¿Que es la ORGANIZACION DE EVENTOS?

Evento proviene del latìn eventus; eventualidad, hecho inprevisto, o que

puede acaecer. No obstante, otra de sus definiciones nos dice; suceso
importante y programado, de índole social, académica, artística o
deportiva.

Organización; es el proceso a través del cual se creará la estructura y

ambiente decesarios y se ordenarán de forma sistemática las acciones
diseñadas y previeamente decididas para alcanzar con eficiencia los objetivos
marcados en un plan estratégico.

Hacer click sobre imagen para ver más grande:

Clasificación de los eventos:

Bueno, como sabrán existen diferentes clasificaciones y tipologías d eventos,

éstos pueden ser clasificados deacuerdo a su tamaño:

0 Micro
0 Mediano
0 Macro

Deacuerdo a su área de competencia o temática:

0 Sociales, Empresariales, Culturales, Académicos, Populares, Religiosos,

Deportivos.

Respecto al lugar donde se realizan: Aire libre, espacios cerrados, en el

campo/ciudad.

Clasificación de eventos de acuerdo a su temática:

- Eventos Populares:

0 Nacionales, caracteristicos de cada provincia o ciudad

0 Regionales o internacionales

- Eventos Empresariales:

0 Ferias
0 Congresos.
0 Convenciones
0 Exposiciones.
0 Seminarios
0 Lanzamientos de productos.
0 Cinferencias de prensa.
0 Workshops.
0 Inaguraciones

- Eventos Culturales:

0 Festivales
0 Actos culturales.
0 Conmemoraciones.
0 Vernissage.
0 Espectáculos artísticos.
0 Muestra de arte.
0 Presentación de un libro. - Exposiciones

- Eventos Religiosos:

0 Bautismo.
0 Comunión.
0 Casamiento.
0 Navidad.
0 Pascuas.
0 Jubileo.
0 Bar y Bat mitzvá.

- Eventos Sociales:

0 Cumpleaños.
0 Aniversarios.
0 Casamientos.
0 Fiesta benéfica.
0 Cumple de 15

- Eventos Políticos:

0 Lanzamiento de campaña.
0 Nombramiento de funcionarios.
0 Debates.
0 Congresos.
0 Cierre de campaña.
0 Reuniones de trabajo.
0 Desayuno, almuerzo y cenas proselitistas.
0 Inaguraciones.
0 Firmas de acuerdos.

- Eventos Deportivos:

0 Torneos.
o Competencias.
0 Olimpiadas.
0 Panamericanos.
0 Mundiales.

- Eventos Académicos:

0 Congresos.
0 Seminarios.
0 Coloquios.
0 Conferencias.
0 Simposios.
0 Jornadas
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Espero que hasta acá les valla interesando. Loo que se ha visto en dichas
clasificaciones son meramente indicativas. Los diferentes tipos de eventos
pueden ser gestionados para diferentes sectores y finalidades, su clasificación
y tipología se verá directamente relacionada con el objetivo del evento,
el público interviniente y el cliente.

5) Que es Evento?
Introducción:
Hola! Hoy vamos a ver que es evento, su significado y como se clasifica.
La reunión de personas, grupos, comunidades, pueblos, para debatir, ya
sea para acceder a información y numerables otros objetivos. Es una
actividad tan antigua como la historia del hombre y la cultura. Por eso,
es necesario que tengamos muy en claro que cada vez que organizamos
un evento lo hacemos por la motivación específica que es la que nos
solicita nuestro cliente. Pero además se estará cumpliendo una
necesidad implícita en el grupo; que es la necesidad de comunicarse, de
ESTAR, SENTIR CON EL OTRO.

