L'archivistica 

è la materia che studia e gestisce gli archivi, vale a dire il complesso organico dei documenti
scritti che sono stati prodotti da un soggetto (pubblico o privato) nel corso della sua attività.

Per archivio si intende un complesso ordinato e sistematico di atti, scritture e documenti prodotti e/o

acquisiti da un soggetto pubblico o privato (ente, istituzione, famiglia o individuo nel normale esercizio delle
proprie funzioni), durante lo svolgimento della propria attività, e custoditi in funzione del loro valore di
attestazione e di tutela di un determinato interesse

Tra le funzioni principali di un archivio si ricordano:

 la conservazione, tutela e valorizzazione dei documenti;

 la redazione di inventari, repertori, indici o guide che consentano la consultazione del materiale
archivistico;
 promuovere l'utilizzo dei beni conservati, per esempio in campo didattico.

Il nesso che distingue un archivio da una raccolta qualsiasi o da una collezione è il cosiddetto vincolo
archivistico. Tale vincolo deve necessariamente avere le caratteristiche di "naturalità" e "originalità": la prima
significa che gli elementi dell'archivio siano stati riuniti in maniera involontaria, rispecchiando la normale
attività di produzione del soggetto; la seconda significa che il vincolo naturale fosse presente "all'origine"
dell'archivio, quindi che sia stato creato con procedure adatte fin dall'inizio.

Vita di un archivio Un archivio nasce innanzitutto quando un soggetto, detto "produttore" (di
documentazione), decide di conservare le testimonianze delle proprie operazioni: a questa decisione è
legata la convinzione che tali documenti possano tornare ad essere utili in un futuro più o meno vicino, per
questo se ne evita la distruzione. Nelle fasi iniziali la conservazione dei documenti ha essenzialmente finalità
pratiche, amministrative e giuridiche, mentre solo col passare del tempo, mentre questi interessi vanno
sfumando o decadendo, subentra un altro valore, di tipo storico, legato alla ricerca della conoscenza del
passato, da parte degli studiosi.La vita di un archivio si muove su una coordinata temporale (verticale) che
va dalla nascita alla chiusura dell'archivio (l'"archivio morto", cioè il cui soggetto produttore non produce più
documenti per la cessazione dell'attività, e quindi non è più soggetto agli accrescimenti), fino all'ipotetica
data della distruzione dell'archivio. Inoltre l'archivio si riferisce a un determinato territorio ed a una serie di
soggetti col quale il soggetto produttore interagisce (coordinata orizzontale).

La nascita dell'archivio richiede alcuni elementi necessari:

 l'esistenza di un soggetto produttore, in attività e legato a una particolare tipologia di azioni;

 la volontà di conservare le memorie, tramite supporti destinati a durare nel tempo

la presenza del vincolo archivistico: è la caratteristica necessaria e fondamentale che, in archivistica,

distingue un archivio da una semplice raccolta o da una collezione.Il vincolo è un nesso che lega tra loro i
documenti dell'archivio, presupponendo due caratteristiche fondamentali: la "naturalità" e l'"originalità". La
presenza del vincolo garantisce che l'archivio rispecchi, in maniera organica e complessa, l'attività del
soggetto produttore e che ne conservi efficacemente la memoria. Ne deriva anche la concezione di archivio
come complesso organico.
Fondamentale è poi il concetto di "ordine", che serve per garantire una struttura logica e utile per la
consultazione, anche se non incide la natura dell'archivio stesso: un archivio disordinato resta sempre un
archivio, magari in attesa dell'inventariazione e del riordino, mentre un archivio senza vincolo non è un
archivio.

Il vincolo archivistico deve essere "naturale" e non "volontario". Ciò significa che durante la formazione
dell'archivio i documenti (o altri oggetti) che lo compongono sono stati raccolti come frutto di un'attività
involontaria, non selezionata dal soggetto produttore. L'esempio classico è quello di un carteggio di un
ufficio, dove compaiono sia lettere in entrata che in uscita, che non dipendono solo dal soggetto produttore,
ma anche da uno o più soggetti esterni.

