Manual Gestor Global de Faxes Biz FAX

Gestor Global de Faxes
¸ndice
I Introdução................................
Introdução ................................................................
................................................................................................
................................................................................................
................................................................ 3
II Requisitos de Operação ................................................................
................................................................................................
...............................................................................
............................................... 4
II.1. Requisitos de Hardware ................................................................
................................................................................................
...................................................................
................................... 4
II.2. Requisitos de Software................................
Software ................................................................
................................................................................................
.....................................................................
..................................... 4
III Instalar a aplicação Cliente Gestor Global de Faxes................................
Faxes................................................................
........................................................................
........................................ 5
IV Utilizar a aplicação Cliente Gestor Global de Faxes ................................................................
......................................................................
...................................... 10
IV.1. Ligar a aplicação Cliente Gestor Global de Faxes ..............................................................
.............................................................. 10
IV.2. Alterar o Idioma................................
Idioma ................................................................
................................................................................................
............................................................................
............................................ 11
IV.3. Envio de Fax ................................................................
................................................................................................
................................................................................
................................................ 12
IV.3.1. Envio de Fax através de programas de aplicação ........................................................
........................................................ 12
IV.3.2. Envio de Fax através de programas de aplicação ........................................................
........................................................ 14
IV.3.3. Descrição
Descrição do Menu „Criar um Novo Fax‰ ................................................................
.................................................................
................................. 15
IV.3.3.1. Receptor (Número de Fax) ................................................................
...............................................................................
............................................... 15
IV.3.3.2. Assunto de Fax................................
Fax ................................................................
...............................................................................................
............................................................... 17
IV.3.3.3. Conteúdo de Fax ................................................................
............................................................................................
............................................................ 17
IV.3.4. Difusão de Fax ................................................................
................................................................................................
......................................................................
...................................... 18
IV.3.5. Reencaminhamento de Fax ................................................................
.....................................................................................
..................................................... 19
IV.3.6. Responder a Fax................................
Fax................................................................
................................................................................................
....................................................................
.................................... 20
IV.3.7. Verificar Resultados................................
Resultados ................................................................
................................................................................................
................................................................ 20
IV.4. Receber Faxes ................................................................
................................................................................................
..............................................................................
.............................................. 21
IV.5. Reencaminhamento de Fax para E- E-mail ................................................................
...........................................................................
........................................... 21
IV.6. Gestão de Fax ................................................................
................................................................................................
..............................................................................
.............................................. 22
IV.6.1. Editar Assunto ................................................................
................................................................................................
.......................................................................
....................................... 22
IV.6.2. Gestão de Grupo ................................................................
................................................................................................
...................................................................
................................... 22
IV.6.3. Apagar Faxes ................................................................
................................................................................................
........................................................................
........................................ 23
IV.6.4. Imprimir Faxes ................................................................
................................................................................................
......................................................................
...................................... 23
IV.7. Editor de Faxes ................................................................
................................................................................................
.............................................................................
............................................. 24
IV.7.1. Ver Faxes ................................................................
................................................................................................
.............................................................................
............................................. 25
IV.7.2. Modificar Faxes ................................................................
................................................................................................
.....................................................................
..................................... 26
IV.7.3. Carimbar e Assinar................................
Assinar................................................................
................................................................................................
.................................................................
................................. 27
IV.7.3.1. Obter o Carimbo e a Assinatura................................
Assinatura................................................................
........................................................................
........................................ 27
IV.7.3.2. Activar a Palavra-Palavra-Chave................................
Chave ................................................................
...................................................................................
................................................... 30
IV.7.3.3. Aplicação
Aplicação do Carimbo ou Assinatura ................................................................
.................................................................
................................. 30
IV.8. Módulo de SMS ................................................................
................................................................................................
............................................................................
............................................ 31
IV.9. Gestão de Extensão de Fax ................................................................
............................................................................................
............................................................ 32
IV.10. Gestão de Contactos ................................................................
................................................................................................
.....................................................................
..................................... 34
IV.10.1. Gerir Grupo de Contactos ................................................................
.......................................................................................
....................................................... 34
IV.10.2. Adicionar um Contacto Novo ................................................................
..................................................................................
.................................................. 34
IV.10.3. Editar e Apagar um Contacto ................................................................
..................................................................................
.................................................. 35
IV.10.4. Enviar Contactos................................
Contactos................................................................
................................................................................................
....................................................................
.................................... 35
IV.10.5. Importar Contactos ................................................................
................................................................................................
................................................................ 35
IV.10.6. Exportar Contactos ................................................................
................................................................................................
................................................................ 37
IV.11. Comunicações entre Extensões de Faxes Virtuais ..............................................................
.............................................................. 37
IV.11.1. Comunicar por Voz................................
Voz ................................................................
................................................................................................
................................................................ 37
IV.11.2. Comunicar por Mensagens Imediatas - Chat Chatting
ting .........................................................
......................................................... 38
IV.12. Perfil Pessoal ................................................................
................................................................................................
................................................................................
................................................ 39
IV.13. Alterar a Palavra-
Palavra-chave ................................................................
................................................................................................
..................................................................
.................................. 40
IV.14. Nível de ˘udio ................................................................
................................................................................................
..............................................................................
.............................................. 40
IV.15. Desligar e Sair ................................................................
................................................................................................
..............................................................................
.............................................. 41
V Como transformar um ficheiro de fax num formato TIFF? ............................................................
............................................................ 42
2/44 copyright@A BELTRÓNICA www.abeltronica.com

