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© 2003

I N F O R M A T I C A

Università degli Studi Roma Tre

Manuale
Access

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10.1 Introduzione
Microsoft Access 2000 per Windows 98 è un sistema di gestione di database, o DBMS (Data Base
Management S y s t e m) . C o m e i l n o m e s t e s s o i n d i c a , u n D B M S consente di gestire dati memorizzati in un
d a t a b a s e s u c o m p u t e r . U n a d e f i n i z i o n e a m p i a m e n t e a c c e t t a t a d i d at a b a s e è « u n a r a c c o l t a d i d a t i c o r r e l a t i a u n

p a r t i c o l a r e a r g o m e n t o o s c o p o» . S e q u e s t o p u ò s e m b r a r e a b b a s t a n z a g e n e r i c o , s i p e n s i a u n d a t a b a s e c o m e a u n
con -t e n i t o r e d i u s o g e n e r a l e p e r l a m e m o r i z z a z i o n e e l a g e s t i o n e d i i n f o r m a z i o n i . U n d a t a b a s e p u ò c o n t e n e r e
a n c h e o g g e t t i c h e c o n s e n t o n o d i g e s t i r e i d a t i , c o m e m a s c h e r e ( pe r l ’ i m m i s s i o n e e l a m o d i f i c a d e i d a t i ) e r e p o r t
( p e r l a s t a m p a d e i d a t i i n u n o s p e c i f i c o f o r m a t o ) . U n d a t a b a s e pu ò c o n t e n e r e u n a c o m b i n a z i o n e q u a l s i a s i d e i
sei tipi di oggetti descritti brevemente nei punti che seguono.

10.1.1 Tabella

Le tabelle sono strutture fondamentali in un database di Access perch é memorizzano i dati che si devono
gestire. All’interno di una tabella, i dati sono organizzati in campi (colonn e) e record (righe).

10.1.2 Query

U n a q u e r y è u n o s t r u m e n t o c h e c o n s e n t e d i i n t e r r o g a r s i s u i d a t i c o n t e n u t i ne l l e t a b e l l e e d i e s e g u i r e a z i o n i

specifiche sui dati. Si possono utilizzare le query per combinare o unire dati da varie tabelle separate ma
correlate. Le q u e r y p o s s o n o i n o l t r e c o n - s e n t i r e d i m o d i f i c a r e , e l i m i n a r e o a g g i u n g e r e c o n s i s t e n t i q u a n t it à d i
dati in un solo passo. Infine, si possono utilizzare le query come base per maschere e prospetti.

10.1.3 Maschera

Le maschere consentono di visualizzare e immettere dati secondo un formato conveniente simile a quello dei
moduli di compilazione su carta. Le maschere possono anche inclu dere a loro volta altre maschere (denominate
sottomaschere) che consentono di immettere dati in varie tabelle contemporaneamente.

10.1.4 Report

I report consentono di stampare o visualizzare in anteprima dati secondo un formato specifico. Esempi di
r e p o r t i n c l u d o n o e t i c h e t t e p o s t a l i , e l e n c h i , b u s t e , l e t t e r e t i p o e f a tt u r e . I r e p o r t p o s s o n o p r e s e n t a r e a n c h e i
risultati delle query in un formato facilmente comprensibile.

10.1.5 Macro

Una macro è un insieme di istruzioni che rende automatico un compito che si deve eseguire spesso. Quando si
a v v i a u n a m a c r o , A c c e s s e s e g u e l e a z i o n i c o n t e n u t e n e l l a m a c r o se c o n d o l’ o r d i n e n e l q u a l e l e a z i o n i s o n o

elencate. Le macro consentono di assemblare una raccolta di t a b e lle, query, maschere e prospetti in
applicazioni complete che chiunque può utilizzare, anche chi ha una conoscenza limitata di Access.

10.1.6 Modulo

Come le macro, i moduli consentono di automatizzare p e r s o n a l i z z ar e Access. I moduli, comunque,


diversamente dalle macro, forniscono un controllo p iù preciso sulle azioni da eseguire e richiedono
un ’ esperienza di programmazione in Visual Basic.

10.2 Avvio di Access 2000


Per avviare Microsoft Access 2000, cliccare sul pulsante Avvio nella barra delle applicazioni di Windows e

scegliere quindi Programmi e Microsoft Access. Dopo qualche istante, compare la finestra di dialogo di avvio
di Microsoft Access. Eseguire una delle seguenti operazioni:
• Per creare un nuovo database vuoto, scegliere Nuovo database e fare quindi clic su O K.
• Per utilizzare l’ A u t o c o m p o s i z i o n e D a t a b a s e per creare un nuovo database, scegliere Autocomposizione
D a t a b a s e e fare quindi clic su O K per aprire la finestra di dialogo Nuovo.

• P e r a p r i r e u n d a t a b a s e e s i s t e n t e , s c e g l i e r e A p r i d a t a b a s e.
S e c o m p a r e u n e l e n c o d i n o m i d i d a t a b a s e , c l i c c a r e s u l n o m e d i da t a b a s e u t i l i z z a t o r e c e n t e m e n t e n e l l a l i s t a
oppure fare clic su Altri file per cercare il database che si vu ole utilizzare. Cliccare su O K. Per tornare alla

finestra principale di Microsoft Access senza creare o aprire un database, cliccare sul pulsante Annulla o
premere il tasto E s c.

10.2.1 Apertura di un database esistente

P e r a p r i r e u n d a t a b a s e , n e l l a f i n e s t r a d i d i a l o g o d i a v v i o , s c e gl i e r e Apri d a t a b a s e (opzione predefinita).

Quindi, se il nome del database che si vuole aprire è contenuto nell ’elenco, fare doppio clic sul nome. Se
invece il nome del database non è presente nell’ elenco, fare doppio clic su Altri file e individuare il database
utilizzando le tecniche standard di Risorse del computer. Quando si è t r o v a t o i l d a t a b a s e c h e s i v u o l e u t i l i z z a r e ,
fare doppio clic sul suo nome o icona. Nella finestra principale di Microsoft Access, selezionare File | Apri
d a t a b a s e o p p u r e f a r e c l i c s u l p u l s a n t e d e l l a b a r r a d e g l i s t r u m e n t i A p r i d a t a b a s e.

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10.2.2 Lavorare nella finestra del database

La finestra del database è uno degli strumenti principali per l’uso di Access. Durante la creazione di propri
database, si ricorre a questo semplice procedimento a tre passi per lavorare con gli oggetti nel proprio database:
1 - Scegliere il tipo di oggetto che si vuole creare, utilizzare o modificare. Cliccare su Tabelle, Query,

M a s c h e r e, P r o s p e t t i , M a c r o o Moduli.

2 - C l i c c a r e s u u n n o m e n e l l a l i s t a d i o g g e t t i s e s i v u o l e u t i l i z z ar e o
modificare un oggetto esistente.
3 - Eseguire una delle seguenti operazioni:

• Per creare un oggetto del tipo selezionato nel passo 1, fare clic sul
pulsante N u o v o sul lato destro della finestra.
• P e r u t i l i z z a r e ( o v i s u a l i z z a r e o e s e g u i r e ) l’ o g g e t t o , f a r e c l i c s u l

pulsante A p r i ( o A n t e p r i m a o E s e g u i ).
• P e r m o d i f i c a r e l’ a s p e t t o o l a s t r u t t u r a d e l l ’ o g g e t t o , f a r e c l i c s u l
pulsante S t r u t t u r a .

10.2.3 Chiusura di un oggetto

Indipendentemente dal modo nel quale è stato aperto un oggetto, si possono utilizzare le tecniche standard di
Windows per chiuderlo. Ecco tre metodi, sempre disponibili:
• F a r e c l i c s u l p u l s a n t e C h i u d i ( X ) n e l l ’ a n g o l o s u p e r i o r e d e s t r o d e l l a f i n e s t r a c h e s i v u o l e c h i u d e r e ( n on s u l
pulsante Chiudi della finestra del programma Microsoft Access).

• Scegliere File | Chiudi nella barra del menu di Access.


Se l’oggetto che si sta visualizzando è stato modificato compare una richiesta di salvataggio delle modifiche.
Rispondere alla richiesta nel modo appropriato.

10.2.4 Gestione degli oggetti del database

L a f i n e s t r a d i d a t a b a s e c o n s e n t e d i f a r e m o l t o d i p iù c h e a p r i r e s e m p l i c e m e n t e g l i o g g e t t i . È p o s s i b i l e u t i l i z z a r e
questa finestra per gestire gli oggetti di un database, cioè copiarli, eliminarli, rinominarli e così via. Ecco come:
l - Se l ’oggetto con il quale si vuole lavorare è correntemente aperto, chiuderlo.

2 - Scegliere il tipo di oggetto con il quale si vuole lavorare (fa cendo clic sulle schede Tabelle, Query,
M a s c h e r e, R e p o r t, M a c r o o M o d u l i nella finestra del database).
3 - Fare clic sul nome di un oggetto e quindi:
• Per eliminarlo, scegliere Modifica | Elimina o premere C a n c ; cliccare su S I alla richiesta di conferma.
• P e r r i n o m i n a r e l’ o g g e t t o , f a r e c l i c d i n u o v o s u l n o m e d e l l ’ o g g e t t o ( o s c e g l i e r e M o d i f i c a | R i n o m i n a) ,
digitare un nuovo nome e premere quindi Invio.
• Per copiare l’ o g g e t t o n e l l o s t e s s o d a t a b a s e , s c e g l i e r e Modifica | Copia o premere Ctrl + C . Quindi
scegliere Modifica | Incolla o premere C t r l + V . Immettere un nome di oggetto valido, scegliere altre
opzioni nel modo appropriato e quindi fare clic su O K.

• Per creare un collegamento nel desktop di Windows relativo all’oggetto selezionato, scegliere Modifica |
C r e a c o l l e g a m e n t o, s p e c i f i c a r e l a p o s i z i o n e e q u i n d i f a r e c l i c s u O K. Successivamente, è possibile fare
doppio clic sul collegamento nel desktop di Windows per avviare Access e aprire l ’oggetto in un solo passo.
• Per stampare l ’oggetto, scegliere File | Stampa o premere Ctrl + P o cliccare sul pulsante della barra degli
strumenti S t a m p a . Quindi cliccare su O K nella finestra S t a m p a per stampare l ’oggetto completo.
• P e r v i s u a l i z z a r e i n a n t e p r i m a l’ o g g e t t o p r i m a d e l l a s t a m p a , s c e g l i e r e File | Anteprima di stampa oppure
fare clic sul pulsante della barra degli strumenti Anteprima di stampa.
• Per esportare l ’ oggetto in un altro programma Windows o in un altro database Mic rosoft Access, scegliere

F i l e | S a l v a c o n n o m e/ E s p o r t a . C o m p l e t a r e l a f i n e s t r a d i d i a l o g o e f a r e c l i c s u O K .
• P e r e s p o r t a r e l ’ o g g e t t o i n H T M L o u n a l t r o f o r m a t o W e b , s c e g l i e r e F i l e | S a l v a n e i f o r m a t i H T M L/ W e b .
• Per importare o collegare dati da un altro programma o database, scegliere File | Carica dati esterni e
scegliere quindi I m p o r t a o Tabelle collegate . Completare la finestra che compare e cliccare sul pulsante
Importa o Collega.

10.2.5 Uso della barra degli strumenti e della barra del menu

L e b a r r e d e g l i s t r u m e n t i o f f r o n o s c o r c i a t o i e p r a t i c h e a i c o m a n d i p iù c o m u n i . P e r u t i l i z z a r l e , s p o s t a r e i l m o u s e
sul pulsante della barra degli strumenti che si vuole scegliere, osservare nella barra di stato la descrizione dei
p u l s a n t e c o r r e n t e , e s e g u i r e u n a d e l l e s e g u e n t i o p e r a z i o n i , i n r el a z i o n e a l t i p o d i p u l s a n t e c h e s i s t a p u n t a n d o .
Per un pulsante semplice, fare clic sul pulsante. Per un pulsante a discesa, fare clic sull’immagine del pulsante

per attivare l’azione riprodotta dall ’immagine oppure fare clic sulla freccia verso il basso a fianco
dell’immagine e scegliere quindi un ’opzione nel menu o tavolozza che compare. Per una casella combinata,
f a r e c l i c s u l l a f r e c c i a a d i s c e s a a f i a n c o d e l l a c a s e l l a e s c e g l i e r e q u i n d i u n ’ o p z i o n e n e l l ’e l e n c o c h e c o m p a r e
oppure fare clic sulla freccia verso il basso e digitare quindi la propria scelta nella casella di testo.

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1 0 . 2 . 6 V i s u a l i z z a z i o n e d i b a r r e d e g l i s t r u m e n t i , d e s c r i z i o n i c o ma n d i e b a r r a d i s t a t o

Le barre degli strumenti, le descrizioni comandi, la barra di st ato e altre caratteristiche sullo schermo sono
o p z i o n a l i e p e r s o n a l i z z a b i l i . S e n o n s i v u o l e v i s u a l i z z a r e u n a di q u e s t e c a r a t t e r i s t i c h e i n A c c e s s , è possibile
nasconderla (o disattivarla). Per visualizzare (o nascondere) la barra di stato o la finestra di dialogo di Avvio:
1 - Aprire una finestra di database (i comandi Strumenti | Opzioni e Strumenti | Avvio descritti nel seguito
sono disponibili solo quando è aperto un database).
2 - Scegliere Strumenti | Opzioni nella barra del menu di Access e fare quindi clic sulla scheda Visualizza.
3 - Selezionare (attivare) un’opzione per visualizzare la caratteristica; deselezionare (cancellare) l’opzione per

nascondere (o disattivare) la caratteristica.


Per visualizzare o nascondere le descrizioni comandi (che compai ono quando si sposta il puntatore su un
pulsante della barra degli strumenti), scegliere Visualizza | Barre degli strumenti | Personalizza nella barra
dei menu e cliccare sul pannello Opzioni, quindi attivare M o s t r a d e s c r i z i o n e c o m a n d i e cliccare su Chiudi.

10.2.7 Chiusura di un database

Quando si è finito di lavorare con un database, lo si deve chiudere. possibile ricorrere a uno di questi metodi:
• Fare clic sul pulsante C h i u d i nell ’ angolo superiore destro della finestra del database.
• Attivare la finestra del database e scegliere quindi File | Chiudi nella barra dei menu di Access.

10.2.8 Uscire da Microsoft Access 2000

Quando si è finito di utilizzare Access, si deve ritornare a Windows prima di spegnere il computer. È possibile
uscire da Microsoft Access utilizzando le tecniche comuni agli altri programmi Windows:

1 - P a s s a r e a l l a f i n e s t r a d e l d a t a b a s e o a l l a f i n e s t r a p r i n c i p a l e di M i c r o s o f t A c c e s s .
2 - S c e g l i e r e File | Esci o fare clic sul pulsante C h i u d i nell ’ angolo superiore destro della finestra di Microsoft
Access o premere Alt+F4

10.3 Creare un database e un’ applicazione


Un ’applicazione è un sistema basato su computer che consente l ’esecuzione di attivit à come gestione di ordini,

scadenze, inventario di prodotti e altri tipi di informazioni. Un ’applicazione completa Consente l ’immissione e
l ’u s o d i i n f o r m a z i o n i s e n z a d o v e r s i p r e o c c u p a r e d e i m e c c a n i s m i o r g a n i z z a t i v i . A c c e s s s e g u e l a t e r m i n o l o g i a
p iù f o r m a l e , n e l l a q u a l e i l t e r m i n e d a t a b a s e i n d i c a t u t t i i d a t i e g l i o g g e t t i u t i l i z z a t i p e r l a g e s t i o n e d e i d a t i . C o n
A c c e s s , t u t t e l e t a b e l l e e g l i o g g e t t i ( m a s c h e r e , r e p o r t , q u e r y, m o d u l i e m a c r o ) c h e c o s t i t u i s c o n o u n a s i n g o l a
applicazione vengono posti in un unico database. In questo modo gli oggetti correlati vengono memorizzati
nello stesso database. Il primo passo per la creazione di qualsi asi applicazione consiste nell’impostare il file di
database. Spesso il modo migliore consiste nell’iniziare con un database vuoto, se si pensa di importare i dati
da file esterni oppure si preferisce creare da zero i propri oggetti di database.

10.3.1 Creare un database vuoto

Nel menu principale di Microsoft Access, scegliere il comando File


| Nuovo database o premere Ctrl + N o fare clic sul pulsante N u o v o
d a t a b a s e della barra degli strumenti. Compare la finestra di dialogo
Nuovo. Fare clic sulla scheda Generale della finestra di dialogo
N u o v o e p o i f a r e d o p p i o c l i c s u l l ’i c o n a D a t a b a s e v u o t o . S i a p r e l a
finestra di dialogo Salva nuovo database. Immettere il nome di file
del nuovo database (o accettare il nome suggerito) nella casella di

testo Nome file. Salvare il database. Normalmente, Access


suggerisce di salvare il database in una cartella denominata
Documenti presente sul disco rigido. Per salvare il database in
u n ’u n i t à diversa o in una cartella diversa, scegliere l’u n i t à e la
cartella nell’elenco a discesa Salva in. Fare clic sul pulsante Crea.

10.3.2 Creare un database con l ’Autocomposizione database

Per creare un ’applicazione completa in Access si può ricorrere all’autocomposizione Database:


1 - Procedere in uno dei modi seguenti:
• Nella finestra di dialogo di avvio di Access, scegliere Autocomposizione Database e fare clic su O K.
• Nella finestra principale di Microsoft Access, scegliere File | Nuovo database nella barra dei menu

2 - Fare clic sulla scheda Database nella finestra di dialogo N u o v o , quindi portarsi sull ’ icona relativa al tipo di
i n f o r m a z i o n i c h e s i i n t e n d o n o g e s t i r e e f a r e d o p p i o c l i c s u d i es s a : s i a p r i r à l a f i n e s t r a d i d i a l o g o S a l v a n u o v o

d a t a b a s e.

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3 - I m m e t t e r e u n n o m e d i d a t a b a s e n e l l a c a s e l l a d i t e s t o N o m e f i l e . S e n e c e s s a r i o , s c e g l i e r e u n ’ unit à d i s c o e

una cartella nell ’elenco a discesa Salva in. Infine, fare clic sul pulsante C r e a . Compare una finestra di database
vuoto, seguita dalla prima finestra di dialogo dell’Autocomposizione Database.
4 - Leggere la descrizione del nuovo database nella prima finestra di dialogo dell’Autocomposizione Database
e quindi cliccare sul pulsante A v a n t i per aprire la seconda finestra di dialogo dell’Autocomposizione Database.
5 - Utilizzare le indicazioni che seguono per la scelta dei campi d a includere in ciascuna tabella e per segnalare
all’autocomposizione di includere eventualmente dati di esempio. Terminate le scelte, fare clic su A v a n t i per
c o n t i n u a r e c o n l a t e r z a f i n e s t r a d i d i a l o g o d e l l ’ A u t o c o m p o s i z i o n e.
• Per scegliere una tabella con cui lavorare, fare clic sul nome della tabella nell ’elenco delle tabelle a

sinistra. Quindi, nell ’ elenco di campi riportato sulla destra, selezionare (con un segn o di spunta) i campi che
si desidera includere e deselezionare (togliere il segno di spunta) i campi che si vuole omettere. I campi
opzionali sono visualizzati in corsivo. I campi obbligatori sono inizialmente selezionati e visualizzati in
carattere normale (r o m a n ) (la deselezione dei campi obbligatori non è consentita).
• P e r i n c l u d e r e d a t i d i e s e m p i o , s e l e z i o n a r e l a c a s e l l a a c c a n t o a I n c l u d i d a t i d i e s e m p i o. P e r o m e t t e r e i d a t i
di esempio, deselezionare la casella.
6 - S c e g l i e r e u n c o l o r e d i s f o n d o e l o s t i l e g e n e r a l e d e l l e m a s c h e re d e i d a t a b a s e n e l l a t e r z a f i n e s t r a d i d i a l o g o
dell’Autocomposizione Database. Il lato sinistro della finestra di dialogo visualizza una maschera di esempio
c h e r i f l e t t e l e s c e l t e c o r r e n t i . P e r c o n t i n u a r e , f a r e c l i c s u l pu l s a n t e A v a n t i .

7 - Nella quarta finestra di dialogo dell ’ A u t o c o m p o s i z i o n e Database, scegliere uno stile per i report stampati.
A n c h e i n q u e s t o c a s o , l ’ a r e a d i e s e m p i o r i f l e t t e l e s c e l t e o p e r a t e d a l l ’u t e n t e . P e r c o n t i n u a r e , c l i c c a r e s u A v a n t i .
8 - Nella quinta finestra di dialogo dell’A u t o c o m p o s i z i o n e Database, specificare un titolo per il database e
scegliere un ’ immagine da utilizzare nei report . Effettuate le scelte, fare clic su A v a n t i per passare all ’ ultima
finestra di dialogo.
9 - Nell’ultima finestra di dialogo, scegliere se si desidera avviare il database subito dopo la sua creazione da
p a r t e d e l l ’ A u t o c o m p o s i z i o n e. S e s i a t t i v a l a c a s e l l a d i c o n t r o l l o A p r i i l d a t a b a s e, s i v i e n e p o r t a t i n e l P a n n e l l o
comandi principale, che consente di iniziare immediatamente a la vorare con il database: se si disattiva questa

o p z i o n e , s i p a s s a d i r e t t a m e n t e n e l l a f i n e s t r a d e l d a t a b a s e , a g g ir a n d o i l P a n n e l l o c o m a n d i .
10 - Fare clic sul pulsante F i n e per avviare la creazione del database e della sua maschera di ge s t i o n e
dell’applicazione, denominata Pannello comandi.
A t t e n d e r e p a z i e n t e m e n t e p e r a l c u n i i s t a n t i m e n t r e l’ u n i t à d i s c o l a v o r a e l ’ A u t o c o m p o s i z i o n e D a t a b a s e c r e a
tutto un database completo di tabelle, maschere, report e altri oggetti. Quando l ’ A u t o c o m p o s i z i o n e D a t a b a s e
termina il suo lavoro, viene visualizzata la maschera Pannello comandi principale relativa al database oppure la
finestra del database, secondo la scelta effettuata nel passo 9.

10.4 Creare tabelle di Access


Per poter essere gestiti con Access, i dati devono essere memorizzati in tabelle. Se i dati con i quali si desidera
lavorare sono già memorizzati in un database computerizzato, probabilmente si pot rà usare Access per
u t i l i z z a r l i . M a s e i d a t i e s i s t o n o s o l o s u c a r t a o s o n o i n u n f or m a t o c h e A c c e s s n o n è i n g r a d o d i i m p o r t a r e o d i
collegare, per prima cosa si dovranno strutturare le tabelle per la memorizzazione dei dati.

10.4.1 Uso dell’Autocomposizione Database per la creazione di tabelle

Per creare rapidamente una tabella, aprire il database e seguire questi


passi per l ’ uso dell ’ A u t o c o m p o s i z i o n e :
1 - Fare, clic sulla scheda Tabelle della finestra del database e quindi
fare clic sul pulsante N u o v o . Oppure, fare clic sul simbolo di elenco a
discesa accanto al pulsante N u o v o o g g e t t o della barra degli strumenti e
scegliere Nuova t a b e l l a. Oppure scegliere il comando Inserisci |
T a b e l l a. C o m p a r e l a f i n e s t r a d i d i a l o g o N u o v a t a b e l l a .

