APROXIMACIONES A UNA PROPUESTA DE

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL ORIENTADA A LA

PRODUCCIÓN DE TEXTOS EN AMBIENTES
ACADÉMICOS E INVESTIGATIVOS

Por:

RUBÉN DARÍO VELEZ LOPERA

dariovelez@gmail.com

Estudiante

Especialización en Literatura. Producción de texto e

hipertextos

Escuela de Educación y Pedagocía

Universidad Pontificia Bolivariana

Septiembre de 2008
ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL ORIENTADA A LA PRODUCCIÓN 1
 APROXIMACIONES A UNA PROPUESTA DE
ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL ORIENTADA A LA
PRODUCCIÓN DE TEXTOS EN AMBIENTES
ACADÉMICOS E INVESTIGATIVOS

Resumen

El texto que tiene en sus manos tiene como propósito

presentar algunas apreciaciones y valoraciones respecto a
los retos e incertidumbres que presenta el desarrollo de las
nuevas tecnologías de la información y la comunicación en
los procesos de administración de información cualitativa,
enfrentados principalmente por estudiantes, aunque
también por docentes e investigadores, en los procesos de
formación e investigación.

La fuente de dichas apreciaciones y valoraciones no es una

investigación en particular; dicho de antemano, este texto
ni siquiera persigue ser reconocido como científico y, con
insistencia, evita dicho tono. Lo que sí se presenta es una
breve colección de observaciones realizadas por el autor,
acerca del uso y apropiación de las nuevas tecnologías, por
parte de estudiantes e investigadores, a lo largo de varios
años de dedicación a la docencia universitaria y la
investigación social.

A propósito de ello, el lector podrá encontrar el

señalamiento de algunas de las dificultades y los obstáculos
que debe enfrentar el estudiante en el manejo de
información con el apoyo de Tic y con fines formativos o
investigativos. De igual forma, encontrará eventuales
recomendaciones para el manejo adecuado de la
información, de cara la necesidad de su preservación,
organización, consulta y recuperación sistemática.

Por último, se aclara, este texto tampoco aspira aportar

elementos prescriptivos acerca del cómo enfrentar el
manejo de la información; de hecho, al final se afirma lo
deseable que le resulta al autor la idea de que los
obstáculos, necesidades y recomendaciones que el texto
señala, respecto a la apropiación de las Tic, se tornen

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prontamente obsoletos, en tanto los desarrollos
tecnológicos los alcance a superar con eficiencia.

Ya contamos el inicio y el final del texto. Ahora, si lo desea,

lo invitamos a dar una mirada a ese otro trozo de texto, que
contiene las mencionadas observaciones, relatadas en
forma de ensayo.

“Todo hombre es libre de ir o de no ir a ese terrible promontorio

del pensamiento desde el cual se divisan las tinieblas. Si no va,
se queda en la vida ordinaria, en la conciencia ordinaria, en la
virtud ordinaria, en la fe ordinaria o en la duda ordinaria; y está
bien. Para el reposo interior es evidentemente lo mejor.

Si va a esa cima queda apresado. Las profundas olas del prodigio

se le han mostrado. Nadie ve impunemente ese océano. Desde
ese momento será el pensador dilatado, agrandado, pero
flotante; es decir el soñador. Un extremo de su espíritu lindará
con el poeta y el otro con el profeta. Cierta cantidad de él
pertenece ahora a las sombras. Lo ilimitado entra en su vida, en
su conciencia. Se convierte en un ser extraordinario para los
otros hombres, pues tiene una medida distinta que la de ellos.
Tiene deberes que ellos no conocen:”.

(Víctor Hugo)

La humildad

Somos Administradores de Información

Somos administradores de información. Cada quien, para tomar una

decisión, hacer un balance, comparar varios sucesos o analizar e
interpretar un evento, echa mano de la información disponible en su
biblioteca personal; la información que le ha permitido acumular su
memoria, o bien, la que ha logrado preservar para su reutilización
mediante su registro en los dispositivos técnicos disponibles, como el
papel, por supuesto, pero también la piedra, el lienzo, la cinta
magnética o la memoria digital.

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Sin importar nuestro nivel de formación, nuestra ocupación o
contexto, administramos cotidianamente inmensos volúmenes de
información para poder sobrevivir, o, simplemente, para vivir.
Veamos, para ilustrar, tres ejemplos bastante plausibles de
administración de información en la vida cotidiana: un ama de casa,
un melómano y un joven desempleado:

El ama de casa recuerda o consulta los artículos, marcas, calidades y

precios de la lista de compra del mes pasado y los compara con los
que encuentra en la tienda de la esquina y en el supermercado, antes
de decidir con mayor o menor éxito y angustia en dónde y qué
comprará para el siguiente mes; el joven melómano ha decidido por
primera vez llenar de música su MP3, su computador o un DVD, y
pronto comprendió que su colección de temas titulados “Pista 1”,
“Pista 2”, “Felicidad”, “Pista 1” –nuevamente-, “pista…”, no le
permitirá así alardear ante sí mismo o sus amigos de su inmenso
buen gusto, así que comienza a reeditar la información de su música
indicando ahora título, álbum, año, conjunto etc.; el entusiasta
buscador de un primer empleo garabatea el borrador de su currículo,
al cabo de algunos meses aprenderá a procurarse, coleccionar y
organizar en su hoja, por fecha y tema, cada certificado en donde
aparezca su nombre, a fin de aparecer calificado ante sus posibles
empleadores: más formado, más experimentado, más organizado,
etc.

En cada caso, nuestros personajes acudieron a criterios para ordenar

y etiquetar la información disponible; algunos de dichos criterios
procedentes de la experiencia personal, marcadas por continuas
pruebas de ensayo y error; otros recogidos de los esquemas
socialmente propuestos, y otros retomados de esquemas técnicos
prescritos. Sin importar, aun, la suerte de cada empresa, lo que
resaltamos es la presencia, percibida o no, de criterios objetivos y
subjetivos en cada acto cotidiano destinado a decidir u orientar una
acción, lo que en últimas presentamos acá como acciones cotidianas

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de administración de información, que le posibilitan a cada ser
humano reconocer y adoptar posturas o tomar decisiones,
continuamente.

La trascendencia de cada acto de organización de la información en la

vida cotidiana estará determinada por el cuánto afectan a la calidad
de vida, individual o colectiva, dichas decisiones. Entonces cobra
relevancia, además de los criterios de valoración, la cantidad y
calidad de la información, su disponibilidad, su oportunidad, si
sistematicidad, su veracidad, la pericia, el apoyo técnico, etc., todo lo
cual, en su conjunto, ampliará o reducirá las posibilidades de acierto
en el resultado final que cada quien obtenga en el manejo de su
información.

Sin embargo, no imaginamos al ama de casa haciendo una

caracterización como la anterior para decidir sus compras. Por suerte,
para bien o para mal, en nuestra vida privada nuestro sentido común
y de supervivencia nos apoya en la gestión de la información, sin
tener que atormentarnos permanentemente con que “falta un dato”:
en cambio, tomamos decisiones, acertamos y somos felices, o
erramos y nos lamentamos y, como sea, seguimos.

El manejo de la información en contextos académicos

En el mundo académico y profesional, que es el tema que nos

interesa tratar, la administración de la información, aunque sigue
siendo una actividad cotidiana, exige un tratamiento más
estructurado que el que proporciona por sí solo el sentido común.
Vale decir, todo el capital humano representado en la ciencia que
conocemos y, en general, en el conocimiento que denominamos
científico, ha requerido para su producción de alguna modalidad de
administración de información en, por ejemplo, la observación y
registro y clasificación sistemática de los fenómenos de la naturaleza,
del hombre, de la sociedad, de la vida, del cosmos o del microcosmos.

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Cada ciencia desarrolla su paradigma y, en él, los métodos para
acceder y procesar –administrar- la información pertinente, a fin de
lograr el ampliar las fronteras del conocimiento científico. Administrar
la información, en esta esfera, se circunscribe al reconocimiento, en
cada ciencia o disciplina, de los procedimientos avalados
paradigmáticamente por la comunidad científica.

