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Excel 97-2000
Atajos de teclado:
Poner la fecha del ordenador: Ctrl + ;
Poner la hora del ordenador: Ctrl + :
Repetir el contenido de la celda inmediatamente superior: Ctrl + ' (apóstrofe)
Repetir del contenido de la celda inmediatamente a la izquierda: Ctrl + D
Editar fórmulas: Cuando está editando una fórmula en la barra de fórmulas y tiene seleccionados algunos
caracteres o números, al pulsar Supr se borra la selección. Si pulsa la combinación de teclas Ctrl + Supr
cuando no hay caracteres seleccionados se borrarán todos los caracteres desde el punto donde está el cursor
hasta el final de la línea.
Borrar celdas con el autorrelleno: También se puede utilizar la característica de autorrellenado para borrar el
contenido de las celdas. Sólo ha de seleccionar el rango que quiere eliminar, situar el cursor sobre el cuadro de
llenado y arrastrar el cursor sobre el bloque. A medida que pasa por encima de ellas las celdas toman el color
gris y cuando suelte el botón del ratón se borrará el contenido de todas las celdas con color gris.
Desplazamiento rápido con las barras de desplazamiento: Pulsar la tecla Mayúsc mientras se arrastra con
el ratón la barra de desplazamiento.
Simulador de vuelo en Excel 97: Abrimos Excel y pulsamos F5. Escribimos X97:l97 y pulsamos Intro.
Pulsamos el tabulador. Manteniendo pulsadas las teclas CTRL y ALT seleccionamos el icono de asistente para
gráficos. Y nos aparece un simulador que se controla con el ratón.
Nuevo método de trabajo, con 4 cifras: Transcurrido el año 2000 y los problemas causados a raíz del Efecto
2000 resulta muy útil hacer un seguimiento de fechas y comprobar que todo transcurre como es debido, es una
buena idea activar el modo de trabajo de cuatro cifras para evitarnos errores y problemas posteriores. Esto se
consigue accediendo a la orden Celdas del menú Formato, solapa Número, activar la palabra fecha de la lista
deslizante. En la ventana adyacente, elegir un formato que muestre el año con cuatro dígitos.
Selección de rango de forma exacta: En hojas de cálculo complejas o con celdas muy pequeñas es difícil
seleccionar un conjunto arrastrando con el ratón. Podemos pinchar en la primera celda y pulsar la tecla MAYUS
y pinchar en la última celda, se seleccionará todo el rango comprendido en ese rectángulo imaginario.
Recálculo manual: Cuando trabajamos en hojas muy grandes, notamos que consumen una gran cantidad de
tiempo tanto en abrirse como cada vez que Excel intenta recalcular al introducir un nuevo valor. Para hacer que
Excel recalcule solamente cuando estemos listos para hacerlo, podemos activar el cálculo manual yendo a
[Herramientas/Opciones/Calcular] y seleccionando la opción [Manual], que permitirá hacer el cálculo
pulsando <F9>. Resulta útil dejar marcada la opción [Recalcular antes de guardar].
Formato rápido:
CTRL.+N: negrita.
CRTL+S: subrayado.
CTRL+K: cursiva.
CTRL+5: Tachado.
CTRL.+9: ocultar fila.
CTRL+MAYUS+8: recuperar fila.
CTRL+0: ocultar columna.
CTRL+MAYUS+9: recuperar columna.
MAYUS+F11: insertar una nueva hoja.
F11: crear un gráfico con el rango seleccionado.
Números aleatorios: Excel permite la generación de números aleatorios por medio de la función RAND().
Multiplicando la fórmula RAND() por un número se obtiene el límite máximo de los números aleatorios. Por
ejemplo, si utilizamos RAND() *10, el máximo será 10. Es necesario multiplicar para obtener números enteros;
en caso contrario, obtendremos decimales. Hemos de tener en cuenta que los números cambiarán cada vez
que recalculemos la plantilla, por lo que si queremos fijarlos hemos de copiarlos a otra celda con la opción
[Pegado especial] del menú [Edición].