2 - Fare doppio clic sull’Autocomposizione Tabella per aprire la finestra


di dialogo Autocomposizione Tabella.
3 - S c e g l i e r e i l p u l s a n t e A m b i t o p r o f e s s i o n a l e o A m b i t o p r i v a t o.
4 - S c o r r e r e l’ e l e n c o d e l l e t a b e l l e e f a r e c l i c s u l n o m e d e l l a t a b e l l a d i
esempio che descrive meglio i dati che si vogliono memorizzare.
5 - Fare clic su un nome di campo dell ’elenco Campi di esempio per ciascun campo che si desidera includ ere
nella tabella e fare clic sul pulsante > (o fare doppio clic su un nome di campo). Oppure, fare clic sul pulsante
> > per copiare nella tabella tutti i campi di esempio. I nomi dei campi verranno copiati in Campi in nuova

tabella nell’ordine specificato.


6 - F a r e c l i c s u l p u l s a n t e A v a n t i q u a n d o l’ e l e n c o C a m p i i n n u o v a t a b e l l a c o n t i e n e i c a m p i c h e s i v o l e v a n o
includere nella tabella. La finestra di dialogo successiva sugge risce un nome per la nuova tabella.
7 - Lasciare invariato il nome suggerito o immettere un nuovo nome.

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8 - Assegnare una chiave primaria. Esistono due opzioni:


• P e r f a r e i n m o d o c h e A c c e s s d e c i d a a u t o m a t i c a m e n t e ( i l m e t o d o p iù f a c i l e ) s c e g l i e r e Chiave primaria
impostata in modo automatico e fare clic su Avanti.
• Per decidere autonomamente sulla chiave primaria, scegliere l’ o p z i o n e Chiave primaria definita
dall’ utente e poi fare clic su Avanti. Nella finestra di dialogo successiva, scegliere nell’elenco a discesa
qualunque campo debba risultare univoco per ciascun record. Si deve specificare ad Access il tipo di dati

c o n t e n u t o n e i c a m p i c h i a v e ( n u m e r i a s s e g n a t i d a A c c e s s , n u m e r i im m e s s i q u a n d o s i i m m e t t o n o i n u o v i
record oppure numeri e/o lettere digitate al momento dell ’aggiunta di nuovi record). Terminata l ’operazione
di scelta delle opzioni di chiave primaria, fare clic su Avanti.
9 - Se il database contiene già almeno una tabella, il programma chiede di specificare se la nuova tabella è
correlata alle altre tabelle del database. Ecco che cosa si pu ò fare:
• Fare clic su A v a n t i per continuare con la successiva finestra; si potranno definire le relazioni più tardi.
• Fare clic sulla tabella correlata nell’elenco e quindi fare clic sul pulsante Relazioni. Nella finestra di
d i a l o g o s u c c e s s i v a , i n d i c a r e i l t i p o d i r e l a z i o n e , q u i n d i f a r e cl i c s u O K. Ripetere questo passo fino alla

d e f i n i z i o n e d i t u t t e l e r e l a z i o n i d e s i d e r a t e e q u i n d i f a r e c l i c su A v a n t i .
1 0 - S e g u i r e l ’ i n v i t o f o r m u l a t o n e l l a f i n e s t r a d i d i a l o g o f i n a l e e i n d i c a r e all ’ a u t o c o m p o s i z i o n e c o s a d e v e f a r e
dopo la creazione della tabella.
Ci si trover à nella finestra della struttura, in Visualizzazione Foglio dati oppure in una maschera, secondo la
scelta effettuata al punto 10. Per tornare alla finestra del database, scegliere il comando File | Chiudi oppure
fare clic sul pulsante Chiudi della finestra che compare oppure premere C t r l + W. Se viene visualizzato un
i n v i t o a s a l v a r e l e m o d i f i c h e e f f e t t u a t e , f a r e c l i c s u S ì o N o, s e c o n d o l a n e c e s s i t à .

10.4.2 Regole per l ’assegnazione dei nomi agli oggetti

Access offre all ’utente una libert à considerevole nell’assegnazione dei nomi a tabelle, campi di tabella,
m a s c h e r e , r e p o r t , q u e r y, m a c r o e m o d u l i . È c o m u n q u e i n d i s p e n s a b i l e a t t e n e r s i a d a l c u n e r e g o l e :
• I l n o m e d e v e e s s e r e d i v e r s o d a l n o m e d i q u a l s i a s i a l t r o o g g e t t o d e l l o s t e s s o t i p o a l l ’i n t e r n o d e l d a t a b a s e .
• N o n è p o s s i b i l e a s s e g n a r e l o s t e s s o n o m e a u n a t a b e l l a e a u n a q u e r y.
• Nell’assegnazione del nome a un campo, controllo od oggetto, si faccia attenzione che il nome non sia

identico al nome di una proprietà o di un altro elemento già utilizzato da Access.


• I l n o m e p u ò a v e r e u n a l u n g h e z z a m a s s i m a d i 6 4 c a r a t t e r i , i n c l u s i g l i s p a z i . I l n o m e n o n p u ò, c o m u n q u e ,
iniziare con uno spazio.
• Il nome pu ò includere qualsiasi combinazione di lettere, numeri e spazi.
• Il nome pu ò includere i segni di punteggiatura tranne punto (.), punto esclamativo (!), accento grave( Á) o
parentesi quadre ([]).
• Il nome non può includere caratteri di controllo (codici ASCII da 00 a 31).

10.4.3 Creare una tabella senza utilizzare l ’Autocomposizione

Si può progettare e creare una tabella partendo da zero. Il primo passo da compiere consiste nel decidere quali
campi includere nella tabella. Per creare una tabella a partire da zero, seguire questi passi:
1 - Cliccare sulla scheda Tabelle nella finestra del database e quindi fare clic sul pulsante Nuovo. Oppure, fare

clic sul simbolo di elenco a discesa accanto al pulsante Nuovo oggetto della barra degli strumenti e scegliere
N u o v a t a b e l l a. O p p u r e , s c e g l i e r e i l c o m a n d o I n s e r i s c i | T a b e l l a .
2 - Fare doppio clic sul pulsante Visualizza struttura della finestra di dialogo N u o v a t a b e l l a che compare. Si
devono quindi definire i campi della tabella.
3 - Immettere un nome di campo nella colonna N o m e c a m p o.
4 - Cliccare sulla colonna T i p o d a t i a c c a n t o a l n o m e d i c a m p o e q u i n d i f a r e c l i c s u l p u l s a n t e d i e l en c o a
discesa che compare. Viene visualizzato un elenco, nel quale è possibile scegliere il tipo di dato appropriato
f a c e n d o c l i c s u l t i p o d i d a t i d e s i d e r a t o (T e s t o , M e m o, N u m e r i c o, D a t a / o r a, Valuta, Contatore, Sì/ N o,
O g g e t t o O L E, C o l l e g a m e n t o i p e r t e s t u a l e , A u t o c o m p o s i z i o n e R i c e r c a ).

5 - Cliccare sulla colonna Descrizione e digitare una descrizione per il campo. Questa descrizione verrà i n
s e g u i t o v i s u a l i z z a t a n e l l a b a r r a d i s t a t o d u r a n t e l ’i m m i s s i o n e d e i d a t i .
6 - (Opzionale) Cliccare sulla scheda G e n e r a l e o R i c e r c a nell ’ area delle Propriet à c a m p o e impostare le
proprietà relative al campo in corso di definizione.
7 - Ripetere i passi da 3 a 6, mettendo la definizione di ciascun campo su una riga separata, in modo da definire
tutti i campi della tabella.

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10.4.4 Impostare le propriet à dei campi

È possibile modificare le propriet à di un campo tramite le opzioni delle schede Generale e Ricerca dell ’area
Proprietà campo dei riquadro inferiore della finestra della Struttura del la tabella. Tipi di dati diversi presentano
proprietà diverse. Per impostare le proprietà di un campo, selezionare il campo appropriato nel riquadro
superiore della finestra della Struttura della tabella, fare cli c sulla scheda appropriata (Generale o Ricerca)
nell’area Proprietà campo del riquadro inferiore della finestra della Struttura del la tabella, fare clic sulla casella
accanto alla proprietà che si desidera impostare, digitare un valore relativo alla proprietà oppure fare clic sul
s i m b o l o d i e l e n c o a d i s c e s a ( s e v i s u a l i z z a t o ) a c c a n t o a l l a p r o p r ietà e f a r e c l i c s u u n ’ o p z i o n e d e l l ’ e l e n c o . L e

p r o p r i e t à p iù i m p o r t a n t i d e i c a m p i p r e s e n t i n e l l a s c h e d a G e n e r a l e s o n o
• Consenti lunghezza zero - S e i m p o s t a t a a S ì, i l c a m p o a c c e t t a c o m e d a t o v a l i d o a n c h e u n a s t r i n g a v u o t a ,
a n c h e s e l a p r o p r i e t à R i c h i e s t o è S ì.
• Etichetta - Consente la definizione di un nome alternativo per il campo da usare in Visualizzazione Foglio
d a t i e c o m e e t i c h e t t a n e l l a c r e a z i o n e d i m a s c h e r e e report .
• Posizioni decimali - Consente di specificare il numero di cifre decimali a destra de l separatore decimale di
un campo numerico.
• Valore predefinito - C o n s e n t e d i d e f i n i r e u n v a l o r e c h e v i e n e i n s e r i t o a u t o m a t i c a m e nt e n e l c a m p o ; s e

necessario, al momento dell ’immissione dei dati, l ’utente pu ò immettere un valore diverso.
Il valore predefinito di un campo di testo è la stringa vuota; per un campo Numerico o Valuta, è zero.
• Dimensione campo - Consente di specificare la lunghezza massima del testo ammesso nel campo o
l ’i n t e r v a l l o d i n u m e r i a c c e t t a b i l e . L a d i m e n s i o n e c a m p o p r e d e f i n i t a p e r i l t e s t o è 5 0 , m e n t r e p e r i n u m e r i è
Intero lungo. E possibile modificare queste impostazioni sceglie ndo Strumenti | Opzioni, facendo clic sulla
s c h e d a T a b e l l e | Q u e r y e m o d i f i c a n d o i v a l o r i n e l l e c a s e l l e D i m e n s i o n i c a m p o p r e d e f i n it e .
• Formato - Consente di definire l’aspetto dei dati contenuti nel campo.

10.4.5 Impostazione di una chiave primaria

Una chiave primaria è un campo che identifica ciascun record in modo univoco. Quando si definisce una
chiave primaria, si dice ad Access di fare queste due cose:
• Verificare che non ci siano due record della tabella con lo ste sso valore contenuto nel campo che definisce

la chiave primaria.
• Mantenere i record ordinati in base alle voci contenute nel campo della chiave primaria.
U n a c h i a v e p r i m a r i a p u ò e s s e r e c o s t i t u i t a d a u n s o l o c a m p o o p p u r e d a d u e o p iù c a m p i . S e d u e o p iù c a m p i

definiscono una chiave primaria, Access considera i record dupli cati solo se è identico il contenuto combinato
di tutti i campi costituenti la chiave primaria. Per impostare u na chiave primaria nella struttura di una tabella:
1 - Selezionare il campo, che si desidera utilizzare come chiave primaria, facendo clic sul pulsante selettore di
r i g a a s i n i s t r a d e l n o m e d e l c a m p o . O p p u r e , s e s i v o g l i o n o s c e g l i e r e p iù c a m p i , t e n e r e p r e m u t o i l t a s t o Ctrl e
fare clic sul selettore di riga relativo a ciascuno dei campi ch e si desidera definire.
2 - Fare clic sul pulsante C h i a v e p r i m a r i a della barra degli strumenti. Oppure, scegliere il comando Modifica
| Chiave primaria, o fare clic con il pulsante destro del mouse sul selettore di riga evidenziato e scegliere
C h i a v e p r i m a r i a . I campi impostati come chiave primaria presentano un ’icona di chiave nel selettore di riga.

10.4.6 Definizione degli indici

A l f i n e d i a c c e l e r a r e l’ o r d i n a m e n t o e l e r i c e r c h e i n u n d e t e r m i n a t o c a m p o , s i p u ò a g g i u n g e r e u n i n d i c e a l
c a m p o . N o n t u t t i i t i p i d i d a t i p o s s o n o e s s e r e i n d i c i z z a t i , m a qu a l s i a s i c a m p o c h e p o s s i e d a u n a p r o p r i e t à

d e n o m i n a t a I n d i c i z z a t o i n f o n d o a l l a s c h e d a G e n e r a l e è c a n d i d a t o a l l ’i n d i c i z z a z i o n e . O g n i t a b e l l a d e l d a t a b a s e
pu ò avere fino a 32 indici. Per aggiungere o rimuovere un indice su u n c a m p o :
1 - Fare clic sul nome dei campo con cui si vuole lavorare.
2 - Fare clic sulla scheda Generale sotto le Proprietà Campo.
3 - F a r e c l i c s u l l a p r o p r i e t à I n d i c i z z a t o s e d i s p o n i b i l e ; f a r e c l i c s u l s i m b o l o d i e l e n c o a di s c e s a a c c a n t o a
I n d i c i z z a t o e q u i n d i s u u n a d e l l e o p z i o n i d i s p o n i b i l i : N o, Sì (con duplicati), Sì (senza duplicati).

10.4.7 Salvare la struttura di una tabella

Inseriti i campi della tabella, è possibile chiudere e salvare la struttura della tabella. Seguir e questi passi:
1 - Scegliere File | Chiudi o premere C t r l + W o cliccare su Chiudi nella finestra della Struttura tabella.
2 - S e c o m p a r e u n a f i n e s t r a d i d i a l o g o , s c e g l i e r e Sì p e r c o n f e r m a r e i l s a l v a t a g g i o .
3 - Digitare il nome che si desidera assegnare alla tabella, se il programma richiede un nome di tabella e poi

fare clic su O K. Se non è stata definita una chiave primaria, compare una finestra di dia logo che invita a
definire una chiave primaria.
4 - D e f i n i r e u n a c h i a v e p r i m a r i a . S e s i h a n n o d u b b i , è c o n s i g l i a b i l e f a r e c l i c s u Sì e f a r e i n m o d o c h e A c c e s s
crei automaticamente una chiave primaria (Access creer à un campo denominato ID con il Tipo dati Contatore).
S e o g n i t a b e l l a p o s s i e d e u n a c h i a v e p r i m a r i a , i l d a t a b a s e v i e n e e s e g u i t o p iù v e l o c e m e n t e . I l p r o g r a m m a r i p o r t a
quindi alla finestra del database nella quale compare il nome de lla nuova tabella nella scheda Tabelle.

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10.4.8 Apertura di una tabella

Dopo la creazione di una tabella, è possibile aprirla in qualsiasi momento:


1 - Fare clic sulla scheda Tabelle nella finestra del database.
2 - Fare clic sul nome della tabella che si desidera aprire.
• P e r a p r i r e l a t a b e l l a a l l o s c o p o d i i m m e t t e r e o m o d i f i c a r e i d at i , f a r e c l i c s u l p u l s a n t e A p r i o f a r e d o p p i o
clic sul nome della tabella.
• Per visualizzare o modificare la struttura della tabella, fare clic sul pulsante S t r u t t u r a .

10.4.9 Come passare dalla Visualizzazione Struttura alla Visualizzazione Foglio dati

Quando la tabella è aperta si può passare rapidamente dalla Visualizzazione Foglio dati alla Visualizzazione
Struttura. Le differenze tra le due modalit à di visualizzazione sono:
• In Visualizzazione Foglio dati, normalmente, si lavora con il contenuto della tabella (dati). Tuttavia, è
possibile effettuare anche alcune modifiche alla struttura della tabella.
• In Visualizzazione Struttura, si lavora solo con la struttura della tabella (nomi di campo, tipi di dati,
p r o p r i e t à) e n o n c o n i l s u o c o n t e n u t o .
Per commutare la visualizzazione mentre è aperta una tabella, fare clic sul pulsante Visualizza della barra
degli strumenti. È possibile commutare la visualizzazione anche scegliendo il comando Visualizza |

Visualizzazione struttura o Visualizza | Visualizzazione foglio dati, Oppure, facendo clic sul simbolo di
elenco a discesa accanto al pulsante della barra degli strumenti Visualizza e scegliendo quindi Visualizzazione
Struttura oppure Visualizzazione Foglio dati.

10.4.10 Modificare la struttura di una tabella

Ecco alcune tecniche utilizzabili per la modifica della struttura di una tabella in Visualizzazione Struttura.
Aprire la tabella che si vuole modificare in Visualizzazione Struttura (oppure passare alla Visualizzazione
S t r u t t u r a se si è in V i s u a l i z z a z i o n e F o g l i o d a t i ).

• P e r m o d i f i c a r e n o m e c a m p o , t i p o d a t i , d e s c r i z i o n e o p r o p r i e t à, u t i l i z z a r e l e s t e s s e t e c n i c h e u t i l i z z a t e p e r l a
creazione della struttura della tabella.
• P e r i n s e r i r e u n n u o v o c a m p o n e l l a s t r u t t u r a d e l l a t a b e l l a , p o r t a r e i l c u r s o r e n e l p u n t o i n c u i d o v rà
comparire la nuova riga del campo e fare clic sul pulsante Inser isci righe della barra degli strumenti o
premere il tasto Inserisci; oppure scegliere il comando Inserisci | Righe .
• Per eliminare un campo dalla struttura della tabella, portare i l cursore nella riga che contiene il campo che
s i d e s i d e r a e l i m i n a r e e f a r e c l i c s u l p u l s a n t e E l i m i n a r i g h e d e ll a b a r r a d e g l i s t r u m e n t i . O p p u r e , s c e g l i e r e i l
c o m a n d o M o d i f i c a | E l i m i n a r i g h e.

• Per annullare un inserimento o un ’eliminazione accidentale, fare clic sul pulsante Annulla della barra degli
strumenti oppure scegliere Modifica | Annulla o premere C t r l + Z .

10.4.11 I campi di ricerca

È possibile creare campi di ricerca che accelerano e semplificano l’immissione dei dati in un foglio dati o in
u n a m a s c h e r a d i u n a t a b e l l a . I l c a m p o d i r i c e r c a r i c e r c a i v a l o ri m e m o r i z z a t i i n u n ’ a l t r a p o s i z i o n e e q u i n d i
immette automaticamente il valore scelto dall ’utente. I dati di origine possono provenire dalle fonti seguenti:
• Una tabella che possiede un campo di chiave primaria
• Una query (o istruzione SQL) che visualizza colonne e dati specificati di una tabella
• Un elenco fisso di valori che vengono immessi al momento della creazione del campo
• Un elenco di tutti i nomi dei campi di una tabella

Per impostare un campo di ricerca in Access, si pu ò utilizzare l’ A u t o c o m p o s i z i o n e Ricerca oppure la scheda


Ricerca nell ’area P r o p r i e t à campo della finestra della struttura della tabella.

10.4.12 I campi di ricerca con la Finestra delle propriet à Ricerca

Naturalmente, si possono definire le proprietà dei campi di ricerca anche nel modo seguente:
1 - Passare alla visualizzazione della struttura della tabella.
2 - Se non lo si è ancora fatto, specificare N o m e c a m p o e Tipo dati relativi al campo di ricerca.
3 - Fare clic sulla scheda R i c e r c a nell’area delle Proprietà campo della finestra della struttura della tabella.
4 - F a r e c l i c n e l l a c a s e l l a d e l l a p r o p r i e t à V i s u a l i z z a c o n t r o l l o, f a r e c l i c s u l s i m b o l o d i e l e n c o a d i s c e s a c h e
c o m p a r e e p o i s c e g l i e r e C a s e l l a d i r i e p i l o g o o C a s e l l a c o m b i n a t a.
5 - Completare le altre proprietà della Finestra della propriet à di ricerca.

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10.4.13 I campi di ricerca con l ’Autocomposizione Ricerca

Per utilizzare l’A u t o c o m p o s i z i o n e Ricerca, si deve procedere nel modo seguente:


1 - Passare alla Visualizzazione della Struttura della tabella.
2 - P o r t a r e i l c u r s o r e n e l l a r i g a v u o t a c h e d o v rà c o n t e n e r e i l c a m p o d i r i c e r c a . S i p u ò l a s c i a r e v u o t o i l n o m e d e l
campo poich é l’ Autocomposizione Ricerca assegna un nome di campo automaticamente.
3 - Fare clic sulla cella Tipo dati accanto al nome di campo vuoto, fare clic sul simbolo di elenco a discesa e
quindi scegliere Autocomposizione Ricerca. Viene avviata l’Autocomposizione Ricerca: seguire le istruzioni
che compaiono sullo schermo.

4 - Scegliere se si desidera ottenere valori da una tabella o query esistente oppure digitare direttamente i valori
desiderati. Fare clic sul pulsante A v a n t i .
5 - Completare le altre finestre di dialogo, leggendo accuratamente le indicazioni che compaiono in ciascuna di
e s s e e p r e m e n d o i l p u l s a n t e A v a n t i p e r p r o c e d e r e . F a r e a t t e n z i o n e a s c e g l i e r e o d e f i n i r e i n o m i d el l e c o l o n n e
n e l l ’ o r d i n e i n c u i s i v u o l e c h e c o m p a i a n o n e l l ’ e l e n c o a d i s c e s a d u r a n t e l ’i m m i s s i o n e d e i d a t i .
6 - Nell ’ultima finestra, digitare (se si vuole) un ’etichetta per il nuovo campo e quindi fare clic sul pulsante
Fine per terminare il lavoro.
Oltre a gestire tutti i dettagli illustrati nel passo 5 precedente, l’Autocomposizione Ricerca imposta

automaticamente anche le proprietà di ricerca. Per visualizzare queste proprietà , passare alla finestra della
struttura della tabella, fare clic sulla riga che contiene il ca mpo di ricerca e poi fare clic sulla scheda Ricerca
nell’area delle Proprietà campo della finestra della struttura della tabella.

10.4.14 Definizione delle relazioni tra tabelle

Per definire relazioni tra tabelle esistenti:


1 - Chiudere tutte le tabelle aperte, in modo che resti visualizzata solo la finestra del database,
2 - Scegliere il comando Strumenti | Relazioni, fare clic sul pulsante Relazioni della barra degli strumenti
oppure fare clic con il pulsante destro del mouse in un punto qu alsiasi della finestra del database e scegliere
Relazioni. Compare la finestra Relazioni.

3 - V i s u a l i z z a r e l e t a b e l l e p e r l e q u a l i s i v o g l i o n o d e f i n i r e r e l a zi o n i f a c e n d o c l i c s u l p u l s a n t e M o s t r a t a b e l l a
della barra degli strumenti o facendo clic con il pulsante destro del mouse su una parte vuota della finestra
Relazioni e scegliendo Mostra tabella; oppure scegliere il comando Relazioni | Mostra tabella.
4 - Aggiungere una tabella o query alla finestra Relazioni cliccando su una scheda appropriata (Tabelle, Query
o entrambe) nella finestra di dialogo del comando Mostra tabella . Quindi cliccare sul nome della tabella o
q u e r y c h e s i v u o l e a g g i u n g e r e e c l i c c a r e s u A g g i u n g i ; o f a r e d o p p i o c l i c s u i n o m i d e l l a t a b e l l a o d e l l a q u e r y.
5 - Ripetere il passo 4 per aggiungere tutte le tabelle e query per le quali si desidera definire relazioni. Quindi,
fare clic sul pulsante Chiudi.
6 - Definire le relazioni tra le tabelle come illustrato nella sezi one che segue.