La palabra EVENTO es en la actualidad el termino utilizado para

designar esta actividad o industria de la organización de los grupos. Si
bien esta palabra de origen latino significa lo que sucede
imprevistamente, una contigencia de relación incierta es la forma de
identificar a estas reuniones y el termino finalmente, después de largo
tiempo de uso en America y Europa, fue incorporado por la real
academia española.
Clasificación:
Hablamos de clasificación de eventos como una forma de
individualizarlos a los fines académicos. A a medida que avancemos en
el desarrollo de este estudio veremos que los criterios de clasificación se
unen u organizan en la realidad, de la forma que sea la más apropiada
apartir de la solicitud de un cliente.
La forma más apropiada hasta la actualidad para la enseñanza es la
clasificación apartir de las motivaciones.
La motivación es la causa u origen de la temática en las sigueintes
lecciones. Con este criterio hablaremos de motivaciones y los tipos de
eventos.

Habíamos visto en la clase anterior que:

"EL MERCADO DE EVENTOS está constituido por PROVEEDORES DE SERVICIOS PARA
EVENTOS que conforman la OFERTA y por CLIENTES o CONTRATANTES DE EVENTOS
que definen la DEMANDA"
0 OFERTA:
Proveedores de servicios para eventos

Los proveedores de servicios para el mercado de eventos, han tenido un

crecimiento exponencial en los últimos años. Dentro de dicho sector encontramos:

Sedes: Hoteles, salones, estancias, clubes, teatros, casonas.

Servicios gastronómicos. Catering
Servicios de alquiler de vajillas, moviliario, trasporte.
Servicio de mensajerías.
Servicios audiovisuales y tecnológicos.
Empresas de organización de eventos.

0 DEMANDA:
Clientes potenciales para el profecional en Organización de Eventos.

Este creciemiento del mercado respecto a la oferta, se encuentra relacionado al

incremento en la necesidad de clientes potenciales de experiencia, profecionalismo
y logística en la organización de eventos. Marcando un incremento importante en
la demanda de eficacia y calidad.

En lo que respecta a un organizador de eventos, dichos clientes potenciales pueden

ser desde particulares, empresas, universidades, organizaciones no
gubernamentales, asociaciones civiles.

-- Actualmente el mercado de eventos se encuentra plagado de

proveedores pequeños, medianos y grandes. La contratación de
organizadores profecionales está consicionada por la calidad en el
servicio y la respuesta efectiva y rápida en la solución de problemas --

Mercados en la organización de Eventos

- El mercado de eventos se encuentra definido por diversos factores que indican una
etapa de crecimiento en el mismo. Dichos factores son:

O El interés demostrado por empresas en nuestro medio, y la apuesta que muchos

predios hacen con importantes inversiones en remodelaciones.
O Existe cada vez más mayor profesionalismo con que se trabaja.
O Llegada de empresas internacionales.
O En ciertos rubros, la expansión de un mercado determinado como la informática o las
comunicaciones han llevado al crecimiento del mercado de organización de eventos.
"EL MERCADO DE EVENTOS está constituido por PROVEEDORES DE
SERVICIOS PARA EVENTOS que conforman la OFERTA y por CLIENTES o
CONTRATANTES DE EVENTOS que definen la DEMANDA

6) La agenda del Organizador de Eventos:

Esta agenda es su principal herramienta de trabajo. De ella
saldrán contactos para buscar clientes potenciales, allí se apuntará toda
la información relevante de los clientes actuales para usarla en futuros
eventos; se almacenará también información sobre los servicios que
deba mercerizar durante la planificación de un evento (ej: gastronomía,
sonido, animación, etc); y se apuntará también cualquier información
que el organizador considere de valor para su trabajo (horarios de
iglesias, transporte públicos, ofertas publicadas por otras empresas del
mercado, menús, recetas de cocina, etc.)

Como vemos, una buena agenda es inestimable ayuda para el

profesional Organizador de Eventos; quien deberá esforzarse por
mantenerla continuamente actualizada, agrandándola a medida que
avanza su trabajo.
Por un lado, los contactos personales (clientes actuales o potenciales)
generalmente provienen de nuestro trabajo diario, actividades sociales
como clubs, iglesias, universidad, gimnasia, etc.; asi como de
recomendaciones.
Por otro, la información de servicios adicionales puede buscarse de
varias formas; revistas especializadas, páginas de internet (web sites) e
incluso ferias o exposiciones de empresas dedicadas a la provisión de
estos servicios.

