SISTEMA DE CONTROL INTERNO igo: So PR002 07 eaten INFORME RESULTADOS AUDITORIA T._INFORME REALIZACION DE AUDITORIA AUDITORIA PROCESO TALENTO HUMANO: 2._OBIETO Verificar la eficiencia, eficacia y efectividad del Sistema Integrado de Gestion, de acuerdo a la NTCGP 1000:2009, MECI 1000:2005, NTC-OHSAS 18001:2007, asi como las demas normatividad vigente y politicas aplicables. '3.__ALCANCE DE LA AUDITORIA El proceso Talento Humano, contempla lo relacionado a: Capacitacién-Induccion y Reinduccién, Bienestar Social, Historias Laborales, Carrera Administrativa, Subsistema de Salud Ocupacional, como los procedimientos correspondientes al proceso. [-“acriTeRIOs AUDITORIA NTCGP 1000:2009, MECI 1000:2005, NTC-OHSAS 18001:2007, Resolucién No. 825 de 2012-Manual de Procesos y Procedimientos, Manual de Funciones-Res No. 1294 de 2012, Mapa de Procesos-Res No. 1323 de 2012, Organigrama- Res No. 1293 de 2012, Cédigo de Etica-656 de 2011, Normograma -Res No, 413 de 2012, Manual de Politicas de Operaciones- | Res No. 564 de 2011, Plan de Capacitacién 2013 - Programa de Induccién y Reinduccién, Programa de Bienestar Social 2013, Plan de Incentives, Programa de Intervencién del Clima Laboral, , Programa de Salud Ocupacional, Ley 1562 de 2012-Por la cual se modifica el sistema de riesgos laborales y se dictan otras disposiciones en materia de salud | ocupacional’, Ley 909 de 2004, Decreto Ley 1567 de 1998-Sistema de capacitacién y estimulos para los trabajadores, Decreto 1227 de 2005-abril 21). Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y el Decreto-ley 1567 de 1998, Decreto Reglamentario 4968 de 2007, Circular 005 de 2012, Mapa de Riesgos- Res. No. 801 de 2012, Indicadores de | Gestion- Res. No. 981 de 2011, Acuerdo 137 de 2010 y demas normatividad inherente al proceso. 5,_RESPONSABLE /PROCESO/ DEPENDENCIA Dra. PAULA MARCELA CASTRO RENDON.}- Directora Administrativa. 6._ EQUIPO AUDITOR MARIA BERNARDA CASTILLO MESA 7._AUDITADOS Capacitacion-Induccién y Reinduccion | ORFENIO ESPINOSA RAMIREZ “UN CONCEJO PRESENTE CON LA CIUDAD”SISTEMA DE @NTROLINTERNO i digo: S-9R003-FO7 | wotentinama te INFORME RESU:TADOS AUDITORIA eaea ol fecha 27d jue de 2012 Capacitacin - Bienestar Social —Seguridad Social sa MARTHA MUNEVAR — MARINELLA ALVAREZ _- PEDRO RODRIGUEZ Historias Laborales MARTA E, GONZALEZ MARINO Carera Administrativa MARIA EMILSE PIRATOVA FUQUENE ~RUBEN SAENZ H. ‘Subsistema Salud Ocupacional MARTHA C. VALENCIA GOMEZ '8._METODOLOGIA Para ejecutar la auditoria se conto con un auditor lider. La programacién de las mismas se dio a conocer mediante memorando sefialando fecha y hora. También se realizaron reuniones de apertura y clerre de las auditorias, en las que la Directora Administrativa, la Jefe de Control Intemo, el auditor y los responsables de las reas intercambiaron opiniones y se aclararon las dudas. Se realizaron entrevistas a cada uno de los responsables de los temas y se procedié a la verificacién de informacién por medio de la cual se tomaron muestras al azar de historias laborales y carpetas. De igual forma se verificé informacién de funcionarios con relacién a la afiliacién a seguridad social a través de la plataforma de ARL. Asi mismo se elaboré el informe consolidado del proceso de Talento Humano, 9._PERIODO DE EJECUCION DE LA AUDITORIA La reunion de apertura se realiz6 el 3 de abril y la de cierre el 30 del mismo mes. El trabajo de campo se realizé el 8 al 29 de abril de 2013 10, FORTALEZAS. + Los funcionarios de los procedimientos de Capacitacién-induccién y reinduccién, Bienestar Social, Carera Administrativa, Historias laborales y del subsistema de Salud Ocupacional que integran el Proceso de Talento Humano en la Corporacién, tienen buena disposicién