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Ceremonial Escrito.

(Publicado en la Revista Internacional de Ceremonial)

Tec. Cer. Laura Novo


Experto Universitario en Ceremonial y Protocolo, Herldica y Vexilologa de la Universidad de Oviedo /Espaa Tcnico en Ceremonial y Protocolo CENT 22. Miembro fundador y vocal de la Comisin directiva del Consejo Profesional de Ceremonial, Imagen y Comunicacin Institucional de la Repblica Argentina. Docente de Protocolo y Ceremonial, Comunicaciones y Organizacin Integral de Eventos de la Fundacin de Altos Estudios en Ciencias Comerciales en las carreras de Organizacin Integral de Eventos y Espectculos y en la de Relaciones Pblicas. Docente de Redaccin de Formatos Empresarios Comunicacin en la Empresa Ceremonial Empresario en la Cultural de Palermo en las siguientes carreras: -Secretaria Ejecutiva, Relaciones Pblicas y Recursos Humanos. Dicta cursos de capacitacin in company. Asesor de organizacin de Eventos para organizaciones. Organizacin de Eventos acadmicos.

La palabra es el arma de los humanos para aproximarse unos a otros Ana Mara Matute
Se sabe que la palabra nos es el nico modo que la persona tiene para comunicarse. Se sabe adems de la riqueza del lenguaje de los gestos. Pero desde los albores de la civilizacin el hombre dej grabado su pensamiento y sus sentimientos a travs la escritura. Esta ha ido variando con el paso de los aos y ha adquirido diversas caractersticas propias no slo segn la cultura a la que pertenece sino, adems, segn a quien o quienes est dirigida y tambin segn su mbito de competencia. Es as que el ceremonial escrito suele dividirse en: Oficial Empresario (parecido al oficial pero con estructuras ms simples) Social El estilo para la elaboracin, redaccin y diligenciamiento de la documentacin oficial est reglamentado por el decreto N 333/85. Segn este decreto estas son algunas definiciones: Mensaje: nota que el P. E. remite al Congreso de la Nacin mediante la cual detalla los pormenores que inducen a proponer la sancin de un proyecto de ley, solicitar el acuerdo necesario para concretar la designacin de

determinados funcionarios, vetar total o parcialmente una ley ya sancionada, pedir la devolucin de mensajes remitidos con anterioridad o realizar cualquier otro tipo de comunicacin o requerimiento. Proyecto de ley: proposicin escrita que en caso de ser sancionado por el Congreso constituir el texto completo de la ley. Proyecto de decreto: Propuesta de una decisin a adoptar por el P. E. Resolucin: medida que dictan los ministros, secretarios de los Ministerios o de la Presidencia u otras autoridades facultadas para eso (hasta niveles de gerentes). Resolucin conjunta: acto que suscriben como mnimo dos autoridades de la resolucin y que tiende a resolver cuestiones inherentes a distintas esferas de la Administracin Pblica Nacional. Disposicin: decisin emanada de una autoridad administrativa no superior sobre cuestiones o asuntos de su competencia. Nota: comunicacin escrita referente a asuntos del servicio que se dirige de persona a persona. Nota mltiple: nota que se confecciona en varios ejemplares de un mismo tenor y que se dirige a varios destinatarios. Circular: nota que se confecciona en varios ejemplares de un mismo tenor y que se dirige a diversos destinatarios a travs de la cual se comunica una directiva de la autoridad facultada para impartirla y que tendr vigencia prolongada o por tiempo indeterminado. Informe: dato u opinin fundados que se da sobre un asunto determinado y que se dirige de dependencia a dependencia. Dictamen: opinin que emite un rgano de consulta, basada en las normas jurdicas de aplicacin y en la jurisprudencia o antecedentes que pudieran existir y que tiende a orientar a la autoridad que debe resolver el caso. Memorndum: escrito de uso interno que se cursa a una autoridad determinada, comunicndole una situacin especial o exponiendo elementos de juicio referentes a un asunto en trmite, que le servirn de ayuda memoria para encarar la solucin del caso (de persona a persona). Parte: comunicacin sinttica que se efecta a diario o peridicamente, para informar sobre un asunto determinados (de persona a persona). Providencia: escrito que resuelve cuestiones de trmite o peticiones accidentales. Despacho telegrfico, radiotelegrfico, etc: nombre de las notas que se cursan por esos medios.

