Información, Sociedad, Documento, Legislación

La información se presenta hoy en la vida cotidiana como una manifestación y un

fenómeno omnipresente . En cada uno de los actos diarios, existe un componente
informativo que media el proceso social en que todo individuo desarrolla su
actividad.

El desarrollo de la civilización ha dependido de muchos acontecimientos

importantes, entre los cuales se destacan la creación del lenguaje y la invención
de la escritura, gracias a esta última el hombre pudo perpetuar acciones complejas
en el tiempo y en el espacio.

A medida que el hombre adquiere capacidad reflexiva, utiliza el lenguaje como

herramienta de comunicación y socialización, lo que más adelante le permite
generar la autodeterminación que requiere para definir su futuro.

Los documentos surgen como la evidencia física de las palabras habladas y como
testimonio fehaciente de las actuaciones del hombre en su devenir por el mundo,
este testimonio físico forma los archivos como memoria y reflejo de los hombres,
las instituciones y los pueblos.

La información contenida en los documentos, cualquiera que sea su soporte,

atraviesa y organiza la mayoría de las actividades sociales , de ahí que se
denomine a las actuales sociedades, sociedades de la información.

La sociedad contemporánea es una sociedad informacional, puesto que la

información cada día cumple una función más determinante en todos los ámbitos
de la actividad social.

La vida cotidiana de los individuos y el día a día de las entidades, depende en su

gran mayoría de la información. Gracias a la información, las personas y
organizaciones pueden orientar sus actos al entorno al que pertenecen .

La información constituye un recurso esencial, por ello su adecuada

administración es determinante en la eficiencia de cualquier entidad, ya que se
refleja en la capacidad de respuesta al medio ambiente institucional y social.

La producción, el manejo, el control y el uso continuo de información, son

consustanciales al quehacer de toda entidad. Desde los trámites más rutinarios
hasta la integración de políticas y la toma de decisiones sobre las actividades más

Material compilado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia.
trascendentales, se sustentan en la producción, acopio, integración y uso de la
información.

Gracias a la información las entidades pueden:

Planear sus actividades

Administrar sus recursos

Dar fundamento y objetividad a sus decisiones

Controlar adecuadamente su desempeño

Calcular y evaluar los resultados de sus actividades

Normalizar sus labores cotidianas y

Construir su memoria

La legislación es esencial en todas las actividades del hombre y no es ajena a los

archivos, aún mas cuando su existencia y el papel social que cumplen dentro de
un estado de derecho, dependen de la normatividad que las regule.

La legislación archivística se deriva de los propios archivos y resulta indispensable

dado el valor legal, fiscal y administrativo de los documentos activos y el carácter
de bien cultural de los archivos históricos.

Una buena gestión de los archivos depende en gran medida del conocimiento que
tenga la persona responsable de los documentos, acerca de las normas legales,
administrativas y técnicas que se deben cumplir en la prestación del servicio del
recurso: “Información”, soportada en diversos medios.

Material compilado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia.