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EDIZIONE: V1.0

La Multiconsult Milano Spa si riserva il diritto di apportare modifiche alla procedura descritta in questo manuale in qualsiasi momento e senza preavviso.

Questo manuale è stato preparato esclusivamente per uso da parte dei propri clienti, che abbiano sottoscritto regolarmente una "LICENZA D’USO" relativa al
Programma in esso descritto.

La Multiconsult Spa garantisce che il presente materiale costituisce , alla data di edizione, la piu’ aggiornata documentazione da essa elaborata relativa al Programma
cui si riferisce.

E’ inteso che l’uso di detto materiale avviene sotto la esclusiva responsabilità e onere del Cliente.

Nessuna ulteriore garanzia viene pertanto prestata dalla Multiconsult Spa (in particolare per eventuali imperfezioni , incompletezze e/o difficoltà operative), restando
espressamente esclusa ogni sua responsabilità per danni diretti o indiretti derivanti dall’uso di tale materiale.

Per assistenza sul software Vi preghiamo di inviare una e-mail all’indirizzo: assistenzapd@multiconsult.com

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INDICE .

1.0 - Accesso al programma …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………pag. 4

2.0 - Home page …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………pag. 5

3.0 - Anagrafica Clienti/Fornitori…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………pag. 6

4.0 - Gestione Docs …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………pag. 8

4.1 - Docs Home …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………pag. 8

4.1.1 - ENS …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………pag. 11

4.1.2 - Funzioni …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………pag. 20

4.1.3 - Dettagli Eventi Pratica …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………pag. 22

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1.0 - ACCESSO AL PROGRAMMA .

Per accedere al programma cliccare sul profilo desiderato

Il profilo ADMIN DEFAULT è protetto da password ed utilizzato esclusivamente per la configurazione e manutenzione del programma.
Standard Login, se spuntato, non mostra tutti i profili ma lascia scegliere all’utente tramite menù a tendina il profilo desiderato e l’immissione della relativa password.
Change Password, permette di cambiare la password al proprio profilo.

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2.0 - HOME PAGE .

L’Home Page è suddivisa in 3 “settori”.

Il primo elenca i Menù disponibili per il profilo scelto. Per ciascuno di essi è possibile visualizzarne le relative gestioni espandendo e cliccando su “+”.
Il settore centrale riporta le News. Sarà reso disponibile nelle future release del programma.
Il terzo settore è un Calendario promemoria.

Consente di ritornare al login

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3.0 - ANAGRAFICA CLIENTI / FORNITORI .

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Principali tasti funzione:

Apre la tabella collegata al campo in esame Inserimento di un nuovo codice anagrafico

Cancella l’anagrafica Cancella fisicamente dal DataBase il dato (solo per utenti Master)

Apre la Gestione Vista, gestisce i campi visibili della tabella in esame Copia il contenuto dell’elemento in un nuovo elemento

Salva la vista gestita con la funzione precedente Aggiorna il campo in esame

Se compilato, indicano quando il campo è definito correttamente Permette di salvare l’anagrafica

Salvo restando il consiglio di codificare le nuove anagrafiche durante la compilazione dei documenti (per praticità, in quanto nel contesto delle dichiarazioni sono
visualizzati solamente i campi necessari alle dichiarazioni stesse) è possibile codificare i Soggetti mediante la Gestione Anagrafica.

Sotto la barra degli strumenti con i tasti funzione è riportata la lista dei codici inseriti; la vista (colonne visibili coi relativi campi) è personalizzabile tramite l’apposita
funzione.

Sotto la lista, in figura, è riportata la finestra d’immissione / variazione codice. Non tutti i campi sono obbligatori e le informazioni presenti sono generalizzate per
esaudire a tutte le esigenze di censimento anagrafico gestite dai vari moduli integrati a Xedi.

Di seguito sono riportati i campi richiesti per la Telematizzazione dei Soggetti che intervengono nelle Dichiarazioni Sommarie:

Generale

(il campo “Società” è preimpostato da Programma ed si riferisce alla Società/profilo con il quale si è fatto l’accesso al software).