10.4.15 Mettere in relazione due tabelle

Per la definizione delle relazioni tra due tabelle della finestra Relazioni:
1 - P o r t a r e i l p u n t a t o r e d e l m o u s e s u l c a m p o d e l l a c h i a v e p r i m a r i a d e l l a t a b e l l a p r i m a r i a ( t a b e l l a s u l l a t o “ U n o”
di una relazione Uno a molti). Questa chiave è in grassetto nell’elenco.
2 - T r a s c i n a r e i l n o m e d i q u e s t o c a m p o s u l c a m p o c o r r i s p o n d e n t e d e ll a t a b e l l a c o r r e l a t a ( c i o è , t r a s c i n a r l o s u l l a
chiave esterna appropriata).
3 - Rilasciare il pulsante del mouse per visualizzare la finestra d i dialogo Relazioni.
4 - (Opzionale) Selezionare la casella di controllo Applica integrit à r e f e r e n z i a l e p e r g a r a n t i r e l’ i n t e g r i t à

referenziale tra le due tabelle. Quindi, indicare come gestire l e modifiche e cancellazioni nella tabella primaria:
• S e s i v u o l e c h e l e m o d i f i c h e a l l a t a b e l l a s u l l a t o “ U n o” d e l l a r e l a z i o n e s i a n o r i p o r t a t e a u t o m a t i c a m e n t e
n e l l a t a b e l l a c o r r e l a t a , S e l e z i o n a r e l a c a s e l l a d i c o n t r o l l o A g g i o r n a c a m p i c o r r e l a t i a c a t e n a.
• Se si vuole che le cancellazioni effettuate in una tabella sian o riportate automaticamente nella tabella

correlata, selezionare la casella di controllo Elimina record correlati a catena.


5 – ( O p z i o n a l e ) M o d i f i c a r e i l t i p o d i join tra tabelle facendo clic sul pulsante Tipo join , scegliere il tipo di j o i n
desiderato e quindi fare clic su O K. Join è u n t e r m i n e d i d a t a b a s e c h e d e s c r i v e l a c o r r i s p o n d e n z a t r a u n C a m p o
d i u n a t a b e l l a e u n c a m p o d i u n ’ altra tabella. È possibile effettuare vari tipi di join , a n c h e s e i l join p r e d e f i n i t o
(denominato equijoin o join interno) risolve la maggior parte delle situazioni.

6 - P e r c o n c l u d e r e l ’ attivit à, f a r e c l i c s u l p u l s a n t e C r e a .
Access visualizza la relazione tra le due tabelle come una linea di join che collega i due campi correlati.
L ’ a s p e t t o d e l l a l i n e a i n d i c a i l t i p o d i j o i n s c e l t o e l ’ e v e n t u a l e a p p l i c a z i o n e d e l l ’i n t e g r i t à r e f e r e n z i a l e . U n a l i n e a
spessa indica l’ a p p l i c a z i o n e dell ’ integrit à referenziale. Una cifra 1 indica la tabella sul lato “ U n o” della
relazione; il simbolo di infinito indica la tabella sul lato “ Molti ” della relazione.

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10.5 Collegare, importare ed esportare dati


S e s i p o s s i e d o n o g ià d a t i m e m o r i z z a t i i n u n c o m p u t e r c h e s i v o r r e b b e r o i m p o r t a r e i n A c c e s s o s e s i è c r e a t o u n
database di Access e si vogliono esportare dati in un altro p r o gr a m m a Access offre diversi metodi per
condividere i dati con altri programmi:
Collegamento - Consente l’accesso diretto ai dati di un altro database computerizzato. Le eventuali modifiche
effettuate tramite Access avranno effetto sul database originari o e sul database di Access.
Importazione - Consente di creare in una tabella di Access una copia separata di dati provenienti da
programmi e formati diversi. Le modifiche effettuate tramite Access non hanno effetto sui dati originari.

Esportazione - C o n s e n t e d i c o p i a r e i d a t i d a u n a t a b e l l a d i A c c e s s i n u n p r o g ra m m a o i n u n f o r m a t o d i v e r s o ,
come, ad esempio, Microsoft Word o Excel o anche in un database separato di Access. I dati esportati sono una
copia completamente separata che non è collegata in nessun modo ai dati originari di Access.
Dopo l’ i m p o r t a z i o n e o i l c o l l e g a m e n t o i n A c c e s s d i d a t i p r o v e n i e n t i d a un altro programma, è possibile
u t i l i z z a r e n o r m a l m e n t e i d a t i c o m e s e f o s s e r o s t a t i c r e a t i o r i g in a r i a m e n t e i n A c c e s s .

10.5.1 Come interagire con database diversi

È possibile importare o collegare dati di un qualsiasi formato tra i seguenti:

d B A S E III, III+, IV e V.

Paradox versioni 3.x, 4.x e S.O.

Microsoft FoxPro versioni 2.0, 2.5, 2.6 e 3.0.

D a t a b a s e O D B C , incluso Microsoft SQL Server. Occorre u n d r i v e r O D B C installato e configurato

Database creati con il motore di database Microsoft jet, Access ( versioni 1.x 2.0, 7.0) e Visual Basic

D a t a b a s e t e n u t i in f o g l i d i l a v o r o d i M i c r o s o f t E x c e l , v e r s i o n i 5 . 0 e 7 . 0

T a b e l l e ed e l e n c h i H T M L e H T X

F i l e d i L o t u s 1 2 3 ( a s o l a l e t t u r a s e c o l l e g a t i) .
- -

Prima di importare dati da uno di questi formati in un database di Access, occorre decidere se collegare i dati o
importare una loro copia separata.

10.5.2 Importare o collegare tabelle

Ecco i passi generali per importare o collegare tabelle. Le procedure esatte dipendono dal tipo di dati che si
intendono importare o collegare.
l - A p r i r e i l d a t a b a s e n e l q u a l e s i d e s i d e r a i m p o r t a r e o a c u i s i vu o l e c o l l e g a r e l a t a b e l l a e p a s s a r e a l l a f i n e s t r a
del database, se non è visibile.

2 - Scegliere il comando File | Carica dati esterni | Importa o fare clic con il pulsante destro del mouse sulla
finestra del database (su una parte grigia, non sul nome di una tabella) e scegliere I m p o r t a . Oppure fare clic
sulla scheda Tabelle della finestra del database, quindi sul pulsante Nuovo e fare doppio clic su I m p o r t a
t a b e l l a o C o l l e g a t a b e l l a n e l l a f i n e s t r a d i d i a l o g o N u o v a t a b e l l a.
3 - Scegliere il tipo di dati che si vogliono importare o collegare nell ’ e l e n c o a d i s c e s a Tipo file.
4 - Individuare il nome del file che si vuole importare o collegare e fare clic su di esso nell’elenco C e r c a i n .
5 - Cliccare su I m p o r t a o Collega o fare doppio clic sul nome di file che si desidera importare o collegare.
6 - Rispondere a eventuali richieste del programma e alle finestre di dialogo che compaiono.
7 – Cliccare su O K se compare un messaggio che segnala il completamento dell’operazione e poi su Chiudi.

Dopo aver collegato una tabella di un altro database, si pu ò utilizzare la tabella collegata come qualsiasi altra
tabella di Access. È possibile immettere dati e aggiornarli, usare q u e r y, maschere e report esistenti o
svilupparne nuovi. Le uniche restrizioni sono:

• Non è possibile modificare la struttura di una tabella collegata.


• Non è possibile cancellare righe da una tabella collegata di Excel o da un file di testo.
• I file di L o t u s 1 2 3 che si collegano a un database di Access sono a sola lettura.
- -
È p o s s i b i l e a s s e g n a r e a u n f i l e i m p o r t a t o o c o l l e g a t o u n n o m e p iù d e s c r i t t i v o n e l l a f i n e s t r a d e l d a t a b a s e d i
Access. Per rinominare rapidamente una tabella importata o colle gata, fare clic con il pulsante destro del

mouse sul suo nome nella finestra del database, scegliere R i n o m i n a nel menu di scelta rapida, digitare un
n u o v o n o m e e p o i p r e m e r e I n v i o. Q u a n d o n o n o c c o r r e p i ù u t i l i z z a r e u n a t a b e l l a c o l l e g a t a s i p u ò e l i m i n a r e i l
c o l l e g a m e n t o . A q u e s t o s c o p o , a p r i r e l a f i n e s t r a d e l d a t a b a s e c on t e n e n t e l a t a b e l l a c o l l e g a t a e f a r e c l i c s u l l a
s c h e d a T a b e l l e . Q u i n d i , c l i c c a r e s u l l a t a b e l l a d e l l a q u a l e s i d e s i d e r a e l i m i n ar e i l c o l l e g a m e n t o e p r e m e r e i l
tasto C a n c . A l l a r i c h i e s t a d i c o n f e r m a d e l l a c a n c e l l a z i o n e d e l c o l l e g a m e n t o, fare clic su Sì.

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10.5.3 Importare o collegare fogli elettronici e file di testo

È possibile importare o collegare in tabelle di Access i seguenti formati di fogli elettronici e file di testo:
• Microsoft Excel versioni 2, 3, 4 e 5, Excel 95 ed Excel 97.
• Lotus 1 2 3 o 1 2 3 per Windows (file .wk1, .wk3 e .wk4). I file L o t u s collegati sono a sola lettura.
- - - -
• Testo delimitato (valori separati da virgole, tabulazioni o da altri caratteri).
• Testo di larghezza fissa, inclusa Unione di Microsoft Word (ciascun campo ha una larghezza fissa).
Nell’importazione di file di testo, si pu ò creare una nuova tabella o accodare i dati a una tabella esiste nte. Se il
f o g l i o e l e t t r o n i c o o i l f i l e d i t e s t o c o n t i e n e n o m i d i c a m p i n e ll a p r i m a r i g a , A c c e s s p u ò u t i l i z z a r l i c o m e n o m i d i
campo della tabella.

10.5.4 Importare o collegare fogli elettronici

Importare o collegare un foglio elettronico è molto facile, grazie all’Autocomposizione Importazione. Per
importare o collegare un foglio elettronico:
1 - Iniziare dalla finestra del database di Access nella quale deve comparire la tabella e scegliere il comando
Importa o Collega.
2 - Nell ’ e l e n c o a d i s c e s a Tipo file, scegliere il formato di foglio elettronico che si vuole import a r e . L e o p z i o n i
disponibili sono Microsoft Excel (importazione o collegamento) e L o t u s 1 2 3 (solo importazione). - -
3 - Rintracciare il foglio elettronico che si desidera importare o collegare e fare doppio clic su di esso
n e l l ’ e l e n c o a l d i s o t t o d e l l a c a s e l l a C e r c a i n . V i e n e a v v i a t a l ’ A u t o c o m p o s i z i o n e.
4 - Scegliere l’opzione Mostra fogli di lavoro o Mostra intervalli definiti, fare clic sul nome di foglio di

lavoro o intervallo denominato che si intende utilizzare e quind i fare clic su Avanti.
5 - Se la prima riga dell ’intervallo o zona che si intende importare contiene etichette clic si vogliono utilizzare
c o m e n o m i d i c a m p o p e r l a t a b e l l a , a t t i v a r e l ’ o p z i o n e I n t e s t a z i o n i d i c o l o n n e n e l l a p r i m a r i g a . S e n o n s i a t t iv a
questa opzione, Access avvia l ’importazione o il collegamento dei dati con la prima riga dell ’intervallo definito
e assegna come nome di campo il nome Campo seguito da un numero progressivo (ad esempio, Campo1,
Campo2, Campo3 ecc.). Fare clic su Avanti per continuare. Compare una finestra di dialogo nella quale si
sceglie se importare i dati in una nuova tabella oppure in una tabella esistente.
6 - Fare clic sull’ opzione desiderata e scegliere una tabella del database aperto, se si è scelta l’ o p z i o n e I n u n a

tabella esistente. Fare clic su Avanti.


7 - N e l l a f i n e s t r a d i d i a l o g o c h e c o m p a r e , n e l c a s o d e l l ’i m p o r t a z i o n e , è p o s s i b i l e s p e c i f i c a r e i n f o r m a z i o n i s u
c i a s c u n c a m p o c h e s i i n t e n d e i m p o r t a r e . P e r i n d i c a r e all ’ A u t o c o m p o s i z i o n e i l c a m p o d a d e f i n i r e , f a r e c l i c s u
un punto qualsiasi dei dati di esempio di quel campo nella parte inferiore della finestra di dialogo. Quindi
c o m p i l a r e l a c a s e l l a N o m e c a m p o , s p e c i f i c a r e s e i l c a m p o è i n d i c i z z a t o : o p z i o n i N o , Sì ( D u p l i c a t i O K ) o p p u r e
Si (Senza duplicati) e specificare il tipo dati nell’ elenco a discesa Tipo dati (se disponibile). Se si preferisce
o m e t t e r e i l c a m p o ( o s s i a n o n i m p o r t a r l o ) , s c e g l i e r e l ’ o p z i o n e N o n i m p o r t a r e c a m p o. R i p e t e r e i l p a s s o 7 s e
necessario e quindi fare clic su A v a n t i .
8 - N e l l ’i m p o r t a z i o n e , l a f i n e s t r a d i d i a l o g o Avanti consente di specificare l’ a s s e g n a z i o n e d e l l a c h i a v e

primaria da parte di Access. Si può fare in modo che Access aggiunga automaticamente la chiave primaria,
scegliere la chiave primaria nell ’elenco a discesa dei nomi campo disponibili oppure omettere la ch i a v e
primaria. Effettuate le proprie scelte, fare clic su Avanti per continuare.
9 - S e s i è s c e l t o d i i m p o r t a r e d a t i i n u n a t a b e l l a n u o v a , l’u l t i m a f i n e s t r a d i d i a l o g o c o n s e n t e d i s p e c i f i c a r e u n
n o m e d i t a b e l l a C o m p l e t a r e l a f i n e s t r a d i d i a l o g o e p o i f a r e c l i c s u F i n e.
10 - Se il programma richiede conferma della sovrascrittura di una tabella esistente, fare clic su Sì p e r
sovrascrivere la tabella e continuare con il passo 10 oppure fare clic su N o per tornare al passo 8.
11 - Quando Access segnala il completamento dell’importazione o del collegamento della tabella, fare clic su

O K . I l n o m e d e l l a n u o v a t a b e l l a c o m p a r e n e l l a f i n e s t r a d e l d a t a b a se .

10.5.5 Importare o collegare file di testo

Un file di testo delimitato è un file nel quale i campi sono separati da caratteri speciali, come, ad esempio,
virgole o tabulazioni, e ciascun record termina con una combinaz ione ritorno carrello / avanzamento riga.

Normalmente, gli elementi di testo sono racchiusi tra virgolette. Un file di testo di larghezza fissa è un file nel
quale ciascun campo possiede una larghezza specificata, e ciascun record termina con una combinazione
r i t o r n o c a r r e l l o / a v a n z a m e n t o r i g a . P r i m a d e l l ’i m p o r t a z i o n e o d e l c o l l e g a m e n t o d i u n f i l e d i t e s t o , c o n t r o l l a r e
che sia organizzato in modo che ciascun campo contenga lo stesso tipo di dati e in ciascuna riga compaiano gli
stessi campi. La prima riga può contenere i nomi di campo che si desidera che Access utilizzi nella creazione
della tabella.

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I l p r o c e d i m e n t o p e r l’ i m p o r t a z i o n e o i l c o l l e g a m e n t o d i f i l e d i t e s t o è controllato da u n ’Autocomposizione ,
facile da utilizzare.
1 - Iniziare dalla finestra del database di Access, nel quale dovre bbe comparire tutta la tabella, e scegliere il
c o m a n d o I m p o r t a z i o n e o C o l l e g a m e n t o.
2 - Scegliere file di testo nell ’elenco a discesa Tipo file.
3 - Rintracciare il file di testo che si vuole importare o collegar e e fare doppio clic su di esso nell’elenco al di

sotto della casella C e r c a i n . Viene avviata l’ Autocomposizione.


4 - S c e g l i e r e i l f o r m a t o c h e d e s c r i v e i d a t i , s e A c c e s s n o n h a r i c on o s c i u t o i l f o r m a t o c o r r e t t o ( D e l i m i t a t o o A
larghezza fissa) e fare clic su Avanti.
5 - Il risultato dipende dalla scelta effettuata nel passo 4:
• S e s i è s c e l t o D e l i m i t a t o, s c e g l i e r e i l d e l i m i t a t o r e c h e s e p a r a i c a m p i , s p e c i f i c a r e s e l a p r i m a r i g a d i t e s t o
contiene i nomi dei campi, specificare il carattere che racchiud e il testo all ’ i n t e r n o d e i c a m p i .

• S e s i è s c e l t o F i s s o, p r o b a b i l m e n t e n o n o c c o r r e m o d i f i c a r e n e s s u n a d e l l e i m p o s t a z i o n i , m a s e o c c o r r e , l e
istruzioni della finestra di dialogo indicano come procedere.

6 - Completare la finestra di dialogo e fare clic su Avanti.


7 - Saltare al passo 8 se si intende collegare un file di testo, oppure, se si intende importare un file di testo,
utilizzare la successiva finestra di dialogo per scegliere se memorizzare i dati in una nuova tabella oppure in
una tabella esistente.
8 - Se si intende importare in una nuova tabella oppure effettuare un ’ operazione di collegamento, specificare
per ciascun campo nome, indicizzazione e tipo dati; omettere eve ntuali campi, se necessario. Ripetere
eventualmente questo passo e quindi fare clic su Avanti.
9 - Se si sta effettuando l’importazione in una nuova tabella, specificare il metodo di asse gnazione della chiave
primaria. Per continuare, cliccare su Avanti. L’ultima finestra consente di specificare un nome di tabella.

1 0 - C o m p l e t a r e q u e s t a f i n e s t r a d i d i a l o g o e f a r e c l i c s u F i n e.
11 - Se il programma richiede conferma della sovrascrittura di una tabella esistente, fare clic su Sì p e r
sovrascrivere la tabella e continuare con il passo 1 2 oppure fare clic su N o e tornare al passo 10.
1 2 - F a r e c l i c s u O K q u a n d o A c c e s s s e g n a l a l a f i n e d e l l ’i m p o r t a z i o n e o d e l c o l l e g a m e n t o d e l l a t a b e l l a . I l n o m e
della nuova tabella viene visualizzato nella finestra del database.

10.5.6 Importare o collegare file HTML

Access presenta una nuova funzione che consente l’importazione o il collegamento di file H T M L ( H y p e r T e x t
M a r k u p L a n g u a g e, l i n g u a g g i o d i a n n o t a z i o n e i p e r t e s t u a l e ) c o n u n d a t a b a s e d i A c c ess. H T M L è l a c o d i f i c a
s p e c i a l e u t i l i z z a t a p e r f a r e r i f e r i m e n t o a i f i l e g r a f i c i e p e r la f o r m a t t a z i o n e d e i f i l e p u b b l i c a t i i n I n t e r n e t . I f i l e
p o s s o n o e s s e r e i n f o r m a t o h t m , h t m l o h t x. L a v e r s i o n e 1 . 0 è s u p p o r t a t a p e r i f i l e d i e l e n c o H T M L , m e n t r e l e
versioni 2.0 e 3.x per elenchi o tabelle H T M L . Per importare o collegare un file H T M L :
1 - Iniziare dalla finestra del database di Access nella quale dovrà apparire la tabella importata o collegata e
scegliere il comando I m p o r t a o Collega.
2 - Scegliere File H T M L n e l l ’ elenco a discesa Tipo file.

3 - Rintracciare il file che si desidera importare o collegare e fa re doppio clic su di esso nell ’elenco al di sotto
della casella Cerca in, in modo da avviare l’ Autocomposizione importazione H T M L. La prima finestra di
dialogo visualizza i dati allo stesso modo dell ’ A u t o c o m p o s i z i o n e I m p o r t a z i o n e F o g l i o d i c a l c o l o . L a u n i c a
differenza consiste nel titolo della finestra di dialogo.
4 - Attivare l ’ opzione La prima riga contiene le intestazioni di colonna se Access pu ò t r o v a r e i n o m i d i c a m p o
nel file H T M L . Quindi fare clic su Avanti.
5 - Se si sta effettuando un ’ importazione, scegliere se creare una nuova tabella o accodare i record a una
t a b e l l a e s i s t e n t e . I n q u e s t ’u l t i m o c a s o , f a r e c l i c s u l l ’ o p z i o n e I n u n a t a b e l l a e s i s t e n t e e s c e g l i e r e u n a t a b e l l a
prima di fare clic su Avanti.

6 - S e s i i n t e n d e e f f e t t u a r e l’ i m p o r t a z i o n e o i l c o l l e g a m e n t o i n u n a n u o v a t a b e l l a , s p e c i f i c a r e n o m e c a m p o ,
i n d i c i z z a z i o n e e t i p o d a t i d i c i a s c u n c a m p o e , s e n e c e s s a r i o , s al t a r e a l c u n i c a m p i . R i p e t e r e q u e s t o p a s s o , s e
necessario, quindi fare clic su Avanti.
7 - S e s i i n t e n d e e f f e t t u a r e l’i m p o r t a z i o n e i n u n a n u o v a t a b e l l a , s p e c i f i c a r e c o m e A c c e s s d e v e assegnare la
chiave primaria. Fare clic su A v a n t i p e r c o n t i n u a r e . L a f i n e s t r a d i d i a l o g o f i n a l e c o n s e n t e d i s p e c if i c a r e u n
nome di tabella.
8 - Completare la finestra e fare clic su Fine .
9 - S e i l p r o g r a m m a r i c h i e d e c o n f e r m a p e r s o v r a s c r i v e r e u n a t a b e l l a e s i s t e n t e , f a r e c l i c s u Sì per s o v r a s c r i v e r e

la tabella e continuare con il passo 10 oppure fare clic su N o e tornare al passo 8.


10 - Quando Access segnala il completamento dell’importazione o del collegamento della tabella, fare clic su
O K . I l n o m e d e l l a n u o v a t a b e l l a c o m p a r e n e l l a f i n e s t r a d e l d a t a b a se .

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10.5.7 Esportare dati da Access

E possibile esportare dati dalle tabelle di Access nei formati H T M L, file di testo, di foglio elettronico o di
d a t a b a s e g ià e s a m i n a t i ; q u e s t a p r o c e d u r a c o n s e n t e d i t e n e r e i d a t i i n A c c e s s e u t i l i z z a r l i i n n u m e r o s i a l t r i

programmi. È inoltre possibile esportare oggetti di database di Access in altri database di Access e in un
programma di posta elettronica.

10.5.8 Esportare oggetti

I p a s s i f o n d a m e n t a l i p e r l ’ e s p o r t a z i o n e d i o g g e t t i s o n o s i m i l i a q u e l l i r e l a t i v i a l l ’i m p o r t a z i o n e d i o g g e t t i :

1 - Iniziare dalla finestra del database che contiene l’ o g g e t t o d a e s p o r t a r e . S e s i i n t e n d e e s p o r t a r e t u t t o


l’oggetto, fare clic sul nome dell’oggetto nella finestra del database. Se si intende esportare record selezionati
di una tabella o query, aprire la tabella o eseguire la query e selezionare i record che si vogliono esportare.
2 - Scegliere File | Salva con nome | Esporta oppure fare clic con il pulsante destro del mouse su un ’area
grigia della finestra del database e scegliere Salva con nome | Esporta.
3 - N e l l a s u c c e s s i v a f i n e s t r a d i d i a l o g o , a t t i v a r e l’ o p z i o n e I n u n f i l e o d a t a b a s e e s t e r n o e p o i f a r e c l i c s u O K .
Compare la finestra di dialogo Salva tabella.
4 - Scegliere il formato di esportazione dei dati nell ’elenco a discesa Tipo file. Ad esempio, fare clic sul

simbolo di elenco a discesa accanto alla casella Tipo file, far scorrere l’elenco e fare clic su R i c h T e x t F o r m a t
per copiare l’oggetto come file di tipo R i c h T e x t F o r m a t .
5 - I n d i v i d u a r e l a c a r t e l l a c h e d e v e c o n t e n e r e i l n u o v o f i l e ; q u i n di d i g i t a r e u n n o m e d i f i l e n e l l a c a s e l l a d i t e s t o
Nome file o accettare il nome di file suggerito dal programma.
6 - Se si è s c e l t o M i c r o s o f t E x c e l 5 7, F i l e d i t e s t o o p p u r e R i c h T e x t F o r m a t , si pu ò a n c h e s c e g l i e r e u n a o
-
p iù t r a l e o p z i o n i s e g u e n t i :
• Salva formattato - Attivare questa opzione (se disponibile) per salvare i dati esp ortati con tutta la
formattazione possibile; disattivare questa opzione per omettere la formattazione dei dati esportati.
• Avvio automatico - A t t i v a r e q u e s t a o p z i o n e p e r a p r i r e i m m e d i a t a m e n t e i l f i l e e s p o rt a t o i n m o d o d a

esaminarlo nel programma appropriato.


