Declarao de Trabalho (Statement of Work SOW) A Declarao de Trabalho (DDT) a base para desenvolver projetos de servio com sucesso.

o. Declarao de Trabalho (DDT) a descrio de um produto ou de um servio para um projeto que desenvolvido atravs de uma equipe externa organizao. Que servios voc dever estar prestando para o cliente? A equipe de vendas desenvolve uma Declarao de Trabalho (DDT) detalhada. A viso completa do projeto desde a comercializao at a operao de prestao do servio. Os trs fatores que fazem os projetos fracassarem (a raiz da falha est na elaborao de uma Declarao de Trabalho sem qualidade): (1) falta de envolvimento do usurio (2) requisitos e especificaes incompletas e (3) alterao nos requisitos e especificaes. Para assegurar uma melhoria no desenvolvimento de futuros projetos imperativo que os gerentes de projeto ensinem, no somente aos grupos de vendas e marketing, mas tambm, os membros de equipe sobre a importncia de se ter uma DDT detalhada. A DDT uma descrio narrativa de produto ou servio a ser produzido ou prestado atravs de um contrato. A definio pode ser interpretada como sendo apenas aqueles produtos ou servios fornecidos ou prestados para o cliente; entretanto, na realidade, ela deve tambm abranger as necessidades e os requisitos do contratado para desempenhar adequadamente o fornecimento dos produtos e servios (ex: a necessidade de instalaes, as condies de segurana e sigilo). A DDT uma descrio narrativa dos produtos e servios a serem fornecidos ao cliente, bem como uma descrio das necessidades e dos requisitos do fornecedor para desempenhar adequadamente o fornecimento de tais produtos ou a prestao dos servios contratados. A DDT deve identificar as responsabilidades de todas as partes envolvidas. Muitos prestadores de servios e fornecedores externos s vezes tornam-se to focados na identificao e na definio das necessidades e nos requisitos do cliente que ele acaba esquecendo os seus prprios requisitos e necessidades. imperativo que as necessidades e os requisitos do fornecedor ou do prestador de servios tambm sejam atendidos de modo a que ele possa desenvolver um produto ou prestar um servio de qualidade. Se instalaes e condies de trabalho aceitveis no forem fornecidas ao contratado existe uma grande possibilidade de que a qualidade do servio prestado ao cliente possa ser afetada. A DDT estabelece a base ou a fundao sobre a qual os servios sero prestados ou os produtos fornecidos. A DDT a base sobre a qual ns desenvolvemos os nossos projetos. Quando um projeto ou contrato iniciado sem uma DDT detalhada, como construir uma casa sem alicerce.

A origem da maioria de fracassos em projetos ocorre no na fase de implementao ou execuo do projeto, mas nas fases de definio e de planejamento. Sem uma descrio detalhada do trabalho a ser desempenhado, voc est gerenciando essencialmente com um objetivo desconhecido; voc no tem uma linha de base em relao a qual voc pode mensurar o progresso ou avaliar alteraes (ex: escopo, custo, cronograma, etc.). A DDT um documento de suporte ao contrato. O contrato define os termos e as condies legais do mesmo modo que a DDT define em detalhe que tipo de servio ser prestado ou que tipo de produtos ser criado para o cliente, bem como o que voc, o fornecedor ou o prestador de servios, exige do cliente para fornecer adequadamente aqueles produtos ou prestar adequadamente aqueles servios. Ele fornece basicamente a todas os envolvidos uma mensurao objetiva de quando o trabalho est concludo satisfatoriamente e quando o pagamento deve ser realizado para tal trabalho. No h um formato geralmente aceito como sendo o padro para uma DDT genrica; de responsabilidade de cada organizao individualmente determinar como a DDT deve ser estruturada assumindo que o cliente ainda no tenha um formato especfico (que, na maioria dos casos, ele no tem). Um exemplo genrico de DDT para um servio ou de projeto terceirizado pode incluir, mas no estar limitado a: ndice do Contedo Declaraes de Confidencialidade Descrio do Trabalho com Premissas e Restries Servios a serem prestados Necessidade de Instalaes Necessidade de Segurana e Sigilo Necessidade de Treinamento Relatrios Papis e Responsabilidades Cronograma Preo Aprovaes Glossrio de Termos Apndice imperativo que a DDT seja elaborada o mais rpido possvel no processo de formulao da proposta. Dois tipos de DDT: (1) Declarao de Trabalho de Proposta ou Preliminar (DDTP) e (2) Declarao de Trabalho de Contrato (DDTC). Em uma situao de concorrncia, uma DDT Proposta ou Preliminar (DDTP) pode ser desenvolvida e submetida com ou anteriormente a resposta do Edital (RFP). Se a proposta aceita pelo cliente, ser disponibilizado ao prestador de servio certo tempo para que ele possa desenvolver uma anlise detalhada do exame da realidade do cliente para coletar o mximo possvel de informaes. Uma vez que o esforo de exame preliminar est concludo, a DDT ir ser desenvolvida utilizando as informaes detalhadas coletadas durante diagnstico da realidade do cliente. 2

