir el proponente para evaluar la
propuesta

10.2.3 Revisar las plizas de seriedad de la oferta y verificar que:

Sea otorgada a favor de la entidad contratante.

Se identifique de manera precisa al tomador, ya sea persona
natural o jurdica.

En el caso de la persona jurdica debe figurar la razn social
completa, incluyendo la sigla; esto ltimo, siempre y cuando figure
en el correspondiente certificado de existencia y representacin
legal.

El valor asegurado corresponda al fijado en los pliegos de
condiciones.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


19

La vigencia corresponda a lo estipulado en los trminos de
referencia.

El objeto y el nmero de la misma coincida con el de la propuesta
que presenta.

Est suscrita por el tomador- contratista afianzado

10.2.4 Evaluar las propuestas presentadas

10.2.5 Realizar el proceso de seleccin del interventor para lo cual deben
considerarse las inhabilidades e incompatibilidades previstas en la
normatividad vigente relacionada con la contratacin administrativa. Igualmente
deber tenerse en cuenta los procedimientos de la contratacin estatal.

10.2.6 Evaluar el perfil de los profesionales propuestos por el interventor para
hacer reemplazos en el grupo bsico de trabajo cuando se produzcan
modificaciones por diferentes causas (retiro, licencia, despido, etc) y aprobar las
propuestas, que deben ajustarse a los perfiles solicitados en los trminos de
referencia y obtener un puntaje igual o superior al que obtuvieron las personas
propuestas inicialmente.

10.2.7 Hacer el seguimiento y supervisin de la ejecucin del contrato para lo
cual debe disear los instrumentos bsicos para recolectar la informacin y
efectuar la auditora, con el respeto debido por la autonoma y creatividad de los
interventores contratados.

10.2.8 Expedir la constancia de cumplimiento requerida para efectos de pago.

10.2.9 Adelantar las gestiones necesarias para el reconocimiento y cobro de
las sanciones pecuniarias y garantas a que hubiere lugar para lo cual se dar
aviso oportuno a la Oficina Jurdica de la entidad o quien haga sus veces, sobre
la ocurrencia de hechos constitutivos de mora o incumplimiento y se le enviar
copia de los respectivos soportes.

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


20

11. CULES SON LAS VENTAJAS Y LAS LIMITACIONES DE UNA U
OTRA MODALIDAD DE INTERVENTORIA?

11.1 VENTAJAS

11.1.1 Interventora Interna

No requiere adelantar procesos previos de capacitacin en los
aspectos generales normativos o se pueden abreviar por el
conocimiento que de ellos tienen los servidores pblicos.

Se evitan los honorarios aunque se incrementa el trabajo. De ah
la necesidad de establecer grupos interdisciplinarios, crear o
adaptar los instrumentos adecuados y darle continuidad a su
utilizacin, de tal manera que las dependencias y funcionarios se
capaciten y asimilen en forma prctica los conocimientos y la
experiencia para su desarrollo profesional y aumento de la
productividad.

Se reorientan los procesos administrativos internos de la
SECRETARA DE DESARROLLO TERRITORIAL Y BIENESTAR
SOCIAL, hacia el ejercicio de las funciones de inspeccin y
vigilancia contractual, lo cual contribuye eficazmente al
cumplimiento de los retos y obligaciones impuestas a stas por la
respectiva Ley.

Se genera acumulacin de conocimiento, con la posibilidad de
transmitir a otros nuevos servidores pblicos un enfoque de
gestin hacia la inspeccin y vigilancia contractual.

11.1.2 lnterventora Externa

Se puede y se debe exigir el tiempo y dedicacin necesarios para
desarrollar con eficiencia, calidad y oportunidad las
responsabilidades encomendadas.

Es imparcial en la medida que se apliquen correctamente los
principios y procedimientos contractuales.

Aprovecha la experiencia adquirida previamente por parte del
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


21

interventor en responsabilidades de esta naturaleza.

11.2 LIMITANTES

Las circunstancias que se sealan a continuacin no descalifican las opciones,
solo muestran riesgos que pueden ocurrir con el propsito de que se controlen.

11.2.1 Interventora Interna:

Las relaciones de autoridad y el hecho que deba conceptuarse
respecto al cumplimiento de las obligaciones por parte de la
entidad contratante pueden originar sesgos en las
responsabilidades que se le asignan.

Con frecuencia los funcionarios asignados a esta actividad tienen
a su cargo otras responsabilidades, circunstancia que puede
afectar de manera individual o en su conjunto variables como la
calidad, la oportunidad y la integralidad por la poca dedicacin de
tiempo y esfuerzo.

Puede afectarse su calidad y eficiencia por rotaciones de personal
en funcin de prioridades ajenas al mismo proceso de la
interventora.

11.2.2 Interventora Externa:

Una elaboracin deficiente de los pliegos de condiciones o
condiciones mnimas puede originar problemas legales respecto a:

Interpretaciones errneas.
Las responsabilidades que asume el interventor.
La elaboracin del contrato.