para atender la auditoria, sentido de pertenencia, compromiso institucional y responsabilidad «Los funcionarios del proceso tienen claridad de las actividades que deben ejecutar para el cumplimiento y logro del objatvo del proceso y de las metas insttucionales. + Es importante destacar que el Estilc de Direccién de la Direccion Administrativa, es participative, receptivo, tiene en cuenta los aportes de los funcionarios, los funcionarios sienten apoyo en la realizacién de sus actividades, que permiten contribuir a la mejora continua del proceso Talento Humano, * Se resalta la realizacién del trabajo en equipo de los procedimientos de Carrera Administrativa, Historias Laborales y del Subsistema de Salud Ocupacional, que “UN CONCEJO PRESENTE CON LA CIUDAD”: =a len ey INFORME RESULTADOS AUOITORIA once DE 806074 0. | Feena: 27 de jlo de 2012 © permite la retroalimentacion del grupo de trabajo, permitiendo la mejora continua de los procedimientos. 1. NO CONFORMIDADES POTENCIALES 77.1. En el entendido que la Comisién Nacional del Servicio Civil no autorizé la prérroga de 7 cargos de nombramiento provisional, no se evidencian acciones tendientes a la solucién de dicha situacién, lo cual conllevaria a la afectacién del cumplimiento de las funciones y actividades de los procesos, en cargos indispensables para la gestion de la Corporacién, | entre ellos el del Contador, con lo que se incumpliria la NTCGP 1000:2009 6.2 y MECI 1000:2005 1.1.2 Desarrollo del Talento Humano y 1.21Planes y Programas. 41.2. Se evidencid que el procedimiento de Historias Laborales, no contempla qué se debe | hacer en el caso que se detecte falsedad de documentos, aunque hace referencia a la verificacion de los mismos. Razén por la cual se requiere la actualizacion de!_procedimiento de Historias Laborales, contemplado en la Resolucién N. 825 del afio 2012 12, NO CONFORMIDADES REALES CAPACITACION - INDUCCION Y REINDUCCION - BIENESTAR SOCIAL - SEGURIDAD SOCIAL 12.1 Incumplimiento de la norma NTCGP 1000:2009 6.2.2 Competencia, formacion y toma de Conciencia MEC! 1000:2005 1.1,2 Desarrollo del Talento Humano, se evidencié que no se cuenta con Plan Institucional de Capacitacién vigencia 2013, que incluya el programa de induccion y reinduccién - entrenamiento en los puestos de trabajo. Se evidencio avances en la realizacién de cursos, diplomados correspondientes al PIC de la vigencia 2011-2012, ditigidos a diferentes funcionarios, de carrera administrativa, libre nombramiento y provisionales, dadas las caracteristicas de las mismas requeridas para el mejoramiento continuo de los procesos ‘También se evidencié que el Plan de Bienestar, Estimulos e Incentivos vigencia 2013, no se encuentra aprobado por la Directora Administrativa. 12,2 Incumplimiento de la Resolucién N. 825 del afio 2012. “Por la cual se actualiza y modifica el manual de procesos y procedimientos del Concejo de Bogota”, en razon a que no se contempla la continuidad de las actividades de los procedimientos de induccion y reinducci6n, Bienestar Social y Seguridad Social. 42.3 Incumplimiento de la NTCGP 1000:2009 6.2 y MECI 1000:2005 1.1.2 Desarrollo del Talento Humano, Resol. 825 de 2012 Manual de Funciones . Se evidencié que el Manual de | Funciones no esta acorde con las necesidades y cargos establecidos en la estructura | Organizacional de la Corporacién, por lo que requiere de actualizacion, sin embargo se “UN CONCEJO PRESENTE CON LA CIUDAD”ISTEMA DE CO st INTROL INTERNO édigo: Scr R00:-FO | |NFORME RESU.TADOS AUDITORIA seeenio concep oe sosoranc Fecha: 27 dejo de 2012 evidencio que dicha labor no se ha desarrollado en consideracion a que no se ha ajustado el Manual de Procesos y Procedimientos, en concordancia con el Acuerdo 492 de 2012, para lo cual la Directora Administrativa mediante memorando No.2213IE4829.dirigido al Jefe de la Oficina Asesora de Planeacion el dia 18 de abril de 2013. Solicité la actualizacién del Manual de Procesos y Procedimientos. 