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Tecnologías de la información:
de buenas a excelentes
Estudio y análisis de lo que hace que un
departamento de TI sea excelente
LANDesk White Paper | Tecnologías de la información: de buenas a excelentes
Estas empresas emplean la tecnología como una parte integral de la ■■ Los sistemas y procesos adecuados para el cambio son esenciales
cultura de la organización, impulsada por los valores corporativos y para elevar el listón de las TI.
los objetivos estratégicos; no la utilizan porque sí, sino que la aplican ■■ Unas soluciones idóneas para el soporte diario y la resolución
con creatividad para cobrar más impulso. Empujados por el deseo eficaz de problemas del servicio permiten tener tiempo libre
de convertir el potencial en resultados, se organizan para permitir para obtener valor añadido y centrarse en proyectos más
integrar la tecnología y la toma de decisiones tecnológicas en las estratégicos.
operaciones empresariales cotidianas. ■■ Las organizaciones donde las TI participan en las decisiones
estratégicas relacionadas con los grandes cambios organizativos
Como confirmación del hallazgo de Collins, Peter Weill y Sinan las toman de forma más rápida y eficaz.
Aral, de la Escuela de administración y dirección de empresas Sloan,
■■ La posibilidad de conseguir un servicio TI «excelente» se ve
descubrieron que las organizaciones con un «dominio amplio y firme
limitada si no existe representación en la junta directiva.
de las TI» obtienen más beneficios de su inversión tecnológica y
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La investigación señala que aunque los directores de sistemas de ■■ Contar con soluciones que se ocupen del soporte cotidiano y
información y directores de TI encuestados conocían el concepto de los problemas del servicio para tener el tiempo necesario para
unas TI «excelentes», muchos de los encuestados tenían problemas prestar servicios de valor añadido.
para conseguirlo. Más de la mitad atribuye este hecho a carecer de ■■ Participar en los procesos de toma de decisiones estratégicas.
sistemas y procesos en vigor para realizar cambios de TI de forma
eficaz, y casi la mitad no disponía de soluciones para automatizar 4. ¿En qué fase participa el departamento de TI de su
el procesamiento de los problemas cotidianos de soporte y servicio organización en las decisiones relacionadas con los
TI. La falta de implicación en el proceso de toma de decisiones grandes cambios organizativos?
relacionado con los principales cambios organizativos se mencionó
■■ En la fase de planificación
como otro obstáculo que impedía a muchos prestar unos servicios TI
«excelentes». ■■ En la fase de discusión inicial
■■ En la fase de implementación/integración
Enfoque de la encuesta
■■ En la fase de evaluación
La encuesta, realizada a través de Internet, fue realizada por 125
directores de TI y directores de sistemas de información de empresas de ■■ No participa
distintos tipos que operan en sectores diferentes:
5. ¿Cómo afecta esto a la manera en la que se llevan a cabo
■■ Servicios financieros los cambios organizativos en la empresa?
■■ Fabricación ■■ Aumenta la cantidad de tiempo que se necesita para realizar
■■ Venta minorista, distribución o transporte el cambio.
■■ Otros sectores comerciales ■■ Los procesos de cambio organizativo no se gestionan de
■■ Sector público/gubernamental forma eficiente.
■■ Ralentiza los procesos relacionados con la implementación
Preguntas de la encuesta del cambio.
1. En su opinión, ¿cuáles son las características tácticas que 6. ¿En su empresa hay algún representante del
definen un servicio TI excelente? departamento de TI (director de TI/director de sistemas
■■ La posibilidad de aportar valor real a la estrategia general y a de información) en la junta directiva o que participe
los resultados finales. y sea capaz de influir directamente en la estrategia
corporativa?
■■ Sólido liderazgo y conocimientos de TI, además de disponer
de los sistemas y procesos necesarios. ■■ Sí
■■ Capacidad y tiempo para pensar y planificar de forma ■■ No
estratégica.
■■ Capacidad para prestar servicios de nivel básico (resolución de
7. ¿Piensa que esto incide directamente en su capacidad
problemas y soporte técnico).
para pasar de prestar unos servicios TI «buenos» a
prestar unos servicios TI «excelentes»?