Expediente: conjunto de documentos o actuaciones administrativas, originados a solicitud de parte interesada a efectos de lograr los elementos de juicio necesarios para arribar a conclusiones que darn sustento a la resolucin definitiva. SIEMPRE EN EL MBITO DEL DECRETO 333/85 Estructura y confeccin de los mensajes: Los nombres de personas se escribirn completos y en su orden natural. Se escriben con maysculas: apellidos, ttulos, nombres de organismos, instituciones, pases y todo aquello que sea conveniente hacer resaltar. Se escribirn las cantidades y entre parntesis los nmeros. Normas generales: La redaccin ser clara, objetiva, concisa y en correcto espaol. Se evitarn prembulos o expresiones que no se refieran al objeto de la comunicacin ni el empleo de palabras en idiomas extranjeros. Los datos del destinatario se escribirn es este orden: Se colocar en maysculas: el tratamiento, el nombre del cargo y del organismo a donde va dirigido la nota. En el rengln siguiente el ttulo profesional o el grado y la palabra Don o su abreviatura y el nombre y apellido del funcionario. Para la iniciacin: me dirijo a usted. Cuando mediante la nota se comunique una disposicin u orden, podr utilizarse la frmula Por disposicin de me dirijo a usted La correspondencia con autoridades extranjeras deber ser escrita en espaol pudiendo agregarse una traduccin. Para el saludo se utilizar la frmula Saludo a usted atentamente. Frmulas usuales de cortesa: Personas Encabezamiento Presidente de la Nacin

Texto

Seor Presidente de la Seor Presidente/1er Nacin Magistrado

Presidente de la Corte Suprema de Justicia/del Honorable Senado de la Seor Presidente de Nacin/ de la Honorable Cmara de Diputados Ministros Seor Ministro

Seos Presidente

Usted

Embajadores extranjeros Seor Embajador V.E. Cardenales: S. Emia. Nuncios, Arzobispos y Obispos: S. E. Rvdma. Internuncios: S. E. Auditores: S. Sa. A los miembros de las FF.AA. se los tratar por su rango, anteponiendo la palabra seor y al nombre el ttulo profesional o grado, si lo tuviera, y la palabra Don o su abreviatura.

Tarjeta: Personal: Slo se escribe nombres y apellidos completos, en una lnea en el centro de la tarjeta, suele ser ms pequea que la comercial. No se agregan direcciones, ni telfonos, ni ttulos. Empresarial: se imprime el logotipo de la empresa, Debajo irn impresos el ttulo profesional y el nombre de la persona, debajo de ste, el puesto o cargo, la direccin (extremo inferior izquierdo de quien redacta) y telfono, fax (extremo inferior derecho). La impresin ms conveniente es en negro con relieve. Correspondencia Elementos para escribir: Papel: tamao carta o A4 de la mejor calidad posible. El color debe ser sobrio (blanco, marfil, gris, lila y celeste, evitar colores fuertes). Para la impresin del membrete o logotipo se usa el color institucional. Tinta negra para escribir. Si se usa una segunda hoja, sta no tendr membrete. Sobres: harn juego con el papel carta. La impresin de la direccin se colocar en la solapa. Si se tratara de un sobre comercial, se colocar el logotipo y la direccin en el frente Esquelas: Carta breve utilizada para correspondencia de cortesa. En ella se agradece, se piden disculpas, se felicita, se presentan condolencias. Es una forma de comunicacin menos formal y ms personal El formato del papel es de la mitad de una hoja A4. Segn se redacte en 1 persona o en 3 el uso del papel ser vertical, para la redaccin en 1 persona, u horizontal si est redactado en 3 persona. Cuando se redacta en 3 persona adems del formato del papel apaisado (u horizontal) la ubicacin de los elementos ser diferente. El nombre de quien remite con el cargo se colocar en la parte superior del papel en el ngulo izquierdo. Se comienza con la firma, sigue el texto y se termina con el lugar, fecha y datos de la persona a quien la dirigimos (ngulo inferior izquierdo). Si se redacta en 1 persona el formato del papel es vertical y el resto del formato es similar al de una carta. Esquelas de agradecimiento: Por regalos: en papel esquela o tarjetones personales. Debe ser escrita inmediatamente despus de haber recibido el regalo. o Describir el placer que nos ha causado el regalo. o Agradecer la generosidad de la persona. o Describir el regalo. o Elogiar las cualidades del mismo.

