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Guia de Apoyo MS Project 2007

PRACTICA N 02 - PROJECT 2007


Para realizar la siguiente practica ejecutar el proyecto guardado en la prctica anterior, recuerda ubicar la ruta donde se almacen la prctica anterior.

DEFINIR PERODOS LABORABLES


Siguiendo con el panel de la Gua del proyecto iremos al segundo link Definir perodos laborables generales. Lo que aqu definiremos sern los das que trabajaremos en el proyecto, por ejemplo que das sern laborables y en que horarios. En base a ste calendario se definir el proyecto Nota: Ms adelante veremos que podremos definir calendarios ms especficos, por ejemplo definir un calendario para un recurso una tarea en particular.

Podremos elegir entre tres tipos de calendarios predeterminados: (Ntese que segn por el calendario que optemos la vista previa del calendario cambiar; en azul se marcan los das y horas laborables y en amarillo las de descanso). Estndar: ste calendario muestra los das y horarios de trabajo tradicionales. De lunes a viernes de 8 AM a 5 PM con una hora de descanso. 24 horas: en este calendario no hay tiempo de descanso. Turno noche: ste muestra una programacin desde el lunes por la noche hasta el sbado por la maana de 11 PM hasta las 8 AM con una hora de descanso. Una vez elegido el calendario pasaremos al paso 2.

Docente : Ing. Snchez Ordoez Jenrry B.

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En este paso elegimos los das que vamos a trabajar tildando o destildando los das laborables. Tambin elegiremos si vamos a dejar el horario predefinido por Project o si lo cambiaremos. En este ltimo caso se abrir (ms abajo) una serie de opciones para poder cambiar las horas laborables a cada da.

paso 3. En este paso podremos cambiar el calendario pero para un da o un perodo especfico del calendario estndar.

Docente : Ing. Snchez Ordoez Jenrry B.

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Por ejemplo establecer un feriado y/o un da en el cul trabajaremos en un horario diferente. Al hacer clic se abre el cuadro de dilogo Cambiar calendario laboral.

Una vez que hayamos marcado el da en el calendario y le hayamos puesto un nombre en la grilla de excepciones podemos hacer clic en el botn Detalles para especificar los detalles de dicha excepcin.

Docente : Ing. Snchez Ordoez Jenrry B.

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Ahora pasemos al paso 4. En este paso definimos la cantidad de horas que tendr cada da, cada semana y la cantidad de das por mes. Podemos dejar los datos predefinidos aunque stos no sean exactos. En el paso 5 podemos definir calendarios adicionales, por ejemplo para un grupo de recursos. Los pasos son los mismos que para el calendario que acabamos de definir. Si no vamos a definir calendarios adicionales haremos clic en Guardar y finalizar.

TAREAS
Una vez ingresados los datos de base para nuestros proyectos ya podemos comenzar a ingresar las tareas o eventos. Para esto ya no nos ser de utilidad el panel as que lo cerraremos.

Ingresar tareas
En el sector de listado de tareas vamos a comenzar a ingresar las tareas o eventos, slo completaremos las celdas Nombre de tarea y Duracin. La duracin de las tareas puede ser en das (d), horas (h), minutos (m), semanas (s), meses (me o ms) pudiendo utilizar decimales, por ejemplo 1,5 das. Observar que en el sector del Diagrama de Gantt la duracin se representa por medio de una barra y comienza el da en que definimos como fecha de comienzo del proyecto (observar la escala temporal). Si por ejemplo, tenemos una tarea que dura tres das pero justo comienza un viernes y nosotros nos basamos en el calendario estndar, la barra marcar una duracin de cinco das. Hay que tener en cuenta que el da laboral es de 8 hs. de lunes a viernes por lo que al sbado y al domingo no los cuenta, esto se debe al tipo de tarea lo cual veremos ms adelante

Duracin estimada y duracin real


Cuando creamos una tarea, Project asigna a sta una duracin estimada de 1 da, se identifica con un signo de interrogacin cerrado. Cuando modificamos ese valor el signo de interrogacin desaparece, con ello estamos diciendo que esa duracin es de tiempo real, a no ser que agreguemos dicho signo. Esto es de gran ayuda cuando no sabemos bien cul va a ser la duracin de dicha tarea, una vez que confirmemos dicha duracin sacamos el signo y listo.

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Duracin transcurrida
Si necesitamos que una tarea dure un tiempo determinado sin importar la cantidad de recursos que influyan en ella, debemos definir su duracin como transcurrida. Por ejemplo, si colocamos un piso y necesitamos 2 das de secado. Tan slo debemos agregar la 't' al final de la duracin. Quedar de esta manera: 2dt

Hitos
Cuando necesitamos marcar un punto de referencia en algn lugar de nuestro proyecto podemos ingresar un hito. Para ello debemos ingresar una tarea con una duracin cero, esto har que la tarea se muestre automticamente como hito.