2. ¿Piensa que su departamento de TI presta actualmente Base: Empresas sin un representante en la junta directiva
unos servicios TI excelentes?
■■ Sí
■■ Sí
■■ No
■■ No
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Resultados de la pregunta 1
Liderazgo sólido,
conocimientos informáticos
41% 36% 48% 31% 48% 42%
y los sistemas y procesos
necesarios en vigor
La capacidad y el tiempo
para pensar y planificar de 23% 32% 24% 14% 16% 33%
forma estratégica
Capacidad de prestar
servicios de nivel básico
20% 12% 20% 24% 20% 25%
(resolución de problemas y
soporte técnico)
Pregunta 1 - Análisis
Los encuestados tenían una idea muy clara de lo que suponía la diferencia entre un departamento de TI medio o bueno y un departamento
de TI excelente. De hecho, los resultados presentaban pocas diferencias entre los distintos sectores encuestados. La principal característica
estriba en la capacidad de añadir valor básico en combinación con la capacidad de liderazgo. Con independencia de su cargo, los mejores
líderes motivan a sus equipos, brindan orientación y apoyo, asumen las críticas, motivan y recompensan.
Resulta interesante comprobar que solo la quinta parte de los encuestados piensa que la prestación de servicios de nivel básico (como
resolución de problemas y soporte técnico) es una característica distintiva de un departamento de TI excelente.
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Resultados de la pregunta 2
Pregunta 2 - Análisis
La buena noticia es que casi el 60 por ciento de los directores de TI y directores técnicos piensa que su departamento presta unos servicios TI
excelentes. Además de la encuesta, las conversaciones con directores de TI y directores de sistemas de información revelaron que consideran
que un servicio TI «excelente» se ofrece si el departamento de TI conoce las tendencias futuras, tiene ideas sobre cómo utilizar la tecnología
para respaldar los objetivos del negocio, está dispuesto a aprender a prestar soluciones nuevas, habla de algo más que de tecnología y dice «sí,
podemos hacerlo» en vez de «no, no hacemos eso» o «no sabemos cómo hacer eso».
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Resultados de la pregunta 3
Pregunta 3 - Análisis
Mientras las preguntas anteriores confirman los hallazgos de Peters,Waterman y Collins sobre la afirmación que tener un buen liderazgo y
las personas adecuadas resulta importante para el éxito a largo plazo, las respuestas a esta pregunta muestran que muchos departamentos
de TI todavía no disponen de los sistemas y procesos adecuados para evitar tener que realizar tareas repetitivas y de poco valor y gestionar
de forma eficaz las actividades cotidianas sencillas. Sin estos sistemas, el departamento de TI queda atrapado en un círculo vicioso en el
que dedicar demasiado tiempo a resolver problemas de los usuarios y otras cuestiones básicas implica que nunca tiene la capacidad ni los
recursos necesarios para pensar de forma estratégica y conseguir mejoras del servicio, ahorros de costes o servicios y cambios organizativos
que generen ingresos.
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Resultados de la pregunta 4
Fase de
implementación/integración
22% 12% 16% 31% 32% 17%
No participa 8% 4% 8% 7% 8% 13%
Pregunta 4 - Análisis
El 58 por ciento de los directores de TI y directores de sistemas de información participaban pronto en las decisiones estratégicas
relacionadas con importantes cambios organizativos, pero un preocupante 42 por ciento no participaba hasta la fase de implementación
o posteriormente. La falta de participación refuerza la idea de que el departamento de TI solo se centra en los problemas cotidianos y la
resolución de problemas en vez de aportar valor estratégico.
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Resultados de la pregunta 5
Aumenta la cantidad de
tiempo que se necesita para 45% 58% 45% 55% 40% 32%
realizar el cambio.