Una inadecuada seleccin del agente externo afecta de manera
negativa la calidad del bien o servicio objeto de interventora y
repercute en costos y trmites adicionales, si se llega a caducar el
contrato de interventora.

Cuando los recursos econmicos no son suficientes la calidad con
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


22

la que se realiza puede afectarse.

12. CMO SE SUPERVISA LA GESTIN DE LA INTERVENTORA?

La supervisin de la interventora implica la existencia de un vigilante para quien
controla, es decir, el interventor. Esta supervisin debe realizarse as:

12.1 CUANDO LA INTERVENTORA ES INTERNA:

Debe nombrarse un coordinador del equipo de trabajo que tenga entre sus
funciones las siguientes:

Aportar a la direccin criterios de organizacin del trabajo as
como elementos de juicio para la toma de decisiones relacionadas
con la ejecucin de la interventora.

Coordinar el diseo del plan de gestin del equipo de trabajo. y
una vez aprobado, implementar y efectuar su seguimiento y
evaluacin.

Brindar soporte profesional y tcnico a los integrantes del equipo
de trabajo.

Velar por la confidencialidad y seguridad de la informacin bajo su
custodia o que se conozca en el desempeo de sus funciones.

Presentar a la Secretara los informes sobre la gestin realizada.

Suministrar a las dependencias competentes de la SECRETARA
DE DESARROLLO TERRITORIAL Y BIENESTAR SOCIAL la
informacin pertinente sobre sus necesidades presupuestales.

Adicionalmente se debe evitar que quienes integran el equipo de trabajo
dedicado a la interventora desempeen simultneamente funciones de
inspeccin, vigilancia y control sobre los contratistas a los que les ejerce tales
interventoras.

Un requisito mnimo para garantizar que esa coordinacin opere es determinar
con precisin las funciones y responsabilidades de los miembros del equipo y
dotar a este de la interdisciplinariedad suficiente en los perfiles profesionales
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


23

para garantizar la evaluacin de todas las obligaciones contractuales.

Lo anterior quiere decir que cuando una entidad opta por la interventora
interna, con independencia de los motivos que la lleven a ello, su
responsabilidad y la calidad con que la desempee debe ser la misma que
cuando la ejerce un agente externo.

12.2 CUANDO LA INTERVENTORA ES EXTERNA

En este caso la supervisin se manifiesta como la interventora sobre la
interventora externa, no obstante es indispensable porque no puede permitirse
que el contratista externo maneje a su arbitrio el cumplimiento de lo pactado.

En esta forma de trabajo el interventor velar por el cumplimiento del contrato
que celebre la SECRETARA DE DESARROLLO TERRITORIAL Y BIENESTAR
SOCIAL, para garantizar la efectividad de los trminos en que se acord el
objeto contractual, en tanto que la supervisin que ejerce la entidad sobre el
interventor vigila el cumplimiento del contrato de interventora, sin inmiscuirse
en la ejecucin del contrato objeto de la interventora externa.

Para supervisar la calidad de la interventora externa la SECRETARA DE
DESARROLLO TERRITORIAL Y BIENESTAR SOCIAL debe nombrar un
funcionario o dependencia responsable de hacer el seguimiento. La
periodicidad, los aspectos sobre los cuales se le evaluar y los criterios que se
utilizarn en la evaluacin deben ser del conocimiento del interventor externo y
quedar explcitos en las clusulas del contrato que se celebre entre la
SECRETARA DE DESARROLLO TERRITORIAL Y BIENESTAR SOCIAL y l.

13. CON QU RECURSOS SE FINANCIA LA INTERVENTORIA?

Cualquiera que sea la modalidad adoptada, interna o externa, debe hacerse con
recursos propios de la entidad. En el caso de la interventora interna no se
incurre en costos adicionales, en tanto que cuando se hace con agentes
externos se les reconocen honorarios.

14. CULES SON LOS CRITERIOS QUE DEBEN TENERSE EN
CUENTA PARA ESTABLECER EL VALOR DEL CONTRATO SUSCRITO
ENTRE LA ENTIDAD PUBLICA EL INTERVENTOR CUANDO ESTE ES
EXTERNO?
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


24

Entre tales criterios debe considerarse el valor del contrato objeto de
interventora; el tiempo de dedicacin requerido; la experiencia que debe
acreditar el interventor; el aporte de infraestructura tcnica necesaria, si es as,
por parte del interventor; el rea geogrfica que debe cubrir en desarrollo de
sus actividades y el equipo humano necesario.

15. CMO LOGRA LA INTERVENTORIA SUPERVISAR Y CONTROLAR
EL AVANCE Y CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES TANTO POR
PARTE DE LA SECRETARA DE DESARROLLO TERRITORIAL Y
BIENESTAR SOCIAL COMO DEL CONTRATISTA?

La interventora logra su propsito mediante la realizacin de las evaluaciones
peridicas cuyos resultados deben ponerse en conocimiento de las partes y
consignarse en las correspondientes actas e informes a fin de que se tomen los
correctivos del caso y sirvan de soporte para imponer las sanciones pactadas,
cuando a ello hubiere lugar.

