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Auditores Internos de
Sistema de Gestão da
Qualidade
ISO 9001
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OBJETIVOS
§ Proporcionar conhecimentos relativos a Auditoria em Sistemas de Gestão da Qualidade de acordo com as normas ISO 9001:00 e versão 08.
§Orientar os participantes numa visão prática sobre técnicas e ferramentas de auditorias .
CONTEÚDO PROGRAMÁTICO
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MÓDULO I
CONCEITOS DA QUALIDADE
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O que é Qualidade ?
ü Conformidade com as especificações
ü Adequação ao uso
ü Outras definições:
• DESEMPENHO
• DURABILIDADE
• SERVENTIA
• CONFIABILIDADE
• ESTÉTICA
QUALIDADE PERCEBIDA
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2
QUALIDADE – outras definições
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3
CONCEITO DA QUALIDADE
é relativo ...
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CONCEITO DA QUALIDADE
A Qualidade Depende
§ Da situação
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4
O CLIENTE DE HOJE DESEJA:
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AUMENTO DA AUMENTO DO
DE MERCADO O
INVESTIMENTO
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5
Evolução da Qualidade
2000
80
60
40
20
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§ Credibilidade da organização.
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6
OUTROS CONCEITOS IMPORTANTES
PROCESSO
INDICADORES
1+1= 3
FERRAMENTAS ESTATÍSTICAS
PROBLEMA
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§ Uma organização para funcionar de maneira eficaz e eficiente, tem que identificar e
gerenciar numerosas atividades interligadas.
§ Uma atividade que usa recursos e que é gerida de forma a possibilitar transformação de
entradas em saídas é considerada um processo.
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7
Gestão por Processos
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O QUE É PROCESSO?
entradas saídas
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8
PRINCÍPIOS—CHAVE PARA AUDITAR “POR PROCESSOS”:
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AUDITORIA
MELHORIAS
AUDITORIA
AUDITORIA P K
P K P = Padronização
P K K = Kaizen
P K
K K
K K
K
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9
Pontos Importantes na implementação dos
Sistemas de Gestão:
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10
MÓDULO II
REQUISITOS DA NORMA ISO 9001:08
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O que é
ISO 9000 ??
§ É uma série de normas internacionais que foram desenvolvidas para apoiar
as organizações de todos os tipos e tamanhos para uma implementação e
operação de Sistemas de Gestão da Qualidade eficazes.
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11
1ª EDIÇÃO - 1987
2ª EDIÇÃO - 1994
§ O uso é mais disseminado;
§ Mais de 200.000 empresas certificadas em todo o mundo;
§ Empresas passam a utilizar a ISO 9000 para exigir qualidade de seus
fornecedores;
§ Estrutura tem 4 elementos ( 20 requisitos - ISO 9001).
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§Versão com foco ampliado e várias alterações com relação à versão anterior.
§Empresas passam a adotar a norma visando melhoria contínua e foco na
satisfação do cliente.
§Estrutura baseada em oito conceitos fundamentais:
Organização com foco no cliente
Liderança
Envolvimento de pessoas
Abordagem de processos
Abordagem sistêmica para a gestão
Melhoria contínua
Abordagem factual para tomada de decisões
Benefícios mútuos nas relações com os fornecedores
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4ª. Edição - 2008
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Normas da família ISO – apoio na
Implementação da ISO 9001
As normas da família ISO 9000 e que complementam o entendimento
para implementação são:
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14
NBR ISO 9001:2008
A implementação depende:
a) do ambiente organizacional – mudanças e riscos associados;
b) das necessidades da organização;
c) dos objetivos particulares de cada organização;
d) produtos e processos;
e) porte e estrutura organizacional.