• Tutto o Selezione - Scegliere Tutto per salvare tutto il file o Selezione per salva re i record selezionati nel
passo 1.
7 - Fare clic sul pulsante E s p o r t a . S e i l n o m e d i f i l e s c e l t o e s i s t e g ià , i l p r o g r a m m a r i c h i e d e s e s i v o g l i a
s o s t i t u i r e i l f i l e e s i s t e n t e . F a r e c l i c s u Sì p e r s o s t i t u i r e i l f i l e e c o n t i n u a r e c o n i l p a s s o 8 o p p u r e f a r e clic su N o
per lasciare invariato il file e tornare al passo 5,
8 - Rispondere alle eventuali richieste del programma ed effettuare le scelte nelle finestre che compaiono.
Access copia l’oggetto di database nel formato richiesto e salva il risultato nel file scelto nel passo 5. Se nel

p a s s o 6 s i è s c e l t o A v v i o a u t o m a t i c o, i l f i l e v i e n e a p e r t o n e l p r o g r a m m a a p p r o p r i a t o ( p e r t o r n a r e a ll a f i n e s t r a
d e l d a t a b a s e d i A c c e s s , c l i c c a r e s u l p u l s a n t e C h i u d i d e l l a f i n e s t r a d e l p r o g r a m m a o s c e g l i e r e File | Chiudi).

10.5.9 Esportare in file HTML o HTX

H T M L è i l s i s t e m a d i c o d i f i c a u t i l i z z a t o p e r p r e p a r a r e i f i l e p e r l a pu b b l i c a z i o n e i n I n t e r n e t . S p e c i a l i c o d i c i

vengono utilizzati per fare riferimento a file grafici contenenti logotipi o altre immagini, mentre altri codici o
etichette di formato vengono utilizzati per indicare l’ a s p e t t o delle intestazioni e dei pie di pagina, la
dimensione dei caratteri, il grassetto ecc. Un file H T X costituisce un componente di una pubblicazione che
possiede collegamenti dinamici a un database. In un’esportazione in formato H T X, Access crea due file: un
f i l e . h t x c h e f a r i f e r i m e n t o a u n m o d e l l o H T M L e u n f i l e .i d c c h e i n c l u d e i n f o r m a z i o n i s u l l a c o n n e s s i o n e c o n
l’origine dati O D B C che contiene i dati da pubblicare. Per esportare una tabella o query di Access in un file
H T M L o H T X:
1 - Seguire i passi da 1 a 3 della procedura generale Esportare oggetto (se non è necessario modificare le
impostazioni di pubblicazione predefinite, selezionare la tabell a che si desidera esportare nella finestra del

database. Quindi utilizzare i comandi File | Salva come H T M L; viene avviata l’Autocomposizione
Pubblicazione sul Web, nella quale si potranno scegliere i f o r m at i HTML statico; HTX/IDC dinamico
( Microsoft Internet Information Server) oppure A S P d i n a m i c o ( Microsoft Active Server Pages) .
2 - Specificare un nome per il nuovo file.
3 - Se si è scelto il formato H T X, Access visualizza la finestra di dialogo per le impostazioni d i pubblicazione
predefinite. Utilizzare il Modello H T M L per scegliere un file modello che pu ò contenere le specifiche relative
a un l o g o t i p o o a determinati tipi di intestazioni e pie di pagina. La casella Nome origine dati è il posto in cui
l ’u t e n t e i m m e t t e u n a c o n n e s s i o n e O D B C utilizzata per ottenere i dati per le pagine Web dinamiche. Nel la

c a s e l l a N o m e u t e n t e s i i m m e t t e i l n o m e d e l l ’u t e n t e , m e n t r e n e l l a c a s e l l a P a s s w o r d s i i m m e t t e l a p a s s w o r d
richiesta per collegarsi all’origine dati O D B C . Procedere con l’esportazione.

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10.6 Aggiungere, modificare e visualizzare i dati


Nei capitoli precedenti si è visto come aprire un database, creare e aprire tabelle e import are o collegare tabelle
d a a l t r e o r i g i n i . I n q u e s t o c a p i t o l o s i v e d rà c o m e a g g i u n g e r e , m o d i f i c a r e e c a n c e l l a r e d a t i n e l l e t a b e l l e . C on
A c c e s s è possibile lavorare in V i s u a l i z z a z i o n e F o g l i o d a t i ( o V i s u a l i z z a z i o n e t a b e l l a) , n e l l a q u a l e v e n g o n o
v i s u a l i z z a t i s u l l o s c h e r m o p iù r e c o r d p e r v o l t a , o V i s u a l i z z a z i o n e M a s c h e r a , n e l l a q u a l e s i p u ò v e d e r e u n s o l o
record per volta. Normalmente, all ’ apertura di una tabella ci si trova in Visualizzazione Foglio dati. Se si
desidera utilizzare la Visualizzazione Maschera, si deve creare una maschera o utilizzare una maschera
esistente. Per visualizzare i dati in Visualizzazione Foglio dati, fare clic sulla scheda Tabelle o Q u e r y nella

finestra del database. Quindi fare doppio clic sulla tabella o query della quale si vogliono vedere i dati. Oppure,
fare clic sul nome della tabella o query e poi sul pulsante Apri nella finestra del database. Oppure ancora,
cliccare con il pulsante destro del mouse sulla tabella o query e scegliere Apri . Per visualizzare i dati in
Visualizzazione Maschera, cliccare sulla scheda M a s c h e r e nella finestra del database e poi fare doppio clic
sulla maschera che si desidera aprire. Oppure, cliccare sul nome della maschera e poi su Apri nella finestra del
d a t a b a s e . O p p u r e a n c o r a , c l i c c a r e c o n i l p u l s a n t e d e s t r o d e l m o u s e s u l l a m a s c h e r a e s c e g l i e r e A p r i. Q u a n d o s i
apre una maschera, è possibile passare facilmente da una visualizzazione all’altra. A questo scopo, cliccare sul
simbolo di elenco a discesa accanto al pulsante Visualizza della barra degli strumenti; quindi scegliere

un ’ opzione nel menu ( V i s u a l i z z a z i o n e S t r u t t u r a , V i s u a l i z z a z i o n e M a s c h e r a o Visualizzazione Foglio dati) .


Oppure, scegliere l ’ o p z i o n e a p p r o p r i a t a n e l m e n u V i s u a l i z z a ( S t r u t t u r a m a s c h e r a , M a s c h e r a o F o g l i o d a t i ).

10.6.1 Personalizzazione della Visualizzazione Foglio dati


La personalizzazione della Visualizzazione Foglio dati pu ò rappresentare un metodo facile e rapido per
visualizzare e stampare un elenco dei dati contenuti in una tabella. E possibile utilizzare una barra degli
s t r u m e n t i F o r m a t t a z i o n e e c o m a n d i d i m e n u s p e c i a l i , i n o l t r e , f a ce n d o c l i c c o n i l p u l s a n t e d e s t r o d e l m o u s e , s i
pu ò modificare in un attimo l’ aspetto di una V i s u a l i z z a z i o n e F o g l i o d a t i .

10.6.2 La barra degli strumenti Formattazione

L a b a r r a d e g l i s t r u m e n t i F o r m a t t a z i o n e ( f o g l i o d a t i ) , c o n s e n t e di m o d i f i c a r e l’ a s p e t t o d e l t e s t o d e l f o g l i o d a t i ,
s c e g l i e r e u n c o l o r e p e r s f o n d o , p r i m o p i a n o e g r i g l i a d e l f o g l i o d a t i , o l t r e a c o n t r o l l a r e l’ a s p e t t o d e l l e l i n e e
della griglia. Per utilizzare questa barra degli strumenti, o c c or r e (ovviamente) visualizzarla prima sullo
schermo. Ecco come:
• Se si è in Visualizzazione Foglio dati: fare clic con il pulsante destro del mouse sulla barra degli
strumenti corrente e selezionare (compare un segno di spunta) Formattazione (foglio dati).

• Se non è visibile nessuna barra degli strumenti, scegliere Visualizza | Barre degli strumenti |
P e r s o n a l i z z a. N e l l a f i n e s t r a d i d i a l o g o P e r s o n a l i z z a ( s c h e d a B a r r e d e g l i s t r u m e n t i ) , s e l e z i o n a r e ( i n s e r i r e
un segno di spunta nella casella a sinistra) F o r m a t t a z i o n e (foglio dati).
Quando la barra degli strumenti F o r m a t t a z i o n e è visibile, è possibile utilizzarla:
• Per portarsi rapidamente in una colonna particolare del record selezionato al momento, scegliere un nome
d i c o l o n n a ( c a m p o ) n e l l ’ e l e n c o a d i s c e s a d e l l a c a s e l l a V a i a c a m p o.
• Per modificare il tipo di carattere per tutto il testo della Visualizzazione Foglio dati, scegliere un nome di
carattere nell ’elenco a discesa Tipo di carattere.

• P e r m o d i f i c a r e l a d i m e n s i o n e d e l c a r a t t e r e p e r t u t t o i l t e s t o d el l a V i s u a l i z z a z i o n e F o g l i o d a t i , s c e g l i e r e
u n a d i m e n s i o n e d i c a r a t t e r e n e l l ’ e l e n c o a d i s c e s a D i m e n s i o n e c a r a t t e r e.
• Per convertire in carattere grassetto tutto il testo della Visualizzazione Foglio dati, fare clic sul pulsante
Grassetto (G). Per disattivare il grassetto, fare clic di nuovo sul pulsante Grassetto. Utilizzare questa stessa
t e c n i c a c o n i l C o r s i v o e i l S o t t o l i n e a t o , p e r a t t i v a r e o d i s a t t iv a r e i l c a r a t t e r e C o r s i v o e S o t t o l i n e a t o .
• Per modificare il colore di sfondo della Visualizzazione Foglio dati, fare clic sul simbolo di elenco a
d i s c e s a a c c a n t o a l p u l s a n t e C o l o r e r i e m p i m e n t o / s f o n d o e p o i f ar e c l i c s u l c o l o r e d e s i d e r a t o . U t i l i z z a r e
questa stessa tecnica con i pulsanti Colore carattere / primo piano e Colore linea / bordo, per scegliere,
rispettivamente, i colori del primo piano (testo) e delle linee della griglia.

• Per cambiare l ’aspetto delle linee della griglia, cliccare sul simbolo di elenco a discesa accanto al pulsante
Griglia completa e quindi fare clic sull ’ immagine che visualizza il tipo di griglia desiderato. Utilizzar e la
stessa tecnica col pulsante Effetti speciali per aggiungere alla griglia un effetto piatto, in rilievo o incassato.

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In Visualizzazione Foglio dati è possibile riorganizzare le colonne del foglio dati, regolare l ’altezza delle righe,
la larghezza delle colonne e anche nascondere delle colonne. Selezionare le colonne con cui lavorare e quindi:
• Per selezionare una colonna, fare clic sul selettore di campo ne lla parte superiore della colonna.
• Per selezionare più colonne, trascinare il puntatore del mouse sui selettori di campo.o cliccare sul selettore
della prima colonna che si vuole selezionare. Quindi, se o c c o r r e, utilizzare la barra di scorrimento
o r i z z o n t a l e e , t e n e n d o p r e m u t o i l t a s t o S h i f t , c l i c c a r e s u l s e l et t o r e d i c a m p o d e l l ’ u l t i m a c o l o n n a c h e s i

desidera selezionare.
• Per d e s e l e z i o n a r e c o l o n n e g i à s e l e z i o n a t e , f a r e c l i c n e l l ’ a r e a d a t i d i u n a q u a l s i a s i c o l o n n a .
• P e r m o d i f i c a r e l’ a l t e z z a d i t u t t e l e r i g h e , t r a s c i n a r e i l b o r d o i n f e r i o r e d i u n s e l e t t o r e d i r i g a v e r s o l’ a l t o o
verso il basso. Oppure, scegliere il comando Formato | Altezza righe oppure fare clic con il pulsante destro
d e l m o u s e s u u n s e l e t t o r e d i r i g a e s c e g l i e r e A l t e z z a r i g h e ; q u in d i i m m e t t e r e u n ’ a l t e z z a ( i n p u n t i ) o p p u r e
attivare la casella di controllo Altezza standard per utilizzare l’altezza standard di Access e fare clic su O K.
• Per modificare la larghezza di una colonna, trascinare la barra verticale accanto al selettore di campo di
quella colonna verso destra o verso sinistra. Oppure, per ottene re rapidamente l’adattamento ottimale della

colonna, fare doppio clic sulla barra verticale.


• P e r m o d i f i c a r e l a l a r g h e z z a d i u n a o p i ù c o l o n n e a d i a c e n t i , s e l e z i o n a r e l a c o l o n n a o l e c o l o n n e d i c u i si
vuole modificare la dimensione. Quindi, scegliere il comando Formato | Larghezza colonne oppure fare
clic con il pulsante destro del mouse su qualsiasi dato entro la selezione e scegliere Larghezza colonne.
• Nella finestra di dialogo Larghezza colonne, immettere una largh ezza (in numero di caratteri) o attivare la
c a s e l l a d i c o n t r o l l o L a r g h e z z a s t a n d a r d e p o i c l i c c a r e s u O K o s u A d a t t a. I n a l t e r n a t i v a , t r a s c i n a r e v e r s o
destra o verso sinistra la barra verticale accanto al selettore di campo di una colonna.
• P e r s p o s t a r e u n a o p iù c o l o n n e , s e l e z i o n a r e l a c o l o n n a o l e c o l o n n e d a s p o s t a r e . Q u i n d i , f a r e c l i c s u u n o
dei selettori di campo evidenziati e trascinare la selezione verso destra o verso sinistra.

• Per nascondere alcune colonne, selezionare la colonna o le colonne da nascondere. Quindi, scegliere il
comando Formato | Nascondi colonne oppure fare clic con il pulsante destro del mouse su un qualsiasi dato
entro la selezione e scegliere Nascondi colonne .
• Per nascondere o visualizzare di nuovo alcune colonne, sceglier e il comando Formato | Scopri colonne.
Selezionare i nomi delle colonne che si desiderano scoprire, deseleziona re quelle che si vogliono
nascondere e fare clic su Chiudi.

10.6.3 Come bloccare e sbloccare colonne


S e l a t a b e l l a è p iù a m p i a d e l l o s c h e r m o , l o s c o r r i m e n t o v e r s o l e u l t i m e c o l o n n e a de s t r a a v r à p e r e f f e t t o l a
s c o m p a r s a d e l l e p r i m e c o l o n n e a s i n i s t r a . A n z i c hé s c o r r e r e a v a n t i e i n d i e t r o p e r c o n t r o l l a r e i l r e c o r d s u c u i s i
trova il cursore, si può bloccare una o più colonne in modo da mantenerle sempre visibili. Per bloccare una o

p iù c o l o n n e , s e l e z i o n a r e l a c o l o n n a o l e c o l o n n e c h e s i v o g l i o n o b l o c c a r e , s c e g l i e r e F o r m a t o | B l o c c a c o l o n n e
oppure fare clic con il pulsante destro del mouse su un qualsiasi dato entro la selezione e quindi scegliere
Blocca colonne nel menu di scelta rapida. Le colonne selezionate si spostano automaticamente nelle posizioni
più a sinistra del foglio dati e rimangono visibili mentre si fanno scorrere verso destra le altre colonne del
foglio dati. Una linea verticale spessa separa le colonne bloccate da quelle non bloccate. Per sbloccare le
c o l o n n e , s c e g l i e r e i l c o m a n d o F o r m a t o | S b l o c c a t u t t e l e c o l o n n e.

10.6.4 Salvare o annullare le modifiche apportate al foglio dati


Se l’ u t e n t e ha personalizzato la visualizzazione del foglio dati, all a chiusura della tabella, il programma
richiede se si vogliono salvare le modifiche alla disposizione. Per mantenere le impostazioni personalizzate per

le successive sessioni, cliccare su Sì. P e r a n n u l l a r e l e i m p o s t a z i o n i , s u N o. È possibile salvare in qualsiasi


momento anche le modifiche alla disposizione del foglio dati. A questo scopo, scegliere il comando File |
Salva o premere Ctrl + S oppure fare clic sul pulsante Salva della barra degli strumenti Foglio dati tabella.

10.6.5 Come spostarsi nelle maschere e nei fogli dati


Per spostarsi all ’ interno di una tabella, si pu ò utilizzare una qualsiasi delle tecniche seguenti.
• P e r s p o s t a r s i t r a i r e c o r d , u t i l i z z a r e i p u l s a n t i d e l l a p a r t e in f e r i o r e d e l l a m a s c h e r a o d e l l a f i n e s t r a d e l f o g l i o
dati. Oppure, scegliere il comando Modifica | Vai a e scegliere il comando appropriato nel menu a discesa.
Le opzioni del comando Vai a sono P r i m o, U l t i m o, S u c c e s s i v o, Precedente e Nuovo record.

• Per spostarsi tra i record in Visualizzazione Foglio dati, utilizzare la barra di scorrimento verticale sul
l a t o d e s t r o d e l l a f i n e s t r a . M e n t r e s i t r a s c i n a l a c a s e l l a d i s c or r i m e n t o , a c c a n t o a l l a b a r r a d i s c o r r i m e n t o
compaiono il numero del record corrente e il totale dei record.
• Per spostarsi tra le colonne in Visualizzazione Foglio dati, utilizzare la barra di scorrimento orizzontale
posta sul bordo inferiore della finestra.
• Per visualizzare ulteriori campi in Visualizzazione maschera, utilizzare la barra di scorrimento verticale
sul bordo destro della finestra oppure la barra di scorrimento orizzontale sul bordo inferiore della finestra.
• Per raggiungere un record particolare in base al contenuto di un campo, si può utilizzare il pulsante T r o v a .

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10.6.6 Aggiungere dati a una tabella


Per aggiungere dati in una tabella, portarsi su un nuovo record e digitare il contenuto di ciascun campo.
Completato un campo, per spostarsi al campo successivo, premere Invio o Tab. Oppure, fare clic sul campo
nel quale si vogliono aggiungere dati. Seguire questi passi:
1 - Aprire la tabella in Visualizzazione Foglio dati oppure aprire la maschera in Visualizzazione Maschera.
Quindi, se il cursore non si trova gi à in un record vuoto, per portarsi a un nuovo record, utilizzare una qualsiasi
delle tecniche seguenti:
• Fare clic sul pulsante N u o v o r e c o r d della barra degli strumenti.

• Scegliere il comando Modifica | Vai a | Nuovo record.


• Cliccare su N u o v o r e c o r d sulla barra di spostamento che si trova in basso a sinistra nel la finestra.

2 - Digitare il contenuto del campo corrente (campo nel quale si trova il cursore). Quindi, premere il tasto T a b
o Invio per spostarsi al campo successivo oppure fare clic sul successi vo campo nel quale si desiderano
immettere dati.
3 - Ripetere il passo 2 fino a che non si è completata l’immissione di dati nel record.
Completato l ’ultimo campo di un record, si pu ò premere il tasto T a b o Invio per portarsi al successivo record
v u o t o . S e n o n s i v u o l e a g g i u n g e r e u n a l t r o r e c o r d , c h i u d e r e l a ta b e l l a o m a s c h e r a ( o p p u r e p a s s a r e a l r e c o r d
precedente). Access salva su disco l ’intero record, appena si passa a un altro record. Tuttavia se un record non
pu ò e s s e r e s a l v a t o p e r c h é n o n h a s u p e r a t o i c o n t r o l l i d i v a l i d i t à, i l p r o g r a m m a v i s u a l i z z a u n m e s s a g g i o d i

errore con la descrizione del problema.

10.6.7 Le icone minuscole


D u r a n t e l ’ a g g i u n t a o l a m o d i f i c a d e i d a t i c o n t e n u t i i n u n a t a b e l l a , s u l l at o s i n i s t r o d e l l a f i n e s t r a V i s u a l i z z a z i o n e
F o g l i o d a t i o V i s u a l i z z a z i o n e M a s c h e r a c o m p a i o n o t r e i c o n e m i n u sc o l e ( T r i a n g o l o n e r o c h e p u n t a v e r s o
d e s t r a : R e c o r d c o r r e n t e ; A s t e r i s c o: N u o v o r e c o r d , R e c o r d v u o t o ; M a t i t a i n c l i n a t a v e r s o d e s t r a : i l r e c o r d è i n
corso di modifica, le modifiche correnti non sono state ancora salvate).

10.6.8 Modifica dei dati di una tabella


Modificare i dati di una tabella è semplice. È sufficiente portare il cursore sui dati che si desidera modificare e
quindi utilizzare le tecniche standard di modifica del testo. È importante, tuttavia, prima di effettuare una
modifica, controllare lo schermo per vedere se il contenuto del c a m p o è evidenziato:
• Se il contenuto corrente del campo è evidenziato ( è attiva la Modalit à di spostamento, nella quale i tasti di

controllo del cursore consentono di spostarsi tra i campi), ogni dato che viene digitato dall ’utente sostituisce
istantaneamente il contenuto corrente. Per togliere l ’evidenziazione prima della digitazione, premere il tasto
F 2 o p p u r e f a r e c l i c a l l ’ i n t e r n o d e l c a m p o n e l p u n t o i n c u i s i v u o l e e f f e t t u a r e l a m o d i f ic a .
• Se il contenuto del campo non è e v i d e n z i a t o (è attiva la Modalit à di modifica, nella quale i tasti di
controllo del cursore consentono di spostarsi all ’interno di un campo per modificarne il contenuto), ogni
i n f o r m a z i o n e d i g i t a t a d a l l ’u t e n t e v i e n e i n s e r i t a n e l l a p o s i z i o n e d e l c u r s o r e .
Per passare da Modalit à spostamento a Modalit à modifica o viceversa, premere F2 in qualsiasi momento.

10.6.9 Cancellare i dati


Per cancellare i dati all ’interno di un campo:
• P o r t a r e i l c u r s o r e n e l p u n t o i n c u i s i v u o l e i n i z i a r e a c a n c e l l ar e i d a t i e q u i n d i p r e m e r e i l t a s t o C a n c o i l
t a s t o B a c k s p a c e, se necessario, per cancellare un carattere per volta.

• Selezionare i dati all ’ interno di un campo e quindi premere il tasto C a n c o il tasto B a c k s p a c e per
cancellare tutto il testo selezionato.
Se si cambia idea e si vuole ripristinare il testo selezionato, premere E s c o cliccare sul pulsante Annulla della
barra degli strumenti. Oppure, scegliere il comando Modifica | Annulla cancellazione o premere Ctrl + Z.

10.6.10 Eliminare record

Per eliminare interi record:


1 - Selezionare i record da eliminare facendo clic sul
selettore a sinistra di ciascun record.
2 - Premere Cancella (o scegliere Modifica | Cancella).
Il programma chiede la conferma dell ’eliminazione.
3 - Fare clic su Sì p e r e l i m i n a r e i r e c o r d s e l e z i o n a t i

oppure su No per rinunciare alla cancellazione.