La periodicidad, los aspectos sobre los cuales se evaluar y los criterios que se
utilizarn, as como el responsable de realizarla, se harn constar de manera
expresa en las clusulas del contrato mediante el cual la entidad territorial
cumple su competencia.

16. CULES SON LOS LMITES DE COMPETENCIA DE LA
INTRVENTORIA?

La interventora debe limitarse nica y exclusivamente a verificar el
cumplimiento de las obligaciones pactadas en el contrato, por ende no le
corresponde ejecutar acciones tendientes a conocer aspectos administrativos y
financieros de orden interno de la Secretara, distintos a los relacionados con el
objeto del contrato.

17. EN QUINES SE PUEDE APOYAR LA INTERVENTORA?

Para desarrollar en forma adecuada su trabajo, y obtener informacin relativa a
la ejecucin del contrato objeto de interventora, el interventor puede acudir a
las veeduras comunitarias, a las asociaciones de usuarios, a la entidad
contratista, y dems entidades o personas relacionadas con el objeto del
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


25

contrato.

SE REQUIERE UN INTERVENTOR QUE SE CARACTERICE POR SU
LIDERAZGO, OBJETIVIDAD, AUTONOMA, CAPACIDAD DECISORIA,
IMPARCIALIDAD, INTEGRIDAD Y DILIGENCIA PROFESIONAL.

18. QU PERFIL PROFESIONAL DEBE TENER EL INTERVENTOR?

En la normatividad vigente no se considera una profesin especfica para
ejercer esta clase de funciones. Sin embargo por la especificidad de los
aspectos examinados es necesario asignar personas cuyos conocimientos
profesionales sean afines con los factores a examinar. As mismo, que tengan
la debida capacitacin en materia tcnica, administrativa, financiera y legal y
que conozcan, dominen y apliquen los principios y normas de auditora
generalmente aceptados.

Quien haga parte de un equipo de trabajo de interventora debe tener tica, lo
cual implica asumir sus funciones con responsabilidad. De igual manera, poseer
capacidad de liderazgo, objetividad, autonoma, capacidad de decisin,
imparcialidad e integridad y diligencia profesional y tener habilidad y disposicin
para comunicarse y trabajar en equipo.

En relacin con los aspectos administrativos, financieros, tcnicos y legales en
que debe estar capacitado se puede sealar:

18.1 ASPECTOS ADMINISTRATIVOS:

Estar informado de los trmites administrativos que debe realizar el contratista
desde el momento en que se aprueba la pliza de cumplimiento para los
contratos que se rigen por la Ley 80 de 1993 (o a partir de la firma en aquellos
que se rigen por el derecho privado), y existe la disponibilidad presupuestal y
las dependencias donde debe acudir por razn del mismo, con el objeto de
asesorarlo en el momento oportuno. As como el manejo administrativo que se
le debe dar al contrato, lo cual debe relacionarse en los informes administrativos
de progreso.

18.2 ASPECTOS FINANCIEROS

El interventor debe tener conocimiento sobre el manejo presupuestal del
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


26

contrato (disponibilidad, reserva presupuestal, etc)., que se cumpla con el
Estatuto tributario, realizando el seguimiento a la contabilidad y gastos
presentados por el Contratista.

18.3 ASPECTOS TCNICOS

El interventor debe tener conocimientos respecto a la forma de preparacin y
presentacin de informes, revisin y aprobacin de los documentos e informes
tcnicos.

18.4 ASPECTOS LEGALES

En este sentido es importante aclarar que las funciones que desempea el
interventor no son de naturaleza propiamente legal, no obstante su
responsabilidad le exige estar debidamente capacitado y preparado en el tema.
En consecuencia, cualquiera sea la posibilidad seleccionada, ya sea una
interventora interna o externa, es necesario que las personas encargadas de
realizarla conozcan el marco constitucional y legal de la contratacin. y en
particular respecto al objeto del contrato-.

EL INTERVENTOR ES UN DELEGADO DE SECRETARA DE DESARROLLO
TERRITORIAL Y BIENESTAR SOCIAL QUE DESEMPEA UNA FUNCIN
EMINENTEMENTE TCNICA. EL INTERVENTOR NO PUEDE EXONERAR
AL CONTRATISTA DE OBLIGACIN CONTRACTUAL ALGUNA NI
MODIFICAR TALES OBLIGACIONES.

19. CULES SON LAS FUNCIONES DEL INTERVENTOR?

Las funciones del interventor por su contenido son de carcter tcnico y
econmico, de carcter legal y de carcter administrativo.

19.1 DE CARCTER TCNICO Y ECONMICO

Entre las funciones que le corresponde desempear se incluyen:

Constatar que la pliza de la garanta del contrato se encuentra
aprobada o que el contrato se encuentra firmado y debidamente
legalizado.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


27

Participar en la liquidacin del contrato.