Tareas repetitivas
A lo largo del proyecto hay tareas que se repiten, como por ejemplo reuniones. Project nos permite ingresar tareas repetitivas, hay que tener en cuenta que si estas no se repiten a intervalos regulares nos va a convenir ingresar tareas regulares en el momento adecuado. Ingresar una tarea repetitiva. 1. Ir al men Insertar Tarea repetitiva. 2. Se abrir el siguiente cuadro de dilogo donde especificaremos nombre e intervalos de repeticin.

Docente : Ing. Snchez Ordoez Jenrry B.

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En la imagen se ve una tarea repetitiva, reunin con una duracin de 4 hs., la misma se repite cada dos das laborales. Observar el indicador (figura de la columna i), el + de la tarea a la izquierda, lo cual quiere decir que si se despliega muestra cada una de las tareas (como podemos observar en las siguientes imgenes).

Modificar datos de tareas


Para modificar el nombre de una tarea podemos: Situarnos sobre ella y escribir. En la barra de funcin modificar lo que deseemos. Para modificar la duracin podemos: Situarnos sobre ella y escribir. Utilizar los botones arriba y abajo que se encuentran en la celda. Tambin podemos hacer todo esto desde el cuadro de dilogoInformacin de la tarea. Podemos acceder a l desde: Situndonos sobre la tarea y yendo al men Proyecto Informacin de la tarea. Haciendo doble clic sobre la tarea. Clic derecho sobre la tarea y eligiendo del men la opcin Informacin de la tarea.

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Eliminar una tarea


Para ello debemos seleccionar la tarea desde el indicador de fila (columna numerada), cliquear con el botn derecho y elegir la opcin Eliminar tarea. El resto se reacomoda.

Insertar una nueva tarea entre las ya insertadas


Nos debemos situar en la tarea que quedara debajo de la nueva, clic con el botn derecho y luego Nueva tarea o ir al men Insertar Nueva tarea. Se crear la fila para ingresar el nombre y dems datos de la misma.

Tareas de resumen y sub tareas


Con el fin de que el proyecto est ms organizado podemos agrupar las tareas que compartan las mismas caractersticas o estn dentro de la misma etapa bajo una tarea de resumen. Una tarea de resumen es una tarea que est compuesta por las sub tareas. La informacin de sta; duracin, fecha de inicio y fin, etc se obtendr de sus sub tareas.

En el listado de tareas las sub tareas aparecen con sangra, pudindose establecer varios niveles. En el diagrama de Gantt aparece la tarea de resumen en color negro y la barra con un formato diferente. En la siguiente imagen se muestra un proyecto con dos niveles

Aplicar sangras. Para ello debemos: 1. Seleccionar las tareas que pasarn a ser subtareas.

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2. En la barra de herramientas hacer clic en Aplicar Sangra. Automticamente se le aplica una sangra a las tareas seleccionadas y la tarea superior se convierte en tarea de resumen. Sacar sangras. Para ello debemos: 1. Seleccionar las subtareas. 2. En la barra de herramientas hacer clic en Anular Sangra. Si nos situamos sobre una tarea de resumen podemos mostrar u ocultar las subtareas, tanto desde el signo +- que se encuentra a la izquierda del nombre como desde los signos +- de la barra de herramientas.

Tarea de resumen del proyecto


La tarea de resumen del proyecto es una tarea que por defecto se encuentra oculta. Para mostrarla debemos ir al men Herramientas Opciones en la pestaa Vista tildar la opcin Mostrar tarea de resumen de proyecto. Nuestro proyecto se ver as:

Ntese que se aplica una sangra a todo el proyecto, el indicador de fila es el nmero 0 y la barra en el diagrama de Gantt es de color gris. Tener activa esta tarea de resumen es de gran utilidad ya que ella contendr los datos generales de todo el proyecto.

Vincular tareas
Cuando pensamos un proyecto las tareas no comienzan todas juntas sino que por ejemplo, hay tareas que no pueden comenzar hasta que otras finalicen. Para ello Project nos permite vincular las tareas. Es muy importante en este paso marcar cul es la tarea antecesora y cul la predecesora. Project nos permite vincular las tareas de cuatro formas diferentes segn lo necesitemos: Fin Comienzo Cuando finaliza una tarea recin ah puede comenzar la tarea predecesora.