I Introdução
O Gestor Global de Faxes é um servidor de fax inteligente integrado nas centrais
telefónicas de A BELTRÓNICA que combina a tecnologia tradicional de fax e a
tecnologia de rede IP.
Depois de se ligar as linhas telefónicas e construir uma ligação com LAN ou
Internet, utilizando o software Cliente Gestor Global de Faxes nos computadores, os
utilizadores podem facilmente criar um sistema de fax seguro, eficiente e acessível
para empresa. Além disso, todos estes processamentos são electrónicos no
computador, sem gastar papel.
Através do software Cliente Gestor Global de Faxes, todos os utilizadores têm acesso
a funções de auto-recepção e auto-envio de fax e gestão. Para enviar um fax, os
utilizadores apenas precisam de enviar o ficheiro para o Servidor Gestor Global de
Faxes, e de seguida o sistema enviará automaticamente os faxes por ordem.
Os utilizadores podem ainda enviar faxes a partir da sua caixa de e-mail para um
destino de fax comum, bem como receber faxes na sua caixa de e-mail,
encaminhando os faxes recebidos na sua extensão para o endereço de e-mail.
Faz o backup de faxes automaticamente e permite aos utilizadores geri-los
facilmente. Ajuda a aumentar a rentabilidade da empresa, adicionar assinatura
pessoal, colocar o carimbo da companhia, enviar e-mail para fax e fax para e-mail.
A integração avançada do Gestor Global de Faxes com Internet, o e-mail e SMS ajuda
os utilizadores a enviar e receber faxes a qualquer altura e em qualquer lugar.
A aplicação de software de utilizador chama-se aplicação “Cliente” e foi
desenvolvida para ser compatível com o Gestor Global de Faxes incluído em algumas
configurações de centrais telefónicas de A BELTRÓNICA. A aplicação Cliente é
fornecida gratuitamente pela A BELTRÓNICA. Desta forma, não se paga licenças
em função do número de utilizadores. Esta aplicação só está autorizada a ser usada
nas centrais telefónicas de A BELTRÓNICA. É proibido o seu uso mesmo que
parcial fora das centrais A BELTRÓNICA.
Sempre que necessitar de ajuda, pode consultar:
www.abeltronica.com/BizFAX/apoio
Dado que as matérias relativas aos equipamentos descritos são vastas, o conteúdo deste manual
não deverá ser interpretado como contendo o máximo de detalhes e por si mesmo não constitui
a garantia do equipamento nele descrito. Este manual está sujeito a alteração sem aviso prévio
e A BELTRÓNICA não se obriga a corrigir o mesmo. A BELTRÓNICA reserva-se o
direito de proceder, sem aviso prévio, a alterações do equipamento ou dos seus componentes
sempre que o considere apropriado. A BELTRÓNICA não poderá ser responsabilizada por
qualquer erro ou omissão. Em nenhuma situação poderá a A BELTRÓNICA ser
responsabilizada por qualquer acidente ou dano devido à utilização errada deste manual.
Este manual descreve as funções em geral. Todavia as funções disponíveis dependem da
configuração e do nível de hardware e software do equipamento que o cliente tenha adquirido.
Nenhuma parte deste documento pode ser fotocopiada ou reproduzida sem o prévio
consentimento escrito por parte de A BELTRÓNICA.
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II Requisitos de Operação
II.
II.1. Requisitos
Requisitos de Hardware
CPU: Recomendado utilizar superior a IntelPIII500
Memória: Recomendado utilizar mais que 128MB
Disco: Recomendado utilizar mais que 1GB
II.
II.2. Requisitos de Software
Sistema operativo: Windows 2000/XP/Vista/7

III Instalar a aplicação Cliente Gestor

Esta secção mostra como instalar o software Cliente Gestor Global de Faxes no PC.
1. Carregue o software Cliente a partir de

http://www.abeltronica.com/download/ClienteBizFAXSetup.exe
ou através de CD fornecido pela A BELTRÓNICA.
2. Carregue duas vezes em “BizFAXClientSetup.exe”, bem-vindo ao ecrã de

instalação da aplicação Cliente Gestor Global de Faxes.
Nota: Os idiomas disponíveis dependem da versão de software.
Figura III-1

3. Carregue Next> para continuar.
Figura III-2
4. Leia-a o Acordo de Licenciamento do software, seleccione “I agree with the

above terms and conditions”, e carregue Next> para continuar. Veja a Figura
III-3.
Figura III-3