Il vincolo viene a mancare quando su questi documenti viene fatta una scelta di tipo volontario, ad esempio
tenendo solo i carteggi riguardo a un determinato argomento: invece di archivio si parla allora di "raccolta" di
carte.Il vincolo "volontario", che è apposto a quello "naturale", è tipico di altri beni culturali, quali
le biblioteche, le raccolte dei musei, le collezioni, dove i beni sono stati riuniti in base a precise scelte
volontarie, mai casuali.

Il vincolo originario significa che un archivio è nato dotato di vincolo naturale, cioè è nato come raccolta
completa e involontaria. Ciò è un'altra caratteristica fondamentale, perché anche quando il vincolo naturale
viene in seguito a perdersi (ad esempio per un depauperamento in seguito alla distruzione o alla dispersione
di una parte delle carte), quello che rimane può sempre definirsi "archivio", poiché si ha la consapevolezza
che è stato creato con procedure corrette. In altre parole quando un archivio nasce col vincolo naturale,
anche la parziale perdita di documentazione (e quindi la rottura del vincolo naturale stesso) non degrada lo
status di archivio(In tal caso si parla almeno di "archivio improprio").

Vincolo e informatica
La necessità di mantenere la struttura di un archivio nel tempo ha come conseguenza il dover fissare una
struttura, che deve essere tenuta presente in sede di programmazione di strumenti informatici per
l'archivistica (come il protocollo elettronico, gli strumenti automatici di classificazione e fascicolazione o il
salvataggio digitale dei documenti). L'applicazione delle tecnologie informatiche all'archivistica, se non
condotta facendo attenzione a mantenere i legami dei documenti col momento e la struttura amministrativa
che li ha prodotti, può mettere a rischio il vincolo archivistico, azzerando quelle reciproche relazioni tra i
documenti che sono alla base di un archivio. La necessità di mantenere la struttura di un archivio nel tempo
ha come conseguenza il dover fissare una struttura, che deve essere tenuta presente in sede di
programmazione di strumenti informatici per l'archivistica (come il protocollo elettronico, gli strumenti
automatici di classificazione e fascicolazione o il salvataggio digitale dei documenti).

Oggi la vita degli archivi, almeno quelli di enti pubblici e quelli privati dichiarati di pubblico interesse, è
regolamentata da precise disposizione di legge. Inoltre gli archivi in Italia sono oggi considerati e tutelati
come beni culturali.
Vita di un archivio
La vita di un archivio è stata schematizzata in tre fasi, che corrispondono a:

 L'archivio corrente (per gli affari in corso);

 L'archivio di deposito (per gli affari detti "esauriti");
 L'archivio storico (per i documenti con più di 40 anni di età, destinati a venir conservati per sempre).

L'archivio corrente è la prima fase della vita dell'archivio, Durante il periodo corrente si ha la nascita
della documentazione, che viene subito considerata "archivio"Nel periodo corrente l'archivio nasce o riceve
nuove carte, che vengono create tramite il naturale svolgimento dell'attività del soggetto produttore. Ad
esempio si produrrà della corrispondenza (in entrata e in uscita), delle delibere (nel caso di soggetti pubblici),
degli atti, ecc.L'archivio corrente per legge (D.P.R. n. 1409/1963) contiene tutte le pratiche aperte e tutte le
pratiche chiuse nell'anno solare in corso (periodo di minimo giacenza). Può capitare quindi che l'archivio
corrente contenga anche materiale cronologicamente non uniforme, prodotto in anni diversi. Le pratiche
aperte infatti, in casi di particolare complessità, possono restare in accrescimento anche per decenni (si
pensi alla pratiche per la costruzione di infrastrutture pubbliche).L'archivio corrente è un momento molto
delicato della vita di un archivio, perché un'organizzazione errata o comunque irregolare fin da principio,
difficilmente potrà essere corretta nelle fasi successive (di deposito e storica).L'archivio corrente ha finalità
essenzialmente pratiche, amministrative (contabili) e giuridiche: non vi si ravvisano ancora finalità di tipo
storico, tipiche della fase degli archivi storici.