Asesorar al contratista cuando lo considere conveniente o cuando
ste lo solicite en aspectos concernientes con la naturaleza del
objeto contratado.

Verificar la contabilidad del Contratista, los soportes financieros se
ajusten a la normatividad vigente (Estatuto Tributario), como por
ejemplo que los comprobantes de egresos se encuentren
debidamente diligenciados y firmados, numerados de manera
consecutiva, las facturas de gastos de los proyectos debern
estar a nombre del Contratista y no de terceros, aportes
parafiscales.

19.2 DE CARCTER LEGAL

Efectuar el seguimiento del contrato con el objeto de verificar el
cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones acordadas
entre el contratista y la entidad.

Velar porque se respeten en su integridad los derechos de las
partes.

Requerir por escrito al contratista, cuantas veces sea necesario,
cuando incumpla alguna de las obligaciones contractuales.

Informar al contratante con la debida sustentacin y justificacin
cuando el contratista incumpla de manera persistente las
obligaciones contractuales, pese a los requerimientos de que trata
el punto anterior, con el propsito de que se imponga la sancin
contractual correspondiente.

Comunicar por escrito a la aseguradora que expidi la pliza de
garanta y cumplimiento sobre el incumplimiento del contratista

Elaborar las actas de inicio, parciales, finales y de liquidacin
dentro de los plazos establecidos en el Contrato y por la
normatividad vigente.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


28

19.3 DE CARCTER ADMINISTRATIVO

Conocer los procedimientos internos de la entidad relacionados
con el manejo y trmite de los contratos, rdenes de pago,
diligenciamiento de formatos y dems aspectos inherentes a sus
funciones.

Exigir al contratista informes peridicos sobre la ejecucin
contractual, dentro de los trminos pactados en el contrato, o en
cualquier momento si as lo considera conveniente.

Certificar que el contratista ha cumplido con todas sus
obligaciones en el periodo correspondiente, de acuerdo con los
trminos del contrato.

Convocar al contratista a las reuniones que sean necesarias para
lograr la debida ejecucin del contrato y dejar constancia de ello
en acta.

Elaborar para consideracin y firma del representante de la
entidad, el acta de liquidacin del contrato.

Suscribir con el contratista las siguientes actas: de iniciacin, de
reuniones con el contratista, de liquidacin del contrato y de
cambio de interventor. Esta ltima tambin la suscribir el
interventor entrante.

Informar a la Secretaria de Despacho, con la debida sustentacin
y soportes, la ocurrencia de hechos atribuibles al contratista que
puedan causarle perjuicios

Impartir por escrito, al contratista, las instrucciones relativas a la
aplicacin de instrumentos para el desarrollo de la interventora.

Elaborar informes peridicos de evaluacin especificando el
avance de los proyectos, cumplimiento de actividades y metas de
manera porcentual y actas de interventora, respecto de la
ejecucin del contrato, as como soportar las razones de
incumplimiento en que incurra el contratista para que el
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


29

contratante adopte las medidas pertinentes con base en lo all
establecido.

Rendir a la entidad los informes peridicos relativos a las
actividades realizadas por l y suministrarle la informacin y
documentacin que requiera en relacin con la ejecucin del
contrato.

Rendir los informes que le sean solicitados por los organismos de
control.

Promover la conciliacin de conflictos entre las partes en la
eventualidad que se presenten.

Identificar las eventualidades que puedan afectar el trabajo del
contratista a fin de corregirlas.

Hacer seguimiento a la organizacin y archivo de los documentos
relacionados con los contratos y la interventora a su cargo.

20. CMO SE PROCEDE CUANDO HAY CAMBIO DE INTERVENTOR?

Cuando se presente el retiro definitivo o temporal del interventor ste debe
enterar a quien le suceda, mediante acta, respecto al estado del contrato y al
desarrollo alcanzado hasta la fecha. Es vital dejar la constancia de tales
circunstancias con el propsito de deslindar responsabilidades. El nuevo
interventor debe ser designado mediante acto administrativo o contrato, segn
sea interno o externo. El acta que se produzca para dejar constancia del
cambio deben suscribirla el Gerente, el interventor saliente y el interventor
entrante.

Adicionalmente es necesario enterar al contratista objeto de la interventora, con
las formalidades de rigor, respecto al hecho.

21. DE QUE MEDIOS LOGISTICOS SE PUEDE VALER LA
INTERVENTORIA?

La interventora hace uso de tcnicas y herramientas propias de la auditora de
procesos, as como de su enfoque, el cual ofrece una visin integral y medible
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


30

del desarrollo del contrato, a fin de que puedan tomarse decisiones con base en
los resultados que arroje.

Medios investigativos aplicados directamente u obtenidos de otras entidades o
personas, tales como: obtencin de informacin de campo; entrevistas;
aplicacin de formatos; la consulta de la normatividad vigente y especifica
relacionada con el tema objeto del contrato; tcnicas y herramientas de
auditoria.

