Memo sau nota internă – In instituţii şi firme se practică frecvent

comunicarea intre compartimente, servicii, birouri sau persoane prin intermediul

memo-ului sau notelor interne, fiind alături de telefon principalele modalităţi de
comunicare internă. Nota internă, in plus faţă de comunicarea telefonică, işi
păstrează caracteristica de filă de agendă şi are şi avantajele unei comunicări scrise,
fiind inregistrată intr-un dosar. Este folosită pentru transmiterea informaţiilor
urgente, intrebărilor, instrucţiunilor. Intr-o formă mai lungă poate servi ca raport.
In acest tip de corespondenţă nu se folosesc formule de politeţe la inceput şi
sfarşit, acestea fiind subinţelese. Mesajul notei interne trebuie să fie cat mai scurt,
conţinand o singură idee.
Cele mai multe instituţii folosesc pentru notele interne sau memo formulare
standardizate. Elementele compoziţionale sunt: ,, Pentru….” (numele
destinatarului), .,,De la…” (numele expeditorului). ,,Data...”(ziua, luna, anul) şi
,,subiectul” (o frază scurtă). Mai pot fi incluse denumirea departamentului şi
numărul de telefon al expeditorului.
In ceea ce priveşte limbajul (stilul) unei note sau memo nu sunt reguli fixe.
El depinde de mai mulţi factori:
– natura mesajului: informaţii, intrebări, cereri, răspunsuri, felicitări etc.;
– contextul mesajului: reacţiile probabile ale cititorului, ce s-a intamplat
inainte, cat ştie destinatarul despre subiectul notei, urgenţe şi priorităţi –
rutină, criză – instrucţiuni de urmat pentru tot personalul;
– statutul şi personalitatea destinatarului: poziţia in organizaţie, nivel de
instruire, atitudinea faţă de comunicarea scrisă etc.;
– relaţii între expeditor şi destinatar: prietenie, indiferenţă, relaţii formale
etc.
Stilurile notelor interne pot fi diferite. Directivele şi instrucţiunile unei
persoane din conducere adresate intregului personal pot fi foarte bine scrise intr-o
manieră formală, intr-un limbaj impersonal, pe cand un mesaj trimis unui coleg
poate fi scris intr-o manieră conversaţională. Notele interne scrise către superiori
vor fi mai pretenţioase ca stil decat cele trimise subordonaţilor. Un superior işi
poate permite un ton mai familiar, prietenesc, atunci cand scrie subordonaţilor, dar
se poate simţi ofensat dacă i se răspunde la fel.
Trebuie să subliniem faptul că in ultimul timp suportul (hartia) acestui
mijloc de comunicare a fost inlocuit cu cel electronic (e-mail-lul).

EXEMPLE

Model de notă internă adresată unui superior

NOTĂ INTERNĂ
Pentru: Ionescu Ion
Director General
Data……./…..
De la: Dima Teodor
Director personal
Subiect: Programul de calificare
Conform telefonului primit prin secretara dumneavoastră, anexez o schiţă a
programului pentru Cursul de calificare pe care il propunem să se desfăşoare
intre …………………………….. .
Avand acordul dumneavoastră de a vorbi personalului nou angajat, am planificat
cursul, in mod provizoriu, pentru …………, incepand cu ora……
Intrucat aş dori să finalizez pregătirile cat mai curand, v-aş ruga să-mi propuneţi o
dată convenabilă pentru dvs. şi, totodată, vă rog să-mi trimiteţi comentariile asupra
programului pană la…………...

NOTĂ INTERNĂ
Pentru: Andreea Ionescu
Şef Departament Data……..
De la: Mariana Marin
Director de personal
Subiect: Iniţierea unui program de pregătire
Vă transmit un proiect al programului cursului propus, după cum aţi solicitat.
Vă anunţ că şi domnul director general este disponibil pentru miercuri dupăamiază.
De asemenea, vă rog să-mi comunicaţi, în timp util, aprecierile şi
comentariile dumneavoastră.

MEMO

CATRE: Doamna director economic, Ioana Popescu

DE LA: Alina Ionescu, Manager
DATA: 15.06.2008
SUBIECT: Activitatea pe semestrul al II-lea
Întâlnirea pentru discutarea încasărilor obţinute de firmă pe trim. al II-lea
a.c. va avea loc pe 15.07.2008, de la ora 16.00 la ora 19.00.
Vă rog să pregătiţi următoarele materiale:
- încasările obţinute pe primul trimestru;
- încasările obţinute pe al II-lea trimestru;
- încasările prevăzute pentru trimestrul al III-lea;
- măsuri de îmbunătăţire a activităţii.
Dacă există nelămuriri, vă rog să mă contactaţi personal.