5. Carregue Next> depois de ler as disposições.
Figura III-4
6. O ecrã com a pasta de destino, permite escolher onde pretende instalar o

software Cliente Gestor Global de Faxes no seu computador. Carregue Next>
para continuar.
Figura III-5

7. Escolha as opções pretendidas:

- Iniciar a aplicação Cliente Gestor Global de Faxes depois da instalação;
- Criar um atalho no Ambiente de Trabalho da aplicação Cliente Gestor Global
Global
de Faxes;
- Iniciar a aplicação Cliente Gestor Global de Faxes quando inicia o Windows.
Carregar Next>.
Figura III-6
8. Dá-se inicio ao processo de instalação, que poderá demorar algum tempo.
Figura III-7
9. Confirme a instalação de impressora Fax, carregando Continuar na mesma.
Figura III-8
10. Quando a instalação termina, aparece uma janela de notificação informando

a instalação do software bem sucedida. Carregue Finish.
Figura III-9

IV Utilizar a aplicação Cliente Gestor Global de Faxes

Faxes
IV.
IV.1. Ligar a aplicação Cliente Gestor Global de Faxes
Depois da instalação, pode usufruir das poderosas funções que o Gestor Global de
Faxes oferece.
Carregue duas vezes no atalho e inicie o Gestor Global de Faxes. Por favor
insira o número da sua extensão e palavra-chave e carregue Ligar, ver Figura
IV-1.
Alterar o Idioma:
Faça Tools -> Change Language ->
Português (Portuguese) ou consulte
IV.2 Alterar o Idioma, para alterar o
idioma.
Efectua a primeira vez Login:

Por favor carregue “Ferramentas”
no menu ->Opções, e insira o
endereço IP do Servidor Gestor Global
de Faxes na Figura IV-2. Pode obter o
IP a partir do Administrador de
sistema.
Sobre a Extensão e Palavra-

chave:
Pode obter a Extensão e Palavra-
chave a partir do seu Administrador
de sistema antes de efectuar o login
na aplicação Cliente Gestor Global de
Faxes.
Figura IV-1

Figura IV-2
IV.
IV.2. Alterar o Idioma
Para alterar o idioma, carregue duas vezes no atalho e inicie o Gestor Global de
Faxes, ou com a aplicação cliente aberta, seleccione Tools -> Change Language
ou Ferramentas -> Alterar Idioma e escolha o idioma pretendido, conforme a
seguinte figura.

Figura IV-3
IV.
IV.3. Envio de Fax
Depois de instalar o software Cliente Gestor Global de Faxes, o sistema cria uma
impressora virtual de fax com nome “BizFax” na pasta de impressoras no

Painel de Controlo.
IV.
IV.3.1. Envio de Fax através de programas de aplicação
aplicação
Os programas de aplicação adoptam a forma “Impressão Virtual” para realizar a
função Fax. Todos os programas estão habilitados para enviar Faxes pela
impressora de Fax Gestor Global de Faxes desde que as mesmas aplicações suportem
a função de impressão. Abra qualquer tipo de documento que suporta impressão,
seleccione Imprimir e veja uma janela como mostra a Figura IV-4:

Figura IV-4
Seleccionar “BizFax” na lista de impressoras e carregue OK.

O sistema irá gerar uma janela de criação de fax novo e o ficheiro será impresso
como TIFF para adicionar a lista de tarefas.
Figura IV-5

IV.
IV.3.2. Envio de Fax através de programas de aplicação
Inserir na etiqueta de FAX, carregue Criar para criar um novo fax.
Carregue Inserir Fich. para seleccionar o ficheiro que pretende enviar por faz pelo
seu computador.
Nota: Apenas podem ser adicionados nesta forma os formatos TIFF, DOC, XLS ou
PDF. Os ficheiros noutros formatos podem ser abertos nas aplicações respectivas e
enviadas por fax através da função “Imprimir”.
Figura IV-6
Reúna vários ficheiros e envie-os de uma só vez
Se o utilizador pretender enviar por fax vários ficheiros ao mesmo tempo, pode
carregar no botão Inserir Fich. novamente para adicionar outros ficheiros numa
lista de tarefas, ou pode ainda utilizar o programa de aplicação para abrir os
ficheiros primeiro e escolha Imprimir para enviá-los para a lista de fax.
Para além da opção de adicionar, o utilizador pode também apagar ficheiros
desnecessários, carregando no botão Apagar Fich.