TRUCOS
Apertura al inicio: Si al utilizar Excel trabajas siempre con la misma plantilla, puedes guardarla dentro de la
carpeta \ARCHIVOS DE PROGRAMA\MICROSOFT OFFICE\OFFICE\XLSTART. El libro se abrirá
automáticamente cada vez que inicies el programa.
Crear una nueva Hoja de cálculo nueva o realizar una copia rápida de una Hoja ya existente: La Hoja de
Cálculo que quieras reproducir o copiar con las mismas propiedades y características que la hoja activa, sólo
has de señalarla con el ratón en la parte inferior donde aparecen las lengüetas de las hojas y pulsar sin soltar la
tecla de Control (Ctrl) y arrastrarla en horizontal y soltarla cuando aparezca el signo +. Con esto lo que hemos
creado es una nueva hoja de cálculo si estaba en blanco o una copia exacta si teníamos cualquier clase de
dato.
Asistente de división: Cuando tenemos una columna con datos que queremos dividir (por ejemplo, nombres y
apellidos), podemos usar el asistente de conversión de tabla en texto para realizar esta tarea. Seleccionen los
datos a dividir. Hacemos clic en [Datos/ Texto en Columna], elegimos la opción [Delimitados] y pulsamos
[Siguiente]. En [Delimitadores] dejamos solamente [Espacios] habilitado. Hacemos clic en [Siguiente], y en
la tercera pantalla, elegimos la segunda columna para separar definitivamente, después pulsamos en
[Finalizar].
Cerrar todos los libros: Pulsamos Mayusc y sin soltar pinchamos en el menú Archivo y la opción Cerrar
habrá cambiado a Cerrar todo.
Insertar un comentario en una celda: Pulsamos Mayusc+F2 y aparecerá el comentario para que lo
rellenemos.
Botones opuestos: Una función muy útil e indocumentada es la de los botones opuestos, con los cuales
podemos eliminar botones de las barras de herramientas. El truco consiste en hacer clic sobre uno de los
botones y mantenerlo presionado mientras pulsamos la tecla <SHIFT>. Al soltar esta tecla, aparecerá el botón
original.
Más de una línea en la misma celda: Si queremos crear más de una línea en la misma celda escribimos los
datos que deseemos y pulsamos ALT+INTRO, así cuantas líneas queramos crear.
Insertar una hoja nueva en un libro: Pulsamos Mayusc+F11 y se insertará una hoja nueva por delante (a la
izquierda) de la hoja que tengamos activa.
Rellenar un rango de celdas: Seleccionamos el rango a rellenar e introducimos el valor de relleno y pulsamos
CTRL+INTRO.
Autoajustar el ancho de una columna o alto de una fila: Para ajustar el ancho de una columna al valor más
ancho que exista en sus celdas hacemos doble clic en el borde derecho de la etiqueta de la columna.
Igualmente doble clic en el borde inferior si lo que queremos es ajustar el alto de una fila al tipo de letra mayor.
Crear una gráfica interactiva para actualizarse a través de Internet: Una tarea muy útil consiste en crear
una gráfica asociada a una hoja de cálculo y publicarla en Internet o en una intranet para que cualquier persona
equipada con un navegador pueda consultarla o actualizarla. a) Crear una gráfica a partir de un rango de
celdas con la orden Gráfico del menú Insertar. b) Una vez creada, seleccionarla y grabarla con la opción
Guardar como Página Web del menú Archivo. c) En la ventana que se abre, activar la opción “Selección:
Gráfico” y “Agregar Interactividad”. Pinchar en la opción Publicar. d) En la nueva ventana Publicar como Página
Web, activar la casilla “Abrir la página en el explorador Web”. Pinchar en Publicar. e) La tabla y la gráfica
pueden visionarse con cualquier navegador en Internet.