L'archivio deposito è la seconda fase della vita dell'archivio, almeno secondo la teoria e la legislazione
italiana. Durante il periodo di deposito la documentazione giace per quarant'anni, vicino al termine dei quali
vanno effettuate le operazioni di scarto del materiale che non si intende conservare. In seguito l'archivio
diventa "storico" e non è più possibile distruggere alcuna documentazione.

Gestione dell'archivio di deposito Un aspetto fondamentale per la gestione di un archivio di

deposito è la razionalizzazione e organizzazione della documentazione. Il metodo più seguito per il carteggio
è quella di ricomporre i fascicoli seguendo la numerazione del titolario di classificazione, che viene
assegnata fin dal momento del protocollo: ogni serie numerica indica il ramo dell'attività, l'ufficio competente
e la sottoclasse. La seconda sotto-ordinazione si fa per numero di protocollo, che è indissolubilmente legata
all'ordine di arrivo cronologico del documento nell'attività del soggetto. Il materiale che va in deposito deve
essere elencato e la disposizione dei documenti deve essere organizzata con cura, divisi in faldoni e
fascicoli. I locali dove viene depositato il materiale devono essere adeguati a tale scopo, privi di minacce
come l'umidità, l'eccessiva luce, la vicinanza a fonti idriche o di calore, e corredati da un'impiantistica a
norma di legge. Importante è anche il carattere di esclusività (i locali non devono contenere altro materiale
che non quello d'archivio) e di accesso riservato agli archivisti[3].Nella fase di deposito si deve iniziare
un'analisi della documentazione che permetta di procedere, verso lo scadere del termine dei quarant'anni,
alla fase di selezione e scarto della documentazione superflua, per alleggerire la consistenza archivistica e
renderla più praticabile.
Le operazioni di scarto sono uno dei momenti più delicati della vita di un archivio, poiché irreversibili.
Innanzitutto lo scarto non deve mai compromettere il vincolo archivistico, che fa sì che un archivio possa
essere considerato un "complesso organico", capace di ricreare l'attività del soggetto produttore. Il materiale
da scartare viene innanzitutto selezionato, poi si deve redigere una "proposta di scarto", con i titolo delle
serie, gli estremi cronologici e la consistenza (il peso in kg.). Inoltre si devono mettere per iscritto i motivi
dello scarto e precisare come tale azione non vada a intaccare il vincolo naturale dell'archivio. La proposta
viene valutata da una commissione, che varia a seconda del tipo di soggetto. 

L'archivio storico è la terza e ultima fase della vita dell'archivio,  Un archivio diventa storico dopo
quarant'anni di deposito, durante i quali vanno gradualmente ad affievolirsi fino a pressoché estinguersi gli
interessi di natura pratica, contabile, amministrativa e giuridica degli atti in esso contenuti; d'altro canto dopo
quarant'anni si considera ormai maturato un interesse di tipo culturale e storico, per questo l'archivio viene
messo a disposizione di terze persone mosse da fini di studio.

Gestione dell'archivio storico Un archivio per passare alla fase storica deve aver subito
lo scarto archivistico: gli archivi di Stato ad esempio non accettano materiale da scartare, anche perché nella
fase storica lo scarto è vietato, salvo una complessa procedura che richiede l'autorizzazione ministeriale. La
prima operazione da compiere su un archivio storico è quindi quella del riordinamento del materiale, che
serve per dare ai documenti la loro disposizione definitiva (almeno in linea teorica). 

Schematizzando si sono avuto tre principi fondamentali:

1. Principio di pertinenza
2. Principio di provenienza

Metodo storico è ancora oggi il metodo basilare per la gestione degli archivi.mette al centro
dell'attenzione di chi riordina la storia del soggetto produttore, inquadrata nel contesto storico-istituzionale
sia generale che locale. L'inventario è la massima espressione del lavoro archivistico. È il più complesso e
articolato dei mezzi di corredo e, in sintesi, vede esposti in maniera estesa gli elementi che nelle guide sono
esposti solo sinteticamente. Per scrivere un inventario bisogna avere una conoscenza molto profonda delle
carte di un archivio, le quali devono essere già state riordinate.

