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2011
Ruth Villafuerte
10-06-11
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C. Planeamiento y control presupuestal c.1 Aprecie si los planes de la empresa se han divulgado en todos sus niveles. c.2 Solicite los cronogramas sobre el avance y progreso de los planes. c.3 Solicite los presupuestos a nivel de empresa. D. Gerencias o Direcciones de Lnea d.1 Cerciorese de las actividades que cumplen d.2 Solicite los informes que emiten. d.3 Solicite los informes que reciben de su personal. d.4 Obtenga las normas que han dictado para controlar o administrar sus oficinas o dependencias. d.5 Obtengan los planes que han preparado para el presente ao y para el futuro. d.6 Averige en que forma cumplen sus responsabilidades en relacin a las polticas de la empresa. E. Recursos Humanos e.1 Identifique a los funcionarios mas importantes de acuerdo a sus cargos. e.2 Averige respecto a los controles aplicados a la asistencia del personal.
Yesenia Cabellos Yesenia Cabellos Yesenia Cabellos Yesenia Cabellos Yesenia Cabellos Yesenia Cabellos
14-062011 14062011
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F. Oficinas f.1 Observe como se han distribuido las oficinas de la empresa. f.2 Aprecie si las oficinas se han instalado de acuerdo a la secuencia de sus operaciones. f.3 Observe si los empleados tienen espacio suficiente para maniobrar sin dificultad. f.4 Observe como afectan al rendimiento del personal los factores ambientales como: ruido, msica fuerte,, malos olores, humedad, calor, fro, agua, aire, colores, luz, etc. f.5 Observe si existen medidas de seguridad contra robo, incendio, etc. f.6 Aprecie si las oficinas estn adecuadamente implementadas. Medally Ibez Medally Ibez Medally Ibez Medally Ibez 10-062011 10-062011 10-062011 10-062011
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A. Creacin de la Empresa a.1 Determine la fecha de su creacin La fecha de creacin de la Editorial Impresos y Revistas SAC. el ao de 1997. a.2 Identifique sus objetivos originales La sociedad inicia sus operaciones en el ao 1997, dedicndose a la composicin de textos en sistema de textos digital utilizando una mquina semirrotativa Heidelberg GTOZP, capaz de imprimir dos colores simultneamente. Tambin se dedica a producir material grfico en ediciones de la ms alta calidad, se imprimen revistas acadmicas de diversas universidades as como libros universitarios e impresos de todo tipo tanto en papel como en cartn y otros materiales especiales. a.3 Averige si fueron cambiados los objetivos originales Si fueron cambiados en los ltimos 9 aos. Como editorial consientes de que somos una institucin en desarrollo y estamos dentro de la infraestructura y bajo Ley General de Sociedades; tenemos el desafo de elaborar productos de alta calidad. Salir a competir en el mercado comercial. Dar servicio comercial a terceros mediante una atencin personalizada. a.4 Solicite los instrumentos legales y administrativos siguientes: a.4.1 Escritura de constitucin, estatutos, actas de directorio, memoria anual y otros Tiene escritura de constitucin, estatutos, actas de directorio, memoria anual
a.4.2 Ley orgnica, reglamentos, resoluciones, decretos y otros Tiene ley orgnica, reglamentos, resoluciones, decretos. a.5 Describa brevemente la evolucin de la empresa, desde su creacin hasta el presente, incluyendo los siguientes: a.5.1 Clase de negocio, productos que elabora o servicios que proporciona AUDITORA DE GESTIN | Papeles de Trabajo
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Es una Empresa Industrial que se encuentra en la categora de la Mediana empresa, los servicios que proporciona son: Folletos, libros, revistas, afiches, volantes, trpticos, agendas, separatas, libros varios. etc. Y todo lo que el cliente solicite. a.5.2 Accionistas y miembros del directorio Tiene accionistas; y existe un directorio. a.5.3 Personal Asesor Tienen un personal estable de asesoramiento y cuando lo requieren lo solicitan a las facultades convenientes. a.5.4 Lugar que se ocupa en el mercado nacional, comercio o industria El lugar que ocupa la Editorial Impresos y Revistas es de una mediana empr esa, y tiene un porcentaje significativo en el mercado. a.5.5 Convenios importantes celebrados Universidad Ricardo Palma. Universidad Cayetano Heredia INABEC. a.5.6 Recursos Financieros: * Posicin financiera Tiene una posicin financiera aceptable.
Fuentes de obtencin de fondos Obtiene fondos por recursos propios generados por la misma Empresa. Principales inversiones efectuadas INVERSIONES EN CURSO Se adquiri la siguiente maquinas: HEIDELBERG: Dos maquinas Una encuadernadora de cartula con cola caliente (Hotmel) Una plegadora de pliegos de formato mximo KBA Impresora OFFSET 52 x 72cm. de dos colores.