Copiar el formato de un gráfico: Se puede usar la opción de pegado especial para copiar el formato de un
gráfico a otro. Para hacerlo, seleccionamos el gráfico con el formato original y elegimos [Copiar] del menú
[Edición]; nos posicionamosen el segundo gráfico y aplicamos [Edición/Pegado especial], seleccionamos
[Formatos] y [Aceptar]. Hemos de tener en cuenta que si son gráficos de distintos tipos, se cambiará al
segundo para que coincida con el primero (si, por ejemplo, copiamos el formato de un gráfico de tarta a uno de
barras).
Al ejecutar Excel, pulsamos F5 e introducimos el rango L2000:X2000 y pulsamos Intro. Se seleccionará todo el
rango. Pulsamos la tecla Tab (tabulador, para activar la celda M2000). Pulsamos MAYUSCULAS+CONTROL
(mientras hacemos clic sobre el asistente de gráficos de la barra estándar).
Nuevo libro: En primer lugar abrimos Excel. Desde el menú de Herramientas, seleccionamos Opciones,
donde resaltamos la pestaña General. Luego, en la casilla Número de hojas en nuevo Libro eliminamos
el número que aparece y tecleamos 1. Con esto, cada vez que abramos un nuevo libro tendremos una
única hoja de trabajo.
Hojas de trabajo: Si, más adelante necesitáramos trabajar con más de una hoja de trabajo, podemos
obtenerlas desde el menú de Inicio. También es posible conseguirlas haciendo clic con el botón derecho
del ratón sobre la pestaña en la parte inferior de la hoja de trabajo actual, donde seleccionaremos
Insertar. En nuestro caso, vamos a necesitar una sola hoja de trabajo, pero cuando terminemos podemos
cambiar el proceso para que cada libro tenga dos o tres hojas de trabajo.
Editor de Visual Basic: Cerramos Excel y lo volvemos a abrir con una sola hoja de trabajo. Ahora,
pulsamos la teclas Alt + F11 del teclado para iniciar el Editor de Visual Basic. También se puede abrir
desde el menú de Herramientas, donde seleccionamos la opción Macro y luego Editor de Visual Basic.
En el panel de la izquierda hacemos doble clic sobre ThisWorkbook. Aparecerá una ventana en el panel
derecho de la pantalla donde teclearemos la macro tal como describimos a continuación:
Sub NewsSheets()
Dim x As Integer
For x = 1 to 5
Sheets.Add
ActiveWindows.NewWindow
Next
ActiveWorkbook.Windows.Arrange ArrangeStyle:=xlTiled
End Sub
Algunas de las palabras se volverán azules, si cualquier palabra aparece en color rojo significa que hay algo
incorrecto, por lo tanto, tendremos que corregirlo.
• Volver a la hoja: Tecleamos de nuevo Alt+F11 (o pulsamos sobre el icono de Excel en la barra de
Herramientas) para volver a la hoja de cálculo.
• Asignación de teclas: Pulsamos a la vez las teclas Alt+F8 del teclado para abrir la ventana de
diálogo Macro. Comprobaremos que la nueva macro que creamos en el paso 2 ha quedado registrada
y pinchamos sobre el botón Opciones. Ahora, en la casilla próxima a Ctrl + introducimos la letra q,
pulsamos en Aceptar y cerramos la ventana.
• Ejecución: Ahora nos encontramos de nuevo en nuestra hoja de trabajo. Pulsamos las teclas
Ctrl+q simultáneamente. En vez de una hoja de trabajo conseguiremos seis, cada una de ellas
visitable en su propia ventana. Por último ya sólo queda guardar el fichero. Esta macro estará siempre
disponible para su utilización, por lo que si pulsamos de Nuevo Ctrl+q obtendremos 12 páginas.
Ya que mediante el formato de Excel no es posible, la solución puede ser crear un módulo de Visual Basic que
nos realice el trabajo. Afortunadamente, Microsoft nos ofrece otra alternativa en su página web del área de
descarga de Excel. Se trata de utilizar una función llamada Recibo, que se encuentra en una librería dinámica y
que puede llamarse desde Excel definiendo una función.