22. CUNDO DEBE INICIAR SUS ACTIVIDADES LA INTERVENTORA
Y CUNDO LAS DEBE CONCLUIR?

Respecto a los contratos que celebran las entidades para garantizar su
cumplimiento, es generalizado suponer que las funciones de la interventora se
inician en el momento que comienza la ejecucin del contrato sobre el que ella
acta, lo cual es cierto en la medida que la interventora debe supervisar y
evaluar los resultados de dicha ejecucin. Iniciacin que es determinada por la
ley contractual, a partir de la aprobacin de la pliza de garanta nica de
cumplimiento por parte de la entidad contratante.

Lo anterior no excluye, sin embargo, la posibilidad de dar participacin a
quienes cuentan con experiencia como interventores en la fase previa de la
contratacin. Ello permite la elaboracin por ejemplo de los contratos, de tal
manera que se adecuen modelos a las circunstancias especficas de la entidad,
tal como afirma el autor Parra Parra
3
:

Si desde la fase de planeacin se sabe lo que debe hacerse y cmo
realizarlo las dificultades se originarn en otros eslabones
imprevisibles o inevitables en la ejecucin del mismo. De all que sea
necesario desde la gnesis de la idea el desarrollar una idea de
equipo en donde sea necesario dotarse de un consultor o asesor
que prevea los inconvenientes, yerros y deficiencias ms comunes
que puedan acontecer en el proyecto.

Es dable afirmar que la interventora en esta etapa cumple las
funciones de un consultor o asesor que ejerce un tipo de control

3
Parra Parra.. El contrato de interventora. Bogot. Ediciones Jurdicas Gustavo Ibaez Ltda. 2002.. p
25 y 26
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


31

prospectivo, que simplemente es un imaginario de lo que debe ser el
proyecto una vez finalizado.

Una vez comienza la ejecucin del contrato objeto de la interventora ella, de
manera simultanea, inicia la supervisin sobre las actividades que desarrolla el
contratista y prolonga su tarea hasta cuando ste las concluye y se liquida el
contrato para verificar el cumplimiento de los logros respecto a los resultados
inicialmente deseados.

23. CON QU PERIODICIDAD DEBE REALIZAR LAS EVALUACIONES
EL INTERVENTOR?

Es necesario que la interventora realice las evaluaciones a lo largo del proceso
para efectuar un anlisis continuo y comprobar que lo realizado est acorde con
los resultados previstos o, si por el contrario se verifica que las actividades no
se han ejecutado con la oportunidad o con la calidad requerida, promover los
correctivos para que el contrato objeto de la interventora se cumpla a
cabalidad.

Aunque la periodicidad no est sealada por norma alguna se considera
conveniente, y se recomienda, establecerla en funcin de la complejidad del
aspecto o factor controlado. Ello implica que mientras para algunas de las
obligaciones contractuales el periodo de evaluacin puede ser semanal para
otras bien puede ser quincenal, mensual u otro.

La existencia de diversidad de periodos para evaluar los distintos aspectos u
obligaciones contractuales no significa necesariamente que cada uno de los
factores examinados d lugar a un informe individual. Los hallazgos de
deficiencias e irregularidades que detecte la interventora respecto a cada uno
de tales factores pueden incluirse en el informe peridico que ella presente al
contratante.

En todo caso es necesario dejar constancia en el acta de iniciacin de los
criterios de evaluacin que se emplearn en la elaboracin de los informes y de
la periodicidad habitual con que stos se le presentarn al contratante,
circunstancia que no excluye la posibilidad de presentarlos en cualquier
momento si los hechos lo ameritan.

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


32

LAS ACTAS E INFORMES DEL INTERVENTOR SON UN MEDIO DE
PRUEBA PARA LA CONCILIACIN DE CONFLICTOS Y APLICACIN DE
SANCIONES Y CORRECTIVOS.

24 QU SON LAS ACTAS Y LOS INFORMES DE INTERVENTORA,
CUNDO Y QUIENES LOS SUSCRIBEN?

Las actas y los informes, documentos escritos mediante los cuales el interventor
registra su actuacin y hace constar el cumplimiento efectivo de sus funciones,
constituyen la prueba de los comentarios, observaciones, crticas y
recomendaciones realizadas por l durante la ejecucin del contrato objeto de
supervisin. Dichos documentos de igual manera son medios para garantizarle
al contratista el derecho de defensa y contradiccin de su actuacin.

Como lo anota el autor Jos Eurpides Parra Parra
4
:

Las notas escritas dirigidas al contratista sirven de argumento
probatorio, siempre y cuando sean acordes con la realidad de la
ejecucin en los eventos de incumplimiento grave o paralizacin del
contrato en la declaracin de la clusula de caducidad. As lo ha
afirmado la Corte Constitucional que se requiere de un principio
bsico de prueba en la aplicacin de esta sancin, en el sentido de
consolidar pruebas slidas basadas en hechos reales antes de
aplicar una medida de esta naturaleza. Ello sirve de principio de
prueba pero complementariamente se constituye en oportunidad de
controversia de parte del contratista, quien tendr derecho a emitir
su concepto en torno al llamado de atencin de la administracin
que necesariamente deber ir avalada con el criterio del interventor.