Ahora, entre el mundo orientado por el sentido común -en donde

puede ser suficiente el “conocimiento ordinario” para sobrevivir e,
incluso, ser inmensamente feliz-, y el sentido especializado –en cuyo
ámbito puede ser insuficiente el “conocimiento científico” para
alcanzar un trozo de felicidad-, encontramos la presencia de un ser
que titubea entre un extremo y el otro, convencido de que su
conocimiento ordinario no es suficiente, aunque aun no sea
competente para producir y administrar conocimiento científico. Este
ser, que transita de su hogar a la escuela, de su barrio a la
universidad, sin saber cuánto tiene el conocimiento alcanzado en un
lugar, de aplicable en el otro, es el estudiante.

A éste, al estudiante, y a su estrategia para registrar y administrar la

información propia de su condición, es a quien dirijo estas líneas.

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En nuestro medio, tarde le llega al estudiante el conocimiento de
estrategias y técnicas para registrar y resguardar la información a
que accede y que produce. Para cuando el estudiante comprende la
importancia de una ficha y los elementos que ella contiene, y más,
para cuando conoce y comienza a aplicar alguna herramienta
informática especializada para el resguardo y la administración
sistemática de su información –con lo cual podrá facilitar su
desempeño académico y profesional-, encontrará que,
paradójicamente el conocimiento que le ha permitido alcanzar dicha
posición se encuentra, en su mayoría, registrado y resguardado
asistemáticamente.

La información que produce un estudiante puede estar bien

representada en sus notas de clase, referencias bibliográficas, citas,
apuntes sueltos, fotografías, videos y grabaciones. De otro lado, los
soportes utilizados para el registro de dicha información pueden ser,
por ejemplo, el papel o los medios digitales, en formatos tan diversos
como sean los recursos y competencias para el manejo de los mismos
de que disponga el estudiante: desde la nota suelta en una ficha o
servilleta, hasta un software para el reconocimiento de la voz, por
ejemplo.

En suma, si el estudiante tuviera la oportunidad de poner en un

mismo sitio todos los registros elaborados por él, tendría, una al lado
de la otra, inmensas columnas de cuadernos, fichas, fotografías,
videos, documentos y libros subrayados, cintas, CD, memorias
digitales, y, por supuesto, una colección virtual de correos, páginas
web, blog, etc.

Luego, hacer un balance de la información por el estudiante

producida, relativa a un tema específico, nos llevaría a una suerte de
trabajo arqueológico, en el cual el éxito de dicho balance dependería
de factores como la disponibilidad de tiempo, el azar, la memoria o
las habilidades personales para manipular eficientemente los

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formatos de dicha información, esto es, nuevamente hablaríamos del
sentido común como el factor para la producción de conocimiento.

Desde esta perspectiva, entonces, señalamos la importancia que

puede tener para todo estudiante el conocimiento y manejo temprano
de estrategias y recursos técnicos y tecnológicos para el registro y
resguardo sistemático de la información a que accede y que produce
en su proceso de formación. No se trata tan solo de que la
información esté escrita, se trata de que el estudiante reconozca en
ella el registro de su capital intelectual, pueda recurrir a éste
eficientemente y utilizarlo en la producción o ampliación su
conocimiento y sus comprensiones.

A este propósito, hoy, cuando los avances en las tecnologías de la

información y la comunicación cada día ponen a disposición de los
procesos de enseñanza y de aprendizaje nuevos recursos
informáticos para la administración de la información, el uso de
dichos medios en la elaboración de archivos contenedores de
portafolios, fichas de lectura, blogs, bases de datos, presentaciones,
colección de material multimedia, etc., propicia, en primera instancia,
la conservación de la producción intelectual del estudiante y sus
insumos, en un espacio virtual que, aunque mayor en cuanto a
contenido e hipervínculos –en relación con el volumen de información
posible de contener en formatos físicos-, mucho más asequible, en
tanto la misma tecnología ofrece herramientas para la ordenación,
clasificación y búsqueda de los datos contenidos en los archivos.

Particularmente, en lo que respecta al manejo de la información

textual cualitativa, existen actualmente programas especializados
como el Winisis, el Etnograph y el Atlas-ti, entre otros, que permiten
el registro, etiquetación, clasificación de miles de registros en un
mismo ambiente, para su tratamiento sistemático en los procesos de
búsqueda, filtrado y análisis, de cara a la producción de nuevo
conocimiento desde los enfoques cualitativos.

