Organizacin Internacional de Normalizacin (International Organization for Standardization)

Foro Internacional de Acreditacin (International Accreditation Forum)

Fecha: 14 de octubre de 2004

Grupo de Prcticas de Auditora ISO 9001 Directrices sobre:

La funcin y el valor de la lista de verificacin para la auditora
Introduccin Este documento proporciona informacin sobre la funcin y el uso de las listas de verificacin para la auditora para dar soporte activo al proceso de auditora. Aunque el documento est dirigido principalmente a organizaciones de auditora externa (incluyendo los organismos de certificacin), igualmente la informacin tambin puede ser usada por cualquier organizacin que realice auditoras internas. Necesidad de las listas de verificacin Al considerar las normas actuales para auditora, ISO 9001 hace referencia a Preparar documentos de trabajo en la clusula 6.4.3. El siguiente es un extracto de dicha clusula: Los miembros del equipo auditor deberan revisar la informacin relevante para su asignacin de auditora y preparar los documentos de trabajo que sean necesarios como referencia y para registrar los eventos de la auditora. Tales documentos pueden incluir: listas de verificacin y planes de muestreo para la auditora, y formularios para el registro de la informacin, por ejemplo la evidencia de soporte, los hallazgos de la auditora y los registros de las reuniones.

La utilizacin de las listas de verificacin y de los formularios no debera restringir la extensin de las actividades de la auditora, las cuales pueden cambiar como resultado de la informacin recolectada durante la auditora

El uso de las listas de verificacin para la auditora

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Aunque no siempre se exigen en las normas para sistemas de gestin, las listas de verificacin de la auditora son slo un instrumento disponible en la caja de herramientas de los auditores. Muchas organizaciones las utilizarn para garantizar que la auditora, como mnimo, abordar los requisitos definidos por el alcance de la auditora. A continuacin se ilustra un ejemplo del enfoque para la auditora: Requisitos de ISO 9001

Auditora a partir del sistema de gestin de la organizacin hasta los requisitos de ISO 9001.

Utilizacin de la lista de verificacin para la auditora a partir de los requisitos hasta el sistema de gestin de la

Sistema de gestin de la organizacin Es til auditar a partir del sistema de gestin de la calidad de la organizacin hasta llegar a los requisitos. La lista de verificacin se puede usar para garantizar que se abordan todos los requisitos pertinentes de ISO 9001. Ventajas: La literatura disponible en el mercado indica lo siguiente con respecto al uso de las listas de verificacin para la auditora: 1. las listas de verificacin, si se desarrollan para una auditora al especificar y se utilizan correctamente: a. b. c. d. e. Promueven la planificacin para la auditora. Aseguran un enfoque consistente para la auditora. Actan como un plan de muestreo y un administrador del tiempo. Sirven como una ayuda de memoria. Brindar un depsito para las notas recolectadas durante el proceso de auditora (notas de la auditora en campo).

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Es necesario desarrollar las listas de verificacin para la auditora con el fin de brindar asistencia para el proceso de auditora. Los auditores necesitan estar entrenados en el uso de una lista de verificacin particular y es necesario ensearles cmo utilizarla para obtener mxima informacin utilizando buenas tcnicas de interrogatorio.

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Las listas de verificacin deberan facilitar al auditor un mejor desempeo durante el proceso de auditora. Las listas de verificacin ayudan a garantizar que una auditora se ejecute de manera sistemtica y exhaustiva, y que se obtenga la evidencia adecuada. Las listas de verificacin pueden suministrar estructura y continuidad a una auditora y pueden garantizar que se cumpla el alcance de la auditora. Las listas de verificacin pueden brindar un medio de comunicacin y un lugar para registrar los datos para uso futuro como referencia. Una lista de verificacin completa brinda evidencia objetiva de que la auditora fue ejecutada. Una lista de verificacin puede suministrar un registro de que el SGC fue examinado.

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10. Las listas de verificacin se pueden utilizar como una base de informacin para la planificacin de auditoras futuras. 11. Las listas de verificacin se pueden suministrar al auditado con anticipacin para la auditora en sitio. Desventajas Por el contrario, cuando las listas de verificacin para la auditora no estn disponibles o se elaboran deficientemente, se observan los siguientes problemas o preocupaciones: 1. 2. La lista de verificacin puede ser vista como intimidatoria para el auditado. Enfocarse en la lista de verificacin puede tener un alcance muy estrecho para identificar reas de problemas especficos. Las listas de verificacin son una herramienta de ayuda para el auditor, pero pueden ser restrictivas si se utilizan como nico mecanismo de soporte del auditor. Las listas de verificacin no deberan ser un sustituto para la planificacin de la auditora. Un auditor sin experiencia puede no tener la capacidad para comunicar con claridad lo que est buscando, si depende en gran medida de una lista de verificacin para orientar sus preguntas. Las listas de verificacin deficientemente preparadas pueden ralentizar una auditora debido a la duplicacin y la repeticin. Las listas de verificacin genricas, las cuales no reflejan el sistema de gestin especfico de la organizacin, pueden no agregar ningn valor y pueden interferir con la auditora. las listas de verificacin con un enfoque muy estrecho minimizan las preguntas/el enfoque de evaluacin nicos.

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Conclusin Existen ventajas y desventajas al utilizar las listas de verificacin para la auditora. Ello depende de muchos factores, que incluyen las necesidades del cliente, las restricciones de tiempo y costo, la experiencia del auditor y los requisitos del esquema del sector. Los auditores deberan evaluar el valor de la lista de verificacin como ayuda en el proceso de auditora y considerar su uso como una herramienta funcional.

Para mayor informacin sobre el Grupo de Prcticas de Auditora ISO 9001, por favor consulte el documento: Introduccin al Grupo de Prcticas de Auditora ISO 9001. El Grupo de Prcticas de Auditora ISO 9001 utilizar la retroalimentacin por parte de los usuarios para determinar si es recomendable desarrollar documentos de gua adicionales o si los existentes se deberan revisar. Los comentarios sobre los documentos o las presentaciones se pueden enviar a la siguiente direccin de correo electrnico: charles.corrie@bsigroup.com. Los dems documentos y presentaciones del Grupo de Prcticas de Auditora ISO 9001 se pueden descargar de los siguientes sitios Web: www.iaf.nu www.iso.org/tc176/ISO9001AuditingPracticesGroup Exoneracin de responsabilidad Este documento no se ha sometido a un proceso de aprobacin por parte de la Organizacin Internacional de Normalizacin (ISO), el Comit Tcnico ISO 176, ni el Foro Internacional de Acreditacin (IAF). La informacin contenida aqu est disponible con propsitos educativos y de comunicacin. El Grupo de Prcticas de Auditora ISO 9001 no es responsable de los errores, omisiones ni otras obligaciones legales que se puedan originar en el suministro o posterior uso de dicha informacin.

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