Figura IV-7
IV.
IV.3.3. Descrição do Menu „Criar
„Criar um Novo Fax‰
Fax‰
IV.
IV.3.3.1. Receptor
Receptor (Número de Fax)
Há duas formas de inserir o receptor (número de fax):
1. Insira os número directamente como na Figura IV-8 ou na Figura IV-9

A forma certa de inserir o número do fax: por exemplo para a A Beltrónica na
cidade de Lisboa, em Portugal, com código de cidade 21 e código de país
00351:
(1) número local de fax da empresa: 217113003
(2) número nacional de fax da empresa: 217113003
(3) número internacional de fax da empresa: 00351217113003
Nota 1: No caso do sistema estar configurado para haver envio entre faxes
internos, os mesmo são marcados sem prefixo. No entanto, os externos deve
ser inserido antes do número o código de acesso ao exterior (9) ou (#)
conforme esteja na programação da central para a rota desejada. Esta
inserção também pode ser automática.
Figura IV-8

Nota 2: No caso do sistema estar configurado para não haver envio entre
faxes internos, os faxes serão enviados sem qualquer digito antes do número,
e na programação da central, deverá ser colocado o prefixo do código de
acesso ao exterior (9) ou (#) conforme a rota desejada.
Figura IV-9
2. Carregue em Para e seleccione os contactos a partir da lista de Contactos.
Figura IV-10
Seleccione o número de fax do contacto e carregue Adicionar. Aparece o número

seleccionado na caixa a direita. Carregue OK.

IV.
IV.3.3.2. Assunto de Fax
Marque os faxes para melhor gestão e facilidade na procura.
IV.
IV.3.3.3. Conteúdo de Fax
Lista de Ficheiro de Fax
1) Adicionar Fich.: Seleccione um ou mais ficheiros do seu computador para
saída de fax de uma vez
2) Apagar Fich.: Apague ficheiros da lista de ficheiros de faxes.
Pré-visualizar:
O utilizador pode ver e verificar o ficheiro de fax seleccionado através de
Visualizar. O sistema gerará automaticamente os ficheiros respectivos TIFF,
conforme mostra a Figura IV-11.
Figura IV-11
Editar:
O utilizador pode adicionar uma assinatura ou efectuar notas no ficheiro
seleccionado. Carregar em Editar para alterar os conteúdos, selar ou adicionar
uma assinatura directamente.
IV.
IV.3.4. Difusão de Fax
O Sistema permite que o utilizador envie o mesmo fax para números diferentes ao
mesmo tempo, o que corresponde a Difusão de Fax.
Há duas formas diferentes de efectuar o serviço de difusão de fax:
A. Insira os números de fax directamente e separe-os com um ponto e vírgula
(“;”). Ver Figura IV-12.
Figura IV-12
B. Carregue no Receptor e seleccione os diferentes contactos da lista de

Contactos para os adicionar na caixa à direita como mostra a Figura IV-13.
Figura IV-13
IV.
IV.3.5. Reencaminhamento de Fax
Pode reencaminhar faxes recebidos para utilizadores de extensões internas (faxes
virtuais) ou contactos externos.
1. Reencaminhamento de Fax para Extensões Internas

Carregue com o botão direito do rato no fax seleccionado e escolha Encaminhar
do menu. Carregue em Para para seleccionar os destinatários do fax em
“Extensões de Fax” como mostra a Figura IV-14.
Carregue duas vezes nos nomes da extensão ou carregue em Adicionar para
adicionar as extensões seleccionadas à lista da direita.
Figura IV-14
2. Reencaminhamento de Fax para Contactos Externos

Carregue na tecla direita do rato no fax seleccionado e escolha Encaminhar do
menu. Carregue em Para para seleccionar os destinatários e em Contactos.
Carregue duas vezes nos nomes ou carregue em Adicionar para adicionar os
contactos na lista da direita.

IV.
IV.3.6. Responder a Fax
O utilizador pode responder ao emissor directamente para o fax recebido.
Carregue no botão direito do rato do fax seleccionado, escolha Responder no
menu. O sistema faz aparecer uma janela onde pode editar o fax para colocar uma
observação, um carimbo e uma assinatura.
Depois da edição acima, pode responder ao emissor ao ficheiro de fax modificado.
IV.
IV.3.7. Verificar Resultados
Uma vez enviado o fax da aplicação Cliente, o mesmo passa para as Tarefas de Fax
do Servidor. Se o ficheiro de fax está à espera em linha para o processamento ou
está a enviar o fax, o ficheiro será guardado em “A Enviar”.
Se o fax for enviado com sucesso, passará para “Itens Enviados”. O utilizador pode
verificar os destinatários, assunto, data de criação e estado nesta janela.
Se o fax não foi enviado, o mesmo será guardado em “A Enviar” e o sistema mostra
a causa do erro em “Estado” na aplicação Cliente, como por exemplo:
Busy: ocupado
No answer: sem resposta
Dead number: n.º inválido
Se pretender reenviar o fax que obteve erros no envio, basta carregar no ficheiro
seleccionado, escolher Enviar no menu, inserir o número com erro no Servidor.
Estados:
Processo em espera – o ficheiro está à espera em linha para ser enviado.
A enviar – O sistema está a enviar o fax.
Envio com sucesso– o fax foi entregue com sucesso.
A enviar novamente – o fax está a ser reenviado.
Espera linha disponível – As linhas estão ocupadas, o sistema está à

espera por uma linha disponível.
Falha na transmissão – à espera para tentar novamente.
Não tem linha válida – o utilizador marcou um código de acesso à linha

inválido. Por exemplo, marcou “7” em vez de “9” ou “0”, conforme o caso.
Rota inválida, as chamadas não conseguem passar – o fax foi enviado

para um destino inválido.
O destinatário está ocupado, à espera para tentar novamente.. – o

destino está ocupado, o sistema fica em espera e tentará novamente.