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Sin embargo, como decimos arriba, la disponibilidad de los recursos
informáticos es tan solo una primera instancia para propiciar en el
estudiante un manejo eficiente de su información. En este contexto,
marcado por acelerados desarrollos y propuestas tecnológicas para la
administración de la información y la comunicación, son muchos los
factores que, como dificultad u oportunidad, intervienen en dicho
proceso, que deben ser tenidos en la cuenta, desde el momento
mismo en que se le propone al estudiante utilizar dichos recursos.
Veamos a continuación algunos de dichos factores.

Factores incidentes en los procesos de administración de

información, en contextos marcados por el desarrollo de las
Tic.

La intencionalidad de la escritura. La intencionalidad de los

textos producidos por los estudiantes en sus procesos de formación
es variable dependiendo de si el estudiante pretende, por ejemplo,
registrar una relatoría (de una clase o conferencia, por ejemplo); la
descripción de un evento; la postura o palabras precisas de un autor:
un análisis o interpretación o un apunte metodológico. Cada registro
debe especificar el sentido y nivel de significación de acuerdo con la
intensión con que fue producido, a fin de orientar un posterior
tratamiento sistemático coherente y consistente.

La continuidad de los registros. Pese a que gran parte de la

escritura como estudiante se produce en contextos discontinuos
espacial, temporal o temáticamente, en donde sea posible se sugiere
la identificación de series -temáticas o temporales-en los registros, la
explicitación de éstas contribuirá a la ampliación y profundización del
conocimiento y comprensión, por parte del estudiante, y a la
generación de líneas de indagación que, eventualmente, podrán
servir de insumos para el diseño, sustentación y delimitación de
problemas de investigación futuros. Al respecto vale decir que una de

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las mayores dificultades para la utilización de la experiencia
biográfica como insumo en la construcción de problemas de
investigación, o para la reflexión sobre los mismos, consiste en la
precariedad con que dicha experiencia se registra, y la consiguiente
imposibilidad para construir con su ésta una muestra documental
confiable y homogénea.

La variedad en los formatos. Los estudiantes, todos en general,

además del clásico texto manuscrito o impreso, disponen hoy de
variadísimos formatos para realizar sus registros como son los
editores de texto, los editores de presentaciones, las bases de datos,
los blogs, las ediciones impresas portátiles (pdf, gif o tiff, por
ejemplo), los videos y audios digitales, entre otros formatos, cada una
en diversas marcas y versiones, sin contar con los formatos
propuestos desde la denominada Web 2.0 o software libre. Bien, esta
riqueza multimedial que brindan las TIC para el registro de la
información, contradictoriamente, puede contribuir a la dificultad
técnica para la administración de la misma información con fines
académicos o investigativos. El problema señalado tiene que ver
básicamente con la compatibilidad de los formatos y sus versiones,
problema éste imposible de superar, a no ser que intentásemos
oponernos al desarrollo de las TIC. En este caso, una opción puede
ser el que el estudiante, de cada una de sus producciones conserve
en lo posible una versión adicional en un formato estándar o de uso
común (por ejemplo una versión “.doc” de los documentos que
publique como “.ppt”, o “.PDF”, o una versión “.xls”, de aquellos
registros que publique en formatos especializados en bases de datos),
todo ello con el fin de poder facilitar la homologación e integración
futura de la información en un número de plataformas manejable.

El volumen y la localización de la información. La información

digital puede ser almacenada hoy en medios físicos, magnéticos o
virtuales y, en cada uno de estos medios, en diferentes volúmenes y
lugares. Pues bien, sin entrar detalles en lo que pueda denominarse

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como información esencialmente privada, es pertinente considerar
que el modo y lugar en que resguardamos la información limita o
posibilita su posterior consulta y recuperación. Si se trata de
información con fines académicos o investigativos, importa que ésta
se pueda localizar, integrar, ordenar, etc., por ello, adoptar una
plataforma específica, virtual o física, como biblioteca de seguridad
para los documentos producidos en el ámbito de lo académico o
investigativo, posibilitará la visualización de dicha producción y, lo
más importante, su utilización eficiente en eventos posteriores.