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10.6.11 Come copiare e spostare dati


È possibile utilizzare tutte le tecniche standard taglia e incoll a di Windows per spostare e copiare dati
selezionati all ’ interno di una tabella, e tra Access e altri programmi. Ecco la tecnica generale:
1 - Selezionare i dati che si vogliono spostare o copiare.
• Se si desidera copiare (duplicare) i dati selezionati, fare clic sul pulsante della barra degli strumenti C o p i a
oppure scegliere il comando Modifica | Copia o premere Ctrl + C .
• Se si desidera spostare i dati selezionati, fare clic sul pulsante Taglia della barra degli strumenti oppure
scegliere Modifica | Taglia oppure premere Ctrl + X.
2 - Portare il cursore nel punto in cui si vogliono disporre i dati copiati o tagliati e fare clic sul pulsante della

barra degli strumenti Incolla oppure scegliere Modifica | Incolla o premere C t r l + V .

10.6.12 Collegamenti ipertestuali in una tabella

Se in una tabella si include un campo di collegamento ipertestua le, è possibile utilizzarlo per portarsi
rapidamente in corrispondenza di ogni tipo di informazione parte ndo da un database o da una maschera. E
sufficiente fare clic su un indirizzo di collegamento ipertestua le visualizzato nel campo per raggiungere un
altro programma o un altro oggetto. Ecco i passi per l ’uso di collegamenti ipertestuali in una tabella di Access:
1 - Selezionare la tabella alla quale si desidera aggiungere un campo di collegamento ipertestuale nella finestra
del database e fare clic su S t r u t t u r a .
2 - Aggiungere un nuovo campo alla tabella e assegnargli il tipo di campo Collegamento ipertestuale .

Ripetere questo passo per ciascun campo di collegamento ipertest uale da includere nella tabella.
3 - C l i c c a r e s u V i s u a l i z z a nella barra degli strumenti per passare alla V i s u a l i z z a z i o n e F o g l i o d a t i . S c e g l i e r e Sì
quando il programma richiede se si vogliano salvare le modifiche apportate alla struttura della tabella.
4 - Portare il cursore sul campo di collegamento ipertestuale e cli ccare sul pulsante della barra degli strumenti
Inserisci collegamento ipertestuale. Compilare la finestra Modif ica collegamento ipertestuale e cliccare su OK.

10.6.13 Lo strumento Inserisci collegamento ipertestuale


Lo strumento Inserisci collegamento ipertestuale apre una finestra di dialogo che consente la creazione di
c o l l e g a m e n t i i p e r t e s t u a l i a i n d i r i z z i I n t e r n e t ( f i l e u r l) , a d o c u m e n t i m e m o r i z z a t i n e l c o m p u t e r l o c a l e o i n r e t e
oppure a un database di Access. Questa finestra di dialogo inclu de un ’opzione che consente di raggiungere
rapidamente Un punto specifico. Per utilizzare lo strumento Inserisci collegamento ipertestuale:
1 - Aprire il foglio dati o la maschera con il campo di collegament o ipertestuale che si desidera modificare.

2 - Fare clic sul campo di collegamento ipertestuale per attivare il pulsante Inserisci collegamento
ipertestuale della barra degli strumenti. Se il campo contiene già un indirizzo di collegamento ipertestuale,
non si deve fare clic su di esso (si otterrebbe il risultato di raggiungere quell’ indirizzo) ma utilizzare il tasto
I n v i o, i l t a s t o T a b o u n t a s t o d i c o n t r o l l o d e l c u r s o r e p e r s c e g l i e r e i l c a m p o .
3 - Fare clic sul pulsante Inserisci collegamento ipertestuale della barra degli strumenti oppure scegliere il
c o m a n d o I n s e r i s c i | C o l l e g a m e n t o i p e r t e s t u a l e p e r a p r i r e l a f i n e s t r a I n s e r i s c i c o l l e g a m e n t o i p e r t e s t u a l e.
4 - Immettere un nome di file o un indirizzo U R L nella casella al di sotto di Collega a file o U R L . Se si fa clic
s u S f o g l i a, s i p o t rà s c e g l i e r e u t i l i z z a n d o l a f i n e s t r a d i d i a l o g o C o l l e g a a f i l e c h e o p e r a c o m e l e a l t r e f i n e s t r a d i
d i a l o g o A p r i f i l e . S e s i e s a m i n a l’ e l e n c o a d i s c e s a Tipo file di questa finestra di dialogo, si troveranno le

o p z i o n i T u t t i i f i l e , F i l e d i O f f i c e , F i l e I n t e r n e t, D o c u m e n t i , C a r t e l l e d i l a v o r o, P r e s e n t a z i o n i , D a t a b a s e ,
P r o g e t t i , F i l e H T M L , F i l e d i t e s t o, F i l e G I F , F i l e J P E G , F i l e V R M L e M o d e l l i .
5 - Fare clic su Sfoglia Indirizzo riportato nel file (opzionale) se si desidera portarsi direttamente in un punto
s p e c i f i c o d e l f i l e i m m e s s o n e l p a s s o 4 . L ’ a s p e t t o d e l l a f i n e s t r a d i d i a l o g o S e l e z i o n a p o s i z i o n e d i p e n d e d al t i p o
di documento che si raggiunge con il collegamento ipertestuale. Se si sta effettuando un collegamento a un
d a t a b a s e d i A c c e s s , c o m p a r e u n a f i n e s t r a s i m i l e a u n a f i n e s t r a di d a t a b a s e . E f f e t t u a r e l a s c e l t a e f a r e c l i c s u
O K p e r t o r n a r e a l l a f i n e s t r a d i d i a l o g o I n s e r i s c i c o l l e g a m e n t o i p e r t e s t u a l e.
6 - F a r e c l i c s u O K p e r i m m e t t e r e l ’i n d i r i z z o n e l c a m p o d i c o l l e g a m e n t o i p e r t e s t u a l e .

10.6.14 Modifica di un indirizzo di collegamento ipertestuale


Per modificare un indirizzo di collegamento ipertestuale:

• Portare il cursore sull ’ indirizzo, senza fare clic su di esso. Quindi, premere F 2 ed effettuare le modifiche.
Premere di nuovo F2 per selezionare di nuovo tutto il campo.
Oppure
• Fare clic con il pulsante destro del mouse sull’indirizzo, scegliere il comando Collegamento ipertestuale |
Modifica collegamento ipertestuale e modificare l’ i n d i r i z z o tramite la finestra di dialogo Modifica
c o l l e g a m e n t o i p e r t e s t u a l e. P e r s a l v a r e i c a m b i a m e n t i , f a r e c l i c s u O K .
Per cancellare un indirizzo da un campo di collegamento ipertest uale, portare il cursore sull ’indirizzo senza
cliccare su di esso e premere C a n c oppure cliccare con il pulsante destro del mouse sull ’indirizzo e
s c e g l i e r e T a g l i a.

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10.6.15 Uso della tecnica OLE per memorizzare immagini, suoni e altri oggetti

Tramite la tecnica O L E , in un campo all ’interno di una tabella è possibile memorizzare immagini, suoni,
grafici, video e altri oggetti. Naturalmente, tutti questi oggetti possono essere immessi in un campo solo se il
c a m p o è s t a t o d e f i n i t o d i t i p o d a t i o g g e t t o O L E . L a t e c n o l o g i a O L E r i g u a r d a e s s e n z i a l m e n t e l’ i n s e r i m e n t o d i
oggetti da un ’ applicazione (programma) Windows a un ’ altra. Il mondo O L E possiede due tipi principali di
programmi, i server e i client.
• Server - U n S e r v e r O L E è u n p r o g r a m m a c h e s e r v e g l i o g g e t t i c h e v e n g o n o u s a t i i n a l t r e ap p l i c a z i o n i .
Esempi di server O L E i n c l u d o n o W i n d o w s Paint, il Registratore di suoni e WordPad, programmi di utilit à
che corredano Windows, il programma Microsoft Graph che accompagna Access e gli altri programmi di

Microsoft Office, inclusi Word, Excel e PowerPoint.


• Client - Un Client O L E è un programma che può accettare i servizi (cioè gli oggetti) forniti da programmi
come quelli indicati.

10.6.16 Collegare e incorporare

Esistono due modi per inserire un oggetto O L E in una tabella di Access:


• Incorporare - U n a c o p i a s e p a r a t a d e l l ’ o g g e t t o v i e n e p o s t a n e l l a t a b e l l a . L a c o p i a p r e s e n t e n e l l a t a b e ll a è
completamente indipendente dall ’oggetto originario.
• Collegare - Access mantiene un collegamento con l’oggetto sorgente originario, perciò se una copia viene
modificata, si modifica anche l’ altra copia.

1 0 . 6 . 1 7 U n m e t o d o s e m p l i c e p e r l ’i n s e r i m e n t o d i o g g e t t i

Un metodo semplice per collegare o incorporare un oggetto in una tabella di Access consiste semplicemente
nell’inserire una copia completa dell’oggetto. Per copia completa si intende un suono, un ’immagine o qualsiasi
cosa già creata e memorizzata su disco. È necessario conoscere il nome dell’oggetto e la posizione nella quale
esso è memorizzato; quindi per inserire l ’oggetto:

1 - Se non lo si è ancora fatto, avviare Access e aprire il database e la tabella appropriati in Visualizzazione
F o g l i o d a t i o in V i s u a l i z z a z i o n e M a s c h e r a .
2 - Portarsi sul record e sul campo O L E nel quale si vuole inserire l ’oggetto.
3 - Cliccare con il pulsante destro sul campo e scegliere Inserisci oggetto oppure scegliere il comando
Modifica | Inserisci oggetto nella barra dei menu di Access.
4 - Nella finestra di dialogo Inserisci oggetto che compare, scegliere il pulsante di opzione Crea da file.
5 - Digitare la posizione esatta e il nome dell’ oggetto nella casella di testo File. S e n o n s i c o n o s c e i l n o m e n é
l ’e s a t t a p o s i z i o n e , s i p u ò s c e g l i e r e i l p u l s a n t e S f o g l i a p e r c e r c a r e l ’ o g g e t t o .

6 - Eseguire una delle azioni seguenti:


• Per stabilire un collegamento tra oggetto originario e copia nella tabella, attivare la casella Collegamento.
• Per incorporare una copia dell ’oggetto nella tabella, lasciare disattivata la casella di controllo
Collegamento.
• Per visualizzare l’oggetto solo come icona, attivare la casella di controllo M o s t r a c o m e i c o n a .
• Per visualizzare l’ o g g e t t o i n t e r o ( c o m e , a d e s e m p i o , u n a f o t o g r a f i a ) , l a s c i a r e d i s at t i v a t a l a c a s e l l a d i
controllo M o s t r a c o m e i c o n a .

7 - Fare clic su OK.


L ’ a s p e t t o c h e u n o g g e t t o a s s u m e i n u n a t a b e l l a d i p e n d e d a p iù f a t t o r i :

• In Visualizzazione Foglio dati, è visibile solo una breve descrizione dell ’ oggetto.

• In Visualizzazione M a s c h e r a , c o m p a r e l’ o g g e t t o v e r o e p r o p r i o s e s i t r a t t a d i i m m a g i n e , g r a f i c o o u n
altro oggetto di tipo visivo.
• Se l ’ o g g e t t o è u n s u o n o o u n e l e m e n t o d i t i p o n o n v i s i v o o p p u r e a l m o m e n t o d e l l ’ inserimento dell ’ o g g e t t o
si è attivata l ’ o p z i o n e M o s t r a c o m e i c o n a , s u l l a s c h e d a c o m p a r e u n ’ icona rappresentante l ’ oggetto.

10.6.18 Attivare e modificare oggetti OLE

Alcuni oggetti che vengono inseriti in una tabella, come f o t o g r af i e o grafici, sono destinati a essere
semplicemente osservati, ma ogni tanto pu ò presentarsi la necessit à di modificarli. Altri oggetti, come brani
s o n o r i e d i a n i m a z i o n e , s o n o d e s t i n a t i a e s s e r e a t t i v a t i . L’ a t t i v a z i o n e o l a m o d i f i c a d i u n o g g e t t o s i o t t i e n e
facendo doppio clic su di esso. Gli effetti che seguono il doppio clic dipendono dal tipo di oggetto. Se si fa
doppio clic su un oggetto visualizzato, si viene trasferiti nel programma sorgente dell ’oggetto, nel quale, se si
desidera, possono essere effettuate modifiche all ’oggetto. L’ o g g e t t o v i e n e v i s u a l i z z a t o i n u n a f i n e s t r a d i

p r o g r a m m a s e p a r a t a o i n u n a c o r n i c e c h e c o n s e n t e l a m o d i f i c a i m me d i a t a n e l l a f i n e s t r a d i A c c e s s . P e r t o r n a r e
in Access, chiudere il programma sorgente dalla sua barra di m e nu (non la barra dei menu di Access)
scegliendo il comando File | Esci oppure facendo clic sul suo pulsante C h i u d i (se è aperta una finestra
separata) o all’esterno della cornice di modifica (se l’oggetto compare all’interno di una finestra di Access).
Rispondere alle eventuali richieste che compaiono sullo schermo. Se si fa doppio clic su un suono, video o
o g g e t t o s i m i l e , A c c e s s “ e s e g u e” l ’ o g g e t t o .

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10.7 Ordinamento, ricerca, filtro e stampa


In questo capitolo verranno illustrati i metodi per ordinare, effettuare ricerche, sostituire, filtrare e stampare i
dati. Queste operazioni sono disponibili sia in Visualizzazione Foglio dati sia in Visualizzazione Maschera,
a n c h e s e è p r e f e r i b i l e l a v o r a r e i n V i s u a l i z z a z i o n e F o g l i o d a t i n e l l a q u a l e g l i e f f e t t i s o n o p iù e v i d e n t i

10.7.1 Ordinare (alfabeticamente) i dati

Ordinare i dati significa semplicemente disporli secondo un ordine significativo


Per un ordinamento semplice e rap ido in base a un campo qualunque d ì una tabella (tranne
c a m p i d i c o l l e g a m e n t o i p e r t e s t u a l e, c a m p i m e m o e o g g e t t i O L E ) :
1 - Aprire la tabella, query o maschera in Visualizzazione Foglio dati o Visualizzazione Maschera.
2 - Fare clic sul campo in base al quale si vuole effettuare l’ordinamento.
3 - Cliccare su O r d i n a m e n t o c r e s c e n t e / O r d i n a m e n t o d e c r e s c e n t e della barra degli strumenti o scegliere
Record | Ordina | Ordinamento crescente / O r d i n a m e n t o d e c r e s c e n t e o cliccare con il pulsante destro sul
selettore di colonna (in Visualizzazione Foglio dati) e sceglier e il comando Ordinamento crescente /

Ordinamento decrescente nel menu di scelta rapida.


Per riportare i record all’ordine originario, scegliere Record | Rimuovi filtro / ordina o cliccare con il pulsante
destro del mouse in un punto qualsiasi del foglio dati o della maschera e scegliere Rimuovi filtro / ordina.

10.7.2 Ricerca di singoli record

Per esaminare i record si pu ò ricorrere allo scorrimento, ma per trovare rapidamente un dato specifico, si deve
fare ricorso alle seguenti tecniche di ricerca:

1 - Aprire la tabella, query o maschera che contiene i dati nei quali cercare. Utilizzare indifferentemente sia la
V i s u a l i z z a z i o n e F o g l i o d a t i sia la V i s u a l i z z a z i o n e M a s c h e r a .
2 - Se si desidera effettuare ricerche solo in un campo specifico, fare clic sul campo. La funzione Trova pu ò
e f f e t t u a r e r i c e r c h e n e i c a m p i d i q u a l s i a s i t i p o d a t i t r a n n e S i / N o, O g g e t t o O L E o R i c e r c a .
3 - Fare clic sul pulsante T r o v a o scegliere Modifica | Trova o premere C t r l + F. Oppure fare clic con il
pulsante destro sul selettore di colonna (in Visualizzazione Foglio dati) o sul campo (in Visualizzazione
M a s c h e r a ) e s c e g l i e r e T r o v a n e l m e n u d i s c e l t a r a p i d a . C o m p a r e l a f i n e s t r a d i d i a l o g o T r o v a n e l c a m p o.
4 - Nella casella di testo T r o v a , immettere il testo che si desidera cercare.

5 - Selezionare o deselezionare le caselle di controllo Maiuscole / minuscole , Cerca in campi come formattati
e C e r c a s o l o i n c a m p o c o r r e n t e ; n e l l ’ e l e n c o a d i s c e s a C e r c a , s c e g l i e r e u n a d i r e z i o n e d i r i c e r c a ( S u, Gi ù o p p u r e
T u t t o) ; s e n e c e s s a r i o , s c e g l i e r e , u n a o p z i o n e d i c o n f r o n t o n e l l ’ e l e n c o a d i s c e s a Confronta (Campo intero,
P a r t e d e l c a m p o o I n i z i o c a m p o) .
6 - Per avviare la ricerca, fare clic sul pulsante T r o v a primo (per trovare la prima presenza di un testo nella
tabella) o T r o v a s u c c e s s i v o (per trovare la successiva presenza rispetto alla posizione del cursore).
A c c e s s t r o v e r à i l p r i m o ( e v e n t u a l e ) r e c o r d c h e c o r r i s p o n d e a l d a t o c e r c a t o . R ip e t e r e i p a s s i 4 6 p r e c e d e n t i
-
(oppure fare clic su T r o v a s u c c e s s i v o ) f i n o a c h e s i t r o v a i l r e c o r d c e r c a t o . S e A c c e s s s e g n a l a d i n on e s s e r e
riuscito a trovare l ’elemento cercato, fare clic su O K per terminare la ricerca. Terminata l ’operazione, fare clic

su C h i u d i p e r c h i u d e r e l a f i n e s t r a d i d i a l o g o .

10.7.3 Sostituire dati in più record

Oltre a consentire la correzione degli errori di digitazione in tutto o in parte nei campi m e m o e di testo, Access
consente la modifica immediata del contenuto di un campo in tutti o in alcuni record della tabella con la
funzione Sostituisci.
1 - Aprire la tabella, query o maschera che contiene i dati che si vogliono modificare.
2 - (Opzionale) Se si desidera limitare la sostituzione a un singolo campo, fare clic sul campo. La funzione
S o s t i t u i s c i è in grado di sostituire testo nei campi di qualsiasi tipo, trann e O g g e t t i O L E, C o n t a t o r e e R i c e r c a .
3 - S c e g l i e r e M o d i f i c a | S o s t i t u i s c i o p r e m e r e C t r l + H . C o m p a r e l a f i n e s t r a d i d i a l o g o S o s t i t u i s c i n e l c a m p o.
4 - Immettere il valore che si vuole cercare e modificare nella casella di testo T r o v a.
5 - Digitare il testo sostitutivo nella casella di testo Sostituisci con .

6 - Selezionare o deselezionare le caselle di controllo Maiuscole / minuscole, C a m p o i n t e r o e Cerca solo in


c a m p o c o r r e n t e; s e n e c e s s a r i o , s c e g l i e r e u n a d i r e z i o n e S u, Gi ù o T u t t o nell ’ e l e n c o a d i s c e s a C e r c a . Q u i n d i :
• P e r e f f e t t u a r e a u t o m a t i c a m e n t e l a m o d i f i c a ( A c c e s s n o n r i c h i e d er à d i v e r i f i c a r e o g n i o c c o r r e n z a ) , f a r e c l i c
s u l p u l s a n t e S o s t i t u i s c i t u t t o.

• Per verificare le modifiche in ciascun record, fare clic sul pu lsante T r o v a s u c c e s s i v o . Quindi, se si
desidera modificare il record corrente, fare clic su Sostituisci. Se non si vuole modificare il record corrente,
fare clic sul pulsante T r o v a s u c c e s s i v o .
7 - F a r e c l i c s u Sì p e r c o n t i n u a r e c o n i l p a s s o 9 o s u N o p e r a n n u l l a r e l ’ o p e r a z i o n e e t o r n a r e a i p a s s i 4 , 5 o 6 .

8 - S e A c c e s s n o n t r o v a a l t r e o c c o r r e n z e d e l t e s t o c e r c a t o , v i s u a l iz z a u n m e s s a g g i o . F a r e c l i c s u O K p e r f a r
scomparire il messaggio.
9 - Terminata l’operazione di sostituzione, fare clic sul pulsante C h i u d i .

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10.7.4 Escludere record indesiderati tramite filtro

S i p u ò u t i l i z z a r e u n f i l t r o p e r e s c l u d e r e t e m p o r a n e a m e n t e r e c o r d i n d e si d e r a t i . I v a r i m e t o d i p e r l a c r e a z i o n e d i
un filtro sono descritti nelle sezioni che seguono.

10.7.5 Filtro in base a input

Il filtro in base a input è una nuova funzione di Access che, per la ricerca di
record, consente l’uso di un menu di scelta rapida del campo. Per utilizzare il
filtro in base a input:

1 - Aprire la tabella, maschera o query che si desidera filtrare.


2 - F a r e c l i c c o n i l p u l s a n t e d e s t r o d e l m o u s e i n q u a l s i a s i p u n t o de l c a m p o c h e s i v u o l e u t i l i z z a r e c o m e f i l t r o ,
tranne nell’intestazione del campo.
3 - I m m e t t e r e u n v a l o r e n e l l a c a s e l l a F i l t r o p e r : e p r e m e r e I n v i o.

10.7.6 Filtro in base a selezione o a esclusione selezione

Si supponga di aver trovato un record contenente dati che interessano. Si


d e s i d e r a t r o v a r e t u t t i i r e c o r d c o r i g l i s t e s s i d a t i e t u t t i i re c o r d c o n t e n e n t i d a t i

d i v e r s i . A c c e s s c o n s e n t e d i e s e g u i r e q u e s t i c o m p i t i i n m o d o f a c il i s s i m o :
1 - Aprire la tabella, query o maschera che si desidera filtrare (in
V i s u a l i z z a z i o n e F o g l i o d a t i o in V i s u a l i z z a z i o n e M a s c h e r a ) .

2 - Individuare il record e il campo contenente un esempio dei dati che si desidera far filtrare ad Access.
3 - Indicare ad Access il metodo di confronto:
• P e r c o n f r o n t a r e t u t t o i l c a m p o , s e l e z i o n a r e t u t t o i l c a m p o o f ar e c l i c n e l c a m p o s e n z a e f f e t t u a r e s e l e z i o n i .
• Per confrontare una parte del campo dal primo carattere selezionare il testo a partire dall’inizio del campo.
• P e r c o n f r o n t a r e u n a p a r t e d e l c a m p o , d o p o i l p r i m o c a r a t t e r e , s e l e z i o n a r e i l t e s t o a l l ’i n t e r n o d e l c a m p o .
4 - Per applicare il filtro:
• Per visualizzare i soli record il cui contenuto corrisponde al dato cercato, fare clic sul pulsante della barra
degli strumenti Filtro in base a selezione oppure scegliere il comando Record | Filtro | Filtro in base a
selezione o fare clic cori il pulsante destro del mouse sul campo e scegliere Filtro in base a selezione.
• Per visualizzare i soli record il cui contenuto non corrisponde il dato cercato fare clic con il pulsante destro
del mouse sul campo e scegliere Filtro ad esclusione selezione (Access escluder à i record contenenti nel
c a m p o v a l o r i n u l l i e i r e c o r d c o n t e n e n t i v a l o r i c o r r i s p o n d e n t i al c a m p o c o r r e n t e o a l l a s e l e z i o n e c o r r e n t e ) .