O destinatário está ocupado, o sistema não tentará novamente – o

destino está ocupado, o sistema não tentará novamente.
Falha na transmissão, o sistema não tentará novamente – Depois de

várias tentativas resultando em erro, o sistema não tentará novamente.
Expirou tempo de transmissão, o sistema não tentará novamente –

Depois de várias tentativas resultando em erro, o sistema não tentará novamente.
IV.
IV.4. Receber Faxes
Faxes
Depois da aplicação Cliente estar activa, o Gestor Global de Faxes apresentará uma
janela no canto inferior direito para os novos faxes recebidos.
Figura IV-15
Na pasta A Receber, carregue no novo fax para o ler.
IV.
IV.5. Reencaminhamento de Fax para E-
E-mail
Enviar faxes recebidos para o e-mail. Para activar o encaminhamento automático
de faxes para um endereço de e-mail, é necessário configurar o servidor de e-mail
no Servidor de Gestor Global de Faxes na central telefónica de A BELTRÓNICA.
Na aplicação Cliente, o utilizador precisa de efectuar a seguinte operação: Carregar
em Ficheiro -> Editar Perfil -> activar Reenviar para este E-mail os faxes
recebidos, por favor veja a Figura IV-16.
Figura IV-16

Uma vez alterado o endereço de e-mail na janela da aplicação Cliente conforme

indicado acima, a informação do respectivo endereço será actualizada
automaticamente no Servidor da central telefónica de A BELTRÓNICA.
IV.
IV.6. Gestão de Fax
IV.
IV.6.1. Editar Assunto
O procedimento do assunto é o mesmo ao da colocação de uma etiqueta. O
utilizador pode adicionar um assunto para ambos os faxes de recepção e emissão
por forma a geri-los mais facilmente no futuro.
Quando envia um fax, o emissor pode adicionar um assunto na janela “Criar um
novo fax”, por forma a que o receptor identifique rapidamente os conteúdos.
Para um fax recebido, o utilizador pode carregar no fax seleccionado e escolher
Editar Assunto do menu.
Figura IV-17
IV.
IV.6.2. Gestão de Grupo
Para ajudar a gestão de faxes, pode criar uma pasta.
1. Nova Pasta
Escolha a pasta A Receber e carregue no botão direito do rato, seleccione Nova
Pasta do menu.
Figura IV-18
Dê um nome para a nova pasta na janela seguinte.

Figura IV-19
2. Arraste o fax para a pasta

Carregue no fax escolhido e carregue no rato sustendo-o, largue-o na pasta
desejada.
IV.
IV.6.3. Apagar Faxes
Depois de carregado no botão Apagar, será apresentada uma janela de
confirmação de apagar: “Tem a certeza que pretende mover o(s) fax(es) para a
pasta ‘Itens Eliminados’?”
1. Carregue Sim
Os itens apagados serão temporariamente guardados na pasta “Itens
Eliminados”.
Os utilizadores podem facilmente recuperar um ficheiro apagado, retirando-o
da pasta “Itens Eliminados” e colocando-o na pasta desejada.
Se quiser remover definitivamente o fax, vá à pasta “Itens Eliminados” e
carregue em Apagar sobre o fax a ser definitivamente apagado.
2. Carregue Não
Não apagará o fax.
IV.
IV.6.4. Imprimir Faxes
Se quiser imprimir o fax, abra-o e carregue no botão Imprimir. O sistema abre uma
janela de impressão como mostra a Figura IV-20.

Figura IV-20
IV.
IV.7. Editor de Faxes
O editor de fax colabora com a aplicação Cliente Gestor Global de Faxes para
visualizar, editar e efectuar observações no ficheiro de fax.
Opção 1: Carregue duas vezes num fax na aplicação Cliente, carregue Responder
ou Encaminhar, e carregue em Editar na janela aberta para aceder ao editor de
fax.
Opção 2: Carregue em Criar, adicione o ficheiro que pretende enviar por fax na
janela aberta e finalmente carregue em Editar para aceder ao editor de fax.

IV.
IV.7.1. Ver Faxes
Figura IV-21
: da esquerda para a direita, ajustar: largura, altura, visibilidade,

tamanho actual.
: da esquerda para a direita, rodar: 90º no sentido inverso aos

ponteiros do relógio, 180º, 90º no sentido dos ponteiros do relógio.
:ir para página anterior do fax.
:ir para página seguinte do fax.

IV.
IV.7.2. Modificar Faxes
Ajuda-o a modificar os conteúdos dos ficheiros.
Figura IV-22
: Anular
: Refazer
: Mexer a página
: Ver a página
: Adicionar texto
: Tipo de letra
Nota: Para alterar o idioma, carregar em Tools->Languages e escolha o idioma

pretendido.