Dichos equipos se vienen pagando en letras trimestralmente como sigue: FECHA DM US$ APROX. AUDITORA DE GESTIN | Papeles de Trabajo
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Identificacin del capital de trabajo Activo Corriente Pasivo Corriente. S/. 2,587,876.22 S/.694,303.70 = S/.1,893,572.52. Identificacin de las utilidades y reservas de los ltimos cinco aos No tiene reservas.
Utilidad de S/ 525,630.98 Apreciacin de las necesidades de financiamiento Como toda empresa necesita financiamiento Monto de impuestos pagados IGV S/ 25,313.16 B. Organizacin b.1 Solicite los organigramas tanto a nivel general como a nivel de direcciones, departamentos, oficinas, etc., en caso de ausencia, prepararlos y si estn atrasados actualizarlos extraoficialmente. b.2 Obtenga los manuales actualizados referentes a: b.2.1 Organizacin No cuenta con manuales de organizacin estn en proyecto de elaboracin. b.2.2 Poltica administrativa Contar con un seguro de riesgo. No endeudarse con terceros. Ante una situacin de dficit o imprevistos se tiene provisionado el 1.5% de las ventas. b.2.3 Procedimientos de operacin y controles ejercidos. AUDITORA DE GESTIN | Papeles de Trabajo
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b.2.5 Las distintas reas como: Abastecimientos, produccin, relaciones industriales, contabilidad, crditos y cobranzas, presupuestos y otros No existe todos estos departamentos y para los que existen no hay manuales. b.2.6 Autorizaciones sobre montos de pagos; giro de cheques, aprobacin de documentos, firma de contratos y otros Todo lo realiza el Gerente General: Grover Palomino. b.2.7 Comunicacin e informes No existe un informativo de la editorial pero si existe un informativo semanal de la Los informes son recibidos de cada rea segn el periodo que se le establesca. b.2.8 Seguridad Cuenta con el servicio de los vigilantes de la empresa Hermes SACb.2.9 Formatos y archivos Si cuenta con formatos y archivos b.3 Solicite los flujogramas operacionales. No cuentan con flujogramas C. Planeamiento y control presupuestal c.1 Aprecie si los planes de la empresa se han divulgado en todos sus niveles Si son divulgados en todos los niveles de la Editorial. c.2 Solicite los cronogramas sobre el avance y progreso de los planes No existen cronogramas sobre el avance y progreso de los planes.
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c.3 Solicite los presupuestos a nivel de empresa Anexo 3 D. Gerencias o Direcciones de Lnea d.1 Cercirese de las actividades que cumplen Autorizaciones: Permisos para salida del personal fuera de planta por un da o dos, directamente se gestiona la gerencia del departamento. De tres da a ms se transfiere o se consulta a la Gerencia General. Pedidos nter departamentales. Los pedidos de los departamentos en general deben tener el visto bueno del Gerente General o Gerente Financiero. Control de Trabajo: Actualmente estamos implementando el control de trabajo a travs de un documento que se llama Orden de Produccin. Por la variedad de trabajos y su tratamiento en cada departamento se ha creado una hoja de control de produccin diaria, personalizada as, como un documento donde se hace el resumen semanal. d.2 Solicite los informes que emiten Anexo 4 d.3 Solicite los informes que reciben de su personal Mensualmente entregan el informe financiero a travs del Balance y General y el estado de Ganancias y Prdidas. Existe una comunicacin fluida con la Gerencia General, para el normal funcionamiento de la planta. Cada vez que se requieren informes escritos para las memorias de medio y fin de ao.
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Estn planificadas nuestras reuniones de trabajo dos veces por mes con el Jefe de Produccin y los Jefes de los diferentes departamentos de produccin. Adems se llevan a cabo reuniones de coordinacin y evaluacin con el Jefe de Produccin siempre que sea necesario. d.5 Obtengan los planes que han preparado para el presente ao y para el futuro Los proyectos de inversin son de corto, mediano y largo plazo. Corto Plazo Acondicionamiento del almacn central para que sea nuestro almacn de papeles es de $2 000. Colocar piso a la sala de maquina FOCET es de $2000. Compra de una fotocopiadora de 18 paginas por minuto marca MITA es de $ 2900. Repotenciar y compra de un nuevo RIP para la filmadora es de $5000. Compra de una computadora MAC 6 - 4 para diseo grafico es de $4000. Compra de dos computadoras PC pentiun IVuna para diseo y otra para Internet es de $2500. Actualizar los programas de diseo $5000.