24.1 ACTA

El Diccionario de La Lengua Espaola
5
, define el trmino Acta as:

Es una relacin escrita de lo sucedido, tratado o acordado en una
junta.

4
Parra Parra, . op. cit. p 56-57
5
RE/l /0/0EVl/ E$P/hDl/. oo. c|r
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


33

En el contexto de las responsabilidades a cargo de la interventora significa que
cada ocasin en que ella acta, ya sea ante el contratante o el contratista,
debe dejar constancia, por medio de este documento, de la fecha, lugar, hora,
partes intervinientes, objeto de la reunin, constancias, observaciones,
conclusiones, recomendaciones efectuadas y compromisos. Las suscriben los
participantes en las reuniones de trabajo.

Entre todas las actas que se produzcan en el transcurso del contrato siempre
tiene que existir una de iniciacin del contrato cuyo propsito es relacionar toda
la informacin y documentacin que debe ser conocida y empleada durante la
ejecucin del contrato por cada una de las partes, de tal manera que se
obtenga una planeacin y organizacin respecto a las actividades de
seguimiento y evaluacin que se programen. Esta acta debe ser firmada por el
interventor y el contratista.

En la medida que transcurre la ejecucin del contrato se elaboran actas que
registran el estado de avance y actividades del contrato y su contenido debe
tenerse en cuenta para autorizar los pagos al contratista.

El acta de finalizacin del contrato se elabora al concluir la ejecucin del
contrato y documenta los desarrollos y resultados del contrato aceptados por el
interventor.

El acta de liquidacin del contrato, que debe ser firmada por el representante de
la entidad, por el contratista y por el interventor, debe elaborarse con
posterioridad a la finalizacin del contrato y al acta de finalizacin del mismo,
dentro del trmino que prev la Ley 80 de 1993 para liquidar los contratos.
Adicionalmente, en el acta de liquidacin se relacionarn los acuerdos y
conciliaciones a que lleguen las partes para poder declararse a paz y salvo.

24.2 INFORME

El Diccionario de La Lengua Espaola
6
, define el trmino Informe as:

Descripcin oral o escrita de las caractersticas y circunstancias
de un suceso o asunto.

En el contexto de la interventora el informe se elabora con base en el contenido
de las actas y profundiza en las caractersticas del asunto examinado Mientras

6
RE/l /0/0EVl/ E$P/hDl/. oo. c|r
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


34

que el acta hace referencia a los asuntos especficos que se tratan en cada
reunin, el informe se produce con ocasin de cualquiera de los eventos
relacionados con la actuacin del interventor en cumplimiento de su actividad
de seguimiento y evaluacin de la gestin del contratista, puede referirse
incluso al examen de la totalidad de las obligaciones contractuales. El informe,
que debe estar soportado en hechos documentados en las respectivas actas,
lo suscribe el interventor, se dirige al contratante y se remite copia al
contratista.

El contenido del informe se relaciona con las actividades realizadas (reuniones
efectuadas, participantes en ellas, visitas, comunicaciones enviadas, etc),
cumplimiento del objeto del contrato, el porcentaje de cumplimiento de las
actividades del contrato, , obtencin de resultados, identificacin de riesgos y
desviaciones y medidas previstas para normalizar la ejecucin del contrato

En lo que respecta a las conclusiones del informe deben citarse los aspectos
que merezcan destacarse como aciertos y avances o como dificultades o
problemas que afecten la ejecucin del contrato. Las conclusiones se basan en
hechos presentes o pasados.

Las recomendaciones, que se derivan de las conclusiones del informe e indican
las acciones a corregir o seguir por el contratista o la misma interventora, se
basan en hechos a ejecutar e implican un plan de accin y la revisin de lo
ejecutado. En tal sentido el informe debe ser objeto de seguimiento para
verificar que se han cumplido las actuaciones o soluciones recomendadas y de
tales hechos debe dejarse constancia en las siguientes actas o informes.
Acorde con esta circunstancia, se recomienda que la periodicidad establecida
para rendirlo sea la misma establecida para efectuar los desembolsos al
contratista, de esta manera esa verificacin se efecta en tiempo real.

Por otra parte, dado que la interventora se le hace a cada contrato tanto las
actas como los informes que se levanten deben ser individuales, es decir, que
as SECRETARA DE DESARROLLO TERRITORIAL Y BIENESTAR SOCIAL
haya suscrito varios contratos con el mismo contratista, el interventor elaborar
las actas y los informes para cada uno de los contratos.

25. CULES SON LOS POSIBLES EFECTOS A NIVEL CONTRACTUAL
DE LO QUE SE ESTABLEZCA EN LAS ACTAS E INFORMES DE
INTERVENTORIA?

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


35

Los resultados parciales y peridicos que arroje la interventora deben servir
para:

Fijar plazos para aplicar correctivos a las irregularidades o
incumplimientos en que incurra el contratista y evaluar su
cumplimiento.