Antes de efectuar uma observação no fax, carregue em Font para alterar o

tamanho, estilo e tipo de letra.
Figura IV-23
IV.
IV.7.3. Carimbar e Assinar
IV.
IV.7.3.1. Obter o Carimbo e a Assinatura
Passo 1: Guarde um papel com assinatura e carimbo no seu computador.
Método 1: Envie a imagem do papel através de uma máquina de fax para a
extensão virtual de fax, ligue (faça login) na respectiva extensão de fax virtual e
receba a imagem para o computador.
Método 2: Digitalize a folha de papel com o carimbo e a assinatura e guarde-a no
seu computador. Carregue na tecla direita do rato no respectivo ficheiro resultante
da digitalização e escolha Imprimir para converter para o formato TIFF através da
impressora virtual do Gestor Global de Faxes.
O objectivo deste passo é converter o ficheiro no ficheiro editável com

formato TIFF.
Passo 2: Utilize o FaxEditor para abrir o ficheiro guardado.

Carregue no ficheiro guardado, carregue no botão direito do rato e escolha Abrir

com -> Escolher Programa, e carregue em Procurar na janela aberta. Na pasta
do BizFaxClient, seleccione o ficheiro FaxEditor.exe, carregue Abrir para editar o
ficheiro.
Figura IV-24
Passo 3: Com o FaxEditor aberto, efectue o seguinte:

i. Carregue Documento,
ii. Escolha conforme o pretendido Obter Carimbo ou Obter Imagem
de Assinatura,
iii. Arraste o rato para escolher o carimbo ou a assinatura, e de seguida
solte o rato para retirar a imagem do carimbo ou da assinatura do
papel.
iv. Insira o nome na janela nova.
v. Carregue em OK.
É então apresentada a ferramenta de edição de carimbos e
assinaturas, conforme a Figura IV-25 ou Figura IV-26
respectivamente.
vi. Carregue em Guardar, conforme a Figura IV-27.
vii. Pode fechar a janela FaxMark.

Figura IV-25
Figura IV-26
Figura IV-27

IV.
IV.7.3.2. Activar a Palavra-
Palavra-Chave
Na ferramenta de edição FaxEditor, efectue o seguinte:
i. Carregue Documento,
ii. Escolha conforme o pretendido Imagem de Carimbo ou Imagem
de Assinatura
iii. Carregue em Definir Carimbo ou Definir Assinatura conforme o
caso.
iv. Abrir-se-á a Figura IV-25 ou Figura IV-26, conforme o caso.
A área à esquerda é a lista de todos os carimbos/assinaturas e na área à direita são

apresentadas as imagens do carimbo/assinatura.
Para segurança no uso dos Carimbos/Assinaturas, os utilizadores podem configurar
uma palavra-chave, carregando em Carimbo ou Assinatura e de seguida em
Definir Palavra-chave, conforme mostra a janela seguinte.
Figura IV-28
IV.
IV.7.3.3. Aplicação do Carimbo
Carimbo ou Assinatura
: Carimbo
Todos os carimbos importados ficarão listados no menu do ícone , basta
seleccionar o carimbo que pretende colocar no fax.
Figura IV-29

Se tiver protegido com palavra-chave, o sistema perguntar-lhe-á a palavra-chave

conforme a caixa de diálogo seguinte.
Figura IV-30
: Assinatura
Todas as imagens de assinaturas adicionadas serão listadas abaixo do menu do

ícone , basta seleccionar a assinatura que pretende colocar no fax.
Figura IV-31
IV.
IV.8. Módulo de SMS
Se tiver permissões para enviar SMS, o utilizador pode enviar SMS para telemóveis.
Enviar SMS:
Carregue com o botão direito do rato e carregue em Enviar SMS.
Figura IV-32
De imediato aparecerá uma janela para enviar um texto como mostra a Figura
IV-33.
Múltiplos Destinos:
Para múltiplos destinos,
separe os diferentes
destinos com uma vírgula
ou o caracter indicado.
Pode aceder à sua lista de
contactos, e seleccionar
os pretendidos.
Número:
Insira o destinatário do
telefone móvel.
Conteúdo do SMS:
Insira aqui o conteúdo do
SMS. Cada mensagem
não pode ter mais que
300 caracteres.
Histórico:
Pode verificar o histórico
de SMS: data e hora,
destinatário, conteúdo e
estado.
Figura IV-33
Insira o número do telemóvel do destinatário directamente ou escolha-o da lista de