La Visualizzazione Foglio dati o la Visualizzazione Maschera riflette all’ istante le scelte di filtro
dell’utente. Per rimuovere o applicare di nuovo un filtro:
• Per rimuovere (o riapplicare) solamente il filtro, fare clic sul pulsante della barra degli strumenti R i m u o v i
filtro. Si tratta di un commutatore a due posizioni: si fa clic su di esso per rimuovere il filtro (il pulsante
appare sporgente) e si fa clic ancora una volta per applicare di nuovo il filtro (il pulsante appare premuto).
L a d e s c r i z i o n e d e l c o m a n d o , v i s i b i l e s e s i p o r t a i l m o u s e s u l p ul s a n t e , p a s s a d a R i m u o v i f i l t r o a d A p p l i c a
filtro, per indicare l’azione del pulsante.
• P e r r i m u o v e r e s i a i l f i l t r o s i a l’ o r d i n a m e n t o , f a r e c l i c c o n i l p u l s a n t e d e s t r o d e l m o u s e s u u n q u a l s i a s i

campo e scegliere Rimuovi filtro / ordina o scegliere il comando Record | Rimuovi filtro / ordina.

10.7.7 Filtro in base a maschera

C o n s e n t e l a c r e a z i o n e d i u n f i l t r o d i g i t a n d o i v a l o r i d a r i c e r c ar e i n u n a m a s c h e r a . S e g u i r e q u e s t i p a s s i :
1 - Aprire la tabella, query o maschera in Visualizzazione Foglio dati o Visualizzazione Maschera.
2 - Fare clic sul pulsante Filtro in base a maschera nella barra degli strumenti oppure scegliere il comando
Record | Filtro | Filtro in base a maschera. Se si è in Visualizzazione Foglio dati, compare un foglio dati
v u o t o d i u n a s o l a r i g a . S e s i è in V i s u a l i z z a z i o n e M a s c h e r a , c o m p a r e u n a m a s c h e r a v u o t a .
3 - F a r e c l i c s u l c a m p o c h e v e r r à u t i l i z z a t o p e r s p e c i f i c a r e i c r i t e r i c h e i r e c o r d d e v o n o s o d d i sf a r e p e r e s s e r e

inclusi nell’insieme filtrato dei record.


4 - I m m e t t e r e i c r i t e r i s c e g l i e n d o i l v a l o r e r i c e r c a t o n e l l ’ e l e n c o a d i s c e s a d e i c a m p o ( s e l’ e l e n c o i n c l u d e p i ù
valori) o digitando direttamente nel campo un valore o un ’espressione.
5 - Ripetere, se necessario, i passi 3 e 4, per specificare ulteriori criteri che devono risultare soddisfatti per
ciascun record filtrato.
6 - Se si vuole specificare valori alternativi che i record devono contenere per superare il filtro, cliccare sulla
scheda o in fondo alla finestra, specificare i criteri per quell a scheda ripetendo, se necessario, i passi 3 e 4. Si
pu ò continuare a impostare ulteriori criteri OR e si pu ò passare a una scheda diversa facendo clic su di essa.
7 - Quando si è pronti ad applicare il filtro, fare clic sul pulsante Applica filtro della barra degli strumenti

o p p u r e s c e g l i e r e i l c o m a n d o A p p l i c a f i l t r o / o r d i n a m e n t o.
A c c e s s f i l t r a i r e c o r d n e l m o d o r i c h i e s t o e l i v i s u a l i z z a n e l f og l i o d a t i o n e l l a m a s c h e r a . C o m e p e r Filtro in
b a s e a s e l e z i o n e, s i p u ò r i m u o v e r e , s e n e c e s s a r i o , i l f i l t r o e s a l v a r e i l f i l t r o i n V i s u a l i z z a z i o n e F o g l i o d a t i o i n
Visualizzazione Maschera.

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10.7.8 La funzione Ordinamento/filtro avanzato

La funzione Ordinamento / filtro avanzato p u ò essere conveniente se si devono creare filtri complessi. Con
Ordinamento / filtro avanzato si possono ordinare i campi e specificare contemporaneamente i criteri di
s e l e z i o n e , s e n z a p a s s a r e d a u n a s c h e d a a l l ’ a l t r a ( c o m e p e r F i l t r o i n b a s e a m a s c h e r a ) . S e g u i r e q u e s t i p a s s i:
1 - Aprire la tabella, query o maschera in Visualizzazione Foglio dati o Visualizzazione Maschera.
2 - S c e g l i e r e R e c o r d | F i l t r o | O r d i n a m e n t o / f i l t r o a v a n z a t o. C o m p a r e l a f i n e s t r a d e l l a s t r u t t u r a d e l f i l t r o .
3 - Trascinare il nome di un campo, nel quale si vogliono effettuar e ricerche oppure in base al quale si desidera
e f f e t t u a r e l’ o r d i n a m e n t o , d a l l ’ e l e n c o c h e c o m p a r e n e l r i q u a d r o s u p e r i o r e d e l l a f i n e s t r a a l l a g r i g l i a Q B E n e l
r i q u a d r o i n f e r i o r e d e l l a f i n e s t r a . O p p u r e , f a r e d o p p i o c l i c s u un c a m p o p e r c o p i a r l o n e l l a c e l l a d e l c a m p o

successivo disponibile nella griglia Q B E .


4 - S c e g l i e r e C r e s c e n t e o D e c r e s c e n t e nella casella O r d i n a m e n t o, se si desidera ordinare i record in base al
campo specificato nel passo3.
5 - Digitare il valore ricercato nella cella Criteri al di sotto del nome del campo.
6 - Ripetere i passi dal 3 al 5 in modo da specificare tutti i crit eri desiderati.
7 - Fare clic sul pulsante della barra degli strumenti Applica filtro oppure scegliere il comando Filtro |
A p p l i c a f i l t r o / o r d i n a m e n t o.
Gli eventuali record che non soddisfano i criteri specificati sc ompaiono semplicemente dalla vista. Per quanto
r i g u a r d a F i l t r o i n b a s e a m a s c h e r a e F i l t r o i n b a s e a s e l e z i o n e, è p o s s i b i l e r i m u o v e r e i l f i l t r o i m p o s t a t o c o n

O r d i n a m e n t o / f i l t r o a v a n z a t o (fare clic sul pulsante della barra degli strumenti Rimuovi filtro) e salvare il
filtro con il foglio dati e con la maschera (fare clic sul p u l s an t e della barra degli strumenti Salva in
Visualizzazione Foglio dati o in Visualizzazione Maschera). Se si rimuove il filtro, tutti i record della tabella
saranno di nuovo accessibili. Per riapplicare il filtro, è sufficiente fare clic sul pulsante della barra degli
strumenti Applica filtro.

10.7.9 Stampa di maschere o di fogli dati

S e s i h a u n F o g l i o d a t i o u n a M a s c h e r a s u l l o s c h e r m o e s i d e s i d er a u n a c o p i a s t a m p a t a d i t a l e o g g e t t o , s i p u ò
normalmente premere il pulsante della barra degli strumenti Stampa per stampare i dati senza che il
programma richieda ulteriori informazioni. Per ottenere una r a p id a anteprima dell’aspetto che i dati
assumeranno una volta stampati, iniziare in Visualizzazione Foglio d a t i o in Visualizzazione Maschera,
q u i n d i , f a r e c l i c s u l p u l s a n t e A n t e p r i m a d i s t a m p a d e l l a b a r r a de g l i s t r u m e n t i o p p u r e s c e g l i e r e i l c o m a n d o F i l e |
Anteprima di stampa. Compare un ’immagine a piena pagina del Foglio dati o della Maschera. Per st ampare i
dati della Maschera o del Foglio dati corrente senza visualizzarne l’anteprima:
1 - P e r s t a m p a r e r e c o r d s e l e z i o n a t i , e v i d e n z i a r e i r e c o r d d e s i d e r a t i.

2 - Cliccare sul pulsante Stampa della barra degli strumenti se si desidera utilizzare le opzioni di stampa
predefinite e stampare immediatamente. Oppure, se si desidera un maggiore controllo sulla stampa, scegliere il
c o m a n d o File | Stampa o premere C t r l + P . Compare la finestra di dialogo S t a m p a.
3 - Impostare le opzioni della finestra di dialogo S t a m p a.
4 - Quando si è pronti a iniziare la stampa, scegliere O K.

10.8 Effettuare ricerche nelle tabelle


Le query consentono di estrarre informazioni specifiche dalle tabelle e modificare in vari modi i dati
s e l e z i o n a t i . I n r e a l t à , l a c a p a c i t à d i e f f e t t u a r e q u e r y r a p p r e s e n t a i l m o t i v o e s s e n z i a l e d e l l ’u s o d i a p p l i c a z i o n i
p e r l a g e s t i o n e d i d a t a b a s e ( a n z i c hé p r o g r a m m i d i f o g l i o e l e t t r o n i c o o d i e l a b o r a z i o n e t e s t i ) q u a n d o s i t r a t t a d i
gestire grossi volumi di dati correlati. Le query consentono di visualizzare i dati desiderati, nella sequenza

d e s i d e r a t a . E s s e c o n s e n t o n o a n c h e d i e f f e t t u a r e c a l c o l i s u i d a t i, c r e a r e r a g g r u p p a m e n t i d i d a t i p e r m a s c h e r e ,
report , grafici e altre query, effettuare modifiche globali alle tabelle e creare nuove tabel l e . Q u a n d o s i e s e g u e l a
maggior parte delle query o si applica un filtro, Access raccoglie i dati richiesti dall ’utente in un dynaset. Il
d y n a s e t h a l ’ a s p e t t o e i l c o m p o r t a m e n t o d i u n a t a b e l l a , m a , i n r e a l t à, è u n a v i s u a l i z z a z i o n e d i n a m i c a e v i v a d i
u n a o p iù t a b e l l e . P e r c i ò , l e m o d i f i c h e e f f e t t u a t e d o p o l ’ e s e c u z i o n e d i u n a q u e r y s o l i t a m e n t e h a n n o e f f e t t o s u l l e
tabelle sottostanti del database vero e proprio. E possibile cre are numerosi tipi di query:

• Q u e r y di selezione – È i l t i p o d i q u e r y u s a t o p iù f r e q u e n t e m e n t e , c h e c o n s e n t e d i s e l e z i o n a r e r e c o r d ,
creare nuovi campi calcolati e riepilogare i dati.
• Query a campi incrociati - R a g g r u p p a i d a t i i n c a t e g o r i e e v i s u a l i z z a i v a l o r i i n u n f o r m at o s i m i l e a u n
foglio elettronico con totali di riepilogo. Le query a campi incrociati possono essere utilizzate per

c o n f r o n t a r e v a l o r i e p e r o s s e r v a r e t e n d e n z e n e i d a t i , p e r v i s u a li z z a r e d a t i r i e p i l o g a t i v i . L e q u e r y a c a m p i
incrociati sono particolarmente utili come base per report e grafici.
• Query di creazione tabella - Crea una nuova tabella da un dynaset. Utilizzare una query di creazione
tabella per creare una copia di sicurezza di una tabella, per sa lvare una tabella storica contenente vecchi
record che si ha intenzione di eliminare da un ’altra tabella, per ottenere un sottoinsieme di dati dai quali
c r e a r e u n r e p o r t o p p u r e p e r c r e a r e u n a t a b e l l a d a e s p o r t a r e i n a l t r e a p p l i c a z i o n i.

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• Query di aggiornamento - Consente di effettuare modifiche globali ai dati di una o più tabelle. Queste
query offrono un metodo potente e rapido per la modifica di numerosi record con una sola operazione.
• Q u e r y di a c c o d a m e n t o - Aggiunge i record di una o più tabelle alla fine di una tabella gi à esistente. Le
q u e r y d i a c c o d a m e n t o s o n o p a r t i c o l a r m e n t e u t i l i p e r a g g i u n g e r e v e c c h i r e c o r d a l l a f in e d i u n a t a b e l l a .
• Query di eliminazione - E l i m i n a u n g r u p p o d i r e c o r d d a u n a o p iù t a b e l l e .
• Query di tipo pass through - - Riservate esclusivamente agli esperti di SQL, le query di tipo pass through -
i n v i a n o c o m a n d i d i r e t t a m e n t e a u n s e r v e r d i d a t a b a s e S Q L u t i l i z za n d o l a s i n t a s s i r i c h i e s t a d a l s e r v e r .
• Query di definizione dati - Anch ’esse riservate agli esperti di SQL, le query di definizione dati usano
istruzioni del linguaggio SQL per creare o modificare oggetti di database nel database corrente.
A c c e s s o f f r e d u e m e t o d i p e r l a c r e a z i o n e d i q u e r y : L ’ A u t o c o m p o s i z i o n e q u e r y e l a c r e a z i o n e “d a z e r o ”.

10.8.1 Uso dell’Autocomposizione query

L ’ Autocomposizione query offre un metodo rapido per l ’esecuzione delle quattro speciali query sottoelencate :

• Autocomposizione Query semplice - C r e a u n a Q u e r y d i s e l e z i o n e r e l a t i v a a u n a o p iù t a b e l l e . L a q u e r y


risultante pu ò effettuare una semplice selezione o calcolare somme, medie, con teggi e altri tipi di totali.
• Autocomposizione Query a campi incrociati - Crea una tabella a campi incrociati relativa a una singola
tabella o query.
• Autocomposizione ricerca duplicati - T r o v a i r e c o r d d u p l i c a t i d i u n a s i n g o l a t a b e l l a o q u e r y.
• Autocomposizione ricerca campi non corrispondenti - Trova i record di una tabella che non hanno

record correlati in un’ altra tabella.


Per utilizzare le autocomposizioni query:
1 - Da una qualsiasi finestra di database aperta, fare clic sul simbolo di elenco a discesa accanto al pulsante

della barra degli strumenti N u o v o o g g e t t o e scegliere Query. Oppure fare clic sulla scheda Query della finestra
d i d a t a b a s e e p o i f a r e c l i c s u l p u l s a n t e N u o v o o s c e g l i e r e i l c om a n d o I n s e r i s c i | Q u e r y .
2 - Nella finestra di dialogo N u o v a query, fare clic su una delle opzioni Autocomposizione Query semplice,
Autocomposizione Query a campi incrociati, Autocomposizione ricerca duplicati, Autocomposizione ricerca
campi non corrispondenti.
3 - S e g u i r e l e i s t r u z i o n i d e l l ’ A u t o c o m p o s i z i o n e e d e f f e t t u a r e l e s c e l t e n e l l e f i n e s t r e d i d i a l o g o c h e c o m p a i o n o.
In un istante, è disponibile una nuova query che si può utilizzare o personalizzare secondo le proprie esigenze.

10.8.2 Creazione di una query da zero

L ’ Autocomposizione query è in grado di creare i tipi


specifici di query illustrati nella sezione precedente.
Per creare altri tipi di query, si deve partire da zero.
Ecco i passi da seguire:
1 - Da una qualsiasi finestra di database aperta, fare

clic sul simbolo di elenco a discesa accanto al


pulsante della barra degli strumenti Nuovo oggetto e
scegliere Query Oppure cliccare sulla scheda Query
della finestra di database e quindi sul pulsante
Nuovo o scegliere Inserisci | Q u e r y .
2 - Nella finestra di dialogo Nuova query, fare
doppio clic su V i s u a l i z z a z i o n e S t r u t t u r a . Si apre una finestra della struttura della query di nome Query1:
Q u e r y d i s e l e z i o n e e c o m p a r e l a f i n e s t r a d i d i a l o g o M o s t r a t a b e l l a.
3 - Aggiungere le tabelle da sottoporre a query.

4 - Quando si è terminato, scegliere Chiudi. Se si sono create relazioni tra tabelle o se Access è in grado di
calcolare automaticamente le relazioni, compaiono automaticamente le linee di join.
5 – Per scegliere il tipo di query desiderata, cliccare sul simbolo di elenco a discesa accanto a l pulsante Tipo

q u e r y della barra degli strumenti o scegliere le opzioni nel menu Query.


Le opzioni sono Selezione (tipo di query predefinito e utilizzato più
spesso), Campi incrociati, Creazione tabella, A g g i o r n a m e n t o,
A c c o d a m e n t o e d E l i m i n a z i o n e.
6 - Fare doppio clic sui campi che si desidera visualizzare nel dynaset o
utilizzare nei criteri di selezione nell ’area delle tabelle. Oppure trascinare i
campi dall’area delle tabelle alla griglia QBE o scegliere i campi

nell’elenco a discesa della riga Campo della griglia Q B E .


7 - Nelle righe Criteri sotto la colonna appropriata della griglia Q B E
specificare tutti i criteri di selezione per isolare i record de l dynaset L e
t e c n i c h e s o n o l e s t e s s e u t i l i z z a t e p e r l a c r e a z i o n e d i u n f i l t r o.
8 - Compilare, se necessario, le altre aree della griglia Q B E .
9 - (Opzionale) Specificare le proprietà della query o di un singolo campo.

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10.8.3 Visualizzazione del dynaset

È possibile visualizzare il dynaset in qualsiasi momento. Fare clic sul pulsante Visualizzazione Query della
b a r r a d e g l i s t r u m e n t i o s c e g l i e r e i l c o m a n d o V i s u a l i z z a | V i s u a li z z a z i o n e f o g l i o d a t i . C o m p a r e i l dynaset in
Visualizzazionel Foglio dati. In esso, si pu ò eseguire una qualsiasi delle seguenti operazioni:
• Modifica dei record dei dynaset - Le modifiche aggiornano le tabelle sottostanti.
• Personalizzazione dell’aspetto del dynaset - Utilizzare le stesse tecniche che si usano per personalizzare
un Foglio dati. Salvando la query, si possono salvare le modifiche alla disposizione.
• Ordinamento dei dynaset - Utilizzare le stesse tecniche usate per l’ordinamento di una tabella.
• Filtro dei dynaset - Utilizzare le stesse tecniche usate per la creazione di un filt ro di una tabella.

• Anteprima e stampa del dynaset in modo analogo a qualsiasi altra tabella - Per ottenere l ’anteprima di
stampa, fare clic sul pulsante Anteprima di stampa della barra degli strumenti o scegliere il comando File |
A n t e p r i m a d i s t a m p a . Q u a n d o s i è p r o n t i a l l a s t a m p a d e i d a t i , f a r e c l i c s u l p u l s a n t e S t a m p a d e l la b a r r a
degli strumenti oppure scegliere il comando File | Stampa.
• Ritorno alla finestra della struttura della query - A questo scopo, fare clic sul pulsante Visualizzazione
Query o scegliere il comando Visualizza | Visualizzazione Struttura. L a query riappare nella finestra della
struttura della q u e r y esattamente come la si è lasciata.

10.8.4 Esecuzione delle Q u e r y di comando (o Q u e r y di azione)

Se si è creata una query di comando (Q u e r y d i : Creazione t a b e l l a, A g g i o r n a m e n t o, Accodamento o

E l i m i n a z i o n e) , il passaggio alla Visualizzazione Foglio dati consente di ved ere quali record verranno
interessati dall ’ esecuzione della q u e r y. L ’anteprima in Visualizzazione Foglio dati offre una possibilit à d i
vedere i risultati prima di lanciarsi nell’operazione. Quando si è certi che il dynaset visualizza esattamente i
record voluti, è possibile eseguire la query in questo modo:
1 - Tornare alla finestra della struttura della query e fare clic sul pulsante Esegui della barra degli strumenti
oppure scegliere il comando Q u e r y | Esegui.
2 - Rispondere alle eventuali richieste della query di comando. La query di comando esegue il suo compito e
riporta alla finestra della struttura della query.

10.8.5 Salvataggio di una query

Per salvare una query, usare una qualsiasi delle tecniche seguenti:
• S e s i è n e l l a f i n e s t r a Q u e r y o f o g l i o d a t i , f a r e c l i c s u l p u l s a n t e S a l v a d e l l a b a r r a d e g l i st r u m e n t i o p p u r e
s c e g l i e r e i l c o m a n d o F i l e S a l v a q u e r y o p r e m e r e Ctrl + S .
• Se il lavoro con la q u e r y è p e r i l m o m e n t o t e r m i n a t o , c h i u d e r e l a f i n e s t r a d e l l a s t r u t t u r a della q u e r y o la
Visualizzazione Foglio dati (ad esempio, scegliere File | Chiudi o premere C t r l + W). Quando il
p r o g r a m m a c h i e d e s e s i v o g l i a n o s a l v a r e l e m o d i f i c h e , s c e g l i e r e Sì.

S e s i t r a t t a d i u n a n u o v a q u e r y si pu ò i m m e t t e r e u n n o m e e s c e g l i e r e O K . S i n o t i c h e A c c e s s n o n c o n s e n t e d i
salvare la query con lo stesso nome di una tabella o query esistente. Quando si salva una query, Access salva
solo la struttura della query e non l’ insieme di record risultante. In questo modo, la query operer à su qualsiasi
d a t o p r e s e n t e n e l l e t a b e l l e a l m o m e n t o d e l l ’ e s e c u z i o n e d e l l a q u e r y.

10.8.6 Apertura di una query salvata in precedenza

Per aprire una query salvata in precedenza:


1 - Iniziare nella finestra del database e fare clic sulla scheda Query
2 - Per visualizzare il dynaset della query o per eseguire una query di comando, fare doppio clic sul nome della
q u e r y d e s i d e r a t a o p p u r e e v i d e n z i a r e i l n o m e d e l l a q u e r y e f a r e c l i c s u A p r i. P e r a p r i r e l a f i n e s t r a d e l l a s t r u t t u r a

della query evidenziare la query desiderata e fare clic su S t r u t t u r a .