Certificar que lo ejecutado por el contratista se ajusta o no a lo
requerido por el contratante y si en todo se sujeta a lo pactado en
el contrato.

Recomendar la imposicin de sanciones contractuales pactadas
cuando el contratista incumpla sus obligaciones y determinar el
desarrollo posterior del contrato.

Expedir las certificaciones correspondientes para pagar al
contratista, previa verificacin del cumplimiento de lo establecido
en el contrato.

Servir de insumo para la liquidacin del contrato.

Servir de medio probatorio para la conciliacin de conflictos entre
las partes en la eventualidad que se presenten y para la
terminacin unilateral o caducidad de los contratos, pleitos y
demandas cuando a ello haya lugar.

LA INTERVENTORIA ES SINONIMO DE CONTROL A CARGO DE LAS
ENTIDADES PUBLICAS, DE AH SU RESPONSABILIDAD DE EJERCERLA
CON EFICIENCIA EN PROCURA DEL ADECUADO MANEJO DE LOS
RECURSOS FINANCIEROS PBLICOS DESTINADOS A LA EJECUCION
DE SUS PROGRAMAS Y PROYECTOS MEDIANTE LA GESTION
CONTRACTUAL.

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


36

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


37

BIBLIOGRAFA

Blanco Luna, Yanel. Las Normas de Contabilidad en Colombia y las Normas
Internacionales de Contabilidad. Bogot. Roesga. 1994. 2v.

Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogot. E.S.P. Gerencia General.
Unidad de Control Interno y de Gestin. Manual de Interventora. Bogot.
E.A.A.B.1996. 2v.

Empresa de Energa de Bogot, E.S.P. Direccin de Organizacin y Sistemas.
Manual de interventora de Contratos. Bogot. E.E.B.1995.

Fondo Financiero Distrital de Salud. Concurso pblico para seleccionar
propuestas para contratar servicios especializados para realizar interventora
tcnica, administrativa, financiera y contable sobre los contratos de
administracin de rgimen subsidiado. Bogot. 2001. Versin en medio
magntico.

Ley 80 de 1993. Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica.

Ley 489 de 1998. Estatuto Bsico de Organizacin y Funcionamiento de la
Administracin Pblica.

Ley 734 de 2002. Cdigo Disciplinario nico

Ministerio de Salud. Programa de Apoyo a la Reforma de Salud. Manual de
Interventora y de Transferencia de Conocimientos para Proyectos de
Consultora en Asistencia Tcnica. Bogot. MinSalud. 2001. 43 p.

Parra Parra, Jos Eurpides. El Contrato de Interventora. Bogot. Ediciones
Jurdicas Gustavo Ibaez. 2002. 148 p.

Real Academia Espaola de la Lengua. Diccionario de la Lengua Espaola.
Vigsima segunda Edicin. Madrid. RAE. 2001.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


38

APNDICE

MODELOS DE FORMATOS
7

pg

Modelo de acta de iniciacin de ejecucin el contrato

35

Modelo de acta de cambio de interventor

36

Modelo de acta de liquidacin del contrato

37

Modelo de requerimiento del interventor al contratista

38

Modelo para la presentacin de un informe de interventora

39

7
Estos modelos pueden servir como referencia para que cada entidad territorial los adapte
conforme a sus necesidades, no excluyen la posibilidad de que se les complemente con la
informacin adicional que se considere necesaria en las circunstancias especficas que deba
ser empleado.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


39

MODELO DE ACTA DE INICIACIN

CONTRATO No.

CONTRATISTA

OBJETO DEL CONTRATO

VALOR DEL CONTRATO

INTERVENTOR

FECHA DE INICIACIN

FECHA DE TERMINACIN

En la ciudad de------------------- a los ( ) das del mes de----- de 200---- en las oficinas de
---------------------se reunieron el seor-------------. Identificado con cdula de ciudadana
No-------, en calidad de INTERVENTOR del contrato de la referencia, segn
designacin escrita que hace parte integral de esta acta, en representacin de (entidad
territorial o direccin territorial de salud) y el seor-----------------, identificado con la
cdula de ciudadana No.--------,en calidad de representante legal del CONTRATISTA--
--------------------, con el objeto de iniciar la ejecucin del contrato citado, de conformidad
con los trminos establecidos en dicho contrato.

Se dio a conocer al contratista la siguiente informacin y documentacin que manejar
durante la ejecucin cada una de las partes----------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------

Se program realizar reuniones de seguimiento en las siguientes fechas--------------------
-------------------------------------------------------------------------------------------------

Anexos:---------------------------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------

Para constancia se firma por quienes han intervenido en esta diligencia, una vez
aprobada.

EL INTERVENTOR EL CONTRATISTA

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


40

MODELO DE ACTA DE CAMBIO DE INTERVENTOR

CONTRATO No.