Contactos. Escreva as mensagens no Conteúdo do SMS e carregue Enviar, a
mensagem curta será enviada através da central telefónica de A BELTRÓNICA.
A mensagem ficará no Histórico depois de ser enviada com sucesso. Indicará o
tempo, o número do destinatário, o conteúdo do SMS e o estado.
Pode enviar um SMS para vários destinatários, bastando separar os números com
vírgula (,) ou o carácter indicado.
IV.
IV.9. Gestão de Extensão de Fa
F ax
A extensão de fax refere-se a todos os utilizadores que utilizam o sistema Gestor
Global de Faxes. Cada um dos utilizadores pode verificar a informação dos restantes
utilizadores (número de extensão, endereço de e-mail e número de telemóvel) e
encaminhar faxes e enviar SMS entre as extensões.
Há dois tipos de extensões de fax: extensões físicas e extensões virtuais. As
extensões físicas correspondem às máquinas de fax reais, e as extensões virtuais

são todas aquelas registadas pela aplicação Cliente Gestor Global de Faxes para gerir
faxes.
Estado da Extensão:
Significa que a extensão virtual de fax está desligada ou offline.
Significa que a extensão virtual de fax está ligada e disponível.
Corresponde à maquina de fax física.
Grupo de Extensões:
Carregando em Ver -> Mostrar Grupo de Extensões para ver todos os grupos de
extensões.
Todos os
membros
deste grupo:
Todos, que
inclui todas
as extensões.
Figura IV-34

IV.
IV.10.
10. Gestão de Contacto
Contactos
Depois de entrar, ou fazer login, na aplicação Cliente Gestor Global de Faxes. Através
da aplicação Cliente Gestor Global de Faxes, pode adicionar, editar, apagar,
renomear, enviar, importar e exportar Contactos.
IV.
IV.10.
10.1. Gerir Grupo de Contacto
Contactos
Antes de editar o perfil do contacto, pode primeiro inclui-lo num grupo, que pode
ser facilmente passível de ser gerido e enviar faxes por grupo de uma vez.
Pode ver os contactos de um grupo diferente seleccionando em Ver -> Mostrar
Grupo de Contactos.
IV.
IV.10.
10.2. Adicionar um Contact
Contacto Novo
Pode adicionar um novo contacto através de Contactos -> Adicionar Novo
Contacto ou carregar no rato para adicionar um ecrã.
Por favor edite o perfile do contacto no ecrã seguinte, incluindo o nome, telefone
empresarial, nome da empresa, etc.
Figura IV-35

IV.
IV.10.
10.3. Editar
Editar e Apagar um Contacto
Contacto
Seleccione o contacto e carregue no botão direito do rato para escolher no menu
editar ou apagar.
IV.
IV.10.
10.4. Enviar Contactos
Contactos
A informação dos contactos é partilhável entre as extensões. Carregue com o botão
direito do rato, sobre o contacto pretendido, em Enviar Contacto. No menu
carregue Adicionar como mostra a Figura IV-36 para seleccionar as extensões.
Nota: A selecção pode ser feita de três formas adicionais:

- seleccionar todos, carregando simultaneamente Ctrl+A
- selecção em bloco, carregando simultaneamente Shift+selecção de bloco
- selecção específica, carregando simultaneamente Ctrl+selecção de cada
contacto).
Figura IV-36
IV.
IV.10.
10.5. Importar
Importar Contactos
Contactos
Pode importar uma grande quantidade de Contactos através do Menu Contactos
-> Importar Contacto.

Passos:
1. Seleccione o ficheiro, com formato CSV, que pretende importar e carregue no
botão Abrir, conforme a Figura IV-37.
Figura IV-37
2. Carregue duas vezes no item para seleccionar o endereço respectivo, conforme

Figura IV-38.
Figura IV-38
3. Carregue em OK para acabar confirmar.

IV.
IV.10.
10.6. Exportar Contactos
Pode exportar os contactos para os guardar também no seu computador.
Passos:
1. Seleccione o local e o nome que pretende guardar e carregue em Guardar para
terminar como mostra a Figura IV-39.
Figura IV-39
2. Insira o nome do ficheiro e carregue em Guardar para exportar os contactos

para o ficheiro CSV.
IV.
IV.11.
11. Comunicações
Comunicações entre Extensões de Faxes Virtuais
Para benefício das comunicações entre extensões, o Gestor Global de Faxes incluí um
sistema de comunicação por voz instantânea que permite ao utilizador efectuar
chamadas de voz ou conversar através de mensagens escritas (chatting) com os
restantes utilizadores de Faxes Virtuais.
IV.
IV.11.
11.1. Comunicar
Comunicar por Voz
Há três formas de efectuar chamadas entre extensões de Faxes Virtuais:
1) Carregar duas vezes no número da extensão para a qual pretende ligar,
2) Inserir o número da extensão para a qual pretende ligar e carregar em
Chamar ,
3) Inserir o número da extensão para a qual pretende ligar no pequeno teclado
e carregar Chamar ou Enter.

Figura IV-40
IV.
IV.11. Comunicar por Mensagens Imediatas - Chatting
11.2. Com Chatting
O Gestor Global de Faxes fornece um sistema interno de mensagens imediatas para
os utilizadores poderem conversar por mensagens escritas facilmente com outros
membros em extensões ligadas.