El total de inversin a corta plazo $23400. Inversiones a Mediano Plazo Elevacin y reacondicionamiento del techo de la sala de maquinas es de $12000. Construccin de la segunda planta para reubicar el departamento de pre - prensa digital y parte de oficinas administrativas (todo a ligerado con sistema de fibra Block y columna de acero) es de $35000. Compra de un montacarga de 4 toneladas petrolero $8000. Compra de una cosedora de alambre para revista de 2 cabezales semi automticos $12000. Total inversin a Mediano Plazo es de $67000. Inversiones a Largo Plazo Construccin de un nuevo ambiente para maquina convertidora sala de acabados, almacn de productos terminados es de $40000. Compra de cosedora de hilo para libros semi automtica es de $15000. Compra de una maquina convertidora de papel de segunda mano, para 5 bobinas es de $30000. Compra de una impresora FOCET de formato 52 x 74 cm (medio pliego) de 4 colores es de $650000 al contado y de inicial 15% que es $97500. Compra de filmadora directo a planchas formatos 52 x 74 cm con todos los programas RIP y procesadoras es de $120 000 al contado y con una inicial de $18 000 y 6 letras semestrales con inters de 9 a 10% anual. Total inversin a Largo Plazo es de $ 200 5000 Planes de produccin Preparar materiales para comercializarlo directamente en nuestra planta, para que los alumnos puedan financiarse con la venta. Entre los productos que estn planificando estn: o Almanaques para el 2005. AUDITORA DE GESTIN | Papeles de Trabajo
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Todo tipo de tarjetas y marcadores para uso en nuestras iglesias. Produccin de libros de religin para las escuelas primarias, 2000 libros por cada grado aproximadamente.
d.6 Averige en que forma cumplen sus responsabilidades en relacin a las polticas de la empresa Tienen polticas bien establecidas ya que esta depende de la reunin del directorio y Gerencia General. E. Recursos Humanos e.1 Identifique a los funcionarios mas importantes de acuerdo a sus cargos Gerente General Secretaria Contabilidad Jefe de Produccin Jefe de Pre Prensa Jefe de prensa Jefe Acabados : : : : : : : C .P .C Grover Palomino Maria Ramirez. C .P. Ruben Apaza. Jorge Alemn Luis Escobedo Pedro Martinez. Julio Cruz-
e.2 Averige respecto a los controles aplicados a la asistencia del personal Si existe el control al personal mediante tarjetas de control. Los horarios de trabajo son los siguientes: Personal obrero y empleado de lunes jueves: 7:30 am. - 12:30pm 2:00 pm - 7:00pm Viernes 7:30 am - 2:00 pm. Personal de oficina de lunes a jueves: 7:30 am. - 12:30pm 2:30am. - 6:30pm Viernes 7:30 am. - 1:00pm. e.3 Averige si hay un plan de incentivos al personal Si existe un plan de incentivos al personal que consiste en dar doble vestimenta, realizar reuniones de camaraderia algunas veces se cuenta con la participacin de sus esposos, esposas e hijos. e.4 Averige si hay alguna forma de aportar sugerencias La forma de aportar sugerencias es verbalmente e.5 Averige si se trabajan horas extras AUDITORA DE GESTIN | Papeles de Trabajo
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Si existen trabajadores contratados. Actualmente al haber hecho inversiones en maquinarias y equipos, se han visto obligados a restringir el contrato de personal en algunas reas, mientras que en otras se requiere de nuevo personal en los siguientes departamentos: a. Pre-Prensa (necesidad) -Un practicante en diseo grfico en plataforma MAC -Un practicante en diseo grafico en plataforma PC. b. Prensa (aprobado) -Un practicante de SENATI para ayudante -Un prensista tcnico con experiencia. e.7 Averige si hay asistencia social No existe asistencia social. e.8 Averige si el personal toma vacaciones regularmente Si seda vacaciones a los empleados segn ley. Los contratados no tienen vacaciones. Los PLJ no tienen vacaciones. e.9 Indague si han tomado fianzas al personal que maneja o controla recursos de la empresa No se han tomado fianzas de los recursos de la empresa F. Oficinas f.1 Observe como se han distribuido las oficinas de la empresa Oficina de Recepcin Departamento de gerencia Departamento de gerencia financiera Departamento de produccin: Pre prensa Almacn de materia prima Prensa acabado
f.2 Aprecie si las oficinas se han instalado de acuerdo a la secuencia de sus operaciones Si estn instalados de acuerdo a la secuencia de sus operaciones
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f.3 Observe si los empleados tienen espacio suficiente para maniobrar sin dificultad En los departamentos de administracin produccin. no tienen espacio suficiente excepto en el departamento de
f.4 Observe como afectan al rendimiento del personal los factores ambientales como: ruido, msica fuerte, malos olores, humedad, calor, fro, agua, aire, colores, luz, etc. No causa mayores inconvenientes en el rendimiento del personal, el ruido que produce las maquinarias. f.5 Observe si existen medidas de seguridad contra robo, incendio, etc. Si existe un seguro contra robo y incendio. f.6 Aprecie si las oficinas estn adecuadamente implementadas Las oficinas faltan implementar, el espacio es muy reducido en algunas reas