La normalización de los registros textuales. Para efecto de la

referencia del material bibliográfico, en el contexto colombiano
contamos con normas de aceptación general por la comunidad
académica y científica como son las Normas Icontec, y normas de
aceptación internacional como son las Normas APA. No siendo el lugar
ni el propósito presentar en detalle cada una de éstas, diremos tan
solo que el acogimiento disciplinado de dichas normas, de cara a la
administración de la información con fines académicos e
investigativos, permite, en primer lugar, la socialización confiable y
validada de la información reseñada para la producción académica e
investigativa; en segundo lugar, facilita la construcción de estados del
arte en tanto el uso de dichas normas en los registros bibliográficos
permite agrupar, contrastar y valorar la información con base en
fechas, autores, ciudades, etc.; y, a mi juicio, lo más importante, en
tanto las normas orientan el reconocimiento público del otro y de lo
otro, al momento de la escritura de informes académicos o
investigativos, propician la adopción de posturas éticas en la
construcción de argumentos, análisis, interpretaciones y
conclusiones, que posibilitan la diferenciación y reconocimiento, en
las líneas del texto, de cuál es la producción propia y cuál es la que se
referencia, en dónde está el aporte y las nuevas comprensiones y en
dónde se relegitiman o controvierten planteamientos previos y
ajenos.

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El origen de los registros. Asociado con el punto anterior,
consideramos importante recordar que el campo de aplicación de las
normas para el registro bibliográfico no se restringe a los textos
ajenos. Los textos propios del estudiante también merecen, requieren
y pueden ser referenciados tal como se hace con las demás
producciones; aun más, los resultados de la aplicación de
instrumentos de recolección de información cualitativa, como son, por
citar algunos casos, los registros contenidos en un cuaderno de
campo, o la serie de preguntas-respuesta en las entrevistas, o las
intervenciones de los asistentes a un grupo focal de discusión,
pueden ser tratadas con los mismos criterios con que se etiquetan
las citas textuales de una obra literaria, el articulado de una Ley, o las
secciones de una compilación, por ejemplo. Esto no es un acto de
vanidad a promover en los estudiantes; se trata de posibilitar la
identificación y la valoración de la producción de éste, como parte
fundamental de sus procesos de aprendizaje e investigación, al
tiempo que se le facilita situar, para el análisis, en una misma escala
o nivel temático y conceptual, su producción -sea originada en la
indagación empírica o en la reflexión-, con la producción de los
autores que le han servido en la construcción de sus marcos de
referencia.

Confrontación entre el sistema analógico y el digital. Con esto

hacemos referencia a una eventual puesta en conflicto entre el
formato escrito y el digital. Encontramos que en los registros que
sirven de insumo a la investigación, la utilización no justificada o
sobredimensionada de las posibilidades de producción multimedial
que brindan las Tic, “para embellecer o hacer más dinámico el texto”,
proponen dificultades a la administración de la información
relacionadas con la homologación de los formatos al momento del
tratamiento sistemático, y, por lo general, agotan los bit disponibles
para el almacenamiento de la información y ralentizan los equipos de
cómputo. La propuesta es, tal como recomendamos arriba, realzar la
presentación con tantos adornos como se quiera, siempre que se

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conserven de los archivos sus versiones “.doc” limpias, que puedan
ser utilizadas eficientemente cuando de administrar la información se
trate.

Homologación entre el sistema analógico y el digital. Podemos

observar como problemático, para efectos de su posterior
administración documental, el intento de traslado total del texto
manuscrito o impreso al formato digital, tratando de hacer con este
último lo mismo que es posible lograr con el primero. Ejemplos de
esta situación pueden ser la edición de notas de clase o trabajos
escritos en formatos digitales centrados en la presentación estética –
más que en el contenido y la función comunicativa-, o también, el
intento de reproducir en los editores de texto, los formatos
convencionales para el registro de información documental (fichas),
observaciones de campo (cuadernos de campo), o entrevistas (guías).
En estos últimos casos encontramos como inconvenientes al proceso
de administración de la información el que, en primer lugar, el tiempo
y esfuerzo del estudiante-investigador se desvía y agota en la
producción de formatos centrados en la visualización y no en los
contenidos; en segundo lugar, tal esfuerzo resulta costoso además
porque cada formato o tabla realzada potencia la posibilidad de que,
fácilmente, por errores técnicos o involuntarios, se desconfigure la
totalidad del texto; en tercer lugar, cada línea o dibujo incrustado en
un texto originalmente plano, pesará en bit mucho más que el archivo
original; y, por último, toda la decoración y los formatos logrados
imposibilitarán acciones habituales en el tratamiento de los textos
digitales, como son la ordenación, el filtrado, la edición, la copia y la
recuperación de la información.