Figura IV-41
IV.
IV.12.
12. Perfil Pessoal
Em benefício das comunicações com os seus colegas e amigos, a aplicação Cliente
Gestor Global de Faxes fornece uma gestão de informação personalizada, por forma a
poder actualizar o perfil em qualquer altura.
Depois de ligar a aplicação Cliente Gestor Global de Faxes, carregue Ficheiro ->
Editar Perfil para abrir o ecrã de informação pessoal.
Figura IV-42
Aqui pode alterar o nome, o número de telemóvel e o endereço de e-mail. Se

activar Reenviar para este E-mail faxes recebidos, depois de receber um fax, o
sistema reencaminha-o para o endereço de e-mail previamente configurado.

IV.
IV.13.
13. Alterar a Palavra-
Palavra-chave
Pode alterar a palavra-chave através de Ficheiro -> Alterar a Palavra-Chave,

abre-se uma caixa como mostra a Figura IV-43 para alterar a palavra-chave.
Figura IV-43
IV.
IV.14.
14. Nível de ˘udio
Pode abrir o ecrã como mostra a Figura IV-44 para configurar um dispositivo de
áudio e ajustar o nível de áudio. Carregue no menu Ferramentas -> Opções ->
Configurações de Áudio.
Figura IV-44

IV.
IV.15.
15. Desligar e Sair
Desligar:
Pode desligar a aplicação Cliente Gestor Global de Faxes no menu Ficheiro ->
Desligar.
Sair:
Pode sair da aplicação Cliente Gestor Global de Faxes no menu Ficheiro -> Sair ou
pode carregar no ícone do canto inferior direito e carregar Sair como mostra a
Figura IV-45.
Figura IV-45

V Como transformar um ficheiro de fax num formato TIFF?

Utilizaremos agora a impressora virtual de Fax do Gestor Global de Faxes para
transformar o fax num ficheiro TIFF.
Veja o exemplo de um ficheiro em Word:
Passo 1: Abra o ficheiro Word, carregue em Ficheiro -> Imprimir.

Passo 2: Seleccione o Gestor Global de Faxes no ecrã e carregue em OK, o Gestor
Global de Faxes irá transferir o ficheiro Word num ficheiro com formato TIFF.
Figura V-1
Passo 3: Abra a pasta de instalação da aplicação Cliente Gestor Global de Faxes, há

uma pasta chamada “FaxFile” que contém o ficheiro TIFF transformado.
Por exemplo, a aplicação Cliente Gestor Global de Faxes foi instalado em

d:\Programas\Abeltronica\BizFAXClient, como na Figura V-2.

Figura V-2
Figura V-3


Manual Gestor Global de Faxes Biz FAX

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III Instalar a aplicação Cliente Gestor

1. Carregue o software Cliente a partir de

2. Carregue duas vezes em “BizFAXClientSetup.exe”, bem-vindo ao ecrã de

Nota: Os idiomas disponíveis dependem da versão de software.

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3. Carregue Next> para continuar.

4. Leia-a o Acordo de Licenciamento do software, seleccione “I agree with the

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5. Carregue Next> depois de ler as disposições.

6. O ecrã com a pasta de destino, permite escolher onde pretende instalar o

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7. Escolha as opções pretendidas:

8. Dá-se inicio ao processo de instalação, que poderá demorar algum tempo.

9. Confirme a instalação de impressora Fax, carregando Continuar na mesma.

10. Quando a instalação termina, aparece uma janela de notificação informando

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IV Utilizar a aplicação Cliente Gestor Global de Faxes

Efectua a primeira vez Login:

Sobre a Extensão e Palavra-

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impressora virtual de fax com nome “BizFax” na pasta de impressoras no

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Seleccionar “BizFax” na lista de impressoras e carregue OK.

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Reúna vários ficheiros e envie-os de uma só vez

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1. Insira os número directamente como na Figura IV-8 ou na Figura IV-9

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2. Carregue em Para e seleccione os contactos a partir da lista de Contactos.

Seleccione o número de fax do contacto e carregue Adicionar. Aparece o número

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B. Carregue no Receptor e seleccione os diferentes contactos da lista de

1. Reencaminhamento de Fax para Extensões Internas

2. Reencaminhamento de Fax para Contactos Externos

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A enviar – O sistema está a enviar o fax.

Envio com sucesso– o fax foi entregue com sucesso.

A enviar novamente – o fax está a ser reenviado.

Espera linha disponível – As linhas estão ocupadas, o sistema está à

Falha na transmissão – à espera para tentar novamente.

Não tem linha válida – o utilizador marcou um código de acesso à linha

Rota inválida, as chamadas não conseguem passar – o fax foi enviado

O destinatário está ocupado, à espera para tentar novamente.. – o

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O destinatário está ocupado, o sistema não tentará novamente – o

Falha na transmissão, o sistema não tentará novamente – Depois de

Expirou tempo de transmissão, o sistema não tentará novamente –

Na pasta A Receber, carregue no novo fax para o ler.

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Uma vez alterado o endereço de e-mail na janela da aplicação Cliente conforme

Dê um nome para a nova pasta na janela seguinte.

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2. Arraste o fax para a pasta

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: da esquerda para a direita, ajustar: largura, altura, visibilidade,

: da esquerda para a direita, rodar: 90º no sentido inverso aos

:ir para página anterior do fax.