CONTRATISTA

OBJETO DEL CONTRATO

VALOR DEL CONTRATO

FECHA DE LA PRESENTE ACTA

En la ciudad de------------------- a los () das del mes de----- de 200---- en las
oficinas de ---------------------se reunieron los seores-----------, gerente DE
SECRETARA DE DESARROLLO TERRITORIAL Y BIENESTAR SOCIAL,-------
-------, en calidad de INTERVENTOR SALIENTE del contrato de la referencia, y-
-------, INTERVENTOR ENTRANTE del mismo contrato, con el fin de hacer
entrega y de recibir la interventora del citado contrato. El Gerente de
SECRETARA DE DESARROLLO TERRITORIAL Y BIENESTAR SOCIAL
manifiesta que el retiro (temporal o definitivo) del INTERVENTOR SALIENTE
obedece a las siguientes razones:------------------------------------------EL
INTERVENTOR SALIENTE hace constar que el citado contrato se encuentra en
las siguientes condiciones------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------.

Para constancia se firma por quienes han intervenido en esta diligencia, una
vez aprobada.

Secretario

EL INTERVENTOR SALIENTE EL INTERVENTOR ENTRANTE
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


41

MODELO DE ACTA DE LIQUIDACIN DEL CONTRATO

CONTRATO No.

CONTRATISTA

OBJETO DEL CONTRATO

FECHA DE INICIACIN DEL CONTRATO

FECHA DE FINALIZACIN DEL CONTRATO

VALOR DEFINITIVO DEL CONTRATO

VALOR EJECUTADO

PAGOS ACUMULADOS DEL CONTRATO DISCRIMINADOS POR FUENTE DE
FINANCIACIN

SALDO DEL CONTRATO DISCRIMINADO POR FUENTE DE FINANCIACIN

FECHA DE LA PRESENTE ACTA

En la ciudad de------------------- a los ( ) das del mes de----- de 200---- en las oficinas de
---------------------se reunieron los seores-----------, Contratista, ,--------------, en calidad
Gerente de SECRETARA DE DESARROLLO TERRITORIAL Y BIENESTAR SOCIAL
y ----------------, en su calidad de INTERVENTOR del contrato de la referencia, con el
propsito de proceder a su liquidacin conforme con el siguiente detalle y de
conformidad con el balance financiero del contrato previamente elaborado, el cual hace
parte integral de la presente acta------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------
Las partes intervinientes de comn acuerdo hemos realizado una conciliacin asi:-------
-----------------------------------------------------------------------------------------------

En consecuencia, este acuerdo hace trnsito a cosa juzgada en los trminos de los
artculos 2469 y s.s del Cdigo civil y las partes debern abstenerse de iniciar o
proseguir accin judicial alguna .

Para constancia se firma por quienes han intervenido en esta diligencia, una vez
aprobada.

GERENTE

EL CONTRATISTA EL INTERVENTOR
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


42

MODELO DE REQUERIMIENTO DEL INTERVENTOR AL CONTRATISTA

CONTRATO No.

CONTRATISTA

OBJETO DEL CONTRATO

FECHA DE INICIACIN DEL CONTRATO

REQUERIMIENTO No.

FECHA DEL REQUERIMIENTO

De acuerdo con lo anotado en el acta No. de fecha----------------- de manera
atenta se le requiere para que cumpla con los trminos y obligaciones del
contrato en los aspectos que se relacionan a continuacin:

1)--------------------------------------------------------------------------------------------------------
2)--------------------------------------------------------------------------------------------------------
3)--------------------------------------------------------------------------------------------------------

Los anteriores aspectos se consideran (calificar: deficientes, ejecutados en
forma negligente, omitida su ejecucin, etc, p,ej) que usted como contratista
debe corregir. Le solicito presentar por escrito las aclaraciones y el plan de
accin correspondiente antes del da----- de------ de 200-.

Atentamente

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx

INTERVENTOR

Copias:

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


43

MODELO PARA LA PRESENTACIN DE UN INFORME DE
INTERVENTORA

PARA: GERENTE DE SECRETARA DE DESARROLLO
TERRITORIAL Y BIENESTAR SOCIAL
DE: INTERVENTOR CONTRATO No.

ASUNTO: ESPECIFICAR EL OBJETO DEL INFORME.

CONTENIDO
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------

CONCLUSIONES
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------

RECOMENDACIONES
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------

DOCUMENTOS ANEXOS

Copia: Contratista

Manual de Interventoria

Caricato da

Informazioni sul documento

Copyright

Formati disponibili

Condividi questo documento

Condividi o incorpora il documento

Opzioni di condivisione

Hai trovato utile questo documento?

Questo contenuto è inappropriato?

Copyright:

Formati disponibili

Manual de Interventoria

Caricato da

Copyright:

Formati disponibili

Instructivo de Interventora en la contratacin y convenios celebrados por LA SECRETARA DE

DESARROLLO TERRITORIAL Y BIENESTAR SOCIAL DEL MUNICIPIO SANTIAGO DE CALI

Potrebbero piacerti anche