12.4 Incumplimiento de la norma NTCGP 1000:2009 4.1.9. Controles sobre los riesgos MECI 1000:2005 1.3. Administracién de Riesgos. Se evidenci6 que el proceso no tiene actualizado su mapa de riesgos, en consideracién a que para algunos procedimientos no tiene identificados los riesgos, algunos riesgos identificados se han materializado, tal como se evidencia a continuacién: El procedimiento de Bienestar Social y Seguridad Social., no tiene identificado los riesgos en el Mapa de riesgos, por lo que se hace necesaria la inclusién de riegos generados en el procedimiento, como la situacién que se evidencié de omisién de la solicitud de certificacion de afiliacién a la E.P.S, para efecto de posesién, ya que la funcionaria se encontraba afiliada y posteriormente se subsané esta situacién. Este requisito es importante tenerlo en cuenta para evitar las multiafiliaciones. También se evidencié que el Procedimiento de Induccién y Reinduccién, no tiene identificado | los riesgos, asi mismo no se ha establecide un plan de mitigacién, ni de contingencia para la minimizacion de los mismos y la inclusion de estos riesgos en el mapa de riesgos como. 4. La falta de asistencia a las capacitaciones por orden del jefe inmediato. 2. La falta de compromiso por parte de algunos encargados de dictar el tema respectivo. 3. No contar con el espacio fisico (salén) para las capacitaciones. Algunos se han materializado y no se han tomado las acciones pertinentes. 12 5 Incumplimiento a la norma NTCGP 1000:2009 8.2.3 Seguimiento y medicién de los procesos. 6.4 Anilisis de Datos. MECI 1000:2005 - 2.1.4 Indicadores 2.2.2 Informacion Secundaria 3.1.1 Autoevaluacién del Control 3.1.2 Autoevaluacién de la Gestion y ala Resolucién 981 de 2011, se evidencid que en la presente vigencia, no se registro la medicién y analisis de los indicadores, en el formato aprobado, correspondiente al procedimiento de Capacitacion y Bienestar Social, los cuales tiene una periodicidad mensual. Asi mismo se encuentra evidenciado en la autitoria de SGS, que el procedimiento de capacitaciones, en el segundo semestre de 2012, no se evidencia el andlisis del indicador de capacitaciones, ni el cumplimiento de la frecuencia establecida. 12.6 Incumplimiento NTCGP 1000:2009 4.2.3. Control de Documentos. 4.2.4. Control de Requisitos MEC! 1000:2005 2.2.1 Informacién primaria 2.2.2 informacion Secundaria, Ley 594 de 2000. Se estableci6 que no se estén aplicando las tablas de retencién documental, pertenecientes a los procedimientos de Capacitacién, Bienestar Social y Carrera Administrativa. Asi mismo se evidencié que el area de carrera administrativa no ha enviado "UN CONCEJO PRESENTE CON LA CIUDAD”SISTEMA DE CONTROLINTER & - lg: se.9R001-107 vena concur soao1ave INFORME RESULTADOS AUDITORIA Fecha: 27 e jul de 2032 [los documentos soportes de la evaluacion de desempefio de los funcionarios a Historias Laborales para su correspondiente archivo, lo que con lleva que la informacién contenida en las mismas se encuentre incompleta. 