Despus de recepciones: tambin se utiliza para agradecer una invitacin. o Hacerle saber lo bien que nos hemos sentido en el lugar de la recepcin. o Elogiar todo el general y alguno de los puntos ms llamativos en especial (el grupo de invitados, el arreglo de la mesa, las flores, etc).

Esquela de condolencia: se puede contar algn recuerdo. Si la relacin con la familia no fuera muy estrecha se aguardar una o dos semanas antes de hacerlo. Dejar ese tiempo para los amigos ms ntimos, pero no dejar de hacerlo, porque se puede interpretar como indiferencia. Telegramas de condolencia: Se envan si la relacin no hubiera sido muy ntima o si lo hubiera sido slo comercial. Ej: nuestras ms profundas condolencias; reciba todo nuestro afecto en tan doloroso momento; acompaando con el nuestro su gran dolor; ante esta gran prdida, reciba nuestro ms sincero afecto; unidos en el dolor ante la prdida de Invitaciones: tres tipos de tarjetas impresas. Una usada para acontecimientos importantes que ser impresa especialmente con todos los datos necesarios. Otra en la que adems de estar impresos todos los datos del acontecimiento se dejar libre un espacio luego de: Tiene el honor de invitar a.. donde manuscrito se completar con el nombre del invitado. Son las llamadas invitaciones protocolares o personalizadas Otra, tendr un espacio para escribir el nombre del invitado, otro para especificar a qu se est invitando, otro para la fecha y hora. La direccin se coloca en el ngulo inferior izquierdo. Medidas aproximadas: 17 18 cm. de ancho, por 13 cm. de alto Las siglas R.S.V.P. o S.R.C. se colocan en el ngulo inferior derecho, debajo el nmero de telfono. Si se hubieran hecho las invitaciones por telfono primero y por lo tanto ya se ha recibido la confirmacin, se cruza R.S.V.P. y el nmero de telfono, escribiendo p.m. (pour memoire. Nunca debe escribirse la palabra horas , ni su abreviatura (hs.) ya que es una redundancia en idioma espaol. Al decir a las, se sobreentiende que se refiere a horas. Tampoco corresponde escribir la hora expresada con los cdigos: a.m. p.m. ya que los mismos tampoco corresponden al idioma espaol . En idioma espaol siempre el nombre de los meses y de los das se escriben con minscula. Frmula de cortesa: Tiene el honor de invitar a. Cartas: Hay tres tipos de cartas: Amistosas Sociales Comerciales

Cartas amistosas: No existen reglas. Una buena carta ser como una charla. Cartas sociales: El formato correcto para stas son las esquelas. Sin embargo se las suele utilizar como invitaciones, contestaciones a invitaciones, agradecimiento de invitaciones, de regalos o atenciones, condolencias. Cartas comerciales: tienen siempre un propsito definido. Su lenguaje debe ser breve, claro y corts. El encabezamiento dir Seor. o Estimado Seor. ( seguido de punto(.) y no de coma(,) ya que sta corresponde al estilo del idioma ingls; Si es a una empresa y se desconoce un destinatario puntual puede dirigirse a: Estimados Seores La antefirma ser: Saludo a Ud. /Uds. atentamente. Actualizacin del ceremonial escrito. Excepto en la correspondencia oficial que debe conservar las normas del decreto 333/ 85, en la actualidad en la correspondencia comercial se omiten las formas tradicionales (de nuestra mayor consideracin, por la presenteetc.) El estilo y la estructura de redaccin de la oracin sern directos; es decir se enuncia el tema sin rodeos y la idea secundaria se redacta a continuacin. Es importante recordar que los prrafos deben separarse con espaciado doble y el saludo ir separado con espaciado triple del cuerpo de la carta. Importante mantener la coherencia gramatical. Si el cuerpo de la carta es redactado en 1 persona, mantenerla en el saludo. La palabra cordialmente slo se utiliza cuando hay una relacin comercial de larga data o vnculos muy allegados ya que alude a compromiso afectivo, en su lugar se utiliza, por ejemplo, la frmula atentamente. El adaptar nuestra redaccin a las normas vigentes es tambin imagen. Imagen personal que habla de una persona preocupada en la capacitacin y actualizacin constantes. Imagen institucional porque muestra que sus recursos humanos y comunicacionales son acordes al devenir de los tiempos.