10.8.7 Compilazione della griglia QBE

L a c o m p i l a z i o n e d e l l a g r i g l i a Q B E r a p p r e s e n t a f o r s e l a p a r t e p iù c o m p l i c a t a d e l l a c r e a z i o n e d i u n a q u e r y. L e
righe che compaiono nella griglia dipendono dal tipo di query che si intende realizzare. Ecco alcune tecniche
che si possono usare per il riempimento delle righe della grigli a Q B E per una query di selezione.
• Nella riga Campo, immettere i campi con i quali si desidera lav orare. Per aggiungere i campi all ’elenco dei
campi, utilizzare il metodo del doppio clic o il trascinamento. Oppure, per richiedere ad Access di
v i s u a l i z z a r e t u t t i i c a m p i a n c h e s e l a s t r u t t u r a v i e n e m o d i f i c a t a , u t i l i z z a r e l’ a s t e r i s c o ( * ) c o m e n o m e d i
campo. Oppure fare doppio clic sul nome della tabella per selezi onare tutti i campi e trascinare un campo
a l l a r i g a C a m p o ( s i s p o s t a n o a n c h e t u t t i g l i a l t r i c a m p i ) . O p p u re , P e r s e l e z i o n a r e i l c a m p o d e s i d e r a t o ,
u t i l i z z a r e l’ e l e n c o a d i s c e s a d e l l a r i g a C a m p o . È possibile creare anche nuovi campi calcolati nella riga
Campo.
• Nella riga Ordinamento, scegliere la sequenza di ordinamento desiderata per ciascun campo. Le opzioni

d i s p o n i b i l i s o n o C r e s c e n t e, D e c r e s c e n t e o N o n o r d i n a t o

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10.8.8 Join tra tabelle

P e r l i m i t a r e i r e c o r d d e l d y n a s e t o p e r l a v i s u a l i z z a z i o n e s i m u l t a n e a d i d a t i p r o v e n i e n t i d a p iù t a b e l l e c o r r e l a t e ,
è possibile effettuare il join t r a t a b e l l e . A c c e s s e f f e t t u a a u t o m a t i c a m e n t e i l join t r a t a b e l l e q u a n d o e s s e v e n g o n o
aggiunte alla finestra della struttura della query:
• Se è s t a t a s t a b i l i t a u n a r e l a z i o n e t r a l e t a b e l l e .
• Se le tabelle includono campi che hanno lo stesso nome e lo ste sso tipo di dato.
L e l i n e e d i join compaiono nella finestra della struttura della query tra le tabelle oggetto di join p e r m o s t r a r e i l
g e n e r e d i r e l a z i o n e e s i s t e n t e t r a d i l o r o , i c a m p i i n t e r e s s a t i da l j o i n e se la relazione impone l’ i n t e g r i t à
referenziale. L’ o p e r a z i o n e d i join tra tabelle pu ò essere effettuata in tre modi: join interno (detto anche

e q u i j o i n ), j o i n e s t e r n o o s e l f j o i n ( j o i n d i u n a t a b e l l a c o n s e s t e s s a ) . I n u n j o i n i n t e r n o, i r e c o r d d e l l e t a b e l l e
-
oggetto di join devono avere gli stessi valori per i campi di join. Quando Access effettua automaticamente il
join tra tabelle in base ai nomi di campo e ai tipi di dati, crea se m p r e u n join interno.
I n u n j o i n e s t e r n o, t u t t i i r e c o r d d i u n a t a b e l l a v e n g o n o a g g i u n t i a l dynaset anche se non esistono valori
c o r r i s p o n d e n t i n e l c a m p o d i join dell ’ a l t r a t a b e l l a . I r e c o r d d e l l a s e c o n d a t a b e l l a v e n g o n o c o m b i n a t i c o n q u e l l i
d e l l a p r i m a t a b e l l a s o l o s e e s i s t o n o c o r r i s p o n d e n z e n e l c a m p o d i j o i n . I n u n s e l f j o i n, l a t a b e l l a è o g g e t t o d i j o i n
con se stessa. Il self join p u ò essere utile quando un campo della tabella fa riferimento a un a l t r o c a m p o d e l l a
stessa tabella. Per la definizione di qualsiasi tipo di join , p e r p r i m a c o s a s i d e f i n i s c e u n join interno:
1 - Iniziare nella finestra della struttura della query e aggiungere le tabelle con le quali si desidera effettuare

l ’ operazione di join . S e c o m p a i o n o a u t o m a t i c a m e n t e l e l i n e e d i join , l’ o p e r a z i o n e è c o n c l u s a .


2 - P e r e f f e t t u a r e l’ o p e r a z i o n e d i j o i n d i t a b e l l e m a n u a l m e n t e , t r a s c i n a r e i l n o m e c a m p o d i u n a t a b e l l a s u u n
nome campo contenente lo stesso tipo di dati di un ’altra tabella. Normalmente si trascina una chiave primaria
(che compare in grassetto).
3 - Rilasciare il pulsante del mouse.

L e l i n e e d e l join i n t e r n o c o l l e g a n o i c a m p i d i join di ciascuna tabella. Per modificare il tipo di join t r a d u e


tabelle:
1 - Fare clic con il pulsante destro del mouse, sulla linea di join che si desidera cambiare e scegliere Propriet à
join. Oppure fare doppio clic sulla parte sottile della linea di join. Compare la finestra di dialogo Propriet à join .
2 - Nella finestra di dialogo Proprietà join , s c e g l i e r e l ’ opzione desiderata. L’ o p z i o n e 1 p r o d u c e u n join interno.
L ’opzione 2 crea un join esterno sinistro. L’opzione 3 crea un join esterno destro.
3 - Scegliere OK. Access aggiorner à l’aspetto della linea di join per rispecchiare la scelta effettuata dall ’utente

nel passo 2.

E l i m i n a r e u n join è s e m p l i c e :
1 - Fare clic sulla parte sottile della linea di join c h e s i d e s i d e r a e l i m i n a r e , i n m o d o c h e a s s u m a l’ a s p e t t o
grassetto.
2 - P r e m e r e i l t a s t o d i c a n c e l l a z i o n e ( C a n c) .

1 0 . 8 . 9 V i s u a l i z z a z i o n e d i u n ’i n t e r a s t r u t t u r a d i d a t a b a s e

È possibile usare la finestra Relazioni per ottenere la


“v i s i o n e d ’ i n s i e m e ” d i t u t t e l e t a b e l l e d e l d a t a b a s e e
delle loro relazioni reciproche. Per visualizzare

u n ’i n t e r a s t r u t t u r a d i d a t a b a s e , s e g u i r e q u e s t i p a s s i :
1 - Tornare alla finestra del database e scegliere il
comando Strumenti | Relazioni oppure fare clic sul
pulsante Relazioni della barra degli strumenti.
2 - Per visualizzare tutte le relazioni, scegliere
Relazioni | Tutte le relazioni oppure fare clic sul
pulsante Mostra tutte le relazioni della barra degli
strumenti
3 - Se necessario, ridisporre le tabelle sullo schermo

in modo che le linee di join siano più chiare.

10.8.10 Uso di campi calcolati

Per creare un campo calcolato, fare clic su una cella Campo vuot a della griglia QBE e immettere
un ’ espressione che effettua il calcolo. Se si fa riferimento ad alt ri campi della griglia Q B E, non si deve
d i m e n t i c a r e d i r a c c h i u d e r e i n o m i t r a p a r e n t e s i q u a d r e . S e p iù c a m p i d e l l a q u e r y h a n n o l o s t e s s o n o m e , s i d e v e
specificare sia il nome della tabella sia il nome del campo util izzando il formato

[N o m e T a b e l l a]![ n o m e C a m p o ] .

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10.8.11 Riepilogazione di dati

I calcoli di riepilogo differiscono dai campi calcolati per il f atto che calcolano un determinato valore, come, ad
e s e m p i o , u n a s o m m a o u n a m e d i a , s u p iù r e c o r d d i u n a t a b e l l a . P e r e s e g u i r e u n c a l c o l o d i r i e p i l o g o :
1 - Iniziare con la creazione di una normale query di selezione. Trascinare nella griglia Q B E i campi in base ai
quali si desidera effettuare il raggruppamento o sui quali si de sidera eseguire i calcoli. Non si deve includere
l ’a s t e r i s c o ( * ) c o m e n o m e d i c a m p o n e l l a g r i g l i a Q B E .
2 - Fare clic sul pulsante Totali della barra degli strumenti. Compare una nuova riga di totali, con l’indicazione
Raggruppamento in ciascuna colonna.
3 - Lasciare la riga Formula impostata per il Raggruppamento dei campi che si desiderano usare per il

raggruppamento (oppure per la distinzione in categorie o per l ’effettuazione dei totali parziali).
4 - N e l l a c e l l a F o r m u l a r i s e r v a t a a i c a m p i c h e d a r i e p i l o g a r e , s c e gl i e r e u n a d e l l e o p z i o n i d i r i e p i l o g o .
5 - Aggiungere, se necessario, campi calcolati, specifiche di ordin amento e criteri di selezione. Quindi...
• Se si sono aggiunti criteri di selezione alle colonne in base al l e quali non si vuole effettuare il
raggruppamento, modificare la cella Formula per quelle colonne i n Dove.
• Se si sono creati campi calcolati in colonne in base alle quali non si vuole effettuare il raggruppamento,
modificare la cella Formula per quelle colonne in Espressione.
6 - P e r v i s u a l i z z a r e i l r i s u l t a t o , f a r e c l i c s u l p u l s a n t e d e l l a b a r r a d e g l i s t r u m e n t i V i s u a l i z z a z i o n e Q u e r y.

10.8.12 Creazione di query a campi incrociati

L e query a campi incrociati consentono di ottenere tabelle incrociate de i dati presentandoli organizzati in righe
e c o l o n n e . N e l l a c r e a z i o n e d i u n a t a b e l l a i n c r o c i a t a , s i d e v e d ec i d e r e q u a l i c a m p i u t i l i z z a r e p e r l e i n t e s t a z i o n i
di riga e di colonna e valori di riepilogo e come effettuare il riepilogo dei valori. Ecco i passi da seguire:
1 - I n i z i a n d o d a l l a f i n e s t r a d e l l a s t r u t t u r a d e l l a q u e r y, s c e g l i e r e l e t a b e l l e c h e s i v o g l i o n o u t i l i z z a r e . D i s p o r r e i
campi (inclusi quelli calcolati) nella griglia Q B E . S i p u ò specificare i criteri di ricerca e di ordinamento scelti.
2 - Fare clic sul simbolo di elenco a discesa accanto al pulsante Tipo query della barra degli strumenti e quindi
scegliere Query a campi incrociati. Oppure, scegliere il comando Q u e r y | Q u e r y a campi incrociati.
3 - S c e g l i e r e I n t e s t a z i o n i r i g a n e l l a c e l l a c a m p i i n c r o c i a t i r e l a t iv a a l c a m p o c h e s i v u o l e u s a r e p e r i n t e s t a z i o n e
r i g a . È p o s s i b i l e d e s i g n a r e p iù c a m p i , m a a l m e n o u n o d e v e a v e r e R a g g r u p p a m e n t o n e l l a s u a c e l l a F o r m u l a .

4 - S c e g l i e r e I n t e s t a z i o n i c o l o n n a n e l l a c e l l a c a m p i i n c r o c i a t i r e la t i v a a l c a m p o c h e s i d e s i d e r a u s a r e p e r
intestazioni colonna. È permesso un solo campo, che deve contenere Raggruppamento nella sua cella Formula.
5 - Scegliere Valore nella cella Campi incrociati relativa al campo che si desidera riepilogare. Quindi, nella
cella Formula del campo, scegliere il tipo di riepilogo desiderato (normalmente Somma o Media). Per questo
campo, non si deve scegliere Raggruppamento.
6 - Per effettuare il raggruppamento in base a campi aggiuntivi sen za visualizzarli nel risultato, scegliere per
questi campi (Non visualizzato) nella cella Campi incrociati a essi relativa.
7 - Per eseguire la query, fare clic sul pulsante Visualizzazione Query della barra degli strumenti.

A c c e s s d e t e r m i n a a u t o m a t i c a m e n t e l e i n t e s t a z i o n i d i c o l o n n a r e l at i v e a i d a t i d e l l a t a b e l l a i n c r o c i a t a e o r d i n a l e
intestazioni procedendo lungo le colonne da sinistra a destra.

10.8.13 Creazione di query di comando

L e query di comando (o query di azione) differiscono dalle query discusse finora, per il fatto che modificano o
cancellano dati di una tabella. I quattro tipi di query di comando sono descritti nelle sezioni che seguono.

10.8.14 Query di aggiornamento


Le query di aggiornamento consentono di effettuare rapidamente modifiche di tutti i record o di gruppi di
record. Per creare una query di aggiornamento:
1 - N e l l a f i n e s t r a d e l l a s t r u t t u r a d e l l a q u e r y, f a r e c l i c s u l s i m b o l o d i e l e n c o a d i s c e s a a c c a n t o a l p u l s a n t e T i p o

query della barra degli strumenti e poi scegliere Query di aggiornamento. Oppure scegliere il comando Q u e r y |
Q u e r y d i a g g i o r n a m e n t o.
2 - A g g i u n g e r e l e t a b e l l e , i n c l u d e r e i c a m p i c h e s i v o g l i o n o a g g i o rn a r e e i c a m p i c h e s i v o g l i o n o u s a r e p e r i
criteri di selezione, quindi impostare i criteri per la selezione dei record che si desiderano aggiornare,
esattamente come per una query di selezione.
3 - Nella cella Aggiorna relativa a ciascun campo che si desidera modificare, immettere un nuovo valore di
campo o un ’espressione che calcola un nuovo valore.
4 - Per vedere, prima dell ’effettivo aggiornamento, quali record verranno aggiornati, fare clic sul pulsante

V i s u a l i z z a z i o n e q u e r y.
5 - Correggere i criteri della q u e r y e visualizzare i risultati fino a ottenere la selezione dei record voluti.
6 - Per l’esecuzione della query di aggiornamento, tornare alla finestra della struttura della query e fare clic sul
pulsante Esegui della barra degli strumenti oppure scegliere il c o m a n d o Q u e r y | Esegui.
7 - Q u a n d o i l p r o g r a m m a c o m u n i c a i l n u m e r o d e l l e r i g h e c h e v e r r a n n o a g g i o r n a t e , s c e g l i e r e Sì se si desidera
procedere o N o per annullare l’operazione.

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10.8.15 Query di accodamento


U n a query di a c c o d a m e n t o copia alcuni o tutti i record di una tabella (la tabella di origine) in fondo a un’altra
tabella (la tabella di destinazione). È un ’ operazione utile quando per la gestione dei dati si usano tabelle
s e p a r a t e c h e h a n n o s t r u t t u r e s i m i l i . P e r c r e a r e u n a q u e r y d i a c c o d a m e n t o:
1 - Nella finestra della struttura della q u e r y, f a r e c l i c s u l s i m b o l o d i e l e n c o a d i s c e s a a c c a n t o a l p u l s a n t e
Visualizzazione query della barra degli strumenti e scegliere Query d i a c c o d a m e n t o. O p p u r e . s c e g l i e r e i l
c o m a n d o Q u e r y | Q u e r y di a c c o d a m e n t o. C o m p a r e l a f i n e s t r a d i d i a l o g o A c c o d a m e n t o .
2 - Se la tabella si trova nello stesso database, saltare al passo 3. Se la tabella da accodare si trova in un
database diverso, scegliere l’ o p z i o n e Altro d a t a b a s e, p r e m e r e i l t a s t o Tab e nella casella Nome file,

specificare la posizione di directory e il nome del database.


3 - Nell’elenco a discesa Nome tabella, scegliere la tabella di destinazione e fare clic su O K.Aggiungere le
t a b e l l e , i n c l u d e r e i c a m p i c h e s i d e s i d e r a n o c o p i a r e e i c a m p i da u s a r e p e r i c r i t e r i d i s e l e z i o n e ; q u i n d i
impostare i criteri per la selezione dei record che si vogliono accodare nella finestra della struttura della query,
proprio come per una Query di selezione.
4 - P e r u n ’a n t e p r i m a d e l l e m o d i f i c h e , f a r e c l i c s u l p u l s a n t e V i s u a l i z z a z i o n e q u e r y d e l l a b a r r a d e g l i s t r u m e n t i
(oppure scegliere Visualizza | Visualizzazione foglio dati). Correggere la query e visualizzare il risultato fino
a ottenere la selezione dei record desiderati.
5 - P e r l ’ e s e c u z i o n e d e l l a Q u e r y d i a c c o d a m e n t o, p o r t a r s i a l l a f i n e s t r a d e l l a s t r u t t u r a d e l l a q u e r y e f a r e c l i c s u l

pulsante Esegui della barra degli strumenti oppure scegliere il c o m a n d o Q u e r y | Esegui.


6 - Quando il programma visualizza il numero dei record che verrann o accodati, scegliere Si s e s i v u o l e
procedere oppure N o per annullare l’operazione.

10.8.16 Query di eliminazione


L e q u e r y d i e l i m i n a z i o n e c o n s e n t o n o , i n u n c o l p o s o l o , d i e l i m i n a r e u n gr u p p o d i r e c o r d c h e c o r r i s p o n d o n o a
s p e c i f i c i c r i t e r i d i r i c e r c a . P e r p r i m a c o s a , v e r r à p r e s e n t a t o i l c a s o p iù s e m p l i c e : l ’ e l i m i n a z i o n e d i r e c o r d d a u n a
t a b e l l a s i n g o l a o d a p iù t a b e l l e l e g a t e d a u n a r e l a z i o n e U n o a u n o . E c c o i p a s s i d a s e g u i r e :
1 - Nella finestra della struttura della q u e r y, f a r e c l i c s u l s i m b o l o d i e l e n c o a d i s c e s a a c c a n t o a l p u l s a n t e
V i s u a l i z z a z i o n e Q u e r y d e l l a b a r r a d e g l i s t r u m e n t i o s c e g l i e r e i l c o m a n d o Q u e r y | Q u e r y d i e l i m i n a z i o n e.

2 - Aggiungere le tabelle, includere i campi da usare per la selezi one di record specifici; quindi impostare i
criteri per la selezione dei record che si vogliono eliminare, proprio come per una Query di selezione.
3 - Se la query si effettua su più tabelle, fare doppio clic sull’ asterisco (*) per ciascuna tabella dalla quale si
vogliono eliminare record.
4 - Per un ’ anteprima delle modifiche, fare clic sul pulsante Visualizzazione Q u e r y della barra degli strumenti
(oppure, scegliere il comando Visualizza | Visualizzazione q u e r y ).
5 - Correggere la query e visualizzarne il risultato fino a ottenere la selezione dei r ecord da eliminare.
6 - Per l’esecuzione della Query di eliminazione, portarsi alla finestra della struttura della query e fare clic sul

pulsante Esegui della barra degli strumenti oppure scegliere il comando Esegui.
7 - Quando il programma visualizza il numero dei record che verrann o eliminati, scegliere Si se si vuole
procedere oppure No per annullare l’operazione.

Se la cancellazione di record in successione non è stata impostata e si desidera eliminare record da tabelle
legate da una relazione di tipo Uno a molti, si devono eseguire due query di eliminazione, come illustrato qui
di seguito:
1 - N e l l a f i n e s t r a d e l l a s t r u t t u r a d e l l a q u e r y, f a r e c l i c s u l s i m b o l o d i e l e n c o a d i s c e s a a c c a n t o a l p u l s a n t e T i p o
q u e r y d e l l a b a r r a d e g l i s t r u m e n t i e s c e g l i e r e Q u e r y d i e l i m i n a z i o n e. O p p u r e , s c e g l i e r e i l c o m a n d o Q u e r y |
Query di eliminazione.
2 - Aggiungere le tabelle che si vogliono usare nella query.
3 - Nella tabella dal lato “ U n o” d e l l a r e l a z i o n e , t r a s c i n a r e i l c a m p o o i c a m p i c h e s i d e s i d e r a n o usare per i

criteri di selezione e definire i criteri come di consueto.


4 - Nella tabella (o tabelle) dal lato " Molti" della relazione, fare doppio clic sull ’asterisco (*).
5 - Visualizzare un ’anteprima dei risultati della query ed eseguirla nel modo consueto. Essa si occupa della
cancellazione dei record dal lato “ Molti” della relazione.
6 - Tornare alla finestra della struttura della query ed eliminare dalla finestra le eventuali tabelle dal lato
“ Molti” della relazione.
Visualizzare un ’anteprima dei risultati della query ed eseguirla di nuovo

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10.8.17 Query di creazione tabella


Una query di creazione tabella crea una tabella completamente nuova utili zzando i risultati di una query Per
creare una query di creazione tabella:
1 - Nella finestra della struttura della q u e r y, f a r e c l i c s u l s i m b o l o d i e l e n c o a d i s c e s a a c c a n t o a l p u l s a n t e
Visualizzazione query della barra degli strumenti. Oppure scegliere Q u e r y | Q u e r y di creazione tabella .
2 - Se la tabella che si vuole creare si trova nello stesso database, saltare al passo 3. Se la tabella si trova in un
d a t a b a s e d i v e r s o , s c e g l i e r e l’ o p z i o n e U n a l t r o d a t a b a s e , p r e m e r e i l t a s t o Tab e specificare la posizione di
directory e il nome del database.
3 - Nell ’ elenco a discesa N o m e t a b e l l a , scegliere la tabella di destinazione e fare clic su O K. Se si sceglie il

nome di una tabella esistente, Access sovrascrive la tabella.


4- Aggiungere tabelle e campi; quindi impostare i criteri per la selezione dei record e dei campi per la nuova
tabella, proprio come per una Query di selezione. Per un’anteprima del risultato delle modifiche effettuate, fare
clic sul pulsante Visualizzazione Query della barra degli strumenti. Correggere la query e visualizzare il
risultato fino a ottenere la selezione dei record che si voglion o includere nella nuova tabella.
5 - P e r e s e g u i r e l a q u e r y di creazione tabella, portarsi nella finestra della struttura de lla q u e r y e f a r e c l i c s u l
pulsante Esegui della barra degli strumenti. Se nel passo 3 si è scelta una tabella esistente, il programma
chieder à se si voglia continuare.
6 - S c e g l i e r e Sì s e s i d e s i d e r a e l i m i n a r e l a v e c c h i a t a b e l l a e c o n t i n u a r e o p p u r e N o p e r t o r n a r e a l l a f i n e s t r a d e l l a

struttura della q u e r y senza cancellare la tabella.

10.9 Creare maschere con le Autocomposizioni M a s c h e r e


U n a m a s c h e r a f o r n i s c e u n m e t o d o a l t e r n a t i v o p e r v i s u a l i z z a r e e la v o r a r e c o n i d a t i d e l l e t a b e l l e . D i v e r s a m e n t e
dalla Visualizzazione Foglio dati, che visualizza sempre i dati in righe e colonne, una maschera pu ò
visualizzare i dati in qualsiasi formato. L ’ Autocomposizione Maschera consente, di creare raffinate maschere
di immissione dati, semplicemente scegliendo lo stile desiderato e facendo alcuni clic con il mouse

10.9.1 Maschere tabulari


Le maschere tabulari visualizzano i campi in una riga orizzontal e con etichette di campo in cima alla maschera.

Ciascuna riga rappresenta un nuovo record. Le maschere tabulari sono la soluzione migliore se si desidera
v i s u a l i z z a r e c a m p i d i d i m e n s i o n i c o n t e n u t e e s i v o g l i o n o v i s u a l iz z a r e s i m u l t a n e a m e n t e p iù r e c o r d .

10.9.2 Maschere di foglio dati


U n a m a s c h e r a d i f o g l i o d a t i v i s u a l i z z a i n i z i a l m e n t e i d a t i i n V is u a l i z z a z i o n e F o g l i o d a t i p iù o m e n o n e l l o
stesso modo in cui appaiono all’apertura di una tabella o durante l’esecuzione di una query oppure se si usa il
pulsante della barra degli strumenti Visualizzazione Maschera per passare alla Visualizzazione Foglio dati i n

una qualsiasi maschera. È possibile passare dalla maschera di foglio dati alla Visualizza zione Maschera
scegliendo il comando Visualizza | Visualizzazione Maschera oppure facendo clic sul simbolo di elenco a
discesa accanto al pulsante della barra degli strumenti Visualizzazione Maschera e poi scegliendo
Visualizzazione Maschera. In Visualizzazione Maschera, i campi appaiono secondo una disposizione
t a b e l l a r e, m a s u o g n i p a g i n a d e l l a m a s c h e r a è v i s i b i l e u n s o l o r e c o r d .

10.9.3 Uso dell’Autocomposizione per la creazione di una maschera


Per creare una maschera tramite l’Autocomposizione Maschera:
1 - I n i z i a r e d a u n a q u a l s i a s i d e l l e p o s i z i o n i e l e n c a t e q u i d i s e g u it o :
• Per impostare la propria maschera sulla base di una tabella specifica, iniziare

dalla finestra del database, fare clic sul pulsante Tabelle ed evidenziare il nome
della tabella. Oppure, aprire la tabella in Visualizzazione Foglio dati. Se la
tabella possiede un filtro e un ordinamento associato, la nuova maschera eredita
automaticamente il filtro e la sequenza di ordinamento.
• Per impostare la maschera sulla base di una query specifica (o di un filtro
s a l v a t o i n p r e c e d e n z a ) , i n i z i a r e d a l l a f i n e s t r a d a t a b a s e , c l i c c ar e sulla scheda
Q u e r y e d e v i d e n z i a r n e i l n o m e o a p r i r e l a q u e r y in V i s u a l i z z a z i o n e F o g l i o d a t i o
Visualizzazione Struttura.
2 - F a r e c l i c s u l s i m b o l o d i e l e n c o a d i s c e s a a c c a n t o a l p u l s a n t e de l l a b a r r a d e g l i
s t r u m e n t i N u o v o o g g e t t o.