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15
NBR ISO 9001:2008 - abordagem de processos
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NBR ISO 9001:2008 – Abordagem de processo
Modelo PDCA
Responsabilidade
da Direção Clientes
Clientes
Gestão de Medição, Análise
Recursos e Melhoria Satisfação
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NBR ISO 9001:2008 - Estrutura
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1. Escopo
2. Referência Normativa
3. Termos e definições
4. Sistema de Gestão da Qualidade
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NBR ISO 9001:2008 – Requisitos
1. Escopo
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1. Escopo
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NBR ISO 9001:2008 – Requisitos
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NBR ISO 9001:2008 – Requisitos
4.1 – Requisitos Gerais - A organização deve:
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NBR ISO 9001:2008 – Requisitos
4.1 – Requisitos Gerais
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NBR ISO 9001:2008 – Requisitos
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NBR ISO 9001:2008 – Requisitos
4.2 – Requisitos de documentação
4.2.3 – Controle de documentos
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NBR ISO 9001:2008 – Requisitos
4.2 – Requisitos de documentação
4.2.4 – Controle de Registros
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NBR ISO 9001:2008 – Requisitos
5. Responsabilidade da Direção
5.1 – Comprometimento da Alta direção - evidenciar
comprometimento com o desenvolvimento e com a implementação
do sistema de gestão da qualidade, e com a melhoria de sua
eficácia.
Como?
§ comunicando à organização a importância de atender aos
requisitos dos clientes, os estatutários e os regulamentares,
§ estabelecendo a política
§ assegurando que os objetivos da qualidade são estabelecidos,
§ conduzindo análises críticas e assegurando a disponibilização dos
recursos.
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26
NBR ISO 9001:2008 – Requisitos
5. Responsabilidade da Direção
5.3 – Política da Qualidade – a alta direção deve assegurar que a
política seja comunicada e entendida por toda a organização. E
ainda:
§ apropriada ao propósito da organização,
§ deve incluir um comprometimento com o atendimento aos requisitos
e com a melhoria contínua da eficácia do sistema de gestão da
qualidade,
§ deve prover uma estrutura para análise crítica dos objetivos da
qualidade e
§ deve ser analisada criticamente para a continuidade de sua
adequação.
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NBR ISO 9001:2008 – Requisitos
5. Responsabilidade da Direção
5.4 – Planejamento
5.4.2 – Planejamento do sistema de gestão da qualidade
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5. Responsabilidade da Direção
5.5 – Responsabilidade, autoridade e comunicação
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NBR ISO 9001:2008 – Requisitos
5. Responsabilidade da Direção
5.5 – Responsabilidade, autoridade e comunicação
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NBR ISO 9001:2008 – Requisitos
5. Responsabilidade da Direção
5.5 – Responsabilidade, autoridade e comunicação
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5. Responsabilidade da Direção
5.6 – Análise Crítica pela Direção
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NBR ISO 9001:2008 – Requisitos
5. Responsabilidade da Direção
5.6 – Análise Crítica pela Direção
5.6.2 – Entradas para análise crítica – devem incluir as seguintes
informações:
a) resultados de auditorias,
b) realimentação de cliente,
c) Desempenho de processo e conformidade de produto,
d) Situação das ações preventivas e corretivas,
e) Ações de acompanhamento sobre as análises críticas anteriores pela
direção,
f) Mudanças que possam afetar o sistema de gestão da qualidade e
recomendações para melhoria .
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NBR ISO 9001:2008 – Requisitos
6 Gestão de Recursos
6.1 – Provisão de recursos
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6 Gestão de Recursos
6.2 – Recursos Humanos – as pessoas que executam atividades que
afetam a conformidade com os requisitos do produto, devem ser:
§ Competentes com base em educação, treinamento, habilidade e
experiência apropriados.
§ Prover treinamento ou tomar outras ações para prover competência.
§ Avaliar a eficácia das ações executadas.
§ Assegurar conscientização do pessoal com relação a importância de
suas atividades para atingir os objetivos.
§ Manter registros de educação, treinamento, habilidade e experiência.