Pregunta 5 - Análisis
Del 42 por ciento que no participan en las fases de planificación o discusión inicial de los programas de cambios organizativos
importantes, un abrumador 88 por ciento pensaba que esto no significaba que se tardara más en implementar los cambios ni que los
procesos de cambio no se gestionaran de forma eficiente. Uno de los descubrimientos de Jim Collins acerca de cómo las empresas
excelentes utilizaban la tecnología fue que eran pioneras en su aplicación según los valores y objetivos básicos de la empresa en vez de
seguir ciegamente las tendencias tecnológicas. No obstante, es difícil ver cómo puede suceder eso si las personas especializadas en TI, que
tienen los conocimientos y la experiencia para separar las tecnologías a corto plazo y posiblemente imprevisibles y poco fiables de las
tecnologías que aportan auténticas ventajas a largo plazo, no participan en los procesos de toma de decisiones importantes. Según Weill y
Aral, las organizaciones que no hacen esto no pueden tener «dominio tecnológico».
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Resultados de la pregunta 6
Pregunta 6 - Análisis
La investigación reveló una notable diferencia entre el grado de representación TI sénior dentro de los sectores público y privado.
Mientras que el 61 por ciento de las empresas del sector privado tenían un director de sistemas de información o director de TI en la
junta, solo el 38 por ciento de las compañías del sector público tenían una representación similar. Como resultado, el 87 por ciento de
los encuestados del sector público pensaba que esto incidía directamente en su capacidad de pasar de proporcionar unos servicios TI
«medios» o «buenos» a prestar unos servicios TI «excelentes». Todos hemos oído hablar de la conexión positiva que tiene una relación
estrecha entre el departamento de TI y «el negocio» sobre los resultados, así como de la necesidad de una participación constante de la
directiva en las tecnologías de la información y en su uso efectivo (por ejemplo, como recomiendan Weill y Aral), pero según el estudio
queda todavía mucho por hacer antes de que está práctica esté extendida.
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Resultados de la pregunta 7
Pregunta 7 - Análisis
Aunque la respuesta a esta pregunta podría ser predecible, los resultados demuestran con claridad que los que gestionan las TI piensan
que pueden y deben proporcionar una información más estratégica en cualquier empresa, con independencia del sector industrial, sin
limitarse simplemente a mantener los sistemas existentes y a prestar soporte diario.
Muchos directores de sistemas de información y de TI se ven frustrados por la falta de una verdadera voz en el proceso de toma de
decisiones estratégicas, pero la cantidad de tiempo que tienen para corregir la situación suele multiplicarse debido a la imposibilidad de
utilizar modernas tecnologías y procesos de gestión del servicio. Si los sistemas y procesos ayudan a encargarse de las actividades necesarias
para unos «buenos» servicios TI, los gerentes tendrán más tiempo para concentrarse en prestar unos servicios TI «excelentes». Aunque la
transición de unos servicios «buenos» a unos «excelentes» implica cambios en el modo de pensar y la cultura, también exige un liderazgo
visionario, debe estar respaldada mediante el despliegue de herramientas que dejen tiempo al departamento de TI para desarrollar todo su
potencial en la organización y trabajar de forma estratégica en lugar de forma táctica.
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¿Hay una función de medición que respalde un ■■ La falta de participación en el proceso de toma de decisiones
servicio TI «excelente»? estratégicas dificulta la prestación de servicios TI «excelentes».
Es interesante comprobar que los resultados de esta investigación
Los directores de sistemas de información y de TI consideran
sobre qué hace que un servicio de TI sea «excelente» pueden
que convertir el departamento de TI en un « centro de excelencia
relacionarse con los resultados de un estudio de Touchpaper
organizativa» que marque el camino como respaldo de los objetivos
realizado a finales de 2007 que evaluaba la percepción del
del negocio es una de sus prioridades principales. En consonancia,
departamento de TI en las empresas. Esta investigación mostró que
ser capaz de medir y demostrar el valor de negocio real de las TI se
el 82 por ciento de los directores de TI/directores de servicios de
vuelve más importante que nunca. Ayuda a obtener el apoyo, los
información pensaba que la incapacidad de demostrar cómo
recursos y la financiación que necesitan para adoptar un enfoque
contribuía su departamento al éxito del negocio afectaba de forma
revolucionario y proactivo en relación con las TI, estableciendo
negativa a su presupuesto y daba lugar a una percepción interna
sistemas y procesos que se encarguen de las operaciones cotidianas
deficiente. Además, el 71 por ciento de los encuestados pensaba
mejorando al mismo tiempo el rendimiento general del servicio.