En este último caso, la recomendación en más compleja que en las

situaciones anteriores: aludimos para su reflexión a la consideración
de que, en primer lugar, aquellos formatos utilizados para registrar

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observaciones, entrevistas, citas textuales o talleres adoptaron en su
versión original (el papel), tamaños y diseños adecuados “para la
escritura manuscrita” en condiciones un tanto extremas, como serían,
por ejemplo, las condiciones enfrentadas por un antropólogo a
mediados del siglo XX en su trabajo de campo, y tener que
enfrentarse a ellas tan sólo con el papel, el lápiz y la memoria. En
segundo lugar, toda la estructura propuesta por dichos formatos para
la consignación de los datos tenía y tiene sentido en tanto cada lugar
se correspondía a un “campo” o propiedad del registro tomado
(página, localización, fecha, descripción, etc.), que era necesario
visualizar mecánica u ocularmente en la hoja de registro. Señalamos
en este punto que tales condiciones para el diseño de los formatos
físicos, ya no se presentan en igual intensidad con la disposición de
los formatos digitales, en tanto la disponibilidad de papel ya no es
problema; la memoria puede ser asistida por el audio y el video;
siempre es posible conservar la integridad de los “campos” o
propiedades de los registros en formatos continuos; y la identificación
de los mismos, llámense preguntas y respuestas, fechas, autores, etc.
siempre será posible con la asistencia de funciones hoy integradas a
los procesadores de texto, como son las funciones de buscar y
resaltar, en Word. Finalmente, y ello sólo bastaba para argumentar lo
innecesario de la réplica de estos formatos físicos (guías, fichas, etc.)
en ambientes digitales, cada registro está constituido por la misma
serie de etiquetas y valores (textuales), por tanto, el formato digital
más adecuado para su registro viene a ser el de una hoja de cálculo
(Excel o Access, por ejemplo, dependiendo del tamaño de los
registros), y no el formato plano dado por el editor de texto (Word, en
nuestro ejemplo).

Pese al tono prescriptivo adoptado en algunos de los planteamientos

ofrecidos hasta el momento, es necesario reconocer que, aun en
aquellos casos en que autor y lector aparezcan de acuerdo, en
materia de administración de información mediada por las
tecnologías de la información y la comunicación, la celeridad y

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diversidad de los desarrollos tecnológicos, eventualmente terminará
por aportar soluciones inéditas a cada uno de los problemas
señalados en este momento como graves, y, con suerte, un texto
como el presente será valorado como obsoleto –eso esperamos.

Sin embargo, entre tanto, habremos de insistir en que este ser, que
arriba presentamos como titubeante entre el conocimiento ordinario y
el científico, en un contexto como el actual, marcado por los
incesantes desarrollos en las Tic, tiene nuevas responsabilidades en
su tránsito hacia la condición de científico o, mucho mejor y más
prudentemente, de profesional: de un lado, la responsabilidad de
reconocer que lo que hoy es su memoria -su capital cultural y social
individual-, como en ningún otro momento de la historia humana, se
encuentra simultáneamente fortalecida y confrontada por el
desarrollo de los recursos tecnológicos, en particular de las tic; y, de
otro lado, asumir un papel protagónico respecto a la definición y
orientación del tipo de tecnologías que está en condiciones de
implementar en sus procesos de aprendizaje y, específicamente, en la
administración de la información que produce o a la cual accede.

En estas condiciones el estudiante, llámese investigador, profesional,

docente o científico, que también son estudiantes, ya es justo decirlo,
es el primer responsable de administrar su memoria, de administrar
su información, y, de muchos modos, administrar su identidad y
posición en el mundo.

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