7) Clasificación de Eventos:

Hola! En la clase Nº 3 se estuvimos viendo como se clasifican los

distintos tipos de eventos. Hoy vamos a definir algunos de ellos:

1) Congreso; es una reunión de muchas personas que se reúnen

habitualmente para deliberar sobre algún asunto, y dichas reuniones
pueden ser tanto públicas como privadas. Este grupo de reúnen con el
propósito de superación, capacitación, educación o conocer nuevos
procedimientos o productos. También se intercambian opiniones,
información y soluciones. Generalmente los gastos de los participantes
son absorbidos total o parcialmente por las organizaciones a lo que
representan.

2) Convención; este grupo comparten intereses similares; ya sean

comerciales, industrales, profecionales, políticos, particulares, religiosos
o de otra índole. De la forma que se desarrollan puede ser:

a) Convenciones corporativas: son las que organizan las grandes

empresas con el propósito de motivar, entrenar y capacitar a su
personal.

 Seminario: es un o varias reuniones en las cuales un selecto grupo

de ponentes con reconocido dominio en sus áreas (especialistas)
aportan conocimientos y experiencia ante uno o varios grupos que
comparten su interés por el tema.

 Junta de ventas: es una o varias reuniones en las cuales un grupo

de personas de la mano de empresas representadas, se reúnen a
debatir acerca de costos y ventajas comerciales, como así también
para comercializar ciertos productos de común interés.

b) Convenciones institucionales: representan un gran volumen dentro

del mercado de convenciones; estas reuniones se realizan con menos
frecuencias, ya que son independientes y su gasto resulta considerable.

c) Convenciones de asociaciones: estas se celebran a nivles locales,

regionales, estatales e internacionales; y agrupan miembros que ejercen
la misma profesión, actividad, especialidad con asistencia voluntaria.

Hola, hoy continuamos lo de la clase nº 7:

c) Convenciones Empresarias: son eventos que las empresas celebran a
niveles locales, regionales, estatales y ocasionalmente internacionales, a
los que se convocan a ejecutivos, distribuidores y/o agentes de ventas.
Desde el punto de vista de su objetivo pueden ser:

1. Convenciones Corporativas:

 Convenciones
  Seminarios

 Juntas de Ventas

2. Convenciones Institucionales

 Congresos

 Conferencias

 Grupos Turísticos

 Grupos Deportivos

3) Conferencia

Es un tipo de reunión similares a las anteriores con la diferencia

primordial del formato de sus seciones de trabajo, a las cuales se invita
por lo general a exponentes destacados en una especialidad. puede ser
regional, nacional e internacional. Es una reunion de representantes (ya
sea de Estados, de asociaciones y empresas que comparten un objetico
común). Cada conferencia es unica y completa, vale decir que comienza
y termina con independencia de otras anteriosres o posteriores.
Normalmente tiene tiene un caracter lesgilativo, ya que tenderá tanto a
acordar cursos de acción como a aestablecer normas generales y
abstractas, con procedimientos, contenidos y hasta a veces sanciones.

9) Preparativos para el Casamiento

Hola!! Espero les vaya gustando el curso. Hoy vamos a parar un poquito
con lo que venimos viendo y voy a dedicar 2 clases de este tema ya que
se avecinan los casamientos para el año 2010.
"Todo tiene su tiempo"
Un año antes:

 Decidir la magnitud de la misma

 Hacer la lista de invitados
  Consultar presupuestos (de salones, catering y organizadores de
eventos)
 Realizar un borrador del presupuesto
 Organizar y decidir la luna de miel
 Buscar su futuro hogar.