TRUCOS
Veamos los pasos a seguir:
En el archivo de Word E10467.DOC podemos ver la forma de utilizar la función desde cualquier hoja de cálculo
sin tener que definirla nuevamente.
Una vez hecho esto se abre la ventana "Hall of Tortured Souls", que es un mundo tipo "DOOM". Si te
mueves hacia adelante y subes las gradas verás los nombres del equipo de desarrollo de Excel. Si giras 180
grados, caminas hasta la pared blanca en el final del cuarto y escribes EXCELKFA, se abrirá un pasaje secreto
que esconde nuevas sorpresas.
Mostrar todo
En las listas siguientes se incluyen las teclas de método abreviado combinadas con la tecla
CTRL, las teclas de función y otras teclas de método abreviado habituales junto con la
descripción de su funcionalidad.
SUGERENCIA Para mantener esta referencia disponible mientras trabaja, es una buena idea
imprimir este tema. Para imprimirlo, presione CTRL+P.
NOTA Si una acción que emplea con frecuencia no dispone de una tecla de método
abreviado, puede grabar una macro para crearla.
En este artículo
CTRL+MAYÚS+@ Aplica el formato Hora con la hora y los minutos e indica a.m. o
p.m.
CTRL+Signo menos (-) Muestra el cuadro de diálogo Eliminar para eliminar las celdas
seleccionadas.
VOLVER AL PRINCIPIO
Teclas de función
TECLA DESCRIPCIÓN
VOLVER AL PRINCIPIO
Otras teclas de método abreviado útiles
TECLA DESCRIPCIÓN
TECLAS DE Mueve el cursor una celda hacia arriba, hacia abajo, hacia la izquierda o
DIRECCIÓN hacia la derecha.
CTRL+TECLA DE DIRECCIÓN va hasta el extremo de la región de datos
en una hoja de cálculo.
MAYÚS+TECLA DE DIRECCIÓN extiende en una celda la selección de
celdas.
CTRL+MAYÚS+TECLA DE DIRECCIÓN extiende la selección de celdas a
la última celda no vacía de la misma columna o fila que la celda activa, o
si la siguiente celda está en blanco, extiende la selección a la siguiente
celda que no esté en blanco.
FLECHA IZQUIERDA o FLECHA DERECHA selecciona la ficha de la
izquierda o de la derecha cuando la cinta de opciones está seleccionada.
Cuando un submenú está abierto o seleccionado, estas teclas de
dirección alternan entre el menú principal y el submenú. Cuando una
ficha de la cinta de opciones está seleccionada, estas teclas permiten
desplazarse por los botones de ficha.
FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO selecciona el siguiente comando o
el anterior cuando hay abierto un menú o un submenú. Cuando una ficha
de la cinta de opciones está seleccionada, estas teclas permiten
desplazarse hacia arriba y abajo en el grupo de fichas.
En un cuadro de diálogo, las teclas de dirección permiten desplazarse
entre opciones en un cuadro de lista desplegable abierto o entre algunas
opciones de un grupo de opciones.
FLECHA ABAJO o ALT+FLECHA ABAJO abren una lista desplegable
seleccionada.
Teclas de Acceso
Efecto
Rápido
Aplicar el formato Moneda con dos decimales (los
CTRL+MAYÚS+$
números negativos aparecen en rojo).
CTRL+MAYÚS+% Aplicar el formato Porcentaje sin decimales.
Aplicar el formato numérico Exponencial con dos
CTRL+MAYÚS+^
decimales.
CTRL+MAYÚS+# Aplicar el formato Fecha con el día, mes y año.
Aplicar el formato Hora con la hora y minutos e
CTRL+MAYÚS+@
indicar a.m. o p.m.
Aplicar el formato Número con dos decimales,
CTRL+MAYÚS+! separador de miles y signo menos (-) para los valores
negativos.