Ragione Sociale, CAP, Località, Via e nr.

Il codice Eori si inserisce tramite la funzione e l’opzione Excise sull’estrema destra della maschera: si apriranno dei campi aggiuntivi come evidenziato (riquadro
rosso) in figura.

Dati fiscali

Partita Iva

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4.0 - GESTIONE DOCS .

4.1 - DOCS HOME

La Gestione Docs è la gestione dei documenti , nel nostro caso definiti in Custom Summ: ENS (Dichiarazione Sommaria d’entrata), EXS (Dichiarazione Sommaria
d’uscita) DIV (Diversione).
Possono essere definiti anche a seconda del tracciato che li rappresenta Telematicamente: ENS = IE315 - EXS = IE615 - DIV = IE323
All’apertura viene presentata la lista degli ENS:

mentre per ritornare alla Home Page è sufficiente chiudere tutti i menu aperti cliccando sulla ‘x’ di ciascuno

Per visualizzare nella stessa finestra anche il Menu Principale o le opzioni di scelta dei tipi Documenti , è sufficiente espanderli cliccando su » ed ottenere come
segue:

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Il menù ad albero Documenti , oltre che consentire la selezione del tipo documento desiderato, espandendolo [+] quest’ultimo, ne riepiloga le dichiarazioni per
status.

La finestra Documenti è strutturata:

• 1° colonna con simbolo che determina la dichiarazione ancora aperta (work in progress); sarà considerata chiusa quando, per esempio nell’ ENS, si è
conclusa la notifica d’arrivo, il simbolo diventerà

• 2° colonna può assumere:

Ø bozza
Ø flusso creato ma non ancora inviato in Dogana
Ø stato flusso “invio in corso verso Dogana”
Ø stato flusso “controlli formali OK”
Ø stato flusso “accettato correttamente dalla Dogana (controlli sostanziali OK)”
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Ø stato flusso “non accettato dalla Dogana”
Ø flusso cancellato dall’utente

• Data : data e ora di creazione della dichiarazione.

• Identificativo pratica : è l’identificativo della registrazione nel DataBase.

• Descrizione : è la descrizione della dichiarazione.

• Note

Le operazioni che si possono effettuare sulle righe elencate sono:

1. Doppio click sulla riga per scegliere la dichiarazione.

2. Con tasto destro sulla dichiarazione desiderata si attivano le seguenti opzioni:

Ø permette di inserire le note della dichiarazione, in tal caso apparirà l’icona di presenza note
Ø permette di variare la descrizione della dichiarazione.
Ø cancella la dichiarazione.

Per le prime 2 opzioni si apre la finestra editabile

dove con l’icona si salva la descrizione / note e con si aumenta il carattere.

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4.1.1 Questo tasto permette di creare una nuova dichiarazione. Tutti i campi saranno vuoti. Di seguito un esempio di compilazione che ha ottenuto
esito positivo ai CONTROLLI SOSTANZIALI nei test di Novembre 2010:

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Tasti funzione:

Se compilato, indicano quando il campo è definito correttamente Apre il calendario per selezione data

Apre la tabella collegata al campo in esame Inserimento di un nuovo elemento

Cancella il contenuto del campo in esame Cancella fisicamente dal DataBase il dato (solo per utenti Master)

Apre la Gestione Vista, gestisce i campi visibili della tabella in esame Copia il contenuto dell’elemento in un nuovo elemento

Salva la vista gestita con la funzione precedente Aggiorna il campo in esame

Testata

Numero Rif. Locale, Numero progressivo annuale : numero pratica univoco che identifica l’invio della dichiarazione. Il contatore è gestito autonomamente dal
programma; viene incrementato la prima volta che si salva la dichiarazione e ad ogni invio al Telematico.

Modo di trasporto : trasporto marittimo, aereo, stradale, ferroviario ecc.