L'inventario si espleta seguendo alcune fasi operative, che necessitano una ricerca storica (generale e
locale) e istituzionale, una conoscenza approfondita del soggetto produttore (storica, istituzionale,
burocratica) e, infine, delle vicende dell'archivio dalla formazione a oggi. Queste informazioni confluiranno
nella stesura delle introduzioni generali e particolari, ma sono anche necessarie per comprendere il
significato delle carte secondo l'applicazione del metodo storico.La fruizione Un aspetto fondamentale
della gestione degli archivi storici è quello della consultabilità, che è la finalità stessa per la quale l'archivio
viene conservato. L'accesso è regolato da varie disposizioni di legge, a seconda delle finalità e del tipo di
archivio.
Il registro di protocollo (o semplicemente "il protocollo") è il libro dove vengono trascritti
progressivamente i documenti e gli atti in entrata e in uscita da un soggetto o ente (pubblico o privato).
Questa registrazione, se condotta a norma di legge, ha carattere di pubblica e riconosciuta certezza, cioè "fa
fede" in caso di controversia giuridica (validità probatoria). La gestione del protocollo è di solito affidata a un
apposito ufficio. Esso riceve il materiale documentario del soggetto produttore in uscita e in entrata (sono
esclusi i documenti interni) e lo annota nel registro. La registrazione nel protocollo deve contenere dati certi e
non sono accettabili numeri lasciati in bianco, cancellazioni e correzioni: in caso di errori serve la
vidimazione. Nel caso di protocollo elettronico è necessario che i campi non siano modificabili.

La registrazione ha quattro elementi necessari per legge che sono:

1. Numero progressivo per ciascun elemento: sia esso in entrata che in uscita cioè in arrivo o in
partenza
2. Data di ricezione (anche ora e minuti quando richiesto ad esempio durante le procedure di gare
d'appalto)
3. Mittente o destinatario
4. Regesto, ovvero breve sunto del contenuto

Il registro, cartaceo o informatico, ha in genere due pagine: su una si registra la documentazione in entrata,
sull'altra quella in uscita. In ogni caso il numero progressivo deve essere assegnato a crescere contando sia
i documenti in arrivo che in partenza ed ogni numero deve corrispondere a un unico documento, mai a più di
uno A questi elementi si aggiungono altri accessori: il numero degli allegati, l'ufficio di competenza, il numero
della categoria (o titolo), il numero della sezione e, nel caso di corrispondenze, il numero progressivo del
documento di riferimento precedente e quello della risposta successiva.

Una volta fatta la registrazione si appongono i quattro elementi necessari e almeno il numero di
classificazione sul documento assieme al timbro dell'ente e la firma del protocollista. Il protocollo
informatico invece, dopo aver scannerizzato il documento nel sistema, assegna un codice a barre con
tutte le informazioni, che si allega al materiale.Quando la consegna dei documenti da recapitare agli uffici
avviene a mano, l'ufficio del protocollo è tenuto a dare alla persona una ricevuta col numero di
protocollo.Terminate queste operazioni di registrazione si può quindi distribuire i documenti ai singoli uffici
incaricati delle diverse pratiche.

Protocollo informatico: Si intende l’insieme delle risorse di calcoli, degli apparati, dalle reti di
comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei
documenti. La gestione del registro di protocollo permette la valutazione dei documenti, le
registrazioni giornaliere e la consultazione dell’archivio

Il titolario di classificazione è il quinto elemento nel registro di protocollo: non è necessario per i fini
amministrativi e giuridici (la sua mancanza o errata disposizione non inficia il registro), ma è ormai
indispensabile per assolvere agli obblighi di archiviazione.
Tramite il titolario, che è un elenco delle "categorie" o "titoli" di un ente (cioè dei vari rami dell'attività che
svolge) a sua volta suddivise in "classi" o "sezioni" (le varie tipologia di documenti per ciascuna funzione), si
smista la documentazione e la si ricompone durante la chiusura dell'archivio corrente. Il titolario di
classificazione è uno strumento dell'archivio corrente, che serve per dividere la documentazione prodotta o
ricevuta da un soggetto in settori e categorie, schematizzando in maniera logica le sue competenze e
funzioni.

