WARREN Y ASOCIADOS S.A.C Papeles de Trabajo EDITORIAL IMPRESION Y REVISTAS SAC.

Procedimiento PROCESO DE COMPRAS

I. OBJETIVO
Determinar el proceso de compras de materia prima, para atender los pedidos de clientes. Establecer los documentos a utilizar, los responsables y las autorizaciones necesarias para ejecutar el gasto.

II. DESCRIPCION
1. En Editorial Impresin y Revistas SAC. el proceso de compra de materia prima se inicia cuando un cliente acepta la proforma solicitada para un determinado trabajo. 2. Enseguida se hace la verificacin con almacn para ver si el material a utilizarse en el trabajo solicitado por el cliente hay en stock, si no hubiese, se realizan las cotizaciones necesarias y luego se genera la orden de compra, autorizado por el Gerente de rea, dicha orden es remitida al Proveedor 3. El proveedor realiza la entrega de la compra en la fecha pactada esta a su vez es verificada por el encargado de almacn, cotejando para ello la orden de compra con los materiales consignados en la gua de remisin 4. Una vez realizada la verificacin, el encargado de almacn procede a ingresar los materiales comprados en el sistema (Kardex). 5. Luego, la factura es entregada a contabilidad para su provisin, Es all donde se determina si es necesario realizar Retencin o hacer Detraccin a la factura segn sea el caso. 6. Posteriormente, esta factura es remitida a caja para que se genere e Cheque respectivo, luego pasa a la Gerencia del rea para su autorizacin final. 7. Esta factura regresa a caja para que se efect u el pago al proveedor, es aqu donde termina el proceso de compra de materia prima en Imprenta.

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Flujograma N16- AREA: IMPRENTA UNIN Manual de Procedimientos PROCESO DE COMPRAS CUENTAS POR PAGAR CAJA EGRESOS
GERENTE IMPRENTA UNION

N 1 1

ALMACEN

EMPRESAS

CONTABILIDAD

CAJA

1
2

No Stock

2 Cotizaciones

2
Si

B 2 3
Orden de compra V B O. Compra

3
4
O. Compra 5 Registro

Atiende

4 A
GR

5
FAC

5
2 Emisin Ch.

7 c

4 Sistema

A
FAC

6
2 Autorizacin Ch.

12

Entrega Ch.

Fin

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ETIVO
Identificar a los proveedores sobresalientes para iniciar la produccin.

ID RIESGO

RIESGO
- Aceptar a los proveedores con la mejor propuesta.

ID CONTROL

CONTROL
-El gerente identifica y selecciona segn sus caractersticas econmicas a los futuros proveedores

TIPO DE CONTROL
P-M

RECOMENDACIONES No se encontraron observaciones

Verificar si existe la Materia Prima para futura produccin requerida por el cliente.

- No conocer completamente el proceso de produccin y los insumos a utilizar.

-Confirma si antes de la produccin existe MP.

El control debe realizarse por el jefe de rea del almacn D-M

2
-La cotizacin consignada con un valor diferente al valor referencial de mercado.

-El jefe de rea confirma la cotizacin realizada, evitando posibles egresos excesivos.

Ingresar adecuadamente las Materias Primas de acuerdo al procedimiento indicado y Orden de Pedido.

-Mal cotejamiento de Materia Prima de acuerdo al requerimiento de la Empresa.

Designar a personal confiable y capacitado para la correcta verificacin.

No se encontraron observaciones D-S

OBJETIVO
Registrar correctamente los Materias Primas en los kardex fsicos valorados.

ID RIESGO

RIESGO
- Incorrecto registro de suministros comprados en el kardex segn sus caractersticas. - Pago realizado a destiempo de las facturas por compras de Materias Primas

ID CONTROL

CONTROL
-Inmediatamente despus del cotejamiento de MP ingresar al kardex valorados. -Aplicar los procesos coherentes para la provisin de la adquisicin.

TIPO DE CONTROL
P-M

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RECOMENDACIONES

No se encontraron observaciones

Provisionar las compras de acuerdo a las polticas internas, y aplicar las normas del fiscales.

5
- Aplicacin inadecuada de procedimientos fiscales (Retenciones y Detracciones). -Aceptacin malversada de egresos por comprobantes mal emitidos y no corroborados.

D-M -El jefe de rea contable confirma la retencin o detraccin de acuerdo a la operacin. -Control de las facturas a cancelar de acuerdo a un presupuesto.

El control debe hacerse tambin a tesorera.

Dar el visto bueno al cheque para el egreso por las MP de acuerdo a la cotizacin.

No se encontraron observaciones D-S

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Procedimiento PROCESO DE VENTAS CLIENTE INTERNO

I.

OBJETIVO
Determinar el proceso de ventas al cliente interno (reas universidad), los responsables, los documentos y formatos a utilizar, as como el proceso de cobranza.

II. DESCRIPCIN
1. Cliente solicita el trabajo va pedido Inter departamental. 2. Costista genera Pro forma 3. Cliente acepta la proforma 4. Costista verifica el stock de materia prima para este trabajo. 5. A la existencia de stock de materia prima se genera orden de produccin. 6. A la no existencia de stock se genera orden de compra de materia prima 7. La orden del produccin inicia su desarrollo en el rea de diseo 8. Aprobado el diseo por el cliente pasa a pre -prensa 9. Pre-prensa quema machote en placa o pelcula y pasa a prensa para su impresin. 10. Producto impreso pasa a acabados. 11. Terminado proceso de acabados pasa a APT 12. APT genera Nota de Entrega. 13. APT entrega copia de Nota de entrega a Contabilidad para su cobranza.

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Flujograma de Ventas - AREA: EDITORIAL IMPRESION Y REVISTAS SAC. Manual de Procedimientos PROCESO DE VENTAS CUENTAS POR COBRAR CAJA INGRESOS (Cliente Interno)
N CLIENTE RECEPCION COSTISTA ALMACEN PROD. TERMINADO PRODUCCION CONTABILIDAD

1 2

1
Pedido interno 2 Proforma

2
Stock

2 2
S i
8 Diseo

No

A
Compras MP

9 Preprensa

5
10 Acabados

11 Ingreso 1

5-7

12 Nota Entrega

6
4
2

13 Proceso Cobranza Dep

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OBJETIVO
Desarrollar un proceso de identificacin de los clientes.

ID RIESGO

RIESGO
- Los pedidos pueden ser realizados por otras personas que no integran los departamentos de la empresa.

ID CONTROL

CONTROL
-Identificar a los personas que presentan los requerimientos.

TIPO DE CONTROL

RECOMENDACIONES

P-M

No se encontraron observaciones

Adecuar el contrato con los clientes de acuerdo a los costos del producto.

- Alta competitividad en el mercado.

- Presupuestos y elaboracin de cotizaciones realizados por la gerencia general. D-M -Cotizar los productos a vender de acuerdo al valor de mercado.

-No hay un manual de polticas de ventas que sea de conocimiento general. -No existe un manual de funciones y responsabilidades. -Los presupuestos que se elaboran carecen de consistencia tcnica.

- Despus de haber hecho todo el anlisis el cliente no acepta la tasacin.

Verificar si existe la Materia Prima para futura produccin requerida por el cliente.

- Falta de Materia Prima para una produccin requerida por el cliente a la brevedad posible.

-Analizar el periodo de rotacin de las Materias Primas.

No se encontraron observaciones D-S

3
- Mala produccin

-La produccin procesada con el diseo hecho por

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sin seguir procedimiento los especialistas de la empresa.