INTRODUCCIÓN

En los últimos años se ha observado una profunda transformación

en los procesos operativos y administrativos de un gran número de
empresas e instituciones ocasionado por el auge de la tecnología.
Algunas de las instituciones que han sido impactadas por la incorporación
de la tecnología, son las del sector público, puesto que en la actualidad
cuentan con equipos de computación y paquetes de aplicaciones de
Software que facilitan la realización de actividades como la gestión
administrativa, lo que ha generado nuevas estructuras y esquemas de
trabajo. Asimismo, la inclusión de tecnología de información ha favorecido
el crecimiento de dichas instituciones agilizando los procesos y ofreciendo
un menor tiempo de espera para la abstención de información para la
toma de decisiones.
Al establecer los sistemas de información se debe tener la certeza
de lograr los objetivos principales: que sea un sistema correcto y que este
correcto el sistema, valga la redundancia. Ningún sistema que deje
satisfacer ambos objetivos será completamente útil para la gerencia u
organización.
Si los dispositivos de un sistema de información no se adaptan a su
población de usuarios, no logrará sus objetivos potenciales. Al mismo
tiempo, aun cuando se identifiquen precisamente las necesidades del
usuario, un sistema de información va a tener un valor único si funciona
de forma adecuada. Los informes y salidas producidas por el sistema
deben ser precisos, confiables y completos.
El propósito de esta investigación es desarrollar un sistema de
información para mejorar los procesos inscripción de los alumnos de
U.E.N “Teresa Carreño” ubicada en Villa de Cura municipio Zamora
Estado Aragua. El desarrollo del sistema se realizará dentro del marco del
proyecto de grado.
 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

El caso que nos compete tiene que ver con La U.E.N “Teresa
Carreño”, la cual se encuentra ubicada en Villa de Cura Municipio Zamora
Estado Aragua. Donde el proceso de inscripción es llevado a cabo de
forma manual, donde a cada maestro se le asigna una sección, pero en
realidad es una sola persona quien se encarga del control general del
proceso de inscripción y el de generar los distintos reportes que pueden
solicitarse: constancias de estudios, constancias de notas y constancias
de asistencias, esta persona es la Secretaria del plantel.
La institución no se divide en departamentos, es decir, en la
dirección se hace todo el trabajo administrativo y allí se encuentra el
personal correspondiente, es decir, la Directora, la Subdirectora y la
Secretaria.
El hecho de que el proceso de inscripción se lleve de forma
manual, múltiple y de manera simultánea y que sea una sola persona la
responsable de coordinar y dirigir el proceso, genera una gran
acumulación de trabajo, problemas de inconsistencia y heterogeneidad
de la información de entrada.
Para ampliar un poco más la descripción de este proceso manual,
se puede decir que durante el mismo se verifica la totalidad de los
documentos, se recolectan los datos a través de una ficha y luego se
hace un registro en el libro de vida con el fin de crear expedientes del
alumno y se la anexan los documentos exigidos (partida de nacimiento,
cédula de identidad del representante, 2 fotografías).
 Entre las dificultades que presenta este proceso se pueden
mencionar:
Los alumnos no se ubican correctamente, el trabajo se torna demasiado
pesado, se congestiona la institución durante el proceso, la manipulación
del libro de vida es muy frágil, algunas de las actividades hechas por la
institución se atrasan, la información se procesa muy lenta, todas estas
dificultades repercuten en las diferentes áreas con la que cuenta la
institución.

Por estas diversas razones es necesario un cambio, a través de un

sistema automatizado que evite y controle, la duplicación y pérdida de
documentos y que agilice el proceso de inscripción de tal manera que sea
confiable, seguro y amigable.
Todo lo expuesto anteriormente ha llevado a platear las siguientes
interrogantes:
¿Cuál es la situación actual con respecto al proceso del sistema de
inscripción actual de la U.E.N “Teresa Carreño” de Villa de Cura Edo.
Aragua?
¿Cuáles son los requerimientos necesarios para el desarrollo de un
Sistema de Información para el proceso de inscripción de la U.E.N
“Teresa Carreño” de Villa de Cura Edo. Aragua?
¿Cuál sería el diseño más adecuado para un Sistema de
Información para el proceso de inscripción de la U.E.N “Teresa Carreño”
de Villa de Cura Edo. Aragua?
¿Cómo mejoraría la implementación de un Sistema de Información
el proceso de inscripción de la U.E.N “Teresa Carreño” de Villa de Cura
Edo. Aragua?
 Método de Halon
A= Magnitud del problema

% Pond.
>50 10
2-49,9 8
0,5-2 6
0,5-0 4

B= Servelidad

0 10
-Servero + Servero

C= Eficacia de Solución

0,5 1,5
Difícil Fácil
D= P = Pertinencia SI/NO
E= Recursos Económicos
R= Otros Recursos
L= Legalidad
A= Aceptabilidad

Problemas de la Institución “Teresa Carreño”

 • Falta de un proceso de inscripción automatizado.
• Espacio físico del comedor pequeño.
• Falta de áreas deportivas en el plantel.
• Falta de una biblioteca.
• Falta de Servicio de electricidad.
• Falta de filtros de agua.
• Insuficiencia de agua para el consumo humano.
• Mal estado de áreas verdes.

Aplicando el método a los problemas de la E.E.N ”Teresa Carreño”

A B C P E R L A TOTAL
10 10 1,5 1 1 1 1 1 150
8 3 1 1 1 1 1 1 55
10 8 0,5 1 1 1 1 1 45
9 6 1,5 1 1 1 1 1 112,5
10 7 1,5 1 1 1 1 1 127,5
7 6 1 1 1 1 1 1 65
6 4 1,5 1 1 1 1 1 75
9 7 1,5 1 1 1 1 1 120

• El mayor problema que presenta la E.E.N “Teresa Carreño” es la

falta de un proceso de inscripción automatizado.
• El segundo problema que tiene la institución es la falta de servicio
de electricidad.
• El tercer problema que presenta la institución es el mal estado de
las áreas verdes.
• El cuarto problema que presenta la institución es la falta de áreas
deportivas en el plantel.
• El quinto problema de los ochos primero que tiene la institución es
la insuficiencia de agua para el consumo humano.
 PROBLEMAS
GRUPOS SOLUCION PROPUESTA Análisis y conflicto
PERCIBIDOS
Perdida de tiempo
durante el proceso de
inscripción Implementación de un
sistema de información
para el registro de
Espacio inadecuado matriculas.
en la biblioteca.
Deficiencia en la
Baños insuficiente asociación entre los
Ampliación del espacio
para la matricula maestros.
Dirección del físico de la Biblioteca.
plantel. existente.
Poco sentido de
Deficiencia en el pertenencia por parte
Alumbrado Eléctrico.
servicio del agua. de la comunidad.
Implementación de filtros
Deficiencia en el de agua
alumbrado eléctrico
de la escuela.

Faltas de filtros de
agua
Servicios públicos no
adecuados.

Deterioro en el
servicio de aguas Suministro de materiales
negras. didácticos.
Poca integración en el
Aporte a un buen servicio grupo.
Maestros del
Deficiencia en la de biblioteca.
plantel
dotación de Poco sentido de
materiales didácticos Mejora en el servicio de pertenencia.
comedor.
Servicio de comedor
no adecuados.

Servicio de
bibliotecas no apta.
Instalaciones
Implementación áreas
deportivas no