Metodo Inserimento Merci : Modello di organizzazione della gestione merci. Se la merce è containerizzata la scelta cadrà su diversamente la scelta

sarà (per quest’ultima è obbligatorio, con l’apposito menù a tendina, scegliere il tipo polizza interessato). L’opzione è suggerito
utilizzarla solamente nei casi in cui si stia gestendo un flusso acquisito da terzi.

Identità Mezzo : nome mezzo.

Nazionalità Mezzo : bandiera mezzo.

Totali : totali riepilogativi della dichiarazione, vengono calcolati automaticamente dal programma.

Luogo Compilazione : luogo compilazione della dichiarazione.

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Ind. Circostanze Particolare : indicatore circostanze particolari.

Metodo Pagamento Spese di Trasporto

Numero Rif. Unico Spedizione : Commercial Reference Number.

Numero Rif. Mezzo Trasporto : numero riferimento del mezzo di trasporto.

Ufficio Registr.Dichiarazione : ufficio di registrazione della dichiarazione.

Luogo di Carico Descrizione : descrizione luogo di carico della merce. Il campo a fianco specifica il codice Iso del paese.

Luogo di Scarico Descrizione : descrizione luogo di scarico della merce. Il campo a fianco specifica il codice Iso del paese.

Data e ora della compilazione della Dich

Itinerario : itinerario delle merci, va inserito il codice Iso del paese da citare, cliccando su si aggiunge un nuovo paese. E’ possibile invertire e scambiare le
posizioni dell’itinerario clicccando sul simbolo >

Ufficio Dogana di primo ingresso : codice Sezione Dogana di primo ingresso nella Comunità e relativa data / ora.

Successivi : elenco Uffici delle Dogane successivi a quello di primo ingresso. Per l’aggiunta di un Ufficio cliccare su

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Tasti funzione:

Apre in una finestra separata la Gestione Anagrafica Espande la finestra dati del Soggetto

Salva l’anagrafica del Soggetto quando copiato da un altro Permette di salvare e codificare l’anagrafica del Soggetto in Archivio

Soggetti

Non tutti i Soggetti presenti nella maschera sono obbligatori. Le codifiche possono essere riprese dall’ Archivio Anagrafico e, nel caso non siano già presenti, censirli
(come consigliato) durante la compilazione della dichiarazione.

Le regole di obbligatorietà (definite dai Tracciati Doganali) sono le seguenti:

Speditore: se viene dichiarato un unico speditore per tutte le merci allora dev’essere compilato a livello di testata; altrimenti va compilato a livello di merce.

Destinatario: è obbligatorio se diverso dal Soggetto che trasmette la ENS – Dichiarante/Rappresentante;

se almeno una merce riporta nelle menzioni speciali (InfoAggiuntiveCodificate) il codice ‘10600’, allora il destinatario è facoltativo;
se il destinatario è compilato a livello di testata, allora è facoltativo compilarlo a livello di merce.

Notify Party: è facoltativo se è compilato il Destinatario.

Rappresentante del Trader : facoltativo. Può essere usato dal Soggetto che trasmette la ENS - Dichiarante per autorizzarlo quale suo rappresentante col fine di
rettificare la ENS a suo nome presso l’ufficio di primo ingresso in questione.

Soggetto che trasmette la ENS – Dichiarante/Rappresentante : obbligatorio.

Vettore : facoltativo.

Nel caso un Soggetto copra più figure si può snellire il data-entry con la funzione

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Merci

Tasti funzione:

Se compilato, indicano quando il campo è definito correttamente Inserimento di un nuovo documento

Apre la tabella collegata al campo in esame Cancella l’elemento selezionato

Inserisce un nuovo container Inserisce una nuova partita di merce

Copia il contenuto dell’elemento in un nuovo elemento Aggiorna la lista degli elementi inseriti