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Comienzo Fin El comienzo de la tarea antecesora se da cuando finaliza la predecesora.

Comienzo Comienzo Ambas tareas deben comienzan juntas.

Fin Fin Ambas tareas finalizan juntas.

Ntese que en todas las imgenes desde la primera tarea sale la flecha para terminar en la segunda. Esto es lo que marca quien es la antecesora y quin la predecesora, en este caso la primera es la antecesora y la segunda la predecesora. Como vincular tareas. 1. Seleccionar la tarea antecesora. 2. Manteniendo presionada la tecla Control marcar la/s tareas predecesoras. 3. En la barra de Herramientas hacer clic en el botn Vincular tareas.

4. Para cambiar el tipo ir al diagrama de Gantt, hacer doble clic sobre la lnea que une las tareas. 5. En el cuadro que aparece en Tipo elegir el tipo de vinculacin y Aceptar.

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Desvincular tareas. 1. Seleccionar las tareas a desvincular. 2. En la barra de Herramientas hacer clic en el botn Desvincular tareas.

Tiempo de posposicin y tiempo de adelanto


Cuando necesitemos tener un tiempo entre dos tareas vinculadas debemos establecer un tiempo de posposicin o adelanto segn necesitemos. Esto har que la tarea sucesora demore o adelante el tiempo que hayamos establecido. Por ejemplo: Si tenemos una tarea pintar pared y le sigue la tarea colgar cuadro, no podremos hacer la segunda inmediatamente porque nuestro cuadro se manchara con la pintura fresca, necesitaramos un tiempo antes de colgar el cuadro. Como establecer el tiempo de posposicin o adelanto. 1. Ir al diagrama de Gantt y hacer doble clic sobre la lnea que une las tareas. 2. En el cuadro de dilogo que aparece establecer el tiempo, si es de posposicin el valor del mismo debe ser positivo y si es de adelanto negativo. Podemos escribirlo directamente o utilizar los botones arriba y abajo. La unidad de tiempo es la misma que utilizamos para el campo Duracin

Dividir tareas
Hay tareas que no necesariamente deben realizarse de forma continua sino que puede dividirse, la tarea va a tener la misma duracin pera va a ejecutarse en diferentes etapas. Como dividir una tarea. 1. En la barra de Herramientas activar el botn Dividir tarea.

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2. Observar que el cursor toma una forma diferente, en el diagrama de Gantt hacer clic sobre la tarea en la fecha que se quiere dividir. Arrastrar hasta la fecha en que se quiere reanudar la tarea. La tarea quedar de esta forma.

Tareas crticas
Una tarea crtica es la tarea que si se retrasara hara que el proyecto en general se retrase. A medida que el proyecto avanza y estas tareas se van completando dejan de ser crticas.

Ruta crtica
La ruta crtica es el conjunto de las tareas crticas que retrasaran la finalizacin del proyecto. Podramos decir que la ruta est formada por las tareas ms importantes o a las que deberamos prestarle ms atencin. Para visualizar la ruta crtica debemos abrir la vista Gantt de seguimiento, desde la barra de vistas o desde el men Ver. En la siguiente imagen podemos ver las tareas que componen la ruta crtica en color rojo.

Tipos de tareas
Project nos permite definir tres tipos de tareas: Tareas de unidades fijas, tareas de duracin fija y tareas de trabajo fijo, depende de lo que necesitemos podemos cambiar el tipo de tarea para que se ajuste a nuestras necesidades. Tarea de unidades fijas: Este es el tipo de tarea predeterminado en Project. Cuando se define una tarea como de unidad fija los recursos son un valor fijo, cualquier cambio que pueda suceder en la duracin o en el trabajo de la tarea no afecta a la cantidad de recursos asignados.

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Tarea de duracin fija: Cuando se define una tarea como de duracin fija la duracin de la tarea es un valor fijo, cualquier cambio que pueda suceder en la asignacin de recursos o en el trabajo de la tarea no afecta a la duracin de la misma. Tarea de trabajo fijo: Cuando se define una tarea como de trabajo fijo la cantidad de trabajo (total de horas que consta la tarea)es un valor fijo, cualquier cambio que pueda suceder en la asignacin de recursos o en la duracin de la tarea no afecta al trabajo de la misma. El tipo de tarea se calcula por medio de esta frmula: TRABAJO = DURACIN * UNIDADES

Cambiar el tipo de tarea


1. Hacer doble clic sobre la tarea a cambiar el tipo. 2. En el cuadro de dilogo Informacin de la tarea ir a la pestaa Avanzado. 3. En Tipo de tarea desplegar el men y seleccionar el tipo que queramos.

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