6 meses antes:

 Elegir los testigos del civil

 Comprara y/o alquilar el vestido de novia y el traje
 Tener organizado el menú, el disc-jokeys, las invitaciones y la lista
de regalos
 Tener encargada la torta
 Elegir la productora para la fotografia y la filmación
 Hace tu propia pagina web para que los invitados puedan
mandarte mensajer y ver fotografias
 Reservar alojamiento y pasajes para la luna de miel
 Elegir y encargar las alianzas

3 meses antes:

 Encargar la impresión de las invitaciones

 Reservar una habitación en el hotel que mas les guste para la
noche de bodas
 Elegir centros de mesa, vajilla, cotillón, y el equipamiento
necesario para la fiesta
 Contratar los shows y animaciones para el día de la fiesta
 Arreglar el traslado para la iglesia y las fiesta

2 meses antes:

 -Entregar las invitaciones con el lugar para la lista de regalos

 Reservar el lugar para peluquería y maquillaje
 Tener elegidos los zapatos y la lencería para la noche de bodas

1 mes antes:

 planear el lugar para la despedida de solteros

 Prueba final para el vestido de novia
 Confirmar horario para la peluqueria y maquillaje
 Tener el ajuar, los centros de mesa, souvenirs
 Redactar tarj. de agradecimientos por los regalos y enviarlas a
medida que van llegando
1 semana antes:

 Tener las valijas medianamente organizadas para la luna de miel

 Buscar los pasajes y vouchers del alojamiento
 Acostumbrarte a los zampatos de novia dentro de tu casa

"El casamiento lleva meses de organización, de preparación, en

los cuales se van a a presentar distintas emociones. Acordate
que el día del casamiento es irrepetible, y durante esas 24 horas
la única obligación es disfrutar, ya estuvieron organizando todo
por 1 año; y es hora de que todos los demás hagan su trabajo!

10) El casamiento (segunda parte):

Lista de Casamiento:

El primer paso es saber los diferentes tipos de productos

con lo que les gustaría
vestir su nuevo hogar. Hay variados rubros como muebles,
vajillas, electrodomésticos, cristalería, iluminación, blanco, bazar,
platería, tapicería, y más. Los familiares y amigos saben elegir lo mas
caro como electrodomésticos grandes(heladera, lavarropas, etc.),
muebles, juegos de cristal..etc. y los amigos no tan íntimos lo mas
económico y chico.
El segundo paso es conocer el precio de los productos elegidos, para
que sean accesibles y atractivos.
El tercer paso es ELEGIR EL LUGAR PARA TU LISTA. Existen dos tipos
de lista; la lista cerrada (que la casa de regalos no puede vender nada
fuera de la lista) y la abierta (permite que las personas elijan el regalo
fuera de la lista de novios.
Es importante que todos los regalos puedan ser cambiados, y asi el
credito total poder canjearlo por otro articulo.
Atentos a que la luna de miel puede ir también como parte de la lista de
regalos, sin duda seria la mejor forma para no sentir el gasto!
La lista de casamiento debe estar organizada antes de repartir todas las
invitaciones, ya que dentro de estas va tambien el local donde se puede
adquirir los regalos.
Ahora bien, es muy importante y de buena educación agradecer cada
regalo con una tarjeta.

Invitaciones
Las invitaciones son el primer impacto visual que das a tus invitados
sobre tu boda. Son el primer medio de expresión de tu buen gusto e
interés por contar con su asistencia y hacerles sentir la importancia que
tienen como invitados para vos!

La luna de miel

Existen en la tierra una cantidad de lugares imaginables. Por eso cuando

elegimos nuestro destino para la luna de miel, queremos que sea
absolutamente único. Nadie necesita consejos para disfrutar su luna de
miel, pero PERSONA INFORMADA VALE POR DOS, por lo tanto antes de
partir, hace un informe con todos los lugares que quieren visitar.
¿Dónde vamos?
Los lugares son siempre muy variados. Lo importante es un sitio donde
puedan descansar, desconectarse, disfrutar solos y volver renovados
para empezar una nueva vida. Si bien es cierto que es posible visitar
lugares fantásticos sin gastar excesivamente, gran parte de la
planificación de una buena luna de miel gira alrededor del presupuesto.