12.7 Incumplimiento de la norma NTCGP 1000:2009, numeral 6.1 provision de los recursos, 6.3 Infraestructura, al igual Incumplimiento de la Resoluci6n 0286 “Por la cual se actualiza y se adopta la segunda versién del manual de calidad del Concejo de Bogota, en el numeral 3.4 dice: “Garantizar los recursos necesarios para el desarrollo de los procesos, el mantenimiento adecuado de la infraestructura de la entidad y de los sistemas de Informaci6n, se evidencia que el procedimiento de Induccién y reinduccién carece de los siguientes elementos para el desarrollo de sus actividades: Cartillas de Induccién actualizadas _y Video Bean. De igual forma el procedimiento de Capacitacién y Bienestar Social, necesita un tablero para el desarrollo de las actividades. CARRERA ADMINISTRATIVA | 12.8 Incumplimiento de la Ley 909 de 2004, 190 de 1995, 489 de 1998, y 909 de 2004. | Decreto 1145 de 2004, 3248 de 2007 y 2842 de 2010. Circular externa 027 de agosto de 2011 de Departamento Administrativo del Servicio civil y las disposiciones de reglamentacién de la Funcién Publica y demas politicas aplicables, al igual que la circular conjunta -Procuraduria General de la Nacion y Departamento Administrativo de la Funcién Publica -No. 001 de 2008. Se evidencid que el procedimiento de Carrera Administrativa, no ha reportado a la OPEC, la vacancia definitiva del cargo Especializado 222-04, correspondiente a la exfuncionaria Elba Ligia Acosta Castillo. 12.9 Incumplimiento de la norma MECI: 1000:200S. 8.3. Estilos de Direccion, Se evidencié que si bien se establecieron los Acuerdos de Gestion, no se encuentra adoptado por el nivel directivo un mecanismo o guia para orientar las acciones de la Entidad hacia el cumplimiento de su Mision, si bien es cierto, que el Estilo de Direccién es Ia filosofia_y modo de administrar del Gobernarte o Gerente Publico 42.10 Se evidencié incumplimiento del Decreto 1572 DE 1998-Reglamenta la ley 443 de 1998 y el decreto ley 1567 de 1998. TITULO Ill DE LA EVALUACION DEL DESEMPENO Y LA CALIFICACION DE SERVICIOS. ARTICULO 113. El jefe inmediato de! empleado es el responsable de evaluar y calificar su desempefo laboral en los términos y condiciones que sefale la Comision Nacional del Servicio Civil. ARTICULO 114. Los empleados que deban evaluar y calificar el desempefio laboral de los empleados de carrera y de periodo de prueba tendran la obligacién de hacerlo en las fechas y en las circunstancias sefialadas en el | presente decreto. De igual manera la Resolucién No.633 de 2010. “Por el cual se adopta el Sistema Propio de evaluacién del Desempefio Laboral de los Empleados de Carrera ‘Administrativa y en periodo de prueba’. Se evidencid que no se realizé la concertacién de compromisos laborales por parte del Jefe Inmediato al funcionario de carrera administrativa “UN CONCEJO PRESENTE CON LA CIUDAD”SISTEMA DE CONTROL INTERNO, chins id ong INFORME RESULTADOS AUDITORIA veel | Fecna:27 de jl de 2082 William Avila Diaz, por él periodo comprendido entre el 21 de noviembre de 2072 al 25 de] Abril de 2013, tampoco se evidencié solicitud del empleado al jefe inmediato para realizar la concertacion de compromisos laborales. 12.11 Incumplimiento de! Acuerdo 137 de 2010, articulo 8.3 Las evaluaciones parciales eventuales, se evidencid, que la evaluacién parcial eventual del funcionario William Avila Diaz, no se realizé teniendo en cuenta el tiempo proporcional del desempefio, en el proceso de la Comisién de Hacienda y Crédito Publico (al 20 de noviembre de 2012), fecha en que fue encargado a profesional 05 en la Direccién financiera, sin embargo el formulario de evaluacién contempla una calificacién por e! 100% del periodo a evaluar. 12.12 Incumplimiento del Decreto Reglamentario 4968 de 2007 y la Circular 005 de 2012, numeral 2.2.1. Autorizacién de la Comisién para la provisién por nombramiento en provisionalidad. Se evidencié que no se dio cumplimiento a los términos establecidos por la C.N.S.C. para el nombramiento de provisionales en lo que corresponde a 7 cargos, por haber realizado la entidad el nombramiento fuera de los 45 dias que la C.N.S.C establece en la autorizacién inicial para este tramite, por lo cual la C.N.S.C, no autoriz6 Prérroga de Nombramiento Provisional, en relacién con los siguientes cargos: Profesional Universitario 219-02 (2 empleos), Profesional Universitario 219-03 (4 empleos), Secretario Ejecutivo 425- | 02 (1 empleo), afectando la prestacién del servicio. 