que esta incapacidad de demostrar el valor para el negocio impedía
Y lo que resulta más importante es que este enfoque hace que el
que obtuvieran un verdadero poder en la junta directiva.
departamento de TI deje de ser como un centro de coste táctico
que proporciona servicios «medios» o «buenos» y se convierta en un
Menos de la mitad (el 47 por ciento) de las empresas encuestadas
factor estratégico «excelente» que contribuye a la consecución de los
tenían indicadores de rendimiento clave (KPI) en vigor para medir
objetivos y planes futuros.
cómo el departamento de TI respaldaba los objetivos estratégicos del
negocio, mientras que el 96 por ciento de los encuestados o no tenía
Recomendaciones
sistemas en vigor para supervisar y medir el rendimiento del
Basándose en los resultados de la encuesta y en las mejores
departamento de TI o recurría total o parcialmente a medidas no
prácticas analizadas anteriormente, es posible realizar una serie de
automatizadas, como hojas de cálculo o bases de datos de
recomendaciones sobre cómo pasar de un servicio TI «medio» o
introducción manual. Estos resultados resaltaban aún más la
«bueno» a uno «excelente»:
importancia de los sistemas y procesos para respaldar la función
básica de las TI en las organizaciones actuales, pero mostraba que la 1. EUtilice sistemas y procesos para optimizar la eficiencia de las
falta de conexión entre la gestión de las TI y la gestión del negocio actividades estándares de gestión del servicio TI.
solo aumenta la dificultad de pasar de un servicio TI «bueno» a uno
2. Céntrese en lo necesario para salvar la brecha existente entre
«excelente».
la eficacia diaria y respaldar la estrategia y los objetivos
El establecimiento de mediciones formales mediante indicadores de organizativos.
rendimiento clave (KPI) y la implementación de sistemas y procesos 3. Conviértase en un instructor y ayude a extender el alcance del
para supervisarlos solo será útil si lo que se mide está en consonancia «dominio informático» fuera del departamento de TI.
con los objetivos del negocio. 4. Identifique los principales clientes del departamento de TI
(internos y externos) y trabaje con ellos para comprender cómo
Conclusión el servicio de TI secunda sus objetivos, necesidades y factores
■■ El concepto de un servicio TI «excelente» se comprende bien, clave para el negocio.
pero los directores de TI y directores de sistemas de información
5. Establezca indicadores clave del rendimiento (KPI) de las TI
tienen problemas para alcanzarlo.
para medir algo más que los objetivos relacionados con las TI
■■ Además de la longevidad y el éxito organizativo general, (por ejemplo, el crecimiento de los ingresos en comparación
un buen liderazgo y las personas adecuadas son factores con la inversión en TI, la utilización, previsión de tendencias,
importantes que contribuyen a un servicio TI «excelente». reutilización e intercambio de los servicios, integridad y
exactitud de la información o la satisfacción del cliente).
■■ Un «buen» servicio TI intenta mantener satisfechos a los
6. Utilice el conocimiento y los recursos informáticos de forma
usuarios, pero solucionar problemas no aporta valor estratégico.
proactiva para reaccionar y respaldar las iniciativas de cambio
■■ La falta de sistemas y procesos para efectuar cambios organizativo.
tecnológicos afecta negativamente a la evolución hacia un 7. Defina una hoja de ruta tecnológica que ilustre claramente
servicio TI «excelente». cómo las TI contribuirán a los planes y objetivos organizativos
tanto a corto como a largo plazo.
■■ Las soluciones que automatizan el procesamiento de los
problemas cotidianos de soporte y servicio TI dejan tiempo
libre para centrarse en decisiones estratégicas de TI.
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Referencias:
1. In Search of Excellence, Thomas J. Peters and Robert H.
Waterman, Harper & Row 1982
5. http://www.itil.com
6. http://www.isaca.org/
7. http://www.sei.cmu.edu/cmmi/index.html
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