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3 - Scegliere una delle opzioni seguenti nel menu che compare:


• Maschera standard - Crea una maschera a una sola colonna utilizzando il modello indicato nella casella
M o d e l l o m a s c h e r a d e l l a s c h e d a M a s c h e r e / r e p o r t d e l l a f i n e s t r a d i d i a l o g o O p z i o n i (S t r u m e n t i | O p z i o n i |
Maschere/ report). Dopo aver scelto questa opzione, passare direttamente al passo 11: si è terminato,
L ’uso dell’Autocomposizione maschera standard ha senso se nel passo 1 è stata scelta una tabella o query.
• Nuova maschera - Apre la finestra di dialogo Nuova maschera.

4 - Nell’elenco a discesa (nella parte inferiore della finestra di dialogo N u o v a m a s c h e r a ), scegliere la tabella o
query in base alla quale si vuole impostare la maschera.
5 - Fare clic su una delle opzioni che compaiono nell’elenco accanto alla finestra di dialogo Nuova maschera e
quindi fare clic su OK; oppure fare doppio clic sull’opzione appropriata. Le opzioni sono:
• Visualizzazione Struttura - Apre una maschera vuota in Visualizzazione Struttura.
• Autocomposizione maschera - Apre l’autocomposizione maschera. Al suo interno è possibile scegliere
tabelle, query e campi da includere nella maschera, scegliere uno stile per la maschera e specificare un titolo
e u n n o m e p e r l e p r o p r i e m a - s c h e r e.

• Maschera standard: a colonne - Crea una maschera a colonne con tutti i campi della tabella o query
scelta.
• Maschera standard: tabellare - C r e a u n a m a s c h e r a t a b e l l a r e.
• Maschera standard: foglio dati - Crea una maschera di database, senza porre ulteriori domande.
• Autocomposizione Grafico - Crea una maschera che visualizza un grafico autonomo dei dati della tabella
o d e l l a q u e r y.
• Autocomposizione Tabella pivot - Crea una maschera in grado di visualizzare una tabella pivot di
Microsoft Excel.
6 - Se si è scelta l’ Autocomposizione maschera nel passo 5, compare la finestra di dialogo

dell’Autocomposizione maschera. Aggiungere tutti i campi di tutte le tabelle o query desiderate, quindi fare
clic su A v a n t i .
7 - S e s o n o s t a t i s c e l t i c a m p i d a p iù t a b e l l e , m a l e r e l a z i o n i t r a l e t a b e l l e n o n s o n o s t a t e a n c o r a de f i n i t e ,
l ’a u t o c o m p o s i z i o n e visualizza una finestra di dialogo. Fare clic su O K se si desidera uscire
dall’ autocomposizione e definire le relazioni oppure fare clic su A n n u l l a per tornare al passo 6 e rimuovere
alcuni campi dalla maschera.
8 - Nella finestra di dialogo successiva, il programma richiede di scegliere un layout A colonne, Tabulare,
Foglio dati, Giustificato, Maschera con sottomaschere o maschere collegate, secondo le tabelle e i campi che

sono stati selezionati nel passo 6. Scegliere le opzioni desider ate e fare clic su Avanti per passare alla finestra
di dialogo successiva.
9 - Scegliere uno stile facendo clic su uno degli stili disponibili e quindi fare clic su Avanti. Accettare o
modificare il titolo suggerito nell’ ultima finestra di dialogo dell ’Autocomposizione Maschera. Scegliere
l ’ o p z i o n e c h e c o n s e n t e l a v i s u a l i z z a z i o n e o l ’i m m i s s i o n e d i i n f o r m a z i o n i , q u i n d i f a r e c l i c s u F i n e. A c c e s s c r e a
la maschera e la visualizza in Visualizzazione Maschera.
1 0 - ( O p z i o n a l e ) R i d i m e n s i o n a r e o i n g r a n d i r e l a m a s c h e r a c r e a t a a u t om a t i c a m e n t e d a A c c e s s . S e l a m a s c h e r a
non è ingrandita, si può scegliere il comando Finestra | Adatta alla maschera per fare in modo che la finestra
della maschera si adatti ai campi contenuti nella maschera.

10.9.4 Salvataggio di una maschera


S e l ’a u t o c o m p o s i z i o n e n o n h a s a l v a t o l a m a s c h e r a a u t o m a t i c a m e n t e , s i d e v e p r o v v e d e r e a l s a l v a t a g g i o s e s i

intende utilizzarla successivamente. Ecco come:


1 - Per salvare e chiudere la maschera, scegliere il comando File | Chiudi oppure premere C t r l + W o fare clic
s u l p u l s a n t e C h i u d i n e l l ’ a n g o l o s u p e r i o r e d e s t r o d e l l a m a s c h e r a ; q u i n d i f a r e c l i c s u Sì. O p p u r e , s e s i v o g l i o n o
salvare gli ultimi cambiamenti premere C t r l + S oppure scegliere il comando File | Salva o fare clic sul pulsante
Salva della barra degli strumenti.
2 - Nel primo salvataggio di una maschera che non è stata mai salvata in precedenza, quando richiesto dal
programma, immettere un nome e fare clic su O K.

10.9.5 Apertura e uso di una maschera

Una maschera chiusa può essere riaperta nel modo seguente:


1 - I n i z i a r e d a l l a f i n e s t r a d a t a b a s e e f a r e c l i c s u l l a s c h e d a M a s c h e r e.
2 - Per aprire una maschera in Visualizzazione Maschera (con i dati visualizzati), fare doppio clic sul nome di

maschera desiderato oppure evidenziarlo e fare clic sul pulsante A p r i. Per aprire una maschera in
Visualizzazione Struttura (nella quale è possibile modificare la struttura della maschera), evidenziare il nome
della maschera e fare clic su Struttura.

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10.10 Creare report con l’ Autocomposizione Report


Per la maggior parte degli utenti, la stampa dei dati memorizzati in tabelle o delle informazioni ottenute con le
query è parte essenziale dell ’uso di un database. L ’ Autocomposizione report di Access fornisce strumenti
semplici e potenti per la creazione rapida di report i n n u m e r o s i f o r m a t i p r e d e f i n i t i . E s s a è i n g r a d o d i c r e a r e

vari tipi di report che visualizzano campi di una o più tabelle e/o query:
• Report a colonne (verticale) - In un report a c o l o n n e o v e r t i c a l e , c i a s c u n c a m p o c o m p a r e i n u n a r i g a
separata, con un ’ etichetta alla sua sinistra.
• Report tabellare - Un r e p o r t t a b e l l a r e v i s u a l i z z a i c a m p i i n u n a r i g a o r i z z o n t a l e c o n l e e t i c h e t t e d i c a m p o
nella parte superiore del report . Ogni riga rappresenta un record diverso.
• Gruppi, totali e report riepilogativi - I report di raggruppamento/ totalizzazione organizzano i dati in
g r u p p i c h e a p p a i o n o i n f o r m a t o t a b e l l a r e. A r i c h i e s t a , l ’ A u t o c o m p o s i z i o n e c a l c o l a s o m m a , m e d i a , v a l o r i
minimo e massimo per i campi numerici e di tipo valuta di ciascun gruppo e visualizza somme e percentuali
d e i t o t a l i . I r e p o r t r i e p i l o g a t i v i s o n o c o m e i r e p o r t d i r a g g r u p p a m e n t o / t o t a l i z z a z i o n e, c o n l a s o l a d i f f e r e n z a

che omettono i record di dettaglio presenti in ciascun gruppo.


• Grafici - I Grafici (o diagrammi) convertono i numeri in immagini grafich e significative.
Indipendentemente dal fatto che si visualizzi il grafico in una m a s c h e r a o i n u n report , l a r a p p r e s e n t a z i o n e
grafica dei dati è essenzialmente la stessa.
• Etichette postali -E p o s s i b i l e c r e a r e e t i c h e t t e p o s t a l i d a s t a m p a r e s u i f o g l i s t a n d a r d d i e t i c h e t t e A v e r y.

10.10.1 Uso dell’ Autocomposizione per la creazione di report


Le procedure per la creazione di report c o n l ’ A u t o c o m p o s i z i o n e dipendono dal report scelto. I passi sono:
1 - Iniziare dalle posizioni specificate qui di seguito.
• P e r i m p o s t a r e u n r e p o r t s u l l a b a s e d i u n a t a b e l l a s p e c i f i c a , i n i z i a r e d a l l a f i n e s t r a d el d a t a b a s e , f a r e c l i c s u l
pulsante Tabelle ed evidenziare il nome della tabella. Oppure aprire una tabella in Visualizzazione Foglio
dati. Se alla tabella è associato un filtro o un ordinamento, il nuovo report eredita automaticamente il filtro e

la sequenza di ordinamento.
• P e r i m p o s t a r e u n report s u l l a b a s e d i u n a q u e r y s p e c i f i c a ( o d i u n f i l t r o s a l v a t o p r e c e d e n t e m e n t e ) , i n i z i a r e
d a l l a f i n e s t r a d e l d a t a b a s e , f a r e c l i c s u l l a s c h e d a Q u e r y e d e v i d e n z i a r e i l n o m e d e l l a q u e r y. O p p u r e a p r i r e
una q u e r y in Visualizzazione Foglio dati o in Visualizzazione Struttura.
2 - Fare clic sul simbolo di elenco a discesa accanto al pulsante Nuovo oggetto della barra degli strumenti.
Compare un menu, con le opzioni Maschera standard, R e p o r t s t a n d a r d , N u o v a t a b e l l a, N u o v a q u e r y ,
N u o v a m a s c h e r a , N u o v o r e p o r t , N u o v a m a c r o e N u o v o m o d u l o.
3 - Scegliere una delle opzioni seguenti:

• Report standard - Crea un report a colonna singola utilizzando il modello denominato nella casel la
M o d e l l o report della scheda Maschere/ report della finestra di dialogo Opzioni (S t r u m e n t i | O p z i o n i |
Maschere/ report). Dopo aver scelto questa opzione, passare direttamente al passo 11: si è terminato!
L ’ u s o d e l l ’ opzione Report standard ha senso solo se nel passo 1 è stata scelta una tabella o una query.
• Nuovo report - Apre la finestra di dialogo Nuovo report .
4 - N e l l ’ elenco a discesa nella parte inferiore della finestra di dialogo N u o v o report , s c e g l i e r e l a t a b e l l a o
q u e r y sulla quale si vuole basare il report .
5 - Cliccare su una delle opzioni seguenti nell’elenco presente nella parte superiore della finestra Nuovo
r e p o r t e quindi su O K (oppure fare doppio clic sull’ opzione appropriata). Le opzioni disponibili sono:

• Autocomposizione Report - Apre l’Autocomposizione Report . Da qui si potranno scegliere tabelle, query
e campi da includere nel report , i raggruppamenti, t o t a l i z z a z i o n i e riepiloghi del report , uno stile per il
report , oltre a specificare un titolo e un nome per il report .
• Report standard: A colonne - C r e a u n report a colonne con tutti i campi della tabella o query scelta.
• Report standard: Tabulare - Crea un report tabulare.
• Autocomposizione G r a f i c o - C r e a u n r e p o r t c o n u n g r a f i c o d e i d a t i d i u n a t a b e l l a o d i u n a q u e r y.
• Autocomposizione E t i c h e t t a - C r e a e t i c h e t t e p o s t a l i u t i l i z z a n d o i d a t i d i u n a t a b e l l a o d i u n a q u e r y.
6 - Se nel passo 5 è stata scelta l’Autocomposizione Report , compare la prima finestra di dialogo
d e l l ’ A u t o c o m p o s i z i o n e R e p o r t . A g g i u n g e r e i c a m p i d e s i d e r a t i d i t a b e l l e o q u e r y, q u i n d i c l i c c a r e s u A v a n t i .
7 - S e s o n o s t a t i s c e l t i c a m p i d a p iù t a b e l l e , m a n o n s o n o s t a t e a n c o r a d e f i n i t e l e r e l a z i o n i t r a l e t a b e l l e ,
l ’a u t o c o m p o s i z i o n e visualizzer à una finestra di dialogo. Fare clic su O K se si desidera uscire
dall’ autocomposizione e definire le relazioni oppure fare clic su Annulla per tornare al passo 6 e rimuovere
a l c u n i c a m p i d a l r e p o r t . N e l l e f i n e s t r e d i d i a l o g o s u c c e s s i v e , s i a v rà l a p o s s i b i l i t à d i p e r s o n a l i z z a r e i l r e p o r t . L e

opzioni disponibili dipendono dalle tabelle e dai campi selezion ati nel passo 6 e dalla scelta o meno di
raggruppare i dati.
8 - In ciascuna finestra di dialogo, scegliere le opzioni desiderate e poi fare clic su Avanti per passare alla
finestra di dialogo successiva.
9 - Scegliere uno stile facendo clic su uno degli stili disponibili e fare clic su A v a n t i .

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1 0 - A c c e t t a r e o m o d i f i c a r e i l t i t o l o s u g g e r i t o n e l l ’ ultima finestra di dialogo dell ’ A u t o c o m p o s i z i o n e R e p o r t .


S e l e z i o n a r e l ’ o p z i o n e A n t e p r i m a d e l r e p o r t , q u i n d i f a r e c l i c s u F i n e.
A c c e s s c r e a i l report e lo visualizza in una finestra di anteprima di stampa. Quando il r e p o r t compare in
anteprima di stampa, si pu ò:
• Stampare il report . Per stampare senza aprire la finestra di dialogo S t a m p a, fare clic sul pulsante S t a m p a
d e l l a b a r r a d e g l i s t r u m e n t i . P e r s t a m p a r e d a l l a f i n e s t r a d i d i a l o g o S t a m p a , p r e m e r e C t r l + P o s c e g l i e r e File |

S t a m p a , s c e g l i e r e l e o p z i o n i d i s t a m p a d e s i d e r a t e e q u i n d i f a r e c l i c su O K .
• S a l v a r e i l r e p o r t i n u n f i l e d i M i c r o s o f t W o r d e a p r i r l o i n W o r d . F a r e c l i c s u l si m b o l o d i e l e n c o a d i s c e s a
accanto al pulsante della barra degli strumenti Collegamenti Office e scegliere P u b b l i c a c o n M S W o r d .
• Salvare il report in un file di Microsoft Excel e aprirlo in Excel. Fare clic sul s i m b o l o d i e l e n c o a d i s c e s a
accanto al pulsante della barra degli strumenti Collegamenti Office e scegliere Analizza con MS Excel.
• Inviare il report al proprio programma di posta elettronica
• S c e g l i e r e i l c o m a n d o F i l e | I n v i a, s c e g l i e r e i l f o r m a t o d e s i d e r a t o p e r i l f i l e d i m e s s a g g i o e f a re c l i c s u O K .
• Quando richiesto dal programma, entrare in comunicazione, quindi inviare il messaggio con le tecniche

consuete della posta elettronica in rete.


• Chiudere la finestra di anteprima di stampa e portarsi in V i s u a l i z z a z i o n e S t r u t t u r a , nella quale si pu ò
modificare la struttura del report . Fare clic sul pulsante Chiudi della barra degli strumenti o premere
Ctrl+ W.
• Salvare e chiudere il report , scegliendo File | Chiudi o premendo Ctrl + W .

10.10.2 Salvataggio di un report


S e l ’ A u t o c o m p o s i z i o n e R e p o r t non ha salvato automaticamente il report , si dovrà ricordare di salvarlo per un
uso successivo, Per salvare il report :
• Se si desidera salvare il report e c h i u d e r l o , t o r n a r e i n V i s u a l i z z a z i o n e S t r u t t u r a f a c e n d o c l i c s u l p u l s a n t e
Chiudi nella barra degli strumenti Anteprima di stampa. Quindi scegliere File | Chiudi oppure premere
C t r l + W e f a r e c l i c s u Sì.
• Se si desiderano salvare solo le ultime modifiche, premere Ctrl + S o scegliere il comando File | Salva
o p p u r e f a r e c l i c s u l p u l s a n t e d e l l a b a r r a d e g l i s t r u m e n t i S a l v a.

10.10.3 Apertura di un report


Per riaprire un report c h e è stato precedentemente chiuso e salvato.
1 - Iniziare nella finestra del database e fare clic sulla scheda R e p o r t.
2 - Per aprire un report in anteprima di stampa, fare doppio clic sul nome di report desiderato oppure

e v i d e n z i a r l o e f a r e c l i c s u l p u l s a n t e A n t e p r i m a . P e r a p r i r e u n report in V i s u a l i z z a z i o n e S t r u t t u r a ( n e l l a q u a l e
è possibile modificare la struttura del report ) , e v i d e n z i a r e i l n o m e d e l report e fare clic su S t r u t t u r a .

10.10.4 Creazione di etichette postali


È possibile creare etichette postali per la stampa su fogli stand ard di etichette. Per creare etichette postali
utilizzando l’Autocomposizione report :

1 - Iniziare dalla finestra del database oppure in Visualizzazione Foglio dati della tabella o query c o m e
illustrato in precedenza.
2 - Cliccare sul simbolo di elenco a discesa accanto al pulsante Nu ovo oggetto della barra degli strumenti e
scegliere Report .
3 - Fare clic sul pulsante A u t o c o m p o s i z i o n e etichette della finestra di dialogo Nuovo report . Quindi, utilizzare
l ’e l e n c o a d i s c e s a n e l l a p a r t e i n f e r i o r e d e l l a f i n e s t r a d i d i a l o g o p e r s c e g l i e r e l a t a b e l l a o q u e r y s u c u i b a s a r e i l
report . F a r e c l i c s u O K .
4 - Scegliere formato di etichetta, sistema di misura e tipo di etichetta. Se serve, cliccare su Personalizza nella
f i n e s t r a d i d i a l o g o , c r e a r e u n f o r m a t o d i e t i c h e t t a p e r s o n a l i z z at o e q u i n d i c l i c c a r e s u C h i u d i o a t t i v a r e l ’ o p z i o n e

Mostra dimensioni personalizzate e scegliere un formato. Cliccar e su Avanti per continuare.


5 - Quando il programma lo richiede, selezionare nome, dimensione, spessore e colore del carattere. Si pu ò
anche selezionare o deselezionare corsivo o sottolineato. Per continuare, fare clic su Avanti.
6 - N e l l a f i n e s t r a d i d i a l o g o s c e g l i e r e i c a m p i c h e s i v o g l i o n o i n se r i r e n e l l ’ e t i c h e t t a . P e r a g g i u n g e r e u n c a m p o ,
p o s i z i o n a r e i l c u r s o r e n e l r i q u a d r o P r o t o t i p o d i e t i c h e t t a e f a re d o p p i o c l i c s u u n c a m p o d e l l ’ e l e n c o C a m p i
d i s p o n i b i l i . È p o s s i b i l e d i g i t a r e a n c h e u n t e s t o o p r e m e r e I n v i o n e l l a p o s i z i on e d e l c u r s o r e . P e r e l i m i n a r e c a m p i
o testo dal riquadro Prototipo di etichetta, selezionare il test o con il mouse e premere il tasto Cane. Per
continuare, fare clic su Avanti.

7 - Scegliere i campi nell ’ordine in cui si desidera che vengano disposti i dati e fare cli c su Avanti.
8 - S p e c i f i c a r e u n n o m e p e r i l report o accettare il nome selezionato nella finestra di dialogo final e . I l n o m e
d e v e e s s e r e u n i v o c o , p o i c h é l ’ A u t o c o m p o s i z i o n e E t i c h e t t a n o n c o n s e n t e d i sovrascrivere un report di etichette
p o s t a l i g ià e s i s t e n t e . S c e g l i e r e a l t r e o p z i o n i s e c o n d o l e e s i g e n z e e f a r e c l i c s u F i n e .
Access crea il report di etichette postali e lo visualizza sullo schermo.

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10.11 Appendice
10.11.1 Barra degli strumenti formattazione

Oggetto selezionato o da selezionare

Seleziona il tipo di carattere

Modifica la dimensione del carattere

Applica lo stile g r a s s e t t o

Applica lo stile c o r s i v o

Applica lo stile sottolineato

Allinea il testo a sinistra

Allinea il testo al centro

Allinea il testo a destra

Applica il colore di sfondo al controllo

Applica il colore al carattere

Applica il colore al bordo del controllo

Modifica lo spessore del bordo del controllo

Modifica l'aspetto del controllo (ombra, 3D, ecc)

10.11.2 Tipi di dati


Testo C a r a t t e r i a l f a n u m e r i c i ( n o m i , i n d i r i z z i , c a p, . . . ) , m a x 2 5 5

Memo Testo molto lungo con caratteri alfanumerici, max 65.535

Numerico numeri su cui devono essere eseguiti calcoli

date e orari compresi tra 100 e 9999. Nell'inserire i dati di un campo Data
Data e ora occorre fare attenzione, Access riconosce 1/1/02 come 1 gennaio 0002. Per
evitare spiacevoli sorprese occorre inserire 01/01/2002

Valuta Utile per Euro e altre monete. Precisione 15 cifre + 4 dopo la virgola

Contatore Numero progressivo univoco gestito da Access

Sì/ N o Valori Sì / No oppure Vero / Falso

Oggetto OLE Oggetto, Immagine collegato o incorporato in una tabella Access

Collegamento Ipertestuale Collegamento a indirizzi URL

consente la creazione di un elenco deve è possibile selezionare un valore


Ricerca Guidata
per ogni record.

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10.11.3 Propriet à dei campi

Lunghezza massima di un campo di testo o numerico. Limita la dimensione del


Dimensione campo
database

Formato Indica l'aspetto dei dati

Nome visualizzato come titolo della colonna. Utile perch è il nome del campo
Etichetta normalmente non ha spazi bianchi e soprattutto per la creazione delle maschere e
dei report

Valore predefinito V a l o r e i n s e r i t o a u t o m a t i c a m e n t e o g n i v o l t a c h e v i e n e c r e a t o u n nu o v o r e c o r d

Posizioni decimali Indica per i campi numerici e valuta il numero di cifre decimali

Richiesto Se impostato su Sì obbligher à l'utente a inserire sempre un valore nel campo

10.11.4 Tasti di scelta rapida

CTRL + ' C o p i a n e l c a m p o i l c o n t e n u t o d e l c a m p o c h e s i t r o v a i m m e d i a t a m e nt e s o p r a

TAB Campo successivo

SHIFT + TAB Campo precedente

HOME Primo campo record corrente

FINE Ultimo campo record corrente

CTRL + Home Primo campo del primo record

CTRL + Fine Ultimo campo dell'ultimo record

CTRL + A Seleziona tutta la tabella

F2 Seleziona il contenuto di un campo

SHIFT + F2 Zoom: visualizza l'inero contenuto del campo in una finestra

10.11.5 Operatori
Operatore Significato Esempio

=v a l o r e Uguale =2

>v a l o r e Maggiore >2

> =v a l o r e Maggiore o uguale >=2

<v a l o r e Minore <2

< =v a l o r e Minore o uguale <=2

< >v a l o r e Diverso <>2

Entrambe le condizioni
condizione1 and condizione2 >=#01/01/2001# AND <=#31/12/2001#
devono essere verificate

Almeno una condizione deve


c o n d i z i o n e 1 or c o n d i z i o n e 2 "Agrumi" OR "Prato"
essere verificata

La condizione non deve essere


Not c o n d i z i o n e n o t " P r a t o"
verificata

Is Null Il campo non contiene valori

I valori sono compresi tra


B e t w e e n valore1 and valore2 between 2 and 5
valore1 e valore2

I valori iniziano con la lettera


Like “ lettera* " like "a*"
specificata

Like */ mese/ * " Tutte le date iniziano nel mese Like "*/03/*"

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