L’esempio a pag.16 riporta il caso di una dichiarazione organizzata per container, si è voluto questo di esempio perché più completo; in questa release del programma
differisce dall’organizzazione per polizza soltanto per il fatto che in quest’ultima la dicitura container è sostituita da polizza.
Si adotta una o l’altra organizzazione osservando le stesse regole della compilazione dei Manifesti Cargo, al fine di agevolare la condivisione dei dati tra dichiarazioni
sommarie e manifesti meccanizzati.
La struttura di questo inserimento dati è ad albero; quando si imputa un nuovo container la videata dei dettagli è relativa al container in esame e cliccando su una
nuova merce, essa si aggiungerà sempre al container in questione. Non è necessario “uscire” dall’elemento in modifica per passare ad un altro ma è sufficiente
selezionare quello desiderato per renderlo editabile.
N.b.: qualora si abbia difficoltà nell’aprire una tabella o i campi risultino “non editabili” (per esempio quando la finestra d’inserimento dati non si trovi più in primo
piano) è sufficiente riselezionare l’elemento desiderato (container, merce, documento ecc..) per riattivare la digitazione.

In immissione di un nuovo container viene presentata questa finestra. Il check

digit viene proposto automaticamente, può essere forzato. A conferma battere
“invio” o cliccare sul tasto OK .

Successivamente è richiesto il codice prodotto (facoltativo) e la descrizione

della merce.

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Prodotto : classe merceologica del prodotto e descrizione

Descrizione merci

Massa Lorda kg. : peso lordo

Metodo di pag. spese trasp. : metodo di pagamento spese di trasporto

Numero rif. Unico : numero di riferimento unico della spedizione

Codice merci pericolose

Luogo di carico : descrizione luogo di carico e codice Iso del Paese

Luogo di scarico : descrizione luogo di scarico e codice Iso del Paese

Nomencl. Combinata : nomenclatura combinata, voce doganale. Se l’attributo è usato sono sufficienti almeno i primi 4 caratteri della voce

Sigla primo container : codice container della riga in esame

Menzioni speciali : ad ogni nuovo inserimento di codice appare sotto in automatico un campo vuoto della tabella per un ulteriore inserimento

Sigilli : ad ogni nuovo inserimento di codice appare sotto in automatico un campo vuoto della tabella per un ulteriore inserimento.
La funzione “seleziona disponibili” è un utility che permette (nel caso in cui la dichiarazione sia stata acquisita da fonti esterne e non fosse stato previsto
l’abbinamento container/sigilli) di associare i sigilli presenti nel form sigilli ai contenitori di appartenenza.

Tipo imballaggio : codice imballo e descrizione

Marche : marcatura dell’imballo, codice e descrizione

Num colli : quantità colli

Num. Pezzi: quantità pezzi

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DOCUMENTI
La tabella dei documenti è pre-caricata e rispecchia la stessa codifica e
descrizione dei documenti allegati alle bolle doganali che vengono citati al
campo 44. La ricerca come di vede in figura avviene attualmente tramite il
codice del documento. Sarà estesa anche alla descrizione.

Soggetti

Il form Soggetti all’interno della merce serve per dettagliare a questo livello nei casi in cui sia necessario e differiscano (alcuni soggetti) da quelli riportati in Testata.

Identità mezzi

Il form Identità mezzi all’interno della merce serve per dettagliare a questo livello nei casi in cui sia necessario e differiscano (i mezzi) da quelli riportati in Testata.

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4.1.2 - FUNZIONI

Questa funzione ha il compito di controllare la dichiarazione a livello formale ed indicare in quale maschera e campo sono state riscontrate delle imprecisioni.

Nel seguente esempio è indicato che la maschera Testata presenta uno o più campi non compilati correttamente, mentre le altre maschere hanno riscontro positivo:

Nel seguente esempio è evidenziato il campo incriminato con

A fronte di uno o più campi non corretti a piè di pagina vengono riportate le possibili motivazioni:

Questa funzione ha il compito di pulire tutte le maschere dalle segnalazioni del Check

Questa funzione ha il compito di generare il flusso Telematico dalla gestione della dichiarazione in esame senza doverne uscire. Viene chiesta conferma prima di creare
il flusso. Al termine della creazione non è più possibile modificare la dichiarazione se non quando pervengono errori nell’esito dell’invio al Telematico della stessa. Tale
processo è descritto nella sezione Dettagli Eventi pratica (vedasi pag.22 )