La predisposizione di un titolario è necessaria per smistare i documenti ai vari uffici che compongono un
ente e per ricomporla, a fine anno, quando vengono recuperate le pratiche chiuse e trasferite nell'archivio di
deposito. Il titolario è necessario per l'archiviazione in Italia per tutti gli enti dotati di registro di protocollo (gli
enti pubblici), fin dalla Circolare Astengo del 1897. Il titolario non è altro che uno schema diviso per
"categorie" o "titoli" numerati, che corrispondono ciascuno ai vari rami dell'attività svolta dall'ente; a
loro volta essi sono suddivisi ciascuno in "classi" o "sezioni", che corrispondono alle varie tipologia
di documenti per ciascuna funzione. Riassumendo quindi il titolario permette di:

 Poter individuare ogni documento, inquadrandolo in maniera precisa nel contesto organizzativo del
soggetto
 Poter determinare la destinazione di un documento
 Poter organizzare l'archivio prima del passaggio alla fase di deposito: a ogni titolo corrisponderà una
diversa serie archivistica

 Firma digitale
 La firma digitale è basata sulla tecnologia della crittografia a chiave pubblica (o PKI). Dal punto di
vista informatico essa rappresenta un sistema di autenticazione di documenti digitali tale da
garantire il cosiddetto non ripudio.
 La nozione di firma digitale ha in Italia anche un'accezione giuridica, in quanto individua quel tipo di
firma che può essere apposta ai documenti informatici alla stessa stregua di come la firma
autografa viene apposta ai documenti tradizionali.

La firma digitale di un documento informatico si propone di soddisfare tre esigenze:

 che il destinatario possa verificare l'identità del mittente (autenticità);

 che il mittente non possa disconoscere un documento da lui firmato (non ripudio);
 che il destinatario non possa inventarsi o modificare un documento firmato da qualcun altro (integrità).

Il sistema per la creazione e la verifica di firme digitali sfrutta le caratteristiche della crittografia asimmetrica.

Un sistema crittografico garantisce la riservatezza del contenuto dei messaggi, rendendoli incomprensibili a

chi non sia in possesso di una "chiave" (intesa secondo la definizione crittologica) per interpretarli. Nei
sistemi crittografici a chiave pubblica, detti anche a chiave asimmetrica, ogni utente ha una coppia di chiavi:
una chiave privata, da non svelare a nessuno, con cui può decifrare i messaggi che gli vengono inviati e
firmare i messaggi che invia, e una chiave pubblica, che altri utenti utilizzano per cifrare i messaggi da
inviargli e per decifrare la sua firma e stabilirne quindi l'autenticità.Perché il sistema risulti sicuro, è
necessario che solo l'utente stesso e nessun altro abbia accesso alla chiave privata.

Nell'ordinamento giuridico italiano il termine firma digitale sta ad indicare un tipo di firma elettronica

qualificata, basato sulla crittografia asimmetrica,

Posta elettronica certificata

 La posta elettronica certificata (PEC) è uno strumento che permette di dare ad un messaggio di posta
elettronica lo stesso valore legale di una raccomandata con avviso di ricevimento tradizionale. La PEC
può aggiungere inoltre la certificazione del contenuto del messaggio solo se in combinazione con
un certificato digitale. La PEC non certifica l'identità del mittente, né trasforma il messaggio in
"documento informatico", se il mittente omette di usare la propria firma digitale.[1]

Vantaggi della PEC

 Ogni formato digitale può essere inviato tramite posta elettronica certificata;
 I messaggi possono essere consultati da ogni computer connesso a internet;
 Certificazione degli allegati al messaggio;
 L'avvenuta consegna della mail viene garantita, nel caso non sia possibile consegnare il messaggio
l'utente viene informato;
 Le ricevute di consegna hanno validità legale;
 Tracciabilità della casella mittente e conseguentemente del suo titolare (se il titolare è stato identificato
con certezza);
 Vi è certezza sulla destinazione dei messaggi;
 L'invio dei messaggi può avere costi inferiori a quello delle raccomandate.