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NBR ISO 9001:2008 – Requisitos
6 Gestão de Recursos
6.3 – Infra-estrutura – inclui:
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6 Gestão de Recursos
6.4 – Ambiente de trabalho
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NBR ISO 9001:2008 – Requisitos
7 Realização do Produto
7.1 – Planejamento da realização do produto
O planejamento deve contemplar:
a) Os objetivos da qualidade e requisitos do produto,
b) A necessidade de estabelecer processos e documentos e prover
recursos específicos para o produto,
c) A verificação, validação, monitoramento, medição e atividades de
ensaio requeridos, específicos para o produto, e critérios de aceitação
do produto,
d) Registros para evidenciar que os processos de realização e o produto
resultante atendem aos requisitos.
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NBR ISO 9001:2008 – Requisitos
7.2 – Processos relacionados a clientes
7.2.1 – Determinação de requisitos relacionados ao produto
Devem ser determinados:
a) Os requisitos especificados pelo cliente, incluindo os requisitos para
entrega e para atividades de pós-entrega,
b) Os requisitos não declarados do cliente, mas necessários para o uso
especificado ou pretendido, onde conhecido,
c) Requisitos estatutários e regulamentares aplicáveis ao produto, e
d) Quaisquer requisitos adicionais considerados necessários pela
organização.
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NBR ISO 9001:2008 – Requisitos
7.2 – Processos relacionados a clientes
7.2.2 – Análise crítica dos requisitos relacionados ao produto
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NBR ISO 9001:2008 – Requisitos
7.3 – Projeto e desenvolvimento
7.3.1 – Planejamento de projeto e desenvolvimento
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NBR ISO 9001:2008 – Requisitos
7.3 – Projeto e desenvolvimento
7.3.3 – Saídas de projeto e desenvolvimento
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NBR ISO 9001:2008 – Requisitos
7.3 – Projeto e desenvolvimento
7.3.5 – Verificação do projeto e desenvolvimento
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NBR ISO 9001:2008 – Requisitos
7.4 Aquisição
7.4.1 – Processo de aquisição
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7.4 Aquisição
7.4.2 – Informações de aquisição
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NBR ISO 9001:2008 – Requisitos
7.4 Aquisição
7.4.3 – Verificação do produto adquirido
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NBR ISO 9001:2008 – Requisitos
7.5 – Produção e prestação de serviço
7.5.2 – Validação dos processos de produção e prestação de
serviço
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NBR ISO 9001:2008 – Requisitos
7.5 – Produção e prestação de serviço
7.5.3 – Identificação e rastreabilidade
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NBR ISO 9001:2008 – Requisitos
7.5 – Produção e prestação de serviço
7.5.5 – Preservação do produto
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NBR ISO 9001:2008 – Requisitos
7.6 – Controle de equipamento de monitoramento e medição
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NBR ISO 9001:2008 – Requisitos
8.2 – Monitoramento e Medição
8.2.1 – Satisfação do cliente
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NBR ISO 9001:2008 – Requisitos
8.2 – Monitoramento e Medição
8.2.2 – Auditoria Interna
§ Programa de auditoria,
§ Critérios de auditoria,
§ Escopo,
§ Frequência e métodos,
§ Seleção dos auditores – independência,
§ Procedimento documentado com responsabilidades e requisitos de
planejamento e execução,
§ Ações em tempo hábil,
§ Verificação das ações.
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NBR ISO 9001:2008 – Requisitos
8.3 – Controle de produto não conforme
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NBR ISO 9001:2008 – Requisitos
8.4 – Análise de dados
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8.5 – Melhoria
8.5.1 – Melhoria Contínua
Melhorar continuamente a eficácia do sistema de gestão da qualidade
por meio de uso:
§ da Política da qualidade,
§ dos resultados das auditorias,
§ da análise de dados,
§ das Ações corretivas e preventivas,
§ da Análise crítica pela direção.
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NBR ISO 9001:2008 – Requisitos
8.5 – Melhoria
8.5.2 – Ação corretiva
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MÓDULO III
Técnicas de Auditoria
O que é Auditoria ?
AUDITORIA é um exame sistemático e independente para determinar se
as atividades e os resultados correlacionados estão de acordo com as
disposições planejadas e se estas estão efetivamente implantadas e são
adequadas para atingir os objetivos da organização .