Uma vez que o exame preliminar est concludo, o DDTC Declarao de Trabalho de Contrato ser elaborada utilizando as informaes do exame anteriormente feito. A DDTC poder ento ser utilizada como o documento de suporte para o contrato com o cliente. A DDTC deve estabelecer a linha de base para o trabalho a ser desempenhado, sobre a qual se basearo as alteraes de: escopo, custo, cronograma e mo de obra. O Escritrio de Projetos ou de Programa deve ter o principal responsvel pela elaborao da DDT, com informaes fornecidas pelos Especialistas na Matria que sero requisitados para fornecimento do produto ou para a prestao do servio ao cliente. Se um Escritrio de Projeto ou de Programa no existe na organizao, esta responsabilidade pode recair sobre o pessoal de vendas e de marketing. importante que o gerente tcnico/ de projeto ou um Especialista na Matria auxilie a equipe na elaborao deste documento. Isto ir assegurar que a definio dos servios ou os produtos na DDT consistente com o que a organizao pode fornecer e no fique fora da realidade em funo de um pagamento de comisso de vendas ao final do negcio. O participante mais importante da equipe de elaborao da DDT o cliente. imperativo que o cliente seja um participante ativo da equipe para assegurar que todas as necessidades esto sendo captadas e quaisquer comentrios estaro sendo considerados durante a redao da minuta inicial. Isto tambm ir auxiliar a assegurar que o cliente e o fornecedor ou o prestador de servios compreendem o escopo ou os servios a serem prestados e reduzam ou eliminem quaisquer elementos que possam ser deixados abertos interpretao. Uma DDT desenvolvida sem o envolvimento do cliente pode levar a revises mltiplas do documento e finalmente a um atraso do projeto; atrasos em funo do processo do cliente recebendo o documento para reviso, fazer os seus comentrios, devolver o documento para a equipe redatora corrigi-lo e o ciclo continuar at o momento em que o cliente estiver satisfeito como o documento, em funo de ele estar contendo todas as necessidades e exigncias do cliente. Este processo muito ineficiente e pode certamente atrasar o inicio do projeto por algum tempo e aumentar o custo em funo desse atraso. Sem um documento (DDT) que defina especificamente os servios a serem prestados, os papis e as responsabilidades do cliente e do contratado, a porta est aberta a interpretaes. Pela padronizao e atravs de uma definio bem clara como uma DDT formatada e elaborada, a sua organizao estar estabelecendo uma maior consistncia de comunicao. Atravs da reduo ou da eliminao da possibilidade da mutao do escopo, o fornecedor ou o prestador de servios ir ter uma maior probabilidade de realizar, ou possivelmente de aumentar, a receita originalmente projetada para a conta do cliente, bem como tambm obter uma maior satisfao com o cliente. Exerccio de elaborao de declarao de trabalho: Elabore uma Declarao de Trabalho para algum produto ou servio que ser fornecido por terceiros. 3