Con documento si intende qualsiasi oggetto portatore di significato sia esso un testo, un'immagine, un video,
un audio o una qualsiasi combinazione dei precedenti. Il materiale di supporto che consente la registrazione
di un documento può essere di due tipi:

 analogico, legato all'immanenza, alla concretezza fisica del supporto

 digitale, che si caratterizza per caratteristiche quali: numerabilità, astrattezza, combinabilità, serialità,
sequenzialità. Nel sistema digitale binario l'unità di misura per rappresentare il mondo fisico è il bit,
portatore di quantità di informazione diverse a seconda della qualità delle
componenti hardware e software in cui è interessato.
 Un materiale diventa documento nel momento in cui è in grado di suscitare interesse agli occhi di chi lo
osserva.Il documento registrato su tale supporto viene definito documento digitale
Documento digitale
Con il termine documento digitale ci si riferisce ad un qualsiasi oggetto fisico: testo, immagine o filmato,
rappresentato tramite una grandezza fisica che assume valori binari ottenuti attraverso un processo di
elaborazione elettronica di cui sia identificabile l’origine. Un documento digitale contiene informazione
codificata con un linguaggio convenzionale in bit, memorizzata su un supporto materiale mobile
(floppy, CD, hard disk) e destinata a durare nel tempo.

Caratteristiche del documento digitale

 Flessibilità

Consente di combinare le parti in modo da integrare in un unico documento qualsiasi tipo di materiale.

 Simulazione

Consente di instaurare un’esatta corrispondenza tra originale e copia. La simulazione digitale è sempre
reversibile e consente ad un documento di essere formalmente manipolato, tagliato e combinato in modi
diversi, senza che si perda mai la possibilità di mantenere inalterato l’originale.

 Riproducibilità

Consente ad un documento elettronico di sopravvivere nel tempo e di essere conservato. I dati registrati su
un supporto elettronico sono ad alto rischio di cancellazione: per errore dell’utente, per alterazione dello
stato magnetico di una traccia. Inoltre vista la giovane età di questo tipo di supporti, non si è ancora in grado
di stabilire quale sarà la durata dei materiali di un cd o di un nastro magnetico.

 Trasmissibilità

Consiste nel trasmettere i bit che compongono il messaggio dall’emittente al ricevente in modo che la

sequenza di arrivo sia simile a quella originaria.

GLOSSARIO:
Archivio

1. Complesso dei documenti prodotti o comunque acquisiti da un ente (magistrature, organi e uffici
centrali e periferici dello State; enti pubblici territoriali e non territoriali; istituzioni private,
famiglie e persone) durante lo svolgimento della propria attività. I documenti che compongono
I'archivio sono pertanto collegati tra loro da un nesso logico e necessario detto «vincolo
archivistico»..
2. Locale in cui un ente conserva il proprio archivio.
3. Istituto nel quale vengono concentrati archivi di varia provenienza che ha per fine
istituzionale  la  conservazione  permanente dei   documenti  destinati  alla   pubblica
consultazione.
Inventario 

Strumento di ricerca. Descrive in maniera analitica o sommaria tutte le unita archivistiche di un fondo

ordinato.

Fascicolo 

Unita archivistica costituita dai documenti relativi a un determinato affare, collocati - all'interno di una

camicia o copertina - in ordine cronologico. II fascicolo costituisce I'unita di base, indivisibile, di  un

archivio, mentre la busta, che contiene diversi fascicoli, si considera unita soltanto ai fini della

conservazione materiale. 

Ordinamento

Complesso delle operazioni necessarie per dare un'organizzazione sistematica alle unita archivistiche sulla

base di un principio teorico. Dalla meta del secolo scorso si e affermato in Italia il metodo basato sul

rispetto del principio di provenienza o metodo storico che consiste nel restituire alle serie dei documenti

I'ordine originario. Tale metodo comporta la necessita di studiare I'ordinamento dell'ente che ha prodotto

le carte, le sue funzioni, I'organizzazione degli uffici e i criteri secondo cui aveva organizzato il proprio

archivio. Nell'ordinamento si tiene conto di eventuali successivi ordinamenti, dei mutamenti istituzionali e,

in corrispondenza con essi, di possibili trasferimenti di carte da altri uffici o ad altri uffici.