12.13 Incumplimiento de la norma NTCGP 1000:2009 4.1.g. Controles sobre los riesgos | MECI 1000:2005 1.3. Administracin de Riesgos. Se evidencid que el area de Carrera Administrativa, tiene establecido en el Mapa de Riesgos, el riesgo No. 16 y como uno de los controles, se encuentra el remitir de manera oportuna el informe de la evaluacién del desempefio a la Comision de Personal, control que no se esté cumpliendo por lo cual_no | permite mitigar el riesgo. Asi mismo no se ha establecido un plan de mitigacion, ni de contingencia para minimizarlo. SALUD OCUPACIONAL. 12.14 incumplimiento de la norma OHSAS18001, requisito del numeral, numeral 4.5.1 medicién y Seguimiento de! desempefio. Se evidencid que no se encuentra establecido, implementado, ni se mantiene un procedimiento para hacer seguimiento y medir regularmente el desemperio de $ Y SO. 12.15 incumplimiento de la norma OHSAS18001, requisito de! numeral 4.5.2. Evaluacién del cumplimiento legal y otros, se evidencia que no esta establecido un procedimiento para evaluar periédicamente los requisitos legales aplicables. | 12.16 Incumplimiento 4.4.5 Control de documentos. Se evidencié que la Resolucién No. 554 de 2012 de COPASO, no se encuentra actualizada con relacién a la presidente actual. ‘Asi mismo, se evidencid que se encuentran establecidos los siguientes procedimientos' Identificaci6n, evaluacion y control de riesgos, corresponde al cédigo TH-PRO11, version No. f i & ? “UN CONCEJO PRESENTE CON LA CIUDAD”SISTEMA DF CONTROLINTERNO bi | és stman-107 vedi verano conctioe soeorape [ORME RESULTADOS AUDITORIA Fecha: 27 de julio de 2032 Oty sé encuentra aprobado: (formato cédigo TH-PROOG: Identificacién de peligros, evaluacién y control de riesgos) y el formato matriz de normatividad y cumplimiento legal- MECI-PR001-FO2, por SIG-PRO15 Identificacion y acceso a matriz de requisitos. Los cuales fueron aprobados mediante Acta No. 05 del SIG de 11 de marzo de 2013, pero no se especifica cual es el formato que se esta actualizando y cual queda vigente. 12.17 Incumplimiento de la norma OHSAS18001:2007. Requisito del numeral 4.3.2 Reauisitos Legales y otros, se evidencié que no se cuenta con Normograma aprobado, Sin ‘embargo se realiz6 la actualizacion delos requisites legales y se encuentran en revision en la oficina de planeacién. 12.18 Incumplimiento de la Norma NTCGP 1000:2009 8.5.2 Acciones Correctivas 8.5.3 Acciones preventivas MECI 1000:2005 3.3 plan de mejoramiento. Se evidencia el no diligenciamiento del Formato planes de mejoramiento en relaci6n a la auditoria intema del afio 2012 realizada a: Capacitacion, induccién y reinduccién, Bienestar Social, Carrera Administrativa, asi mismo se evidencié que algunos hallazgos no ejecutaron las acciones correctivas establecidas, manteniéndose abiertos los hallazgos descritos asi ESTADO DE SEGUIMIENTO A LAS AUDITORIAS INTERNAS REALIZADAS EN EL 2012 NO CONFORMIDADES REALES No conronmoaDesporencates | _*O = Ss VAdioanfbin ol v Tob oinsimardmon sian, j Sofi sb eotoste|arq eviteizinimoA gated si noo sev ue & \ arene RH 4 ROTIOUA S7o1 | a) eri fe) Sino ~ ty AGSM G.WITEAD AGRAMAZE AIRAM wy OaANaUA el sxdmott Saaiman agonises o1Ms3A0 @ SBRAVIJA AJJSMISIAM — SAV3MUM AHTAAM MavolrndoR OAdaT OWWRAM SAJASMOS 3 ATAAM - SMEUOUT AVOTARIT 321M AIAM SSQMAMASH SMaAg Magu | . ‘SSMOO AIOWBJAV (Oo AHTAAM | (GunaTIE JORTHOD TAMGIDANIGACOD AH ! “derot N\A ‘OTBIAS BAIRA 0.13U2M09 130 AIM EROS sb oye a a0. Hasna 1G AR