12) Casamiento (tercera y ultima parte):

¿Que ponemos en la balija?
El vestuario tiene que ser fantastico para todos los dias. Lo que guarden
depende de la cantidad de dìasque les lleve el viaje, el clima y las
necesidades de cada uno. El dia de partida se acerca y es mejor que
todo este organizado con anticipación.
Los productos de belleza son los aliados estratégicos que
consiguen milagrosos cambios, y nunca olvidarse del mejor perfume!
Recordá que si van a una playa, no pueden dejar de llevar crema
humectante. Y aunque parezca una ovbiedad no olvidarse de llevar un
pequeño botiquin (dependiendo el destino).
De que no hay que olvidarse: la camara de foto (la que sea), la video
filmadora, las tarjetas, el dinero, los pasajes y el pasaporte. Es
importante acordarse del peso: tener cuidado y no pasarse!
El pasaporte hay que tenerlo muy presente; si bien el tramite no
demora de 15 a 30 dias, estos plazos pueden variar.
Antes de salir recuerden siempre las 3 (tres) PPP: (Pasaporte,
plata y pasajes), confirmen el horario de vuelo y vayan dos hotas
antes al aeropuerto.

Los festejos no terminana en el dia de la boda; pueden festejar

durante toda su vida juntos en cada año. Luegos de casados van a
empezar a cumplir todos los años un aniversarios diferente. Se dice que
cada aniversario es especial y que debes regalar a tu pareja algo alusivo
a las bodas que cumplen!
lases gratis online; como organizar tu propio evento para (empresas,
organizaciones, familiares, etc..)

13) Hola!... Hoy continuamos

lo de la clase nº 8:

3/1- Las conferencias se pueden clasificar en:

a) Tele conferencias: reunión a distancia entre tres o más personas

conectadas por línea telefónica.
b) Video conferencia: igual que la tele conferencia pero con imagen.
c) Conferencia de Prensa: sirve para dar a conocer nuevos
acontecimientos; se invita especialmente a reporteros de prensa.

4- Curso/cursillo: esta reunión tiene una función muchos más didacta

y es de corta duración.
5- Coloquio: es una reunión de especialistas o expertos en diversas
disciplinas.
6- Carefour worshop: son reuniones con un limitado número de
personas para intercambiar conocimientos o experiencias.
7- Charlas: reunión informal de varias personas
8- Jornada: es una reunión de trabajo, de investigación, de estudio;
para resolver un problema.
9- Mesa redonda: es un número limitado de técnicos o expertos
tratando de intercambiar experiencias y conocimientos bajo la guía de
un coordinador.
10- Simposio: grupo de expertos o técnicos que dominan un campo. El
propósito es exponerlo ante un auditorio que comparte ese interés
específico.
11- Panel o Foro: Intercambio de opiniones y conceptos, controlado y
guiado por un presidente.
12- Tribunal Libre: son reuniones libremente donde se discuten temas
de interés o conocimiento social.
13- Lluvia de ideas ( Brain Storm): reunión similar a la de panel, la
diferencia es que en teste se trata de un tema de discusión y se discuten
ideas planteadas.
14- Debate (Buzz Group): es una reunión de 15 a 20 personas en
asamblea general para tratar varios temas. Portavoces en cada grupo
expresan sus opiniones.
15- Talleres: reuniones formativas de trabajo práctico o manual. Es
una actividad puntual y limitada en el tiempo sobre un tema concreto.
16- Grupo de Trabajo: reunión de varias personas con un objetivo
concreto que debe trabajarse entre todos.
17- Reuniones Informativas o de tomas de decisiones: reunión de
una sola sesión, de no más de dos horas de duración.
Después de mencionar esta clasificación de eventos, cabe
destacar que "gran parte de éxito o fracaso y del grato o ingrato
recuerdo que se tenga de una reunión dependerá la organización
y desarrollo de los elementos sociales programado en ella".