Registro

Unita archivistica costituita da un insieme di fogli rilegati. Nel registro vengono trascritti o registrati per

esteso o per sunto documenti e minute di documenti, ovvero vengono effettuate trascrizioni, registrazioni

e annotazioni costitutive dell'atto giuridico

Scarto

Operazione con cui si destina al macero parte della documentazione di un archivio prima del versamento

nell'Archivio di Stato o nella Sezione storica dell'archivio di un ente pubblico.

Serie

Ciascun raggruppamento di documenti con caratteristiche omogenee, all'interno di un fondo archivistico.

Può essere articolata in sottoserie.

Titolario

Quadro di classificazione articolato in categorie e eventualmente in ulteriori sotto-partizioni, in base al

quale i documenti dell'archivio corrente vengono raggruppati secondo un ordine logico.

Vincolo archivistco

Nesso che collega in  maniera logica e necessaria i documenti che compongono I'archivio di un ente.

Volume

Unita archivistica costituita di più fogli rilegati insieme. La parola attiene all'aspetto esterno dei documenti

e distingue quelli che si presentano come unita rilegate rispetto a quelli sciolti conservati in buste. 

Posta elettronica è un servizio internet grazie al quale ogni utente può inviare o ricevere dei messaggi. È la
controparte digitale ed elettronica della posta ordinaria o cartacea.
L' Archivio nasce spontaneamente, quale sedimentazione documentaria di un'attività
pratica, amministrativa, giuridica. Esso è costituito perciò da un complesso di
documenti, legati tra loro reciprocamente da un vincolo originario, necessario e
determinato, per cui ciascun documento condiziona gli altri ed è dagli altri
condizionato. Archivio è il complesso dei documenti prodotti da una persona fisica o
giuridica, pubblica o privata nel corso dello svolgimento della propria attività.

Archiviazione Operazione con la quale documenti, fascicoli, registri, scritture in genere,

vengono ordinatamente conservati nei locali dell'archivio utilizzando scanalature,
armadi, classificatori, schedari ecc. destinati a tale uso. 
Fondo L'insieme della documentazione, senza distinzione di tipologia o di supporto,
organicamente prodotta e/o accumulata e usata da una determinata persona, famiglia
o ente nello svolgimento delle proprie attività e competenze. 
Scheda 
La scheda è l'elemento di lavoro indispensabile per l'archivista per eseguire
l'ordinamento di un fondo, per compilare l'inventario e successivamente gli indici
relativi. Le schede su cui si scrivono gli elementi essenziali per identificare i singoli pezzi
possono essere facilmente corrette e spostate consentendo di formulare ipotesi di
lavoro verificabili senza spostare i documenti, fin quando non si sia raggiunta la piena
consapevolezza delle ragioni per cui si rende necessario lo spostamento dei documenti.
Titolario 
Quadro di classificazione, costituito da un determinato numero di categorie (o titoli, o
classi), articolate in sottopartizioni e contrassegnate da simboli numerici o alfabetici o
misti. La categoria consente di raggruppare sotto una stessa definizione un insieme di
affari che presentano caratteristiche comuni. (...) Il titolario è quindi un sistema
precostituito di partizioni astratte gerarchicamente ordinate, individuate in base
all'analisi delle competenze dell'ente, al quale deve ricondursi la molteplicità dei
documenti prodotti, per consentirne la sedimentazione secondo un ordine logico che
rispecchi storicamente lo sviluppo dell'attività svolta.

Unità archivistica (o fascicolo, cartella etc.) 

Un insieme organico di documenti raggruppati o dal soggetto produttore per le
esigenze della sua attività corrente o nel corso dell'ordinamento dell'archivio, in base al
comune riferimento allo stesso soggetto, attività o negozio giuridico. Costituisce di
solito l'unità elementare di una serie.