51
Objetivos das Auditorias
Função Auditoria
EMPRESA
Externa ORGANIZAÇÃO
CERTIFICADORA 3ª.parte
ÁREA / ATIVIDADE
AUDITADA
EMPRESA
EMPRESA EMPRESA/ÁREA/ATIVIDADE
1ª.parte AUDITADA
FUNÇÃO AUDITORIA
EMPRESA
52
Função Auditoria
Ø atividade documentada
Ø procedimentos e/ou listas de verificação
Ø avaliação de evidências objetivas
Ø independência dos auditores em relação à área auditada
Ø busca da melhoria
53
Principais Funções do Sistema
de Auditorias
§ Planejamento
§ Elaboração de relatórios
Coleta de
Planejamento Acompanhamento posterior
Evidências da auditoria
da auditoria-definição do escopo -Verificação de implementação
-Avaliação
-priorização -Verificação de Eficácia
-Verificação
Coleta das
Avaliação das
informações
constatações
prévias
Comunicações das
constatações
-reunião de
encerramento
54
Etapas de Preparação
Etapas de Preparação
NOTIFICAÇÃO
55
Etapas de Preparação
56
EXEMPLO DE CHECK LIST - RESUMO DE TÓPICOS
•Seleção de equipamentos
• Calibração e ajuste
• Procedimentos
•Identificação da Situação
• Registros
•Avaliação quando encontrado instrumento não conforme
•Condições ambientais adequadas
•Preservação
•Proteção
57
EXEMPLO DE CHECK LIST DETALHADO
58
Planejamento da auditoria
20%
5%
E
C
B
A D 25%
40%
10%
B) 25% do seu tempo de permanência de campo para desenvolver um entendimento dos sistemas
de gestão envolvidos no escopo da auditoria B
A
D) 10% para avaliar esses sistemas de gerenciamento D
Atividades de Execução da
Auditoria
REUNIÃO DE ABERTURA
Uma reunião rápida deve ser realizada no dia e local da auditoria com os
seguintes objetivos:
59
Ferramentas para Execução da
Auditoria
Planejamento da Entrevista
Abertura da Entrevista
60
Condução da Entrevista
Encerramento da Entrevista
- Controle o tempo;
- Encerre de maneira positiva;
- Faça um resumo da informação obtida;
- Documente o resultado da entrevista - registre nome,função e área de
atividade da pessoa.
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61
Tipos de evidências
TESTEMUNHAL
É a informação recebida através de entrevistas. Tem limitações como por
exemplo: conhecimento (ou sua falta), treinamento, problemas pessoais dos
entrevistados.
FÍSICA
É a evidência do tipo que o auditor pode ver ou tocar (por exemplo: a presença
física de um detector de falhas).
DOCUMENTAL
É a evidência visível através de um processo documentado por papéis ou ainda
em meio eletrônico.
CIRCUNSTANCIAL
É uma evidência indireta, mas ajuda o auditor a obter uma impressão geral da
área auditada. Por exemplo: situação de limpeza da área, equipamentos, atitudes
do pessoal.
62
PONTOS IMPORTANTES A OBSERVAR DURANTE
A REALIZAÇÃO DA AUDITORIA
DEFINIÇÕES IMPORTANTES
• NÃO - CONFORMIDADE:
“ Não atendimento a um requisito especificado.”
• AÇÃO PREVENTIVA:
“Ação implementada para eliminar as causas de uma potencial não-
conformidade, defeito ou outra situação indesejável, a fim de prevenir sua
ocorrência.”
• AÇÃO CORRETIVA:
“Ação implementada para eliminar as causas de uma não-conformidade, de um
defeito ou de outra situação indesejável existente, a fim de prevenir sua
repetição”.