Questa funzione ha il compito di creare un nuovo Template (una dichiarazione standard) dalla dichiarazione in esame e permettere di gestirlo (vedasi gestione pag.21)

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Questa funzione ha il compito di fare un refresh sulla pagina in primo piano. Trova la sua utilità quando per esempio si sta attendendo l’esito di una dichiarazione
oppure, nel caso di utilizzo in multiutenza, si voglia rivisualizzare la lista delle dichiarazioni aggiornandola con eventuali immissioni da parte di altri utenti. Il programma
comunque è settato per fare un refresh ad intervalli regolari di pochi secondi.

Questa funzione permette di creare una nuova dichiarazione partendo da un

Template (una dichiarazione standard). Si apre una lista coi Template in archivio
per il tipo documento in esame (in questo caso ENS).
seleziona il Template
deseleziona il Template

Con i tasti in basso a sinistra della finestra si gestisce il Template

Questa funzione permette di preparasi a priori un set di Template da utilizzare nelle future dichiarazioni, oppure gestire quelli già presenti.
La videata è la stessa vista per la precedente funzione con la differenza che sono visualizzati i modelli per tutti i tipi documento (ENS, EXS, DIV)

permette di inserire un nuovo Template. Viene richiesto il codice del tipo documento da insererire (ENS = IE315; EXS = IE615; DIV = IE323) e la descrizione da
associare; si prosegue con la compilazione della dichiarazione come già visto in precedenza (esempio da pag. 11). Ovviamente i campi da compilare sono solamente
quelli che si reputa interessante riportare ripetitivamente nelle dichiarazioni generate dal Template in oggetto.

permette di cancellare un Template

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4.1.3 DETTAGLI EVENTI PRATICA

La sezione Dettagli Eventi Pratica viene aperta solamente quando si seleziona (doppio click) una dichiarazione, quindi anche quando si crea il flusso direttamente dalla
gestione occorre riselezionare la riga interessata per inoltrarla al Telematico.

Gli eventi della pratica sono sempre visualizzati nella parte superiore della
finestra. Ogni gruppo, contrassegnato dall’icona , è riconducibile ad un
flusso fisicamente creato per la dichiarazione in esame. Per la stessa
dichiarazione possono essere generati più flussi (specie se è necessario più di
un tentativo per far passare positivamente la dichiarazione); negli Eventi
Pratica è riportata la cronologia di quanto prodotto (anche in termini di
rettifiche, RENS).

A fianco un esempio di Eventi Pratica dove si può vedere che il flusso relativo
alla dichiarazione sommaria di entrata è passato positivamente al primo invio,
mentre la relativa rettifica ha ancora esito negativo dopo il secondo tentativo.

A seconda dell’evento e dello stato che esso ha assunto, il programma rende disponibili varie funzioni. E’ bene, special modo durante il primo approccio con il
programma, focalizzare bene quando queste funzioni possono essere visibili ed utilizzabili.
Di seguito elencati i vari casi:

Stato Dichiarazione bozza

Su Documento sono attivi:

- Modifica dichiarazione
- Creazione del flusso Telematico Doganale
- Copia della dichiarazione in una nuova pratica (dichiarazione). In fase di copia
il programma chiede se si vogliono pulire i riferimenti univoci (Rif.Locale,
progr. Annuale, Rif. Unico spedizione e date)

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Stato dichiarazione flusso creato ma non ancora inviato in Dogana

Su documento sono attivi:

- Inoltra automaticamente in ambiente di Test (se installato Xedi o Xedi_Post)

- Inoltra automaticamente in ambiente reale (se installato Xedi o Xedi_Post)
- Carica la risposta o l’esito scaricato manualmente dal sito del Telematico
- Copia della dichiarazione in una nuova pratica (dichiarazione). In fase di copia
il programma chiede se si vogliono pulire i riferimenti univoci (Rif.Locale,
progr. Annuale, Rif. Unico spedizione e date)

Su sono attivi:

- Questo è un passaggio fondamentale nelle installazioni dove non è presente

l’automatismo di Xedi. Il tasto serve per salvare in una cartella scelta
dall’utente il flusso Doganale per poi inviarlo al Telematico
( https://telematico.agenziadogane.it )

Stato dichiarazione flusso “invio in corso verso Dogana” e

Stato dichiarazione flusso “controlli formali OK”

Su documento sono attivi:

- Carica la risposta o l’esito scaricato manualmente dal sito del Telematico

- Copia della dichiarazione in una nuova pratica (dichiarazione). In fase di copia
il programma chiede se si vogliono pulire i riferimenti univoci (Rif.Locale,
progr. Annuale, Rif. Unico spedizione e date)

- permette di salvare i flussi relativi a ciascuno stato

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Stato dichiarazione flusso “accettato correttamente dalla Dogana (controlli sostanziali OK)”

Su documento sono attivi:

- Crea il Documento di rettifica Telematico per la dichiarazione in esame

- Copia della dichiarazione in una nuova pratica (dichiarazione). In fase di copia
il programma chiede se si vogliono pulire i riferimenti univoci (Rif.Locale,
progr. Annuale, Rif. Unico spedizione e date)

N.b.: la RENS (rettifica Telematica della Dichiarazione Sommaria di Entrata, secondo tracciato Doganale) viene creata unicamente da questa funzione a fronte di un
precedente invio con esito positivo di una ENS. Se l’invio è stato fatto manualmente (cioè salvando l’Idoc della ENS ed inviandolo tramite il portale Web dell’agenzia
delle Dogane https://telematico.agenziadogane.it ) è obbligatorio associarne la risposta affinchè il sistema ne acquisisca l’MRN.

- permette di salvare i flussi relativi a ciascuno stato

Stato dichiarazione flusso “non accettato dalla Dogana”

Su documento è attivo:

- permette di ritornare in modifica della dichiarazione (aggiornando i riferimenti

univoci), apportare le modifiche e creare un nuovo documento

- permette di salvare i flussi relativi a ciascuno stato

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La parte inferiore della finestra dei Dettagli Pratica può variare anch’essa a seconda si selezioni negli Eventi Pratica il Documento oppure uno degli stati del flusso.

In sostanza se si seleziona il Documento i dettagli riportano i dati generici della testata e dei prodotti, come mostrato in figura:

E le funzioni disponibili sono quelle di stampa del documento o anteprima a video:

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funzione all’interno della maschera di stampa

mentre con la funzione all’interno della maschera Dettagli è possibile visualizzare completamente l’intera dichiarazione (le videate sono le stesse di
quelle presenti con la funzione Modifica ENS I315 ) con l’unica differenza che non è possibile apportare alcuna modifica.

Cliccando infine su viene richiesta la stampante sulla quale riprodurre il documento.

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Nel caso in cui invece di selezionare il Documento, all’interno dei Eventi pratica, si selezioni uno degli stati del flusso, si possono presentare le seguenti varianti:

1. Evidenziando Idoc Creato, Idoc Submit, Ictrl appare nella finestra la rappresentazione del contenuto del flusso Telematico. E’ molto utile quando si debba
esaminare a fronte di errori riportati nell’invio all’Agenzia delle Dogane. Cliccando su “Apri in finestra separata”, ed eventualmente abilitando la spunta su
‘In primo piano”, la finestra (FlowWindow) rimane sempre visibile è può essere confrontata con gli errori riportati dall’esito negativo.

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2. Evidenziando un Irisp ricevuto corretto appare nella finestra l’MRN dell’ ENS ricevuto

All’occorrenza è possibile selezionare l’MRN e con copia/incolla riportarlo nei documenti dov’è richiesto.

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3. Evidenziano un Ictrl con errori (errori formali) o un Irisp con errori (errori sostanziali)

Cliccando su “Apri in finestra separata”, ed eventualmente abilitando la

spunta su ‘In primo piano”, la finestra (FlowWindow) rimane sempre visibile
è può essere confrontata con il contenuto del flusso Telematico.

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