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63
REDAÇÃO DAS NÃO CONFORMIDADES/CLASSIFICAÇÃO DAS
CONSTATAÇÕES
64
Exemplos de Descrição de Não Conformidades
65
ALGUNS PRINCÍPIOS BÁSICOS PARA LEMBRAR AO REDIGIR AS NÃO
CONFORMIDADES:
Os objetivos são:
-apresentar os problemas encontrados, analisar sua amplitude e gravidade, promovendo conscientização
-completar adequadamente as atividades de auditoria, relatando as constatações e conclusões
66
ATIVIDADES PÓS-AUDITORIA
Após a realização da auditoria, temos a seguintes atividades:
Relatórios de Auditoria
67
AÇÕES CORRETIVAS - VERIFICAÇÃO DA IMPLEMENTAÇÃO E EFICÁCIA
Elaboração do Plano de Ação - atividade do auditado com base na análise crítica da não
conformidade detectada .
Após priorizar as ações a serem tomadas, com determinação de prazos e responsáveis, estas
devem ser acompanhadas pelos auditores, de forma a verificar sua implementação e eficácia.
68
AVALIAÇÃO DO PLANO DE AÇÃO
FOI IMPLEMENTADO
sim não
MÓDULO IV
A Comunicação na Auditoria
69
ASPECTOS
COMPORTAMENTAIS
PRINCÍPIOS DA COMUNICAÇÃO
OS MEIOS (COMO?)
EMISSOR RECEPTOR
(QUEM?) AS MENSAGENS (O QUE?)
(A QUEM?)
70
AS SETE FERRAMENTAS BÁSICAS
QUESTÕES ABERTAS
• QUESTÕES FECHADAS
• Possuem como resposta Sim ou Não
• QUESTÕES ALTERNATIVAS
• Propõem soluções
• REFORMULAÇÃO
• É a reformulação do que é dito pelo auditado através de
uma frase interrogativa
• QUESTÕES INDIRETAS
• Utilizam o interlocutor como fonte das perguntas
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71
Dicas de Comunicação
Atitude e Abordagem
O QUE EVITAR
Algumas posturas que o auditor deve evitar na condução das entrevistas:
DOCUMENTANDO A ENTREVISTA
72
Pontos Importantes da Comunicação na Auditoria :
•POSIÇÃO FÍSICA : evitar que seja frontal.
•EXPLIQUE com clareza, numa linguagem que a outra pessoa entenda, trate
um ponto por vez para que haja boa assimilação .
73
Barreiras para a Comunicação
§ Falta de tempo
§ Excesso de pendências e ações corretivas à
implementar
§ Posicionamento inflexível de uma das partes
§ Discussões sem objetivo
§ Busca constante de justificativas
§ Passividade
§ Hostilidade
§ Irresponsabilidade
§ Atitudes do auditor frente às objeções do auditado
74
Comportamento do Auditor
Premissas Básicas
Deveres do Auditor
§ Conhecer os objetivos
§ Conhecer os controles
§ Conhecer os padrões
§ Conhecer o escopo
§ Conhecer os fatos
§ Conhecer os efeitos
§ Conhecer as pessoas
§ Saber como se comunicar
§ Estar atualizado
75
O COMPORTAMENTO ...
• A apresentação física
• A atitude
• A ética e o respeito
76
Conheça-se. Tenha domínio sobre suas atitudes.
Melhore a Comunicação
Criatividade Confiança
Postura Ética
77
COMUNICAÇÃO
Melhore a Comunicação
§ A comunicação é o centro do seu relacionamento com outras pessoas.
Desenvolvemos nosso estilo de comunicação pessoal em torno da
competição que permeia nossas vidas.
§ Para que as pessoas trabalhem juntas, precisam conseguir partilhar
idéias e opiniões.
§ Suas atitudes pessoais têm um grande efeito sobre sua forma de trabalhar com os
outros e sobre o grau de sucesso que você terá.
§ Conhecendo suas atitudes, terá capacidade de enfatizar seus pontos fortes e
identificar seus pontos fracos, que precisam se aperfeiçoados.
78
SABER OUVIR
DIÁLOGO
Tenha Diálogo
79
Com confiança, todos os elementos da comunicação tornam-se possíveis.
Sem confiança, a comunicação baseada na compreensão mútua não pode se
concretizar.
Obrigado!
Contatos na SQS
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Fones:
(11)3772-7313
(21)2195-1313
(81) 3465-0931
80